LAPORAN KERJA PRAKTEK

PT. KALTIM PARNA INDUSTRI

AKTIVITAS PENGADAAN BARANG DI DEPARTEMEN

LOGISTIC & SHIPPING MENGGUNAKAN SISTEM AVANTIS

Disusun oleh :

Andreas Hiskia Nainggolan

14 06 07894

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2017

HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Kerja Praktek yang dilaksanakan di PT.Kaltim Parna Industri mulai

tanggal 21 Juni 2016 sampai dengan 04 Agustus 2017 disusun oleh:

Nama

: Andreas Hiskia Nainggolan

NPM

: 14 06 07894

Program Studi

: Teknik Industri

Fakultas

: Teknologi Industri

Telah diperiksa dan disetujui oleh,

Pembimbing Lapangan Dosen Pembimbing

Wahyono Adhi Ir. B. Kristyanto, M.Eng ., Ph.D

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis haturkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena

berkat rahmat dan kuasa-Nya penulis dapat melaksanakan Kerja Praktek

selama 32 hari kerja di PT. Kaltim Parna Industri dan dapat menyelesaikan

laporan Kerja Praktek ini dengan baik.

Tujuan dari penyusunan Laporan Kerja Praktek yaitu sebagai salah satu

syarat akademis yang wajib dipenuhi oleh penulis dalam menempuh

perkuliahan di Fakultas Teknologi Industri Universitas Atma Jaya Yogyakarta,

serta sebagai bukti pertanggungjawaban terhadap kegiatan Kerja Praktek yang

telah penulis laksanakan. Tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek yaitu untuk

memperkenalkan dunia kerja yang sesungguhnya kepada mahasiswa, sehingga

dapat menjadi bekal bagi mahasiswa untuk menghadapi dunia kerja kelak.

Penulis menyadari bahwa terselesaikannya Laporan Kerja Praktek ini

tidak lepas dari campur tangan berbagai pihak yang senantiasa memberikan

bantuan dan motivasi kepada penulis. Maka dari itu, dengan segala kerendahan

hati penulis sampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak Haryanto, selaku Logistic & Shipping Manager yang membantu

dalam penjelasan struktur organisasi departemen Logistic & Shipping.

2. Bapak Wahyono Adhi, selaku Logistic Superintendent sekaligus

pembimbing lapangan yang telah membantu berbagai hal selama penulis

melakukan kerja praktek di PT. Kaltim Parna Industri.

3. Bapak Edi Susanto, selaku Procurement Supervisor yang telah

membantu dalam mengarahkan sistematis pekerjaan.

4. Ibu Arifah Priestiwi, selaku Buyer-I yang telah membantu dalam hal

penjelasan pembuatan dokumen Purchase Order.

5. Bapak Widi Pahala, selaku Buyer-II yang membantu dalam hal

penjelasan penilaian kualitas vendor.

6. Bapak Lias Bunga, selaku buyer-III yang membantu dalam hal

penjelasan pembuatan Bid tab, dan SPK.

7. Bapak Harun, selaku HRD yang membantu dalam hal administrasi kerja

praktek dan penjelasan ketenagakerjaan karyawan PT. Kaltim Parna

Industri.

8. Bapak Masrani, selaku MPC yang membantu dalam menjelaskan

prosedur procurement jasa di PT. Kaltim Parna Industri.

iv

8. Bapak Agus Jaya, selaku Procurement Administration yang membantu

dalam menjelaskan penginputan data administrasi procurement dan

mengijinkan penulis melakukan penginputan data ke sistem.

9. Ibu Nanik, selaku sekertaris Maintenance yang membantu dalam

menjelaskan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam procurement

jasa di PT. Kaltim Parna Industri.

10. Bapak Ir. B. Kristyanto, M.Eng., Ph.D. selaku dosen pembimbing Kerja

Praktek yang telah membimbing dari awal pelaksanaan Kerja Praktek

hingga penyusunan Laporan Kerja Praktek.

11. Kedua orang tua penulis yang senantiasa memberikan dukungan,

motivasi, dan doa.

12. Seluruh karyawan PT. Kaltim Parna Industri yang telah membantu

selama pelaksanaan Kerja Praktek.

13. Teman-teman yang senantiasa memberikan dukungan pada penulis.

14. Pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang

telah membantu penulis selama pelaksanaan Kerja Praktek hingga

terselesaikannya Laporan Kerja Praktek ini.

Penulis menyadari bahwa penyusunan Laporan Kerja Praktek ini masih

jauh dari sempurna. Maka dari itu, kritik dan saran yang membangun guna lebih

baiknya laporan ini sangat penulis harapkan. Penulis juga berharap agar

Laporan Kerja Praktek ini dapat berguna untuk semua pihak yang terkait.

Yogyakarta, 4 Agustus 2017

Penulis

v

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL i

HALAMAN PENGESAHAN ii

LEMBAR PENGESAHAN iii

KATA PENGANTAR iv

DAFTAR ISI vi

DAFTAR GAMBAR viii

DAFTAR TABEL x

DAFTAR LAMPIRAN xi

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang 1

1.2. Tujuan 2

1.3. Tempat dan Waktu Pelaksaaan Kerja Praktek 3

BAB 2. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan 4

2.2. Struktur Organisasi 9

2.3. Manajemen Perusahaan 14

BAB 3. TINJAUAN SISTEM PERUSAHAAN 3.1. Proses Bisnis Perusahaan 26

3.2. Produk yang Dihasilkan 29

3.3. Proses Produksi 31

3.4. Fasilitas Produksi 38

vi

BAB 4. TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA

4.1. Lingkup Pekerjaan 42

4.2. Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Pekerjaan 43

4.3. Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan 43

4.4. Hasil Pekerjaan 43

BAB 5. KESIMPULAN 5.1. Kesimpulan 68

5.2. Saran 68

vii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1. Prestasi KPI 7

Gambar 2.2. Struktur Organisasi Keseluruhan Tahun 2015 10

Gambar 2.3.Struktur Organisasi Departemen Logistik 11

Gambar 2.4. Jadwal Shift PT. Kaltim Parna Industri 11

Gambar 3.1. Proses Bisnis Departemen Logistic & Shipping di PT. Kaltim

Parna Industri 26

Gambar 3.2. Proses Produksi Amonia 31

Gambar 3.3. Mesin Desulfurisasi 32

Gambar 3.4. Mesin Primary Reformer 33

Gambar 3.5. Mesin Secondary Reformer 33

Gambar 3.6. Mesin CO Shift Conversion 34

Gambar 3.7. Mesin CO2 Revormal 35

Gambar 3.8. Mesin Metanasi 36

Gambar 3.9. Mesin Amonia Converter 37

Gambar 3.10. Tangki Refrigerasi 38

Gambar 3.11. Tampilan Layar DCS 39

Gambar 3.12. Tampilan Layar DCS 40

Gambar 3.13. Loading Arm 41

Gambar 4.1. Menu Utama Sistem AVANTS 44

Gambar 4.2. PR Setelah di Approve 45

Gambar 4.3. Pembukuan 46

Gambar 4.4. Contoh PR 47

Gambar 4.5. Filter Pencarian 48

Gambar 4.6. Hasil Filter Pencarian 48

Gambar 4.7. Letter Of Inquiry 49

Gambar 4.8. Quotation 50

Gambar 4.9. Memo To File 51

Gambar 4.10. Bid Tabulation 52

Gambar 4.11. Menu KPI-Purchase Orders 53

Gambar 4.12. Menu KPI-Purchase Orders sub Menu General 54

viii

Gambar 4.13. Add Line 55

Gambar 4.14. Tab Deliver To 56

Gambar 4.15. Pengimputan Tax 57

Gambar 4.16. Menu Enable Editing 57

Gambar 4.17. Menu Condition Details 58

Gambar 4.18. Menu Akhir Conditions 59

Gambar 4.19. Menu Description 59

Gambar 4.20. Menu Print 60

Gambar 4.21. KPI PO Approval 60

Gambar 4.22. Purchase Order 61

Gambar 4.23. Purchase Order Lanjutan 61

Gambar 4.24. Material Acceptance Report 62

Gambar 4.25. Delivery Order 63

Gambar 4.26. Menu Report Card 64

Gambar 4.27. Interface Report Card 64

Gambar 4.28. Penyelesaian Vendor Performance 65

Gambar 4.29. AVANTIS Function 66

Gambar 4.30. Reciept Transaction Worksheet 67

ix

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1. Daftar Peristiwa PT. Kaltim Parna Industri 5

Tabel 2.1. Lanjutan Daftar Peristiwa PT. Kaltim Parna Industri 6

Tabel 3.1. Spesifikasi Produk Amoniak dan Karbondioksida 29

Tabel 3.2. Komposisi Gas Alam 29

x

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lembar Bimbingan Pelaksanaan dan Penyusunan Kerja Praktek.

2. Proses Bisnis Departemen Logistic & Shipping di PT. Kaltim Parna

Industri.

3. Catatan Harian Pelaksanaan Kerja Praktek.

xi

BAB 1

PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab awal sebagai pengantar mengenai latar

belakang serta tujuan diadakannya Kerja Praktek ini. Pada bab ini terdiri dari 3

bagian yaitu latar belakang, tujuan, serta tempat dan waktu pelaksanaan kerja

praktek yang telah penulis laksanakan.

1.1. Latar Belakang

Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, tingkat persaingan dalam

dunia usaha semakin ketat seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi,

termasuk dalam sektor industri. Hal ini menyebabkan dunia kerja menuntut

tersedianya faktor produksi yang berkualitas. Tenaga kerja merupakan salah

satu faktor produksi yang dituntut untuk dapat menguasai pekerjaannya dengan

baik, terampil, dan profesional agar dapat mendukung tercapainya tujuan suatu

perusahaan dan peningkatan taraf hidup yang lebih baik.

Universitas merupakan suatu lembaga pendidikan yang berperan dalam

mencetak tenaga-tenaga profesional yang dibutuhkan oleh masyarakat maupun

industri. Namun demikian, bekal yang diberikan oleh universitas kepada

mahasiswa hanya memadai secara teori, namun kurang memadai dalam

prakteknya, sehingga banyak sarjana lulusan universitas kurang mengenal

secara langsung dunia kerja yang akan dimasukinya serta penerapan ilmu yang

diperolehnya selama kuliah.

Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas

Atma Jaya Yogyakarta (PSTI UAJY) mewajibkan semua mahasiswanya untuk

melaksanakan kerja praktek sesuai dengan Kurikulum di PSTI UAJY. Untuk

melaksanakan kerja praktek ini mahasiswa memerlukan bekal ilmu yang cukup,

karenanya syarat untuk melaksanakan kerja praktek ini adalah mahasiswa telah

menempuh kuliah minimal 5 semester. Selain itu mahasiswa diwajibkan telah

mengikuti kegiatan Kunjungan Industri untuk mendukung pemahaman

mengenai lingkungan yang akan dihadapi ketika melaksanakan kerja praktek.

Untuk melaksanakan kerja praktek ini, mahasiswa dapat memilih sendiri

perusahaan tempat kerja prakteknya dan kemudian mengajukannya ke PSTI

UAJY untuk mendapatkan persetujuan dan surat pengantar dari Fakultas

Teknologi Industri UAJY kepada perusahaan tempat kerja praktek yang dituju.

Adapun syarat bagi

1

mahasiswa untuk dapat mengajukan surat pengantar kerja praktek tersebut

adalah telah menempuh minimal 81 sks, memperoleh nilai minimal C untuk

mata kuliah Sistem Produksi, telah mengikuti seminar (ujian) kerja praktek

minimal 3 kali (dalam waktu yang berbeda), telah mengikuti sosialisasi kerja

praktek, dan mengikuti kegiatan kunjungan industri yang diselenggarakan oleh

PSTI UAJY. Kerja Praktek paling cepat dilaksanakan setelah Ujian Akhir

Semester kelima sejak pertama kali mahasiswa terdaftar.

PSTI UAJY memandang kerja praktek sebagai wahana atau sarana bagi

mahasiswa untuk mengenali suasana di industri serta menumbuhkan,

meningkatkan, mengembangkan, dan mensimulasikan etos kerja profesional

sebagai calon sarjana Teknik Industri. Kerja praktek dapat dikatakan sebagai

ajang simulasi profesi mahasiswa teknik industri. Paradigma yang harus

ditanamkan adalah bahwa selama kerja praktek mahasiswa bekerja di

perusahaan yang dipilihnya. Bekerja, dalam hali ini mencakup kegiatan

perencanaan, perancangan, perbaikan, penerapan dan pemecahan masalah.

Karenanya dalam kerja praktek kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa

adalah:

a. Mengenali ruang lingkup perusahaan.

b. Mengikuti proses kerja di perusahaan secara kontinu.

c. Melakukan dan mengerjakan tugas yang diberikan oleh atasan, supervisor

atau pembimbing lapangan.

d. Mengamati perilaku sistem.

e. Menyusun laporan akhir dalam bentuk tertulis.

f. Melaksanakan ujian kerja praktek.

Secara khusus, dalam lingkup Teknik Industri haruslah selalu disadari

bahwa yang dikaji adalah kesatuan elemen sistem yang terdiri atas Manusia,

Mesin, Material, Metode, Uang, Energi, Lingkungan dan Informasi. Artinya,

dalam melaksanakan aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya, Sarjana

Teknik Industri harus selalu memandang aktivitasnya dalam kerangka sistem

yang melingkupi aktivitas itu.

1.2. Tujuan

Hal-hal yang ingin dicapai melalui pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah:

a. Melatih kedisiplinan.

2

b. Melatih kemampuan berinteraksi dengan bawahan, rekan kerja, dan atasan

dalam perusahaan.

c. Melatih kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja.

d. Mengamati secara langsung aktivitas perusahaan dalam berproduksi dan

menjalankan bisnisnya.

e. Melengkapi teori yang diperoleh di perkuliahan dengan praktek yang ada di

perusahaan.

f. Menambah wawasan mengenai sistem produksi dan sistem bisnis.

1.3. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Kerja Praktek ini dilaksanakan terhitung mulai tanggal 21 Juni 2017

sampai dengan 4 Agustus 2017 di PT. Kaltim Parna Industri.

Selama pelaksanaan kerja praktek, Penulis ditempatkan pada

Departemen Logistic & Shipping khususnya di sektor pengadaan barang

dibawah pengawasan Manager Departemen Logistic & Shipping yaitu Bapak

Haryanto dan Pembimbing Lapangan yaitu Bapak Wahyono Adhi.

3

BAB 2

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan

2.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Kaltim Parna Industri atau dikenal dengan nama KPI merupakan

pabrik yang memproduksi Anhyrous Amonia dengan kapsaitas 1.500 MT/hari.

Pada awal berdirinya, 13 Februari 1996, KPI merupakan perusahaan yang

berstatus PMDN, namun seiring dengan perjalanannya dan berdasarkan

persetujuan BKPM, tanggal 27 Februari 1998, diubah statusnya menjadi PMA.

Namun selanjutnya melalui keputusan BKPM No.867/A.8/PMA/2013 tanggal 7

Mei 2013 status KPI kembali berubah menjadi PMDN.

Selanjutnya KPI dikenal sebagai salah satu pemasok dan eksportir

amoniak untuk Kawasan Asia dan Australia.

Secara komersil produksi amoniak KPI dimulai pada bulan Februari

2002, dan sejak itu sampai dengan Desember 2013 pengapalan amoniak telah

mencapai 5.211.681.939 MT. Dalam pengoperasiannya didukung oleh 263

karyawan terdiri dari karyawan direct hire, karyawan penungasan dari PT.

Pupuk Kaltim dan karyawan alihdaya.

Pabrik dan kantor pusat KPI terletak di kawasan industri PT.Kaltim

Industrial Estate, Bontang, dengan kantor perwakilan di Jakarta. Pemilihan

lokasi pabrik mempertimbangkan berbagai factor antara lain kemudahan

memperoleh bahan baku, pemasaran, transportasi, penyediaan tenaga kerja,

utilitas, lingkungan dan lain-lain. Untuk pemilihan kantor sendiri di tempatkan

pada ibu kota yang mudah untuk di cari dan ditemukan. Pabrik memiliki batas

batas lokasi pada penempatannya. Batas lokasi pabrik yaitu :

a. Sebelah Utara : Urea Bulk Strotage 5 PT. Pupuk Kaltim

b. Sebelah Barat : Pabrik Methanol Industri (KMI)

c. Sebelah Selatan : Laut

d. Sebelah Timur : Boiler Batubara PT. Pupuk Kaltim

Selanjutnya merujuk pada keputusan Rapat Umum Pemegang Saham

tanggal 27 Mei 2013, seluruh pemegang saham asing di KPI dialihkan kepada

PT. Parna Raya, sehingga jenis Perseroan menjadi PMDN yang diwakilkan 4

4

Direksi, dengan kepemilikan saham : PT.Parna Raya 90%, YKHT Pupuk Kaltim

5% dan Dana Pensiun Pupuk Kaltim 5%.

Tabel 2.1 Daftar Peristiwa PT. Kaltim Parna Industri

Tanggal Peristiwa

28 September 1996 Pemerintah menyetujui pendirian KPI sebagai perusahaan

PDN sesuai dengan akta NO.97 pada tanggal17 Juli

1995.

26 Januari 1996 Perjanjian kerjasama penanaman modal ditandatangani

Antara PT. Parna Raya, YKHT Pupuk Kaltim dan

Mitsubishi Corporation.

13 Februari 1996 KPI didirikan sesuai dengan akte No.9

09 Januari 1998 Asahi Chemical bergabung sebagai salah satu pemegang

Saham.

19 Februari 1998 Penandatanganan kontrak EPC dengan Mitsubishi Heavy

Industries, Ltd.

27 Februari 1998 Pemerintah menyetujui perusahaan status KPI menjadi PMA sesuai

keputusan BKPM No.13/V/PMA/1998

14 Juli 1999 Ditandatanganinya kontrak jual beli gas alam dengan Pertamina.

02 Februari 2000 Dimulainya pemasangan tiang pancang.

10 November 2000 Instalasi alat-alat berat.

26 Oktober 2001 Dimulainya uji coba produksi.

5

Tabel 2.1 Lanjutan Daftar Peristiwa PT. Kaltim Parna Industri

01 Februari 2002 Dimulainya produksi secara komersial

04 Juli 2002 Peresmian pabrik KPI oleh Presiden RI

01 September 2004 NYK Line bergabung sebagai salah satu pemegang

Saham

01 Nopember 2004 Pertama kalinya mendapatakan sertifikat ISPS code

03 Januari 2005 Diterimanya penghargaan kerja nihil kecelakaan kerja

yang pertama kali

10 Nopember 2006 Mendapatkan sertifikat system manajemen terpadu ISO

9001, ISO 14001, OHSAS 18001

25 Juni 2008 Memperoleh sertifikat SMK3 peringkat bendera Emas

12 Juni 2009 Laboratorium KPI mendapatkan sertifikat ISO 17025;2005

dari Komite Akreditasi Nasional KAN

27 Januari 2010 Mencapai 2500 hari LTI (lost time Injury)

13 Juni 2011 Mendapatkan penghargaan Properda peringkat bendera

Emas

30 November 2012 Memperoleh Predikat Emas pada acara Temu Karya Mutu

Produksi Nasional XVI

27 Mei 2013 Pengalihan saham PT. Parna Raya dari pemegang saham

Jepang dan KPI menjadi perusahaan PMDN

2.1.2. Profil Perusahaan

PT. Kaltim Parna Industri mempunyai tiga (3) bagian penting yaitu:

Kantor Perwakilan, Kantor Industri dan Wisma KPI sebagai tempat pengiriman

surat. Berikut disajikan profil perusahaan dari PT. Kaltim Parna Industri:

a. Kantor pewakilan

i. Lokasi : Menara Imperium Lantai 12 Metropolitan

Superblok Jl.HR. Rasuna Said, Kav.1, Jakarta

12980

ii. Telepon : (021)8354081

iii. Fax : (021)8354106

6

b. Wisma KPI (alamat surat)

i. Lokasi : Wisma KPI JL.Pupuk Raya KM 2 Bontang 75314,

Kalimantan Timur

ii. Telepon/Fax : (0548)41695

c. Kantor Pusat/Pabrik

i. Lokasi : Kawasan Industri PT.Kaltim Industrial Estate

Guntung, Bontang Utara, Kota Bontang 75314

ii. Telepon : (0548) 41091

iii. Fax : (0548) 41017

Pada kantor pusat/ pabrik memiliki data fisik sebagai berikut:

a. Lokasi : Bontang, Kalimantan Timur, Indonesia

b. Lisensi proses : Haldor Topsoe

c. Kapasitas tangki amoniak : 40.000 MT (bersih)

d. Kapasitas jetty amoniak : 35.000 DWT ship

e. Luas area pabrik : + 8 hektar

2.1.3. Pencapaian dari PT. KPI

Setiap karyawan berkomitmen untuk menjaga kelangsungan operasional

pabrik secara lancar dan aman. Secara berurutan KPI telah menerima

penghargaan nihil kecelakaan kerja yang kesepuluh dan akan terus

mempertahankannya. Terhitung sejak 1 Januari 2003 sampai dengan 10

September 2014 dengan pencapaian 9.791.561 jam kerja.

Gambar 2.1 Prestasi KPI

7

Ditahun 2006 KPI mendapatkan sertifikat sistem Manajemen Terpadu

untuk ISO 9001, ISO 14001, OHAS 18001 sebagai komitmen menjadi

perusahaan yang handal dalam pemenuhan persyaratan standar internasional

untuk Manajemen Mutu, Keselamatan Kesehatan dan Lingkungan.

ISPS Code Terminal KPI telah menerima sertifikasi ISPS Code dari

kementrian perhubungan, Direktorat Jendral Perhubungan Laut sejak tahun

2004 dengan pemenuhan ISPS Code, maka terminal KPI dapat memastikan

melakukan aktivias pemuatan kapal berbendera Indonesia pelayaran luar negri

dan juga kapal berbendera asing.

Sertifikat ISO 17025 pada laboratorium KPI, meliputi bidang manajemen

dan teknik, untuk memastikan data analisis produk dapat dilakui, baik secara

nasional maupun secara internasional.

Dengan pengawasan dari lembaga pemerintah baik dari daerah, provinsi

dan pusat melakukan Properda dan Propernas menjadikan KPI selalu berusaha

berpartisipasi dan meningkatkan pengolaan lingkungan serta pencegahan

terjadinya pencermaran lingkungan baik air, udara maupun yang sibebakan

oleh limbah B3.

KPI juga memperoleh sertifikat Sistem Manajemen Keselamatan dan

Kesehaan Kerja (SMK3) untuk kedua kali dengan tingkat pencapaian tingkat

kinjera EMAS.

2.1.4. Sumber Energi

Energi merupakan unsur yang penting pada suatu produksi, energi

berguna untuk sarana penyokong produksi, pada PT. KPI mempunyai sumber

energi listrik sendiri yang di kelola oleh KDM (Kaltim Daya Mandiri), selain KDM

PT. KPI mempunyai 4 genset yang berguna bila terjadi pemadaman. Tenaga

listrik pada KDM hanya di gunakan sekitar 20%, karena sumber tenaga listrik

utama pada PT. KPI merupakan dari Steam Turbine Generator (STG) sebesar

80%. STG merupakan generator yang merubah energi gerak menjadi energi

listrik. Bila pada saat listrik dari KDM mati, maka kebutuhan listrik pabrik akan

disuplai melalui STG dan power dari emergency diesel generator (EDG). PT KPI

mempunyai 1 EDG lama dan 2 EDG baru. Listrik dari EDG di suplai ke Motor

Control Centre (MCC) yang akan mendistirbusikan energi listrik ke semua user.

Listrik diperoleh dengan memproduksinya sendiri dan ada juga yang

membeli dari KDM (Kaltim Daya Mandiri). Steam yang terdiri dari 4 jenis, yaitu

8

steam LP, steam MLP, steam MP , dan steam HP diproduksi sendiri di package

boiler dan waste heat boiler yang bahan baku utamanya adalah air laut yang

telah mengalami beberapa treatment, yaitu desalination, demineralization,

deareator hingga dapat digunakan sebagai umpan boiler.

2.1.5. Produk yang dihasilkan

Produk yang ingin dihasilkan dari KPI sendiri merupakan amoniak yang

sudah dapat digunakan secara komersial, biasa disebut dengan amoniak

anhidrat. Makna dari istilah diatas menandakan bahwa amoniak yang diproses

tidak mempunyai kandungan air. Disain konsentrasi amoniak di KPI adalah

99,90% namun kenyataannya KPI berhasil membuat konsentrasi amoniak

hingga 99,97%.

2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu jabaran dari kedudukan setiap pelaku

dalam perusahaan, hubungan dari orang-orang yang menjabat di dalamnya.

Struktur organisasi mencerminkan setiap kedudukan memiliki fungsi, tanggung

jawab dan wewenang masing-masing. Struktur organisasi berperan sangat

fundamental dalam suatu perusahaan karena tanpa adanya struktur organisasi,

maka suatu perusahaan tidak akan dapat menjalankan fungsi sebagaimana

mestinya. Penempatan jabatan dalam organisasi harus sesuai dengan

kemampuan yang dimiliki sehingga orang-orang tersebut dapat melaksanakan

pekerjaannya dengan baik. Struktur organisasi tiap perusahaan pasti berbeda-

beda, disesuaikan dengan kebutuhan dan kultur daripada perusahaan tersebut.

Selain itu juga disesuaikan dengan ukuran atau skala dari perusahaan tersebut.

2.2.1. Bagan Struktur Organisasi

Bagan struktur organisasi yang penulis sajikan adalah bagan organisasi

secara keseluruhan dan lebih spesifik ke bagian logistik. Bagan struktur

organisasi PT. Kaltim Parna Industri dapat dilihat pada gambar 2.2

9

Gambar 2.2. Struktur Organisasi keseluruhan Tahun 2015

10

Gambar 2.3. Struktur Organisasi Departemen Logistik

11

Berikut adalah penjelasan untuk fungsi masing-masing jabatan:

1. President Direktur.

2. Internal Controller bertugas untuk memeriksa kembali Purchase Order dan

mesetujui Purchase Order dengan cara mentanda tangani KPI PO

Approval.

3. Production Director bertugas untuk membuat jadwal produksi.

4. QSHE Manager bertugas untuk menjamin keselamatan para pekerja

dengan cara pemberian instruksi kelesamatan serta pemberian safety

equipment.

5. Operation Manager bertugas untuk mengkontrol dan mengatur tentang

pengoperasian produksi, target produksi, dan efesiensi yang mengarah ke

standard prosedur produksi

6. Maintenance Manager bertugas untuk mengatur, mengkontrol dan

berkoordinasi dengan hal yang melibatkan aktivitas maintenance seperti

inspeksi, quality control, modifikasi dan pebetulan yang terkait dengan

target produksi, kualitas, kuantitas dan efesiensi agar sesuai dengan

standard keamanan lingkungan

7. Technology Director

8. Technivsl support Manager bertugas untuk, mengkontrol dan

mengkoordinasikan perencanaan mengenai kehandalan teknologi dengan

melakukan inspeksi, modifikasi yang terkait dengan kehandalan teknologi

pabrik.

9. Technology Manager bertugas untuk mengatur dan mengkontrol pada

perkembangan sistem dan aktivias pada laboratory, melakuan pengecekan

kualitas terhadap bahan mentah serta barang jadi

10. HRD & GADirector

11. GA Manager bertugas untuk merencanakan, berkoordinasi dan mengelola

hubungan dengan pihak luar dengan tujuan untuk mempermudah

kelancaran operasi perusahaan. GA manager dapat membantu HRD

Manager dalam hal Human Resource bila diperlukan.

12. HRD Manager bertugas untuk merencanakan dan mengembangkan

sumber daya manusia pada keseluruhan organisasi untuk mencapai

sumberdaya manusia yang paling efektif.

13. Legal & Compi Manager bertugas untuk bertangung jawab atas

management dari department legal, dan sebagai penyediaan layanan

12

konsultasi hukum dan memastikan menejemen yang efektif dari resiko

hukum dan kontrak.

14. Finance Director

15. FA Manager bertugas untuk mengatur dan mengkontrol accounting,

finance, pajak dan dokumen import yang bertujuan untuk dimasukan pada

sistem untuk mempermudah pihak internal dan pihak eksternal.

Berikut adalah penjelasan untuk fungsi masing-masing jabatan pada departemen

Logistic & Shipping:

1. GM Logistic bertugas untuk menyiapkan dan memonitor persediaan

barang, spare part yang di butuhkan pada tiap department. Me-review dan

mengawasi jalannya pembelian pada tahap tertentu. Melakukan persiapan

koordinasi bersama devisi shipping, terutama persiapan dokumen yang

dperlukan buyer agar proses pengapalan berjalan dengan baik

2. Logistic and Shipping Manager: Bertugas untuk mengawasi secara

langsung dan memantau alur pembelian barang baku, dan material lainnya

yang dibutuhkan oleh semua departemen dan berkoordinasi serta

mengawasi devisi shipping untuk melakukan penyaluran amoniak ke kapal

pengangkut.

3. Logistic superintendent: Bertugas untuk mengawasi, menyiapkan dan

bertanggung jawab dalam ketersediaan barang, material, dan sparepart

yang di butuhkan pada semua departemen untuk membantu terjalannya

proses produksi.

4. Procurement Admin: Bertugas untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan

administrasi Logistic, termasuk pengisian dan distribusi dokumen yang

dibutuhkan oleh Logistic & Shipping Manager, Logistic Superintendent,

Logistic Supervisior dan buyer.

5. Procurement Supervisor: Bertugas untuk membantu dan memberi laporan

kepada logistic superintendent mengenai pembelian yang bertujuan untuk

mengatur pembelian domestik dan import, bidding proses, pemilihan

vendor,dll

6. Inv & Warehouse Supervisor: Bertugas untuk mengawasi dan

mengkoordinasi perihal, penerimaan, penempatan dan pemeliharaan

barang yang user perlukan, agar tetap dalam kondisi terbaik saat

diperlukan.

13

7. Shipping Superintendent: Bertugas untuk mengawasi dan bertangung

jawab atas pekerjaan Shipping Officer dalam hal pengapalan serta

pengurusan

dokumen yang dibutuhkan.

8. Warehouse officer: Bertugas untuk membantu mengidentifikasi material

yang datang dan mengarahkan warehouseman di lapangan dalam

penempatan material yang masuk.

9. Inventory Officer :serta meramalkan stock item yang diperlukan, serta

bersiap untuk membuat Purchase Request untuk memenuhi material On

Hand. Mengurus dokumen yang masuk dan juga membuat Material

Acceptance Report.

10. Buyer: Membantu, melapor, dan bertanggung jawab kepada Procurement

Supervisor, dan mengatur dan melaksanakan pembelian material /

spareparts / equipment dari supplier lokal melalui proses

bidding/penawaran atau kepada vendor yang telah ditetapkan, agar harga

beli yang terbaik dan spesifikasi maupun waktu pengiriman yang diminta

user, dapat terpenuhi.

11. Service Buyer :Bertugas untuk melakukan melakukan pengadaan jasa

yang dibutuhkan oleh seluruh departemen, untuk menunjang proses

produksi

12. Warehouseman: Bertugas untuk mengatur stock item, bisa berupa barang

kimia, spare part dan menempatkan pada keadaan tertentu untuk mejaga

kondisi stock item, dengan prosedur yang tepat

13. Warehouse Helper :Tenaga Out sourcing yang bertugas untuk siap

membantu Warehouseman dalam melakukan tugasnya.

14. Shipping officer: Bertugas untuk melakukan pengecekan kapal selama

proses loading Amoniak dan mengendalikan alur dokumentasi berupa

penyaluran dokumen yang dibutuhkan oleh buyer, agent dan bea cukai

terkait pengapalan

2.3. Manajemem Perusahaan

2.3.1. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi

Perusahaan penghasil amoniak terefisien di dunia.

b. Misi

i. Peduli akan kualitas, keselamatan, kesehatan dan lingkungan

ii. Fokus pada produktifitas dan ketepatan hasil pabrik

14

iii. Perusahan yang tangguh dan prima, dimana setiap karyawan

berkomitmen untuk turut dalam pengembangan secara terus menerus

dan bangga menjadi bagian dari Perusahaan.

2.3.2. Ketenagakerjaan

a. Sumber Daya Manusia

Manusia adalah salah satu elemen dalam perusahaan. Tanpa adanya

manusia, proses bisnis suatu perusahaan tidak akan mungkin berjalan. Manusia

yang memiliki potensi dan kemampuan sesuai dengan kebutuhan sangat

dibutuhkan sebagai sumber daya perusahaan. PT. Kaltim Parna Industri

memiliki 289 karyawan terhitung hingga bulan Juli 2016 ini.Penjabaran jenis-

jenis karyawan dan jumlahnya dapat dilihat pada tabel 2.1.

Tabel 2.2 Total Manpower PT.Kaltim Parna Industri

Total Manpower PT.Kaltim Parna Industri

BOD 4

Direct Hire 208

PKT Assigne 9

Outsourcing Employee 68

Total All Employee 289

PT. Kaltim Parna Industri menerapkan sistem karyawan tetap dan

karyawan kontrak. Operator mesin yang ada di lantai produksi diterapkan sistem

karyawan tetap. Sedangkan untuk karyawan tidak tetap diambil dari

outsourcing. Contoh untuk karyawan tidak tetap seperti driver bus dan security.

Untuk Pekerja operator diterapkan sistem job rotation yaitu operator yang

menangani mesin tertentu akan dipindah untuk mengoperasikan mesin yang

lain pada periode tertentu. Hal ini didasari dengan adanya perhatian dari

perusahaan terhadap karyawannya tentang adanya ancaman gangguan

kesehatan yang disebabkan dari aktivitas pekerjaan.

15

b. Prosedur Perekrutan Karyawan

Pada PT. Kaltim Parna Industri perekrutan karyawan untuk mengisi

jabatan tertentu yang kosong diprioritaskan lebih dahulu kepada karyawan yang

sudah bekerja di PT. Kaltim Parna Industri. Sehingga hal ini memungkinkan

seorang karyawan di PT. Kaltim Parna Industri untuk

rotasi/mutasi/promosi dari

jabatan sebelumnya. Namun perekrutan ini juga harus melewati serangkaian

tes seleksi.

Jika tidak ada kandidat internal dari karyawan PT. Kaltim Parna Industri

maka perusahaan baru membuka lowongan kerja ke masyarakat umum

maupun outsourcing. Sebelum seseorang diterima sebagai karyawan di PT.

Kaltim Parna Industri, calon karyawan tersebut harus mengikuti prosedur

perekruitan karyawan yang ada. Berikut ini merupakan prosedur perekrutan

karyawan yang terbagi menjadi beberapa tahap, antara lain adalah sebagai

berikut:

1) Tahap seleksi administrasi yaitu melalui surat lamaran yang masuk. Bagian

HRD akan menyeleksi surat lamaran yang masuk, apakah sudah

memenuhi syarat yang ada.

2) Tahap pemanggilan calon karyawan untuk tes.

3) Tahap pelaksanaan tes tertulis

4) Tahap pelaksanaan tes wawancara

5) Tahap pelaksanaan tes psikotest

6) Tahap pelaksanaan tes kesehatan

Setelah melalui serangkaian tes pihak HRD akan mengirimkan surat

berhasil / gagal kepada seluruh pelamar. Untuk pelamar yang berhasil HRD

menyertakan surat penawaran berkaitan dengan posisi yang diterima pelamar.

Setelah pelamar memutuskan untuk bergabung, pelamar harus mengikuti

kegiatan PDPE & K3, penyuluhan keselamatan kerja dan keperluan administrasi

lainnya seperti membuat badge karyawan (izin masuk kawasan pabrik), stiker

masuk kendaraan (izin kendaraan untuk memasuki wilayah tertentu) dan lain

sebagainya. Setelah semua kegiatan diikuti, maka secara resmi pelamar

tersebut menjadi karyawan PT. Kaltim Parna Industri.

c. Pembagian Jam Kerja

Pada pembagian jam kerja di PT. Kaltim Parna Industri terdapat 2 jenis

pembagian jam kerja yaitu jenis shift dan non-shift.

16

Untuk jenis shift ditujukan untuk karyawan yang bekerja di area produksi yaitu

operator mesin. Selain itu jugabagian securitydan bagian penelitian labolatorium

untuk bahan kimia.

Jam operasional produksi pada PT. Kaltim Parna Industri adalah selama 24

jam. Hal ini berarti pabrik ini tergolong ke dalam continuous production. Hal itu

mengakibatkan terjadinya pembagian 3 shift untuk, yaitu meliputi :

1) Shift 1, bekerja dari pukul 07.00 - 15.00 WITA

2) Shift 2, bekerja dari pukul 15.00 - 23.00 WITA

3) Shift 3, bekerja dari pukul 23.00 - 07.00 WITA

4) Shift 4, Off (Tidak bekerja)

Di bagian produksi terdapat pembagian operator menjadi 4 group.

Disetiap grup operator terdiri dari 17 hingga 19 orang. Sistem pergantian shift

untuk setiap grup operator diganti dengan jangka 2 hari sekali, sehingga grup

operator di shift 1 tidak selalu bekerja di shift 1 setiap harinya. Misalnya grup

operator A bekerja di shift 1 terhitung dari hari selasa. Untuk hari rabu grup

operator A tetep bekerja di shfit 1. Namun untuk hari kamis dan jumat grup

operator bekerja di shift 2. Khusus untuk hari Sabtu, Minggu dan Senin jadwal

untuk bekerja di suatu shift tertentu adalah 3 hari. Untuk contoh jadwal shift

dapat dilihat pada gambar 2.1.

17

Gambar 2.4 Jadwal Shift PT.Kaltim Parna Industri

Pada kondisi tertentu misalnya ada pekerja dari suatu grup yang tidak

masuk atau ada kondisi emergencymaka diadakan lembur. Untuk contoh

terdapat pekerja suatu group operator yang tidak masuk, solusinya adalah

dengan menarik pekerja dari grup operator lain untuk dipekerjakan dan dihitung

sebagai lembur. Untuk contoh kondisi lain misalnya ada suatu grup operator

yang memiliki jadwal shift di hari libur nasional, maka pekerja di grup operator

tersebut terhitung sebagai kerja lembur.

Untuk jenis non-shift ditujukan untuk karyawan yang bekerja di area

perkantoran seperti karyawan di Departemen Logistic & Shipping, HRD & GA

Directorate,Finance Directorate dan Departemen Maintenance. Berikut adalah

18

pembagian jam kerja untuk jenis non-shift :

1) Hari Senin - Kamis, bekerja dari pukul 07.30 - 16.30 WITA

2) Hari Jumat, bekerja dari pukul 07.30 - 17.30 WITA

Untuk hari sabtu, minggu dan hari libur nasional, karyawan non-shift tidak

bekerja.

d. Sistem Pengupahan

Sistem pengupahan pada PT. Kaltim Parna Industri dibayarkan sebulan

sekali pada awal bulan. Gaji tersebut dibayarkan melalui rekening Bank dari

masing-masing karyawan. Besarnya gaji yang diterima oleh karyawan tetap PT.

Kaltim Parna Industri ditinjau berdasarkan dari tingkat jabatan dari karyawan

tersebut. Didalam suatu tingkatan jabatan tersebut masih ditinjau lagi dari grade

level jabatannya biasanya dilihat dari masa kerja, pencapaian atau prestasi dan

lain sebagainya. Sedangkan untuk pengupahan karyawan outsourcing besarnya

pengupahan yang dibayarkan oleh PT. Kaltim Parna Industri kepada karyawan

outsourcing adalah sesuai dengan perjanjian kontrak diawal penerimaan

karyawaan.

Besar nominal pengupahan karyawan outsourcing juga didasarkan pada

jenis pekerjaan dan tingkat jabatan dari karyawan tersebut. Semua upah yang

diterima oleh karyawan yang bekerja di PT.Kaltim Parna Industri besar

nominalnya sudah berada di atas rata - rata UMHK (Upah Minimum Hasil Kimia)

yang berlaku.

PT. Kaltim Parna Industri selain memberikan gaji pokok juga memberikan

tunjangan lain kepada seluruh karyawannya. Tunjangan tersebut antara lain :

1. Tunjangan Makan

2. Tunjangan Perumahan

3. Tunjangan Transportasi

4. Tunjangan Hari Raya (Idul Fitri)

5. Bonus Akhir Tahun

6. Bonus Pencapaian Target Produksi

19

e. Fasilitas yang Diterima oleh Karyawan

Karyawan adalah salah satu elemen paling penting yang harus dimiliki

dan dirawat oleh suatu perusahaan. Dari sisi kesehatan, jaminan ekonomi,

tunjangan, keselamatan, agama, budaya dan keamanan. Setelah seseorang

diterima menjadi karyawan di PT. Kaltim Parna Industri ini, semua karyawan

memiliki hak untuk mendapatkan fasilitas meliputi:

1) Tunjangan makan

Tunjangan makan disini berbentuk uang tunai yang diberikan ke semua

karyawan yang ada di PT. Kaltim Parna Industri. Tunjangan makan

diberikan bersama pada saat pembayaran gaji.

2) Tunjangan Hari Raya (THR)

Menjelang hari raya Idul Fitri setiap setahun sekali perusahaan memberikan

tunjangan hari raya keagamaan sesuai dengan PerMen No.04/Men/1994

tentang pemberian tunjangan hari raya. Dan diberikan selambat-lambatnya

7 hari sebelum hari raya.

3) Tunjangan Perumahan

Tunjangan perumahan disini berbentuk uang tunai yang diberikan kepada

karyawan PT. Kalitim Parna Industri khusus yang tidak mendapatkan

fasilitas rumah dinas dari PT. Kaltim Parna Industri.

4) Bonus Akhir Tahun

Bonus akhir tahun disini berbentuk uang tunai yang diberikan oleh PT.

Kaltim Parna Industri kepada seluruh karyawannya yang diberikan setiap

akhir tahun.

5) Bonus Pencapaian Target Produksi

Bonus pencapaian target produksi disini berbentuk uang tunai yang

diberikan oleh PT. Kaltim Parna Industri kepada seluruh karyawannya

dimana besarnya nominal bonus berasal dari jumlah keuntungan

pencapaian target produksi yang didapat oleh PT.Kaltim Parna Industri

dibagi rata untuk seluruh karyawannya.

6) Jaminan kesehatan (melalui BPJS)

Perusahaan memberikan jaminan kesehatan dengan mendaftarkan setiap

karyawan ke dalam Program BPJS ketenagakerjaan dan BPJS kesehatan

yang meliputi kecelakaan kerja, jaminan dihari tua,biaya rumah sakit dan

kematian.

7) Asuransi Kesehatan (melalui AXA)

20

Perusahaan memberikan jaminan kesehatan dengan mendaftarkan setiap

karyawan ke dalan program asuransi kesehatan melalui AXA yang meliputi

biaya pengobatan rumah sakit yang bekerja sama dengan Rumah Sakit

PKT. Jika biasanya dalam asuransi yang diberikan oleh perusahaan

memiliki batas maksimal nominal biaya, asuransi di PT. Kaltim Parna

Industri ini tidak memiliki batas maksimal nominal biaya. Selain itu

berapapun jumlah anggota keluarga yang masih dalam satu kartu keluarga

akan ditanggung biaya kesehatannya.

8) Rumah Sakit PKT

Fasilitas ini adalah sebuah bentuk kepedulian perusahaan terhadap

kesehatan dan keselamatan karyawannya. Semua karyawan yang

mengalami cedera atau keluhan kesehatan akibat pekerjaannya di pabrik

dapat mendatangi rumah sakit ini. Semua biaya pengobatan pekerja di PT.

Kaltim Parna Industri di rumah sakit ini ditanggung oleh asuransi

perusahaan sehingga karyawan PT. Kaltim Parna Industri.

9) Tempat ibadah

Fasilitas mushola disediakan disetiap unit, dan di dalam masing-masing

unit, terdapat beberapa titik ruangan mushola. Karyawan dapat menunaikan

kewajiban beribadahnya meskipun jauh dari tempat ibadah. Namun selain

itu di depan kompleks pabrik terdapat satu masjid besar yang juga dapat

digunakan untuk beribadah khususnya ibadah sholat jumat. PT. Kaltim

Parna Industri akan menyediakan bus pengangkut yang akan

mengantarkan semua karyawan yang hendak pergi ke masjid tersebut hal

ini dikarenakan jarak ke masjid yang cukup jauh.

10) Kantin Koperasi

Terdapat sebuah kantin yang disediakan oleh PT. Kaltim Parna Industri

yang menjual beberapa jenis makanan snack maupun makanan berat.

Sistem pembeliannya adalah pesan di pagi harinya, hal ini dikarenakan

kantin tidak menyediakan juru masak melainkan menyediakan jasa

pembelian makanan diluar komplek pabrik. Di dalam kantin tersedia meja

dan kursi dengan jumlah yang memadai. Kantin juga menyediakan jasa

pembelian makanan dengan cara dibungkus untuk karyawan yang ingin

makan didalam kantor saja.

21

11) Toilet

Toilet tersebar dengan jumlah yang merata pada semua bangunan di

departemen bahkan di area produksi (pabrik). Toilet difasilitasi dengan

kloset jongkok maupun kloset duduk, keran (sumber air), ember, gayung

dan sabun cuci tangan.

12) Area parkir

Kebanyakan karyawan di PT. Kaltim Parna Industri menggunakan alat

transportasi umum yaitu bus perusahaan. Namun ada juga beberapa

karyawan dengan jabatan tertentu menggunakan kendaraan pabrik yaitu

mobil. Hal ini disebabkan karena jauhnya jarak yang harus ditempuh

karyawan untuk menuju ke pabrik. Oleh karena itu perusahaan

menyediakan tempat parkir roda empat yang disediakan dibagian depan

pabrik disebelah pintu masuk area pabrik. Untuk parkir kendaraan roda dua

sendiri tidak disediakan karena kendaraan roda tidak diperbolehkan

memasuki area pabrik.

13) Bus Penjemput

PT. Kaltim Parna Industri ini menyediakan beberapa unit bus penjemput

yang dapat digunakan oleh karyawan untuk menuju ke area pabrik. Bus

penjemput ini datang pada dua shiftkhusus untuk karyawan non-shift. Shift

pertama jam 06.45 WITA dan shift berikutnya jam 07.30 WITA. Bus ini

dapat digunakan baik menuju area pabrik maupun meninggalkan area

pabrik. Untuk meninggalkan area pabrik, jadwal antar bus ini menyesuaikan

jadwal pulang karyawan baik karyawan non-shift dan karyawan shift.

Jadwal untuk mengantar karyawan non-shift yang pulang kerja adalah jam

16.00 WITA untuk hari Senin hingga Kamis, jam 17.30 WITA untuk hari

Jumat. Sedangkan untuk jadwal mengantar karyawan shiftadalah jam 15.00

WITA, jam 23.00 WITA dan jam 07.00 WITA. Selain untuk mengantar

karyawan yang pulang kerja, bus ini juga digunakan untuk mengantar

karyawan yang akan melaksanakan ibadah di masjid besar yang ada di luar

area pabrik, jadwal bus mengantarkan karyawan untuk ibadah ini adalah

pada jam 12.00 WITA.

14) Safety Tools

PT. Kaltim Parna Industri selalu memperhatikan keselamatan dari para

karyawannya, sehingga perusahaan menyediakan alat-alat pengaman saat

bekerja (safety tools). Untuk semua karyawan memperoleh sepatu

pelindung

22

dan helm pelindung. Kemudian untuk karyawan yang berada diproses

diberikan perlengkapan tambahan seperti sarung tangan, masker,

kacamata pelindung danear plug. Untuk karyawan pada divisi K3 juga

disediakan baju anti api untuk digunakan jika sewaktu - waktu terjadi

kebakaran dan harus memadamkan api.

15) Smoking area

Di area perkantoran dan khususnya area produksi, karyawan tidak dijinkan

merokok. Namun PT.Kaltim Parna Industri menyediakan tempat khusus

untuk merokok bagi karyawan yang merokok yaitu di area terbuka.

16) Fasilitas Komunikasi

Untuk beberapa karyawan yang memiliki job desk yang mengharuskan

karyawan untuk berhubungan dengan pihak luar ataupun karyawan yang

memiliki kesibukan tinggi, PT.Kaltim Parna Industri memberikan fasilitas

komunikasi berupa satu unit handphone

17) Internet dan email

Setiap karyawan di berikan email untuk memperlancar komunikasi tentang

pekerjaan, mengirim file dal lain sebagainya. Untuk fasilitas internet

diberikan kepada karyawan agar proses pegirimanemail tersebut dapat

terlaksana dengan baik, selain itu juga untuk mencari informasi yang

dibutuhkan dengan menggunakan browser.

18) Kendaraan Dinas

Fasilitas kendaraan dinas ini diberikan oleh PT. Kaltim Parna Industri

kepada beberapa karyawan disetiap departemen berdasarkan jabatannya.

Jabatan yang memperoleh kendaraan dinas ini seperti Superintendent,

Manager, General Manager, dan President Directure. Sedangkan untuk

General Manager, President Directure mendapat fasilitas tambahan lagi

berupa supir pribadi.

19) Rumah Dinas

Rumah dinas ini diberikan oleh PT. Kaltim Parna Industri kepada seluruh

karyawan diseluruh departemen yang berasal dari luar Pulau Kalimantan

serta karyawan dengan jabatan mulai dari Superintendent, Manager, Genral

Manager, danPresident Directure.

20) Bantuan Biaya Transportasi

Bantuan biaya transportasi ini adalah biaya dana yang diberikan pada saat

mudik libur. Untuk karyawan yang berdomisili di Pulau Kalimantan bantuan

23

dapat berupa bantuan dana untuk tiket bus dan transportasi umum lainnya.

Sedangkan untuk karyawan yang berasal dari luar Pulau Kalimantan akan

mendapat bantuan dana mulai dari transportasi darat dari Kota Bontang

menuju bandara di Kota Balikpapan hingga bantuan dana untuk tiket

pesawat terbang sesuai tujuan masing - masing karyawan.

21) Mobilisasi dan Demobilisasi

Mobilisasi adalah bantuan yang diberikan oleh PT. Kaltim Parna Industri

kepada semua karyawan baru yang akan pindah dari tempat asalnya (diluar

Kota Bontang) untuk tinggal di Kota Bontang. Bantuan disini dapat berupa

bantuan dana untuk membayar transportasi diri dari kota asal menuju Kota

Bontang maupun bantuan untuk mengangkut barang - barang pribadi

menggunakan jasa pengiriman barang.

Demobilisasi adalah bantuan yang diberikan oleh PT.Kaltim Parna Industri

kepada semua karyawan yang keluar atau berhenti bekerja dari PT.Kaltim

Parna Industri. Bantuan disini berupa dana yang digunakan untuk

membayar transportasi diri dari Kota Bontang menuju kota tujuan maupun

untuk membayar biaya pengangkutan barang dari Kota Bontang menuju

kota tujuan.

2.3.3. Sistem Pengolahan Limbah

Salah satu hasil samping dari proses produksi adalah limbah. Pengertian

limbah adalah sisa hasil pengolahan dari suatu proses yang tidak memiliki nilai

tambah, tetapi memberikan dampak negatif bagi lingkungan dan harus segera

ditangani agar tidak membahayakan lingkungan. Setiap pabrik harus

mengidentifikasi potensi limbah apa yang bisa muncul akibat kegiatan

operasionalnya. Setelah mengidentifikasi potensi limbah yang muncul dalam

suatu pabrik, pabrik tersebut harus berupaya untuk menanggulanginya

sehingga limbah tersebut menjadi sesuatu yang berguna atau tidak berguna

tetapi tidak memberikan dampak bahaya bagi lingkungan. Limbah yang

dihasilkan oleh PT. Kaltim Parna Industri adalah limbah gas dan limbah cair.

Untuk limbah cair yang dihasilkan oleh PT.Kaltim Parna Industri berupa

air yang mengandung zat amonia (NH3) sedangkan untuk limbah gas yang

dihasilkan beupa gas karbondioksida (CO2). Untuk penanganan limbah gas CO2

PT.Kaltim Parna Industri langsung membuangnya ke udara bebas dengan

menggunakan cerobong asap karena menurut PT.Kaltim Parna Industri gas

CO2

dapat diserap dan diolah oleh tanaman. Langkah yang dilakukan PT.Kaltim

24

Parna Industri dalam rangka membantu mempercepat penyerapan CO2oleh

tanaman adalah dengan mengadakan kegiatan rutin penanaman bibit pohon.

Untuk limbah cair di PT.Kaltim Parna Industri sendiri tidak mempunyai sistem

pengolahan limbah cair sendiri sehingga limbah cair yang dihasilkan oleh

PT.Kaltim Parna Industri dikirim ke anak perusahaan PT.Pupuk Kaltim yaitu PT.

KNE untuk kemudian diolah sebelum dibuang ke laut lepas.

25

BAB 3

TINJAUAN SISTEM PERUSAHAAN

3.1. Proses Bisnis Departemen

Proses bisnis adalah rangkaian aktivitas dari suatu bagian atau antar

bagian yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan bisnis. Porses bisnis

tidak hanya mencakup lingkungan internal organisasi, tetapi mengacu juga pada

pihak customer atau mitra bisnis sehingga mencapai suatu tujuan bisnis yang

diinginkan. Proses bisnis yang penulis dapatkan adalah proses bisnis di

departemen dimana penulis ditempatkan yaitu Departemen Logistic& Shipping.

Proses bisnis pada PT. Kaltim Parna Industri secara umum dapat dilihat dari

gambar 3.1.

Gambar 3.1 Proses Bisnis Departemen Logistic & Shipping di PT. Kaltim

Parna Industri (Terlampir)

Terlihat pada proses bisnis tersebut banyak yang berperan dalam

prosedur pengadaan barang pada divisi Logistic.

Proses bisnis pengadaan barang berlangsung dari Logistic

Superintendent menerima Purchase Request yang dibuat oleh user yang

bersangkutan, pada hal ini Superintendent bertugas meninjau apakah

Purchase Request (PR) yang diterima sudah melalui persetujuan dari atasan

user. Purchase Request merupakan form yang berisi barang yang dibutuhkan

oleh user, ada 2 (dua) tipe item PR yaitu yang berupa Direct Purchase dan

Stock item. Bila PR berupa barang stock, PR di distribusikan terlebih dahulu

kepada Superintendent Logistic untuk diperiksa terlebih dahulu apa benar

barang pada warehouse tidak mencukupi batas minimum yang ada, dan

diperiksa lagi oleh Manager Logistic & Shipping. Setelah penerimaan PR,

Logistic Administration bertugas untuk mengupdate tanggal penerimaan PR,

untuk update ini Logistic Admin menggunakan software AVANTIS dan

melakukan backup dengan Excel. Saat proses update Logistic Admin

melakukan scan PR yang bertujuan

26

sebagai lampiran untuk para Buyer agar mudah untuk membuat Letter of

Inquiry maupun pada saat pembuatan Purchase Order (PO). PR yang sudah di

update di berikan pada Procurment Supervisor untuk melakukan distribusi PR.

Pada tahap ini Procurment Supervisior memilih buyer mana yang cocok untuk

PR yang ada, atau bisa saja mengerjakan PR tersebut sendiri.

Setelah penerimaan PR buyer bertugas mencari vendor, hal yang

dipertimbangkan dalam pemilihan vendor adalah: data masa lalu, yaitu melihat

data PR sebelumnya, sebagai patokan harga dan vendor, selain

mempermudah hal ini juga bisa mempercepat proses pembuatan PO, tapi bila

item yang ingin dibeli baru, kita membuat Letter of Inquiry yaitu mengirim email

kepada vendor untuk membuat penawaran, dari email tersebut kita

mendapatkan Quotation yaitu surat penawaran vendor kepada kita. Harga

penawaran yang diberikan tidak langsung diterima, buyer melakukan negosiasi

untuk mendapatkan harga terbaik,

Bila didapatkan harga lebih dari 20 juta, maka dibutuhkan pembuatan Bid

Tabulation/ MTF jika tidak bisa melanjutkan untuk pembuatan PO. Perbedaan

Bid Tabulaton dan Memo to File sendiri terletak pada jumlah vendor yang dapat

menyediakan barang pada PR. Jika hanya ada satu vendor yang mampu

menyediakan barang pada PR tersebut maka buyer akan membuat Memo to

File namun jika ada beberapa vendor yang mampu menyediakan barang pada

PR tersebut maka buyer akan membuat Bid Tabulation. Dalam Bid Tabulation

ini akan berisi informasi mengenai penawaran harga barang yang hendak

digunakan oleh PT. Kaltim Parna Industri dari masing - masing vendor, tidak

hanya itu, pada Bid Tabulation terdapat spesifikasi yang diinginkan oleh user.

Kemudian tim bidding akan me-review Bid Tabulation atau Memo to File

tersebut. Jika spesifikasi atau harga tidak terpenuhi maka dilakuan negosiasi

ulang kepada vendor. Kemudian jika Bid Tabulation atau MTF tersebut

memenuhi spesifikasi atau harga maka perlu adanya persetujuan oleh pihak

tertentu berdasarkan jumlah nominal total harganya. Jika total harga 500 juta

rupiah kebawah maka hanya membutuhkan persetujuan dari General Manager

Logistic & Shipping sedangkan jika total harga melebihi 500 juta rupiah maka

membutuhkan pengecekan dan persetujuan dari Presiden Direktur. Dokumen

Bid

27

Tabulation / MTF ini bisa disetujui maupun tidak. Jika Bid Tabulation /MTF

tidak disetujui maka permintaan terhadap vendor tersebut dapat di batalkan

pembeliannya ataupun dilakukan negosiasi ulang dengan vendor jika

memungkinkan dan pilihan terakhir adalah mencari vendor lain.

Bila saat pengajuan Bid Tabulation atau MTF disetujui maka berlanjut ke

proses berikutnya yaitu proses penerbitan PO. Buyer menerbitkan PO Approval

yang dilampirkan pada PO sementara yang dijadikan satu berserta PR dan

lampiran Quotation untuk diperiksa oleh Internal Controler. Bila PO Approval

disetujui maka PO diterbitkan, bila tidak buyer menginformasikan kepada user

dan vendor bahwa permintaan/ ordernya ter-cancel. Di dalam dokumen PO

terdapat pihak yang harus menandatangani sesuai dengan jumlah nominal total

harga yang tertera dalam dokumen PO. Jika total harga dalam dokumen PO

kurang dari sama dengan 20 juta rupiah maka Manager Logistic & Shipping

yang menandatangani, jika total harga dalam dokumen PO lebih dari 20 juta

rupiah namun tidak lebih dari 500 juta rupiah maka General Manager Logistic &

Shipping yang harus menandatangani. Sedangkan jika total harga dalam

dokumen PO lebih dari 500 juta rupiah maka Presiden Direktur yang harus

menandatangani.

Setelah dokumen PO ditandatangani sesuai dengan penanggung jawab

PO tersebut, bagian Logistic Administration mengupdate data PO yang telah

disetujui pada program AVANTIS. Dari PO yang diapprove dikembalikan

kepada buyer yang bersangkutan agar segera mengirim PO yang berupa

softcopy kepada vendor untuk barang segera diproses. Setelah menunggu

balasan dari vendor yang berupa softcopy yang telah di tanda tangani oleh

pihak vendor kita mengirim hard copy PO kepada vendor yang bersangutan.

Setelah menerima PO asli yang berupa hardcopy ,vendor akan mengirimkan

barang untuk dikirim sesuai dengan perjanjian sebelumnya.

Terdapat dua jenis vendor, Vendor Domestic (lokal) dan Vendor import.

Pada vendor import pihak buyer harus mempersiapkan dokumen legal yang

berupa: NPWP, Izin usaha, API-P, tanda daftar perusahaan. Setelah pihak

buyer mempersiapkan dokumen legal, pihak vendor harus menyiapkan invoice,

packing list dan bill of loading. Bill of loading

28

memiliki 2 (dua) jenis yaitu Airway Bill (AWB) dan Seaway Bill (SWB).

Dokumen Airway Biill digunakan bila menggunakan transportasi udara,

sedangan Seaway Bill ketika menggunakan transportasi laut. Setelah dokumen

yang diperlukan siap, bea cukai mengeluarkan pemberitahuan Import Barang

(PIB), untuk mengetahui jumlah harga yang dibayarkan oleh pihak KPI

terhadap vendor.

Pada vendor domestic tidak ada syarat khusus yang perlu dilakuan.

Barang yang dikirimkan bisa langsung masuk menuju kawasan industri

maupun bisa di kirimikan ke wisma KPI yang nantinya akan diambil oleh kurir

yang sudah bekerja sama dengan KPI. Barang yang sudah diterima diperiksa

oleh user yang bersangkutan dan pihak maintenance, setelah diperiksa item

dibawa kedalam warehouse dan akan di buatkan Material Acceptance Report

(MAR) setelah di lakukan pengecekan kembali dari warehouse.

MAR bertujuan untuk pelaporan hasil inspeksi yang sudah dilakukan

oleh user yang menerima dan dokumen MAR dibuat oleh bagian Inv.

Warehouse dan dapat digunakan untuk mengevaluasi vendor serta penutupan

PO.

3.2. Produk yang Dihasilkan

3.2.1. Produk

Pabrik Amoniak PT. Kaltim Parna Industri memproduksi amoniak cair

anhydrat (tidak mengandung air) yang disimpan dalam tangki pada kondisi

bertekanan. Produksi minimumnya sebanyak 1500 ton per hari. Selain amoniak

pabrik juga menghasilkan CO2 yang akan di-venting dimana proses venting ini

dilakukan untuk menghilangkan gas yang terkandung pada amoniak tersebut

pada kondisi normal. Spesifikasi produk amoniak yang dihasilkan dapat dilihat

pada tabel 3.1

29

Tabel 3.1 Spesifikasi Produk Amoniak dan Karbondioksida

Amoniak Karbondioksida (basis kering)

NH3 Min. 99,9 % Co2 Min. 99,0 %

H2O berat H2 + N2 + CH4 Berat

Minyak Maks. 0,1% Kandungan air Maks. 1 % mol

Tekanan berat Tekanan Jenuh

Suhu Maks. 5 Ppm Suhu 0,27 Kg/cm2 G

berat 40 °C

5 Kg/cm2G

-32 °C

3.2.2. Bahan Baku

Bahan baku utama pabrik amoniak adalah gas alam yang juga

digunakan sebagai fuel. Komposisi komponen-komponen yang ada dalam gas

alam dapat dilihat dalam tabel 3.2

Tabel 3.2 Komposisi Gas Alam

Komponen Komposisi, % vol Komposisi, % vol

(kondisi dasar) (kondisi terburuk)

CH4 88,14 82,668

C2H6 6,49 5,647

C3H8 1,5 3,881

iC410 0,24 0,824

iC4H10 0,32 0,927

iC5H12 0,14 0,350

nC5H12 0,08 0,215

C6H14 0,08 0,414

C02 2,97 5,001

N2 0,04 0,073

Total 100 100

Apabila dalam gas alam terdapat senyawa organik S, maka ditambahkan katalis

Co-Mo. Unsur senyawa utama pembentuk amonia diproduksi dari Hidrogen (H2)

30

yang diperoleh dari steam proses dan hidrokarbon dari gas alam dan Nitrogen

(N2) yang didapat dari udara bebas.

3.3. Proses Produksi

Amoniak dihasilkan dari campuran hidrogen dan nitrogen dengan

perbandingan H2 terhadap N2 sekitar 3 : 1. Selain itu terdapat pula campuran

gas yang mengandung gas inert (gas yang tidak ikut bereaksi) seperti misalnya

argon dan metana yang berasal dari bahan baku dengan kadar tertentu. Secara

umum proses produksi amonia dapat dilihat pada gambar 3.2

Gambar 3.2 Proses Produksi Amonia

3.3.3. Bagian Desulfurisasi

Pada bahan baku gas alam tidak jarang mengandung senyawa sulfur di

atas 10 ppm. Jika ini terjadi maka harus dilakukan proses desulfurisasi karena

bahan katalis yang nantinya akan digunakan sangat sensitif terhadap senyawa

sulfur. Gas alam diambil dan ditekan dengan menggunakan NG booster

compressor (K-0411) dan kemudian dipanaskan di NG Preheater. Gas

kemudian dilewatkan ke bagian desulfuraisasi. Penyerapan sulfur dilakukan di

sulphur absorbser. Setelah didesulfurisasi, kandungan sulfur dalam gas kurang

dari 0,05 ppm. Gambar Mesin Desulfurisasi dapat dilihat pada gambar 3.3

31

Gambar 3.3 Mesin Desulfurisasi

3.3.4. Bagian Reforming

Di bagian reforming, gas hasil desulfurisasi diubah menjadi bahan baku

synthesis gas dengan catalyticreforming campuran hidrokarbon dengan steam

dan penambahan udara. Reaksi reforming meliputi 2 tahap, yaitu reaksi pada

primary refrormer dan secondary reformer.

Pada proses primary reformer campuran hidrokaron dan steam

dipanaskan hingga temperatur 520 °C. Panas yang dibutuhkan untuk reaksi

diperoleh secara radiasi dari sejumlah tungku pembakaran. Pada akhir proses,

senyawa hidrokarbon diubah menjadi hidrogen karbon dan karbon dioksida.

Temperatur gas keluar primary reformer sekitar 790 - 795 °C, yang kemudian

langsung masuk ke secondary reformer.

Di secondary reformer, gas proses dicampur dengan udara. Udara disini

difungsikan untuk menangkap senyawa nitrogen yang akan digunakan sebagai

bahan pelengkap. Pembakaran dengan udara menghasilkan gas dengan suhu

sekitar 1100 - 1200 °C. Kemudian pendinginan gas proses dilakukan di RG

Waste Heat Boiler. Suhu gas keluar dari secondary reformer sekitar 970 °C

dengan suhu minimum reaksi adalah 650 °C. Gambar Mesin Primary Reformer

dan Mesin Secondary Reformer dapat dilihat pada gambar 3.4 dan gambar 3.5.

32

Gambar 3.4 Mesin Primary Reformer

Gambar 3.5 Mesin Secondary Reformer

3.3.5. Bagian CO Shift Conversion

Pada bagian CO conversion ini terdapat 2 tahap utama yaitu High

Temperature CO-Converter dan Low Temperature CO-Converter. Perbedaan

33

mendasar antara keduanya tentunya pada perlakuan suhunya, kemudian juga

jenis katalis yang digunakan.

Pada High Temperature CO-Conversion menggunakan katalis yang

mengandung kromium oksida yang dilapiskan pada besi oksida yang berupa

pallet. Katalis ini dapat digunakan secara terus menerus pada kisaran

temperatur 320 - 500 °C.

Pada Low Temperature CO-Conversion katalis yang digunakan

mengandung oksida dari tembaga, seng, dan kromium atau alumunium.Katalis

ini digunakan pada suhu sekitar 150 - 200 °C.

Tujuan utama dari proses CO Shift Conversion ini adalah mengubah CO

menjadi CO2. Gambar Mesin CO Shift Conversion dapat dilihat pada gambar

3.6.

Gambar 3.6 Mesin CO Shift Conversion

3.3.6. Bagian CO2 Removal Bagian utama sistem ini yaitu CO2absorbser, CO2stripper. CO2

dihilangkan dengan proses MDEA . Pelarut yang digunakan yaitu aMDEA 03

yang mampu mengabsorbsi CO2. Larutan ini mengandung 37 % berat MDEA, 3

% berat piperazine (berfungsi sebagai zat aktif yang akan meningkatkan

kecepatan transfer massa CO2 dari gas ke cair). Pada CO2 absorbser, gas CO2 diambil dengan countercurrent dua tingkat. Pada tingkat pertama zat

pengabsorpsi yang dipakai adalah larutan semi-lean (MDEA yang mengandung

sedikit CO2). Pada tingkat kedua dimasukan larutan lean (MDEA) (mengandung

34

sangat sedikit CO2).Reaksi absorpsi berlangsung eksotermis, sehingga larutan

lean yang awalnya bersuhu sekitar 50 °C dan larutan semi lean yang awalnya

bersuhu sekitar 72 °C akan naik suhunya sampai 81 °C

Secara umum pada CO2absorbser berfungsi menyerap unsur karbon

monoksida (CO) dan karbon dioksida (CO2) yang akan merusak katalis dalam

reaktor amonia. Kemudian sisa larutan aMDEA yang telah digunakan untuk

menyerap unsur CO dan CO2 masih bisa digunakan lagi maka dari itu pada CO2

Stipper larutan aMDEA dipisahkan dari CO2 dengan menyemburkan uap panas

agar CO2 terbawa dan dikeluarkan melalui cerobong asap. Gambar Mesin

CO2Removal dapat dilihat pada gambar 3.7.

Gambar 3.7 Mesin CO2 Removal

3.3.7. Bagian Metanasi

Langkah terakhir penyiapan gas adalah metanasi, yaitu proses dimana

semua sisa oksida karbon diubah menjadi metana. Sebelum masuk ke unit

utama pembuatan amonia yaitu pada reaktor amonia, maka karbon monoksida

dan karbon dioksida yang masih tersisa direaksikan kembali ke dalam unit

metanasi, supaya gas yang akan masuk kedalam reaktor amonia benar-benar

murni dan menghasilkan amonia dengan tingkat efisien yang tinggi. Pada

operasi normal, suhu masuk metanator adalah 290 °C. Gas hasil proses dari

CO2absorbser dipanaskan sampai suhu tersebut melalui methanator heat

exchanger dan methanator trim heater. Kenaikan suhu harus sekitar 25 °C,

yang bersesuaian dengan suhu keluar methanator 315 °C. Gas kemudian

didinginkan

35

sampai suhu sekitar 76 °C. Unsur CO dan CO2 direaksikan dengan unsur H2

sehingga menjadi CH4, H2 dan N2. Gambar Mesin Metanasi dapat dilihat pada

gambar 3.8.

Gambar 3.8 Mesin Metanasi

3.3.8. Bagian NH3Converter Pada tahap pengkonversian unsur N2 dan H2 diubah menjadi amonia

(NH3). Hanya 30 % dari keseluruhan massa unsur yang dapat terkonversi.

Sisanya yang tidak terkonversi, di proses kembali ke converter setelah amonia

produk dipisahkan dalam bentuk cair. Setelah gas melewati proses konversi,

selanjutnya gas akan didinginkan sampai suhu dimana amonia akan

terkondensasi. PT. Kaltim Parna Industri sendiri menggunakan rasio H2 dan N2

dalam proses konversi yaitu sebesar 3 : 1. Rasio ini memiliki keuntungan yaitu

produksi amonia akan menghasilkan panas sehingga mempercepat sirkulasi

gas dan mempercepat pula reduksi katalis, selain itu air yang terbentuk selama

proses pengaktifan dapat terambil dari gas yang bersirkulasi karena terlarut

dalam amonia, hal ini penting karena air merupakan racun bagi katalis. Gambar

mesin NH3Converter dapat dilihat pada gambar 3.9.

36

Gambar 3.9 Mesin Amonia Converter

3.3.9. Bagian Refrigerasi

Tujuan utama dari bagian refrigerasi adalah mengubah unsur amonia

(NH3) hasil dari proses NH3 converter yang masih berwujud gas menjadi amonia

(NH3) yang berwujud cair. Proses pengubahan unsur amonia (NH3) berwujud

gas menjadi amonia (NH3) yang berwujud cair dilakukan dengan cara

mendinginkan suhu udara hingga menjadi - 33 °C sehingga unsur gas dapat

mengembun dan menjadi cairan. Setelah menjadi cairan selanjutnya amonia

cair disimpan ke dalam tangki penyimpanan. PT. Kaltim Parna Industri

mengubah amonia dari bentuk gas menjadi bentuk cair agar perusahaan

mampu menghemat ruang penyimpanan, hal ini disebabkan karena unsur gas

adalah menempati seluruh ruang yang menyebabkan tekanan dalam tangki ikut

besar sehingga membutuhkan tangki berukuran besar jika ingin menjaga

tekanan tangki tetap stabil. Berbeda dengan gas , jika amonia disimpan dalam

bentuk cair maka membutuhkan ruang tangki penyimpan akan relatif lebih kecil.

Namun sifat unsur amonia sendiri adalah mudah menguap sehingga meskipun

sudah diubah dalam bentuk cair namun amonia bisa berubah kembali menjadi

bentuk gas. Oleh karena itu PT. Kaltim parna menyiapkan beberapa pengaman

agar tekanan dalam tangki tidak meningkat disebabkan oleh penguapan amonia

yaitu dengan sistem boil of gas, flare, dan buka tutup katup. Gambar tangki

refrigerasi dapat dilihat pada gambar 3.10

37

Gambar 3.10 Tangki Refrigerasi

3.4. Fasilitas Produksi

3.4.1. Distributed Control Sistem (DCS)

Sistem pengoperasian pabrik di PT. Kaltim Parna Industri sudah cukup

canggih. Kondisi operasi pabrik dikontrol oleh operator di control room secara

terpusat menggunakan DCS, namun tidak semua alat dapat diatur dari control

room, misalnya ada beberapa alat yang harus dioperasikan dari lapangan.

PT. Kaltim Parna Industri menggunakan DCS dari Yokogawa dengan

sistem double monitor yang akan mempermudah operator dalam

mengoperasikan pabrik. Dengan adanya double monitor ini, operator bisa

langsung memonitor trend perubahan kondisi operasi saat mengoperasikan

pabrik.

38

Gambar 3.11 Tampilan Layar DCS

3.4.2. Process History Data (PHD)

Pencatatan data kondisi operasi tidak hanya dilakukan secara manual

oleh operator tetapi juga secara otomatis dengan bantuan PHD (Process

History Data) dari Honeywall. Instalasi PHD di PT. Kaltim Parna Industri dibuat

link dengan DCS sehingga kondisi operasi yang terukur pada instrumen di

pabrik akan tercatat dan tersimpan oleh PHD. Bahkan data akan tercatat setiap

5 detik.

Pambacaan data yang tersimpan di PHD cukup mudah karena tidak

perlu alat khusus, cukup dengan komputer yang mempunyai software

uniformance. Software ini cukup user friendly sehingga cukup mudah untuk

melihat kondisi operasi atau trend perubahan kondisi operasi instrument pada

saat tertentu maupun untuk interval waktu tertentu. Instalasi PHD ini akan

sangat membantu dalam hal pelacakan sumber permasalahan sehingga setiap

ada masalah dapat langsung diselesaikan dengan cepat dan akurat.

39

Gambar 3.12 Tampilan Layar PHD untuk Aliran NG di PKB

3.4.3. Laboratorium

Analisis gas maupun cairan dapat dilakukan di Laboratorium PT. Kaltim

Parna Industri. Metode dan peralatan yang digunakan sudah cukup canggih

sehingga analisis dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Alat yang

digunakan misalnya Gas Chromatography, UV/Vis Spectrophotometer, Atomic

Absorbtion Spectrophotometer, dan lain-lain.

3.4.4. Jetty

Sebagian besar produk ammonia yang dihasilkan diekspor dengan

menggunakan kapal. Oleh karena itu, dibuat fasilitas jetty di sebelah selatan

komplek pabrik. Perairan di selatan pabrik tidak terlalu dalam sehingga perlu

dilakukan penggalian agar kapal yang masuk tidak menabrak dasar laut. PT.

Kaltim Parna Industri memiliki fasilitas jetty 35.000 DWT yang cukup memadai.

Fasilitas ini dilengkapi dengan ammonia loading arm,escape way, gang way,

sirine, shower, fender, pemisah dan pengencer NH3.

40

Gambar 3.13 Loading Arm

41

BAB 4

TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA

4.1. Lingkup Pekerjaan

Dalam pelaksanaan kerja praktek di PT. Kaltim Parna Industri, penulis di

tempatkan di Departemen Procurment & Shipping, di bawah pengawasan bapak

Haryanto, selaku Logistic& Shipping Manager. Penulis ditugaskan untuk

membantu tugas dari divisi Logistic yaitu untuk membantu dalam mengarsipkan

file Purchase Order¸ penilaian vendor, pembuatan PO dan aktivitas lain serta

mengamati kegiatan atau aktivitas yang terjadi di departemen tersebut. Selama

pelaksanaan kerja praktek, penulis telah dibimbing dan dibantu oleh :

1. Bapak Haryanto, selaku Logistic & Shipping Manager yang telah

membantu dalam menjelaskan Proses bisnis serta sistem organisasi

pada departemen Logistic & Shipping.

2. Bapak Wahyono Adhi, selaku Logistic Superintendent sekaligus

pembimbing kerja praktek yang telah membantu dalam menjelaskan

tugas pada divisi Logistic dan memfasilitasi dalam pengambilan data.

3. Bapak Edi Susanto, selaku atasan dan Supervisior yang membantu

dalam pembuatan laporan dan pemberi arahan pekerjaan pada divisi

Logistic.

4. Bapak Widi Pahala dan Ibu Arifah Priestiwi, selaku atasan dan Buyer

yang membantu dalam pengumpulan data kerja praktek.

5. Bapak Agus Jaya, selaku atasan yang membantu dalam penjelasan

pengurusan administrasi didivisi Logistic.

6. Ibu Arifah Priestiwi, selaku Buyer-I yang telah membantu dalam hal

penjelasan pembuatan dokumen Purchase Order.

7. Bapak Widi Pahala, selaku Buyer-II yang membantu dalam hal

penjelasan penilaian kualitas vendor.

8. Bapak Lias sebagai, selaku Buyer-III yang menjelaskan mengenai

pembuatan Surat Perintah Kerja serta dalam pembuatan Bid Tab.

9. Bapak Rani, bapak Hermian Lubis dan bapak Ahmad Sayti G., selaku

pekerja Shipping yang sudah memberikan pengetahuan tentang

pengapalan.

10. Bapak Harun, selaku HRD yang membantu dalam hal administrasi kerja

praktek.

42

4.2. Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Pekerjaan

Penulis di tempatkan di bagian Logistic pada departemen Logistic and Shipping.

Dalam departemen Logistic penulis bertanggung jawab untuk melakukan

pendistribusian dokumen Purchase Request maupun Purchase Order, Peng-

update-an data PR, pembuatan Purchase Order material, Penutupan Purchase

Order, penilaian vendor. Sedangkan wewenang yang diberikan kepada penulis

antara lain:

a. Penulis diperbolehkan untuk mengamati secara langsung kegiatan

atau aktivitas yang terjadi

b. Penulis diperbolehkan untuk berkomunikasi atau bertanya kepada

pembimbing apabila ada hal yang tidak dipahami dari proses yang

terjadi.

c. Penulis diperbolehkan untuk mengambil data yang diperlukan.

4.3. Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan

Langkah-langkah pengerjaan tugas yang diberikan pada Departemen

Logistic &Shipping dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut.

4.4. Hasil Pekerjaan

4.4.1. Penginputan Data Kualifikasi Vendor ke sistem

Penulis mendapatkan tanggung jawab dalam melakukan

pendistribusian dokumen yang merupakan tugas Logistic Admin.

Terdapat 3 (tiga) dokumen yang harus distribusikan yaitu: Material

Acceptance Report, Purchase Order, Purchase Request.

43

Mulai

Mempelajari proses bisnis pengadaan

barang

Pembuatan dokumen pada

sistem AVANTIS

Melakukan pendistribusian

dokumen

Pembuatan PO, penutupan PO dan penilaian

vendor

Melakukan konsultasi kepada pembimbing lapangan

Membuat

laporan Selesai

4.4.1.1. Distribusi PR

Pada saat melakukan pendistribusian Purchase Request (PR),

yang perlu dilihat pertama adalah jenis barangnya. Bila barang

tersebut merupakan barang stock item maka perlu di distribusikan

terlebih dahulu kepada Logistic Superintendent, dan Logistic &

Shipping Manager.

yang membedakan PR barang langsung dan stock item dapat

dilihat pada item type.

Setelah paraf lengkap, baik stock maupun direct item,

dilakukan update data ke sistem AVANTIS, sistem ini

merupakan sistem yang sudah terintregasi dan dapat akses

oleh semua karyawan KPI.

Gambar 4.1. Menu Utama Sistem AVANTIS

Langkah peng-update-an dengan menggunakan sistem

AVANTIS: pilih bagian menu edit yang ada pada Tool Bar,

edit digunakan untuk mengubah konten yang ada didalam

sistem. pilih menu view dan pilih requisition adds-ons dan

tambahkan approve dan isi sesuai tanggal pengerjaan

Purchase Order. Dokumen yang sudah lengkap dan sudah di

periksa, di scan lalu dimasukkan dalam sistem

AVANTIS.Setelah itu di distribusikan ke buyer yang telah di

tunjuk.

44

Gambar 4.2. PR Setelah di Approve

4.4.1.2. Distribusi PO

Dalam pengiriman Purchase Order, terlebih dulu muncul PO –

Approval yang sebelumnya telah di tanda tangani oleh internal

Controller dan Logistic & Shipping Manager, bila item yang

dibeli lebih dari harga 20 juta maka perlu ada dokumen Bid

Tabulation atau MTF yang memerlukan paraf General

Manager logistic dan Direksi user terkait, karena jarak yang

cukup jauh dokumen Bid Tabulation dan MTF dikirim

menggunakan kurir, dan pada setiap pengiriman (dokumen

keluar ) diperlukan pembukuan.

45

Gambar 4.3. Pembukuan

Bila harga diatas dari 1 Miliar, pihak admin harus mengirimkan

PO- Approval ke Jakarta untuk di tanda tangani dan diperiksa

oleh Presiden Direktur KPI.

PO yang sudah melalui proses konfirmasi di-scan dan dikirim

hard copy-nya kepada vendor.

4.4.1.3. Distribusi MAR

MAR (Material Acceptance Report) yang diterima dari Inv-

Warehouse, dan telah di close PO dan diparaf oleh Manager

Logistic & Shipping, MAR dikembalikan ke Inv-Warehouse

dan dilakukan pembukuan.

4.4.2. Pembuatan Purchase Order

Purchase Request (PR) yang telah melalui proses Approval dapat

dilanjutkan dengan pembuatan Purchase Order (PO). Dalam

pembutan Purchase Order PT.KPI menggunakan sistem AVANTIS.

PO yang dibuat terlebih dahulu diteliti, agar dalam pembuatan surat

penawaran tidak salah spesifikasi atau jumlah yang dibutuhkan,

46

tidak hanya itu bila pada PR terdapat estimation cost bisa menjadi

acuan saat negosiasi harga.

Tidak hanya itu, dengan PR dapat memberi buyer informasi berupa

departemen yang mengeluarkan PR, jenis barang yang ingin dibeli,

user yang memerlukan dan nomor PR.

Gambar 4.4. Contoh PR

Langkah selanjutnya yang dilakukan buyer adalah mencari vendor

yang menjual barang yang diperlukan dengan menggunakan sistem

AVANTIS, yaitu dengan cara membuka KPI-Purchase Orders dan

memilih menu filter, lalu isi material yang dicari pada bagian item

Description.

47

Gambar 4.5. Filter Pencarian

Setelah itu tekan Ok dan untuk menampilkan hasil pencarian data

masa lalu barang yang ingin dibeli. Harga, vendor dan tanggal

pembelian lengkap akan muncul, dari hasil yang didapat akan

memudahakan buyer untuk mencari dan memilih vendor yang

terbaik,

Gambar 4.6. Hasil Filter Pencarian

48

setelah memperoleh data vendor, buyer membuat Letter of Inquiry,

yaitu undangan resmi dari perusahaan untuk menyampaikan

penawaran sehubungan dengan permintaan pengadaan barang,

dalam Letter of Inquiry dicantumkan semua informasi mengenai

kebutuhan pengadaan barang spesifikasi material yang belum

tertuang pada PR, Letter of Inquiry dikirim dengan melampirkan PR

Gambar 4.7. Letter of Inquiry

Setelah mengirim email berisi Letter of Inquiry, buyer akan menerima e-

mail balasan yang berupa Quotation yang berisi penawaran dari vendor

kepada perusahaan sebagai respon dari letter of inquiry.

49

Gambar 4.8. Quotation

Dari penawaran yang diberikan buyer akan melakukan proses

negosiasi harga agar mencapai harga terbaik. Harga dibagi menjadi

3 yaitu harga dibawah 20 juta, harga antara 20 sampai 500 juta dan

harga lebih dari 500 juta. Bila harga dibawah 20 juta maka bisa

diproses untuk pembuatan POnya. Bila harga lebih dari 20 dan

sampai dengan 500 juta atau lebih dari 500 juta buyer perlu

membuat MTF atau Bid Tabulation. Buyer membuat MTF bila harga

tidak berubah dari penawaran terakir, bila penawaran berubah

menjadi lebih mahal, buyer wajib membuat Bid Tabulation dan

memilih lebih dari 1 vendor sebagai pembanding harga dan

spesifikasi yang dibutuhkan.

50

Gambar 4.9. Memo To File

51

Gambar 4.10. Bid Tabulation

Bila user yang membutuhkan sudah memilih vendor mana yang

cocok dengan spesifikasi maka buyer bisa menuju ketahap

berikutnya yaitu pembuatan PO. Langkah awal yang dilakukan

adalah membuka menu AVANTIS dan memilih opsi KPI- Purchase

Orders

52

Gambar 4.11. Menu KPI- Purchase Orders

Langkah awal adalah menu New untuk membuat PO baru dan

akan terlihat sebagai contoh diatas. Pada New number akan

menjadi nomor PO yang kita buat dan tekan Ok, dan akan

muncul menu sebagai berikut:

53

Gambar 4.12. KPI- Purchase Orders sub Menu General

Pada menu ini beberapa hal perlu di isi yaitu : Title, Order form,

Buyer, dan Ordered on. Pada sistem avantis bila sudah mengisi

kolom order form maka kolom vendor name dan invoicing site akan

otomatis tertulis. Setelah data telah di isi lalu tekan tombol add line.

54

Gambar 4.13. Add Line

Pada kolom Request Line, isi dengan nomor PR yang ingin dibuat

PO-nya, dan isikan Line sesuai urutan barang yang dipesan. Line

adalah urutan material pada lembaran PR yang ingin dipesan. Bila

mengisi angka satu maka spesifikasi material nomor 1 serta

estimasi harganya yang akan keluar secara otomatis. Setelah itu

laukan pengecekan apakah sesuai spesifikasi atau tidak, juga untuk

penambahan material bila diperlukan penambahan, langkah

selanjutnya memasukan harga yang ditawarkan oleh vendor.

55

Gambar 4.14. Tab Deliver To

Pada tab ini yang perlu diisi adalah pengimputan tanggal Deliver by

,Request by, Deliver To, When Delivered Notify. Untuk

pengimputan tanggal Deliver by dan Request by. Masukkan tanggal

vendor berjanji akan mengirim barang ditambakan 1 minggu untuk

ekstimasi vendor dalam pelengkapan dokumen. Menu Deliver To,

disi sesuai perjanjian sampai mana atau lokasi vendor dapat

mengirimkan item tersebut, When Delivered Notify ditujukan

kepada user pemesan barang.

56

Gambar 4.15. Pengimputan Tax

Setelah itu berlanjut ke tab Taxes, dan tekan add bila vendor

merupakan vendor dalam negri dan diisi sesuai dengan pajak

dalam negri yaitu 10% dari harga aslinya. Bila sudah tekan menu

enable editing untuk menyimpan Line yang sudah kita kerjakan ini.

Gambar 4.16. Menu Enable Editing

Maka akan muncul kembali ke menu tampilan utama yaitu

Purchase Order sub menu general, bila barang yang ingin dibeli

lebih dari 1 Line, kembali dilakukan prosedur penambahan Line.

Langkah berikutnya tekan sub bar Condition untuk memasukan

ketentuan waktu pembayaran, tujuan akhir pengiriman dan waktu

pengiriman sampai sesuai dengan penawaran pada dokumen

Quotation.

57

Gambar 4.17. Menu Condition Details

Hal yang perlu diperhatikan adalah pada bagian condition details

yang terdiri dari Condition Grup dan Condition. Condition Grup

memiliki tiga pilihan yaitu Delivery Point, Payment Term dan

Delivery Term. langkah awal adalah Delivery Point adalah kolom

dimana tujuan akhir dari barang yang kita beli, bila dalam surat

penawaran hanya menyanggupi untuk di pelabuhan di Balikpapan,

maka pilih Condition pelabuhan, bila menyanggupi untuk sampai di

kawasan industri KPI maka pilih Franco KPI Bontang, kolom

Condition masih mempunyai tujuan-tujuan lainnya. Selanjutnya

Payment Term merupakan perjanjian pembayaran barang yang

ingin dibeli, penawaran pembayaran yang terbaik adalah dengan

memilih Condition 30 hari setelah menerima MAR. Dan yang

terakhir adalah Delivery Term bertujuan untuk menentukan kapan

barang akan sampai di warehouse.

58

Gambar 4.18. Menu Akhir Conditions

Pada Sub menu Description digunakan untuk memberikan catatan

penting tentang material yang ingin dibeli.

Gambar 4.19. Menu Description

Setelah diteliti dan dilakukan pengecekan kembali, buyer bertugas

untuk mencetak PO Approval. PO Approval adalah dokumen

persetujuan penerbitan PO kepada vendor yang ditanda tangani

oleh pihak Internal Controller sebagai pemegang saham KPI, pihak

Internal Controller berhak untuk pengecekan harga, yang akan

berujung pada diterima atau tidaknya pembuatan PO dari buyer.

59

Bila dari pihak Internal Controller memiliki saran atau

mempertanyakan PO yang akan dibuat, pihak buyer harus merivew

PO atau membuat surat penawaran baru.

PO juga harus ikut terlampir dalam pendistribusian KPI-PO

Approval dan jika telah ditanda tangani oleh pihak pihak yang

bersangkutan, maka PO akan di kirimkan ke vendor.

Gambar 4.20. Menu Print

Gambar 4.21. KPI PO Approval

60

Gambar 4.22. Purchase Order

Gambar 4.23. Purchase Order lanjutan

61

4.4.3. Penutupan Purchase Order

Pada penutupan purchase order dilakukan saat setelah menerima

Material Acceptance Report yang telah di distribusikan oleh admin.

MAR yang didapat dipastikan kelengkapan dokumennya, yaitu ada

tidaknya Delivery Order yang dilampirkan oleh vendor dan sebagai

bukti pengiriman barang.

Gambar 4.24. Material Acceptance Report

62

Gambar 4.25. Delivery Order

MAR yang sudah buyer terima diperhatikan kembali nomor PO-nya

untuk langkah penutupan awal. Buka KPI- Purchase Order lalu cari

PO yang ingin di close dengan melihat nomor PO pada MAR.

Sebelum melakukan close PO, diwajibkan untuk memberikan

evaluasi pada vendor dengan cara membuka PO yang ingin di

evaluasi pilih kolom tab report card dan pilih new maka akan

muncul interface baru.

63

Gambar 4.26. Menu Report Card

Pada Report Card tertulis draft Karena PO belum di lakukan evaluasi

vendor dan belum melalui tahap finalize. Isi judul penutupan PO dan

hasil evaluasi vendor dari PO berapa. Selanjutnya menuju tab ratings

untuk memberikan nilai pada vendor.

Gambar 4.27. Interface Report Card

Pada pilihan add tambahkan penilaian terhadap vendor. Pada

pilihan indication mempunyai beberapa opsi: Delivery Time, Inquiry

Response, ISO & SMK3 Implem, Payment Term, Price, Quality and

64

Specification. Cara memberikan penilaian untuk Delivery Time dengan

perbandingan waktu barang datang dan diterima oleh warehouse

dengan perjanjian pada PO. Penilaian Inquiry Response dengan

melihat kapan vendor mengirimkan Quotation sebagai email balasan

atau renspon dari Letter of Inquiry yang dikirim buyer. ISO & SMK3

Implem bernilai bagus bila barang yang dibeli sudah memiliki standard

ISO. Payment Term dinilai dari pembayaran, bila pada PO tercantum

30 hari setelah menerima MAR maka itu merupakan hasil terbaik. Price

dinilai dengan barang yang dibeli sudah memalui proses negosiasi dan

mendapatkan harga terbaik. Quality and Specification dapat dinilai dari

barang yang diterima, apakah terdapat cacat hingga perlu di lakukan

pengembalian kembali pada vendor atau memiliki kondisi yang baik.

Untuk melakukan penutupan penilaian vendor tekan tombol finalize

Gambar 4.28. Penyelesaian Vendor Performance

Bila sudah melakukan vendor Performance langkah berikutnya

adalah Close PO.Langkah yang dilakukan adalah membuka sistem

AVANTIS dan memilih opsi Reciept Transaction WorkSheet untuk

penutupan PO

65

Gambar 4.29. AVANTIS Function

Pada Reciept Transaction WorkSheet buyer mengisi PO mana yang

akan di close maka akan terotomatis membuka vendor mana yang

digunakan untuk pengadaan barang untuk material PO tersebut. Pada

kolom Packing Slip di tulis nomor DOnya, semua informasi yang

dibutuhkan untuk pengisian Reciept Transaction Work Sheet sudah

tercantum semua di MAR yang diterima. Nomor MAR diinput pada

kolom Number setelah itu tekan Display Line yang nantinya akan

memperlihatkan item apa saja yang diterima apakah sudah sesuai

dengan MAR yang ada, dengan cara memperhatikan jumlah yang

masuk sudah sesuai atau belum. Bila pengisian sudah benar maka

tekan Post All untuk penyelesaian Close PO.

66

Gambar 4.30. Reciept Transaction WorkSheet

67

BAB 5

KESIMPULAN

5.1. Kesimpulan

PT. Kaltim Parna Industri merupakan perusahaan pada bidang

manufaktur bahan kimia yang memproduksi amonia cair yang berasal dari gas

alam. Hasil yang didapatkan penulis selama melaksanakan kerja praktek di

PT.Kaltim Parna Industri adalah :

1. Selama pelaksanaan kerja praktek yang telah di lakukan pada PT. Kaltim

Parna Industri, penulis ditempatkan oleh HRD di departemen logistic &

shipping. Aktivitas yang penulis lakukan dalam departemen logistic &

shipping ini adalah melakukan kegiatan pengadaan barang dan jasa, tetapi

penuis lebih berfokus pada pengadaan barang.

2. Pada proses pengadaan Barang yang terjadi di departemen logistic &

shipping PT.Kaltim Parna Industri telah menggunakan sistem AVANTIS

dimana AVANTIS ini merupakan sistem yang telah terintegrasi. Sistem

pada AVANTIS juga telah terhubung dengan semua departement yang ada

di PT.Kaltim Parna Industri untuk membantu perusahaan dalam melakukan

aktivitas di setiap departemennya.

3. Sistem AVANTIS memiliki tujuan dalam mempermudah komunikasi antar

departemen agar dalam pengerjaannya cepat dan teratur karena hampir

semua informasi tersimpan pada server yang bisa dilihat oleh semua

pekerja.

5.2. Saran

1. Pada departmen logistic & shipping seharusnya mulai menerapkan sistem

seperti kanban sehingga dapat meminimalkan tindakan wasting time

seperti menanyakan pada karyawan lain mengenai kondisi dokumen

apakah sedang dalam proses, revisi, atau telah selesai untuk pengadaan

Jasa.

2. Pada pengadan barang seharusnya perlu di lampirkan gambaran atau foto

dari barang yang ingin di lakukan pengadaan sehingga barang yang di

proses minim dari kesalahan spesifikasi yang di minta.

68