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L’archivage L’archivage au Conseil général au Conseil général de la Haute-Vienne de la Haute-Vienne
Archives départementales de la Haute-VienneArchives départementales de la Haute-Vienne
16 octobre 2008
Déménagement : Déménagement : proposition de méthodeproposition de méthode
en 6 étapesen 6 étapes
Ces différentes étapes seront développées Ces différentes étapes seront développées au cours des réunions ultérieures. au cours des réunions ultérieures.
Première étapePremière étape
RÉUNIR RÉUNIR
LA RÉGLEMENTATION LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUEARCHIVISTIQUE
1. RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION 1. RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE ARCHIVISTIQUE
Elle fixe :Elle fixe :
- les durées légales de conservation des - les durées légales de conservation des documentsdocuments
- leur sort final (versement ou élimination)- leur sort final (versement ou élimination)
Et les services pour lesquels il n’existe pas Et les services pour lesquels il n’existe pas de réglementation ?de réglementation ?
2e étape2e étape
REPERER REPERER
LES ELIMINABLES LES ELIMINABLES
EN MASSEEN MASSE
2. REPERER LES ELIMINABLES 2. REPERER LES ELIMINABLES EN MASSEEN MASSE
Il s’agit d’éliminations particulièrement Il s’agit d’éliminations particulièrement « rentables » : « rentables » : catégories de documents facilement catégories de documents facilement identifiables et localisables, qui prennent identifiables et localisables, qui prennent beaucoup de place et qui paraissent beaucoup de place et qui paraissent pouvoir être éliminées.pouvoir être éliminées.
vérifier la réglementationvérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect procéder à ces éliminations dans le respect
de la procédure.de la procédure.
33ee étape étape
FAIRE UN RÉCOLEMENTFAIRE UN RÉCOLEMENT
(ÉTAT DES LIEUX)(ÉTAT DES LIEUX)
3. FAIRE UN RÉCOLEMENT3. FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX)(ÉTAT DES LIEUX)
localiser les documents existantslocaliser les documents existants les identifierles identifier déterminer leur sort en fonction de la réglementationdéterminer leur sort en fonction de la réglementation
Etape déterminante pour la suite des opérations : si elle est Etape déterminante pour la suite des opérations : si elle est réalisée avec soin les autres étapes seront nettement réalisée avec soin les autres étapes seront nettement facilitées. facilitées.
Et si le service ne peut pas dégager les moyens humains Et si le service ne peut pas dégager les moyens humains nécessaires ? nécessaires ?
Cette étape sera développée lors d’une réunion ultérieureCette étape sera développée lors d’une réunion ultérieure
44ee étape étape
PROCÉDER PROCÉDER
AUX ÉLIMINATIONSAUX ÉLIMINATIONS
4. PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS4. PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS
Le récolement permet de repérer facilement les Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être éliminés.documents qui peuvent être éliminés.
vérifier la réglementationvérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procéder à ces éliminations dans le respect de la
procédure.procédure.
55ee étape étape
PROCEDER PROCEDER
AUX VERSEMENTSAUX VERSEMENTS
5. PROCEDER AUX VERSEMENTS5. PROCEDER AUX VERSEMENTS
Le récolement permet de repérer facilement les documents Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être versés.qui peuvent être versés.
vérifier la réglementationvérifier la réglementation procéder au versement.procéder au versement.
66ee et dernière étape et dernière étape
PRÉPARER LE PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENTDÉMÉNAGEMENT
6. PRÉPARER LE 6. PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENTDÉMÉNAGEMENT
Le volume de documents à déménager est désormais très Le volume de documents à déménager est désormais très réduit. Il reste donc :réduit. Il reste donc :
à distinguer les dossiers d’utilisation fréquente (qui devront à distinguer les dossiers d’utilisation fréquente (qui devront rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la salle de préarchivage ;salle de préarchivage ;
à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une même catégorie de documents se trouve dispersée ;même catégorie de documents se trouve dispersée ;
à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de documents dans la salle d’archives ;documents dans la salle d’archives ;
à éditer des lots d’étiquettes comportant l’intitulé du à éditer des lots d’étiquettes comportant l’intitulé du service et un numéro d’ordre pour une remise en place service et un numéro d’ordre pour une remise en place ordonnée dans les nouveaux locaux.ordonnée dans les nouveaux locaux.
Proposition de calendrier
été 2008
fin 2008
1er sem. 2009
2e sem. 2009
1er sem. 2010
Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré
d’archives
été 2008
fin 2008
1er sem. 2009
2e sem. 2009
1er sem. 2010
Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré
d’archives
été 2008 mesure du métrage
fin 2008
1er sem. 2009
2e sem. 2009
1er sem. 2010
Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré
d’archives
été 2008 mesure du métrage
fin 2008repérage des éliminables en
masse
1er sem. 2009
2e sem. 2009
1er sem. 2010
Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré
d’archives
été 2008 mesure du métrage
fin 2008repérage des éliminables en
masse
1er sem. 20091/ éliminations de masse
2/ état des lieux ou « récolement »
2e sem. 2009
1er sem. 2010
Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré
d’archives
été 2008 mesure du métrage
fin 2008repérage des éliminables en
masse
1er sem. 20091/ éliminations de masse
2/ état des lieux ou « récolement »
2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant )
1er sem. 2010
Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré
d’archives
été 2008 mesure du métrage
fin 2008repérage des éliminables en
masse
1er sem. 20091/ éliminations de masse
2/ état des lieux ou « récolement »
2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant )
1er sem. 2010
1/ versement (ou semestre précédent)
2/ préparation du déménagement
Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré
d’archivespour un service qui est
« à jour »
été 2008 mesure du métrage mesure du métrage
fin 2008repérage des éliminables en
masse
1er sem. 20091/ éliminations de masse
2/ état des lieux ou « récolement »
2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant )
1er sem. 2010
1/ versement (ou semestre précédent)
2/ préparation du déménagement
Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré
d’archivespour un service qui est
« à jour »
été 2008 mesure du métrage mesure du métrage
fin 2008repérage des éliminables en
masse
processus habituel1er sem. 20091/ éliminations de masse
2/ état des lieux ou « récolement »
2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant )
1er sem. 2010
1/ versement (ou semestre précédent)
2/ préparation du déménagement
Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré
d’archivespour un service qui est
« à jour »
été 2008 mesure du métrage mesure du métrage
fin 2008repérage des éliminables en
masse
processus habituel1er sem. 20091/ éliminations de masse
2/ état des lieux ou « récolement »
2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant )
1er sem. 2010
1/ versement (ou semestre précédent)
2/ préparation du déménagement
préparation du déménagement
Archives courantesArchives courantesArchives intermédiairesArchives intermédiaires
Archives définitivesArchives définitives
Qu’est-ce à dire ?Qu’est-ce à dire ?
les archives courantes : les archives courantes :
les archives intermédiaires :les archives intermédiaires :((« préarchivage »« préarchivage »))
les archives définitives :les archives définitives :
photo des Archives photo des Archives départementales départementales de la Haute-Vienne de la Haute-Vienne
C. FINANCES.C. FINANCES.Budget primitif et modificatif Budget primitif et modificatif 10 ans10 ans conserverconserver
Budgets de production, de co-Budgets de production, de co-production et de co-réalisation production et de co-réalisation de spectaclesde spectacles
10 ans10 ans conserverconserver
Pièces justificatives (billetterie, Pièces justificatives (billetterie, factures, relevés bancaires...) factures, relevés bancaires...)
jugemenjugement des t des comptes comptes + 1 an+ 1 an
détruiredétruire
Documents comptables Documents comptables (journaux, grand livre, balances(journaux, grand livre, balances
idemidem tritri ne conserver ne conserver que le grand que le grand livrelivre
Le tableau d’archivage indique la D.U.A.des documents
C. FINANCES.C. FINANCES.Budget primitif et modificatif Budget primitif et modificatif 10 ans10 ans conserverconserver
Budgets de production, de co-Budgets de production, de co-production et de co-réalisation production et de co-réalisation de spectaclesde spectacles
10 ans10 ans conserverconserver
Pièces justificatives (billetterie, Pièces justificatives (billetterie, factures, relevés bancaires...) factures, relevés bancaires...)
jugemenjugement des t des comptes comptes + 1 an+ 1 an
détruiredétruire
Documents comptables Documents comptables (journaux, grand livre, balances(journaux, grand livre, balances
idemidem tritri ne conserver ne conserver que le grand que le grand livrelivre
Le tableau d’archivage indique si les documents ayant atteint leur D.U.A.
doivent être doivent être conservésconservés ou peuvent être ou peuvent être éliminéséliminés
Les documents à conserver
sont versés aux Archives
Les documents à conserver
sont versés aux Archives
Bordereau de versement
+ documents
Les documents à éliminer
Les documents à éliminer
Bordereau
d’élimination
sont éliminés
Les documents à éliminer
Bordereau
d’élimination
sont éliminés
Le rôle du correspondant Le rôle du correspondant archivesarchives
Il a pour mission, sous l’autorité de son chef de service, de Il a pour mission, sous l’autorité de son chef de service, de suivre les questions relatives aux archives de son service, suivre les questions relatives aux archives de son service, en liaison avec les Archives départementales. En en liaison avec les Archives départementales. En particulier :particulier :
il prépare, organise ou coordonne les versements et les il prépare, organise ou coordonne les versements et les éliminationséliminations
il informe son service des évolutions archivistiques il informe son service des évolutions archivistiques (évolutions juridiques ou réglementaires, nouveaux outils)(évolutions juridiques ou réglementaires, nouveaux outils)
il participera en temps opportun à l’élaboration de la charte il participera en temps opportun à l’élaboration de la charte d’archivage du service d’archivage du service
à moyen terme il étudiera les questions relatives à à moyen terme il étudiera les questions relatives à l’archivage électroniquel’archivage électronique
Fin