Lições Aprendidas da Implantação do Projeto AGIR

Lições Aprendidas da

Implantação do Projeto AGIR

1º Encontro de TI para IFDs

ABDE

Setembro de 2014

O BNDES

Quem somos

Quem somos

Fundado em 20 de Junho de 1952

Empresa pública de propriedade integral da União

Instrumento chave para implementação da Política

Industrial, de Infraestrutura e de Comércio Exterior

Foco no financiamento do investimento

Principal fonte de crédito de longo prazo

Captação de recursos de longo prazo

Apoio a micro, pequenas e médias empresas

BNDES Uruguai

Montevidéu (2009)

BNDES PLC

Londres (2009)

Rio de Janeiro

Brasília

Recife

São Paulo

2.879 empregados

(set/14)

Escritórios

Subsidiária

BNDES África

Joanesburgo (2013)

Escritórios

Diretor 1 Diretor 2 Diretor 3 Diretor 5 Diretor 6

Administração

Recursos Humanos

Operações Indiretas

Projeto AGIR

Presidente

Vice-Presidente

Comércio Exterior

Conselho de

Administração

Chefe do Gabinete

da Presidência

Auditoria

Diretor 4

Capital Empreendedor

Insumos Básicos

Industrial

Agropecuária e Inclusão

Social

Financeira Internacional Infraestrutura

Social

Tecnologia de Informação e

Processos

Mercado de Capitais

Infraestrutura

Gestão de Risco

Pesquisa Econômica

Planejamento

Meio Ambiente

Crédito

Diretor 7

Estruturação de Projetos

Área Jurídica

Organização Interna

Secretaria Executiva do Gabinete da Presidência

Projeto AGIR

Implantação de ERP

Ambiente Organizacional

número de

empregados

(2.879 –

set/2014)

baixo turnover

estabilidade de

emprego

unidades relativamente

independentes e pouco integradas

decisões e soluções são obtidas

por meio de instrumentos formais

combinados a redes informais

consenso garante a consistência

das decisões organizacionais

ambiente adverso à padronização

de procedimento em nível

corporativo

Desafios

Objetivo do Projeto

Modernização do BNDES

Aumentar a integração entre processos e tecnologia

Aumentar flexibilidade, com segurança

Favorecer eficiência e agilidade operacional

Dotar o BNDES de infraestrutura de TI compatível com seus desafios

O Projeto AGIR visa à modernização e

integração do BNDES

Patrocínio da Alta Administração

Estrutura temporária e de dedicação exclusiva

para condução do Projeto com time de projeto

comprometido

Forte gestão de mudança

Adesão do Corpo Funcional

Projeto de natureza complexa, abrangência

corporativa, grande porte e longa duração, requer:

Premissas do Projeto

20 meses jan’05-ago‘06

11 meses ago’06-jul’07

Em andamento

Edital para

Contratação

Consultoria

Licitação

Contratação

Consultoria

Preparação

Interna para

a Definição

da Solução

Definição da

Solução GIR

Licitações

Solução GIR

Riscos

Operacionais

Detalhamento

Processos

Assessoria Técnica

Controle e Garantia de Qualidade

da Implementação da Solução GIR

Implementação da Solução

GIR – Aplicativos (Pacotes

de mercado e Desenvolvidos)


GIR – Ferramentas de TI

Aprovação do Plano de

Implantação pela Diretoria


GIR – Hardwares e

equipamentos

Etapa 1 Etapa 2

Planejamento do Projeto AGIR

Estrutura do Trabalho

Tecnologia

Gestão

Estratégia

Processos

Pessoas

Análise da

Situação

Atual

Desenho da

Situação

Futura

Plano de

Implementação

Jul/2007 Ago/2006 Jan/2007 Abr/2007 Jun/2007

A Definição da Solução GIR foi dividida em quatro fases e cinco dimensões

Profissionais envolvidos Quantidade

Tempo Integral

Dedicação parcial

31

304

Estudo de

Viabilidade

Técnica e

Econômica

Visão Futura de Processos

4. P

lata

form

a d

e In

teg

raç

ão

1. Plataforma de Relacionamento

3. Plataforma de Serviços Compartilhados

2. Plataforma de Negócios

Negócio A Negócio B

Apoio a Negócios

Negócio C

Macroprocessos organizados por princípios funcionais (plataformas)

PI0

6 -

TI

PAN01 - Gestão de

PI0

4 -

G

es

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do

Co

nh

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Co

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In

tern

a

PR02 - Comunicação Institucional Externa

1. Plataforma de Relacionamento

PR03 - Fomento

PR01 - Administração de Canal

PI0

3 -

Au

dit

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Co

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tern

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Ris

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l

PI0

1 -

Pla

ne

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Ap

oio

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es

tão

PSC05 - Recursos Humanos

PSC02 - Contabilidade

PSC04 - Jurídico

PSC06 - Administração

PSC01 - Orçamento e Custos

PSC03 - Financeiro

4. P

lata

form

a d

e I

nte

gra

çã

o Liberar Recursos

2. Plataforma de Negócios Negócios

3. Plataforma de Serviços Compartilhados

PN05 - Mercado de Capitais

PN07 - Estruturar PPPs

Entidades Externas

PI0

5 -

D

es

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Ges

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Pa

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Mo

de

lar

Pro

ce

ss

os

Analisar Consultas e Operações Contratar Operações

Suportar a Concessão

PAN03 - Gestão de Fundos Estatutários e Terceiros

PAN04 - Cobrança e Recuperação de Crédito

PAN06 - Avaliar Bens e Títulos e Verificar Regularidade de Seguros

PAN08 - Recepcionar Informações e Controlar Prazos

PAN07 - Acompanhamento de Apoio Financeiro

PAN02 - Captação de Recursos

Apoio a Negócios

PN01 - Concessão de Apoio Financeiro

PAN05 - Gestão de Risco de Crédito

Liberar Recursos

Desenvolvimento

Desenvolvimento

em grande Escala

Compra

ERP

Legenda:

Compra

AGR

Compra

Outros

Visão Futura de Processos

Processos para os quais não há no mercado uma solução

robusta, flexível o suficiente que atenda aos requisitos do

BNDES

Processos core do BNDES (Captação de Recursos,

Enquadramento, Análise de Financiamento, Liberação de

Crédito etc).

Indicação: Desenvolvimento de uma solução customizada

Vencedor da licitação: Consórcio Interagir (oito empresas)

A Solução AGIR - PAM e PAD

Processos para os quais existem opções disponíveis

no mercado

Processos dos serviços compartilhados

Indicação: Aquisição de solução de ERP – Enterprise

Resource Planning (Sistema de Gestão Integrada)

Vencedor da licitação: Consórcio Visão, com o

software SAP

PAM

Aplicativos de Mercado

Aplicativos Desenvolvidos

PAD

Solução

AGIR

A Implantação

Projeto SAP

16

Publicado em 01/10/2008 o Edital de Licitação para aquisição de Solução

Integrada de Gestão Empresarial de Mercado.

O Contrato

Licitação Vencida pelo Consórcio Visão, composto pelas empresas INDRA e

Politec, com a proposta de utilização do aplicativo principal SAP e Adicional

MasterSAF.

Contratação com Escopo Definido, baseado em Requisitos por

Macroprocesso.

Contrato assinado em 30/09/2009; término em 29/09/2014.

A Dimensão do Projeto

BBP por Macroprocesso

Macroprocesso Requisitos

Funcionais

Requisitos Gerais 23

PAN01 - Gestão de Entidades Externas 95

PI01 - Planejamento e Apoio à Gestão 27

PI03 - Auditoria, Controles Internos e Risco Operacional 77

PSC01 - Orçamento e Custos 67

PSC02 - Contabilidade 103

PSC03 - Financeiro 185

PSC04 - Jurídico 45

PSC05 - Recusos Humanos 175

PSC06 - Administração 216

Total de Requisitos 1.013

Aplicativos

Adicionais

Arquitetura da Solução de Mercado

composite structure SAP

«sistema»

SAP

A

«sistema»

SAP - ECC 6.0

«sistema»

SAP - BW«sistema»

BCS - SEM Business

Consolidation

«sistema»

IP - Integrated Planning

Business Partner

FI - Financial Accounting

PSM - Public Sector

Management

FSCM - Financial

Supply Chain

Management

«sistema»

FM - Funds

Management

«sistema»

GL - General

Ledger Accounting

«sistema»

AP - Accounts

Payable

«sistema»

AR - Accounts

Receiv able

«sistema»

CM - Cash

Management

«sistema»

TRM - Treasury

and Risk

Management

«sistema»

LP - Liquidity

Planner

«sistema»

Portal SAP

«sistema»

SRM - Supplier Relationship Management«sistema»

PPS - Procurement for Public

Sector

«sistema»

Document Builder

«sistema»

GRC - Gov ernance, Risk

and Compliance

AC - Access Control

RM - Risk

Management

PC - Process

Control

ARA - Access

Risk Analysis

ARM - Access

Request

Management

BRM - Business

Role

Management

EA - Emergency

Access

«sistema»

TV - Trav el

Management

«sistema»

AA - Asset

Accounting

Logistics HCM

MM -

Materials

Management

«sistema»

PA - Personnel

Management

«sistema»

PY - Payroll

«sistema»

PT - Personnel Time

Management

«sistema»

PE - LSO - Learning

Solution

«sistema»

EHS - Env ironment,

Health and Safety

«sistema»

e-Recruiting

«sistema»

PCP - Personnel

Cost Planning and

Simulation

DMS AM - Audit

Management

AIS - Audit

Information System

CO - Controlling

«sistema»

SSM - SAP BO Strategy

Management

«sistema»

PE - LSO - AE - Authoring Env ironment

Material em

elaboração pelo

AGIR/DEARI

baseado em

informações

obtidas com o

projeto.

QM - Quality

Management

Name:

Package:

Version:

Author:

SAP

Componentes

1.0

efern

Exchange

19 •19 •19

Estratégia Planejada de Implantação

•19

Gestão de Mudança PMO

Orçamento e Custos

Líder de Integração

Administração

Organograma do Projeto

Líder de Tecnologia

RH

Planejamento

e Apoio a Gestão

Jurídico

Líder de Processos

Auditoria, Controles

Internos e Gestão de

Risco Operacional

Líder de Infra

COORDENAÇÃO DO PROJETO

GERÊNCIA DO PROJETO

Líder de Migração

Líder de BI

Líder de Integração

de TI

Líder de Testes

Dinâmica Estrutura

Comitê Executivo

Diretores, Superintendentes, Diretor SAP e Executivos do

Projeto e Contrato

Status Integrado do Projeto

Diretor e Superintendente Agir e Executivos do Contrato.

Equipe de Gestão do Projeto

Bimestral Acompanhamento da evolução do projeto e

tomada de decisões estratégicas.

Entradas/Saídas: Ata de decisões

Status do Projeto

Equipe de Gestão do Projeto: gerente do projeto,

líder de integração, líder de tecnologia, líder de

processo, líder de GM e PMO

Semanal Acompanhamento do projeto, alinhamento

das informações, tratamento de questões e

definição de plano de ação.

Entradas/Saídas: Relatório de Status

Medição do Projeto

Gerência do Projeto, líderes das frentes, líder de

integração, líderes técnicos e PMO

Semanal

Medição da evolução das atividades,

identificação e tratamento de questões.

Entradas/Saídas: Cronograma atualizado

Governança AGIR – Estrutura e Dinâmica

Semanal Acompanhamento do projeto tratamento de

riscos e questões críticas.

Entradas/Saídas: Ata de decisões

22

Objetivo

Obter a aprovação para desenvolvimento de um GAP a ser para atender a um ou

mais requisitos, desconsiderando a opção oferecida pelo standard

Dinâmica

Apresentação oral do GAP e da solução de contorno, se necessário, acessando o

sistema de demonstração ou desenho de processo no ARIS

Integrantes

Superintendente do Negócio, ATI e AGIR

Item Critério de Aprovação

1 Redução de homem-hora trabalhada para a execução da atividade

2 Requisito Legal ou Regulatório não coberto pela solução standard

3 Novos requisitos identificados, com impacto em custos/prazos

4 Funcionalidade com ganho estratégico para o BNDES

5 Perder eficiência na execução da atividade com a solução standard

O Comitê de GAP

•23

Cut Over Funcional

Cut Over Técnico

BBP

s Testes Integrados SAP

Cic

lo 1

Construção de Perfis

Cut Over

Migração de dados

Preparação Final

Cic

lo 2

Ho

mo

log

aç

ão

Roteiro de Testes

Configuração e Desenvolvimento

Elaboração do Plano de Cut Over

Treinamento

Testes Unitários

Material Treinamento

Multiplica dores

Usuários Finais

Preparação Inicial

Cri

açã

o B

BP

s

Va

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ão

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sco

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Ma

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ecu

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s

Governança

Infraestrutura

Escopo

Realização Blueprint

Cronograma Macro

Operação Assistida

Gestão da Mudança

Normas e Processos

Operação

em Prod.

áreas com

novos processos

e sistemas

9 AA

AF

AGR

AJ

AP

ARH

AT

ATI

GP

TODOS os empregados contemplados:

Portal do Empregado

Serviços da Administração

1. Exchange (Câmbio)

2. Mastersaf (Tributário)

3. Tedesco (Jurídico)

4. Opvision (Gestão de Riscos)

5. Módulo (Continuidade do

Negócio)

6. SBS (Títulos Públicos)

Go lives de

48 módulos

As Entregas...

Go Lives realizados

7

Janeiro

Planejamento

Orçamento de

Desembolso e

Administrativo

PDG (parcial)

Risco Operacional

Controles Internos

(parcial)

24 1 2

Onda 3

Onda 2

Abril

Dotação de Caixa

Relatórios de Fluxo

de Caixa

Agenda de Câmbio

Monitor de Rotinas

Fech Contábil

Cálculo PR/LI

Abril

Rec. Humanos

Custos

Controle de Acesso

(parcial)

Controles Internos

Auditoria

Apoio à Gestão

Maio

IFRS

Maio

Cálculo

POPR

(Perdas do

Contábil)

1/5

Abril

PDG

Junho

Workflow

(AP, AR)

24

Julho

Serviços Gerais

Protocolo

Bens não

Operacionais

15 27 26

Agosto

Workflow TRM

CRO

JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET

Onda 1

Dez

5

Dezembro

FI - AP/AR

Cambio

Contabilidade

Consolidação

Contábil

Fluxo de Caixa

Fundos

Operações

compromissadas

Ações / Aplicações

Derivativos

Credito Rotativo

Captação

2011 2013

Go Lives realizados

Onda 3

Onda 2

Janeiro

Gestão de

Continuida

de de

Negócio

(Módulo)

Fevereiro

Cálculo de

POPR

(Opvision) :

1) Captura de

Perdas Viagens

– No Show (2/5)

2) Captura de

Perdas do

Jurídico (3/5)

3) Captura de

Perdas Ativos

(4/5)

JAN

13 25

Abril

Cálculo de

POPR

(Opvision)

(Contas a

Pagar)

Março

Custódia

25 06

Julho

ADM -

Licitações e

Contratos

(parte 2)

Julho

Títulos

Públicos

(SBS)

Julho

BI –

Financeiro

e Contábil

FEV MAR ABR MAI JUN JUL

2 7 14

AGO SET

Ondas 2 e 3

Indicadores

de Processo

Setembro

Tributário

(Parte 2) –

Tributos

Municipais

Setembro

Novas

Demandas e

últimas

pendências

Junho

SPB

SPB – AF/DERES

30 16

Outubro

Jurídico

OUT NOV DEZ

9

Dezembro

Licitações e

Contratos

Bens Operacionais

Aquisição de Bens,

Mat e Estoque

Dezembro

Tributário-MasterSaf

(Nova Interface)

2014

Experiência

Lições Aprendidas

28

Experiências e lições aprendidas

Requisitos devem ser

detalhados

29


Fundamental o

envolvimento do

Negócio e da TI

30


Capacitação prévia da

equipe do projeto

31


Os desenhos de

processos e os BBPs

devem ser detalhados

32


Sala de guerra

Maior integração da equipe do projeto e

comunicação mais eficaz e eficiente, associada a

redução do número de reuniões formais

33


Garantir que Área cliente

compreenda os Impactos

Organizacionais mapeados

pelo projeto

34


Papel X Perfil - Usuário-final

35


Treinamento para usuário-final

focado no processo e não na

ferramenta

36


É preciso manter o

propósito da mudança

vivo durante toda

implantação.

37


O Projeto SAP é do Negócio e

não da TI

38


Saúde financeira do

Contratado

Perguntas

Documents

Lições Aprendidas da Implantação do Projeto AGIR