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LISUM Agentur für Prozessberatung
1
PROJEKTMANAGEMENT
Baustein 4
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Standortbestimmung
Planung und
Umsetzungkonkreter
Maßnahmen
Zieleformulieren
Auswahl von Maßnahmen
Leitbild
Bestandsaufnahme
Interne Evaluation
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Übersicht
Was ist ein Projekt ?
Was ist Projektmanagement ?
Projektzielformulierung
Netzplan (NP)Arbeitspläne
ProjektstrukturplanControlling
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Was ist ein Projekt ?
Ein Projekt ist ein zeitlich befristetes Vorhaben, das keine Routinetätigkeit ist.
Kennzeichen von Projekten:
� Klare Zielsetzung
� Zeitlich klare Abgrenzung [Anfang und Ende stehen fest]
� Hoher Grad an Komplexität
� Beteiligung mehrer Personen/Gruppen
� Projektspezifische Organisation
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Phasen eines Projekts
Die vier Phasen eines Projekts:
Definition Planung Aktion Abschluss
Zielklärung
Rahmen definieren
Voraussetzungen klären
Aufgaben strukturieren
Aktivitäten koordinieren und zeitlich planen
Aufgaben und Rollen im Projektteam klären
Steuerung
Kommunikation
Information
Auswertung
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Phasen eines Projekts
Die Praxis sieht häufig so aus:
Definition Planung Aktion ?Je mehr Zeit Sie in die ersten beiden Phasen der Definition und der
Planung investieren, desto größer ist die Erfolgschance Ihres Projekts.
„Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon“
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Was ist
Projektmanagement ?
Projektmanagement bedeutet, die Elemente eines Planungsprozesses in eine angemessene Reihenfolge zu bringen.
Vorgehen
Zeitaufwand
Kosten
TerminePersonal
Kontrolle
Ziele
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Was ist
Projektmanagement ?
Die Stärken der Methode liegen darin, dass die richtigen [notwendigen] Fragen zur richtigen Zeit gestellt werden.
Außerdem in der� Überschaubarkeit [durch Visualisierung]� Möglichkeit der Kontrolle� Zielorientierung� Abwägbarkeit hinsichtlich des Aufwandes� Transparenz [und damit möglichen Akzeptanz]� Selbsttragfähigkeit [macht inhaltliche Schwächen offenbar und korrigierbar]
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Wie funktioniert
Projektmanagement ?
Thema/Problem
Netzplan (NP)
Projektziel-formulierung
2. Terminabstimmung
Arbeitspläne
Projektstruktur-plan (PSP)
1. Aufbaulogik
Controlling
2. Ordnen
4. Zeit und Kosten schätzen
3. Markieren
1. Brainstorming
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10
Wie funktioniert
Projektmanagement ?
Thema/Problem
Netzplan (NP)
Projektziel-formulierung
2. Terminabstimmung
Arbeitspläne
Projektstruktur-plan (PSP)
1. Aufbaulogik
Controlling
2. Ordnen
4. Zeit und Kosten schätzen
3. Markieren
1. Brainstorming
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Projektthemen auswählen
1. Möglichkeit [deduktiv]:
2. Möglichkeit [induktiv]:
Leitbild Konkrete Ziele [unter Beachtung der Bestandsaufnahme]
Bestandsaufnahme Konkrete Ziele [unter Beachtung des Leitbildes]
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Wie funktioniert
Projektmanagement ?
Thema/Problem
Netzplan(NP)
Projektziel-formulierung
2. Terminabstimmung
Arbeitspläne
Projektstruktur-plan (PSP)
1. Aufbaulogik
Controlling
2. Ordnen
4. Zeit und Kosten schätzen
3. Markieren
1. Brainstorming
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Was ist ein Ziel ?
Ein Ziel ist die gedankliche Vorwegnahme eines gewünschten Zustandes, der in der Zukunft liegt.
L
E
I
T
B
I
L
D
PROJEKTZIEL
I
S
T
M
E
I
L
E
N
S
T
E
I
N
M
E
I
L
E
N
S
T
E
I
N
30.04.05 30.06.0830.06.05 30.9.05 30.10.05
Bestands-aufnahme
Projekt-
zielOrganisations
ziel
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Projektziele formulieren
S
M
A
R
T
PEZIFISCH
ESSBAR
KZEPTIERT
EALISTISCH
ERMINIERT
Ziele sind grundsätzlich schriftlich zu fixieren!
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Ziele formulierenCheckliste
Kriterium Ja Nein
Spezifisch, Konkret [kein Spielraum für Interpretationen] O OMessbar, überprüfbar O OAkzeptiert, wertvoll, von allen mitgetragen O ORealistisch, erreichbar O OTerminiert O OMit eigener Leistung erreichbar, unter eigener Kontrolle O O
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Wie funktioniert
Projektmanagement ?
Thema/Problem
Netzplan (NP)
Projektziel-formulierung
2. Terminabstimmung
Arbeitspläne
Projektstruktur-plan (PSP)
1. Aufbaulogik
Controlling
2. Ordnen
4. Zeit und Kosten schätzen
3. Markieren
1. Brainstorming
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Wie entwickelt man einenProjektstrukturplan (PSP) ?
1. Phase: Brainstorming
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Wie entwickelt man einenProjektstrukturplan (PSP) ?
2. Phase: Ordnen
Verschiedenheit
zergliederung
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Wie entwickelt man einenProjektstrukturplan (PSP) ?
3. Phase: Markieren
?bedeutet:
unklarbedeutet: umstritten
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Wie entwickelt man einenProjektstrukturplan (PSP) ?
4. Phase: Zeitbedarf und Kosten schätzen
6
4
2
31
6
1
3
2
5
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Wie entwickelt man einenProjektstrukturplan (PSP) ?
5. Phase: Projektstrukturplan
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Wie funktioniert
Projektmanagement ?
Thema/Problem
Netzplan (NP)
Projektziel-formulierung
2. Terminabstimmung
Arbeitspläne
Projektstruktur-plan (PSP)
1. Aufbaulogik
Controlling
2. Ordnen
4. Zeit und Kosten schätzen
3. Markieren
1. Brainstorming
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Wie entwickelt man einenNetzplan (NP) ?
1. Phase: Aufbaulogik
Ziel
zeitgleich
nacheinander
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Wie entwickelt man einenNetzplan (NP) ?
2. Phase: Termine abstimmen
Ziel
April Mai Juni Juli August September Oktober November
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Wie entwickelt man einenNetzplan (NP) ?
3. Phase: Personen zuordnen
A+K+L
A+K
N
A+K
L+B
A
R+L+SL+B
K+RZiel
N
April Mai Juni Juli August September Oktober November
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Wie entwickelt man einenNetzplan (NP) ?
4. Phase: ArbeitsübersichtApril Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Summe
A 4 6 4 9 7 4 6 40
K 4 6 4 11 7 4 6 42
L 4 9 6 10 5 6 9 49
B 9 6 10 25
N 7 12 8 5 3 35
R 11 5 6 9 31
S 5 6 9 20Summe 12 37 32 51 0 37 31 42 242
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Wie funktioniert
Projektmanagement ?
Thema/Problem
Netzplan (NP)
Projektziel-formulierung
2. Terminabstimmung
Arbeitspläne
Projektstruktur-plan (PSP)
1. Aufbaulogik
Controlling
2. Ordnen
4. Zeit und Kosten schätzen
3. Markieren
1. Brainstorming
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Arbeitsplan
Wer? Wann? Was? Geplante Zeit
Gebrauchte Zeit
A
K
L
B
N
R
S
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Wie funktioniert
Projektmanagement ?
Thema/Problem
Netzplan (NP)
Projektziel-formulierung
2. Terminabstimmung
Arbeitspläne
Projektstruktur-plan (PSP)
1. Aufbaulogik
Controlling
2. Ordnen
4. Zeit und Kosten schätzen
3. Markieren
1. Brainstorming
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ControllingPhasenkonzept
Auswahl der sinnvollsten Maßnahmen – Planung revidieren
Durchführung bis zum nächsten Meilenstein
Ziele, Projektplanung, Meilensteine erstellen
Kontrolle: SOLL-/IST-Vergleich: Abweichungen feststellen
Beurteilung der Bedeutung der Abweichung
Daten und Fakten abweichungsbezogen zusammentragen
Analyse der Ursachen für die Abweichung
Lösungs- und Steuerungsmöglichkeiten erarbeiten
Hilfsfragen
Gibt es Abweichungen?
Welchen Einfluss hat die Abweichung?
Was sind die Fakten ?
Warum trat die Abweichung auf ?
Was könnten wir tun ?
Was werden wir tun ?