Styrets forberedelse til årsmøtet

Lysark til Mental Helse sin organisasjonsspesifikke studieplan Styrets forberedelse til årsmøtet, studieplannummer37-507, godkjent av FS 21.02.2011.

Mål for kurset – fra studieplanen• Kunnskapsmål: Deltakerne skal få kunnskap om hvordan et

årsmøte skal planlegges og gjennomføres og hvilke krav og forventninger som kan stilles til årsmøtedeltakerne.

• Ferdighetsmål: Deltakerne skal bli i stand til å gjennomføre årsmøter i lag og fylkeslag etter de retningslinjer som gjelder og kunne følge god organisasjonspraksis og –skikk for frivillige organisasjoner.

• Holdningsmål: Gjennom kunnskap og ferdigheter i gjennomføringen av årsmøter skal deltakerne få en bevissthet om viktigheten av at regler og prosedyrer følges. Gjennom kurset skal deltakerne også få en holdning som sikrer årsmøtedeltakere, styremedlemmer, ordstyrer og andre involverte respekt slik at årsmøtet gjennomføres på en så god og ryddig måte som mulig.

2

Materiell og metodeMateriell:

– Organisasjonshåndboka – Mental Helse– Vedtekter for Mental Helse– Sosialpolitisk program– Organisasjonspolitisk program– Tipshefte for fylkes- og lokallag– Organisasjonshåndboka til Frivillighet Norge kan være et

nyttig supplement. Kan lastes ned fra ww.frivillighetnorge.no

Metode:– Innledinger i plenum– Gruppearbeid– Rollespill der det gjennomføres et årsmøte

3

Kort om årsmøtet• Årsmøtet er organisasjonens høyeste myndighet i fylkes- og

lokallag, og derfor den viktigste møteplassen laget har. Bestemmelser gjort av årsmøtet kan ikke endres og styret må følge dem.

• Årsmøtet er et møte av formell karakter med bestemte møteregler (forretningsorden) og saker som skal tas opp, se vedtektens paragrafer om årsmøtene og kap. 8.2 i organisasjonshåndboka.

• Årsmøtet skal være en positiv begivenhet for alle som deltar i en organisasjon, og bør gjennomføres på en strukturert og god måte.

• I organisasjonens vedtekter beskrives • innen hvilket tidspunkt årsmøtet skal være avholdt

• innenfor hvilke frister innkallingen til årsmøtet skal sendes

• hvordan innkallingen til årsmøtet skal utsendes

4

Årsmøtet skal ta stilling til:• Årsmelding/årsberetning og regnskap for perioden som

har vært.

• Budsjett for kommende periode

• Ev. endringsforslag til vedtektene og ev. fastsettelse av honorar/godtgjørelse for styret.

• Handlingsplan for kommende periode

• Valg for kommende periode (styre, valgkomite og revisorer skal velges)– Valgene kommer alltid til slutt i årsmøtet siden styret som

har sittet forrige periode har ansvar for de aktiviteter og prioriteringer som har vært gjort i perioden.

5

ÅRSMØTESAKER Åpning

• Gjøres av lagets leder til valg av møteleder er gjennomført i konstitueringen.

• Navneopprop for å få tallet på antall stemmeberettigede.• Godkjenning av innkalling og saksliste.

Konstituering (valg av møtefunksjonærer)Møteleder, sekretær, protokollunderskrivere og tellekorps.

Årsmelding (-beretning)Styrets beskrivelse av virksomheten i årsmøteperioden, legges ofte frem av sekretær.

RegnskapFølger kalenderåret. Legges fram av kasserer.

6

ÅRSMØTESAKER forts.

Innkomne saker• Medlemmenes mulighet til å ta opp saker. Forslag

skal være innlevert skriftlig 2 uker før årsmøtet.

Handlingsplan• Prioritering av satsningsområder i kommende år.

Budsjett• Følger kalenderåret. Ses i sammenheng med

handlingsplan.

Valg• Ledes som oftest av valgkomitéens leder – se

lysbilder om valg.7

Planlegging av årsmøtet• Styret forbereder sakene som skal opp i møtet

1. Årsmelding2. Regnskap3. Handlingsplan4. Budsjett5. Valg

• Varsler valgkomiteen i god tid slik at de får tid til sitt arbeid• Sender ut innkalling med vedlegg innen fristen (vedtektene)• Planlegger praktisk gjennomføring av møtet

Se også 10 gode tips på lysark 23 og 24

8

1. Årsmelding• Årsmeldingen er en oppsummering av hva organisasjonen har

gjort det siste året (årsmøteperioden) og hvordan den skal arbeide videre.

• Den skrives ofte av sekretæren sammen med leder eller andre i styret og behandles i styret før den legges frem på årsmøtet.

• Årsmeldingen skal innholde presentasjon av styret, medlemmer, møter, arrangementer og økonomi. Hvilke erfaringer har styret gjort seg? Årsmeldingen bør også ha med en del om kurs- og opplæringsaktiviteten og organisasjonsarbeidet generelt.

• Årsmeldingen trenger ikke å være særlig lang• Det er vanlig at årsmeldingen sendes ut til medlemmene før

møtet slik at de får gått gjennom den og kan ta standpunkt til den.

9

Forslag til ÅrsmeldingForside: MH ”navn” og logo

Gjerne en kort innledning om hva laget jobber for.

Styremedlemmer og andre tillitsvalgte i år..Styret, valgt av årsmøtet 30. april (år) består av: Leder….., sekretær….., kasserer, andre ….., og vi har hatt en valgkomite med leder ….. , revisorer….. Skrive om noen har hatt verv i fylkeslag, ev. sentralt.

Møter og arrangementer Vi har hatt 4 styremøter disse datoene….. I tillegg arrangerte vi temadag sammen med MH i nabokommunen den …., temaet var Arbeid og psykisk helse.

Vi var med og arrangerte Verdensdagen i kommunen, i den forbindelse hadde vi ”ant” planleggingsmøter. På selve dagen, hadde vi turmarsj med åpen kafe etter marsjen. Vi samarbeidet med andre lokallag. Det var godt oppmøte, ca. så mange var med. Flere møter eller arrangementer:…..osv

10

Forslag til Årsmelding (2)

Medlemstall.Ved årets begynnelse hadde vi … medlemmerI løpet av året har vi fått … nye medlemmer og … har meldt seg ut. Ved årets slutt hadde vi … medlemmer.

Økonomiske forhold.Laget har hatt en stram men sunn økonomi i året som er gått. Vi fikk kontingent og velferdsmidler via fylkeslaget fra MH sentralt med kr. …. I tillegg har vi mottatt tilskudd fra kommunen til verdensdagsarrangementet og et generelt tilskudd på kr. … Vi har også mottatt penger fra Funksjonshemmedes studieforbund for to kurs vi har gjennomført, der fikk vi kr. …. Vi har brukt penger på å dekke kostnadene ved arrangementene samt holde kurs.

11

Forslag til Årsmelding (3)Beretninger av komiteers virksomhet dersom laget har hatt komiteer og utvalg Dersom laget har faglige eller andre utvalg, skal disse lage en rapport over den aktiviteten de har hatt i løpet av årsmøteperioden. Denne/disse legges ved beretningen.

OrganisasjonsarbeidetMH vårtlag har jobbet aktivt med rekruttering av nye medlemmer, styret har vært på kurs i organisasjonsarbeid mm

Kurs- og opplæringsvirksomhetenLaget har arrangert fire kurs, to i samarbeid med annet lokallag. Kursnavn, antall timer, antall deltakere med mer.

12

2. Regnskapsoppsett - årsregnskapI organisasjonshåndbokas kap. 6.4 er kassererens oppgaver beskrevet. Der er også regler for føring av kassadagbok og oppsett for hvordan årsregnskapet skal se ut. Årsregnskapet skal oppbevares i minimum 10 år.

13

I eksempelet (likt som i organisasjonsboka) er kassadagboken og medfølgende årsregnskap et avsluttet regnskap med med utgangspunkt i januar måned.

Årsregnskapet skal inneholde sammendrag av inntekter og utgifter hele året. Beholdning blir da pr. 31.12 i regnskapsåret.

Inntekter UtgifterKassabeholdning pr. 31.01 (året før) 1 807 Tilskudd 1 800 Utlodning 725 Møter 1 080 Kontingent 1 560 Administrasjon 435 Lynlotteri 3 600 Bevilgninger 1 000

Diverse 300 Sum utgifter 4 615 Beholdning pr. 31.01 (år) 3 077

Sum 7 692 Sum 7 692

Regnskap og revisjonsrapport

• I forbindelse med årsskiftene – og i god tid før årsmøtet – skal revisorene gå gjennom regnskapet, foreta kassatelling og lage en melding/rapport om situasjonen.

• Revisjonsrapporten legges frem sammen med regnskapet. Det er viktig med en god og åpen dialog mellom revisorene og styret slik at eventuelle misforståelser kan oppklares og utbedres før årsmøtet.

– Revisorer: Der laget ikke er tilknyttet revisortjeneste, velges to revisorer på årsmøtet. Disse er ikke medlemmer av styret. De to må ha god kjennskap til organisasjonen og vedtektene, den ene bør ha regnskapskompetanse – se kap. om valg i organisasjonshåndboka

14

3. Handlingsplan

• Handlingsplan kalles også arbeidsplan, arbeidsprogram eller handlingsprogram.

• Tar utgangspunkt i sosialpolitisk og organisasjonspolitisk program som ble vedtatt på landsmøtet.

• Siden disse dokumentene er omfattende og gjelder for en lengre periode, er det behov for å lage en lokal handlingsplan for det kommende året.

15

Handlingsplan - mange veier til Rom

• Planarbeid kan gjerne begynne med en kreativ fase, en ”idedugnad” der alle ”bobler over” av løse tanker og ideer.

• Senere setter man seg ned og vurderer hva som er mulig (og i tråd med organisasjonens programmer) og ikke mulig, ut fra rammene til laget, økonomi, tilgjengelige folk til å utføre oppgaven osv.

• Felles idedugnader kan gjøres før årsmøtet eller på selve årsmøtet

- Sett av rikelig tid til denne posten -

16

Planlegging

Planlegging setter oss i stand til å nå våre mål.

Planlegging innebærer avklaring av:• Hva som bør gjøres• Hvorfor det bør gjøres• Hvordan det skal gjøres• Når det skal gjøres• Hvem som skal gjøre det• Det som er gjort (statusrapportering i styremøter og evaluering

av årets arbeid)

17

Planlegging – forts.• Planlegging er ingen avsluttet oppgave den dagen planen

foreligger. En god plan må brukes og følges opp hvis den skal være et nyttig styringsverktøy.

• Planer må endres hvis forutsetningene endres.

• Det er også viktig ikke å bli for farget av dagens arbeid når man legger planer, men ta sikte på å få fram flest mulig ideer og tanker om hvordan man vil at laget skal se ut i framtiden - og hvilke aktiviteter som kan bringe en dit.

18

4. Budsjett for kommende år• Et budsjett er en oversikt over både inntekter og utgifter

som en tror en kommer til å få i det kommende året.

– Budsjettet består av forskjellige poster, som er ”samlesekker” for utgifter eller inntekter av samme art.

• Det er kassererens oppgave å lage budsjettet, ofte i samarbeid med lagets leder (se kassererens oppgaver pkt. 6,4 i Organisasjonshåndboka)

• Budsjettet ses i nær tilknytning til handlingsplanen for det nye året, og til regnskapet fra tidligere år.

• Budsjettet er ikke juridisk bindende, men det er retningsgivende og viser årsmøtets prioriteringer for det nye styret.

19

5. Valg og valgkomitéens arbeid• Årsmøtet skal velge styre, ev. revisorer og valgkomité.

• Møteleder overlater vanligvis avviklingen av valget til valgkomitéen . Komiteens leder legger fram forslag til kandidater til styrevervene før det gås til valg på enkeltverv.

• Vedtektene har bestemmelser om hvordan valgene skal foregå og organisasjonshåndboka beskriver i kap. 7 valg og valgkomité og i kap. 8.2 valg i årsmøtet spesielt.

• Valg av valgkomité. Denne skal i det kommende året sette sammen en innstilling til nytt styre. Ingen av medlemmene kan være styremedlemmer.

• Valg av revisorer. Lokallag som ikke har skriftlig avtale med ekstern revisor kan velge revisor. Fylkeslag og hovedorganisasjonen skal ha registrert eller statsautorisert revisor.

20

Før avstemninger

• Ha klart:– antall stemmeberettigede

– hvem som skal gjøre opptelling av stemmer, enten møtedirigent og sekretær eller et tellekorps

– tilstrekkelig antall stemmesedler ved skriftlig valg

• Gjøre alle kjent med hva det skal stemmes over• Markere start og avslutning på alle

avstemninger

21

Etter avstemninger

• Få avklart at alle har fått avgitt sin stemme• Markere avslutningen av avstemningen• Innsamling av stemmesedler• Opptelling• Avstemningsresultatet gjøres kjent for

møtedeltakerne og protokolleres

22

K ar oline V i ljester k IIII IIII IIII IIII Ber nt V i ljehammer IIII IIII IIII III Laur a V i ljegr en IIII IIII III Oscar V i ljeløs II Siv V i ljegjer ne IIII IIII IIII I

10 tips til god organisering og gjennomføring av årsmøtet:

Fra organisasjonshåndboka til Frivillighet Norge.

1. Planlegging. Start planleggingen av årsmøtet tidlig. Sjekk vedtektene om når innkallingen og sakspapirene skal sendes ut for at møtet skal være lovlig innkalt.

2. Forbered sakene. Sett av god tid til dette. Det skal lages forslag til nytt budsjett og arbeidsplan for organisasjonen, årsmeldingen må skrives, og regnskapet må være ferdig og revidert.

3. Innkalling. Sørg for at innkallingen har kommet frem til medlemmene senest 14 dager før årsmøtet. Innkallingen skal inneholde dato, sted og klokkeslett, dagsorden for møtet og nødvendige sakspapirer

4. Valgkomité. Komiteen bør i god tid ha funnet kandidater til styret, og alle som skal anbefales bør vite det i god tid. Hvis det er noen kandidater valgkomiteen ikke vil anbefale, må de også få beskjed.

23

10 tips til god organisering og gjennomføring, forts.

5. Ledelse. Velg en person som skal styre debatten. Denne bør være noen andre enn styreleder/president.

6. Orden. Vær godt forberedt og pass på at dere har ekstra kopier av sakspapirene og en kopimaskin i nærheten.

7. Forslag. La alle som vil komme med forslag. Det kan være lurt å be om å få forslagene levert skriftlig innen en gitt tidsfrist før møtet så dere vet hvor mange forslag som skal tas opp i løpet av møtet.

8. Vedtekter. Se på vedtektene for å være sikre på at dere følger spillereglene.

9. Hygge. Trekk gjerne inn noen som ikke sitter i styret til å ordne mat og drikke og ha gjerne en sosial kveld etter møtet.

10. Takk. Husk å takke de som ikke lenger skal sitte i styret og andre som har hjulpet til med årsmøtet.

24

Evaluering av årsmøtet

I årsmøter og andre organisasjonsmessige møter er det nyttig å ha en muntlig evaluering i neste styremøte.

• Hvor mange kom? • Hva gikk bra? • Hvorfor? • Hva kunne vært gjort annerledes? • Hvordan/hva kan vi lære av denne erfaringen?

25