Click here to load reader

MANAJEMEN PENGETAHUAN: LESSON LEARNED SYSTEM

  • View
    1

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of MANAJEMEN PENGETAHUAN: LESSON LEARNED SYSTEM

KEPUTUSAN DAN STRATEGI BISNIS
Alfredo Pasaribu, M. Kom
ii
penulis mampu menyelesaikan buku ini.
Terimakasih untuk sahabatku, Agutinus Eko Setiawan, M.Kom yang
bersama-sama membangun komunitas Wadjar.id.
memotivasi penulis supaya dapat terus berkarya di dunia pendidikan.
Kepedulian dan kecintaan penulis kepada pendidikan serta harapan
akan generasi muda yang baiklah menggerakan penulis untuk berbagi ilmu
pengetahuan.
Semoga semua bantuan serta dukungan yang diberikan kepada penulis
akan mendapatkan balasan yang luar biasa dari Tuhan Yang Maha Esa.
Penulis memohon maaf jika tulisan ini terasa kurang sempurna. Kritik,
saran, motivasi atau masukan apa pun sangat penulis terima dengan baik
demi perbaikan kualitas tulisan baru mendatang.
Tangerang, 6 Februari 2020
1.1 Pengetahuan (Knowledge) ..................................................... 2
1.2. Jenis Pengetahuan .................................................................. 4
1.3. Konversi Pengetahuan ........................................................... 6
2.1. Knowledge Management ....................................................... 8
4.1. Model LLS .......................................................................... 32
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 38
bahkan sudah tergolong menjadi hal yang sangat penting dalam hampir
semua aktivitas. Di era industri 4.0 ini, tentu saja mendapat informasi
terbaru tidaklah sulit karena sudah didukung infrastruktur teknologi yang
canggih. Beragam informasi dari internet dengan sangat cepat dan mudah
kita peroleh hanya melalui smartphone yang kita genggam. Namun,
meskipun sudah didukung dengan perangkat teknologi canggih serta
koneksi internet yang cepat, ternyata masih saja ada kendala untuk
memperoleh informasi yang tepat sesuai kebutuhan. Hal ini dikarenakan
jumlah informasi yang masuk ke dalam sistem sangat besar, beragam, tidak
terkontrol dan tidak terdokumentasi dengan baik. Ditambah lagi informasi
dalam internet juga belum sepenuhnya terjamin dan dapat dipercaya
kebenarannya. Dan untuk kasus yang tersulit adalah tidak tersedianya
informasi yang kita cari karena informasi tersebut bersifat khusus atau
memang jarang dialami oleh masyarakat pada umumnya sehingga tidak ada
yang mendokumentasikannya baik secara tertulis maupun tidak tertulis. Hal
ini menyebabkan punahnya sebuah pengetahuan karena tidak adanya
dokumentasi informasi terkait penyelesaian sebuah kasus permasalahan.
Dengan demikian, masih sulit untuk mendapatkan informasi yang memiliki
nilai sesuai dengan kebutuhan.
pemerintahan, perguruan tinggi dan sebagainya sehingga dituntut untuk
memiliki strategi baru dalam pengelolaan pengetahuan dan informasi.
Perubahan pengelolaan yang dituntut adalah memperhatikan dan
menghargai sumberdaya yang bersifat intangible seperti ilmu pengetahuan
(knowledge), kemampuan berinovasi atau kreatifitas dan sebagainya.
Masalah sering muncul ketika seorang tenaga ahli sudah tidak aktif
lagi atau berpindah tugas namun belum sempat men-transfer pengetahuan
dan pengalamannya ke tenaga kerja yang lainnya.
v
Sebagai contoh, kasus yang sering terjadi adalah dalam hal perekrutan
karyawan baru dalam perusahaan. Dimana mereka perlu dibekali
pengetahuan mengenai pekerjaan yang baru mereka duduki. Biasanya
perusahaan sudah memiliki divisi atau departemen atau mungkin juga telah
mendelegasikan seorang senior yang bertanggungjawab memberikan
training kepada karyawan baru tersebut. Kegiatan training (transfer
knowledge) ini akan diulang kembali jika karyawan tersebut memutuskan
berhenti atau keluar dari perusahaan. Lalu bagaimana jika yang keluar atau
berhenti dari perusahaan adalah trainer atau tenaga ahli perusahaan
tersebut? Siapa yang akan memberikan pelatihan kepada karyawan? Tentu
saja itu bukan hal mudah bagi perusahaan dengan cepat mendapat pengganti
dengan skill serupa. Lalu sering terjadi masalah serupa berulang kali namun
perusahaan masih sangat bergantung kepada keberadaan tim ahli saja. Jika
tim ahli tidak ada maka tidak ada yang bisa menyelesaikan masalah dalam
perusahaan tersebut. Dengan kata lain, pengetahuan untuk menangani
masalah tersebut sudah tidak ada lagi dalam lingkungan perusahaan
tersebut. Apalagi jika permasalahan yang dihadapi tidak tertuang dalam
manual book perusahaan melainkan hanya bisa diselesaikan berbekal skill
tinggi yang berasal dari tingginya jam terbang atau banyaknya pengalaman.
Oleh penulis, buku ini diberi judul “MANAJEMEN
PENGETAHUAN: LESSON LEARNED SYSTEM UNTUK
MENINGKATKAN KUALITAS SUMBER DAYA MANUSIA,
PENDUKUNG KEPUTUSAN DAN STRATEGI BISNIS” yang secara
khusus membahas tentang siklus pengelolaan pengetahuan berdasarkan
pengalaman menjadi informasi yang kemudian disebarkan untuk membantu
pengguna informasi membuat sebuah kesimpulan atau keputusan sehingga
menjadi pengetahuan yang baru bagi pengguna informasi tersebut
khususnya dalam menangani masalah-masalah khusus atau tidak tertuang
atau terdokumentasi bahkan dalam pendidikan formal sekalipun.
Penulis akan menjelaskan teori siklus pengelolaan pengetahuan
menjadi informasi serta persebarannya sehingga memudahkan pembaca
untuk mengikuti bagaimana mengimplementasikan manajemen pengetahuan
vi
pengalaman seorang pakar atau ahli pada sebuah bidang (lesson learned).
Buku ini layak dibaca mulai dari kalangan pelajar atau mahasiswa,
bahkan dapat diterapkan sampai tingkat organisasi, perusahaan, perguruan
tinggi, pemerintahan dan sebagainya.
Harapan penulis, buku ini bisa berkontribusi nyata bagi para pembaca.
Daat dijadikan referensi atau memberikan inspirasi untuk praktisi IT,
praktisi SDM yang ingin mengembangkan manajemen pengetahuan yang
bermanfaat bagi banyak pihak membutuhkan sehingga dapat memajukan
organisasi, perusahaan, perguruan tinggi dan sebagainya di Indonesia.
Tangerang, Desember 2019
Banyak tokoh sejarah agama, tokoh sains bahkan filsuf dunia yang
menyinggung soal pentingnya ilmu pengetahuan dan kebenarannya tidak
terbantahkan sampai saat ini. Dan juga tokoh-tokoh berprestasi akibat ilmu
pengetahuan yang dimiliki. Salah satu contohnya adalah Bill Gates. Dia
dinobatkan oleh majalah Forbes sebagai “The Worth’s Reachest People”
selama 13 tahun berturut-turut (1995-2007). Itu semua bukan karena Bill
Gates memiliki kekuasaan dan aset-aset fisik lainnya melainkan karena Bill
Gates memiliki pengetahuan dan kemampuan. Pada tahun 2014, Bill Gates
tercatat sebagai orang terkaya nomor 1 di dunia dengan kekayaan pribadi
(net worth) sebesar 71,9 miliar dollar (Prabowo, 2015). Dan menjadi nomor
terkaya kedua di dunia tahun 2019 dengan kekayaan 106,8 miliar dollar
(Forbes, 2019).
Prestasi ini mampu diraih Bill Gates karena dia memiliki pandangan
yang jauh ke depan dimana penemuannya ini mengubah cara kerja
perusahaan di dunia bahkan sekarang pun kita bergantung kepada teknologi
temuannya tersebut. Faktor ini menjadi pemicu Bill ates untuk terus-
menerus melakukan penelitian untuk menghasilkan terobosan yang
muktahir. Bahkan ketika sudah berhasil pun, Bill Gates tetap berpikir
bagaimana tetap bisa unggul dari para pesaing bisnisnya. Hal ini berbanding
terbalik jika melihat sejarah kehidupan bangsa Indonesia dengan slogannya
“Gemah Ripah Loh Jinawi”. Keadaan nyaman dan alam berlimpah seakan
membuat bangsa kita merasa tidak perlu melakukan penelitian untuk
memaksimalkan produk dari hasil alam padahal persaingan itu ada dan
nyata. Hal ini terbukti dalam catatan World Economic Forum tahun 2013,
Global Competitiveness Index menyebutkan bahwa negara dengan sumber
alam yang minim seperti Singapura, Malaysia, Thailand, Vietnam dan
Filiphina telah mengungguli Indonesia. Negara Indonesia yang memiliki
keunggulan komparatif yang luar biasa jika diimbangi dengan keunggulan
kompetitif yang baik. Secara jumlah, kita mampu menyediakan produk atau
jasa untuk memenuhi kebutuhan pasar bahkan sampai pasar internasional
2
dikembangkan secara maksimal melalui manajemen pengetahuan niscaya
akan mampu meningkatkan dan bersaing dalam Global Competitiveness
Index.
pengalaman, rendahnya kesadaran tentang persaingan ke depan mengenai
tindakan, keputusan dan persiapan apa saja yang harus dilakukan khususnya
ketika menghadapi jenis masalah yang terjadi pada organisasi atau
perusahaan sehingga dapat menjadi salah satu faktor yang merugikan
bahkan bisa sampai kepada pemicu kecelakaan.
1.1 Pengetahuan (Knowledge)
Knowledge adalah understanding of or information about a subject
that you get by experience or study, either known by one person or by
people generall (Cambridge Dicitionary).
Proses transformasi informasi menjadi knowledge melalui empat
tahapan yang dimulai dengan huruf C, yaitu (Davenport and Prusak, 1998):
1. Comparison : membandingkan informasi pada situasi tertentu
dengan situasi yang lain yang telah diketahui.
2. Consequences : menemukan implikasi-implikasi dari informasi
yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan tindakan.
3. Connections : menemukan hubungan-hubungan bagian dari
informasi dengan hal-hal lainnya.
orang lain terkait informasi tersebut.
Dari semua penjelasan tersebut, pengetahuan dapat diartikan sebagai
keyakinan seseorang yang menjustifikasi sebuah kejadian (fakta)
berdasarkan pengalaman yang telah mereka alami.
3
(Ikujiro Nonaka & Hirotaka Takeuchi, 1995)
Semakin banyak data yang diperoleh, semakin beragam informasi dan
semakin luas pengetahuan dan wawasan seseorang, sehingga dimungkinkan
untuk mengambil tindakan atau keputusan dengan bijaksana (wisdom).
Wisdom merupakan pemanfaatan dari knowledge yang telah diakumulasi
dalam jangka waktu tertentu.
(Tobing, Paul L. 2007)
a. Procedural atau declarative knowledge
Declarative knowledge (disebut juga substantive knowledge)
berfokus pada keyakinan akan hubungan antar variable. Declarative
knowledge dapat dinyatakan dalam bentuk proposisi, korelasi yang
diharapkan, atau formula terkait konsep yang direpresentasikan
sebagai variabel. Sebagai contoh, harga yang lebih besar yang
dikenakan untuk sebuah produk akan menyebabkan pengurangan
beberapa jumlah penjualan.
yang berkaitan urutan langkah-langkah atau tindakan untuk hasil
yang tidak diinginkan. Contohnya adalah sekumpulan keyakinan
yang dibenarkan tentang prosedur yang harus diikuti dalam suatu
organisasi pemerintahan dalam memutuskan siapa yang mendapat
kontrak untuk wilayah tertentu (seperti, pengembangan sistem
informasi).
Tacit knowledge meliputi wawasan, intuisi, dan firasat.
Knowledge ini sulit untuk diungkapkan dan dirumuskan dan karena
itu sulit untuk berbagi. Tacit knowledge lebih seperti pribadi dan
berbasis pada pengalaman dan kegiatan individu. Misalnya, selama
bertahun-tahun mengamati industri tertentu, analis pasar saham
mungkin mendapatkan knowledge yang membantu mereka membuat
rekomendasi kepada investor di pasar saham mengenai trend pasar
untuk jangka pendek dan jangka panjang pada saham perusahaan
dalam industri itu.
pengetahuan yang telah diungkapkan dalam kata-kata dan angka.
Knowledge tersebut dapat dibagi secara formal dan sistematis dalam
bentuk data, spesifikasi, manual, gambar, kaset audio dan video,
program komputer, hak paten, dan sejenisnya. Misalnya, prinsip-
5
sebuah buku atau manual yang dianggap explicit knowledge.
c. General atau specific knowledge
General knowledge dimiliki oleh sejumlah besar individu dan
dapat ditransfer dengan mudah antar individu. Misalnya, knowledge
tentang aturan permainan sepak bola dapat dianggap general
(umum), terutama di kalangan suporter di stadion sepakbola.
Specific knowledge atau "idiosyncratic knowledge
(pengetahuan istimewa)", dimiliki oleh sejumlah individu yang
sangat terbatas, dan mahal untuk ditransfer (Jensen and Meckling,
1990). Mempertimbangkan perbedaan antara pelatih profesional dan
penggemar yang biasa menonton pertandingan sepakbola. Pelatih
memiliki knowledge yang dibutuhkan untuk mengaudisi atlit yang
pantas untuk menjadi pemain utama, menganalisa permainan yang
sedang berjalan, mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk
mengevaluasi dan membantu pemain dengan memberi arahan,
strategi bermain dan motivasi untuk menyerang atau bertahan agar
memenangkan permainan.
internalized / externalized dan formal / non-formal (Kalpic B, 2006).
Awareness berarti bahwa seseorang mengetahui bahwa ia memiki
knowledge dan dapat berbagi knowledge tersebut kepada orang lain
dan juga dapat membuat konsep knowledge tersebut. Internal
knowledge berarti bahwa knowledge tersebut belum
didokumentasikan. Kategori formal dan non-formal berlaku hanya
untuk knowledge eksternal, atau knowledge yang sudah
didokumentasikan. Formal berarti bahwa knowledge tersebut
memiliki model yang baku dan konsisten atau memiliki bentuk
matematis / logika.
kesuksesan di perusahaan Jepang sangat dipengaruhi oleh kesuksesan
perusahaan tersebut menerapkan manajemen pengetahuan di dalamnya.
Dalam proses transformasinya, Nonaka dan Takeuchi (1995) membagi
model konversi pengetahuan menjadi 4 cara, yaitu sebagai berikut:
1. Tacit knowledge ke Tacit knowledge, selanjutnya proses ini
disebut Sosialization. Jenis konversi ini adalah yang paling
mudah dilakukan karena pemilik pengetahuan bisa langsung men-
sharing-kan pengetahuannya kepada orang lain.
2. Tacit knowledge ke Explicit knowledge, selanjutnya proses ini
disebut Externalization. Contohnya prosedur, instruksi pekerjaan
dituangkan dalam bentuk peraturan tertulis sehingga mudah di-
sharing-kan kepada orang lain. Proses ini disebut juga kristalisasi
pengetahuan.
disebut Combination. Kombinasi adalah proses mengintegrasikan
7
4. Eksplisit knowledge ke Tacit knowledge, selanjutnya proses ini
disebut Internalization. Internalisasi adalah belajar dengan
melakukan (learning by doing). Seseorang mempraktekan
pengetahuan yang sudah terdokumentasi atau tertuang baik dalam
bentuk angka, huruf, gambar, tabel, diagram, buku, video dan lain
sebagainya. Kemudian pengetahuan tersebut dikembangkan lagi
kemudian disimpan sebagai aset berharga dalam dirinya. Dan
selanjutnya, jika pengetahuan tersebut di-sharing-kan lagi melalui
sosialisasi maka pengetahuan tersebut akan menyebar kepada
banyak orang atau organisasi.
Adaptasi (Nonaka & Takeuchi. 1994)
Masalah sering muncul ketika personil sudah tidak aktif lagi atau
berpindah tugas sehingga transfer pengetahuan dan pengalamannya tidak
terjadi ke personil yang lainnya. Ditambah perusahaan atau organisasi yang
tidak mengelola pengetahuannya dengan baik (Wahono, 2014:1).
Selain itu, kejadian anomali-anomali di lapangan mengharuskan
perusahaan untuk mengevaluasi dan merevisi Standar Operasional Prosedur
(SOP) jika memang dibutuhkan. Pada kasus ini, skill, pengalaman dan
kerjasama tim sangat dibutuhkan untuk membuat kebijakan atau mengambil
keputusan yang tepat. Pentingnya dibangun knowledge management terasa
sangat dibutuhkan pada saat ini untuk memfasilitasi masalah
pendokumentasian dan penggunaannya serta meningkatkan kualitas kerja
bagi pegawai (Winda & Ken. 2014).
Sebuah perusahaan dapat mengelola knowledge seperti pembentukan
pengetahuan (knowledge creation), pengalihan pengetahuan (knowledge
transfer) dan penyebaran pengetahuan (knowledge dissemination). Proses
penciptaan pengetahuan melalui kegiatan penelitian akan memberikan nilai
tambah bagi produktivitas individu serta memunculkan sebuah temuan yang
baru.
kegiatan yang terlibat dalam menemukan, menangkap, berbagi, dan
menerapkan knowledge sehingga dapat meningkatkan dampak knowledge
tentang pencapaian tujuan unit dengan menghemat biaya (Becerra-
Fernandez dkk, 2004:31).
bisnis bahwa KM sebagai tatalaksana dalam optimasi strategi yang
disengaja untuk digunakan dalam memilih, menyimpan, mengelola dan
mengkomunikasikan informasi penting utnuk bisnis perusahaan dengan
tujuan meningkatkan daya saing perusahaan (Bergeron, 2003:8).
9
penerapan pengetahuan dari pengalaman yang telah dilakukan sebagai alat
bantu untuk pengambilan keputusan saat ini maupun yang akan datang
dengan tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi agar memiliki daya
saing organisasi (Jennex, 2007:6).
membuat karyawan, kelompok, maupun organisasi secara konstan
mengembangkan kapasitasnya untuk mencapai hasil optimal, yang lazim
disebut kinerja (Purnama dan Budihardjo, 2008).
Knowledge management dipandang sebagai faktor kunci dalam
mewujudkan dan mempertahankan keberhasilan organisasi untuk
meningkatkan efisiensi, inovasi dan kompetisi. Atas dasar itu pula, sangat
diperlukan budaya sharing knowledge di AMS (Almarabeh, Abuali, &
Alsharrab, 2009).
harus mampu memberikan kemajuan bagi organisasi itu sendiri. Agar
organisasi dapat bertahan hidup maka diwajibkan agar setiap orang yang ada
di dalam organisasi sharing pengetahuan (Widayanti, 2014:1).
Di dalam pesaingan yang semakin ketat, organisasi atau perusahaan
perlu mengetahui bagaimana untuk memanfaatkan pengetahuan yang ada di
dalam organisasi atau perusahaan mereka seperti yang terdapat di seluruh
jajaran manajemen untuk dapat meningkatkan keuntungan kompetitifnya di
pasar.
pendekatan terintegrasi dalam mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi,
mengambil dan membagikan semua hal dari aset informasi sebuah
perusahaan. Aset ini meliputi database, dokumen, kebijakan, prosedur dan
keahlian yang belum sempat ditangkap juga pengalaman di masing-masing
pekerja sebagai individu (Dewi, 2014:1).
Kondisi ini jelas mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam
menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap bertahan. Penekanan akan
10
saru respon dalam menyikapi perubahan tersebut.
KM tergantung pada dua aspek yang luas: KM Solutions dan KM
Foundations. KM Solutions merujuk pada cara di mana aspek-aspek tertentu
(discovery, capture, sharing, dan application dari knowledge) dapat dicapai.
KM Foundations adalah aspek-aspek luas organisasi yang mendukung
dalam jangka pendek dan jangka panjang. KM Foundations melingkupi KM
Infrastructure, KM Mechanism, dan KM Technologies (Becerra-Fernandez
et.al, 2010:41).
(Becerra-Fernandez. 2010)
tersebut adalah:
Infrastructure, yang mencerminkan landasan jangka panjang untuk
KM. dalam konteks sebuah organisasi, KM Infrastructure
melingkupi lima komponen utama: budaya organisasi (organization
culture), struktur organisasi (organization structure), infrastruktur
teknologi informasi (information technology infrastructure),
pengetahuan umum (common knowledge), dan lingkungan fisik
(physical environment).
keyakinan yang memandu perilaku anggota organisasi. Ini adalah
enabler penting dari KM dalam organisasi.
KM juga bergantung pada sebagian besar struktur organisasi.
Beberapa aspek struktur organisasi yang relevan. Pertama, struktur
hirarkis organisasi mempengaruhi orang-orang dengan siapa
masing-masing individu sering berinteraksi, dan pada atau dari
siapa dia akibatnya cenderung mentransfer pengetahuan. Kedua,
struktur organisasi dapat memfasilitasi KM melalui praktek
komunitas. Praktek komunitas menyediakan akses ke kelompok
yang lebih besar daripada individu mungkin dalam batas-batas
tradisional departemen.
teknologi informasi organisasi. Meskipun teknologi dan sistem
informasi tertentu secara langsung dikembangkan untuk mancapai
KM, keseluruhan infrastruktur teknologi informasi organisasi,
dikembangkan untuk mendukung kebutuhan sistem informasi
organisasi, juga memfasilitasi KM. Infrastruktur teknologi
informasi meliputi pengolahan data, penyimpanan, dan teknologi
dan sistem komunikasi.
meliputi: bahasa dan kosa kata yang sama, pengenalan domain
pengetahuan individu, skema kognitif umum, norma bersama, dan
unsur-unsur pengetahuan khusus yang umum di seluruh individu
berbagi pengetahuan (Grant 1996; Nahapiet dan Ghoshal 1998).
Lingkungan fisik dalam organisasi merupakan landasan
penting di mana KM bersandar. Aspek kunci dari lingkungan fisik
meliputi desain bangunan dan pemisahan antara mereka; lokasi,
ukuran, dan jenis kantor; tipe, jumlah, dan sifat ruang pertemuan;
dan sebagainya. Lingkungan fisik dapat mendorong KM dengan
memberikan kesempatan bagi karyawan untuk bertemu dan berbagi
ide.
12
digunakan untuk mempromosikan KM. KM Mechanism
memungkinkan KM System, dan didukung oleh KM Infrastructure.
KM Mechanism mungkin (atau tidak mungkin) memanfaatkan
teknologi, tetapi melibatkan beberapa jenis pengaturan organisasi
atau sarana sosial atau struktural untuk memfasilitasi KM.
Contoh KM Mechanism termasuk learning by doing, on-the-
job training, belajar melalui pengamatan, dan pertemuan dengan
tatap muka. KM Mechanism yang lebih berjangka panjang
termasuk mempekerjakan seorang Chief Knowledge Officer,
proyek-proyek kerja sama di seluruh departemen, hubungan
hirarkis tradisional, kebijakan organisasi, standar, proses inisiasi
bagi karyawan baru, dan rotasi karyawan di seluruh departemen.
c. KM Technologies
digunakan untuk memfasilitasi KM. Jadi KM Technologies secara
intrinsik tidak berbeda dari teknologi informasi, tetapi mereka
fokus pada manajemen pengetahuan daripada pengolahan
informasi. KM Technologies juga mendukung KM System dan
manfaat dari KM Infrastructure, terutama infrastruktur teknologi
informasi. Bentuknya dapat berwujud web atau mobile apps.
d. KM Process
ditemukan (discovery) atau ditangkap (capture), juga proses
bagaimana knowledge dibagikan (share) and diaplikasikan
(application).
13
(Becerra-Fernandez et.al. 2004)
1) Knowledge Discovery
pengembangan dari tacit atau explicit knowledge baru dari
data dan informasi atau dari sistesis knowledge sebelumnya.
Penemuan explicit knowledge baru bergantung secara
langsung pada combination, sedangkan penemuan tacit
knowledge baru bergantung secara langsung pada
socialization.
combination, di mana beberapa bagian explicit knowledge
(juga data dan informasi) disintesis untuk menciptakan
kumpulan explicit knowledge baru dan kompleks (Nonaka,
1994). Proses socialization adalah sintesis dari tacit
knowledge antar individu, biasanya melalui aktifitas
gabungan sebagai ganti instruksi tertulis ataupun verbal.
2) Knowledge Capture
proses mendapatkan baik explicit maupun tacit knowledge
yang berada pada orang, artefak, atau entitas organisasi.
Proses externalization melibatkan perubahan tacit
knowledge menjadi bentuk explicit seperti kata-kata,
konsep, bahasa visual ataupun kiasan (Nonaka dan
14
Merepresentasikan gagasan tradisional dari “learning”.
Explicit knowledge mungkin bisa dikatakan mirip dengan
aksi (action) dan praktik (practice), sehingga individu yang
mendapatkan knowledge dapat mengalami kembali apa
yang orang lain telah jalani.
3) Knowledge Sharing
atau tacit knowledge dikomunikasikan kepada individu
lainnya. Knowledge sharing jelas merupakan proses penting
dalam meningkatkan inovasi dan prestasi organisasi.
Tergantung pada bagaimana explicit atau tacit knowledge
dibagikan (share), exchange atau socialization digunakan.
Socialization memfasilitasi berbagi (share) tacit knowledge
baik tacit knowledge baru tercipta ataupun tidak.
Sebaliknya, exchange berfokus pada berbagi (share) explicit
knowledge. Yang digunakan untuk berkomunikasi atau
mentransfer explicit knowledge antara individu, grup, dan
organisasi.
performa organisasi ketika digunakan untuk membuat
keputusan dan melaksanakan tugas. Tentu saja, proses
knowledge application bergantung pada ketersediaan
knowledge, dan terakhir bergantung pada proses knowledge
discovery, capture, dan sharing. Direction merujuk pada
proses melalui individu yang memiliki knowledge
mengarahkan aksi dari individu lainnya tanpa mentransfer
knowledge yang mendasari arahan terhadap orang tersebut.
Routines melibatkan penggunaan knowledge yang tertanam
dalam prosedur, aturan dan norma-norma yang memandu
15
prosedur atau teknologi.
e. KM System
memanfaatkan berbagai KM mechanism dan technologies. Setiap
KM System menggunakan kombinasi dari beberapa mekanisme dan
beberapa teknologi. Selain itu, KM mechanism atau technologies
yang sama bisa, dalam keadaan yang berbeda, mendukung KM
System ganda.
knowledge application system, knowledge capture system,
knowledge sharing system, dan knowledge discovery system yang
akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian selanjutnya dari penelitian
ini.
organisasi di beberapa tingkatan: people, processes, products, dan
keseluruhan performa organisasi (performance) (Becerra-
Fernandez dkk, 2004:51).
beberapa cara. Pertama, KM dapat memfasilitasi
pembelajaran mereka (dari satu sama lain ataupun dari
sumber eksternal). Kedua, KM juga menyebabkan pekerja
menjadi lebih fleksibel, dan cenderung meningkatkan
kepuasan kerja mereka.
dapat dilihat bersama tiga dimensi besar: efektifitas,
16
dapat dikarakteristikkan sebagai berikut:
membuat keputusan yang paling memungkinkan.
b) Efisiensi. Melakukan proses secara cepat dan hemat
biaya.
yang meningkatkan efektifitas dan efisiensi.
3) Dampak pada products
tersebut dapat dilihat dalam dua hal: value-added product,
di mana product baru atau peningkatan product yang
memperlihatkan peningkatan nilai dibandingkan product
sebelumnya, dan knowledge-based product di mana
product dirancang berdasarkan knowledge tertentu sesuai
kebutuhan organisasi ataupun pelanggannya.
4) Dampak pada performance
langsung dari KM pada performa organisasi muncul saat
knowledge digunakan untuk menciptakan produk inovatif
yang menghasilkan pendapatan dan keuntungan.
Sedangkan dampak tidak langsung dari KM pada
performa organisasi muncul, sebagai contoh, yaitu dengan
melalui penggunaan KM untuk mendemonstrasikan
kepemimpinan yang cakap di dalam industri maka yang
menjadi sebagai imbalannya mungkin meningkatkan
loyalitas pelanggan.
Salah satu kegiatan penting dan utama dan menjadi kunci keberhasilan
dari implementasi manajemen pengetahuan adalah proses sharing-
knowledge dan terjadinya proses learning dalam organisasi.
Dikutip dari Knowledge Magement Toolkit dalam Knowledge @
University dijelaskan ada 22 alat (tools) untuk kegiatan persebaran
pengetahuan dan pembelajaran dalam sebuah organisasi yang berhubungan
dengan manajemen pengetahuan. Dari ke-22 alat teresebut akan dibahas
singkat yang dianggap mudah untuk diterapkan.
1. After Action Review (AAR)
Kegiatan dilakukan 3 pendekatan, yaitu secara formal,
informal dan secara personal.
dalam proyek atau kegiatan tertentu. Dilakukan dengan formal
dengan melibatkan fasilitator ahli yang dapat mendampingi
kegiatan. Setiap melakukan…