Embed Size (px)
Citation preview
MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT
LUNAKDosen :
Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom
eXPert
Trial
PERENCANAAN MANAJEMENKOMUNIKASI PROYEKPERTEMUAN –11
eXPert
Trial
Manajemen KomonikasiProyek• Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek
dengan tujuan utama adalah• agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai
proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuatdengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpandan diatur dengan tepat pula
Orang-orang teknologi informasi terkenaldengan memiliki kemampuan
komunikasi yang rendaheXPert
Trial
Pentingnya Komunikasi
• Ancaman terbesar untuk banyak proyekmerupakan kegagalan untuk berkomunikasi.
• Budaya kita tidak menempatkan profesional TIsebagai komunikator yang baik.
• Penelitian menunjukkan bahwa profesional TIharus dapat berkomunikasi secara efektif untukberhasil di posisi mereka.
• Keterampilan lisan yang kuat adalah kunci dalamkemajuan karir bagi profesional TI.eX
Pert P
DF
Trial
Komunikasi dalam Proyek
Sifat komunikasi profesional T.I.
1. Verbal2. Informal. Sesekali saja presentasi formal3. Singkat waktunya: Harus penuh perhatian;
berkomunikasi efektif; menggunakan dukungan grafik, catatan, hasil cetakan
4. Dengan sedikit orangeXPert
Trial
Identifikasi Stakeholders• Stakeholders: orang-orang yang terlibat/ dipengaruhi
oleh proyek, termasuk sponsor proyek, tim proyek, staf pendukung, pelanggan, pengguna, supplier, dan musuh proyek.
• Informasi tentang stakeholders disimpan dalam dokumen:
• Stakeholder register, yang berisi: nama, posisi, internal/eksternal dlm organisasi, peran dan informasi kontak.
• Stakeholder management strategy: pendekatan untuk meningkatkan dukungan stakeholders selama proyek berlangsung, meliputi: nama, tingkat ketertarikan dalam proyek, tingkat pengaruh dalam proyek, dan strategi manajemen untuk memperoleh dukungan dari masing-masing stakeholder.eX
Pert P
DF
Trial
Proses-proses ManajemenKomunikasi Proyek
2Pendistribusian
informasi
1Perencanaankomunikasi
4Mengelola
stakeholder
3Pelaporan
kinerjaeXPert
Trial
• Merupakan proses yang sangat penting dalamproyek, mengingat seringnya kegagalan proyekterkait dengan kegagalan komunikasi
• Menentukan kebutuhan informasi dan komunikasistakeholder
• Rencana manajemen komunikasi adalah• dokumen yang berisi arahan/tuntunan cara
berkomunikasi dalam suatu proyek
Perencanaan komunikasi
eXPert
Trial
Perencanaan Komunikasi
• Setiap proyek harus mencakup beberapa jenisrencana manajemen komunikasi, dokumenyang memandu komunikasi proyek.
• Membuat analisis stakeholder untuk komunikasiproyek membantu dalam perencanaan komunikasi.
eXPert
Trial
Isi Rencana Komunikasi (1)
Kebutuhan komunikasi stakeholder. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk
format, konten, dan tingkat rincian. Orang-orang yang akan menerima informasi dan
yang akan menghasilkan informasi. Metode atau teknologi yang disarankan untuk
menyampaikan informasi.
eXPert
Trial
Isi Rencana Komunikasi (2)
• Frekuensi komunikasi.• Prosedur eskalasi untuk menyelesaikan masalah.• Prosedur revisi untuk memperbarui rencana
manajemen komunikasi.• Glosarium terminologi umum.
eXPert
Trial
• Proses yang dilakukan untuk menjaminterpenuhinya kebutuhan informasi pada waktuyang tepat bagi setiap stakeholder
• Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkaninformasi proyek bagi orang yang tepat, padawaktu yang tepat dengan format yang padatinformasi
• Manajer proyek dan tim proyek harus dapatmemutuskan cara terbaik untukmendistribusikan informasi proyek
Pendistribusian Informasi
eXPert
Trial
Pendistribusian Informasi
• Pertimbangan penting termasuk:• Menggunakan teknologi untuk meningkatkan
distribusi informasi .• Metode formal dan informal untuk
mendistribusikan informasi.
eXPert
Trial
Mendistribusikan Informasi dalamCara Efektif dan Tepat Waktu Jangan mengubur informasi penting.
Jangan takut untuk melaporkan informasi yangburuk.
Komunikasi lisan melalui pertemuan danpembicaraan informal membantu memberikaninformasi penting dan baik serta buruk ke tempatterbuka.eX
Pert P
DF
Trial
Pentingnya KomunikasiLangsung Penelitian mengatakan bahwa dalam interaksi
langsung: 58 % dari komunikasi adalah melalui bahasa tubuh. 35 % dari komunikasi adalah melalui bagaimana kata-
kata dibicarakan. 7 % dari komunikasi adalah melalui konten atau kata-
kata yang diucapkan. Perhatikan lebih dari sekadar kata-kata yang
sebenarnya seseorang katakan. Nada suara dan bahasa tubuh orang mengatakan
banyak tentang bagaimana ia benar-benar merasaeXPert
Trial
Pertimbangan Lain Komunikasi Jarang penerima menafsirkan pesan persis seperti
yang dimaksud pengirim. Lokasi geografis dan latar belakang budaya
mempengaruhi kompleksitas komunikasi proyek. Jam kerja yang berbeda-beda Bahasa hambatan Norma-norma budaya yang berbeda-bedaeX
Pert P
DF
Trial
Isu Penting dalam DistribusiInformasi• Penggunaan teknologi• Cara formal atau informal• Distribusi informasi yang sangat penting secara
efektif dan tepat waktu• Pemililhan media yang cocok untuk berkomunikasi• Pemahaman akan kebutuhan komunikasi
individual atau berkelompok• Teknik menyampaikan berita “buruk”• Pengaturan jumlah jalur komunikasieX
Pert P
DF
Trial
Jumlah Saluran Komunikasi
Karena jumlah orang yang terlibat meningkat,kompleksitas komunikasi meningkat karena adalebih saluran komunikasi atau jalur melalui manaorang dapat berkomunikasi.
Jumlah saluran komunikasi =
n adalah jumlah orang yang terlibat.
2
1nn
eXPert
Trial
Dampak Jumlah Orang dalamSaluran Komunikasi
eXPert
Trial
• Proses mengumpulkan dan mendistribusikaninformasi kinerja proyek, termasuk di dalamnyastatus reports, progress measurements, danperamalan
Pelaporan Kinerja
eXPert
Trial
Pelaporan Kinerja
• Pelaporan kinerja membuat stakeholder mendapatkaninformasi tentang bagaimana sumber daya digunakanuntuk mencapai tujuan proyek.
• Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyeksudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu danbiaya.
• Progres reports menggambarkan sejauh mana timproyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanyaberupa laporan rutin.
• Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akanberhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakansampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalaneX
Pert P
DF
Trial
• Manajer Proyek harus memahami dan bekerjadengan berbagai pihak yang berkepentingan.
• Perlu merancang suatu cara untuk mengidentifikasidan menyelesaikan masalah.
• Dua alat penting termasuk:• Matriks manajemen harapan• Catatan isu
Mengelola Stakeholder
eXPert
Trial
Saran dalam ManajemenKomunikasi Proyek TI• Gunakan keterampilan berkomunikasi (khususnya
dalam menangani konflik)• Selalu mengembangkan keterampilan
berkomunikasi• Lakukan rapat dengan efektif• Gunakan e-mail, instant massaging dan
collaborative tools secara efektif• Gunakan template dalam komunikasi proyek• Bangun infrastruktur komunikasieX
Pert P
DF
Trial
Membangun InfrstrukturKomunikasi• Infrastruktur komunikasi adalah seperangkat alat,
teknik dan prinsip yang digunakan untukmemberikan dasar yang efektif dalam transfer informasi
• Alat yang dimaksud antara lain e-mail, PMsoftware, groupware, fax machines, telephones, teleconferencing systems, document management systems, dan word processors
• Teknik termasuk didalamnya reporting guidelines & templates, meeting ground rules & procedures, decision-making processes, problem-solving approaches, and conflict resolution and negotiation techniques
• Prinsip yang dimaksud adalah menggunakan dialog terbukadan etika yang disepakatieX
Pert P
DF
Trial
Cara Menghadapi Konflik• Confrontation or problem-solving:
• hadapi langsung , langsung menghadapi konflik denganmenggunakan pendekatan pemecahan masalah.
• Compromise: • dengan pendekatan memberi dan menerima
• Smoothing: • menekankan kesepakatan dan mengabaikan perbedaan
• Forcing: • pendekatan win-lose
• Withdrawal: • menghindari potensi pertentanganeX
Pert P
DF
Trial
Conflict Can Be Good• Pertentangan dapat menghasilkan sesuatu yang
penting, misalnya ide bagus, alternatif yang lebihbaik, dan motivasi untuk bekerja lebih baik dankolaboratif
• Groupthink, Kesesuaian dengan nilai-nilai ataustandar etika dari kelompok. Grup berpikir bisaberkembang jika tidak ada sudut pandang yang saling bertentangan.
• [Karen Jehn] Pertentangan terkait task dapatmeningkatkan performansi tim, sedangkan konflikemosional dapat menekan performansi timeX
Pert P
DF
Trial
KETRAMPILAN KOMUNIKASI YANG BAIK• Perusahaan IT dan program-program pendidikan IT
seringkali mengabaikan pentingnya membangunketerampilan berbicara, menulis danmendengarkan
• Organisasi yang berkembang baru akhirnyamenyadari bahwa diperlukan investasi dalambidang komunikasi karena harus bertemu denganberbagai macam individu dengan budaya dan latarbelakang yang beraneka ragam
• Butuh kepemimpinan untuk dapat meningkatkankemampuan berkomunikasieX
Pert P
DF
Trial
Rapat yang Efektif• Tentukan terlebih dahulu apakah rapat dapat dihindari• Tentukan tujuan dan outcome yang diinginkan dari
sebuah rapat• Tentukan siapa yang harus menghadiri rapat• Berikan agenda rapat sebelum rapat dilaksanakan pada
semua peserta rapat• Persiapkan segala perlengkapan sebelum rapat seperti
handout, alat peraga,dsb• Jalankan rapat secara profesional• Bangun relasieX
Pert P
DF
Trial
Efektifitas E-Mail• Yakinkah bahwa e-mail merupakan media yang tepat
untuk menyampaikan informasi yang diinginkan• Pastikan mengirim e-mail yang tepat pada orang yang
tepat• Gunakan judul yang “berarti”• Batasi isi hanya satu subyek, dan buat dengan jelas dan
ringkas• Batasi jumlah dan ukuran attachments• Hapus e-mail yg tidak dibutuhkan dan jangan buka jika
asal e-mail meragukan• Respons e-mail secepatnya• Pelajari menggunakan fitur-fitur pentingeX
Pert P
DF
Trial
Template dalam KomunikasiProyek• Kebanyakan orang teknis enggan meminta
pertolongan• Menggunakan template dalam berkomunikasi
dapat membuat penggunaan waktu dan uangmenjadi lebih efisien
• Organisasi dapat membuat template-nya sendiriatau meniru dari orang lain
eXPert
Trial
Contoh Template DeskripsiProyek
eXPert
Trial
Contoh Template Progress Report Bulanan
eXPert
Trial
Contoh OutlineFinal Project Report
eXPert
Trial
Final Project Documentation Items
eXPert
Trial
SOFTWARE UNTUK MEMBANTU MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK Ada banyak perangkat lunak untuk membantu
dalam komunikasi proyek. Saat ini lebih dari 37% orang bekerja jarak jauh,
setidaknya paruh waktu. Perangkat lunak manajemen proyek mencakup
kemampuan baru untuk meningkatkan komunikasivirtual.
Alat-alat baru, seperti pesan instan dan blog, dapatmeningkatkan komunikasi proyek.
35
eXPert
Trial
KESIMPULAN• Tujuan dari manajemen komunikasi proyek adalah
untuk memastikan generasi, koleksi, sosialisasi,penyimpanan, dan disposisi informasi proyek yangtepat waktu dan sesuai.
• Proses utama termasuk:• Perencanaan komunikasi• Distribusi informasi• Pelaporan kinerja• Pengelolaan stakeholder
36
eXPert
Trial
