Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Teknik Informatika UHO2016

MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK PERANGKAT LUNAK

Materi Kuliah MPPL (Pert. 12-13) Memahami pengertian, sejarah, dan proses komunikasi Memahami pentingnya komunikasi yang baik dalam sebuah

proyek perangkat lunak Bagaimana cara mengelola komunikasi pada proyek

perangkat lunak? Cara menghitung jalur komunikasi dalam sebuah proyek

Pengertian Komunikasi

• Komunikasi adalah sebuah proses ketika seseorang menyampaikan / mengekspresikan idenya kepada orang lain dan orang tersebut mendengarkan ide yang sedang disampaikan tersebut.

• Ketika proses ini menghasilkan pemahamanan antar kedua pihak yang terlibat, maka komunikasi telah terjadi.

Communication

Sebuah proses yang melibatkan penggunaan kata-kata, bunyi, tanda, atau tingkah laku untuk

mengekspresikan atau menukar informasi atau untuk menyampaikan ide, pemikiran, atau perasaan, kepada

orang lain. (Source: Merriam-Webster's Learner's Dictionary)

Communication

“Komunikasi adalah apa yang dipahami oleh si pendengar, bukan apa yang dikatakan oleh si pembicara”

Cara berkomunikasi yang paling umum

Speaking Visual Images

WritingBody Language

Verbal

Non-Verbal

Contoh Komunikasi Non-Verbal

Proses Komunikasi

Proses Komunikasi

Elemen-Elemen dari Proses Komunikasi

Sender – Orang yang memiliki pesan/ide untuk disampaikan (pengirim)

Receiver – orang yang menjadi tujuan/penerima pesan, bisa satu orang atau lebih (penerima)

Message – Ide, pemikiran, perasaan, atau pendapat yang ingin dikomunikasikan

Feedback – Respon verbal atau non-verbal dari si penerima setelah menerima pesan

Channel: Medium yang digunakan ketika pesan bergerak dari pengirim ke penerima

Noise: gangguan dari dalam maupun luar yang menyebabkan proses komunikasi tidak berjalan dengan sempurna

Tujuan dilakukannya KomunikasiUntuk mengubah kecenderungan

perilaku

Untuk memperoleh aksi

Untuk memastikan

adanya pemahaman

Untuk mengajak

Untuk memperoleh

atau memberikan

informasi

Sejarah Komunikasi

Kentongan Digunakan untuk menyampaikan pesan

dan perintah dari sang raja kepada rakyatnya.

Untuk menyampaikan akan adanya gerombolan pasukan lawan yang datang menyerang.

kentongan yang bentuknya cukup besar (bedug) digunakan sebagai penanda waktu sholat tiba.

Untuk menandakan adanya kebakaran rumah, adanya bencana banjir dan adanya pencurian.

Dalam penggunaannya, kentongan dipukul dengan irama yang berbeda beda sesuai kejadian yang akan dan sedang terjadi.

ASAP Asap dikenal sangat populer digunakan sebagai media komunikasi suku bangsa Indian di Amerika.

Alat komunikasi ini biasa digunakan untuk mengirimkan suatu pesan rahasia pada teman ataupun lawan.

Satu kepulan asap dapat berarti peringatan, dua kepulan asap dapat pula berarti adanya bahaya. Tiga kepulan asap dapat berarti adanya masalah ataupun minta bantuan.

Kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai sejak masa Kerajaan Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Sriwijaya, dan Mataram. Walaupun masa itu kegiatan tersebut masih terbatas pada kegiatan surat menyurat antar kerajaan. Mereka menggunakan kulit kayu atau bambu sebagai bahan untuk menulis.

Media yang lazim dipakai untuk menuis surat pada tempo dulu didominasi oleh daun lontar. Selain itu, ada juga yang menggunakan bambu, tulang binatang, rotan dan lempengan batu (dikenal dengan nama prasasti).

Daun Lontar dan Prasasti

Pentingnya manajemen komunikasi dalam

proyek perangkat lunak

Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

DefinisiProject Communication Management

Define Activities

Project Management Process Groups and Knowledge Areas Mapping – PMBOK 5th Edition

Scope Time Cost Quality Human Resources Communications Risk Procurement

InitiatingDevelop

Project Charter

Planning Develop ProjectManagement Plan

CollectRequirements

EstimateCosts

PlanQuality

Management

PlanHR Management

PlanCommunications

PlanProcurements

ExecutingDirect and ManageProject Execution

Perform Quality

Assurance

ConductProcurements

Monitor & Control Monitor Perform

& Control IntegratedProject Work Change

Control

Verify Control

Scope ScopeControl

ScheduleControlCosts

Perform Quality Control

Control Communication Monitor & Control Risks

Control Procurement

ClosingClose Project

Or Phase Close Procurement

Define Scope Create

WPS

Sequence Activities Estimate

Resources

Estimate Duration

Develop Schedule

Determine Budgeting

Acquire Team

Develop Team

Manage Team

Manage Communication Manage Stakeholder Engagement

Plan Risk ManagementIdentify Risk

Qualitative Analysis

Quantitative Analysis

Plan Risk Response

Stakeholder

Identify Stakeholders

Plan Scope Management

Plan Scheduled Management

Plan Cost Management Plan

Stakeholder Management

Control Stakeholder Engagement

Integration

Berdasarkan PMI (Project Management Institute), Manajer

Proyek menghabiskan 90% waktunya untuk berkomunikasi

Proyek perangkat lunak merupakan kegiatan yang labor intensive (melibatkan banyak orang). Komunikasi yang jelas dan akurat dalam sebuah tim proyek sangatlah penting.

Sebagai seorang manajer proyek kita harus mampu menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dalam proyek dilakukan berdasarkan ruang lingkup proyek dan sesuai dengan budget, dan juga tentunya bisa selesai sesuai target deadline.

Komunikasi dalam Proyek Perangkat Lunak

Komunikasi dalam Proyek Perangkat Lunak

Contoh: Manajer proyek memiliki

sebuah ide, dan orang tersebut berhasil memahami apa yang disampaikan dari proses komunikasi tersebut.

Manajer proyek mendapat e-mail dan kemudian memahami apa yang diminta oleh stakeholder.

Manajer proyek mengadakan meeting dengan seluruh tim proyek dan mereka memahami agenda yang disampaikan.

Ancaman terbesar dalam setiap proyek adalah: KEGAGALAN DALAM

BERKOMUNIKASI

Penelitian menunjukkan bahwa para profesional di bidang IT

harus mampu BERKOMUNIKASI secara efektif untuk bisa sukses

dalam posisinya

Kemampuan berbicara yang baik merupakan salah satu

kunci dalam peningkatan karir bagi para profesional di bidang

IT

Seringkali proyek perangkat lunak dikerjakan melebihi waktu yang

ditentukan, keluar dari ruang lingkupnya, atau mengalami

pembengkakan biaya

30M B-S

31M B-S

32M B-S

33M B-S

34M B-S

35M B-S

36M B-S

37M B-S

38M B-S

39M B-S

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%

Poor Communications

Inadequate Planning

Unrealistic Budget or Schedule

Poorly Defined Requirements orSuccess Criteria

Lack of Stakeholder Buy In

Poor Risk Management

Lack of Change Control

Why Do Projects Fail?

Source: PMI (2007)

Kurangnya komunikasi antar pihak yang terlibat dalam

proyek menyebabkan terjadinya kegagalan dalam

proyek perangkat lunak

Melaksanakan Manajemen Komunikasi Proyek

Proses Manajemen Komunikasi Proyek Communications planning: Menentukan kebutuhan

informasi dan komunikasi dari para stakeholder Information distribution: Membuat informasi yang

dibutuhkan tersebut tersedia bagi stakeholder secara berkala

Performance reporting: Mengumpulkan dan menyebarkan informasi mengenai performa proyek, termasuk laporan status proyek dan pengukuran progress.

Managing stakeholders: Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari para stakeholder.

1. Communication Planning

1. Communication planning Setiap proyek harus memiliki communication

management plan communication management plan adalah dokumen yang

mengatur komuikasi dalam proyek, berisi: Kebutuhan komunikasi stakeholder Informasi yang disampaikan, format, detail dan level

yang di sampaikan Orang yang menerima informasi dan siapa yang

memberi informasi Metode teknologi apa yang digunakan untuk

menyampaikan pesan

Stakeholders Document Name Document Format

Contact Person

Deadline

Customer Management

Monthly Status Report

Hard copy Gail Feldman, Tony Silva

First of month

Customer Business Staff

Monthly Status Report

Hard copy Julie Grant,Jeff Martin

First of month

Customer Technical Staff

Monthly Status Report

E-mail Evan Dodge,Nancy Michaels

First of month

Internal Management

Monthly Status Report

Hard copy Bob Thomson First of month

Internal Business and Technical Staff

Monthly Status Report

Intranet Angie Liu First of month

Training Subcontractor

Training Plan Hard Copy Jonathan Kraus 11/1/2016

Software Subcontractor

Software Implementation Plan

E-mail Barbara Gates 6/1/2016

Contoh Stakeholder Analysis untuk Komunikasi Proyek Perangkat Lunak

Menentukan jumlah jalur komunikasi dalam Proyek Perangkat Lunak

Dengan semakin meningkatnya jumlah orang/pihak yang terlibat dalam sebuah proyek, kompleksitas dari komunikasi menjadi meningkat karena bertambahnya jalur komunikasi antar orang-orang tersebut.

Jumlah jalur komunikasi (communication channels) =

dengan n adalah jumlah orang terlibat dalam sebuah proyek.

2)1( nn

2)1( nnDampak jumlah orang terhadap jumlah jalur

komunikasi =

2 orang = 1 jalur komunikasi

3 orang = 3 jalur komunikasi

5 orang = 10 jalur komunikasi

2. Distribusi Informasi

2. Distribusi informasi Tujuan utama distribusi informasi adalah memberikan informasi yang benar kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan format yang berguna

Pertimbangan yang penting : Penggunaan teknologi untuk meningkatkan

distribusi informasi. Metode formal dan nonformal untuk distribusi

informasi

Distribusi informasi yang efektif Jangan menghilangkan informasi yang

penting Jangan takut menyampaikan berita buruk Komunikasi lisan (meeting atau informal)

membantu penyampaian informasi

Face-to-face communication Riset menunjukkan:

58% komunikasi ditunjukkan oleh body language 35% komunikasi ditunjukkan oleh bagaimana kata

diucapkan 7% komunikasi ditunjukkan oleh kata apa yang

diucapkan Beri perhatian lebih lawan bicara, tidak hanya mendengar

apa yang diucapkan Nada dan body language lawan bicara menunjukkan

maksud dari lawan bicara Meeting rutin sangat berguna dalam proyek perangkat

lunak Beberapa perusahaan bahkan membatasi penggunaan

email untuk menghindari miskomunikasi

53

Media Choice Table

Penggunaan teknologi Live video merupakan salah

satu cara untuk mengirim informasi

Microsoft : satu dari lima tatap muka dapat digantikan dengan video converence dan ini menghemat 70juta dolar dalam setahun dalam menghemat biaya perjalanan

Hambatan informasi Terkadang penerima dan pengirim

informasi memiliki interprestasi berbeda terhadap pesan

Beberapa hambatan karena lokasi geografi dan background kultural antara lain Perbedaan waktu kerja Perbedaan bahasa Perbedaan norma

3. Performance Reporting

3. Performance reporting Laporan performance akan membuat stakeholder selalu mengetahui kondisi dan status proyek Status reports : menggambarkan di mana

posisi proyek pada satu waktu Progress reports : menggambarkan apa yang

dicapai tim proyek pada periode waktu Forecasts : prediksi status proyek dan progress

berdasarkan informasi yang ada dan tren

4. Managing Stakeholder

4. Managing stakeholder Seorang manajer proyek akan bekerja dengan

berbagai macam stakeholder Dibutuhkan perencanaan untuk mengelola isu

dan masalah 2 tools penting:

Expectations management matrix Issue log

EMM (Expectations Management Matrix)

Matriks ini merupakan matriks berbasis aturan untuk menilai dinamika perubahan dari parameter yang ada pada proyek. Parameter ini termasuk biaya, jadwal, ruang lingkup, dan kualitas

Expectations Management MatrixPriorities/ Measures of Success

Max or Min

Constrain

Accept

CostScheduleScope and/or Quality

Aturan:You must record three X.sNo row may contain more than one X.No column may contain more than one X.

Expectations Management MatrixPriorities/ Measures of Success

Max or Min

Constrain

Accept

Cost XSchedule XScope and/or Quality X

Mengapa EMM? Ketika melaksanakan pengembangan proyek,

prioritas bisa menjadi tidak stabil. Beberapa faktor misalnya ekonomi, pemerintahan, politik, bisa berubah.pada saat analisis sistem, masalah proyek yang tidak diantisipasi bisa saja ditemukan sehingga kebutuhan harus berubah.

EMM membantu dalam manajemen harapan (expectation management).

Meskipun EMM merupakan tools yang sangat simpel, terkadang tools yang paling simpel adalah yang paling efektif

64

Issue Log (Contoh)

-Closed artinya bahwa telah ditemukan solusi untuk issue yang bersangkutan.-Open artinya bahwa masih belum ditemukan solusi atas issue tersebut.

Communication responsibility matrix

Menentukan siapa yang berkomunikasi ke siapa

Matriks Tanggungjawab Komunikasi

Bagaimana cara kita mengetahui siapa yang harus berkomunikasi dengan siapa dalam sebuah proyek?

Solusinya adalah dengan membuat matriks tanggungjawab komunikasi (communication responsibility matrix). Hal ini dapat membantu manajer proyek untuk mengetahui kebutuhan informasi apa saja yang akan dikomunikasikan dan oleh siapa dalam lingkup rencana manajemen komunikasi yang telah dibuat.

Contoh Matriks Tanggungjawab Komunikasi

Suggestions for Improving Project Communications Mengelola konflik secara efektif Meningkatkan kemampuan berkomunikasi Menjalankan meeting yang efektif Menggunakan email dan teknologi lainnya secara efektif Menggunakan template untuk komunikasi proyek

68INFORMATION TECHNOLOGY PROJECT MANAGEMENT, FIFTH EDITION, COPYRIGHT 2007

Dampak negatif yang timbul Memanfaatkan teknologi dan internet dalam komunikasi

proyek bisa juga menyebabkan dampak negatif. Salah satunya adalah Cyberslackers

Cyberslackers adalah orang yang seharusnya bekerja, tapi malah online di internet untuk mencari hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaannya.

Dampak negatif yang timbul Studi terbaru dari Websense

menunjukkan bahwa semakin banyak karyawan yang menggunakan website untuk alasan pribadi, dan menyebabkan perusahaan-perusahaan di Amerika merugi hingga $178 miliar dollar tiap tahunnya ($5000 per karyawan).

Di tahun 2000, Surfcontrol, perusahaan yang bergerak di bidang keamanan internet, memperkirakan bahwa setiap cyberslacking yang dilakukan oleh karyawan di Australia menyebabkan kerugian $22.5 miliar per-tahunnya.

Menggunakan E-Mail, Pesan Instant, serta media lainnya secara Efektif

Pastikan bahwa e-mail, pesan instant, atau media lainnya yang anda pilih merupakan media yang paling tepat untuk digunakan.

Pastikan untuk mengirim informasi yang tepat pada orang tepat pula.

Ketika menulis e-mail, pastikan bahwa maksud Anda tersampaikan dengan jelas.

Pastikan bahwa anda memilih orang yang tepat untuk melakukan sharing informasi.

71INFORMATION TECHNOLOGY PROJECT MANAGEMENT, FIFTH EDITION, COPYRIGHT 2007

TERIMA KASIH