Manual Módulo de Viáticos

(INFORMACIÓN CONFIDENCIAL) Manual de Viáticos

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Página de título

Manual

Módulo de Viáticos.

Para: Electrotecnia y Automatización S.A. de C.V.

Por: Sky-IT.com.mx


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Índice

Contenido Portada ................................................................................................................................................ 1

Indice ................................................................................................................................................... 2

Introducción ......................................................................................................................................... 2

Acceso al sistema ............................................................................................................................ 3

Ingresar clave de aceso ................................................................................................................... 3

Super Administrador ........................................................................................................................ 4

Comidas ........................................................................................................................................... 4

Vehiculos ......................................................................................................................................... 6

Precio de Gasolina. ......................................................................................................................... 7

Gerencias – Deptos - Puestos ......................................................................................................... 8

Hospedaje ...................................................................................................................................... 10

Grupos ........................................................................................................................................... 11

Usuarios ......................................................................................................................................... 13

Editar Usuario ................................................................................................................................ 13

Cambiar Contraseña ...................................................................................................................... 14

Ayuda ............................................................................................................................................. 16

Solicitud de Viáticos .......................................................................................................................... 20

Clientes .......................................................................................................................................... 20

Introducción

HERRAMIENTA: Control de Viáticos

Esta Herramienta nos permite tener el control de las solicitudes de viáticos, así como el control de gastos derivados de los distintos proyectos a los que se asignan recursos, adicionalmente se podrá disponer de una base de datos donde podrán consultar acumulados y resúmenes de una manera dinámica y rápida.

Dentro de los beneficios que contaran al utilizar esta herramienta están:

Disponibilidad de la herramienta al 100% al estar sobre una plataforma en nube privada.


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Poder tener un control de las solicitudes por proyecto Autorización de solicitudes de manera electrónica Autorización financiera para dispersiones y/o depósitos correspondientes a las solicitudes Base de datos dinámica de la cual se podrán extraer reportes para consulta o acumulados para

informes específicos.

Acceso al sistema

Al ser una herramienta en la nube el sistema dependerá que estemos conectados a Internet, por lo cual se deberá asegurar que el equipo del que se quiera conectar este navegando.

La ruta para acceder al sistema es:

http://201.158.105.10/ahyg

Esta ruta se puede llamar desde cualquier navegador, explorer, Firefox, Chrome (recomendado)

Ingresar clave de acceso

Una vez cargada la ruta especificada, el sistema nos solicitará nuestro usuario y contraseña a través de la pantalla siguiente:


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Cada usuario registrado deberá contar con un usuario único e intransferible para efecto de realizar sus registros, es muy importante no compartir su contraseña con ninguna persona directa o indirectamente ligada al sistema.

Súper Administrador

El alta y modificación de usuarios estará a cargo del Súper Administrador, quien a su vez podrá asignar hasta 2 más Súper Administrador que tendrán los mismos privilegios que el Súper Administrador inicial, esto es opcional y de acuerdo a políticas locales de uso.

Dentro de las funciones del Súper Administrador, está la de dar mantenimiento a los catálogos auxiliares de uso en el sistema, tales como:

- Comidas - Vehículos - Precios de Gasolina - Poblaciones - Gerencia – Departamento – Puesto - Hospedaje

Estos catalogos estaran disponibles dentro del menu principal en el submenu “Catalogos”


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Comidas

Es importante mencionar que el sistema contará con una carga pre registrada con parámetros que en su momento se definieron, pero se pueden cambiar en cualquier momento, esto lo deberá realizar el Súper Administrador de la siguiente forma:

En el sub menú Catálogos, seleccionar la opción Comidas, esto desplegara la siguiente pantalla:

En ella mostrara la información correspondiente a los registros que se encuentran cargados en el sistema y la información con la que cuentan, para modificarlo se deberá pulsar en el botón Editar que se encuentra en la parte izquierda del registro deseado, esto nos desplegara los campos en formato edición para su modificación


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Una vez concluidos los cambios se deberá pulsar en el botón verde de grabar para que queden registrados los cambios en el sistema, en caso que los cambios no se deseen registrar se deberá pulsar sobre el botón Cancelar.


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Vehículos

En el sub menú Catálogos, seleccionar la opción Vehículos, esto desplegara la siguiente pantalla:

En esta pantalla se registrarán los datos de los vehículos con que se cuenten, y en su caso se registrarán nuevas unidades en uso, para que los campos queden registrados se deberá pulsar al finalizar el botón Agregar.

Para modificar algún dato del registro de Vehículos se deberá realizar de la opción Editar – Vehículos, del sub menú Catálogos

En esta opción se busca el Vehículo a modificar en el campo Vehículo, y al concluir los cambios se deberá pulsar el botón editar para que los cambios queden registrados.


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Precio de Gasolina

Es importante mencionar que el sistema contará con una carga pre registrada con parámetros que en su momento se definieron, pero se pueden cambiar en cualquier momento, esto lo deberá realizar el Súper Administrador de la siguiente forma:

En el sub menú Catálogos, seleccionar la opción Precio de Gasolina, esto desplegara la siguiente pantalla:

En ella mostrara la información correspondiente a los registros que se encuentran cargados en el sistema y la información con la que cuentan, para modificarlo se deberá pulsar en el botón Editar que se encuentra en la parte izquierda del registro deseado, esto nos desplegara los campos en formato edición para su modificación

Una vez concluidos los cambios se deberá pulsar en el botón verde de grabar para que queden registrados los cambios en el sistema, en caso que los cambios no se deseen registrar se deberá pulsar sobre el botón Cancelar.


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Gerencias – Deptos - Puestos

En el sub menú Catálogos, seleccionar la opción Gerencias – Deptos - Puestos, esto desplegara la siguiente pantalla:

Para agregar algún valor a las tablas de Gerencia, departamento o Puesto, bastara con capturar el texto en la celda deseada y pulsar el botón agregar

MODIFICACION DE GERENCIAS

Para modificar algún valor de la tabla gerencias se deberá seleccionar la opción Editar Gerencias, del sub menú Catálogos, esto nos desplegará el siguiente menú

Si se desea borrar el registro se deberá pulsar el botón Quitar, en caso que se desee modificar se deberá pulsar el botón editar, esto nos desplegara la siguiente pantalla

En ella realizaremos la modificación deseada y al final pulsaremos el botón grabar


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MODIFICACION DE DEPARTAMENTOS

Para modificar algún valor de la tabla departamentos se deberá seleccionar la opción Editar departamentos, del sub menú Catálogos, esto nos desplegará el siguiente menú



MODIFICACION DE PUESTOS

Para modificar algún valor de la tabla Puestos se deberá seleccionar la opción Editar puestos, del sub menú Catálogos, esto nos desplegará el siguiente menú




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Hospedaje

En el sub menú Catálogos, seleccionar la opción Vehículos, esto desplegara la siguiente pantalla:

En esta pantalla se realizarán los registros de los costos de las distintas opciones que se tienen de hospedaje, para esto se deberá pulsar el botón Editar, esto nos mostrará la siguiente pantalla



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Grupos

Dentro de los derechos que tiene el Súper Administrador está el de dar de alta los grupos y asignar usuarios a cada grupo, para el registro de grupos este se realiza en el sub menú Administración, opción Grupos

Al ingresar a esta opción, el sistema desplegara la siguiente pantalla

En ella se deberán registrar los grupos que estarán habilitados para clasificar a los usuarios registrados en el sistema,

Con el botón asignar personal, se puede realizar la carga de usuarios al grupo seleccionado

Dentro de la tabla grupo existe el campo usuario Líder de grupo, el sistema interpreta que este usuario es el responsable de autorizar en primer nivel las solicitudes que los usuarios realicen, es importante definir esto ya que de ahí se desprenden los correos para autorizar.


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Usuarios

Dentro de los derechos que tiene el Súper Administrador está el de dar de alta los usuarios y asignarlos en su caso a el grupo que le corresponda, para el registro de usuarios esto se realiza en el sub menú Administración, opción Usuarios


En ella se deberán registrar los usuarios que estarán habilitados para realizar operaciones en el sistema, puntos importantes de considerar:

Los campos Gerencia, Departamento y Puesto son de clasificación y solo se utilizan con este fin en el sistema.

El campo Grupo, es el clasificador dentro del sistema y estará ligado a la autorización directa de sus solicitudes (en caso que aplique).


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El campo e-mail deberá contener el correo electrónico donde se desea lleguen las notificaciones que se generen en el sistema

Tipo de usuario:

Superadministrador – Es el responsable de la administración y operación del sistema, se pueden tener hasta 3 superadministradores, la recomendación es tener solo 1 o 2 en caso que se requiere por los horarios de trabajo.

Contador – Es la persona responsable de dar la autorización final de las solicitudes de viáticos.

Usuario – Son todo el grupo de usuarios que estarán teniendo interacción en el sistema.

Editar Usuario

Dentro de los derechos que tiene el Súper Administrador está el de poder modificar el registro de usuarios ya existentes, esto se realiza en el sub menú Administración, opción Editar Usuario.


Donde Seleccionaremos en la casilla de usuario a modificar y pulsaremos el botón Editar Selección, Esto nos llevará a la pantalla de mantenimiento donde se podrán modificar los datos generales de dicho usuario


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Una vez realizadas las modificaciones deseadas, se pulsará el botón editar y los cambios se guardarán en la base de datos.

Cambiar Contraseña

Como parte importante para todos los usuarios se tiene la opción de realizar el cambio de contraseña, esto es al dar de alta un usuario el Superadministrador asigna una contraseña temporal, la cual perderá su efecto una vez que el usuario haya realiza el cambio de contraseña en esta opción del menú, es importante mencionar que el usuario es el único responsable del uso de la clave de acceso y lo que en el sistema se realice con su usuario, para realizar el cambio de contraseña se realiza en la opción Cambiar Contraseña del menú principal.

Una vez que se seleccionó la opción nos desplegara la siguiente pantalla

En ella se deberá la nueva contraseña a utilizar y se deberá confirmar en el segundo campo, al concluir deberá pulsar el botón Editar, con esto se grabara la nueva contraseña y a partir de su siguiente acceso deberá realizar con esta contraseña.


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Ayuda

Dentro del sistema se encuentra la opción de ayuda, en ella se tiene disponible un manual el formato PDF el cual estará disponible en todo momento para su consulta, igualmente se puede descargar, para acceder a él solo tiene que elegir la opción Ayuda del menú principal

Al seleccionar esta opción el sistema nos mostrara el mensaje en el que podemos elegir, visualizar o descargar.

El archivo a visualizar o el que se bajara esta en formato PDF, a continuacion un extracto como ejemplo


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Solicitud de Viáticos

Los usuarios registrados tendrán posibilidad de realizar solicitud de viáticos en el sistema, el ciclo lógico de la solicitud de viáticos seria la siguiente:

El usuario líder de algún proyecto realiza la captura de la solicitud de viáticos, los pasos a seguir son los siguientes:

Registro de clientes

En el submenú catálogos se tiene la opción de clientes, en esta pantalla se deberá registrar el nombre genérico del cliente con quien se vaya a realizar el proyecto

Al ingresar a este punto el sistema solicitara demos el nombre del cliente al que se ligara el proyecto

Una vez registrado el nombre del cliente se deberá pulsar el botón Agregar para que se guarde el cliente en la base de datos

IMPORTANTE: Antes de registrar un cliente nuevo debemos asegurarnos que dicho cliente no esté ya guardado en la base de datos, para esto debemos acceder a la opción Editar clientes, del sub menú Catálogos


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En esta pantalla aparecerán en forma de lista los clientes que tengamos registrados, de tal forma que si no aparece en dicho listado el cliente al que ligaremos el proyecto debemos dar su alta tal como lo indican los pasos anteriores.

Esta opción también nos sirve para cambiar algún nombre de algún cliente especifico o bien para quitar clientes que tal vez se registraron, pero con los cuales no se tuvieron incidencias.

Nueva Solicitud

En Esta opción se registra el cabecero

PfP Desbordamiento !

Documents

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