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Universidad GalileoFISICC-IDEACEI Puerto BarriosEvaluación de Proyectos Integrado.Horario Martes 19:30 a 20:30Tutor Rene Cerón
Sistematización del Depto. De Facturación deCOBIGUA
Eddy Rolando Izales OsorioIDE0712283
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INTRODUCCION
La automatización de oficinas es un proceso de mucha importancia dentro del ámbito
empresarial ya que esta automatización viene a dar eficacia y eficiencia a dicha
empresa. Por consiguiente, si la empresa presta servicios, esta debe de implementar un
proceso para que dichos servicios sean prestados al consumidor final de una manera
rápida y que estos servicios a la vez sean de buena calidad, ya que todo consumidor
busca en sus productos y servicios que adquiere este requisito.
Por lo que se refiere al recurso humano de la empresa, las automatizaciones son de
gran beneficio para estos, porque estos prestan el servicio de una manera dinámica y
no de una forma monótona como lo hacen la mayor parte de las empresas. El siguiente
material trata de dar una idea de lo que se pretende lograr cuando se automatiza una
empresa o un departamento de alguna empresa. Dando a conocer todos los procesos
que se deben implementar y todas las exigencias que se deben incluir en la
automatización dependiendo de que empresa se automatice.
El proyecto en si constara de una serie de pasos a mejorar como la de la compra de
pantallas digitales y colocarles a las corroboraciones códigos de barra y a los
tramitadores extenderle unos carnes y colocar una especie de lectoras en las
computadoras para poder agilizar el proceso de facturación y de esta manera
incrementar la calidad de los servicios que presta la empresa.
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A. Marco General de Referencia
La compañía Bananera Guatemalteca Independiente, S.A. con el objetivo de agilizar
los procesos y prestar un servicio de calidad a los clientes, necesita cambiar ciertos
procedimientos e invertir en algún equipo para incrementar la eficiencia en los
servicios que se prestan.
La compañía Bananera Guatemalteca Independiente, S.A. se dedica al mercado de
los contenedores con vehículos importados y contenedores con carga seca y
Refrigerada desde EEUU y debido que la demanda por los despachos de los
vehículos es muy fuerte y el tiempo que los clientes quiere invertir es muy corto y
como compañía busca siempre satisfacer los clientes. Por tal razón se buscara
soluciones para erradicar el problema.
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A.1. Reseña Histórica
Puerto Barrios es el puerto más antiguo de Guatemala. Está situado sobre la costa
atlántica del Mar Caribe, en la Bahía de Amatique, a 295 kilómetros por la carretera
CA-9 y a 320 kilómetros por ferrocarril desde la Ciudad de Guatemala.
Está localizado geográficamente así:
Latitud 15 grados, 44’, 3”, Norte
Longitud 88 grados, 36’, 21”, Oeste
Puerto barrios es el puerto Marítima mas antiguo de Guatemala, esta situado sobre la
costa Atlántica, en la Bahía de Amatique a 295 kilómetros por carretera y 320 por
ferrocarril desde la ciudad Guatemala.
Fue construido de madera un 20 de junio de 1880, cuando gobernaba el General Justo
Rufino Barrios, posteriormente fue remodelado en 1904 por una compañía americana,
quienes también montaron la vía férrea, misma que fue finalizada en 1908.
El terremoto de 1976 destruyo el muelle y permaneció inutilizable hasta 1988 cuando
COBIGUA inicio operaciones utilizando los servicios de FEGUA para transportar su
fruta de las fincas localizadas Entre Ríos, Izabal.
COBIGUA como una agrupación de productores nacionales de banano, inicio
operaciones en 1988 exportando su banano a través de Puerto Barrios. Sin embargo
por el pésimo estado del muelle, por el peligro de un posible hundimiento a raíz de los
daños sufridos por el terremoto del 76. Adicional a las pocas medidas de seguridad,
inexistencia de ayudas de navegación y la negativa de empresas navieras de operar en
el muelle, COBIGUA decidió utilizar los servicios de Santo Tomas de Castilla, pero en la
actualidad este puerto presta mejores servicios que su competencia.
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A.2 Definición del Departamento a Automatizar
MOBILIARIO Y EQUIPO (Compañía Bananera Guatemalteca Independiente, S.A.)
Compañía Bananera Guatemalteca Independiente (COBIGUA) cuenta con mobiliario de
buena calidad para el recurso humano y de gran calidad ya que para esta empresa el
recurso humano es una de las mayores prioridades. En cuanto al equipo COBIGUA
posee equipo de alta calidad y tecnológicamente avanzado, como dicha empresa esta
en una etapa de certificación de puerto, ya que esta empresa tiene una estrecha
relación con navieras, clientes, importadores estadounidenses, entonces Estados
Unidos para poder certificar a COBIGUA como puerto seguro, debe de cumplir con
ciertas normativas, entre una de estas es implementar un sistema de rayos x para que
los contenedores que van a ser exportados o los contenedores importados pasen por
un control minucioso y riguroso y a la vez la seguridad de que estos no contengan
material radiactivo, explosivo, o de dudosa procedencia, además con dicho sistema se
trata reducir al máximo los casos de polizonaje. Además cuenta con equipo dentro del
recinto portuario como bascula, porta contenedores, tractores portuarios, montacargas,
Bandas elevadores para carga a Granel, Cargadores Frontales, Tractores portuarios,
Remolcadores, Lanchas, etc.
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A.3 RECURSOS (MOBILIARIO)
Cantidad Descripción Ubicación Estatus1 Mueble de madera
barnizado para ventanilla
Facturador clientes varios
Regular estado
4 Escritorios ejecutivos
Facturador de buques
Regular
4 Archivos Depto. De Facturación
Regular
1 Caja Fuerte Facturación Ventanilla
Perfecto estado
2 Oasis Depto. De Facturación
Perfecto Estado
1 Microondas Depto. de Facturación
Perfecto estado
1 Mueble para útiles Depto. De Facturación
Perfecto estado.
RECURSOS MATERIALESCANTIDAD DESCRIPCION3 cajas Papel tamaño oficio2 Cajas Folder Tamaño Oficio150 folder Folder Tamaño carta3 cajas Lapiceros azules y negros100 sobres Manila Media Carta2 Sacatrapos
25000 Facturas
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RECURSOS HUMANOSCANTIDAD DESCRIPCION1 GERENTE FINANCIERO1 CONTADOR FINANCIERO1 ASISTENTE DE CONTADOR 2 FACTURADOR DE CLIENTE VARRIOS2 FACTURADOR DE BUQUES
RECUROS EQUIPOCANTIDAD DESCRIPCION UBICACION ESTATUS8 Computadoras
marca Dell Pantalla Plena
Depto. de Facturación
Perfecto estado
8 Teléfonos extensiones
Depto. De facturación
Perfecto estado
4 Impresoras marca Epson de cinta
Depto. De facturación
Se traban
2 Aires acondicionado Depto.- de facturación
Regular estado
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A.4 Tareas administrativas del Departamento
GERENTE FINANCIERO
Es el encargado de mantener el equilibrio de la empresa en lo que se refiere al área
financiera de la empresa, pues es la persona que debe de velar porque los costos de
ventas y gastos sean equilibrados y además es esta persona la que debe de responder
por todas los resultados que en su periodo de manejo de finanzas se ocasionen.
CONTADOR FINANCIERO
Es el encargado de velar porque los reportes, cuadres, formatos cuentas contables, a la
vez se encarga de cuadrar todas las cuentas que se manejan en el departamento.
ENCARGADO CUENTAS POR COBRAR
Es la persona encargada de auxiliar al contador en casos de recargo de trabajo y
además de elaborar reportes financieros en temporadas de cierres contables y se
encarga también de velar por el custodio de las deudas de la empresa, para que los
saldo por depositar sean cancelado por parte del cliente y los saldos a favor del cliente
sean devueltos al cliente.
FACTURADORES BUQUES
Son las personas encargadas de hacerle los cobros correspondientes a las navieras,
clientes, empresas etc. Sobre los servicios que presta la empresa cuando los buques
atracan en el puerto.
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FACTURADORES CLIENTES VARIOS
Son las personas encargadas de cobrarle servicios de despachos de vehículos,
verificaciones de carga de contenedores, almacenaje de vehículos, almacenaje de
contenedores, y muchos cobros más correspondientes a vehículos y contenedores.
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A.5 Organigrama maestro
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
DIRECTOR LEGAL
SUPERINTENDENTE RR.HH
SUPERINTENDENTE OPERACIONES
ANALISTAFINANCIERO
SUPERINTENDENTE SEGURIDAD INTEGRAL
SUPERVISOR OBRA CIVIL
SECRETARÍA OFICINISTA
SUPERVISORSEGURIDAD FISICA
FACTURACION BUQUES
CONTADORES
DIGITADORES BUQUES
ADMINISTRADOR
COORDINADOR PATIO
CHEQUES
COORDINADOR CARGA GENERAL
OPERADORES
COORDINADOR OPERAC. MUELLE
ESTIBADORAS
COORDINADORSEGURIDAD INDUSTRIAL
CHEQUES OPERADORES FACTURACION CLIENTES VARIOS
ORGANIGRAMA DE LA TERMINAL PORTUARIA PUERTO BARRIOS
REEFERMONITOREOMECANICOS
SUPERINTENDENTE M&R
SUPERVISOR M&R
ASISTENTE
IT
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Organigrama del Departamento (Complementario)
Gerente Financiero
Contador Financiero
Encargado Cuentas Por cobrar
Facturadotes Buques
Facturadores Clientes Varios
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B. ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA Interior Fortalezas (F)
Entidad que se caracteriza por la
calidad de los servicios
prestados.
Entidad que se da a conocer
internacionalmente por la
exportacion de producto
bananero.
Compañía con respaldo financiero
por el volumen de operaciones a
que se dedica.
Debilidades (D)
La demanda por los servicios es grande y por lo tanto necesita tener procedimientos efectivos.
El personal que posee tiene muchas responsabilidades para cada puesto por tanto no se dan abasto.
exterior Oportunidades (O)
Con la prestación de servicios de
calidad pueda convertirse en una
entidad como ejemplo para
muchas otras y por consiguiente
incrementar sus ventas y
ganancias.
Con las ganancias recuperadas
en un plazo de tiempo pueda
Amenazas (A)
Una de las
amenazas mas
grandes para la
entidad es que
por la ineficiencia
en los servicios
prestados los
cliente
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ampliar sus instalaciones y poder
tener mayor capacidad de
apilamiento y atracadero de
buques.
direcciones sus
servicios a otro
puerto que los
preste mejor
servicio o una
tarifa mas baja.
Positivas Negativas
B.1 EN DONDE ESTAMOS?
La compañía bananera guatemalteca independiente s.a., tiene claros sus objetivos, sus
misiones y metas de dicha empresa y además esta consciente de que tiene que
enfrentar ciertas amenazas o debilidades que puedan ser aprovechadas por la
competencia para desequilibrar el proceso evolutivo de la empresa.
IDENTIFICAR FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA EMPRESA
La compañía debe estar preparada para poder aplicar sus fortalezas en el momento
indicado para poder salir exitosa en toda clase de negocios que tenga y además debe
fortalecer esas debilidades que posee ya que la competencia puede tomar esas
debilidades y dar un fuerte golpe al área financiera del puerto.
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B.2 A DONDE QUEREMOS LLEGAR?
La compañía como conocedora del campo en donde esta mezclada tiene sus metas
bien definidas porque de acuerdo a las políticas implementadas y a los objetivos
trazados se va trazando un plan de actividad a elaborar llamado plan de
procedimientos. Como también la compañía conoce muy bien el contexto de
globalización de mercado esta preparada de una forma eficaz y eficiente en el caso
correspondiente.
IDENTIFICAR OPORTUNIDADES Y AMENAZAS PARA LA EMPRESA
La compañía proporcionar a sus empleados oportunidades como lo son otorgar ciertos
seguros médicos, seguros de vida para los empleados y además a el personal que con
su estudio beneficia a la compañía le otorga ciertos reembolsos universitarios para que
se coadyuven en el sentido económico.
OBJETIVOS
Contribuir a mejorar la competitividad del comercio exterior.
Fortalecer el posicionamiento de la actividad logística que el país desea alcanzar en la
región centroamericana.
Contribuir a la atracción de más inversión de largo plazo en el país.
Una de las actividades que puedan ayudar en manera sorprendente es reorganizar
todos los procedimientos de todos los empleados y agregando actividades que les
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permite motivar a los empleados y que puedan trabajar de una manera cordial y cumplir
con las metas y objetivos que se les establezca a cada trabajador.
B.3 COMO PODEMOS LOGRARLO?
Se evaluaran las debilidades y las amenazas que acechan a la compañía y por medio
de estas se hará un plan de acciones a tomar para poder concientizar a los empleados
de que estos son los encargados del éxito de la empresa y de que la empresa esta en
manos del personal y en ellos esta que la empresa sea la mejor o simplemente
desaparezca.
Principios fundamentalesSon humanistas
Responsabilidad Con Nuestros clientes
Compromiso con clientes
Con nuestro país
Con la familia
Con la sociedad
Muelle Angosto
Clientes menores que laCompetencia
Maquinaria portuaria de menor calidad
Seguros médicos
Reembolsos universitarios
Seguros de vida
Debido a las fuerzas que posee la compañía se aumentan las oportunidades.
Aumentar la eficacia, aumentando las oportunidades
Creando una consciencia de trabajo en el personal.
Tratar de superar esas debilidades y así sacarle el mejor beneficio a las oportunidades
Competencia evoluciones mejor que la compañía
Prestar servicios de menor calidad
Preparando al personal de una manera fiel así la competencia sentirá presión en la calidad de los servicios prestados o en los productos elaborados.
Superando las debilidades con el personal se podría evitar que las amenazas pasen a un segundo plano.
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C. EL PROBLEMA
C.1 DETERMINACION DEL PROBLEMA
El problema en si consta de que al momento de que el buque atraca en las
instalaciones portuarios se inician la prestación de servicios y por consiguiente el
proceso de vaciado de contenedores, luego el personal empieza el vaciado de
contenedores de vehículos para poder corroborarlos en donde debe ir indicado los
datos generales del vehiculo, luego esta corroboración pasa a jefatura de muelle en
donde el personal se encarga de digitarlas en el sistema, luego estas corroboraciones
pasan al departamento de facturación en donde deben ser revisadas minuciosamente
para poder elaborar la facturación de una manera eficaz y este proceso es el que se ha
vuelto lento y desesperado para las personas que deben de esperar que su facturación
sean deliberada para que el cliente pueda seguir su tramite de una manera bien
trazada.
ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
Debido a las críticas que se han salido a flote debido a que la compañía debería de
agilizar los trámites o la falta de equipo de buena calidad para los empleados se han
tomado muy en cuenta de que este problema debe ser resuelto de una manera pronta
y eficaz. Porque anteriormente los sistemas utilizados eran obsoletos y además muy
antiguos y esto daba lugar a atrasar el proceso de descarga de contenedores del
buque.
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JUSTIFICICACION DEL PROBLEMA
Como parte del proceso de resolución del problema, la compañía a tomado la decisión
de sistematizar cierta áreas de la empresa para que los servicios que presta COBIGUA
sean mas eficaces y eficientes y así de esta manera llegar a solucionar todos los
problemas que han afectado la empresa haciendo uso de la automatización del área
que esta afectando el área de desempeño por parte de los trabajares.
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C.4 A QUE DEPARTAMENTOS AFECTA EL PROBLEMA Y COMO LO HACE EN CADA UNO DE ELLOS.
Este problema afecta a todos los departamentos que tiene que ver con la facturación de
clientes varios, tanto bodega porque retrasa el proceso de verificación de baúl o colores
de los automóviles ya que el personal que corrobora debido a la rapidez y a la presión
tiende a confundirse. También afecta al personal encargado de digitación de dichas
corroboraciones ya que atrasa el trabajo y después se acumula dicho trabajo atrasando
el trámite de los vehículos. Luego en el departamento de facturación debido al fuerte
índice de clientes que visitan las instalaciones las series de facturas que se manejan no
se dan a vasto para poder facturarles a los clientes de una manera rápida atrasando el
trámite del cliente. Por ultimo el área de despachos casi siempre termina con una
acumulación trabajo retrasándoles a los clientes el despacho de los vehículos que para
las personas son de gran ayuda desde el exterior del país.
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D. PERFIL DEL PROYECTO
D.1 OBJETIVOS
-Mejoramiento del proceso de despacho de vehículos en el departamento de
facturación.
-Prestación de servicio de calidad en el menor tiempo posible.
D.2 METAS
El presente proyecto se esta ejecutando debido a que por el largo y complicado proceso
de facturación para vehículos se busca la manera de que este proceso sea mas
eficiente, rápido y de buena calidad para los contribuyentes del servicio, a la vez se
busca la manera de que este proceso no sea tan complicado y por consiguiente mas
rápido.
D.3 TITULO DEL PROYECTO
“Sistematización del Departamento de Facturación de COBIGUA”
D.4 COORDINADOR DEL PROYECTO
Eddy Rolando Izales Osorio
D.5 DESCRIPCION DEL PROYECTO
El proyecto consiste en la siguiente manera:
Al momento de la operación de vaciado de contenedores que traen vehículos estos
pasan por el proceso de corroborado, en la cual existe una descripción casi total del
vehiculo con la cual realizan una póliza del vehiculo, esta corroboración la llevan a
bodega donde hacen un recuento de los vehículos que están fuera de manifiesto, los
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que están por baúl ( los cuales no se logra verificar si traen algún tipo de mercadería
dentro del vehiculo o alguna caja que esta sellada.
Luego de haber clasificado estas corroboraciones son mandadas a operación o jefatura
de muelle, para que sean digitados en un sistema para que al momento de ser
introducidos los numero de motor aparezcan los datos relaciones a dicho vehiculo.
Después de que en jefatura de muelle digitaron las corroboraciones son llevadas el
departamento de facturación para que sean despachadas al publico. Al momento de ser
llevadas a facturación el cliente se presenta a la ventanilla con sus documentos
correspondientes para poder elaborar el despacho correspondiente del vehiculo, luego
de recibir los documentos el facturador ingresa los datos y códigos correspondientes en
el sistema para que después de un cierto proceso el sistema arroje el precio a cancelar
por parte del cliente al cual se le extiende un recibo para que pueda cancelar en el
banco la cantidad adjudicada en el recibo luego de ser depositada la cantidad
correspondiente el facturador le extiende una factura contable al cliente, en donde dicha
factura están desglosados todos los datos del vehiculo buque en que atraco, fecha de
ingreso y fecha limite para poder retirar el vehiculo del predio portuario sin que cancele
ninguna cantidad por almacenaje ya que después de la fecha limite empieza a correr un
cobro llamado almacenaje de vehiculo, también en esta factura se desglosan los cobros
que se le aplicaron al vehiculo, por ejemplo si traía mercadería, si pagan algún servicio
de muellaje, o servicio de mecánico, el cual consiste en cobrársele al cliente una tarifa
para que pueda ingresar al lugar donde se encuentre el vehiculo y con ayuda del
mecánico asignado poder ver el numero de motor del vehiculo para poder agregarla en
la corroboración y poder elaborar la póliza.
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Entonces lo que se busca es que este proceso a partir de varias etapas de
automatización se realice mas eficientemente y que el proceso de facturación sea mas
dinámico para el cliente ya que esta persona es la que sufre las aglomeración de
personas en la ventanilla.
Colocar pantallas digitales para que le proceso sea mas rápido y colocarle también a
las corroboración y a los Nit un código barras para que al momento de ser pasados por
el lector este desplegué la información que necesitamos del vehiculo o del cliente
propietario del vehiculo.
Los costos de elaboración de este proyecto son un poco altos ya que se necesita de
equipo altamente costoso ya que seria equipo bien actualizado, por este motivo en el
siguiente cuado se estará presentando los cambios correspondientes al sistema de
facturación.
Debido a la cantidad de personas que hacen uso de este servicio seria muy rentable
para la empresa invertir en un equipo de tan alta tecnología y como la cantidad de
personas que hacen uso de este servicio creo que a la larga para la empresa servir a
las personas que buscan de su ayuda es un honor.
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D.6 TIEMPO DE DISPONIBILIDAD DEL PROYECTO
D.7 PERSONAL INVOLUCRADO
Gerente Financiero Contador Financiera Encargado Cuentas Por cobrar Facturadores Buques Facturadores Clientes Varios
D.8 COSTO DEL PROYECTO INCLUYENDO SALARIOS DEL PERSONAL INVOLUCRADO
Descripción proveedor CostoPersonal involucrado Q 9200.00ELABORACION DE UN SUSTEMA COMPUTARIZADO
ASESORIA EMPESARIAL Q 8,000.00
SUMINISTROS DE MATERIALES
Q 800.00
COLOCACION DE LECTOR
Q 150.00
ELABORACION DE UNA BASE DE DATOS
Q 600.00
COMPRA DE EQUIPO EMPRESA DELL, SA. Q 22,000.00TOTAL Q 34100.00
D.9 JUSTIFICACION DEL COSTO Y AHORRO NETO
DESCRIPCION COSTO ACTUAL
COSTO PROPUESTO
BENEFICIO % DE VARIACION
NOMINA DEL PERSONAL QUE TRABAJA
Q 9800.00 Q 6000.00 Q 3000.00 % 25.00
TELEFONO 10,000.00 Q 8000.00 Q 12000.00 70%MANTENIMIENTO DE COMPUTADORAS
Q 6000.00 Q 6,000.00 20 %
VIATICOS Q 4500.00 Q 3100.00 Q 1 400.00 % 45LUZ Q 6000.00 Q 4000.00 Q 200.00 Q 2200.00TOTALES Q 80,800.00 Q 27 100.00 Q 19,900.00 % 60.00
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D.10 DESCRIPCION DE LA SOLUCION PLANTEADA
La solución que se pretende plantear es la de Instalar pantallas digitales y un lector y pegarles códigos de barra a los formularios de las corroboración donde ya indique los datos del vehiculo a cobrar y el costo a cobrar.E. PLAN DE IMPLEMENTACION
E.1 DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES A LA SOLUCION
No. Definición de Actividad1 A Presentación del proyecto Gerencia de la Compaña
2 B Entrevista con encargados del departamento de Contabilidad
3 C Entrevista con Departamento de RRHH y Operaciones Portuarias
4 D Elaboración de flujo grama de actividades y procedimientos
5 E Creación de un cronograma de actividades a desarrollar durante el proyecto.
6 F Cotizaciones por los equipos a adquirir y Solicitud de Efectivo con Tesorería.
7 G Compra de materiales, Mobiliario y equipo necesario para el proyecto.
8 H Instalación del equipo y ensayos de las primeras pruebas.
9 I Elaborar ensayos con el personal de Despacho vehicular.
10 J Capacitación para los empleados referente al manejo del equipo instalado.
11 K Establecer con todos los departamentos involucrados el procedimiento a efectuar.
12 L Informar a los clientes para que estén informados de los cambios al momento de facturar.
13 M Hacer las ultimas pruebas y hacer correcciones si lo amerite.
14 N Poner en marcha el nuevo procedimiento.
15 ñ Controlar el procedimiento direccionando y corrigiendo los errores.
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F. PLANTEAMIENTO ESTRATEGICO DE LA INFORMACION
Se elaborara una serie de actividades encaminadas a lograr el objetivo propuesto el cual es la automatización de la oficina.
F.1 DETERMINAR LAS HERRAMIENTAS DE EQUIPO NECESARIAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA.
Cantidad Descripcion Ubicación2 Pantallas digitales marca Dell 1 facturador varios f7
1 facturador varios f62 Lectores de código de barras 1 facturador varios f7
1 facturador varios f62 Impresora marca Epson fx-2190 1 facturador varios f7
1 facturador varios f62 Sumadoras marca casio dr-1212la 1 facturador varios f7
1 facturador varios f6
F.2 COMO USAR LA TECNOLOGIA DE SOFTWARE PARA HACER MAS PRODUCTIVO EL TRABAJO
Cantidad de licencias Descripción del sofware Utilización2 Windows xp Se instalara en ambas
maquinas para facturar2 JDE EDWARS Se instalara porque es un
sistema de facturación utilizado en la empresa
2 GT_CONTROL DE CARGA Se utiliza para verificar los vehículos en existencia y los despachados
1 Base da datos con codigos Se utilizara para el area de facturación deacuerdo con los códigos ingresados en las corroboraciones.
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F.3 DESCRIBIR Y JUSTIFICAR TECNICAMENTE QUE TIPO DE SISTEMA DE INFORMACION ES EL QUE DEBE UTILIZAR PARA ADECUAR Y MANEJAR LA INFORMACION QUE INCLUIRA EN EL FLUJO DE DATOS
El sistema que se utilizara en el departamento de facturación será un sistema (TPS) ya que ayudara mucho a la actividad rutinaria del proceso de facturación. Contendrá también un sistema de información gerencial (MIS) ya que mostrara consultas y reportes de una forma incalculable.
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G DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO
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G.2 DETERMINAR LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA:
ENTIDADES-INTERNASFACTURADORES-EXTERNAS
CLIENTETRAMITADOR
PROCESOSINGRESO VININGRESO NITINGRESO DE DATOS DE VEHICULOINGRESO DE ITEM DE COBRO
VERIFICACION DEL TOTAL DE LA FACTURA CON SU IVA
ALMACENES
RECIBOSFACTURA
G.3 IDENTIFIQUE QUE TIPOS DE SALIDA Y ENTRADA UTILIZA SU PROYECTO.
ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS:
Salidas: Son las facturas en sus diferentes serie facturadas desde el modulo correspondiente por
serie. Es el Nombre del cliente, direccion y numero de Nit. Es el valor que nos arroja ya al digitar la cantidad a cobrar con su respectivo item de
cobro. Es el precio total ya incluido el IVA Es la factura fisica ya después de haber pasado por todos los procesos de digitación.
Entradas: Son los codigos de clientes o suplidores al cual se le facturará el cobro o se le emitirá el
pago. Es la descripción del servicio a prestar como lo es marca del vehiculo, model del mismo y
detalle del numero del motor y el buque en el cual se descargo el vehiculo su fecha de vaciado y la fecha libre de almacenaje.
Es la cantidad a cobrar dependiente el numero de vehiculos a cobrar a un cliente especifico.
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G.4 ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.
PROCEDIMIENTO DIAGRAMA TIEMPO COSTO1.1Se procede a ingresar el VIN del vehiculo al sistema de control de carga
15 SEGUNDOS 20 CENT
1.2 Si aparece la corroboración digitada en el sistema se busca entre el grupo del mismo buque
20 segundos 5 cent
1.3Se verifica si el cliente tiene algún código seteado en el sistema
5 segundos 3 cent.
1.4 Si no tiene código se ingresa el numero de NIT, nombre y dirección del cliente
30 SEGUNDOS 5 CENT
1.5 se ingresa el servicio a cobrar, la marca del vehiculo, el modelo, el vin, el buque, el viaje del buque, la fecha de vaciado y la fecha de libre almacenaje
35 segundos 5 cent
1.6 se ingresan los items a cobrar 5 segundos 2 cent
1.7 se verifica si estan bien los cobros y se le hace un recibo manual.
2 segundos 1 cent.
1.8 colocamos en el orden de las factura fisicas con el correlativo del sistema mandamos al spool.
5 segundos 2 cent
1.9 buscamos la factura en los trabajos sometidos del sistema
5 segundos 2 cent
1.10 vemos la factura en el PDF y si esta en el correlativo de las factura fisicas mandamos a imprimir
8 segundos 5 cent
1.11 se firman y sellan las factura y se separan las copias.
5 segundos 3 cent
1.12 se le extiende el recibo con su papeleria al cliente.
2 segundos 3 cent
1.13 cuando el cliente regresa con el recibo cancelado se le extiende su factura y nos quedamos con una copia del recibo que nos sirve para archivo junto con las copias de la factura.
4 segundos 3 cent
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A. DEFINIR LISTA DE ACTIVIDADES
Actividades de Primer Orden Actividades de Segundo Orden
Actividades de Tercer Orden
1.Entrevist Inicial.1.1 Elaborar informe de
entrevistaA. Informa de Objetivos 2. Investigación de Reseña Histórica.
3. Definición de Materiales. 4. Investigación del FODA 4.1 Buscar elementos FODA
5. Investigación Antecedentes del Problema.
6. Elaboración del Perfil del Proyecto. 7. Aprobación del Proyecto.
8. Elaboración de Plan de Implementación. B. Planificación del Proyecto. 9. Hacer Cotizaciones. 10. Elaboración del Costo del Proyecto.
11. Compra de Equipo y Software.
12. Instalación del Software.13.1 Poner en marcha el
Software.C. Implementación del Software. 13. Elaboración de Pruebas del Sistema. 14.1 Demostración del Uso.
14. Mantenimiento y servicios del software.
C. Capacitación General 15. Elaboración plan de Capacitación 16. Contratar a la Persona que Capacitará.
17. Capacitar a Empleados. 18. Capacitación como usar Extinguidores. 19. Capacitación de Usuarios 20. Aplicación del Proyecto.
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A.1 TABLA DE ACTIVIDADES
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A.2 CONSTRUCCION DE CPM PERT
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B. DETERMINACION DE COSTOS Y GASTOS DEL PROYECTO
B.1. Determinar los Costos y Gastos de Cada Actividad
Inicio Actividades de Segundo Orden T COSTO
1 Entrevista Inicial. 2 Q 125.00 2 Investigación de Reseña Histórica. 2 Q 235.00 3 Definición de Materiales. 3 Q 225.00 4 Investigación del FODA 4 Q 220.00 5 Investigación Antecedentes del Problema. 3 Q 180.00 6 Elaboración del Perfil del Proyecto. 4 Q 200.00 7 .Aprobación del Proyecto. 2 Q - 8 Elaboración de Plan de Implementación. 3 Q 200.00 9 Hacer Cotizaciones. 4 Q 175.00
10 Elaboración del Costo del Proyecto. 3 Q 250.00 11 Compra de Equipo y Software. 2 Q 22,000.00 12 Instalación del Software. 3 Q 200.00 13 Elaboración de Pruebas del Sistema. 4 Q 100.00 14 Mantenimiento y servicios del software. 6 Q 75.00 15 Elaboración plan de Capacitación 3 Q 100.00 16 Contratar a la Persona que Capacitará. 2 Q 130.00 17 Capacitar a Empleados. 4 Q 235.00 18 Capacitación como usar Extinguidores. 2 Q 250.00 19 Capacitación de Usuarios 3 Q 250.00 20 Aplicación del Proyecto. 2 Q -
TOTAL Q 25,150.00
2
B.2. Determinar los Costos y Gastos del Proyecto Total
COBIGUA, S.A. Forma No. ___2050____
Hoja No. 1__
Sistematización del Departamento de Facturación
Presupuesto: Q 25,150.00
MÓDULO
ACTIVIDAD MANO DE OBRA MATERIALES + EQUIPO
TOTAL
1. Entrevista Inicial. Q 100.00 Q 25.00
Q 125.00
2. Investigación de Reseña Histórica. Q 150.00 Q 85.00
Q 235.00
1 3. Definición de Materiales. Q 150.00 Q 75.00
Q 225.00
4. Investigación del FODA Q 150.00 Q 70.00
Q 220.00
5. Investigación Antecedentes del Problema. Q 100.00 Q 80.00
Q 180.00
6. Elaboración del Perfil del Proyecto. Q 150.00 Q 50.00
Q 200.00
7.Aprobación del Proyecto. Q - Q -
Q -
TOTAL Q 800.00 Q 385.00
Q 1,185.00
2 8.Elaboración de Plan de Implementación. Q 150.00 Q 50.00
Q 200.00
9. Hacer Cotizaciones. Q 100.00 Q 75.00
Q 175.00
10.Elaboración del Costo del Proyecto. Q 200.00 Q 50.00
Q 250.00
11. Compra de Equipo y Software. Q 100.00 Q 21,900.00
Q 22,000.00
12. Instalación del Software. Q 100.00 Q 100.00
Q 200.00
TOTAL Q 650.00 Q Q 22,175.00
Q 22,825.00
3 13. Elaboración de Pruebas del Sistema. Q 50.00 Q 50.00
Q 100.00
14. Mantenimiento y servicios del software. Q 50.00 Q 25.00
Q 75.00
TOTAL Q 100.00 Q 50.00
Q 175.00
15. Elaboración plan de Capacitación Q 75.00 Q 25.00
Q 100.00
16. Contratar a la Persona que Capacitará. Q 100.00 Q 30.00
Q 130.00
4 17. Capacitar a Empleados. Q 200.00 Q 35.00
Q 235.00
18. Capacitación como usar Extinguidores. Q 200.00 Q 50.00
Q 250.00
19. Capacitación sobre Ventas. Q 200.00 Q 50.00
Q 250.00
20. Aplicación del Proyecto. Q - Q -
Q -
Q 775.00 Q 190.00
Q 965.00
Costo Presupuestado
Q 25,150.00
Costos Fijos Q 4,350.00
Costo Inversión
Q 6,500.00
Costo Total del Proyecto
Q 36,000.00
2
Costo Presupuestado Q 25,150.00
Costo Fijo 150 por Día Q 4,350.00
Costo Inversión Q 6,500.00
COSTO TOTAL Q 36,000.00
