Mejora Continua por medio de una Retroalimentación Efectivaperformance9.monroyasesores.com/docs/CONTENIDO... · retroalimentación con el subordinado. En otras ocasiones eran sistemas

Mejora Continua por medio de una

Retroalimentación Efectiva del Desempeño

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UN CASO MUY HABITUAL

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Juan López, el gerente de producción de la empresa desde hace 18 años, se mostraba

escéptico durante la presentación del nuevo modelo de evaluación del desempeño que

comenzaría a utilizar a partir del segundo semestre del año.

Las experiencias anteriores lo habían convencido de que sería difícil tener una

herramienta lo suficientemente práctica pero efectiva, que les permitiera gestionar el

proceso de retroalimentación del desempeño individual.

En algunos casos los modelos que se habían utilizado, eran tan sencillos que realmente

no permitían tener confianza ni objetividad durante una entrevista de evaluación y

retroalimentación con el subordinado.

En otras ocasiones eran sistemas tan sofisticados, que era difícil utilizarlos y complejo

apoyarse en ellos para la entrevista.

Debido a todo lo anterior, como otros gerentes, él tenía su particular forma de hacerlo, y

así era como les sugería a sus jefes de área también realizarlo.

Sin embargo anhelaba y estaba consciente de que una técnica y herramienta adecuada

serían sin duda de gran valor para los lideres en el desarrollo y mejora del desempeño de

sus equipos.

MEJORA CONTINUA EVALUANDO EL DESEMPEÑO

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Dar ejemplo no es la principal manera de influir sobre los

demás; es la única manera. Albert Einstein.

FUNDAMENTOS DEL MODELO

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Un puesto de trabajo no es un invento, representa una necesidad de laorganización.

Ese puesto especifica ciertas funciones y actividades, con una contribuciónespecífica para el logro de las expectativas con respecto al mercado ysistema como tal.

Ese puesto de trabajo requiere de una persona competente para la buenagestión de las funciones y/o desempeño de las actividades.

Esa persona tendrá unos objetivos de trabajo que indicarán si está lograndola contribución esperada con respecto al puesto, es decir un resultadolaboral-profesional.

Ese resultado laboral-profesional es consecuencia de 3 aspectos:comportamiento, conocimientos y habilidades.

El análisis de estas causas y su consecuencia (resultado) es la proyección deldesarrollo o bien mejora requerida por parte de la persona ocupante delpuesto.


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Objetivo.

Funciones.

Actividades.

Colaboraciones.

Estilo del líder.

Ambiente de trabajo.

Cultura de la organización.

Procedimientos y normas.


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REQUISITOS DEL PROCESO

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Requisitos.

La mejora continua requiere:

Apoyo en la gestión de parte de la DG.

Feedback (retroalimentación) y revisión de los

pasos en cada proceso.

Claridad en la responsabilidad de cada acto

realizado.

Poder para el trabajador.

Forma tangible de realizar las mediciones de los

resultados de cada proceso.

La mejora continua puede llevarse a cabo como

resultado de un escalamiento en los servicios o

como una actividad proactiva por parte de alguien

que lleva a cabo un proceso.

Es muy recomendable que la mejora continua sea

vista como una actividad sostenible en el tiempo y

regular y no como un arreglo rápido frente a un

problema puntual.

QUÉ MEJORAR?

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Eficacia: Capacidad para desarrollar y mantener ventajas distintivas que le permitan

alcanzar y sostener una posición destacada en su puesto, generando valor en sus servicios

y siendo reconocido (prestigio), con gran potencial de crecimiento.

Muy eficiente, poco efectivo.

(Administra bien los recursos pero no

logra los objetivos).

Muy eficiente, muy efectivo.

(Logra las metas administrando bien los

recursos asignados).

Poco eficiente, poco efectivo.

(No se logran los objetivos, ni se

administra adecuadamente).

Poco eficiente, muy efectivo.

(Alcanza o supera las metas pero

descuidando el uso de los recursos).

Efi

cie

ncia

Efectividad + -

+

-

EVALUACION DEL DESEMPEÑO

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El concepto de evaluación se refiere a la acción y a la consecuencia de evaluar, un

verbo cuya etimología se remonta al francés évaluer y que permite indicar, valorar,

establecer, apreciar o calcular la importancia de una determinada cosa o

asunto, evidentemente con respecto a un estándar o norma.

Es un procedimiento que permite

recoger, comprobar, compartir, ofrecer

y utilizar información obtenida de y

sobre las personas en el trabajo con el

ánimo de mejorar su actuación en él.

Debe ser un proceso sistemático,

proactivo, dinámico, continuo y

objetivo sobre los factores que

contribuyen al éxito en el ejercicio de

una determinada función, del potencial

de desarrollo del individuo y cómo éste

se verá reflejado en otros factores

como reconocimiento.


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Otros objetivos que puede tener:

Procurar que se logran las expectativas

(contribuciones) de un puesto de trabajo

por parte de su ocupante.

Adecuar la persona al cargo.

Definir necesidades de entrenamiento y

capacitación.

Detectar potenciales candidatos para

promociones.

Distribuir incentivos salariales.

Permitir el mejoramiento de las relaciones

empresa – empleado.

Dar a conocer patrones de desempeño.


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CONSECUENCIAS DE NO HACER EVALUACION DEL DESEMPEÑO

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Las empresas que no llevan a cabo ED pueden padecer los siguientes problemas:

a) No es posible orientar las acciones del personal hacia la obtención de los

objetivos del área.

b) Dificulta la supervisión del personal al no existir un sistema que mida el avance

de las acciones.

c) Resta transparencia al sistema de estímulos y promociones.

d) Se reduce la motivación del personal, lo que deteriora su productividad.

e) Se facilita el deterioro del clima laboral al no existir un sistema que promueva la

equidad.

f) El personal al no recibir retroalimentación oportuna, puede repetir errores o

desviarse de las metas establecidas sin tener la posibilidad de reorientar el

camino.

g) Se pierde la posibilidad de tener mayor contacto entre jefe y colaborar de cara a

los objetivos de tarea y de desarrollo, al no aprovechar el alto impacto de la

entrevista de valoración del desempeño.

h) No se entiende claramente el impacto de los procesos y cadena de valor.

PREGUNTAS A RESOLVER CON LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

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Cuando vaya a iniciar con un proceso / sistema de

ED, como evaluador, pregúntese lo siguiente:

a) ¿Cómo se desempeñó el trabajador con

respecto a sus contribuciones funcionales?

b) ¿Cómo se desempeñó frente a los objetivos

específicos establecidos en el plan de

negocios de la empresa?

c) ¿Hasta dónde la persona ha desarrollado las

competencias requeridas en su trabajo?

d) ¿Se ha esforzado por imponer la visión de la

compañía, guiado por principios con

integridad, apertura y énfasis en el cliente?

e) ¿tiene entusiasmo y comportamientos para

continuar mejorando individualmente y como

parte del equipo?

f) ¿en su desempeño tiene visión sistémica de

la cadena de valor?

PRINCIPALES PROBLEMAS EN LA IMPLEMENTACION

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En la mayoría de las ocasiones las evaluaciones no son adecuadamente

planeadas, y son de tipo: puramente subjetivo, observaciones

intermitentes y mal fundamentadas.

No hay una adecuada preparación y/o capacitación tanto para evaluados

como evaluadores.

No se establecen (ni entienden) contribuciones, ni indicadores que

permitan juzgar adecuadamente.

Se hacen con el tiempo encima, únicamente por cumplir un requisito.

No hay una adecuada retroalimentación, ni planes de trabajo derivados del

las entrevistas de evaluación del desempeño.

No se establece como sistema de mejora continua.

Prejuicios y/o desconocimiento sobre el uso de los resultados de la

evaluación.

OBSERVACION IMPORTANTE

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¿Cómo se puede evaluar el desempeño si previamente no se

han definido unos niveles de actuación, si el trabajador no

conoce respecto a cuales parámetros lo van a medir?

TENER REFERENCIAS OBJETIVAS PRINCIPALMENTE

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ENTREVISTA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO

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Es la reunión que sostienen supervisor y el trabajador, al menos una vez al

año, para conversar y revisar el trabajo del evaluado, con el objetivo de:

Desarrollar aspectos positivos.

Corregir defectos.

Solucionar problemas.

Mediante compromisos y planes de trabajo conjuntos.

ENTREVISTA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO

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Prepare la entrevista (reúna los datos,

prepare al empleado, seleccione el momento

y lugar adecuado).

Evite pensar solo en hechos recientes /

recuerde el nombre completo y de ser posible

aspectos familiares.

Fije las conductas de éxito / exprese sus

motivos de satisfacción.

Trabaje sobre las oportunidades de mejora.

Anime a hablar al evaluado / escuche en

forma activa.

Céntrese en el desempeño y no en la

persona / no compare.

Sea directo y específico / evite ser detallista

y reiterativo.

Acuerde un plan de acción concreto.

Sea consistente y constante en el

seguimiento y la comunicación.

DISTORCIONES EN LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

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Prejuicios personales: El evaluador se hace a priori una

opinión (estereotipos).

Acontecimientos recientes: El calificador recuerda con mayor

claridad los hechos recientes.

Tendencias de medición central:

Ocurre cuando los evaluadores evitan

las calificaciones muy bajas o muy altas.

Efecto de halo:

Basado en la simpatía o antipatía

que el empleado produce.

Razones subconcientes: Movido por el deseo inconsciente de

agradar o ganar popularidad.

COMO EVITAR LAS DISTORCIONES

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Capacitación:

Explicar fuentes de distorsión,

importancia de la evaluación para la toma

de decisión. Practicar .

Retroalimentación efectiva en 2 vías.

Diseño de métodos y técnicas

apropiadas.

Participación de varios evaluadores.

Validación de las evaluaciones por un

comité.

REPORTE / CUADRO DE COMPROMISOS

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RECOMENDACIONES PARA EL ENTREVISTADO

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Para las personas que recibiran retroalimentación (los evaluados), estas son algunas

recomendaciones:

1. Escuchar lo que se te dice atentamente, si algo no queda claro pedir que se te

repita o explique, inclusive con ejemplos.

2. Entender lo que se te dice, no prejuzgar, ni estar a la defensiva.

3. No atacar al evaluador.

4. Ante las diferencias hacer propuestas, ofrecer soluciones.

5. Pedir a tu evaluador las expectativas que tiene (muy especificas) para demostrar

en una siguiente evaluación las mejoras correspondientes.

6. Si en algún aspecto no depende de ti el dar un resultado, explicarlo claramente.

Ejm. políticas establecidas, labor de equipo, proveedores, etc.

7. Definir compromisos tuyos y pedir a tu evaluador los de él en cuanto a sus

expectativas (que quede todo muy claro ).

8. Darse la oportunidad de conocerse mejor y encontrar puntos de acuerdo por la

mejora continua.

9. Agradecer los comentarios y el tiempo.

RECOMENDACIONES PARA EL ENTREVISTADOR

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Para las personas que proporcionarán retroalimentación (evaluadores), estas son algunas

recomendaciones:

5. Verificar con otros miembros del grupo nuestra percepción. No está de más pedir otras

opiniones sobre el evaluado.

6. Tomar en cuenta los 3 aspectos del dar resultados: sabe hacerlo, quiere hacerlo, tiene

con que hacerlo.

7. Promover en todo momento su mejora, sus fuerzas, no solo juzgar. La función principal

de usted es la de DESARROLLAR a su gente, no de frustrarla, ni desmotivarla. Dé

ejemplos continuamente, aclare, impulse.

8. Definir sus expectativas (para mi lograr una calificación excelente representa estos

esfuerzos específicos, alcanzar estos objetivos, hacer estos cambios, etc.).

9. Escuchar y ENTENDER muy claramente a su evaluado, manejando la empatía y la

inteligencia emocional.

10. Agradecer el tiempo, interés y compromiso.

REFLEXION FINAL

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El éxito es una obra en construcción, compuesta por mucho ladrillos que

van enriqueciendo o conformando un gran proyecto, saber lo que se

requiere en cada etapa y conseguirlo con disciplina y buena administración

facilitará esa construcción desde sus cimientos.

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Muchas gracias por su atención, quedamos a sus órdenes:


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