_mentions_legales_4_manuel_de_procedure_administrative_et_financiere_version_2008-2009.pdf

ECOLE LIBRE AHAZAZA asbl MUHANGA (GITARAMA) - RWANDA

MANUEL DES PROCEDURES

DE GESTION ADMINISTRATIVE ET

FINANCIERE

VERSION 2008 : DRAFT N 2008/009

Manuel des Procdures administratives et financires Page 2/65 Version 2008/009 du 21-05-2008

GESTION DES VERSIONS DU MANUEL

DATE DESCRIPTION MODIFICATION

FAITE PAR : VERSION N

2007 Texte de base - 2007/001

20-09-2007 Premire adaptation la situation

relle

Bruno Baert et Jean

Baptiste Hategeki-

mana

2007/002

13-03-2008 Projet de texte 1 (Draft) Bruno Baert 2008/003

24-03-2008 Amendements et corrections Raina Luff 2008/004

26-03-2008 Projet de texte 2 (Draft) Bruno Baert 2008/005

08-04-2008 Projet texte et documents 3

(Draft) Bruno Baert 2008/006

15-05-2008 Amendements et corrections Raina Luff 2008/007






TABLE DE MATIERES

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS 4

LISTE DES ANNEXES 5

INTRODUCTION 6

OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL 7

PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE 8

TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT, DAUTONOMIE ET

DE COMPLEMENTARITE. 8

SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE 8

SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT 8

SECTION 3 : DE L'AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET ACTEURS 9

TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE 10

SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES 10

SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL 14

SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL 15

SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES 18

SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES 18

SECTION 9 : DES RAPPORTS 19

SECTION 10 : DE LA GESTION DES PROJETS 20

TITRE III : GESTION DU PERSONNEL 21

SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL 21

SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES 23

SECTION 13: REGIME DE CONGES 25

SECTION 14 : SUSPENSION DE FONCTION 26

SECTION 15 : EVALUATION DES PERFORMANCES 26

SECTION 17 : MISSION DE TRAVAIL 27

SECTION 18 : AVANTAGES DES MEMBRES 27

DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

TITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE 28

SECTION 19 : DES PREVISIONS BUDGETAIRES ET DE LEUR APPROBATION 28

TITRE V : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE 30

SECTION 21 : DES OPERATIONS COMPTABLES 30

SECTION 22 : ACTIFS IMMOBILISES 32

SECTION 23 : STOCKS ET MAGASINS 33

SECTION 24 : APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES 35

SECTION 25 : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE 38

SECTION 26 : GESTION DE LA PETITE CAISSE 39

SECTION 27 : PAIEMENT DES FACTURES 41

SECTION 28 : DES PLACEMENTS DES AVOIRS 42

SECTION 29 : DE L'AUDIT DES COMPTES 43

TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES 44

SECTION 30 : MISE A JOUR ET AMENDEMENTS 44

CONCLUSION 45

ANNEXES 46-96


LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

BP Boite Postale

CAC Commissaires aux Comptes

CE Comit Excutif

CESTRAR Centrale des Syndicats des Travailleurs Rwandais

CSR Caisse Sociale du Rwanda

FARG Fonds dAssistance aux Rescaps du Gnocide

ICT Information, Communication, Technologie

P.O. Pour Ordre

R.O.I. Rglement dordre Intrieur

TPR Taxes Professionnelles sur le Revenu


LISTE DES ANNEXES

ANNEXE 01 : DOC P001 - MODELE DU CONTRAT DE TRAVAIL

ANNEXE 02 : DOC P002 - MODELE DE CONTRAT A DUREE DETERMINEE

ANNEXE 03 : DOC F001 RAPPORT FINANCIER MENSUEL

ANNEXE 04 : DOC F002 - LIVRE DE BANQUE

ANNEXE 05 : DOC F003 - LIVRE DE CAISSE

ANNEXE 06 : DOC I001 - REGISTRE DE LINVENTAIRE MENSUEL

ANNEXE 07 : DOC P003 - PROCES- VERBAL DECHARGE ET DECHARGE DE MATERIEL

ANNEXE 08 : DOC F004 - BON DE SORTIE DE CAISSE

ANNEXE 09 : DOC F005 - FORMULAIRE D'ARRET DE LA CAISSE

ANNEXE 10 : DOC F006 - BON DE REQUISITION DE MATERIEL

ANNEXE 11 : DOC F007 - BON DE COMMANDE

ANNEXE 12 : DOC I002 - FICHE DE STOCK

ANNEXE 13 : DOC P004 - BULLETIN DE PAIE

ANNEXE 14 : DOC P005 - AUTORISATION DABSENCE AU SERVICE

ANNEXE 15 : DOC P005 - ORDRE DE MISSION


INTRODUCTION

L'laboration des procdures administratives et financires se rfre la vision de

lAssociation AHAZAZA, sa mission, sa structure et aux principes d'unit de commande-

ment de la Direction de lEcole.

Le prsent manuel de procdures de gestion administrative et financire rgit la gestion de la

structure organisationnelle de lAssociation AHAZAZA. Il vient complter les manuels existants

dont notamment les statuts et le rglement dordre intrieur de lAssociation AHAZAZA.

Conformment aux dispositions des Statuts et du Rglement d'Ordre Intrieur de

lAssociation AHAZAZA, il est institu le prsent manuel des Procdures de gestion adminis-

trative et financire qui rgit la gestion courante de lAssociation AHAZAZA. La gestion des

ressources humaines est rglemente conformment au rglement du personnel de

lAssociation AHAZAZA faisant partie intgrante de ce manuel.

Les organes de lAssociation AHAZAZA assument les fonctions indispensables pour garantir

lefficacit, lefficience, la transparence et lobligation de rendre compte, ainsi que les mca-

nismes de planification cohrente, de suivi et dvaluation des actions spcifiques de lAssociation

AHAZAZA en matire dducation.

Le prsent document est conu de manire ce quil soit facile utiliser en vue de sassurer de la

participation de toutes les parties prenantes au bon fonctionnement de lAssociation AHAZAZA

pour raliser sa mission de contribuer ldification dune socit galitaire, quitable, inclusive

et participative en jouant le rle dinfluence dans la lutte contre lignorance et tenant compte de

la politique de lducation au Rwanda et lchelle internationale.


OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL

1. Expliquer les politiques, les lois et les rglements administratifs, financiers et comptables

suivre dans lexcution de sa mission par lAssociation Ahazaza ;

2. Dcrire les procdures administratives, financires, comptables et juridiques qui feront par-

tie du contrle interne de lAssociation AHAZAZA ;

3. Servir de piste pour les diverses formes de vrification ;

4. Enoncer les normes de gestion de lAssociation AHAZAZA ;

5. Servir de guide de rfrence pour la formation de nouveaux agents ;

6. Normaliser le langage, les politiques, les pratiques, les procdures et les formulaires de ges-

tion ;

7. Assurer la coordination entre les diverses activits de gestion administrative et financire,

ainsi que les oprations avec les bnficiaires de lAssociation AHAZAZA ;

8. Permettre la rapidit dans la prise des dcisions journalires ;

9. Accrotre la productivit du personnel de lAssociation AHAZAZA.

Le document contient deux principales parties:

I Les procdures de gestion administrative

II Les procdures de gestion financire et comptable


PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE

TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT,

DAUTONOMIE ET DE COMPLEMENTARITE.

SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE

Article 1 : Le manuel

Le manuel des procdures de gestion administrative et financire rgit les relations de travail :

la hirarchie, la dlgation de pouvoirs et la communication entre les diffrents agents de

lAssociation AHAZAZA.

Pour bien dcrire ces relations, il importe de se rfrer au schma de l'organigramme tel que

dcrit dans le Rglement d'Ordre Intrieur de lAssociation AHAZAZA.

Article 2 : Les responsabilits

Les responsabilits des organes de lAssociation sont dcrites dans les statuts et le rglement

dordre intrieur, tandis que celles assignes chaque membre du Personnel de lAssociation

AHAZAZA sont dcrites dans le prsent manuel.

Il est important de prciser la responsabilit des membres du personnel en tant que principe

qui sous-entend les procdures.

Le personnel de conception, savoir le Directeur Gnral doit faire appel son esprit d'initia-

tive et de crativit, tout en respectant la philosophie et la mission de lAssociation

AHAZAZA. L'quipe du personnel fait sienne la vision, la mission et la philosophie de

lAssociation AHAZAZA.

SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT

Article 3 : LAssociation

LAssociation AHAZAZA est une association sans but lucratif de droit rwandais ayant son sige

administratif dans les locaux de lcole AHAZAZA dans le secteur Nyamabuye, District de

MUHANGA.

LAssociation AHAZAZA est dirige par un comit excutif compos par le bureau : Prsident, Se-

crtaire Gnral et Trsorier.

Le Prsident du Comit Excutif de lAssociation AHAZAZA supervise le fonctionnement de

lAssociation et de la Direction de lEcole.

Le Directeur Gnral de lcole coordonne les activits de lcole, veille la communication et la

concertation entre tous les agents de lEcole. Il est responsable de la gestion courante de lEcole et

en assure les relations publiques pour les affaires courantes.

Les interventions de diffrentes agents sous l'autorit du Directeur Gnral doivent viser en prio-

rit l'atteinte des objectifs de lAssociation AHAZAZA.


SECTION 3 : DE L'AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET

ACTEURS

Article 4 : LAutonomie

LAssociation AHAZAZA est autonome dans la gestion de ses ressources et de ses programmes.

Elle en rend compte aux autorits du District et du Ministre ayant lducation dans leurs attribu-

tions dans le respect des dispositions lgislatives et rglementaires en vigueur.

Article 5 : Communication et concertation

Sous la direction du Prsident de lAssociation AHAZAZA, la communication et la concertation

entre le personnel de lcole, les membres et les partenaires de lAssociation AHAZAZA est un ou-

til pour faciliter la gestion courante, l'adaptation et la raction rapide aux changements.

Le personnel et la Direction de lcole doivent avoir la capacit de formuler directement au Prsi-

dent, des propositions face aux changements, des contraintes ou imprvus qui peuvent surgir

dans llaboration et le suivi de l'excution de leurs programmes spcifiques.


TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE

SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES

Article 6 : Les organes de gestion administrative et financire

Les organes impliqus dans la gestion administrative et financire sont les suivants :

1. LAssemble Gnrale ;

2. Le Comit Excutif ;

3. Le Conseil de Surveillance ;

4. La Direction.

Article 7 : Des organes de dcision, dorientation et de contrle

LAssociation AHAZAZA sest dote dorganes de dcision, dorientation et de contrle. Ce ma-

nuel met en place les diffrents mcanismes dquilibre des pouvoirs en vue dassurer le lea-

dership, la transparence et la bonne responsabilisation qui sont des principes de base de la bonne

gouvernance.

La composition des organes, leurs rles, leurs responsabilits et leur fonctionnement sont dfinis

par les statuts et le rglement dordre intrieur de lAssociation AHAZAZA. Ce manuel met en

vidence les rles et les responsabilits de diffrents organes statutaires de lAssociation

AHAZAZA.

SCHEMA DE LORGANIGRAMME

Assemble Gnrale

de lASSOCIATION AHAZAZA

Comit Excutif Comit de surveillance

(commissaires aux comptes)

Assistance Administrative

Financire et Logistique

(secrtaire comptable)

Directeur

Gnral

Enseignants & Educateurs Gardien Entretien

Assistance Acadmique

et ducation


Article 8 : Lassemble gnrale

En tant quorgane suprme, lAssemble Gnrale dtient le pouvoir de prise de dcision dans les

matires suivantes :

1. Mise en place des organes, par lection dmocratique des membres, du Comit Excutif,

du Conseil de surveillance et des commissions ad hoc ;

2. Adoption, amendement ou abrogation des Statuts et du Rglement dordre intrieur lui

soumis par le Comit Excutif ;

3. Approbation du projet du budget lui transmis par le Comit excutif ;

4. Adoption des plans pluriannuels et annuels dactivits ,labors par la Direction et / ou le

Comite Excutif ;

5. Approbation des rapports annuels dactivits prsents par le Comit excutif ;

6. Acceptation ou exclusion des membres sur base dun rapport prsent par le Comit ex-

cutif ;

7. Dcision sur la poursuite judiciaire dun membre, et de tout responsable de la gestion ou

de la direction ;

8. Acceptation, rectification ou rejet des comptes et oprations intressant le patrimoine

de lAssociation AHAZAZA ou concernant laffectation des ressources (examen des rap-

ports financiers) ;

9. Dcision de crer, de modifier, de remplacer ou de supprimer toutes les structures in-

ternes, hormis celles quimposent les textes lgislatifs ou rglementaires ;

10. Approbation du partenariat avec dautres institutions ou organisations en vue de pouvoir

excuter ses plans et raliser sa mission et ses objectifs ;

11. Acceptation de dons ou legs et autorisation de lannulation des crances

juges irrcouvrables ou la cessation dun bien ou dune immobilisation ;

12. Dissolution de lAssociation AHAZAZA et affectation de ses biens.

Article 9 : Le Comit Excutif

Le comit Excutif sacquitte des fonctions suivantes pour le compte de lAssemble gnrale :

1. Prparer les runions des Assembles Gnrales ordinaires et extraordinaires. Cest le Pr-

sident, assist par les autres membres du Comit Excutif, qui prpare, convoque et dirige

les runions du Comit Excutif et de lAssemble Gnrale ;

2. Mettre en excution les dcisions de lAssemble Gnrale en assurant la supervision gn-

rale de la gestion administrative et financire conformment aux principes agres par

lAssemble gnrale ;

3. Prparer les plans daction de lAssociation AHAZAZA en assurant la coordination du proces-

sus dlaboration et en fournissant un feed-back sur la performance des plans labors ;

4. Faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources des diffrentes sources afin de fournir

tous les organes les moyens ncessaires la bonne marche de leurs activits ;

5. Analyser les rapports dactivits de lAssociation AHAZAZA labors par la Direction et les

autres services excutifs et techniques de lAssociation AHAZAZA. A la fin de chaque tri-


mestre, les titulaires de chaque classe (headmasters) sont tenus de fournir des rapports de

progression qui seront rassembls par Directeur Gnral lattention du Comit Excutif ;

6. Superviser les activits de la Direction en menant un suivi de la mise en uvre des politiques

approuves par lAssemble Gnrale. Le Comit Excutif supervise lexcution des plans et

politiques et examine les dpenses encourues en consquence. Il sacquitte de cette tche de

deux manires : dabord en leur qualit de Secrtaire et de Trsorier, ceux-ci font, chacun

en ce qui le concerne, la supervision du fonctionnement de la Direction et en font des rap-

ports spcifiques au Prsident de lAssociation AHAZAZA. Ensuite, tous les membres du Co-

mit Excutif peuvent, agissant collectivement, faire le suivi des politiques et des plans de

lAssociation AHAZAZA ;

7. Approuver les rsultats issus du processus de recrutement et de licenciement. La dcision

dengagement dfinitif ou de licenciement dun membre du personnel est prise par le Comit

Excutif ;

8. Recevoir les demandes dadhsion ou de dmission des membres. Toute demande dadhsion

ou de dmission est adresse par crit au Prsident du Comit Excutif de lAssociation

AHAZAZA qui la soumet lAssemble gnrale la plus proche pour examen et adoption ;

9. Fixer les conditions de travail des agents de lAssociation AHAZAZA et de son personnel. A

la fin de lanne, le Comit Excutif, par le biais du Directeur Gnral, fait une valuation

des performances des services par rapports aux plans de travail et aux budgets spcifiques

approuvs. Il donne des conseils sur les voies et moyens susceptibles damliorer leurs per-

formances et leurs conditions de travail ;

10. Autoriser les dpenses des diffrentes activits de lAssociation AHAZAZA en approuvant

les plans de travail des dpartements et les budgets y relatifs. A la fin de chaque trimestre,

les membres du C E, selon leur comptence, feront des plans de travail et les budgets tri-

mestriels. Ils laborent galement des projets des budgets annuels. Il reviendra au Comit

Excutif de vrifier sils sont conformes au plan dactions et au budget approuvs par

lAssemble gnrale ;

11. Prendre les dcisions urgentes qui sont du ressort de lAssemble Gnrale lorsque celle-ci

ne peut pas se runir et en soumettre la dcision dfinitive la plus prochaine runion de

lAssemble Gnrale ;

12. Mener toute activit qui est de nature favoriser la mise en uvre des objectifs, de la mis-

sion et des dcisions de lAssociation AHAZAZA.

Le Comit Excutif est en dfinitive lorgane qui supervise la gestion quotidienne de lAssociation

AHAZAZA dans la ralisation de sa mission et de ses objectifs.


Article 10 : Le Conseil de surveillance

LAssemble Gnrale lit aussi les commissaires aux comptes qui composent le Conseil de Sur-

veillance de lAssociation AHAZAZA.

Les commissaires aux comptes ont un mandat collectif dfini comme suit :

1. Vrifier, sans les dplacer les livres, la caisse et les valeurs de lAssociation AHAZAZA

en banque, le patrimoine en gnral, les inventaires et les bilans ainsi que lexactitude des

critures comptables. Cette activit se fait au moins une fois par an et autant que de be-

soin ;

2. Oprer tout moment des vrifications ou contrle quils jugent opportuns sans toutefois

simmiscer dans la gestion journalire de lAssociation AHAZAZA ;

3. Vrifier si les dcisions de lAssemble Gnrale et du Comit Excutif ont t excutes

et veiller ce que les statuts et le rglement dordre intrieur soient observs ;

4. Connatre et trancher les diffrends pouvant survenir entre les membres de lAssociation

AHAZAZA ;

5. Contrler et vrifier les rapports prsents par le Comit Excutif ;

6. Mener toute autre mission leur confie par lAssemble Gnrale ;

7. Prsenter les rapports de leurs activits lAssemble Gnrale.

Article 11 : La Direction

Pour atteindre les objectifs de lAssociation AHAZAZA et appliquer les dcisions et les recom-

mandations des organes de dcision et dorientation, notamment de lAssemble Gnrale telles

quelles sont consignes dans le plan daction, le Comit Excutif met en place une Direction des

services de lAssociation AHAZAZA. Cest ainsi quil y a la Direction de lEcole libre AHAZAZA

qui est constitue dun ensemble des services chargs de la gestion quotidienne de lEcole Libre

AHAZAZA.

Lorganigramme et les attributions de ces services sont arrts par le Comit Excutif.

La Direction labore les plans dactions et le programme dactivits de lcole qui sera approuv

par lAssemble Gnrale sur proposition du Comit Excutif.

La Direction est charge dexcuter et dassurer la gestion et la coordination quotidienne des

activits de lcole AHAZAZA.

La Direction est lorgane dexcution des activits de lcole AHAZAZA. Il est compos de tout

le personnel engag par lcole AHAZAZA suivant la procdure dfinie dans le prsent manuel

dans la partie concernant le rglement du personnel.

Ce rglement du Personnel ne rgit pas le personnel expatri, car celui-ci doit tre rgi par des

dispositions particulires notamment le contrat entre lAssociation AHAZAZA et lOrganisation

partenaire ou le Consultant qui offre lassistance. Les dispositions de ce contrat ne peuvent pas

aller lencontre des principes gnraux de ce manuel et de la philosophie de lAssociation

AHAZAZA en particulier et du pays en gnral.

La Direction est coordonne par un Directeur Gnral qui collabore troitement avec lAssistant

Administratif et Financier et lAssistant Acadmique. Ces personnes forment une quipe de di-

rection et fonctionnent de manire rendre compte au Comit Excutif qui rend compte son


tour lAssemble Gnrale.

Le prsent document se concentre sur le fonctionnement de la Direction de lEcole Libre

AHAZAZA.

Cependant, le Directeur Gnral est responsable devant le Comit Excutif de la bonne marche

et de la gestion quotidienne de lEcole Libre.

SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL

Article 12 :

La Direction de lcole est constitue du personnel rparti dans les catgories suivantes:

1. Direction

2. Administration et Finances

3. Gestion et excution des Programmes

LAssociation AHAZAZA peut galement faire appel une expertise externe (des consul-

tants temporaires) pour initier et/ou excuter des travaux concernant ladministration,

les finances, la gestion et la didactique des programmes.

En fonction de lvolution des programmes et des financements correspondants, le Comit Excu-

tif peut ouvrir dautres postes conformment au rglement du personnel faisant partie int-

grante du prsent manuel.

Article 13 : La classification par service ou dpartement se fait de la faon suivante:

1. La Direction Gnrale

Le Directeur Gnral

2. Gestion et Excution des Programmes

LAssistant Acadmique

3. LAdministration, Finances et Logistique

LAssistant Administratif, Financier et Logistique

(Le secrtaire comptable)

Deux de ces fonctions peuvent tre effectues (combines) par une personne :

Direction Gnrale + Administration, Finances et Logistique

ou

Direction Gnrale + Gestion et Excution des Programmes


SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL

Article 14 : Description des tches des agents pour chaque poste

1. Le Directeur Gnral

Sous la supervision directe du Prsident du Comit Excutif et conformment aux orientations

et dcisions de lAssemble gnrale et du Comit Excutif, le Directeur Gnral a les responsa-

bilits suivantes:

Assurer la mise en application des dcisions du Comit Excutif;

Coordonner la prparation et llaboration des documents inscrits lordre du jour du Comit

Excutif et de lAssemble Gnrale;

Planifier, coordonner, assurer et rapporter la gestion quotidienne de lEcole;

Sur mandat du Prsident de lAssociation, reprsenter lcole libre AHAZAZA dans diff-

rentes circonstances;

Sassurer de la coordination des programmes de lEcole ;

Organiser les activits de prparation et dlaboration du plan daction et veiller ce que les

diffrents dpartements soient impliqus ;

Soumettre le plan daction pour adoption au Comit Excutif, veiller sa ralisation et son

impact sur les personnes concernes ;

Suivre le dveloppement des politiques du pays et laborer les stratgies darticulation des

plans de lcole pour les adapter ceux du Ministre de lEducation ;

Sur dlgation du Comit Excutif : participer dans llaboration et dans la recherche-action

sur lducation en vue datteindre la mission de lAssociation AHAZAZA ; jouer le rle

dinterlocuteur (lobby, advocacy and liaison) en amont et en aval de lAssociation AHAZAZA ;

jouer le rle de point focal entre lEcole et les diffrents partenaires en amont et en aval de

lAssociation AHAZAZA ;

Sassurer du renforcement institutionnel de lEcole, spcifiquement la mise en oeuvre du pro-

gramme de renforcement institutionnel et du dveloppement des ressources humaines ;

Prsenter le rapport dactivits et des tats financiers de lEcole au Comit Excutif ;

Soumettre au Comit Excutif une politique de mobilisation de fonds et assurer sa mise en

application;

Prparer toute documentation relative aux actes juridiques et faire constamment le suivi du

respect des rgles et lois qui rgissent la vie de lcole .

Excuter toute autre tche juge utile la bonne marche de lEcole par le Comit Excutif ;

Identifier les besoins en recrutement du personnel.

Evaluer (ou actualiser) les besoins en renforcement des capacits des enseignants et du per-

sonnel administratif;

Mobiliser les fonds ncessaire au bon fonctionnement de lEcole ;

Rendre compte son suprieur hirarchique.


2. LAssistant Acadmique et Education

Sous la supervision du Directeur Gnral, lAssistant Acadmique a pour tches de :

Dfinir ensemble avec le Directeur Gnral et le corps enseignant le processus et la mtho-

dologie de planification des cours court, moyen et long terme ;

Remplacer le Directeur Gnral en cas dabsence ;

Animer ou co-animer les ateliers de planification et de programmation ;

Etablir ensemble avec le corps enseignant un systme de suivi valuation et de rapportage du

plan daction et diffrents programmes initis par lcole ;

Sassurer de la bonne marche des programmes et formuler le cas chant des propositions

visant lamlioration des programmes ;

Identifier les besoins en renforcement des capacits institutionnelles et formuler des pro-

positions sur des actions mener pour y rpondre ;

Accompagner les diffrents services mettre en place les outils ncessaires une bonne

planification, excution, suivi et valuation de leur travail ;

Fournir toute autre assistance technique aux diffrents services de nature amliorer la

planification, lexcution, la gestion et le suivi valuation des diffrentes activits ;

Appuyer lanalyse et llaboration des programmes dactivits et des plans oprationnels de

lEcole ;

Faire toute autre tche lui confie par ses suprieurs hirarchiques.

Proposer un programme (ou ractualiser) de renforcement des capacits du personnel et des

enseignants. Organiser et grer les activits relatives la formation ou aux autres activits

de renforcement des capacits;

Harmoniser les diffrents plans et rapports dactivits de lEcole ;

Rendre compte au Directeur Gnral.

3. LAssistant Administratif, Financier et Logistique (Le secrtaire comptable)

Sous la supervision du Directeur Gnral, lAssistant Administratif, Financier et Logistique a les

responsabilits suivantes :

Planifier, coordonner et assurer la gestion des ressources matrielles, financires et hu-

maines de lAssociation et leur affectation rationnelle aux programmes. En ce qui concerne la

gestion des ressources humaines, lAssistant Administratif, Financier et Logistique est res-

ponsable de la prparation des contrats du personnel, de la tenue des dossiers du personnel

et leur mise jour, de lexamen des dossiers de demande de congs annuels et de rcupra-

tion, de la supervision de la paie sur demande du Directeur Gnral;

Proposer lorgane habilit une politique de gestion administrative et des ressources mat-

rielle, humaine et financire adapte aux besoins de lEcole ;

Prparer les rapportages financiers soumettre au Comit Excutif et lAssemble Gn-

rale par le Comit Excutif et destins aux bailleurs de fonds.

Sassurer de ltablissement des prvisions budgtaires priodiques.

Analyser la cohrence et la rationalisation entre lutilisation des ressources et des actions de

lAssociation en gnral et de lEcole en particulier ;

Soccuper du classement et de la tenue jour des dossiers du personnel.

Assurer la transmission du courrier qui de droit ou procder au classement selon les anno-

tations du Directeur Gnral ;


Classer le courrier ou tout autre document manant du Directeur Gnral ou des autres ser-

vices ;

Organiser lagenda des rendez-vous, des runions, des invitations ;

Soccuper de lorganisation de la logistique des runions ou visites du Directeur Gnral, et

autres rencontres ;

Produire/saisir les documents relatifs lEcole et lAssociation AHAZAZA et les rapports

de runions;

Prparer et expdier le courrier ordinaire.

Recevoir le courrier de lAssociation AHAZAZA et de lEcole et l'orienter auprs du service

habilit;

Effectuer la saisie des documents relatifs au fonctionnement de lEcole et de lAssociation

AHAZAZA ;

Soccuper de la gestion et de la distribution du matriel laide des fiches de stock et en

faire rapport aux suprieurs hirarchiques. Identifier et planifier les besoins du secrtariat

en matriel et fournitures de bureau ;

Tenir la caisse, complter le livre de caisse dune faon journalire et faire le classement de

toutes les pices relatives la caisse ;

Prparer les payements par virement banquier ;

Excuter les tches relatives au paiement mensuel des salaires ;

Saisir les critures comptables sur le logiciel de comptabilit ;

Soccuper du ddouanement du matriel command ltranger sil y a lieu;

Organiser lentretient des btiments et des terrains ;

Organiser le gardiennage des infrastructures et des biens de lcole ;

Faire toute autre tche lui confie par ses suprieurs hirarchiques.

Rendre compte au Directeur Gnral.

Article 15 : Profil des agents pour chaque poste

Emploi type Exigences et particularits du poste de travail

Directeur Gnral

Avoir un diplme en Economie, Gestion, Administration ou domaines

connexes, avec une exprience dau moins de 5 ans dans un poste de

responsabilit ;

Matriser loutil informatique, langlais et le franais.

Assistant Acadmique et

Education

Avoir un diplme en Droit, Economie, Gestion, Sciences Sociales

(lenseignement), Administration ou domaines connexes, avec une

exprience pertinente dans un poste de responsabilit ou de con-

seiller ;

Matriser loutil informatique, les techniques de conseil, langlais, le

franais et le kinyarwanda

Assistant Administratif,

Financier et Logistique

(secrtaire comptable)

Avoir un diplme en Administration, Economie, Gestion, finances pu-

bliques, planification ou domaines connexes, avec une exprience

pertinente en administration, finances et logistique.

Matriser loutil informatique (logiciels comptables), langlais, le

franais et le kinyarwanda.


SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES

Article 16 :

Toute correspondance adresse au Prsident de lAssociation AHAZAZA, et rceptionne par le

Directeur Gnral sera transmise au Prsident pour suite donner.

Article 17 :

Toute correspondance reue et adresse au Prsident de lAssociation AHAZAZA peut donner lieu

soit une rponse directe du Prsident, soit un projet de rponse prpar par le Directeur Gn-

ral soumettre la signature du Prsident.

Article 18 :

Le Prsident de lAssociation AHAZAZA peut autoriser le Directeur Gnral signer toute corres-

pondance concernant les affaires d'administration quotidienne.

Article 19 :

Toute correspondance adresse une autre institution publique doit tre soumise la signature du

Prsident de lAssociation

Article 20 :

Le Directeur Gnral peut autoriser lAssistant Acadmique et/ou lAssistant Administratif, Fi-

nancier et Logistique (Le secrtaire comptable) signer la correspondance (particulire) con-

cernant leurs taches d'administration quotidiennes.

Article 21 :

Toute correspondance sortante et signe par les personnes dsignes est rserve en copie au Di-

recteur Gnral.

SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES

Article 22 :

Les visites et les communications tlphoniques des/avec les membres de lAssociation AHAZAZA,

bailleurs de fonds et autres partenaires font l'objet des memoranda adresss au Prsident par le

Directeur Gnral et au Directeur Gnral par ses assistants.

Article 23 :

Un mmorandum comporte les renseignements suivants :

Date :

Noms :

Fonction de la personne contacte :

Organisation :

Sujet trait :

Conclusion :

Action entreprendre :

Sauf urgence, le Prsident , les membres du Comit Excutif et le Directeur Gnral prennent con-

naissance des correspondances reues, des memoranda et des rapports particuliers par voie du si-

gnataire.


Article 24 :

Un membre peut faire le feedback par rapport une initiative et/ou partager ses expriences avec

les autres en runions ordinaires ou extraordinaires ou en demandant par note que le sujet nces-

sitant lchange soit mis lordre du jour de la prochaine runion.

Article 25 :

Les membres de lAssociation AHAZAZA peuvent, le cas chant, participer aux vnements natio-

naux ou locaux. Sur base de la documentation sur les thmes de lvnement, le Prsidente produit

et signe un mmorandum mettre la porte des membres comme base de documentation. Cepen-

dant, le Prsident de lAssociation AHAZAZA peut dlguer un reprsentant en cas dinvitation lui

adresse.

SECTION 9 : DES RAPPORTS

Article 26 :

Les activits de lAssociation AHAZAZA font l'objet de rapports narratifs et financiers, trimes-

triels et annuels.

Les rapports trimestriels sont adresss au Comit Excutif et tous les membres de lAssociation

AHAZAZA. Toute personne physique ou morale intresse ou soutenant la mission et les objectifs

de lAssociation AHAZAZA. peut en prendre connaissance sur demande au sige de lAssociation.

Les rapports annuels sont diffuss, aprs leur adoption, par l'Assemble Gnrale de lAssociation

AHAZAZA.

Article 27 :

Chaque membre envoy en mission de travail pour le compte de lAssociation AHAZAZA rdige un

rapport de mission dans un dlai ne dpassant pas 15 jours conformment au format de rapport

convenu.

Article 28 :

Des rapports adresss aux bailleurs de fonds sont rdigs selon des formats spcifis dans des

contrats spcifiques.


SECTION 10 : DE LA GESTION DES PROJETS

Article 29 : De llaboration des projets

Le format de la prsentation dun projet comprend les activits et leur budget ainsi que les frais

de fonctionnement.

Article 30 : De la mobilisation des fonds

LAssociation AHAZAZA bnficie de la contribution financire des parents des enfants qui

frquentent lcole sous forme dun minerval annuel et un droit dinscription unique, fix par

lAssemble Gnrale de lAssociation. LAssociation AHAZAZA labore galement, des projets

spcifiques qui cadrent avec son plan stratgique prsenter aux bailleurs de fonds et aux

autres partenaires financiers pour mobiliser les fonds dactivits et de fonctionnement notam-

ment en termes de transport, communication, mdiatisation, logistique, imprvus, etc.

Article 31 : Allocation des ressources

Le budget dun projet doit gnralement tre rparti en rservant une part importante aux acti-

vits du projet.

Le budget doit tre reparti comme suit :

Activits spcifiques ;

Salaire du personnel ;

Frais de communication et transport pour le Comit Excutif et membres ;

Imprvus.

ASSOCIATION AHAZAZA


TITRE III : GESTION DU PERSONNEL

SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Article 32 :

Les agents de lAssociation AHAZAZA sont recruts et affects sur base de

lorganigramme et du cadre organique confirm par lorgane comptent. Le Directeur Gn-

ral avise le prsident de lAssociation AHAZAZA de la vacance des postes qui, aprs, en in-

forme le Comit Excutif. Le Directeur Gnral doit lancer lappel doffre.

Le Prsident invite les candidats intresss postuler aux postes ouverts.

Les dossiers de candidatures doivent tre complets et comporter tout ce qui est exig

pour que le candidat soit admis au concours.

Le dossier de candidature est compos de documents suivants :

La lettre de demande demploi, manuscrite, adresse au Prsident ;.

Une copie de diplme certifie conforme loriginale ;

Le curriculum vitae ;

Deux photos passeports ;

Une attestation de services rendus

Si le poste ouvert au concours est lun des postes de responsabilit, au dossier de candida-

ture doit sajouter ce qui suit :

Le candidat doit indiquer les noms et adresses de deux ou trois personnes de rf-

rence. Ces personnes de rfrence sont, soit celles qui lont dirig,lui ont enseign

ou qui ont travaill avec lui ;

Le candidat prsente lattestation de service dlivre par son dernier employeur.

Les conditions dadmission au concours sont les suivantes :

Etre g de dix huit ans au moins ;

Etre reconnu mentalement et physiquement apte pour exercer lemploi mis en com-

ptition.

Un comit de prslection et de slection est propos par le Comit Excutif.

Les candidatures retenues la prslection doivent prsenter les originaux des diplmes

avant de passer lexamen et linterview;

Lexamen pratique est prpar conformment aux exigences du poste ouvert au concours.

Linterview value les aptitudes, les capacits professionnelles, les qualits intellectuelles

et morales.

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 33 : Tout agent de lAssociation AHAZAZA recrut est soumis un stage proba-

toire de trois mois au moins dactivits, au cours duquel son suprieur hirarchique direct

value ses performances par rapport ses aptitudes, ses capacits professionnelles, ses

qualits intellectuelles et morales.

ASSOCIATION AHAZAZA


SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES

Article 34 : Droits

Lagent de lAssociation AHAZAZA jouit des droits et liberts reconnus au citoyen. Il les

exerce dans le cadre des lois et rglements en vigueur :

Lagent de lAssociation AHAZAZA a droit lexistence dun dossier professionnel per-

sonnel tenu par lagent ayant la gestion du personnel dans ses attributions et contenant

toutes les pices relatives sa situation administrative et au droulement de son tra-

vail ;

Lagent de lAssociation AHAZAZA jouit du droit daccs son dossier professionnel

personnel et peut notamment exiger lAssociation AHAZAZA, la clarification, la rec-

tification, la mise jour, le complment ou le retrait des informations qui sont inexis-

tantes, incompltes, quivoques, primes et dont la collecte, lutilisation, la communi-

cation ou la conservation est interdite. Lagent de lAssociation AHAZAZA intress

en fait la demande. Le responsable concern doit procder la modification demande,

aprs approbation du chef hirarchique.

LAssociation AHAZAZA est tenue, dans la mesure de ses possibilits, dassurer son

agent, la protection contre les menaces, outrages, violences, voies de fait et diffama-

tion dont il peut tre victime, en raison ou loccasion de lexercice de ses fonctions.

Article 35 : Obligations

Lagent de lAssociation AHAZAZA est tenu dassurer professionnellement le service

attendu de lui, et de sy consacrer dans toutes les circonstances avec diligence, probi-

t, objectivit, neutralit, respect des actifs de lAssociation AHAZAZA, sens de res-

ponsabilit et dintrt gnral et rigueur au travail;

Il est galement tenu de satisfaire aux demandes dinformation du public, dans le res-

pect des rgles relatives aux obligations des rserves et de discrtion profession-

nelle ;

Lagent de lAssociation AHAZAZA doit sabstenir de toute activit contraire

lthique et la morale caractristiques du Rwanda ;

Il est responsable de lexcution des tches qui lui sont confies. A ce titre, il est

tenu dobir aux instructions individuelles ou gnrales donnes par son suprieur hi-

rarchique dans le cadre du service et conformment aux lois et rglements en vigueur ;

ASSOCIATION AHAZAZA


Lagent de lAssociation AHAZAZA doit faire preuve de discrtion professionnelle pour

ce qui concerne les faits, informations ou documents dont il a eu connaissance dans

lexercice de ses fonctions.

Lagent de lAssociation AHAZAZA qui, dans lexercice de ses fonctions, se distingue

particulirement par son dvouement au service en toute probit, objectivit, neutrali-

t, rigueur au travail et qui contribue laccroissement du rendement et lefficacit

de lAssociation AHAZAZA, peut recevoir lune des rcompenses suivantes :

1. lettre dencouragement ;

2. lettre de flicitation ;

3. tmoignage officiel de satisfaction.

Article 36 : Avantages et Retenues

Des retenues de nature fiscale et pour charges sociales sont prleves du salaire brut

pour donner lieu au salaire net, librer mensuellement lagent de lAssociation

AHAZAZA, terme chu. Il sagit du FARG, CRS et TPR.

Le salaire de lagent de lAssociation AHAZAZA commence tre calcul ds son en-

tre en service et suspendu le lendemain de cessation de service.

Lorsque la salaire du mois nest pas d entirement, il est fractionn.

Article 37 :

Formations et perfectionnement ou recyclage et mise jour des connaissances ac-

quises

La mise en formation est la position de lagent de lAssociation AHAZAZA qui est appel

interrompre provisoirement ses fonctions pour suivre temps partiel ou temps plein tout

enseignement dure variable, organis au sein ou en dehors de son milieu rgulier de tra-

vail, pour acqurir des connaissances nouvelles destines renforcer ses capacits pro-

fessionnelles par rapport au poste de travail occup ou occuper. La formation peut se

faire lintrieur du pays ou lextrieur du pays.

Le perfectionnement des agents de lAssociation AHAZAZA se fait sous quatre formes :

La formation professionnelle de courte dure ou de longue dure ;

La recherche et les tudes individuelles ;

Les stages de perfectionnement et de recyclage ;

Les voyages dtudes

Ltude individuelle est la mthode de perfectionnement prioritaire, notamment pour le

corps enseignant.

Chaque enseignant doit, en effet, veiller enrichir ses connaissances de base, par la lec-

ture, par les contacts avec les collgues dautres milieux ou par toute autre moyen apte

ASSOCIATION AHAZAZA


le tenir au courant des diverses innovations dans un monde en constante volution rythme

lev.

Lagent de lAssociation AHAZAZA est en effet tenu de se recycler rgulirement dans

son champ de comptence, pour lui permettre dactualiser ses connaissances et ses apti-

tudes professionnelles.

La formation professionnelle de courte ou de longue dure vise lacquisition de nouvelles

connaissances et aptitudes professionnelles, et se fait au sein dun tablissement de for-

mation national ou international agr.

La formation professionnelle au cours de lemploi doit tre pratique en harmonie avec la

description des tches du poste occup.

Lagent de lAssociation AHAZAZA peut effectuer des voyages dtudes qui constituent un

des meilleurs moyens dapprentissage et de comprhension des ralits de travail dans son

action.

Lautorisation de suivre une formation peut tre demande par le suprieur hirarchique

ou lagent lui-mme.

Au terme de la formation, le concern produit un rapport comprenant aussi un plan de sui-

vi de la mise en application des notions apprises.

SECTION 13: REGIME DE CONGES

Article 38 :

Outre le cong annuel statutaire, lagent de lAssociation AHAZAZA peut bnficier du

cong de maladie, du cong de circonstance ou dune permission dabsence au service.

Au terme de douze (12) mois dactivit, lagent de lAssociation AHAZAZA doit obligatoi-

rement bnficier dun cong annuel de trente (30) jours calendriers.

Le cong annuel est calcul sur base de jours et demie (2,5) par mois et peut tre frac-

tionn en trois tranches au maximum.

Article 39 :

Lagent de lAssociation AHAZAZA bnficie du cong de circonstance dans les limites

suivantes :

- mariage de lemploy : 2 jours ouvrables ;

- accouchement de lpouse : 4 jours ouvrables ;

ASSOCIATION AHAZAZA


- dcs du conjoint : 6 jours ouvrables ;

- dcs dun ascendant ou descendant en ligne directe au premire degr : 3 jours

ouvrables ;

- dcs dun frre ou sur, dun beau-pre ou de la belle-mre : 2 jours ouvrables ;

- dcs dun beau-frre ou dune belle-sur : 1 jour ouvrable ;

- douze (12) semaines conscutives de cong de maternit dont au moins deux sont

obligatoires avant la dlivrance et six semaines aprs laccouchement.

Tout conge de circonstance doit faire lobjet dune demande pralable adresse au Di-

recteur Gnral de lEcole sauf dans le cas fortuit qui met lagent dans limpossibilit

daviser la Direction. Dans cette ventualit la Direction doit tre avise dans les 48

heures.

SECTION 14 : SUSPENSION DE FONCTION

Article 40 :

Lagent de lAssociation AHAZAZA fait lobjet dune suspension de fonction pour des rai-

sons ci-aprs:

sil abandonne le service, sans motif valable et sans autorisation, pendant au moins

quinze (15) jours successifs ;

sil est puni dune sanction disciplinaire de suspension temporaire ;

sil a t condamn une peine demprisonnement dau moins six mois ;

si une faute disciplinaire grave, susceptible dentraner une sanction de suspension

temporaire ou de rvocation est constate sa charge.

SECTION 15 : EVALUATION DES PERFORMANCES

Article 41 :

Les agents de lAssociation AHAZAZA sont soumis obligatoirement une valuation an-

nuelle de performances par leurs suprieurs hirarchiques aprs une priode dactivit de

douze(12) mois.

Lvaluation a pour but dclairer lAdministration de lAssociation AHAZAZA sur la valeur

de son agent, ses aptitudes et sa manire de servir. Elle constitue la base essentielle dune

dtermination ventuelle de son droit laccroissement annuel du salaire.

ASSOCIATION AHAZAZA


SECTION 17 : MISSION DE TRAVAIL

Article 43 : Mission lintrieur du pays

Lordre de mission lintrieur du pays prcise lobjet, la dure et le montant de

lindemnit journalire de la mission.

Le montant de lindemnit journalire de la mission est conforme aux dcisions prises par

lAssemble Gnrale de lAssociation AHAZAZA. Celle-ci accorde aussi les frais de com-

munications aux agents et aux membres qui partent en missions de travail.

Article 44 : Mission lextrieur du pays

En plus de la prise en charge mentionne dans les invitations, chaque membre de

lAssociation AHAZAZA peut bnficier des frais de mission ltranger.

SECTION 18 : AVANTAGES DES MEMBRES

Article 45 :

Les membres du Comit Excutif de lAssociation AHAZAZA bnficient des facilits de

communication par mois sur base des pices justificatives.

Un membre de lAssociation qui part en mission de lAssociation AHAZAZA lintrieur du

pays en dehors du District de Muhanga bnficie des frais de communication et jouit des

frais de transport et de mission.

Article 46 :

Les frais de transport sont rembourss aux membres du Comit Excutif .

Les membres jouissent des services des agents de lAssociation AHAZAZA dans le cadre

du renforcement de leurs capacits.

ASSOCIATION AHAZAZA


DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

TITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE

SECTION 19 : DES PREVISIONS BUDGETAIRES ET DE LEUR APPROBATION

Article 50 : Prparation du Budget annuel

Par budget annuel, on entend le budget des activits de lAssociation AHAZAZA

pour la priode allant du 1er janvier au 31 dcembre de chaque anne. Il est prsent

en Francs rwandais ;

Le budget annuel est suffisamment dtaill. Il est prpar par la personne charge

de lAdministration et sur base des besoins lui prsents par le Comit Excutif, la

Direction de lcole et les autres membres du personnel .

Aprs prsentation et discussion en Comit Excutif avec le Trsorier de

lAssociation AHAZAZA, le budget est revu le cas chant la lumire des recom-

mandations et observations du Comit Excutif avant quil ne soit transmis

lAssemble Gnrale pour approbation.

Article 51 : Prvisions budgtaires

Une fois le budget approuv, le Directeur Gnral en extrait les prvisions budgtaires

lies aux dpenses de fonctionnement et dexcution des activits de lAssociation

AHAZAZA pour une priode donne.

SECTION 20 : PREPARATION DES RAPPORTS FINANCIERS

Article 52 La personne charge de ladministration prpare les rapports d'analyse des

carts entre le budget et les ralisations, assure le suivi des engagements et l'excution

du budget. Les rapports sont revus par le Directeur Gnral, soumis au Trsorier pour v-

rification avant dtre prsents au Comit Excutif et lAssemble Gnrale pour ap-

probation.

Il est de la responsabilit du Trsorier de s'assurer que les rapports mensuels et de fin

d'anne soient prpars et prsents au Comit Excutif dans les dlais impartis.

Par rapports priodiques, on entend les rapports mensuels, trimestriels et annuels.

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 53 : Sous la supervision du Directeur Gnral, la personne charge de

ladministration prpare les rapports suivants :

Mensuels :

Rapport de l'tat de la trsorerie

Rconciliations bancaires

Situation de la caisse

Rapport du stock

Excution et suivi budgtaire

Trimestriel :

Prparation du Rapport d'Excution du Budget.

Annuel:

Le rapport annuel financier donne un aperu global sur les lments suivants :

La trsorerie

Lexcution du budget de lexercice

La situation des stocks

La situation patrimoniale.

En cas de ncessit, une expertise extrieure dans le domaine peut tre sollicite.

ASSOCIATION AHAZAZA


TITRE V : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE

SECTION 21 : DES OPERATIONS COMPTABLES

Article 54 : Systme comptable

Le Systme Comptable consiste en la description complte des postes comptables de

lAssociation AHAZAZA selon les lignes budgtaires conformment ses activits.

Le plan Comptable est le systme de codification numrique des postes comptables du

systme de la comptabilit de lAssociation AHAZAZA.

Le numro de codification des postes comptables devra apparatre sur toutes les

pices justificatives avant dtre prsentes la personne ayant lautorit dassurer

une ventilation.

Le Trsorier, le Directeur Gnral, le responsable de ladministration ont lautorit sur

la codification de toutes les transactions comptables.

Article 55 : Documents Comptables

La description qui suit, reste en vigueur jusqu'au moment o le logiciel de comptabilit sera oprationnel.

Le Rapport Financier (Annexe 3 DOCUMENT F001) est obligatoire. Ce rapport a pour

objet de faire apparatre les dcaissements effectus par Association AHAZAZA pour

chaque lment/rubrique budgtaire, sur une base mensuelle, trimestrielle et cumula-

tive pour lanne. Ce rapport sert galement vrifier le solde disponible au budget

une date donne et permet lAssociation AHAZAZA de tenir le compte de son fonc-

tionnement gnral. Ce rapport devrait tre disponible au plus tard dans les quinze (15)

jours qui suivent la fin du mois, du trimestre ou de lanne.

Le livre de banque (Annexe 4 DOCUMENT F002) a pour but de comptabiliser de fa-

on permanente par compte bancaire, et dans lordre chronologique, tous les fonds en-

caisss et dcaisss par LAssociation AHAZAZA. Il est le document de base pour le

rapprochement bancaire obligatoirement fait chaque mois.

Le livre de la caisse (Annexe 5 DOCUMENT F003) enregistre toutes les entres et

sorties de la petite caisse plafond fixe ouverte Association AHAZAZA.

Le registre de linventaire (Annexe 6 DOCUMENT I001) est un instrument de con-

trle des biens durables acquis par Association AHAZAZA et donne des indications d-

tailles sur lutilisation faite de ces biens.

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 56 : Plan comptable

La description des postes est la suivante :

Poste dactif :

1. Caisses

2. Banques et Institutions financires

3. Autres actifs recevoir

4. Rgularisations dactif

5. Immobilisations

Poste du Passif :

1. Financement des bailleurs des Fonds

2. Fournisseurs

3. Crditeurs divers

4. Rgularisations du passif

5. Fonds propres

6. Rsultats

Postes de revenus :

1. Bnfices de change

2. Subventions dexploitation

3. Rsultat sur cession dactifs

4. Produits divers

Postes de dpenses :

1. Rmunrations du personnel

2. Autres frais du personnel

3. Caisse Sociale du Rwanda

4. Visites mdicales

5. Frais de bureau

6. Frais de communications

7. Eau et lectricit

8. Frais de dplacement

9. Frais de mission

10. Entretien et rparations matriel et

quipement

11. Assurances

12. Taxes diverses

13. Frais bancaires

14. Autres charges et pertes diverses

15. Amortissements & provision

Pour une comptabilit budgtaire, chaque ligne budgtaire devrait avoir une fiche pour enregis-trer des oprations comptables. Les augmentations des comptes dactif sont enregistrs au Dbit du compte et les diminutions au Crdit du compte sur la fiche correspondante. Les augmentations des comptes du passif sont enregistres au Crdit du compte et les diminu-tions au Dbit du compte sur la fiche correspondante.

ASSOCIATION AHAZAZA


SECTION 22 : ACTIFS IMMOBILISES

Article 57 : Gestion des actifs immobiliss

a) Toute acquisition d'actifs immobiliss est sujette aux mmes procdures d'appro-

visionnement rpertories sous la section " Approvisionnement en biens et ser-

vices".

b) Aprs que toutes les procdures de passation de march aient t accomplies, un

bon de commande est tabli au nom du fournisseur slectionn.

c) Le responsable de ladministration tient un registre des immobilisations contenant

les dtails suivants:

1) Description de l'immobilisation

2) Numro de srie ou de modle

3) Date d'acquisition

4) Localisation et tat de l'immobilisation

5) Cot en Francs Rwandais

6) Numro de rfrence interne

7) Taux d'amortissement annuel

8) Amortissement pour l'anne

9) Amortissements cumuls

10) La valeur nette comptable.

a. Tous les actifs immobiliss sont marqus dune tiquette prcisant l'identifica-

tion et les numros de srie (si possible).

b. La cession des actifs de lAssociation AHAZAZA est faite conformment la

rglementation en vigueur.

d) Des vrifications physiques annuelles et priodiques sont excutes et les rsul-

tats compars au registre des immobilisations. Le responsable de ladministration

met jour le registre des immobilisations suivant les changements intervenus.

e) L'inventaire physique annuel des actifs sera organis par le Directeur Gnral.

C'est la responsabilit de ce dernier de rconcilier le registre des immobilisations

avec les rsultats de l'inventaire physique. Toute diffrence inexplique est com-

munique au Comit Excutif de lAssociation AHAZAZA qui prend les mesures ap-

propries.

f) Le suivi de la maintenance et la conservation du matriel de bureau sont sous la

responsabilit du responsable de ladministration. Toute altration de l'quipement

lui est rapporte rapidement par les utilisateurs.

ASSOCIATION AHAZAZA


g) Les contrats de service avec des socits comptentes doivent tre signs pour

assurer convenablement la maintenance (cas des quipements informatiques).

h) Les agents en charge des actifs en prennent soin de faon approprie. Tout vol ou

perte d'actif est rapport au Directeur Gnral qui en fait rapport au Comit Ex-

cutif. Celui-ci effectue des investigations et prend des mesures appropries.

Article 58 : Capitalisation

Les actifs ayant une valeur infrieure Frw 100.000 ne sont pas inclus dans le re-

gistre des immobilisations. Le responsable de ladministration informe le Chef de

chaque service par un mmorandum interne de la localisation de tout achat dactif

immobilis dans ses services.

Une liste d'actifs non capitaliss est tenue pour des achats de moins de Frw

100.000 et pour les autres, qui par nature serviront lAssociation AHAZAZA pour

plus d'un an.

Article 59 : Mouvements d'actifs

Il y a invitablement des mouvements d'actifs d'un lieu/service un autre, soit

pour des besoins administratifs, des transferts permanents ou pour toute autre

raison. Ces transferts sont bien coordonns et autoriss par le responsable de

ladministration.

SECTION 23 : STOCKS ET MAGASINS

Article 60 :

Tout achat est fait selon les besoins et conformment au budget approuv. Les procdures

d'achat dfinies sous la Section (Approvisionnement en biens et services) de ce manuel

sont applicables sans exception.

a) Des fiches de stock (Annexe 13 DOCUMENT I002) sont tenues pour enregistrer

les mouvements des biens. Elles sont mises jour rgulirement par le responsable

de ladministration et contiennent les informations suivantes:

1) Date dacquisition

2) Description des biens

3) Numro du bon de rception ;

4) Numro du bon de commande

5) Nom du fournisseur

6) Quantit entre et sortie

7) Solde du stock

8) Les services utilisateurs des

biens

9) Valeur des articles en stock

ASSOCIATION AHAZAZA


b) Le responsable de ladministration reoit tous les articles achets par lAssociation

AHAZAZA et :

les examine pour sassurer qu'ils correspondent la description tablie sur le

bon de commande ;

effectue un comptage pour vrifier les quantits ;

compare le prix sur la facture ou le bon de livraison avec celui indiqu sur le

bon de commande ;

signe le bon de livraison pour la quantit reue, avec une note des rserves

pour toute anomalie ventuelle au niveau de la qualit.

Toute anomalie releve est adresse au Directeur Gnral qui prendra des mesures ap-

propries. Le responsable de ladministration effectue le suivi avec le vendeur pour rec-

tification.

c) Quand des biens sont endommags ou lorsquun service honor est en dessous du ni-

veau souhait, les biens/services sont rejets et le fournisseur est avis immdia-

tement. Tous les biens rejets sont retourns au fournisseur dans les mmes condi-

tions de rception.

d) A la fin de chaque mois, un rapport de stock est prpar par le responsable de

ladministration et soumis au Directeur Gnral pour contrle.

e) A la fin de chaque trimestre et la fin de l'anne, le Directeur Gnral procde

linventaire du stock. Tout cart doit tre justifi.

f) Tout stock endommag, obsolte et inutilisable est rpertori trimestriellement et

la liste est transmise au Comit Excutif pour approbation de la cession. Le mode

de cession est dtermin .

ASSOCIATION AHAZAZA


SECTION 24 : APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES

Article 61 : Procdures dapprovisionnement de biens et services

Les procdures dcrites ci-dessous concernent les biens et services achets sur le

budget courant.

Les biens et services ayant une valeur infrieure ou gale Frw 20.000 sont pays

par caisse suivant les procdures tablies pour les paiements par caisse.

Les achats de biens et services ayant une valeur suprieure Frw 20.000 et inf-

rieure ou gale Frw 40.000.000 sont soumis aux procdures .

Les achats de biens et services pour des montants suprieurs Frw 40.000.000

sont soumis lassemble gnrale pour approbation.

Article 62 : Engagement des dpenses

Un bon de rquisition (Annexe 10 DOCUMENT F006) pour biens et services est

tabli par le demandeur, et transmis au Directeur Gnral. Ce bon de rquisition

contient des informations prcises sur les biens et/ou services rquisitionns ainsi

que sur les termes de rfrence.

Le responsable de ladministration vrifie la disponibilit des fonds pour l'article

budgtaire concern. En cas d'insuffisance, il examine la possibilit de virement des

fonds dun article budgtaire o il y a un surplus pour financer larticle budgtaire

dficitaire. Il soumet ensuite la proposition au Directeur Gnral pour vrification

et autorisation.

Pour les biens et services dont la valeur est suprieure FRW 40.000.000, le Di-

recteur Gnral runit les offres de fournisseurs potentiels. Ensuite, il procde

leur analyse en profondeur et propose dans la transparence, au Comit Excutif les

fournisseurs le mieux offrants. Le nombre minimum d'offres runir est de trois

(3).

Le choix des offres se fait sur base du prix le plus bas, mais tient aussi en consid-

ration la qualit des biens et services.

Le choix du fournisseur est dcid la majorit des membres prsents. Le quorum

doit tre compos dau moins 2/3 des membres de la Commission.

ASSOCIATION AHAZAZA


Le responsable de ladministration est notifi du choix du fournisseur pour quil

puisse tablir le bon de commande (Annexe 11 DOCUMENT F007). Ce bon de com-

mande est ensuite transmis pour autorisation au Directeur Gnral qui sassure de la

rgularit de lopration et de la conformit aux normes et procdures en vigueur.

Ds que le bon de commande est approuv, il est envoy au(x) fournisseur(s).

Le bon de commande pr numrot est tabli en trois copies :

Loriginale et une copie sont envoyes au fournisseur

La copie de la souche est retenue par la comptabilit pour classement.

Une commande qui na pas t honore correctement doit tre annule.

Les dpenses en eau, lectricit et frais de tlphone qui rsultent dengagements

dont lincidence financire ne peut tre value quaprs service rendu, sont enga-

ges au moment o elles sont constates et les paiements faits sur base de pices

justificatives.

Article 63 : Liquidation des dpenses

La liquidation des dpenses se fait quand les biens et/ou services commands sont

livrs et/ou rendus.

Les livraisons des biens sont accompagnes de bons de livraison, de factures dfini-

tives et loriginale du bon de commande.

La rception des biens et/ou services suit la procdure indique la section Ap-

provisionnement en biens et services

La qualit des biens et services est vrifie par le service utilisateur/demandeur,

signe et certifie par lAssistant Administratif et Financier.

Le montant payer est arrt conformment aux rsultats de la liquidation et

prend en considration les avances verses et les remises obtenues.

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 64 : Ordonnancement de la dpense

Les factures des fournisseurs sont rceptionnes par le responsable de

ladministration de lAssociation AHAZAZA qui leur appose un tampon pour accuser

rception. Il les consigne ensuite dans le registre des factures qui contient les d-

tails suivants :

La nature et le nombre de do-

cuments reus

Les numros de rfrence

des documents (facture)

La date de la facture

Le nom du fournisseur

Le libell de la facture

Le montant de la facture.

Le responsable de ladministration annexe la facture au bon de livraison, au bon de

rquisition et loriginale du bon de commande et tout autre document justifiant

lachat.

Le responsable de ladministration vrifie les documents pour sassurer de leur

exactitude, leur concordance et leur exhaustivit. Il appose ensuite sur la facture le

tampon Bon payer et y indique limputation comptable y relative.

Aprs vrification des pices justificatives de l'engagement et de la liquidation, il

est procd la prparation de l'ordre de paiement ou du chque barr.

Ces documents sont transmis Directeur Gnral pour la signature. Le chque barr

ou lOP est tabli au nom du fournisseur. La souche doit porter les informations du

chque et une photocopie doit tre faite pour le classement.

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 65 : Paiement de la dpense

Le paiement de la dpense comprend deux oprations:

a. La vrification des ordonnances de paiement avant ladmission en paiement de

la dpense.

b. Le paiement proprement dit travers la Banque.

Lorsquon paie par Ordre de Paiement, la Banque signe pour rception.

Les ordonnances de paiement dment signes pour rception seront utilises pour

lenregistrement du paiement dans les livres de banques et pour le classement.

La Comptabilit attribue un numro de rfrence lordre de paiement et aux

pices justificatives qui sont ensuite classs squentiellement.

SECTION 25 : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE

Article 66 : Oprations lies aux comptes bancaires

Ces procdures visent dcrire le systme utilis dans la gestion et le contrle de

comptes bancaires et les procdures suivre par lAssociation AHAZAZA en matire de

retraits et d'encaissements de fonds.

Article 67 : Ouverture et fermeture de comptes bancaires

a. Les comptes bancaires sont ouverts avec l'approbation de lAssemble Gnrale de

lAssociation AHAZAZA. Aprs l'obtention de l'autorisation, une demande crite est

adresse par le Prsident de lAssociation AHAZAZA la banque pour ouvrir les

comptes au nom de lAssociation AHAZAZA.

b. LAssociation AHAZAZA peut ouvrir un compte tout moment que cest ncessaire.

Article 68 : Signataires de comptes bancaires

a. Toute opration bancaire est effectue par lautorisation dau moins deux signatures :

celle du Prsident, du Commissaire aux Comptes ou du Trsorier.

b. Les chques/Ordres de paiement, bon de paiement et autres pices justificatives sont

prsents aux signataires pour vrification avant la signature ;

ASSOCIATION AHAZAZA


c. Il est strictement interdit de signer et/ou contresigner des chques et des ordres de

paiement en blanc.

Article 69 : Fonds reus et encaisss

Le responsable de ladministration peut enregistrer les virements des bailleurs de fonds

conformment larticle de la loi portant cration de lAssociation AHAZAZA, les subven-

tions du Gouvernement ainsi que les intrts crditeurs au vu des avis de crdit. Il les v-

rifie ensuite sur base des bordereaux de remise et/ou tout autre correspondance prove-

nant des bailleurs de fonds.

Article 70: Rconciliations bancaires

A la fin de lanne, un tat de rconciliation bancaire pour chaque compte bancaire est pr-

par par le responsable de ladministration et revu par le Directeur Gnral. La rconcilia-

tion est signe et date par son auteur et le rviseur comme preuve de cette vrification.

Tous les mouvements connus au dbit et au crdit sont enregistrs dans le livre de banque.

Les mouvements non identifis sont relevs par lAssistant Administratif, Financier et Lo-

gistique, et rapports au Directeur Gnral et au Trsorier qui prennent des mesures ap-

propries.

Les chques non encaisss depuis 2 mois sont retourns dans les livres et un ordre de non-

paiement est tabli. Un nouveau chque est sign en faveur du bnficiaire, l'ancien devant

tre confirm perdu pendant les transactions.

SECTION 26 : GESTION DE LA PETITE CAISSE

Article 71: Fonctionnement de la petite caisse

LAssociation AHAZAZA gre une petite caisse en Francs Rwandais pour faciliter le

paiement de dpenses mineures. Le plafond est fix FRW 40.000. La petite caisse

est utilise pour des paiements infrieurs ou gaux FRW 20.000.

Pour viter les incompatibilits de tches et respecter les niveaux de contrle re-

quis en matire de gestion financire, la gestion de la caisse est confie une per-

sonne autre que lAssistant Administratif et financier au cas o il assume les rles

de comptables et par consquent ne peut cumuler cette fonction avec celle de ges-

tion de la caisse. La garde de la caisse peut tre confie par exemple au Directeur

Gnral ou au Secrtaire de Direction.

ASSOCIATION AHAZAZA


Les fonds sont gards dans un petit coffre ferm clef, gard dans un endroit pro-

tge. Le Responsable de la gestion de la petite caisse est personnellement respon-

sable des espces reues. Tout abus constitue une faute grave.

Le Responsable de la gestion de la caisse tient un livre de caisse dans lequel les

mouvements de la caisse sont enregistrs. Les Bons de sortie de Caisse (Annexe 8

DOCUMENT F004) pr numrots, sont utiliss pour justifier la sortie des fonds.

Le journal de la caisse contient les dtails suivants:

a. Numro du Bon de

sortie

b. Date

c. Description de la

transaction

d. Montants reus/pays

e. Solde de la caisse

f. Observations, si n-

cessaire

Article 72 : Approvisionnement de la petite caisse

Pour approvisionner la petite caisse, le Responsable de la gestion de la petite caisse

tablit une rquisition qui doit tre accompagne des justificatifs de lutilisation de

lapprovisionnement prcdent. Cette rquisition est soumise au Trsorier pour

autorisation aprs stre inform de la situation de la trsorerie auprs du respon-

sable de ladministration .

Aprs lautorisation par le Trsorier de lAssociation AHAZAZA, le responsable de

ladministration met un chque et le transmet aux diffrents signataires.

Aprs avoir encaiss les fonds, le Responsable dsign pour la gestion de la caisse

enregistre lopration dans son livre de caisse.

Un solde de Frw 20 000 devra dclencher le mcanisme dapprovisionnement de la

petite caisse.

Le trsorier de lAssociation AHAZAZA effectue des contrles de la caisse au

moins une fois par mois. Ces contrles sont indiqus sur le Formulaire d'Arrt de la

Caisse ( Annexe 9 - DOCUMENT F005).

A la fin de chaque mois, le Responsable de la gestion de la caisse clture les opra-

tions de la caisse et en transmet les extraits au responsable de ladministration

pour vrification et comptabilisation.

Article 73 : Dcaissements

Toute rquisition de fonds est adresse au Directeur Gnral au moyen dun bon de

rquisition qui dfinit clairement le motif et le cot de la dpense ;

Le bon de rquisition approuv par le Trsorier est transmis au Responsable de la

gestion de la petite caisse pour paiement. Le bnficiaire signe pour rception des

espces ;

Les espces payes par caisse en avance doivent tre justifies dans un dlai de 48

heures partir du jour de paiement.

ASSOCIATION AHAZAZA


Aprs la dpense, le rquisitionnaire soumet au Responsable de la gestion de la pe-

tite caisse les documents originaux justifiant la dpense ainsi que le solde ventuel.

Le Responsable de la gestion de la petite caisse complte le Bon de sortie de caisse

en deux exemplaires en indiquant les dtails du montant. Le reliquat doit tre indi-

qu sur le Bon de rquisition.

En cas danomalie constate dans la caisse, le Trsorier en rfre par crit au Pr-

sident de lAssociation AHAZAZA.

SECTION 27 : PAIEMENT DES FACTURES

Article 74 : Paiement de factures normales

Les procdures pour le paiement des factures sont dtailles dans les articles ci-dessus.

LAssociation AHAZAZA rgle les factures ds rception selon la disponibilit des

fonds et suivant le principe de FIFO First In, First Out .

Si un chque ou un ordre de paiement vient tre annul, le responsable de

ladministration appose un tampon "ANNULE" et signe au recto du chque. Tous les

chques annuls sont classs par ordre chronologique.

Article 75 : Paiement des salaires des agents

La liste de paie de lAssociation AHAZAZA est conforme au budget. Elle est prpa-

re en Francs Rwandais.

Les salaires, les avantages et indemnits pays sont en accord avec le Rglement

d'Ordre Intrieur de lAssociation AHAZAZA, et en conformit avec la loi fiscale

et toute autre rglementation en vigueur.

Avant le 22me jour de chaque mois, le responsable de ladministration prpare la

liste de paie mensuelle. Elle est transmise pour revue au Directeur Gnral. Les l-

ments suivants sont tenir en compte:

Engagement

Nomination

Fin d'emploi

Augmentations de salaire et promotions

Indemnits (ad intrim, responsabilit)

Avis de retenues sur salaire

Tous ces lments doivent tre sanctionns par une note officielle signe par le Directeur

Gnral de lAssociation AHAZAZA .

ASSOCIATION AHAZAZA


La revue de la liste de paie porte sur:

L'exactitude et l'exhaustivit de la liste de paie tablie;

L'existence des personnes mentionnes;

L'exactitude des changements effectus, quand il y a lieu;

L'exactitude des recouvrements ou des dettes dues des tierces parties.

La liste de paie est, par la suite, transmise au Trsorier pour autorisation et est ensuite

renvoye au responsable de ladministration pour la prparation des ordres de paiement.

Le responsable de ladministration s'assure de la disponibilit des fonds sur le compte

bancaire avant le 24me jour de chaque mois pour payer les salaires mensuels. Les salaires

du personnel sont pays, par banque au plus tard le 8me jour de chaque mois.

Il est tabli pour chaque employ un bulletin de paie mensuel (annexe 13 DOCUMENT

P004), prsentant le salaire de base et toutes les indemnits octroyes, les retenues et le

net payer. Les retenues rglementaires sont effectues au moment du paiement des sa-

laires.

Le personnel quittant lAssociation AHAZAZA est retir de la liste de paie immdiate-

ment. On procde aussitt au calcul et au paiement du dcompte final.

SECTION 28 : DES PLAC EMENTS DES AVOIRS

Article 76:

Les ressources financires de lAssociation AHAZAZA sont places dans un ou des comptes d'une

ou des banques implante(s) au Rwanda.

L'autorisation douvrir un compte bancaire dans un autre pays est accorde par lAssemble Gn-

rale de lAssociation AHAZAZA.

Article 77 :

Les signataires des comptes de lAssociation AHAZAZA sont dsigns par le Comit Excutif selon

les statuts de lAssociation AHAZAZA.

Les documents bancaires portent au moins 2 signatures conjointes dont celle du Prsident est obli-

gatoire.

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 78 :

Les ordres de paiement, les autorisations de retraits de fonds ou les certificats de dpts la

banque sont signs conjointement par le Prsident, le trsorier, et le Directeur Gnral.

Tout mouvement ou toute opration comptable doit tre appuy par une pice comptable en bonne

et due forme. Les dpenses de fonctionnement sont effectues partir de la caisse.

SECTION 29 : DE L'AUDIT DES COMPTES

Article 79 : Audit

Pour son audit comptable, lAssociation AHAZAZA se confie un cabinet d'audit agr au Rwanda,

charg notamment de:

Vrifier annuellement la tenue de la comptabilit (enregistrement de base, justificatifs et

imputations comptables attribues) ;

Certifier les tats financiers

ASSOCIATION AHAZAZA


TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES

SECTION 30 : MISE A JOUR ET AMENDEMENTS

Article 80 : Rvision du manuel

La procdure suivre pour effectuer une mise jour de ce manuel lorsquun changement perma-

nent survient dans une politique, pratique ou procdure, est mise en uvre par le Comit Excu-

tif ou le Directeur Gnral.

Toute mise jour sera mentionne sur la page 2 du manuel. Le numro et la date dune version

du manuel doit tre mentionn sur la premire page du manuel et en contrebas de chaque page.

Toute suggestion damendement devra tre soumise au Secrtaire de lAssociation AHAZAZA

qui procdera lanalyse ncessaire et soumettra au Comit Excutif les projets damendement

qui feront lobjet, par la suite dune adoption par lAG.

En matire de gestion du personnel, ce qui nest pas prcis dans ce manuel est rgi par le code

du travail au Rwanda.

Article 81 : Modifications

Toute disposition ou modification d'un de ces articles, propose par le Comit Excutif et adop-

te par lAssemble Gnrale de lAssociation AHAZAZA fait l'objet d'un procs-verbal.

Article 82 : Le prsent Manuel des Procdures de gestion Administrative et Financire, tel

qu'adopt par lAssemble Gnrale, le /../2008, entre en vigueur la date de sa signa-

ture.

Fait Muhanga le ../../ 2008.

Pour lAssociation AHAZAZA

Madame RAINA Luff

Prsidente du Comit Excutif

Reprsentante Lgale

ASSOCIATION AHAZAZA


CONCLUSION

Ce manuel des procdures de gestion administrative et financire dcrit clairement les diff-

rents mcanismes dquilibre des pouvoirs en vue dassurer le leadership, la transparence et la

bonne responsabilisation des parties prenantes du fonctionnement de lAssociation AHAZAZA,

qui sont les principes de base de la bonne gouvernance. Il sagit dun instrument indispensable qui

contribue amliorer le fonctionnement de lAssociation AHAZAZA dans son ensemble pour la

ralisation efficace et efficiente de sa mission.

Cependant, lexprience nous a montr que la disponibilit dun manuel ne suffit pas pour amlio-

rer les performances, mais quil importe, galement, dassurer sa mise en application. Ceci dpend

de plusieurs facteurs notamment la capacit, la comptence et la dtermination des membres et

du personnel de lAssociation AHAZAZA utiliser cet instrument stratgique.

Des mesures daccompagnement seront prises pour permettre une meilleure exploitation de ce

manuel. Des notes de service ou instructions de travail clarifiant lapplicabilit des termes et

principes consigns dans ce manuel seront faits temps opportun par le Directeur Gnral et

lendroit de tout le personnel. Cela constitue un mcanisme qui permettra au Comit Excutif de

pouvoir grer les questions quotidiennes et exploiter les opportunits qui se prsentent au cours

de la mise en uvre des activits de lAssociation AHAZAZA et du fonctionnement de celle-ci.

Le contenu de ce manuel est conforme la lgislation rwandaise et au directives du dpartement

de lenseignement rwandais.

Tout changement dun des articles de ce manuel doit tre approuve par lassemble gnrale de

lAssociation AHAZAZA sur proposition du Comit Excutif.

ASSOCIATION AHAZAZA


ANNEXES ANNEXE 1 :

Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda

Document : P001

CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE INDETERMINEE

Entre

LAssociation AHAZAZA , ayant son sige social Muhanga, B.P. 35 Muhanga et reprsente

par

Madame/Monsieur ,

Fonction ,

appel employeur dune part;

Et

Madame/Monsieur ,

N(e) , le,

Rsident(e) ,

Nationalit ,

Etat Civil ,

Portant carte didentit n

dlivre le. et se dclarant libre de tout engage-

ment, appel travailleur dautre part;

a t tabli le prsent contrat rgi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail

de la Rpublique Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son excution.

Article 1: DE LA DUREE DU CONTRAT

Le prsent contrat a t tabli pour une dure indtermine et prend cours partir

du

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 2: DE LA NATURE DU TRAVAIL

Le travailleur exercera, sous le contrle de ses chefs hirarchiques,

la fonction de , catgorie ,

chelon

Une description dtaille des tches du travailleur est annexe au prsent contrat et en

constitue partie intgrante.

Article 3: DE LA PERIODE DESSAI

La dure de la priode dessai est fixe .

Le prsent contrat ne deviendra dfinitif qu lexpiration de cette priode sous rserve

du rapport de la priode dessai. En cas de rupture de contrat par lune ou lautre partie,

aucune autre indemnit ne sera due que celle compensatrice de cong pay au prorata du

temps de service. La loi prvoit que lon peut rompre le contrat lessai sans pravis et

sans indemnit.

Article 4: DU SALAIRE ET DES AVANTAGES SOCIAUX

La rmunration mensuelle est fixe Frw pour la dure lgale du

travail, majore selon les dispositions de la loi, et des rglements du Personnel

Article 5: DES OBLIGATIONS DU TRAVAILLEUR

Le travailleur sengage :

1. Sacquitter avec zle et fidlit des obligations de son travail .

2. Apporter tous ses soins lutilisation rationnelle de tout matriel qui lui a t confi.

3. Sinterdire de livrer pendant ou aprs son temps de travail tous les renseignements de

nature confidentielle et garder le secret professionnel

4. Consacrer tout son temps dans la limite des rglements en vigueur au service de

lemployeur.

5. Accepter toutes les lois et rglements rgissant le travail au Rwanda.

6. Adhrer au Rglement dordre intrieur et au Manuel des procdures de lAssociation

AHAZAZA.

Article 6: DES OBLIGATIONS DE LEMPLOYEUR

Lemployeur sengage :

1. Payer aux temps prvus le salaire et avantages des travailleurs et suivre tous les r-

glements en la matire.

2. Donner des instructions ncessaires la bonne marche du travail.

3. Evaluer le travailleur annuellement.

ASSOCIATION AHAZAZA


4. Accepter toutes les lois et rglements rgissant