Methods for tracking and analyzing alumni data

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Methods for tracking and analyzing alumni data

Conversation related to what USM is developing and plans to implement to improve alumni connections, and tracking of critical indexes for the next

institutional accreditation process.

Centro Laboral USM 2

ContentsAn introduction to USM and its Strategic Plan1

USM Alumni Network2

Employability Issues for USM3

Proposal, employability4

Proposed measurable indexes5

Work Subtopics6

Centro Laboral USM

• It is the University’s mission to contribute to the creation of new knowledge through teaching, research and complimentary activities; to contribute to the humanistic, scientific, and professional formation of our students. Using knowledge acquired both inside and outside the classroom, students are inspired to be agents of change, for the development and improvement of society.

• Our institution aims to reach both national and international development, and in accordance to the Will and Testament of its founder, Don Federico Santa María Carrera, searches for academic excelence, placing special emphasis on facilitating admission and permanence of those who, having the aptitudes and attitudes demanded by academic work, don’t possess the economic resources necessary for pursuing higher education.

OUR VISIONTO BE THE LEADING UNIVERSITY IN ENGINEERING, SCIENCE AND TECHNOLOGY IN CHILE, AND TO BECOME

INTERNATIONALLY RECOGINIZED AS SUCH.

OUR MISSION

Centro Laboral USM

Six Axes of Strategic Vision for USM 2012

Leading in Engineering, Science and Technology

1

Lifetime University

2

Commitment to Solidarity

5

Creating value for enterprises

3

Alumni long-term relationships

4

Competitive Management

6

Centro Laboral USM

We will become an University which permanently develops long-term relationships with our alumni, which in turn will allow USM to know and

engage them, generating opportunities for joint creation of value.

Alumni long-term relationships

4


Centro Laboral USM


We will consider welfare policies and instruments which are stable, modern and sustainable, which allow the worthy underprivileged to achieve the highest grade of

knowledge.

The University and its alumni community will count on scholarship and lending instruments, to give access to higher education to students that, having an

outstanding academic performance, don’t possess the economic resources to achieve it.

The University will impart to its students and alumni the solidarity spirit which Chile requires for its integral development, through our formation and testimony.

Commitment to Solidarity

5

Centro Laboral USM

PROPUESTA DE VALOR

Universidad Técnica Federico Santa MaríaAlumni Network

Mission 2008-2012

Strategic Axes – 1 of 2

STRATEGIC AXES – 2 of 2

Centro Laboral USM

PROPUESTA DE VALORHow did the USM alumni employment issue became apparent?

Contextual aspects

Centro Laboral USM

CONTEXT

JOB PLACEMENT for Higher Education

Institutions

Fundamental activity for modern institutions. There are relevant

international examples

“The mechanisms for systematic contact with the outside professional environment

are scarce, and little is seized from the potential connections with alumni,

specially in reference to the evaluation of fulfillment of the graduated profile”. (quote from last USM accreditation process)

Today, we compete in alumni job placement at the labor market, contact networks, and graduated

management indexes. This is clear in the indexes used to measure and rank universities.

Trend to use Job Placement Centers as a feedback

source with the labor market.

USM IS NOT LEADING IN JOB PLACEMENT STRATEGIES.


Detected internal issues Isolated and uncoordinated efforts >> Informality in Job Placement Lack of recognition of the problem in several Departments (even other

branches) [critical issue]

Vague understanding of key information of alumni (and the enormous efforts to obtain it; hidden costs for USM in Academic Departments).

Lack of formal statement of policies for tracking alumni. Lack of definitions at USM: What is understood as “professional success”?

How will USM measure this? Up to which point the University is responsible?

Weaknesses in technological platforms (USMEmpleo.cl) and human resources. [critical issue]

Loss of job offers that arrive directly to Departments (USM employees, professors, secretaries, etc.) and lack of tracking of these.

Limited budget for the USM Alumni Network. [critical issue]


Solution: USM Job Placement Center

General Objective:

To create a center for institutional relations, permanent and sustainable in time with USM alumni, which empowers their employability levels, professional development and personal growth. The center would achieve this through modern process, activities and new technological platforms which actively support job placement, providing quantitative and qualitative information for the generation of institutional studies related to alumni and labor market needs.


Solution: USM Job Placement CenterSpecific Objectives:

Institutional and Strategic Fields To generate information on job placement, professional career and wage behavior of alumni.

Also, to identify the most valued professional skills by enterprises, which give quantifiable evidence for accreditation processes, and feedback to academic authorities (generate, measure and report the index).

Continuous improvement in job placement rates for USM alumni, across all careers.

Strategic and Job Environment Contact fields To strengthen and formalize USM work networks and the link between the University

(Departments and Central Administration) and alumni, contributing to the coordination of a community which serves as professional and labor support; improving the employability indexes (alumni community + enterprises = networking).

Placing USM as an institution with tight “collaborative networks”.


Main Plan: Proposal

Costumer Satisfaction(internal and external)

Policy application

Transversaland Institutional

Technical Unit

• Job Tracking

• Studies and statistics

• Feedback to Academic

Units

Management Unit

• Employability Fostering

• FSM0804: the starting point of the

Center

Technology

Human Resources


Overview

Institutionalization

Institutional Accreditation

USM Job Center (pilot)

USM Alumni Network

1 year term[still waiting…]

Job Environment Link[in development]

FSM0804 grant[OK]

Definitions[OK]

Centro Laboral USMDirección General de Planificación y Desarrollo

Dimensions

1

Institutional Policies

2

3

4

Instruments and mechanismsResults

Evidences

In accordance to the National Accreditation Committee (CNA), the evaluation is centered in the measurement of the coherence level existing in 4 dimensions:

Who evaluates institutional accreditation?

Centro Laboral USM

Steps for Start Up•Define and reach a consensus on Policies, Methods and Management Indexes for Linking and Tracking of Alumni.

•Evaluate results from the pilot project.

•Broaden and professionalize the Job Placement Center to other regional branches.

• Development and Implementation of new technological tools (AT).

• Integrate academic units management to the tool.

•Define feedback methods for study programs in USM.

•Strategy systematization and tracking.

1

2

3

4


Our Progress So Far• Job Placement Web Portal Implementation (www.USMEmpleo.cl) (2007)• Building and updating Alumni Data Bases (2007).• Application of Employability Survey (2009)• Assessment of management by Alumni Network (2008-2009)

• Conclusion: It is necessary to support alumni employability.

• Presentation of MECESUP Project to the Ministry of Education (2009)• Starting of the MECESUP Project (2010)

• Study: Web Portal Usage (usability, indexes, alumni).• Study: Support given so far to employers.

• Need of focus change: Who is the target public, alumni or enterprises?• Study: Web Portal Reliability (effectiveness, DB quality) (confiabilidad del sistema)• Study: Job Requirements for careers imparted by USM• Tender process: New management platform – in development (AT)• Presentation of the initiative to Academic Departments• Enterprise lectures, support in recruitment processes, alumni and specialists lectures, operational improvements to communication with enterprises and alumni. (trabajo diario)

• Proposal of policies and indexes for linking and tracking of alumni.


Index Proposal – 1 of 2

INDICADOR Metodología de Cálculo Supuestos Medios de Verificación Cálculo Valor Base Valor línea Base año 2010

Estándar deseadoAño 2011

1

N° de departamentos, en relación al total de departamentos, que se adhieren al proyecto de inserción laboral y seguimiento de graduados y titulados.

Σ [Departamento con seguimiento en campus j/total de Departamentos en campus j]J= campus.

Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios)

Información otorgada por el Centro Laboral USM.

Encuesta en cada uno de los departamentos en cuestión.

-- Todos

2 Tasa de empleo

% de ex alumnos con trabajo al período T según C, D y CM.T: A 1 Año y 5 Años de titulado.C: CarreraD: DepartamentoCM: Campus.


Información otorgada por el Centro Laboral USM. No existe valor base. 0

80%(todas las carreras)

3 Comportamiento salarial

Número de ex alumnos de los cuales se conoce el Salario (en pesos del año en cuestión) al período T según C, D y CM.T: A 1 Año y 5 Años de titulado.C: CarreraD: DepartamentoCM: Campus.


Información otorgada por el Centro Laboral USM. No existe valor base. 0 3500

4N° de currículos actualizados y/o nuevos dentro del último año en la base de datos del proyecto.

N° de currículos actualizados y/o nuevos dentro del último año.


Información otorgada por el Centro Laboral USM a través de sus sistemas de gestión

-- 0 80%

5Nivel de satisfacción del empleador respecto a los egresados USM

Muestra representativa del total de empleadores vinculados con la USM, que evalúan las características profesionales del egresado USM y los factores decisivos de contratación y evaluación de desempeño de las empresas. Medido en escala 0 a 100 y realizado cada 3 años.


Información otorgada por el Centro Laboral USM a través de sus sistemas de gestión

No existe valor base. 0 --


Index Proposal – 2 of 2

6Encuesta bianual sobre necesidades complementarias de educación profesional

Muestra representativa del total de empleadores, a la cual se les consulte las necesidades de continuación de estudios para los empleados que cumplen con el perfil educacional de la USM.




7Tasa de satisfacción de ex alumnos respecto de la experiencia educativa USM

% de satisfacción según D y CM.D: DepartamentoCM: Campus.




8Tasa de satisfacción del propio desempeño profesional de los ex alumnos.

% de satisfacción según D y CM.D: DepartamentoCM: Campus.




9Cantidad de empleos o requerimientos profesionales que se concretaron a través de este proyecto

N° de ofertas que se concretaron por carrera.

Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios).

Online mediante plataforma laboral.

Valor basado en trabajo sin este proyecto.

1136(total)

3000(total al primer

año de ejecución)

10Cantidad de Convenios de colaboración con Empresas gestionadas a través del Centro Laboral USM

N° de convenios de colaboración por tipo, carrera y Campus/Sede.

Los convenios gestionados podrían impactar en más de un Campus o Carrera. Se contará en el Campus/Sede que se generó el convenio.

Convenios Firmados Verificación inicial en Secretaría General 0 50 total


NO QUEREMOS ENCUESTAS O QUEREMOS EVITARLAS LO MÁXIMO POSIBLE

ANEXO: Propuesta visual de índices


Objetivo

Obtener índices en base a la actualización de los CV de los exalumnos.

Se analizan los CV realizando estádísticas simples derivables. Por ejemplo, para qué preguntarle a un exalumno si esta trabajando si en su cv ya dice que si está trabajando (en X empresa, en el cargo Y. etc.)

A continuación una explicación.


Propuesta para el cálculo de índices


Personas Trayectorias profesionales derivadas de los CV de los exalumnos

Persona 1

Persona 2

Persona 3

Persona 4

…

Persona n-1

Persona n

¿Cómo podríamos calcular sin encuestas? grupo de análisis

Titulados el 2002


Personas Trayectorias profesionales derivadas de los CV de los exalumnos

Persona 3

Persona 4

Persona n-1

¿Cómo podríamos calcular sin encuestas? grupo de análisis

Año de titulación >> Corte al 1° año de titulo >> Corte al 5° año de titulo >>

Por tanto los índices se calculan y derivan desde losCV de los exalumnos

Importante: Esto no implica la no aplicación deotros instrumentos de medición y seguimiento.

Centro Laboral USM

Detalles estadísticos del grupo en análisis.

Antecedentes recopilados de los ex alumnos de esta carrera.Ingreso Promedio | Matrícula y Titulados | Campo Laboral | Sector Económico | Tramos de Ingreso | Empleabilidad

DATOS DEL 2008

Centro Laboral USM



Cantidad de matriculados por carrera y por año(primer gráfico)

Cantidad de Titulados por año y por carrera (segundo gráfico)

VER TOTAL

DATOS DEL 2008 2008 2007 2006 2005 2004

Total acumulado titulados 734 656 644 588 563Titulados 78 12 56 25 13

Promedio años de estudio [años] 6,9 9,1 8 7,9 8,5Matriculados 267 134 202 145 132

2008 2007 2006 2005 20040

50

100

150

200

250

300

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Total acumulado titulados Matriculados Promedio años de estudio [años]

Ingeniería Civil

Este gráfico debe ser

para el grupo especificado

o para el total.

Centro Laboral USM



Esta información debe ser para el

grupo especificado o para el total.

VER TOTAL

DATOS DEL 2008

AGREGAR Tipos y niveles de cargo de los ex alumnos por carrera

para el año seleccionado

Centro Laboral USM



VER TOTAL

DATOS DEL 2008

Centro Laboral USM





o para el total.

VER TOTAL

DATOS DEL 2008

Centro Laboral USM





o para el total.

VER TOTAL

DATOS DEL 2008


Work Subtopics

Is the methodology used by USM adequate to the forthcoming challenges in the next accreditation process? What key elements should we consider?

Opinions and advices concerning the presented strategy for USM in the context of linking and tracking alumni.

Themes that should be worked upon in graduated surveys. Useful statistics.

Potentiality and impact of graduated surveys. Improvement of data bases and research works.

Centro Laboral USM

Contribución del proyecto para los departamentos académicos.

Dentro de los aportes más notables del proyecto estarán: Aumento de la percepción de calidad del programa ofrecido, ya que se

aumentarán los índices de inserción laboral de los profesionales y presencia directa en el mercado laboral.

Mejora de la calidad de vinculación de parte de la Universidad con sus Ex Alumnos.

Bases metodológicas y concretas de respaldo a los procesos de acreditación por carrera (fuentes de evidencia, bases de datos de ex alumnos, índices laborales gestionados profesionalmente, constante contacto con el sector empresarial, entre otros).

Mantención actualizada (en línea) de los índices de éxito laboral y profesional de los ex alumnos de la Universidad. (Estándar deseado es comparable a los reportes del portal www.futurolaboral.cl).

Potenciamiento de la Red de Ex Alumnos USM a nivel de todas las Sedes y Campus, la que tendrá acciones, actividades y eventos especializados para ex alumnos de las Sedes y Campus.

http://www.futurolaboral.cl/

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Documents

Methods for tracking and analyzing alumni data