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Métodos de recopilación de información
En cualquier metodología de construcción de sistemas de
información, los primeros pasos son los de recolección de los
datos que se necesitarán en el diseño del mismo, por esta razón
es de suma importancia escoger que técnicas se apegan más al
proyecto que estamos realizando para obtener los mejores
resultados.
Métodos de recopilación de informaciónEntrevistas
Una entrevista para recabar información es una conversación
dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de
preguntas y respuestas. En la entrevista se necesita obtener las
opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado
actual del sistema, metas organizacionales y personales y
procedimientos informales.
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Ante todo, hay que buscar las opiniones de la persona que se
entreviste. Las opiniones podrían ser más importantes y reveladoras que
los hechos. Por ejemplo, si se le hace una pregunta a la dueña de una
tienda tradicional, quien recientemente estableció una tienda en línea,
cuántos reembolsos de clientes procesa comúnmente mediante
transacciones en la Web cada semana, ella responde: "Entre 20 y 25 por
semana". Cuando se revisa las transacciones y se descubre que el
promedio es de tan sólo 10.5 por semana, podría llegar a la conclusión
de que la propietaria está exagerando los hechos y el problema.
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CINCO PASOS PARA PREPARAR UNA ENTREVISTA
Estos pasos incluyen un rango de actividades que van desde recopilar
antecedentes básicos hasta decidir a quién entrevistar.
1. Leer los antecedentes: Leer y entender tanto como sea posible los
antecedentes de los entrevistados y su organización. Con frecuencia
este material se puede obtener del sitio Web corporativo, de un informe
anual actual, de un boletín corporativo o de cualquier publicación que
explique el estado de la organización.
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2. Establecer los objetivos de la entrevista: Utilice los antecedentes
que haya recopilado así como su propia experiencia para establecer los
objetivos de la entrevista. Debe haber de cuatro a seis áreas clave
referentes al procesamiento de la información y el comportamiento
relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendrá usted
que hacer preguntas.
Estas áreas incluyen fuentes de información, formatos de información,
frecuencia de la toma de decisiones, cualidades de la información y
estilo de la toma de decisiones.
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3. Decidir a quién entrevistar: Cuando tenga que decidir a quién
entrevistar, incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser
afectadas por el sistema de alguna manera. Esfuércese por conseguir el
equilibrio de tal manera que atienda las necesidades de tantos usuarios
como sea posible. Su persona de contacto en la organización también
tendrá algunas ideas sobre quién deba ser entrevistado.
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4. Preparar al entrevistado: Prepare a la persona que va a ser
entrevistada hablándole por anticipado o enviándole un mensaje de
correo electrónico y dándole tiempo para pensar en la entrevista. Si va a
realizar una entrevista a profundidad, puede enviar sus preguntas por
correo electrónico con antelación para darle tiempo al entrevistado a que
piense sus respuestas. Sin embargo, debido a que con la entrevista se
pretende satisfacer muchos objetivos (incluyendo la creación de
confianza y la observación del lugar de trabajo), normalmente ésta se
debe realizar en persona y no por correo electrónico. Las entrevistas
se deben llevar a cabo en 45 minutos o una hora a lo mucho.
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5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura: Escriba preguntas que
abarquen las áreas clave de la toma de decisiones que haya descubierto
al determinar los objetivos de la entrevista.
Las técnicas apropiadas para preguntar son el corazón de la entrevista.
Las preguntas tienen algunas formas básicas que usted debe conocer.
Los dos tipos básicos de preguntas son las abiertas y las cerradas.
Cada tipo de pregunta puede lograr resultados un poco diferentes a los
de la otra, y cada una tiene ventajas y desventajas. Es necesario que
usted piense en el efecto que tendrá cada tipo de pregunta.
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Tipos de preguntas
Preguntas abiertas: Estas preguntas incluyen aquellas como "¿Qué
piensa de poner a todos los gerentes en una intranet?" y "Explique por
favor cómo toma una decisión de programación de producción".
Considere el término abiertas. En realidad, "abiertas" describe las
opciones del entrevistado para responder. Están abiertas. La respuesta
puede ser de dos palabras o dos párrafos.
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Ejemplos de preguntas abiertas:
• ¿Cuál es su opinión del estado actual del comercio electrónico negocio
a negocio en su empresa?
• ¿Cuáles son los objetivos críticos de su departamento?
• Una vez que los datos se envían a través del sitio Web, ¿cómo se
procesan?
• Describa el proceso de monitoreo que está disponible en línea.
• ¿Cuáles son algunos de los errores comunes de captura de datos
que se cometen en este departamento?
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Ventajas de utilizar preguntas abiertas:
1. Hacen que el entrevistado se sienta a gusto.
2. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el
cual refleja su educación, valores, actitudes y creencias.
3. Proporcionan gran cantidad de detalles.
4. Revelan nuevas líneas de preguntas que pudieron haber pasado
desapercibidas.
5. Hacen más interesante la entrevista para el entrevistado.
6. Permiten más espontaneidad.
7. Facilitan la forma de expresarse al entrevistador.
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Desventajas de utilizar preguntas abiertas:
1. Podrían dar como resultado muchos detalles irrelevantes.
2. Posible pérdida del control de la entrevista.
3. Permiten respuestas que podrían tomar más tiempo del debido para
la cantidad útil de información obtenida.
4. Dan la impresión de que el entrevistador es inexperto.
5. Podrían dar la impresión de que el entrevistador "anda de pesca" sin
un objetivo real en la entrevista.
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Preguntas cerradas:
La alternativa a las preguntas abiertas se encuentra en el otro tipo de
pregunta básica: las preguntas cerradas. Tales preguntas son de la
forma básica: "¿Cuántos subordinados tiene?" Las respuestas posibles
se cierran al entrevistado, debido a que sólo puede contestar con un
número finito como "Ninguno", "Uno" o "Quince".
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Ejemplo de preguntas cerradas:
•¿Cuántas veces por semana se actualiza el almacén del proyecto?
•En promedio, ¿cuántas llamadas recibe mensualmente el centro
de atención al cliente?
•¿Utiliza la Web para proporcionar información a los distribuidores?
•¿Está de acuerdo o en desacuerdo con que el comercio electrónico
en la Web carece de seguridad?
•¿Desea recibir una impresión de su estado de cuenta cada mes?
•¿Su sitio Web mantiene una página de preguntas frecuentes (FAQ)
para los empleados con dudas respecto al proceso de la nómina?
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Ventajas de las preguntas cerradas:
1. Ahorrar tiempo.
2. Comparar las entrevistas fácilmente.
3. Ir al grano.
4. Mantener el control durante la entrevista.
5. Cubrir terreno rápidamente.
6. Conseguir datos relevantes.
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Desventajas de las preguntas cerradas:
1. Aburren al entrevistado.
2. No permiten obtener gran cantidad de detalles (debido a que el
entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado).
3. Olvidar las ideas principales por la razón anterior.
4. No ayudan a forjar una relación cercana entre el entrevistador y el
entrevistado.
Métodos de recopilación de informaciónObservación directa
La observación directa es una herramienta muy utilizadas por los
analistas de sistemas para recoger información correspondiente al
lugar donde va a funcionar el sistema. Ésta técnica es importante
porque el usuario tiene una visión más simple del problema, y por otro
lado, el analista ve los acontecimientos de una forma más lógica y
sistemática.
Es posible que el usuario no explique bien los problemas de la
organización, es entonces que el analista recolecta información visual
importante para el desarrollo del sistema.
Métodos de recopilación de informaciónEncuestas
La encuesta es una técnica de recogida de información por medio de
preguntas escritas organizadas en un cuestionario impreso.
Se emplea para investigar hechos o fenómenos de forma general y no
particular.
En la encuesta a diferencia de la entrevista, el encuestado lee
previamente el cuestionario y lo responde por escrito, sin la
intervención directa de persona alguna de las que colaboran en la
investigación.
Métodos de recopilación de informaciónEncuestas
La encuesta, una vez confeccionado el cuestionario no requiere de
personal calificado a la hora de hacerla llegar al encuestado. A
diferencia de la entrevista la encuesta cuenta con una estructura
lógica, rígida que permanece inalterable a lo largo de todo el proceso
investigativo. Las repuestas se recogen de modo especial y se
determinan del mismo modo las posibles variantes de respuestas
estándares, lo que facilita la evaluación de los resultados por métodos
estadísticos.
Métodos de recopilación de informaciónMuestreos
El muestreo es el proceso consistente en seleccionar
sistemáticamente elementos representativos de una población.
Cuando dichos elementos se examinan con cuidado, se da por hecho
que el análisis revelará información útil de la población en general.
El analista de sistemas debe tomar una decisión sobre dos aspectos
importantes. Hay una gran cantidad de informes, formularios,
documentos de resultados, memorandos y sitios Web que han sido
creados por los miembros de la organización. ¿A cuáles de éstos debe
prestar atención el analista de sistemas, y cuáles debe ignorar?
Métodos de recopilación de informaciónMuestreos
La necesidad de muestreo
Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendría
que seleccionar una muestra representativa de datos para examinarla
o personas representativas para entrevistarlas, aplicarles un
cuestionario u observarlas. Entre estas razones se incluyen:
1. Reducir costos.
2. Acelerar la recopilación de datos.
3. Mejorar la efectividad.
4. Reducir la parcialidad.
Prototipos
Algunos autores consideran a los prototipos como técnicas de
recolección de información que se aplican en las primeras fases del
proyecto.
Un prototipo es simplemente un pequeño sistema funcional, con
características limitadas, orientadas a la explotación del usuario final
con el objetivo de observar su reacción y que de alguna manera
aportar información extra que no se haya recolectado antes con las
técnicas antes explicadas.
Prototipos
Clases de prototipos:
1. Prototipo corregido: La primera clase de elaboración de prototipos
tiene que ver con la construcción de un sistema que funciona pero se
corrige simultáneamente. En la ingeniería a este enfoque se le llama
elaboración de una tabla experimental: la creación, en una tableta de
pruebas, de un modelo funcional de un circuito integrado (que en la
vida real sería microscópico).
Prototipos
Un ejemplo en sistemas de información es un modelo funcional que
tiene todas las características necesarias pero es ineficiente. En este
ejemplo de elaboración de prototipos, los usuarios pueden interactuar
con el sistema, acostumbrándose a la interfaz y los tipos de salidas
disponibles. Sin embargo, la recuperación y almacenamiento de
información podrían ser ineficientes, debido a que los programas se
escribieron rápidamente con el objetivo de ser funcionales en lugar de
eficaces.
Prototipos
2. Prototipo no funcional: El segundo tipo de prototipo es un modelo
no funcional a escala configurado para probar ciertos aspectos del
diseño. Un ejemplo de este enfoque es un modelo a escala completa
de un automóvil que se usa para pruebas en un túnel de viento. El
tamaño y forma del automóvil son precisos, pero el automóvil no es
funcional. En este caso sólo se incluyen las características del
automóvil que son fundamentales para la prueba en el túnel de viento.
Prototipos
Un modelo no funcional a escala de un sistema de información podría
producirse cuando la codificación requerida por las aplicaciones es
demasiado extensa para incluirse en el prototipo pero cuando se
puede conseguir una idea útil del sistema a través de la elaboración de
un prototipo de la entrada y la salida. En este caso, el procesamiento,
debido al excesivo costo y el tiempo requerido, no podría incluirse en
el prototipo. Sin embargo, aún se podrían tomar algunas decisiones
sobre la utilidad del sistema con base en la entrada y la salida
incluidas en el prototipo.
Prototipos
3. Primer prototipo de una serie: Un tercer tipo de prototipos
involucra la creación de un primer modelo a escala completa de un
sistema, con frecuencia llamado piloto. Un ejemplo es la elaboración
de un prototipo del primer avión de una serie. El prototipo es
completamente funcional y es una materialización de lo que el
diseñador espera será una serie de aviones con características
idénticas. Este tipo de elaboración de prototipos es útil cuando se
planean muchas instalaciones del mismo sistema de información. El
modelo funcional a escala completa permite a los usuarios
experimentar la interacción real con el nuevo sistema, pero minimiza el
costo de superar cualquier problema que se presente.
Prototipos
Por ejemplo, cuando una cadena de tiendas de abarrotes minoristas
considera el uso del EDI (intercambio electrónico de datos) para
comprobar los envíos de los proveedores a varias tiendas, se podría
instalar un modelo a escala completa en una tienda para resolver
cualquier problema antes de que el sistema se implemente en todas
las demás tiendas. Otro ejemplo es el de las instalaciones bancarias
para la transferencia electrónica de fondos. Primero, se instala un
prototipo a escala completa en una o dos sucursales, y si tiene éxito,
se instalan los duplicados en todas las sucursales con base en los
patrones de uso de los clientes y en otros factores importantes.
Prototipos
4. Prototipo de características seleccionadas: Una cuarta
concepción de la elaboración de prototipos involucra la creación de un
modelo funcional que incluya algunas, pero no todas, de las
características que tendrá el sistema final. Una analogía sería que un
nuevo centro comercial minorista abriera antes de que se terminara la
construcción de todas las tiendas.
Prototipos
Cuando se elaboran prototipos de los sistemas de información de esta
manera, se incluyen algunas de las características principales, aunque
no todas. Por ejemplo, en la pantalla podría aparecer un menú del
sistema que muestre seis características: agregar un registro,
actualizar un registro, eliminar un registro, buscar una palabra clave en
un registro, listar un registro o examinar un registro. Sin embargo, en
el prototipo del sistema tal vez sólo estén disponibles tres de las seis
características, de manera que el usuario podría agregar un registro
(característica 1), eliminar un registro (característica 3) y listar un
registro (característica 5).
Prototipos
Desventajas de la elaboración de prototipos
Como en cualquier técnica de recopilación de información, la
elaboración de prototipos tiene varias desventajas. La primera es que
puede ser bastante difícil manejar la elaboración de prototipos como
un proyecto en el esfuerzo de sistemas más grandes. La segunda
desventaja es que los usuarios y los analistas podrían adoptar un
prototipo como si fuera un sistema final cuando de hecho es deficiente
y su propósito nunca fue el de servir como sistema terminado.
Prototipos
Ventajas de la elaboración de prototipos
La elaboración de prototipos no es necesaria o apropiada en todos los
proyectos de sistemas, como hemos visto. Sin embargo, también se
deben considerar las ventajas al momento de decidir si se hace el
prototipo. Las tres ventajas principales de la elaboración de prototipos
son la posibilidad de modificar el sistema en las primeras etapas del
desarrollo, la oportunidad de suspender el desarrollo de un sistema
que no sea funcional y la posibilidad de desarrollar un sistema que se
acerque más a satisfacer las necesidades y expectativas de los
usuarios.
