Upload
lamnga
View
230
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Telefon: 03-55197667
Faksimili: 03-55104264
Laman Web: www.ppas.gov.my
MK.PPAS.01
PENYEDIAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN
BERKAITAN DENGAN BAHAN-BAHAN PERPUSTAKAAN
NAMA T/TANGAN TARIKH
DISEDIAKAN OLEH: NIHAYAH EBNI HAJAR Pengurus Kualiti
01 Jun 2017
DILULUSKAN OLEH: MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
01 Jun 2017
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: i/ viii
DAFTAR PEMEGANG SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk
memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan
memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod
Pindaan.
Dokumen ini diedarkan kepada pegawai yang terlibat dalam
Perkhidmatan Kawalan Perancangan atau mana-mana pegawai yang
diberi kebenaran Pengarah PPAS dengan tanggungjawab berikut :
a. Mengaku terima dokumen ini dan menyimpannya dengan selamat.
b. Memasukkan halaman-halaman terkini atau pindaan-pindaan
seperti yang diarahkan supaya dokumen ini sentiasa berada dalam
keadaan terkini.
c. Mengembalikan dokumen ini kepada Wakil Pengurusan PPAS atau
menyerahkannya kepada pengganti masing-masing, sekiranya
berlaku pertukaran jawatan atau perpindahan.
DAFTAR PEMEGANG SALINAN DOKUMEN TERKAWAL BIL PEMEGANG JAWATAN TANDA-
TANGAN TARIKH EDARAN
TARIKH DITARIK BALIK
STATUS SEMAKAN CATATAN
01 NIHAYAH EBNI HAJAR PENGURUS KUALITI
02 SITI MOHAIRAH
YAHAYA
PENGURUS DOKUMEN
03
04
05
KAWALAN DOKUMEN
Prosedur Kualiti yang terkandung di dalam folder ini disediakan bagi
memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti, mengikut skop:
Penyediaan Koleksi Perpustakaan Dan Pengurusan Perkhidmatan
Perpustakaan Berkaitan Dengan Bahan-Bahan Perpustakaan di
Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor, memenuhi keperluan
Standard MS ISO 9001: 2015.
Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-
peraturan berikut :
a. Diberi nombor kawalan tertentu/ khusus dan dikemaskini apabila
ada pindaan.
b. Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh Pengurus
Kualiti dengan kelulusan Pengarah PPAS atau seperti yang
diputuskan di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
c. Dicop dengan perkataan DOKUMEN INDUK dengan dakwat HIJAU
di setiap muka surat bagi naskhah induk.
Salinan-salinan fotostat DOKUMEN INDUK tidak akan membawa
perkataan DOKUMEN INDUK dalam dakwat HIJAU. Salinan-salinan
tersebut adalah SALINAN DOKUMEN TERKAWAL dan dicop dengan
dakwat BIRU dan diedarkan kepada mana-mana pegawai PPAS
mengikut keperluan atau seperti senarai edaran yang ditetapkan oleh
Pengarah PPAS.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: iv/ viii
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT MATRIK HUBUNGKAIT SEKSYEN DENGAN
MANUAL
1. SKOP
2. NORMA RUJUKAN
3. TERMA DAN DEFINISI 15
4. KONTEKS ORGANISASI 15
4.1 MAKLUMAT DAN FUNGSI JABATAN
4.2 EKSPEKTASI PIHAK BERKEPENTINGAN/
STAKEHOLDERS
4.3 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)
4.4 SISTEM PENGURUSAN KUALITI DAN
PEMETAAN PROSES
5. KEPIMPINAN 19
5.1 KEPIMPINAN DAN KOMITMEN
PENGURUSAN
5.1.1 Am
5.1.2 Fokus Kepada Pelanggan
5.2 DASAR
5.2.1 Pembangunan Dasar Kualiti
5.2.2 Menyebarluas Dasar Kualiti
5.3 PERANAN, TANGGUNGJAWAB DAN KUASA
ORGANISASI
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 6. PERANCANGAN 24
6.1 PENYEDIAAN PELAN RISIKO
6.2 OBJEKTIF KUALITI DAN PERANCANGAN
6.3 PERANCANGAN MENANGANI PERUBAHAN
7. SOKONGAN (SUPPORT) 30
8. OPERASI 39
8.1 PERANCANGAN OPERASI DAN KAWALAN
8.2 KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN
8.2.1 Komunikasi Dengan Pelanggan
8.2.2 Penentuan Keperluan-Keperluan
Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan
8.2.3 Semakan Semula Keperluan Berkaitan
Perkhidmatan
8.3 Perubahan Kepada Keperluan Berkaitan
Perkhidmatan REKABENTUK DAN
PEMBANGUNAN
8.3.1 Am
8.3.2 Pelan Rekabentuk Dan Pembangunan
8.3.4 Input Rekabentuk Dan Pembangunan
8.3.4 Kawalan Rekabentuk Dan Pembangunan
8.3.5 Perubahan Rekabentuk Dan
Pembangunan
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 8.4 KAWALAN PROSES PENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN
8.4.1 Am
8.4.2 Jenis Dan Tahap Kawalan
8.4.3 Maklumat Kepada Pembekal Luaran
8.5 PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
8.5.1 Kawalan Penyampaian Perkhidmatan 8.5.2 Identifikasi Dan Kemudahkesanan 8.5.3 Harta Hak Milik Pelanggan 8.5.4 Pemuliharaan Produk 8.5.5 Pasca Penyampaian Perkhidmatan 8.5.6 Kawalan Perubahan SPK
8.6 PENGELUARAN / PENYERAHAN
PERKHIDMATAN
8.7 KAWALAN PENGHASILAN OUTPUT
PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI
SPESIFIKASI
9. PENGUKURAN DAN PENILAIAN PRESTASI 43
9.1 PENGUKURAN, ANALISIS DAN
PENAMBAHBAIKAN
9.1.1 Am
9.1.2 Kepuasan Pelanggan
9.1.3 Analisis Dan Penilaian
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 9.2 AUDIT DALAM
9.3 SEMAKAN SEMULA PENGURUSAN
9.3.1 Am
9.3.2 Input Pengurusan
9.3.3 Analisis Dan Penilaian
10. PENAMBAHBAIKAN 46
10.1 AM
10.2 KETIDAKPATUHAN DAN TINDAKAN
PEMBETULAN
10.3 PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
11. CARTA ALIRAN PROSES KERJA 47
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: viii/ viii
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka
Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 1/ 47
1. PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI
1.1 PENDAHULUAN
Manual Kualiti ini adalah berdasarkan keperluan MS ISO 9001:2015.
Dokumen ini mengandungi Maklumat Organisasi, Dasar Kualiti,
Objektif Kualiti dan Prinsip-prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti
(SPK) bagi memberi perkhidmatan kepada pelanggannya selaras
dengan piawaian MS ISO 9001:2015, akta dan perundangan yang
berkuatkuasa. Manual Kualiti ini disokong dengan dokumen Prosedur
Kualiti dan Dokumen Sokongan yang berkaitan meliputi :-
a. Enakmen Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor, 1975
PK.PPAS(P)01 - Kawalan Dokumen
PK.PPAS(P)02 - Kawalan Rekod
PK.PPAS(P)03 - Tindakan Pembetulan
PK.PPAS(P)04 - Pengurusan Risiko
PK.PPAS(P)05 - Audit Dalaman
PK.PPAS(P)06 - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi
PK.PPAS(P)07 - Kajian Semula Pengurusan
PK.PPAS(P)08 - Anggaran Belanjawan
PK.PPAS(P)09 - Perolehan
PK.PPAS(P)10 - Urusan Pembayaran
PK.PPAS(P)11 - Pengurusan Aset
PK.PPAS(P)12 - Penyelenggaraan Bangunan, Kemudahan Dan
Peralatan Pejabat
PK.PPAS(P)13 - Latihan
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 2/ 47
PK.PPAS(P)14 - Pengendalian Maklumbalas Pelanggan
PK.PPAS(P)15 - Pengendalian Analisa Data (Teknik Statistik)
PK.PPAS(P)16 - Pengemaskinian Maklumat Laman Sesawang
PK.PPAS(P)17 - Pengendalian Dan Penyelenggaraan ICT/Digital
PK.PPAS(P)18 - Keselamatan Harta Benda Dan Kakitangan-
Kakitangan Di PPAS
PK.PPAS(P)19 - Promosi Dan Pemasaran Perkhidmatan
PK.PPAS(P)20 - Pengendalian Acara-Acara Utama Anjuran PPAS
PK.PPAS(O)01 - Perancangan Dan Pembelian Bahan
Perpustakaan
PK.PPAS(O)02 - Penerimaan Dan Pemeriksaan Bahan
Perpustakaan
PK.PPAS(O)03 - Pemprosesan Bahan Perpustakaan Di Bahagian
Perancangan & Pengurusan Koleksi
PK.PPAS(O)04 - Pengkatalogan, Pengklasan & Penghantaran
Bahan Perpustakaan
PK.PPAS(O)05 - Penyusunan Bahan Perpustakaan
PK.PPAS(O)06 - Pendaftaran Keahlian Perpustakaan & Keahlian
Perkhidmatan APD
PK.PPAS(O)07 - Perkhidmatan Pelanggan
PK.PPAS(O)08 - Pinjaman Antara Perpustakaan
PK.PPAS(O)09 - Pengendalian Projek-Projek Kecil Pembangunan
PK.PPAS(O)10 - Pemantauan Projek ICT/Digital
PK.PPAS(O)11 - Pembinaan Koleksi Dan Perkhidmatan Carian
Koleksi Selangor
PK.PPAS(O)12 - Sejarah Lisan
PK.PPAS(O)13 - Pengurusan Lawatan-Lawatan Rasmi
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 3/ 47
1.2 TUJUAN
Manual Kualiti ini adalah bertujuan untuk :-
a. Menerangkan maklumat am mengenai organisasi PPAS
b. Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO
9001:2015 yang dilaksanakan dalam proses Penyediaan Koleksi
Perpustakaan dan Pengurusan Perkhidmatan Perpustakaan
Berkaitan Dengan Bahan-bahan Perpustakaan di Perbadanan
Perpustakaan Awam Selangor.
c. Menggariskan dasar dan prinsip bagi setiap aktiviti Penyediaan
Koleksi Perpustakaan dan Pengurusan Perkhidmatan
Perpustakaan Berkaitan Dengan Bahan-bahan Perpustakaan
yang dilaksanakan dalam memenuhi keperluan MS ISO
9001:2015.
d. Menjelaskan mengenai batasan aplikasi dalam memenuhi
keperluan MS ISO 9001:2015.
1.3 KANDUNGAN MANUAL
Manual Kualiti ini mengandungi sepuluh (10) keperluan yang meliputi
perkara-perkara berikut
Bahagian Satu : Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Bahagian Dua : Maklumat Organisasi
Bahagian Tiga : Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
Bahagian Empat : Penerangan Mengenai Keperluan Dokumentasi
Sistem Pengurusan Kualiti
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 4/ 47
Bahagian Lima : Kepimpinan dan tanggungjawab pengurusan
Bahagian Enam : Perancangan
Bahagian Tujuh : Sokongan dan sumber
Bahagian Lapan : Penyampaian perkhidmatan
Bahagian Sembilan : Pengukuran prestasi
Bahagian Sepuluh : Penambahbaikan
1.4 PENYEDIAAN, KUATKUASA DAN PENGEDARAN
Manual Kualiti ini adalah Dokumen Terkawal dan ia berkuatkuasa
setelah diluluskan oleh Pengarah PPAS. Manual Kualiti disenggara
melalui sistem elektronik. Semua staf PPAS boleh merujuk dokumen
secara ‘read only’. Pindaan hanya boleh dibuat oleh Pengurus Kualiti/
Pegawai Dokumen setelah mendapat kelulusan Pengarah PPAS.
1.5 PENYELARASAN PINDAAN
Pegawai Dokumen akan menyelaraskan pindaan ke atas Manual ini
seperti mana keperluan seksyen 7.5.2. Mana-mana bahagian daripada
dokumen ini tidak boleh dikeluarkan atau dipinda tanpa kebenaran
pihak yang meluluskan dokumen ini.
1.6 PENYATAAN KERAHSIAAN
Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja yang terkandung
dalam Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 ini kekal sebagai
hak milik PPAS. Pemegang dokumen hendaklah memelihara
kerahsiaan kesemua maklumat yang terkandung di dalam manual ini
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 5/ 47
sekiranya ada pihak-pihak luar yang memerlukan dokumen ini,
kebenaran hendaklah didapatkan dari Pengarah PPAS.
Pemegang dokumen tidak dibenarkan menyalin, meniru kesemua atau
sebahagian, atau mengedarkan apa juga bahan atau maklumat dari
dokumen ini kepada sesiapa kecuali setelah mendapat keizinan dan
kebenaran bertulis daripada Pengarah PPAS.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 6/ 47
2. MAKLUMAT ORGANISASI
2.1 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG
Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor (PPAS) telah ditubuhkan
melalui Enakmen Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor dan telah
diwartakan di dalam Warta Kerajaan No. 5 bertarikh 27 Mac 1969 serta
Warta Kerajaan No 7, 1975 (pindaan).
Perpustakaan Raja Tun Uda, Jalan Kelab Golf 13/ 6, Seksyen 13,
40100 Shah Alam adalah perpustakaan pusat PPAS dan mula
beroperasi pada 22 Julai 2011.
Pengurusan PPAS juga mempunyai beberapa perkhidmatan
perpustakaan daerah, cawangan, pekan, desa dan bergerak. Senarai
pusat-pusat perkhidmatan adalah seperti di Lampiran 5.
2.2 STRUKTUR ORGANISASI PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM
SELANGOR
Struktur Organisasi PPAS adalah seperti di Lampiran 1, Lampiran 2 dan
Lampiran 3. Pengurusan PPAS diketuai oleh Pengarah Perbadanan
Perpustakaan Awam Selangor. Ia bertempat di Perbadanan
Perpustakaan Awam Selangor, d/a Perpustakaan Raja Tun Uda, Jalan
Kelab Golf 13/ 6, Seksyen 13, 40100 Shah Alam, Selangor.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 7/ 47
Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor dikelolakan oleh sebuah
Lembaga Pengarah yang dilantik oleh Raja dalam Majlis Mesyuarat
Kerajaan Negeri Selangor.
Anggota-anggota Lembaga ini mempunyai 12 orang ahli yang terdiri
daripada Pengerusi, Timbalan Pengerusi, seorang wakil Persatuan
Pustakawan Malaysia, seorang wakil Perpustakaan Negara, Setiausaha
Kerajaan atau wakilnya, Pengarah Jabatan Pendidikan atau wakilnya,
dan 6 orang ahli-ahli lain yang dilantik.
2.3 FUNGSI UTAMA PPAS ADALAH SEPERTI BERIKUT:
a. Menyampaikan perkhidmatan perpustakaan kepada semua
lapisan masyarakat di Negeri Selangor.
b. Menyokong pendidikan awam, perkembangan kebudayaan dan
seni serta pemeliharaan warisan Negeri Selangor.
c. Membudayakan teknologi maklumat dan merapatkan jurang
digital.
d. Menggalakkan tabiat membaca kepada rakyat Negeri Selangor.
e. Mengenalpasti keperluan tambahan pusat perkhidmatan
perpustakaan di peringkat daerah, cawangan, pekan dan desa.
2.4 AKTIVITI - AKTIVITI PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM SELANGOR
Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor dibahagikan kepada tiga
(3) Seksyen utama:
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 8/ 47
a. Aktiviti Pengurusan
i. Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan
a) Unit Pembangunan Sumber Manusia
b) Unit Kewangan
c) Unit Integriti
i. Bahagian Perancangan Pembangunan
ii. Bahagian Korporat
iii. Bahagian Teknologi Maklumat
Unit Pengurusan Ilmu
b. Aktiviti Pembangunan Koleksi Pengurusan dan Pembangunan
Koleksi
i. Bahagian Pengurusan Koleksi
ii. Bahagian Dokumentasi
c. Aktiviti Perkhidmatan
i. Bahagian Perkhidmatan Perpustakaan Raja Tun Uda
a) Zon Kreatif
Perkhidmatan Pinjaman
Perkhidmatan Rujukan dan Penyelidikan
Perkhidmatan Multimedia
Perkhidmatan Nilai Tambah (6D, 3D, Gimnasium)
ii. Bahagian Rangkaian Perpustakaan
iii. Bahagian Gerakan Membaca
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 9/ 47
2.5 STRATEGI OPERASI
a. Membangunkan modal insan yang berintegriti
b. Meningkatkan kemahiran kakitangan melalui latihan yang
berterusan.
c. Mendokumentasi bahan-bahan perpustakaan dengan betul,
cekap dan sistematik
d. Menyediakan bahan-bahan perpustakaan yang relevan, menarik
dan bermanfaat mengikut keperluan semasa.
e. Menyediakan sistem bagi akses maklumat yang mesra
pelanggan.
f. Mempakejkan maklumat sebagai bahan penyelidikan.
g. Menjalankan aktiviti promosi.
2.6 PELANGGAN PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM SELANGOR
Pelanggan Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor terdiri daripada:
a. Pelanggan Luaran
Orang awam (dewasa, remaja dan kanak-kanak) yang
mendapat perkhidmatan secara langsung daripada PPAS.
b. Pelanggan Dalaman
Warga PPAS dan pihak-pihak atasan yang berkepentingan
(stake holder) secara langsung ke atas Perbadanan
Perpustakaan Awam Selangor.
2.7 CARTA ORGANISASI PPAS Struktur Organisasi PPAS seperti di Lampiran A.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 10/ 47
2.8 SLOGAN & TAGLINE PPAS
“Selangkah ke Perpustakaan Sejuta Senyuman, Sekali Klik Sejuta Maklumat” “PPAS My Second Home / PPAS Rumah Keduaku”
2.9 VISI
Menjadi pusat pembelajaran sepanjang hayat yang dapat membina
kekuatan spiritual, emosi dan intelektual.
2.10 MISI STRATEGIK PPAS
a. Memperkaya dan memperkasa masyarakat melalui
perkhidmatan perpustakaan yang relevan, mudah capai dan
berkualiti tinggi.
b. Membangunkan prasarana perpustakaan yang lengkap, selesa,
kondusif serta terkini bagi memenuhi keperluan masyarakat.
c. Merealisasikan sebuah pusat pengumpulan koleksi negeri.
d. Membantu Kerajaan Negeri menurunkan kadar jenayah dan
gejala sosial.
2.11 OBJEKTIF
Bahagian Pembangunan Koleksi
• Membangun dan mengurus koleksi perpustakaan yang pelbagai,
berkualiti dan relevan bagi memenuhi keperluan maklumat
pengguna
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 11/ 47
Bahagian Dokumentasi
• Mengkatalog dan mengkelas bahan monograf, bahan-bahan
bercetak lain dan bahan bukan bercetak mengikut piawaian
kebangsaan dan antarabangsa
Bahagian Perkhidmatan Pelanggan (Ibu pejabat dan Daerah)
• Memberi perkhidmatan dan kemudahan membaca bagi komuniti
setempat termasuk di peringkat daerah, cawangan,pekan ,
bergerak dan desa.
Bahagian Rujukan dan Penyelidikan
• Menjadi pusat rujukan dan penyelidikan
Bahagian Pengurusan Ilmu
• Menjadikan PPAS sebagai Organisasi Berpembelajaran
(Learning Organisation).
• Menyediakan dan menyebarkan ilmu di persekitaran PPAS dan
masyarakat luar dalam format dan bentuk yang sesuai mengikut
keperluan.
Bahagian Teknologi Maklumat
• Merancang, melaksana, mengawal selia, memantau
pembangunan sistem berkomputer serta memberi sokongan
kepada pengguna sistem dan semua pelanggan, di samping
memberi khidmat penyelenggaraan secara langsung atau tidak
langsung.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 12/ 47
Bahagian Gerakan Membaca
• Meningkatkan kesedaran tentang kepentingan perpustakaan dan
minat membaca di kalangan masyarakat
2.12 DEFINISI a. Pelanggan
Dalam konteks PPAS, pelanggan boleh dibahagikan kepada
tiga (3) kategori iaitu :- i. Pelanggan Misi
Pihak-pihak atasan yang berkepentingan (stake holder):
a) Kerajaan Negeri Selangor
b) Ahli Lembaga Pengarah PPAS
c) Pejabat DYMM Sultan Selangor
ii. Pelanggan Dalaman
Ahli perpustakaan, orang awam (dewasa, remaja dan
kanak-kanak) yang mendapat perkhidmatan secara
langsung daripada PPAS.
iii. Pelanggan Luaran
Badan profesional, industri dan agensi kerajaan, swasta,
serta NGO yang mempunyai jaringan dengan PPAS
b. Produk Input dan output dari mana proses di setiap peringkat dalam
Sistem Pengurusan Kualiti PPAS seperti contoh berikut:
i) Bahan bacaan yang telah diproses
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 13/ 47
ii) Perkhidmatan kepada pelanggan
c. Warga PPAS
Staf yang bertaraf tetap, sementara, kontrak atau sambilan yang
terlibat dengan proses Penyediaan Koleksi Perpustakaan dan
Pengurusan Perkhidmatan Perpustakaan Berkaitan Dengan
Bahan-bahan Perpustakaan di Perbadanan Perpustakaan
Awam Selangor. d. Pengurus Kualiti
Staf yang dilantik oleh Pengarah PPAS bagi membangunkan,
melaksana dan menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti
PPAS selaras dengan pelaksanaan MS ISO 9001:2015 yang
cekap dan efektif. e. Pegawai Dokumen
Staf yang dilantik oleh Pengarah PPAS bagi menguruskan dan
menyelenggara Dokumen Kualiti, Sistem Pengurusan Kualiti MS
ISO 9001:2015 di PPAS
f. Indeks Kepuasan Pelanggan
Maklumbalas dari Soal selidik yang diterima daripada
pelanggan yang diatur secara berstruktur pada setiap 6 bulan
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 14/ 47
g. Aduan
Pandangan/ Cadangan yang diterima daripada pelanggan
melalui borang atau surat yang boleh dimajukan pada bila-bila
masa.
2.13 SINGKATAN
Singkatan/ Peristilahan
Maksud Singkatan
ADUN Ahli Dewan Undangan Negeri
OPAC On-line Public Access Catalog
PPAS Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
BAHAN PERPUSTAKAAN
Merujuk Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1986
adalah seperti berikut:
“Apa-apa bentuk cetakan, grafik, audio, elektronik atau
media lain, di atas atau di mana maklumat ditulis,
direkod, disimpan, dipamer atau dikeluar dan
dikategorikan bagi maksud akta ini ke dalam:
a) bahan perpustakaan yang bercetak termasuk
buku, terbitan bersiri, peta, carta dan poster
b) bahan perpustakaan yang tidak bercetak
termasuk filem sinematograf, mikroform, piring
hitam, rakaman video dan audio dan media
elektronik yang lain”
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 15/ 47
3.0 PELAKSANAAN SISTEM KUALITI
3.1 SKOP PELAKSANAAN
Skop pelaksanaan Sistem Kualiti PPAS ialah Penyediaan Koleksi Perpustakaan dan Pengurusan Perkhidmatan Perpustakaan Berkaitan Dengan Bahan-bahan Perpustakaan di Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor.
3.2 PENGECUALIAN (EXCLUSION) APLIKASI PELAKSANAAN MS ISO 9001:2015
PPAS akan melaksana Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 bagi mencapai Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti PPAS. Walaubagaimanapun, Pengurusan PPAS tidak menuntut pematuhan
kepada keperluan-keperluan MS ISO 9001:2015 iaitu:
i. Perkara 8.3: Rekabentuk dan Pembangunan;
Pengecualian ini kerana Pengurusan PPAS tidak tertakluk dengan
aktiviti-aktiviti rekabentuk (Perkara 8.3) secara langsung.
4.0 DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 KEPERLUAN AM
Pengurusan PPAS hendaklah mewujudkan, melaksana dan
menyenggara dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti seperti Rajah 1
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 16/ 47
dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras
dengan keperluan Piawaian MS ISO 9001:2015 supaya kehendak
pelanggan dapat dipenuhi.
Pengurusan PPAS hendaklah:-
(a) Menentukan proses-proses yang diperlukan bagi Sistem
Pengurusan Kualiti serta pelaksanaannya secara menyeluruh di
PPAS;
(b) Menentukan urutan proses yang betul dan hubung kait dengan
proses yang terlibat melalui Pemetaan Proses;
(c) Menentukan kriteria, kaedah operasi dan kawalan proses yang
berkesan;
(d) Memastikan keupayaan sumber dan ketepatan maklumat bagi
menyokong keberkesanan operasi dan pemantauan proses;
(e) Melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan serta
penambahbaikan proses secara berterusan; dan
(f) Semua proses ini hendaklah diurus kendali oleh PPAS dengan
mematuhi keperluan Piawaian MS ISO 9001:2015.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 17/ 47
Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti adalah berasaskan Rajah 1 di
bawah:
RAJAH 1 - Struktur Dokumentasi MS ISO 9001:2015 PPAS
4.1.1 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti PPAS diwujudkan bagi memastikan
Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan dengan cekap, tepat
dan berkesan berpandukan kepada Dasar Kualiti dan Objektif
Kualiti yang ditetapkan dalam perkara 5.3 dan 5.4.1 Manual
Kualiti ini.
4.1.2 Manual Kualiti (Rujuk Rajah 1)
Manual Kualiti adalah dokumen yang menjelaskan dasar dan panduan bagi Penyediaan Koleksi Perpustakaan dan Pengurusan Perkhidmatan Perpustakaan Berkaitan Dengan Bahan-bahan Perpustakaan di Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor. Manual ini merupakan sumber rujukan utama
bagi Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 PPAS.
7.5.2 TANGGUNGJAWAB
Pengarah, Timbalan Pengarah, Pengurus Kualiti Ketua Bahagian/ Penolong Pustakawan Penolong Pustakawan Staf Sokongan
7.5.2 PENERANGAN
Dokumen Dasar dan Perancangan Dokumen berkaitan Aktiviti Operasi dan Pengurusan Dokumen Terperinci mengenai Tugasan Dokumen Lain yang menjadi sokongan kepada Sistem Kualiti
Manual Kualiti
Prosedur Kualiti (Pengurusan dan Operasi)
Arahan Kerja (jika berkaitan) Fail Meja dan dokumen sokongan
Dokumen sokongan dan rekod
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 18/ 47
Manual Kualiti akan menjelaskan skop perlaksanaan MS ISO
9001:2015 PPAS dan bahagian-bahagian yang tidak terpakai
(pengecualian) di dalam memenuhi keperluan piawaian MS ISO
9001:2015. Manual ini akan merujuk kepada prosedur kualiti di
dalam Sistem Pengurusan Kualiti PPAS.
4.1.3 Prosedur Kualiti Pegawai yang dipertanggungjawabkan hendaklah menyelia dan
melaksana prosedur-prosedur kualiti yang ditetapkan iaitu
prosedur pengrusan wajib, prosedur pengurusan sokongan dan
prosedur operasi. Prosedur Kualiti boleh diambilalih oleh carta
proses kerja yang boleh menjelaskan pematuhan pelaksanaan
sistem pengurusan yang berkesan.
4.1.4 Arahan Kerja Arahan Kerja adalah dokumen yang menjelaskan aktiviti-aktiviti
kualiti secara terperinci. Arahan Kerja merupakan Dokumen
Kualiti yang menyokong Prosedur Kualiti tertentu dan
diwujudkan apabila perlu.
4.1.5 Dokumen Sokongan Luaran/ Dalaman
Dokumen sokongan meliputi Akta, Pekeliling Rasmi Kerajaan
dan peraturan kerja yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa
seperti berikut:-
a. Enakmen Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor 1969
b. Pekeliling-pekeliling Kerajaan
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 19/ 47
5. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN
5.1 KOMITMEN PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN
5.1.1 Pengurusan atasan PPAS komited kepada pembangunan dan
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti yang berkesan,
berasaskan kepada MS ISO 9001:2015 dan sentiasa berusaha
secara berterusan untuk penambahbaikan sistem bagi
menjamin keberkesanannya. Antara tindakan yang perlu diambil
adalah:-
a. Memastikan semua staf sentiasa menyedari pentingnya
kehendak pelanggan kepada PPAS;
b. Mewujud dan meluluskan Dasar dan Objektif Kualiti PPAS
(rujuk seksyen 5.2.1 dan 5.2.2);
c. Memastikan staf sentiasa memahami Dasar dan Objektif
Kualiti PPAS yang telah ditetapkan;
d. Mengadakan Kajian Semula Pengurusan sekurang-
kurangnya satu (1) kali setiap tahun;
e. Memastikan penyediaan sumber-sumber yang
mencukupi;
f. Membudayakan amalan kerja yang berintegriti tinggi di
kalangan staf dalam proses kerja;
g. Mempastikan setiap warga kerja patuh syariah.
h. Membudayakan elemen pengurusan risiko dalam
penugasan harian.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 20/ 47
5.1.2 KEUTAMAAN PELANGGAN
Pengurusan PPAS hendaklah memastikan keperluan pelanggan
dikenalpasti, difahami dan dipenuhi dengan tujuan
mempertingkatkan lagi kepuasan pelanggan. PPAS hendaklah
memberi keutamaan kepada pelanggan melalui pendekatan-
pendekatan berikut:-
a. Menyediakan dan menyelenggara Piagam Pelanggan
b. Mewujudkan kaedah maklumbalas pelanggan berhubung
dengan perkhidmatan yang diberikan
c. Sebarang pindaan kepada peraturan-peraturan dan
dasar-dasar baru yang dilaksanakan oleh Pengurusan
PPAS akan disebarkan, mengikut keperluan dari masa ke
semasa
d. Mengkaji semula keperluan-keperluan baru pelanggan
dan memastikan keperluan itu dipenuhi mengikut
keupayaan semasa PPAS berasaskan perundangan dan
peraturan yang berkuatkuasa
e. Perkhidmatan yang sedang diberikan kepada pelanggan-
pelanggan PPAS yang sedia ada hendaklah tidak terjejas
sekiranya dasar dan peraturan baru diperkenalkan dari
masa ke semasa; dan
f. Memastikan keperluan pelanggan masa hadapan
berkaitan perkhidmatan yang diberikan akan sentiasa
diutamakan bagi memberi kepuasan yang berterusan
kepada pelanggan
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 21/ 47
Dokumen Berkaitan PK.PPAS(O)06 – Pendaftaran Keahlian Perpustakaan dan Keahlian Perkhidmatan
BPD
PK.PPAS(O)07 – Perkhidmatan Pelanggan
PK.PPAS(P)17 - Pengendalian Maklumbalas Pelanggan
5.2 DASAR KUALITI PPAS
DASAR KUALITI Pengurusan PPAS sentiasa beriltizam untuk menyampaikan perkhidmatan perpustakaan yang cemerlang dan bertaraf dunia bagi memenuhi keperluan pelanggannya berdasarkan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015.
Pengurusan PPAS sentiasa komited dalam pembinaan koleksi dan kemudahan perpustakaan yang lengkap bagi memenuhi kehendak pelanggannya secara konsisten dan professional. Pengurusan PPAS hendaklah berusaha melaksanakan penambahbaikan berterusan bagi memastikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualitinya.
5.2.1 Pengurusan atasan PPAS hendaklah memastikan Dasar Kualiti
adalah sentiasa:
i. Bersesuaian dengan hala tuju Pengurusan PPAS.
ii. Dihayati dan difahami oleh warga kerja PPAS.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 22/ 47
iii. Dibincangkan dan dikaji semula dalam mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan untuk memastikan kepuasan
pelanggan tercapai secara berterusan; dan
iv. Melaksanakan penambahbaikan bagi meningkatkan
keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara
berterusan sejajar dengan keperluan semasa MS ISO
9001:2015 PPAS.
v. Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti dikawal dan dikaji
semula bagi menjamin kesesuaiannya yang berterusan.
vi. Memastikan Dasar Kualiti yang diwujudkan digunapakai
sebagai asas untuk merangka Objektif Kualiti.
Dasar Kualiti PPAS ini akan dikaji semula dalam setiap
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan bagi menentukan
keberkesanannya sejajar dengan keperluan semasa
Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 PPAS.
Pengurusan PPAS adalah bertanggungjawab bagi
memastikan semua kakitangan Perbadanan memahami
Dasar Kualiti serta membuktikan komitmen bagi
pematuhan ke atasnya.
5.2.2 MENYEBARLUAS DASAR KUALITI PPAS
Pengurusan atasan PPAS hendaklah memastikan Dasar Kualiti
yang diwujudkan disebarluas dan dikomunikasikan di semua
peringkat kerja. Warga kerja PPAS akan bertanggungjawab
untuk memahami dan menghayati pernyataan Dasar Kualiti
PPAS yang diwujudkan.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 23/ 47
5.3 TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN FUNGSI ORGANISASI
Pengurusan atasan PPAS hendaklah memastikan tanggungjawab dan
kuasa setiap warga kerjanya diwujud dan didokumenkan. Senarai
tugas, carta organisasi dan proses kerja yang berkaitan hendaklah
disediakan oleh pengurusan PPAS.
Pengurusan Atasan PPAS hendaklah menentukan keperluan dan
ekspektasi pelanggan dikenalpasti, difahami dan dipenuhi dengan
tujuan mempertingkatkan lagi kepuasan pelanggan. PPAS hendaklah
memberi keutamaan kepada pelanggan melalui pendekatan-
pendekatan berikut:-
a. Mewujud, menyenggara dan mengemaskinikan Piagam
Pelanggan;
b. Mewujudkan kaedah bagi pengendalian maklumbalas
pelanggan serta mengendalikan cadangan pelanggan (Peti
Cadangan) bagi memenuhi kehendak pelanggan secara
berterusan;
c. Sentiasa mengkaji kehendak pelanggan dan stakeholder
keperluan-keperluan baru bagi memastikan keperluan mereka
(pelanggan dan stakeholder) dipenuhi berlandaskan
peraturan/perundangan dan kemampuan yang sedia ada; dan
d. Sebarang maklumbalas pelanggan hendaklah dikaji dari
semasa ke semasa dan tindakan susulan dilaksanakan dengan
berkesan.
Dokumen berkaitan: PK.PPAS(P)17 - Prosedur Pengendalian Maklumbalas Aduan
Pelanggan
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 24/ 47
6.0 PERANCANGAN
6.1 TINDAKAN UNTUK MENANGANI ASPEK-ASPEK RISIKO.
6.1.1 PPAS hendaklah mengambilkira seksyen 4.4.1, 4.4.2, 5.1.1,
5.1.2 dan 6.1 MS ISO 9001:2015 berkaitan isu-isu yang
berbangkit. Kaedah pengendalian risiko hendaklah diwujudkan
dan tindakan bagi mengenalpasti risiko dan menghuraikan isu
yang timbul untuk diambil tindakan pembetulan dan
penambahbaikan.
a. Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti berupaya
mensasarkan objektif kualiti dan piagam pelanggan yang
ditetapkan oleh pengurusan;
b. Memperkasakan proses kerja SPK bagi mencapai hasil
yang ditetapkan;
c. Meminimakan kemungkinan kesan dan akibat yang tidak
dirancang; dan
d. Melaksanakan penambahbaikan.
6.1.2 Perancangan bagi tindakan mengendalikan risiko.
a. Merumuskan semua tindakan dalam SPK bagi mengisi
semua isu-isu yang berkaitan keberhasilan dasar kualiti
dan objektif kualiti yang ditetapkan oleh PPAS;
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 25/ 47
b. Memaklumkan kepada semua warga kerja yang terlibat
akan risiko yang berkemungkinan timbul dan peluang
penambahbaikan yang perlu dilaksanakan; dan
c. Menyediakan sumber yang diperlukan bagi menangani
pengendalian risiko dan inisiatif penambahbaikan.
d. Membangunkan Blue Print Pelan Pengurusan Risiko
PPAS.
6.2 OBJEKTIF KUALITI PPAS
6.2.1 Pengurusan atasan PPAS hendaklah menggubal dan mengkaji
semula Objektif Kualiti sekurang-kurangnya sekali setahun
berasaskan Perancangan Strategik Organisasi. Objektif-
Objektif Kualiti PPAS adalah seperti berikut:
a. Pembangunan Koleksi
i. Memperolehi sekurang-kurangnya 2% naskhah
bahan baru, di PPAS setiap tahun.
ii. Memastikan pesanan bahan terbitan dalam negeri dibekalkan dalam tempoh sebulan.
b. Dokumentasi
iii. Memproses 5,000 naskhah bahan perpustakaan
yang diterima, dan mengedarkan ke semua pusat
perkhidmatan dalam tempoh satu bulan.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 26/ 47
iv. Memastikan tidak lebih dari 4% kesalahan di
dalam rekod bibliografi bagi setiap semakan
secara rawak.
c. Perkhidmatan Pelanggan Perpustakaan Raja Tun Uda
v. Peningkatan pinjaman PPAS 1% setiap tahun.
vi. Memastikan pendaftaran keahlian PPAS diproses
dalam tempoh 30 minit.
vii. Melaksanakan 10 ujilari dari OPAC setiap minggu
dan memastikan bahan yang dicari dapat dikesan
sekurang-kurangnya 85%.
d. Maklumat & Penyelidikan
viii. Memastikan setiap pengesanan bahan atau
maklumat diperolehi tidak lebih daripada satu hari.
ix. Mengesan tambahan sekurang-kurangnya 100
bahan baru untuk Koleksi Selangor bagi setahun.
x. Melaksanakan 10 ujilari dari OPAC setiap minggu
dan memastikan bahan yang dicari dapat dikesan
sekurang-kurangnya 85%.
e. Knowledge Management
xi. Mendigitalkan bahan-bahan perpustakaan
sekurang-kurangnya 6000 mukasurat setahun.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 27/ 47
xii. Menjalankan sekurang-kurangnya sepuluh (10)
aktiviti perkongsian ilmu di kalangan warga PPAS.
f. Teknologi Maklumat
xiii. Melaksanakan satu inisiatif IT setahun sekali.
xiv. Mengambil tindakan pembaikan kerosakan minor
dalam tempoh dua (2) hari dan bagi kerosakan
major dalam tempoh tujuh (7) hari.
g. Pentadbiran / Sumber Manusia
xv. Memberi maklumbalas kepada surat-surat yang
diterima dalam tempoh dua (2) minggu.
xvi. Memastikan kakitangan tetap dan kontrak
mendapat latihan sekurang-kurangnya 3 hari
setahun.
h. Kewangan/Penyelenggaraan
xvii. Membuat pembayaran kepada pembekal dalam
tempoh empat belas (14) hari dari tarikh
penerimaan inbois dan dokumen berkaitan
lengkap diterima.
xviii. Memberi maklum balas tindakan terhadap sebarang aduan kerosakan dalam masa empat belas (14) hari bekerja kepada pengadu, selepas mendapat kelulusan dari pengurusan.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 28/ 47
i. Perancangan dan Pembangunan
xix. Memastikan setiap projek pembangunan di bawah
peruntukan kerajaan negeri yang dilaksanakan
oleh PPAS 100% mengikut spesifikasi kerja yang
telah ditetapkan.
xx. Memastikan laporan perangkaan bulanan
perpustakaan disediakan sebelum 15 haribulan
pada setiap bulan.
j. Perkhidmatan Pelanggan Daerah
xxi. Memastikan pendaftaran keahlian PPAS diproses
dalam tempoh 30 minit.
xxii. Melaksanakan 10 ujilari dari OPAC setiap minggu
dan memastikan bahan yang dicari dapat dikesan
sekurang-kurangnya 85%,
xxiii. Mengesan tambahan sekurang-kurangnya 10
bahan baru untuk Koleksi Tempatan bagi setahun.
k. Korporat
xxiv. Mencapai tahap kepuasan pelanggan pada tahap
3 berdasarkan Indeks Kepuasan Pelanggan.
xxv. Memberi maklumbalas kepada aduan yang
lengkap kepada pengadu dalam tempoh empat
belas (14) hari bekerja.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 29/ 47
6.3 PERANCANGAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
Pengurusan PPAS akan memastikan:-
a. Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan untuk
mencapai Objektif Kualiti yang telah diwujudkan.
b. Pelan Kualiti (Pemetaan Proses) disediakan bagi pengurusan,
pemprosesan, perlaksanaan dan penambahbaikan berterusan,
bagi penyediaan perkhidmatan latihan PPAS (rujuk perkara 7.1)
c. Pelan Kualiti dan Dokumen Kualiti yang disediakan untuk
dilaksanakan bagi memenuhi kehendak pelanggan.
d. Pelan Kualiti meliputi dokumen-dokumen seperti Manual Kualiti,
Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan yang
telah ditetapkan oleh Pengurusan PPAS.
e. Penyediaan Pelan Kualiti dan Arahan Kerja (di mana perlu)
untuk menetapkan bagaimana objektif kualiti akan dicapai.
f. Pelan Kualiti secara menyeluruh diwujudkan berasaskan
prosedur-prosedur yang telah digubal.
g. Semua warga kerja PPAS memahami serta berupaya
melaksanakan Pelan Kualiti tersebut.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 30/ 47
7. SUMBER DAN SOKONGAN
7.1 KEPERLUAN SUMBER
PPAS hendaklah menentukan semua sumber yang diperlukan
disediakan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti dan inisiatif
penambahbaikan didalam SPK. Bagi maksud ini PPAS harus
mengenalpasti batasan dan halangan sumber-sumber dalaman. PPAS
perlu mengenalpasti pembekal (pihak luar) yang disenaraikan bagi
menyokong SPK yang dilaksanakan.
7.1.1 SUMBER MANUSIA
PPAS hendaklah mengenalpasti sumber manusia yang
mencukupi dan kompeten bagi pelaksanaan SPK justeru
mengawal semua operasi proses-proses kerja yang ditetapkan.
7.1.2 INFRASTRUKTUR
PPAS komited dalam menyediakan kemudahan infrastruktur
bagi SPK yang dilaksanakan. Kemudahan infrastruktur dan
penyenggaraan hendaklah meliputi perkara-perkara berikut:-
a) Bangunan, Ruang Kerja/ Latihan dan Fasiliti;
b) Peralatan/kelengkapan perisian dan perkakasan;
c) Pengangkutan
d) Kemudahan komunikasi/ICT (perkakasan dan perisian)
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 31/ 47
7.1.3 PERSEKITARAN OPERASI PROSES KERJA
PPAS hendaklah menyediakan dan menyelenggara
persekitaran kerja yang sesuai bagi mencapai Dasar Kualiti
dan Objektif Kualiti serta Piagam Pelanggan yang ditetapkan.
Semua faktor persekitaran kerja hendaklah mengambilkira
keperluan etika sosial kerja psikologi (stress free) dan faktor
fizikal seperti pencahayaan, suhu dan keselesaan/keselamatan
ditempat kerja.
7.1.4 KAWALAN BAGI PEMANTAUAN PENENTUKURAN PERALATAN
Keperluan diguna pakai oleh pengurusan PPAS untuk
mengukur kadar pencahayaan dan kelembapan lokasi ruang
bacaan dua kali setahun.
Peralatan pemantauan dan penyelenggaraan yang digunakan
dikenalpasti melalui kalibrasi yang akan dilaksanakan dua
tahun sekali mengikut keperluan.
Peralatan yang telah dikalibrasi akan dikawal bagi
menghindarkannya daripada pengubahsuaian yang akan
menjejas kesahihan hasil pengukuran.
Kawalan dapat mengelakkan kerosakan semasa pengendalian,
penyelenggaraan dan penyimpanan peralatan.
Dokumen Berkaitan PK.PPAS(P)06 - Prosedur Penyelenggaraan Bangunan, Kemudahan dan
Peralatan Pejabat
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 32/ 47
7.1.4.1 Identifikasi Dan Kemudahkesanan
PPAS menggunapakai kaedah berikut bagi tujuan
identifikasi dan kemudahkesanan program
penyediaan perkhidmatan perpustakaan seperti
berikut: i. Penerimaan Bahan:
Di peringkat ini nombor perolehan diberi
oleh Bahagian Perancangan & Pengurusan
Koleksi melalui sistem elektronik. ii. Pemprosesan:
Nombor panggilan, kod bar, label
keselamatan diproses di Bahagian
Perancangan & Pengurusan Koleksi. iii. Peralatan Pejabat :
Nombor inventori ditentukan oleh Bahagian
Kewangan & Penyelenggaraan.
Nombor inventori ditentukan oleh Bahagian
Kewangan & Penyelenggaraan.
iv. Penyusunan Bahan: Bahan di atas rak dikesan melalui nombor
panggilan. Proses ini membolehkan
kemudahkesanan bagi pengesanan bahan-
bahan koleksi PPAS.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 33/ 47
Dokumen Berkaitan PK.PPAS(P)03 - Prosedur Perolehan
PK.PPAS(P)05 - Prosedur Pengurusan Aset
PK.PPAS(O)01 - Prosedur Perancangan & Pembelian Bahan Perpustakaan
PK.PPAS(O)02 - Prosedur Penerimaan & Pemeriksaan Bahan Perpustakaan
PK.PPAS(O)03 - Prosedur Memproses Bahan Perpustakaan Di Bahagian
Perancangan & Pengurusan Koleksi
PK.PPAS(O)04 - Prosedur Pengkatalogan, Pengklasan & Penghantaran Bahan
Perpustakaan
PK.PPAS(O)05 - Prosedur Penyusunan Bahan Perpustakaan
PK.PPAS(O)09 - Prosedur Pengendalian Projek-projek Kecil Pembangunan
Dokumen Rujukan Resource Description and Access
Dewey Decimal Classification, 23rd ed. 2011
Library of Congress Subject Heading, 36th ed. 2015
7.1.5 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN SUMBER-SUMBER
PPAS hendaklah menentukan semua maklumat berkaitan
pengendalian operasi kerja dipantau dan dinilai pencapaiannya.
Semua maklumat dan ilmu pengetahuan yang berkaitan perlu
di wujud dan diselenggara bagi memastikan proses kerja
dilaksanakan dengan cekap berasaskan keperluan
perundangan dan espektasi pihak berkepentingan.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 34/ 47
7.2 KOMPETENSI
PPAS hendaklah mengawalselia Pengurusan Sumber Manusia yang
berkesan dan memastikan semua warga kerjanya mempunyai
kelayakan asasi dan kompetensi yang diperlukan dalam memberi
kesan kepada prestasi perkhidmatan dalam SPK.
Warga kerja hendaklah diberi latihan dan kompetensi yang sesuai
selaras mengikut keperluan kerja/senarai tugas.
7.3 KESEDARAN
PPAS hendaklah memastikan semua warga kerja mempunyai
kesedaran tinggi terhadap komitmen dalam mencapai dasar kualiti,
objektif kualiti dan piagam pelanggan yang ditetapkan.
Kesedaran terhadap sumbangan perkhidmatan setiap warga kerja bagi
mencapai prestasi kerja yang tinggi justeru mencapai objektif kualiti
yang ditetapkan.
7.4 KOMUNIKASI
PPAS hendaklah menentukan komunikasi luaran dan dalaman adalah
sentiasa berkesan bagi mencapai objektif kualiti PPAS. Komunikasi
dengan pihak pelanggan hendaklah dilaksanakan dengan berkesan
bagi mengurangkan sebarang aduan atau rungutan pelanggan luaran
dan dalaman.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 35/ 47
7.5 MAKLUMAT DAN DOKUMENTASI Am
PPAS hendaklah mewujudkan dokumentasi bagi Sistem Pengurusan
Kualiti. Sistem Pengurusan Kualiti ini hendaklah dilaksanakan, dikawal
dan ditambahbaik keberkesanannya secara berterusan. Dokumentasi
Sistem Pengurusan Kualiti PPAS ini meliputi :-
a. Kenyataan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti;
b. Manual Kualiti PPAS
c. Prosedur dan rekod yang didokumenkan mengikut keperluan
Piawaian MS ISO 9001:2015; dan
d. Dokumen-dokumen termasuk rekod yang diwujudkan oleh
PPAS bagi memastikan perancangan pelaksanaan kawalan
sistem yang cekap dan berkesan.
7.5 (a) Kawalan Dokumen
PPAS hendaklah mengadakan kawalan ke atas semua
dokumen kualiti yang diwujudkan. Ini meliputi perkara-perkara
berikut:-
(a) Dokumen Kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti,
Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen-Dokumen
Sokongan Luaran / Dalaman;
(b) Pengurus Kualiti adalah bertanggungjawab untuk
memastikan dokumen-dokumen kualiti yang dirujuk
dalam Sistem Pengurusan Kualiti adalah terkini dan
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 36/ 47
ditempatkan di lokasi yang selamat dan mudah untuk
dirujuk oleh pegawai / kakitangan yang memerlukannya.
Dokumen kualiti yang disimpan secara elektronik perlu
ada sistem “Back-up”;
(c) Setiap keluaran Dokumen Kualiti yang baru hendaklah
diberikan nombor rujukan identifikasi dan dicatat nombor
keluaran, tarikh kuatkuasa baru dan nombor pindaan.
(d) Pengurus Kualiti hendaklah menentukan dan memastikan
semua dokumen yang dirujuk oleh pegawai / kakitangan
adalah yang terkini dan dicop “SALINAN DOKUMEN
TERKAWAL”.
(e) Satu senarai induk yang mengandungi semua Dokumen
Kualiti yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti
PPAS hendaklah disediakan. Senarai ini dikemaskini
dari semasa ke semasa apabila berlaku perubahan;
(f) Seorang Pegawai Dokumen hendaklah dilantik oleh
Pengurus Kualiti bagi menyenggara naskah dokumen
induk dan menyelaras pindaan dokumen.
(g) Dokumen Kualiti PPAS hendaklah disediakan dalam
bentuk ‘soft copy’. Sistem ‘back up’ hendaklah
diwujudkan;
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 37/ 47
(h) PPAS juga akan menentukan dan mengawas dokumen
luaran yang memberi impak terhadap proses
perancangan dan pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti PPAS.
7.5 (b) Pindaan Dokumen
(a) Kakitangan PPAS boleh memberikan cadangan pindaan
kepada dokumen kualiti. Cadangan pindaan hendaklah
dikemukakan kepada Pengurus Kualiti dengan
menggunakan Borang Cadangan Pindaan/
Penambahbaikan;
(b) Sebarang pindaan berkaitan dokumen kualiti mesti
mendapat kelulusan KP PPAS sebelum sebarang
tindakan diambil;
(c) Semua pindaan yang dibuat perlu dicatat dalam Rekod
Pindaan. Seterusnya, salinan dokumen kualiti berkenaan
akan dikemas kini sepenuhnya oleh Pegawai Dokumen;
(d) Sebarang pindaan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan
Arahan Kerja yang telah diluluskan akan menggantikan
dokumen yang sedia ada. Pegawai Dokumen akan
menggantikan halaman yang terlibat dengan pindaan,
menukar Nombor Pindaan, serta mencatat Tarikh
Pindaan Berkuatkuasa;
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 38/ 47
(e) Pegawai Dokumen juga bertanggungjawab
mengemaskini Senarai Pindaan yang berkaitan; dan
(f) Dokumen sokongan dalaman dan luaran akan
dikenalpasti serta kaedah kawalan yang diperlukan
ditentukan bagi memastikan dokumen yang terlibat
adalah terkini.
Dokumen berkaitan:
1. PK.PPAS(P)01 - Prosedur Kawalan Dokumen
7.5 (c) Kawalan Rekod
PPAS hendaklah mewujud dan menentukan satu prosedur
berhubung Kawalan Rekod Kualiti. Senarai induk bagi rekod
kualiti diwujudkan untuk kemudahan pengendalian dan
pengesanan rekod. Had masa penyimpanan ditentukan dan
rekod kualiti disimpan dengan selamat dalam fail-fail atau folder
atau buku tertentu yang mudah dibaca dan dirujuk semula.
Rekod kualiti akan dikenalpasti dalam setiap prosedur yang
diwujudkan jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem
sokongan bagi rekod berkenan hendaklah diwujudkan. Rekod
kualiti berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk
rujukan jika diperlukan.
Dokumen berkaitan:
1. PK.PPAS(P)01 - Prosedur Kawalan Dokumen
2. PK.PPAS(P)02 - Prosedur Kawalan Rekod
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 39/ 47
8.0 PENGENDALIAN OPERASI BAGI PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
8.1 Kawalan Ke Atas Proses Penyampaian Perkhidmatan
PPAS hendaklah menetap dan melaksanakan proses penyampaian
perkhidmatan agar sentiasa dalam keadaan terkawal. Kaedah kawalan
yang digunapakai ialah:-
a. Pelaksanaan proses adalah mematuhi Dasar dan Peraturan
yang berkaitan.
b. Pelaksanaan proses adalah berdasarkan kepada Prosedur-
Prosedur Kualiti yang telah diluluskan.
c. Proses kerja yang dijalankan sentiasa menggunakan peralatan-
peralatan / medium yang sesuai.
d. Penyelenggaraan berkesan dibuat keatas peralatan-peralatan
yang digunakan bagi memastikan sentiasa berfungsi dengan
baik.
8.2 Keperluan Penyampaian Perkhidmatan Dan Produk
8.2.1 Komunikasi Dengan Pihak Pelanggan
PPAS menentukan bahawa penyampaian perkhidmatan
dilaksanakan dalam keadaan yang terkawal bagi memastikan
komunikasi dengan pelanggan sentiasa terpelihara.
a. Menyediakan sumber manusia yang kompeten.
b. Menyediakan peralatan yang sesuai berasaskan keperluan
perkhidmatan perpustakaan.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 40/ 47
c. Memastikan proses penyampaian perkhidmatan adalah
lengkap dan mematuhi Dasar dan Peraturan.
d. Menyenggara peralatan dalam proses penyampaian
perkhidmatan mematuhi Prosedur Kualiti yang ditetapkan.
(Rujuk seksyen 6.3). review seksyen
8.3 REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN REKABENTUK
PPAS tidak menggunapakai keperluan klausa 8.3 kerana skop Sistem
Pengurusan Kualiti yang dilaksanakan oleh PPAS tidak melibatkan
sebarang aktiviti rekabentuk.
Bahagian Pembangunan di PPAS tidak terlibat dengan rekabentuk
bangunan memandangkan tanggungjawab ini diletakan di bawah
penyeliaan JKR.
PPAS tidak mempunyai personel yang arif dalam bidang rekabentuk
bangunan dan personel sedia ada hanya menyediakan aktiviti
penyelarasan dengan pihak JKR atau pihak perunding.
8.4 KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG DIBEKALKAN OLEH PEMBEKAL LUAR
PPAS hendaklah mengadakan kawalan ke atas semua perkhidmatan
dan produk yang dibekalkan oleh pembekal luar. Semua pembekal
hendaklah dikenalpasti dan disenaraikan sebagai pembekal yang
berwibawa. Prestasi pembekal hendaklah dinilai sekurang-kurangnya
sekali setahun.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 41/ 47
8.5 KAWALAN PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
8.5.1 PPAS bertanggungjawab mewujud dan menyelenggara
prosedur-prosedur operasi untuk mengawal semua proses
penyampaian perkhidmatan dijalankan di bawah keadaan
terkawal yang meliputi:
a. Prosedur yang didokumenkan menetapkan cara-cara
pelaksanaan sesuatu aktiviti atau penyampaian
perkhidmatan Pelaksanaan proses penyampaian latihan
b. Mematuhi standard/ kod rujukan dan prosedur-prosedur
yang telah didokumenkan.
c. Penggunaan peralatan yang sesuai.
d. Mengesan dan mengawal parameter proses dan ciri-ciri
perkhidmatan yang sesuai
e. Kelulusan bagi proses dan peralatan mengikut keperluan.
f. Mempastikan kakitangan yang terlibat dalam
perkhidmatan PPAS adalah terlatih, mahir dan berkualiti
serta mempastikan kakitangan yang terlibat sentiasa
memenuhi keperluan kualiti yang ditetapkan oleh
Pengurusan PPAS.
g. Penyelenggaraan ke atas peralatan yang digunakan
adalah sesuai bagi mempastikan keupayaan proses yang
konsisten dan berterusan.
h. Menyediakan maklumat mengenai produk dan
perkhidmatan untuk keperluan pelanggan.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 42/ 47
i. Pemantauan ke atas setiap proses yang terlibat bagi
mempastikan setiap perkhidmatan dan produk yang
terlibat memenuhi spesifikasi.
Dokumen Berkaitan
PK.PPAS(O)01 - Prosedur Perancangan & Pembelian Bahan Perpustakaan
PK.PPAS(O)02 - Prosedur Penerimaan & Pemeriksaan Bahan Perpustakaan
PK.PPAS(O)03 - Prosedur Memprosesan Bahan Perpustakaan di Bahagian
Perancangan & Pengurusan Koleksi
PK.PPAS(O)04 - Prosedur Pengkatalogan, Pengklasan & Penghantaran Bahan
Perpustakaan
PK.PPAS(O)05 - Prosedur Penyusunan Bahan Perpustakaan
PK.PPAS(O)06 - Prosedur Pendaftaran Keahlian Perpustakaan dan Perkhidmatan
BPD
PK.PPAS(O)07 - Prosedur Perkhidmatan Pelanggan
PK.PPAS(O)08 - Prosedur Pinjaman Antara Perpustakaan
PK.PPAS(O)09 - Prosedur Pengendalian Projek-projek Kecil Pembangunan
PK.PPAS(O)10 - Prosedur Pemantauan Projek ICT/Digital
PK.PPAS(P)05 - Prosedur Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
PK.PPAS(P)03 - Prosedur Perolehan
PK.PPAS(P)04 - Prosedur Urusan Pembayaran
PK.PPAS(P)13 - Prosedur Pengemaskinian Laman Web / Portal
PK.PPAS(P)14 - Prosedur Pengendalian dan Penyelenggaraan ICT/Digital
PK.PPAS(P)16 - Prosedur Promosi dan Pemasaran Perkhidmatan
Dokumen Rujukan Resource Description and Access
Dewey Decimal Classification, 23rd ed. 2011 Library of Congress Subject Heading, 37th ed. 2015
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 43/ 47
9. PENILAIAN PRESTASI 9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis Dan Penilaian
9.1.1 PPAS hendaklah mengadakan aktiviti pemantauan,
pengukuran dan penambahbaikan ke atas SPK hasil dari
teguran audit dalam dan maklumbalas pelanggan.
9.1.2 Kepuasan Pelanggan
PPAS hendaklah menyediakan kaedah untuk mengukur
kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan.
Kepuasan Pelanggan hendaklah diukur melalui:-
a. Teguran/ Maklumbalas Pemegang Taruh (Stakeholders);
b. Maklumbalas /aduan pelanggan;
c. Laporan Audit Negara
d. Laporan Audit Dalaman
e. Kaunter Khidmat Pelanggan;
f. Majlis Bersama Jabatan;
g. Sesi Dialog;
h. Laporan Naziran;
i. Laporan Pengurusan Risiko
9.1.3 Analisis Dan Penilaian Prestasi
PPAS hendaklah mengenalpasti kaedah bagi analisis data
yang berkaitan untuk tujuan penambahbaikan yang berkesan
ke atas SPK. Di antara data-data yang dianalisis ialah:-
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 44/ 47
a. Tahap kepuasan pelanggan;
b. Prestasi kakitangan PPAS;
c. Proses - proses kerja yang memerlukan tindakan
penambahbaikan yang berterusan; dan
d. Pencapaian Objektif Kualiti.
9.2 Audit Dalaman
PPAS hendaklah melatih dan melantik Juru Audit Dalaman. PPAS
hendaklah menjalankan audit dalaman sekurang-kurangnya sekali
setahun. Pelaksanaan Audit Dalaman hendaklah memenuhi perkara-
perkara berikut:-
a. Status dari pelaksanaan Audit Dalaman yang terdahulu.
b. Tindakan Pembetulan ke atas penemuan Audit Dalaman di
laksanakan dengan berkesan.
c. Pegawai yang terlatih dilantik sebagai Juru Audit Dalaman.
d. Tindakan pembetulan dan pencegahan serta penambahbaikan
dilaksanakan hasil dari penemuan Audit Dalaman.
Audit Dalaman hendaklah dijadual dan dijalankan oleh pegawai terlatih
dan laporan Audit Dalaman dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan PPAS.
Hasil Audit Dalaman hendaklah direkod dan dipantau oleh Ketua Audit
Dalaman. Anggota yang bertanggungjawab ke atas bidang yang
ditegur (Auditee) dalam laporan audit dalaman hendaklah bertindak
membetulkan kelemahan yang dikesan. Audit Susulan hendaklah
dijalankan untuk memastikan dan mengesan keberkesanan tindakan
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 45/ 47
pembetulan. Laporan susulan hendaklah disediakan bagi makluman
Pengurusan PPAS.
9.3 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
9.3.1 Am
SPK PPAS hendaklah disemak semula sekurang-kurangnya
sekali setahun untuk memastikan keberkesanan dan
kesesuaian berterusan.
9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan hendaklah meliputi:-
a. Laporan Audit Dalaman
b. Laporan Maklumbalas Pelanggan
c. Penilaian dan Pencapaian Objektif Kualiti
d. Laporan Status Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
e. Laporan Pengurusan Risiko
f. Tindakan susulan daripada Kajian Semula Pengurusan
g. Cadangan kepada perubahan-perubahan yang memberi
kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti; dan
h. Cadangan Penambahbaikan.
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 46/ 47
9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan Hasil kajian semula Pengurusan hendaklah meliputi keputusan
dan tindakan yang merangkumi perkara-perkara berikut:-
a. Penambahbaikan ke atas SPK PPAS ke atas proses-
proses yang terlibat;
b. Penambahbaikan perkhidmatan berkaitan dengan
keperluan pelanggan;
c. Keperluan mendapatkan sumber-sumber yang
diperlukan.
Semua rekod Kajian Semula Pengurusan disimpan, direkod dan
disenggarakan oleh staf PPAS yang terlibat dengan
pelaksanaan MS ISO 9001:2015.
10. PENAMBAHBAIKAN
10.1 Ketidakpatuhan Dan Tindakan Pembetulan
PPAS hendaklah menentukan dan mengambil tindakan pembetulan ke
atas sesuatu kepincangan dan ketidakpatuhan yang dikenal pasti.
Tindakan pembetulan perlu mengenalpasti punca sebenar sesuatu
ketidakpatuhan yang dikesan untuk tindakan pembetulan. Tindakan
pembetulan akan dilaksanakan berdasarkan sumber berikut:-
a. Mengkaji semua ketidakpatuhan yang dikesan samada melalui
audit dalam, naziran atau aduan yang diterima;
b. Teguran oleh pihak pengurusan;
MANUAL KUALITI
NO. RUJUKAN
: MK.PPAS.01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 47/ 47
c. Membuat penilaian ke atas tindakan-tindakan pembetulan bagi
memastikan ketidakpatuhan dari berulang;
d. Penilaian program;
e. Mewujudkan rekod-rekod berkaitan tindakan pembetulan yang
telah diambil dan disenggarakan; dan
f. Kecacatan pengendalian program yang dikesan menerusi
Pengarah/ Pengurusan/ Bahagian/ Negeri.
10.2 Penambahbaikan Berterusan
PPAS hendaklah sentiasa menambahbaik keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualitinya dengan berasaskan sumber berikut:
a. Dasar Kualiti
b. Objektif Kualiti
c. Hasil Audit
d. Analisis Data
e. Tindakan Pembetulan
f. Pengurusan Risiko
g. Kajian Semula Pengurusan
11. CARTA ALIRAN PROSES KERJA
Dokumen Berkaitan
MK.PPAS.01(L04)