BAB IPENDAHULUAN

A. LatarbelakangBerkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan dan kedokteran, berdampak pula pada bidang gizi dan dietetik. Pelayanan gizi yang dilaksanakan di rumah sakit tentu senantiasa disesuaikan dengan perkembangan tersebut (Depkes, 2006).Menurut Moehyi (1992), penyelenggaraan makanan adalah suatu proses menyediakan makanan dalam jumlah besar dengan alasan tertentu. Sedangkan Depkes (2003) menjelaskan bahwa penyelenggaraan makanan adalah rangkaian kegiatan mulai dari perencanaan menu sampai dengan pendistribusian makanan kepada konsumen dalam rangka pencapaian status yang optimal melalui pemberian makanan yang tepat dan termasuk kegiatan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi bertujuan untuk mencapai status kesehatan yang optimal melalui pemberian makan yang tepat (Rahmawati, 2011).Tujuan umum pembangunan kesehatan adalah mengusahakan kesempatan yang lebih luas bagi setiap penduduk untuk memperoleh derajat kesehatan yang setinggi - tingginya dengan mengusahakan pelayanan yang luas dan merata. Sistem penyelenggaraan makanan merupakan program terpadu dan terintegrasi dan subsistemnya adalah perencanaan anggaran belanja, perencanaan menu, perencanaan bahan makanan, perencanaan sarana dan prasarana, pembelian bahan makanan, penerimaan bahan makanan, penyimpanan bahan makanan, persiapan bahan makanan, pengolahan bahan makanan, distribusi makanan, pencatatan dan pelaporan (Depkes, 2006 dalam Kusumastuti, 2009).

B. Rumusan Masalah1. Apa yang dimaksud dengan pembelian/pemesanan bahan makanan?2. Bagaimana metode pembelian bahan makanan?3. Bagaimana prosedur pembelian bahan makanan?

A. Tujuan1. Untuk mengetahui pengertian dari pembelian/pemesanan bahan makanan2. Untuk mengetahui metode pembelian bahan makanan3. Untuk mengetahui prosedur pembelian bahan makanan

B. Manfaat penulisanAdapun manfaat dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:1. Bagi penulis dapat memiliki dan menambah wawasan serta pengetahuan lebih mengenai Pembelian Bahan Makanan 1. Bagi Dosen mata kuliah yang bersangkutan makalah ini dapat dijadikan sebagai bahan atau persyaratan yang akan membantu dalam pemenuhan nilai yang harus dicapai oleh mahasiswa. Selain itu dapat membantu dalam mewujudkan suatu sistem pembelajaran yang berdasarkan KBK.1. Bagi masyarakat, makalah ini dapat dijadikan sebagai bahan referensi dalam hal penulisan makalah ataupun paper lainnya.

BAB IIPEMBAHASAN

A. Pengertian pembelian/pemesanan bahan makananKegiatan pembelian bahan makanan pada hakekatnya merupakan salah satu langkah pengawasan terhadap harga makanan. Pada saat penetapan menu, telah diperhitungkan standar harga makanan, dan selanjutnya setelah pemesanan bahan makanan, maka dilakukan pengecekan spesifikasi bahan makanan, yang akan banyak menentukan kualitas makanan yang akan dihidangkan. Menu yang terencana baik merupakan syarat mutlak untuk suksesnya pembelian bahan makanan.

B. Metode pembelian bahan makanan Dalam melaksanakan pemesanan bahan makanan maka pembeli seharusnya memperhatikan ketentuan berikut:1. Pemesanan harus sesuai dengan macam, jumlah, dan spesifikasi bahan makanan yang tertera dalam SPJB (surat perjanjian jual beli)2. Mempertimbangkan harga yang ditawarkan dan kualitas bahan makanan.3. Penawaran disetujui setelah diadakan inspeksi.4. Pesanan yang dibuat harus berdasarkan menu dan jumlah klien yang ada saat ini5. Pesanan dalam kuantitas bahan makanan dan dalam jumlah berat.6. Pemesanan mengerti dan tahu sumber bahan makanan, kondisi serta sanitasi bahan makanan.7. Pada akhir pemesanan, akan terakumulasi jumlah dana yang disepakati dalam pembelian.8. Harus selalu melakukan pencatatan terhadap pesanan secara rinci, termasuk harga bahan makanan dan keterangan lain yang khusus.9. Meneliti order/pesanan sebelum dikirimkan ke rekanan.10. Pesanan bahn makanan memuat tentang :a) Nama penjual dan keterangan tepat yang lengkapb) Judul pesananc) Dikirim untuk siapa dan untuk tanggal berapa (menyatakan waktu)d) Nama items atau jenis bahan makanane) Spesifikasi bahan makananf) Jumlah dalam butir/buah dan berat bahan makanan yang dipesanjumlah dalam butir/buah dan berat bahan makanan yang diterimag) Harga bahan makanan dari masing-masing rekananh) Identitas petugas dan institusi penerima bahan makanan.

C. Prosedur Pembelian Bahan MakananDalam ketentuan pembelian makanan terdapat dua proses dimana bahan makanan ini bisa sampai pada konsumen. Proses yang pertama yakni melalui penjualan secara eceran maupun penjualan besar. Pada proses ini pembelian bahan makanan mencakup semua kegiatan dan transaksi dari hasil-hasil pertanian maupun perikanan hingga bahan makanan tersebut dapat tersedia di meja makan konsumen. Pembelian bahan makanan adalah rangkaian kegiatan dalam penyediaan macam dan jumlah serta spesifikasi bahan makanan tertentu dalam kurun waktu tertentu, sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada setiap institusi. Pembelian bahan makanan ini harus secara resmi, artinya dalam semua proses maupun prosedur yang ditempuh mengikuti ketetapan yang berlaku. Semua pesanan, penerimaan, dan pengeluaaran uang dan bahan makanan hrus dicatat dengan cermat teratur dan continue. Dalam pembelian bahan makanan dapat diterapkan berbagai prosedur, tergantung dari policy, kondisi, besar institusi, serta kemampuan sumberdaya institusi, antara lain:1. Pembelian langsung ke pasar (the open market of buying)Cara ini sebenarnya dapat digolongkan sebagai pembelian setengah resmi, karena banyak hal-hal yang merupakan kesepakatan antara pembeli dan penjual, yang tidak dapat dikendalikan dengan pasti. Namun cara ini pun dapat dilaksanakan menurut prosedur yang sudah ditetapkan, artinya semua aspek administratif pembelian bahan makanan dilakukan sebagaimana mestinya. Pembeli akan mengumpulkan informasi pasar tentang macam, kualitas, harga, ketersediaan bahan makanan. Selanjutnya dia akan memutuskan pilihannya menurut ketentuan institusi, dan kemudian membuat order pesanan bahan makanan. Pada saat bahan makanan dikirimkan, maka pembeli akan mengecek macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan sesuai kesepakatan. Prosedur selanjutnya tetap mengikuti jalur administrasi yang berjalan. Biasanya pesanan dapat dilakukan melalui telpon, datang langsung ke pasar, atau berdasarkan perjanjian antara pembeli dan penjual. Cara pembelian ini hanya dilaksanakan bila institusi melayani 50 klien, sehingga beban penyediaan bahan makanan masih cukup mampu diatasi. Prosedurnya sederhana, tidak komplek, tetapi perlu sikap positif, jujur dan terbuka. Pada institusi kecil di Indonesia, cara pembelian langsung ke pasar banyak dilakukan, tetapi kurang memenuhi ketentuan administrasi keuangan yang tepat. Nota pemesanan penerimaan dan pencatatan sering tidak ada. Meskipun pada pada saat proses pembelian melakukan ransaksi penawaran harga sukar diawasi, tetapi dengan adanya harga pasar maka kesepakatan harga beli bisa ditolerir. Selanjutnya seluruh kegiatan akan dicatat secara resmi, tertulis dan sesuai perencanaan pembelian yang ditetapkan (macam, jumlah, spesifikasi, satuan harga, cara pengiriman).Para cara ini sekiranya prinsip dan prosedur pembelian bahan makanan mengikuti peraturan yang berlakuu. Untuk menjaga terjadinya hal hal yang kurang diinginkan, maka hendaknya para penjual bahan makanan memenuhi syarat berikut:1. Dapat dipercaya2. Bonafide3. Memiliki perusahaan dengan standar bahan makanan kualitas baik dan terpercaya4. Harga pantas5. Bahan makanan dapat diambil langsung atu dikirim dengan baik, dan tepat.6. Prossedur pembayaran konan sesuai dengan prosedur dan aturan perjanjian/kesepakatan.Dalam pembelian ini maka transaksi pembelian seperti pesanan makanan, penerimaan, pengihan, pengiriman, dan prosedur administrasi lain mengikuti ketentuan yang berlaku. Dalam memesan bahan makanan, maka pembeli harus memiliki informasi luas tentang rekanan, termasuk kemampuannya dalam memenuhi macam dan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan institusi, serta informasi bahan makanan yang selalu baru.

2. Pembelian Bahan Makanan dengan Pelelangan (the formal competitive of bid)Pembelian bahan makanan dengan pelelangan adalah cara pembelian yang resmi dan mengikuti prosedur pembelian yang telah dijabarkan dalam Keputusan Presiden, serta peraturan yang ditetapkan Pemerintah Daerah ataupun penanggungjawab tertentu. 1. Cara pembelian ini memberi kesempatan untuk rekanan yang memenuhi persyaratan yang ditentukan, mengikuti persaingan/competitive dengan sesama penjual lain baik dalam hal standar bahan makanan, harga pelayanan rekanan, serta kelengkapan badan usaha (pajak, jaminan bank, telpon serta kemudahan lain bagi pembeli dan sebagainya) untuk menjadi rekanan pemenang2. Pemberitahuan atau undangan pelelangan tentang acara pelelangan resmi lengkap dengan jadwal, waktu, tempat penyelenggaraan, disebarkan melalui media massa, radio, surat kabar, poster di institusi3. Dalam pelelangan dilakukan acara tatap muka/wawancara dengan rekanan tentang manajemen dan tata cara pembelian yang harus dipenuhi mereka, antara lain :a) Penjelasan umum b) Spesifikasi bahan makananc) Pengiriman d) Cara dan prosedur pemesanane) Cara dan prosedur pengirimanf) Cara dan prosedur penawaran harga g) Cara dan prosedur pembayaran h) Cara dan prosedur potongan harga i) Cara dan prosedur penghapusan serta sanksi bila terjadi pelanggaran4. Cara pelelangan dapat dilakukan dalam empat cara, tergantung besar kecilnya dana transaksi yang ditandatangani. Makin besarr dana maka prosedurnya menjadi lebih tegas dan jelas, mengikuti ketetapan yang telah adaa) Pelelangan terbuka/umum atau open tender. Dengan prosedur ini, maka bagi semua rekanan yang memenuhi starat atau lulus prakualifikasi, memperoleh kesempatan menjadi pemenang, bila mampu bersaing untuk menawarkan harga makanan. Pelelangan terbuka dibuka secara umum bagi rekanan yang berminat, dan telah memenuhi ketentuan yang ditetapkan institusi5. Pelelangan terbatas (Selective Tender)Dari rekanan bahan makanan yang lulus prakualifikasi dan memiliki keunggulan tertentu dipilih/diambil beberapa rekanan untuk mengikuti tender yang diadakan. Pada umumnya rekanan yang mengikuti tender ini adalah rekanan yang mampu. Formulir penawaran harga atau Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) hanya dikirimkan pada rekanan yang dipilih oleh institusi6. Penunjukan langsung Penunjukan pemborong sebagai pelaksanaan pembelian tanpa melalui pelelangan umum/terbatas, dan dilakukan antara sekurang-kurangnya tiga penawar atau pemborong/rekanan yang tercatat dalam rekanan mampu (DRM)7. Pengadaan langsung Pelaksanaan pembelian dilakukan diantara rekanan/penawar dari golongan ekonomi lemah tanpa melalui pelelangan umum atau terbatas ataupun penunjukan langsung

3. Pembelian dengan musyawarah (the negotiated of buying)Cara pembelian ini termasuk pembelian setengah resmi. Pembelian cara ini hanya dilakukan untuk bahan makanan yang hanya tersedia pada waktu-waktu tertentu, jumlahnya terbatas, dan merupakan bahan makanan yang dibutuhkan klien. Misalnya golongan ikan tertentu yang hanya tersedia pada musim tertentu. Pembeli menghubungi penjual secara langsung, dan memberikan SPPH kepada rekanan, selanjutnya rekanan menyampaikan SPPH dan langsung mengikuti prosedur administrasi yang berlaku

4. Pembelian untuk waktu yang akan datang (future contract)Pembelian ini dirancang untuk bahan makanan yang telah terjamin, pasti, terpercaya mutu, keadaan dan harga. Karena produk bahan makanan yang dibatasi, maka pembeli berjanji membeli bahan makanan tersebut, dengan kesepakatan harga saat ini, tetapi bahan makanan dipesan sesuai waktu dan kebutuhan pembeli/institusi

5. Pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contract auction)Dari istilahnya jelas dipahami bahwa cara ini termasuk pembelian setengah resmi. Perjanjian dilakukan atas dasar kepercayaan, sehingga pihak rekanan/pemborong jelas harus memiliki reputasi tinggi dalam pelaksanaan pembelian bahan makanan. Ada dua cara dari pelaksanaan kontrak tiga ini :a. Firm at the opening of price (FAOP)Pembeli memesan bahan makanan pada rekanan pada saat dibutuhkan dan harga disesuaikan dengan harga pembelian saat transaksi itu berlangsungb. Subject Approval of Price (SAOP)Pembeli dapat memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan dengan harga yang sudah ditetapkan terdahulu. Cara-cara pembelian seperti ini hanya ditujukan untuk bahan makanan yang sudah terjamin mutu dan penggunaannya di institusi tidak terlalu seringDengan memiliki prinsip dan prosedur pembelian diatas, maka seorang manager makanan banyak dapat memilih prosedur yang sesuai, sederhana, praktis dan membantu terwujudnya pengendalian harga makanan di institusi

BAB IIIPENUTUP

A. Kesimpulan Pembelian bahan makanan adalah salah satu upaya pengawasan terhadap harga makanan. Pada saat penetapan menu yang akan digunakan, harus memperhitungkan harga makanan baru kemudian dilakukan pemesanan bahan kemudian dilakukan pengecekan spesifikasi terhadap bahan makanan. Hal tersebut dilakukan, agar nantinya makanan yang akan dihidangkan memiliki kualitas yang baik. Kualitas bahan makanan yang digunakan dipengaruhi oleh metode pembelian dan prosedur pembelian bahan makanan. Metode pembelian bahan makanan merupakan cara bagaimana seseorang dapat memilih bahan makanan yang tepat yang akan digunakan nantinya, dalam hal ini, pelaksanaan pemesanan bahan makanan, pembeli seharusnya memperhatikan ketentuan-ketentuan, seperti : pemesanan harus sesuai dengan macam, jumlah, dan spesifikasi bahan makanan yang tertera dalam SPJB (Surat Perjanjian Jual Beli), Mempertimbangkan harga yang ditawarkan dan kualitas bahan makanan, penawaran disetujui setelah diadakan inspeksi, dan lain-lain.Dalam ketentuan pembelian makanan terdapat proses dimana bahan makanan ini bisa sampai pada konsumen. Proses ini melalui penjualan secara eceran maupun penjualan besar. pembelian bahan makanan mencakup semua kegiatan dan transaksi dari hasil-hasil pertanian maupun perikanan hingga bahan makanan tersebut dapat tersedia di meja makan konsumen. Dalam pembelian bahan makanan dapat diterapkan berbagai prosedur, tergantung dari policy, kondisi, besar institusi, serta kemampuan sumberdaya institusi, antara lain:1. Pembelian langsung ke pasar (the open market of buying)2. Pembelian Bahan Makanan dengan Pelelangan (the formal competitive of bid)3. Pembelian dengan musyawarah (the negotiated of buying)4. Pembelian untuk waktu yang akan datang (future contract) dan 5. Pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contract auction)

DAFTAR PUSTAKAA. Mukrie, Nursiah. Manajemen Pelayanan Gizi Institusi Dasar. 1990, Jakarta : Akademi Gizi Departemen Kesehatan RI Jakarta.

MSPM 2014Page 10