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NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES
NTD-SIG 001:2011
2011
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DISTRITAL REQUISITOS
DESCRIPTORES: Sistema Integrado de Gestión, desarrollo
administrativo, calidad, control interno, gestión
ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional,
responsabilidad social, gestión documental, seguridad
de la información, entidades y organismos distritales.
ADOPCIÓN:
Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011
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SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ Clara López Obregón Alcaldesa Mayor (D) Yuri Chillán Reyes Secretario General Beatriz Helena Hincapié Molina Subsecretaria General Miguel Alfonso Castelblanco Gordillo Director Distrital de Desarrollo Institucional (E) Gerardo Duque Gutiérrez Coordinador Distrital del Sistema Integrado de Gestión
Participación en la Construcción de la NTDSIG 001-2011
MESAS DE TRABAJO:
Coordinador General: Gerardo Duque Gutiérrez
Jaime Ramón Gómez Pascuali Norha Carrasco Rincón Nubia Paola Rueda Casallas Alexandra Arévalo Cuervo Juan Carlos Beltrán Jaramillo Luís Arnulfo Delgado Zarate Alcira Sarmiento Molina Abelardo Bermúdez Rodríguez Viviana Marcela Villamil García Angela Ovalle Bautista Rosa Margarita Cala Rueda Oscar Alberto Cardona Vargas Edelmira Rodriguez Gómez Fabián Alberto Cárdenas Varela Alexandra Quitian Álvarez Diego Felipe Otálora Secretaría General
Jaime Armando Gil Tovar Martha Lucía Ortiz Penagos Omar Tarcisio Cañas Carrillo Edith Janneth Abella Sánchez Veeduría Distrital Olga Lucía Vargas Cobos Mónica Marcela Ulloa Maz Arcesio Marín Chica Eriberto Cuello Castillo Mayed Andrea González Sutachán Secretaría de Salud Distrital Eulália Porras Salek. Ciro Andrés Benavides Corredor Yimmy Alexander Márquez Alvarez Juan Pablo González Secretaría de Planeación Distrital
Nancy Patricia Gómez Martínez Luis Alberto Barrera Vargas Jomir Sotelo Rojas Secretaría Distrital de Ambiente
César Orlando Miranda Rivas Carlos Fernando Campos Sosa Instituto de Desarrollo Urbano
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Martha Helena Medina Ángel Gloria Yolanda Munar Ariza Luís Fernando Balaguera Ramírez Ximena Villamaría Guzmán Hospital de Suba E. S. E.
Néstor Porcell Mancilla Gerardo Avendaño Prieto Universidad EAN
OTRAS ENTIDADES Y ORGANISMOS:
María del Pilar Arango Viana Juan Felipe Rueda García Departamento Administrativo de la Función Pública
Lucila Guerrero Ramírez Carlos Alberto Quitian Salazar Secretaría de Cultura Recreación y Deporte
Lucy Divanelly Muñoz Rodriguez Secretaría General
Martha Mercedes Zuna Ladino Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos
Nidia Alejandra Torres Sepúlveda Unidad Administrativa Especial de Catastro
Blanca Yomar López Delgadillo Sonia Jeanet Arévalo Nathaly Rodríguez Sánchez Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos
Mónica Rubio Arenas José Jorge Roca Martinez Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial
Alejandro Cárdenas Leuro Martha Cecilia García Buitrago Claudia Marcela Vargas Instituto Distrital de Turismo
María Isabel Vásquez Díaz José Ramón Santis Jiménez Metrovivienda
Manuel Matamoros Zambrano Sofía Cristina Bautista Beltran Hospital Occidente de Kennedy
Hilda Alfonso Parada Claudia Patricia Galán Suárez Hospital Chapinero E. S. E.
Pureza Rodríguez Pinzón Freddy Sanjuanelo Carbonel Hospital Tunjuelito E. S. E.
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PRESENTACIÓN
La Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestión Pública, adoptada por los
ministros de Administración Pública y de la Reforma del Estado de los países de
Iberoamérica en el 2008, se constituye en el mapa de navegación en materia de
sistemas de gestión para las entidades y organismos distritales.
Considerando que uno de los principios de la Carta Iberoamerica de la Calidad es
que las instituciones públicas cuenten con sistemas de gestión normalizados, por
tal motivo la Administración Distrital expidió el Decreto 176 del 2010, en el cual se
articulan armónicamente la calidad, el control interno, la gestión ambiental, la
seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la información, la gestión
documental y la responsabilidad social para construir el Sistema Integrado de
Gestión Distrital.
La Administración, consciente de la necesidad de orientar la implementación del
Sistema Integrado de Gestión, ha estructurado la Norma Técnica Distrital del
Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales
NTDSIG 001:2011, la cual ha sido el fruto del trabajo de los servidores de las
distintas entidades, así como de la valiosa participación del Departamento
Administrativo de la Función Pública.
Para la Administración Distrital, es motivo de satisfacción poner a disposición de
las entidades y organismos distritales esta norma que, además de ser un referente
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nacional y mundial, pues no se encuentran antecedentes de una iniciativa similar
en el sector público, se constituye en una herramienta que define lineamientos
para la implementación coordinada de sistemas de gestión, aportando al uso
eficiente de los recursos, a la promoción del trabajo en equipo, a la articulación y
cooperación institucional, al mejoramiento continuo de las instituciones y a la
generación de productos y/o servicios que satisfagan los requerimientos de los
clientes internos y externos.
Yuri Chillán Reyes Secretario General Alcaldía Mayor de Bogotá
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CONTENIDO
0. PRÓLOGO……………………………………………………….. 11
1. INTRODUCCIÓN………………………………………………... 14
1.1 GENERALIDADES……………………………………………… 14
1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS
DISTRITALES……………………………………………………. 16
1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL
ÁMBITO DISTRITAL…………………………………………… 17
1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS………………………………. 19
1.5 REFERENCIAS METODOLÓCICAS………………………… 20
2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES………………………...................................... 24
2.1 OBJETO………………………………………………………….. 24
2.2. APLICACIÓN…………………………………………………….. 24
2.3 EXCLUSIONES………………………………………………….. 25
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS…………………………. 25
3.1 DEFINICIONES…………………………………………………. 25
3.2 ABREVIATURAS……………………………………………….. 30
4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES....... 30
4.1 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL……………………………… 31
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4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS
DISTRITALES........................................................................ 35
4.2.1 PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS………………………. 35
4.2.2 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO………...... 37
4.2.3 PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN……………………………………………………. 39
4.2.4 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN………………………………….... 40
4.2.5 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS………………………….... 42
4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA…………………………………………… 42
4.2.5.2 TALENTO HUMANO……………………………………………. 43
4.2.6 PLANIFICACIÓN DE LA MEDICIÓN Y EL SEGUIMIENTO… 45
4.2.7 PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA
PARTICIPACIÓN………………………………………………… 46
4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN
INSTITUCIONAL.........................................…………………... 48
4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN…………………………………………………………. 50
5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES……………… 51
5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN
EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN………………........ 51
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5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN…………………………………….
54
5.3 PRESTACIÓN DEL BIEN O SERVICIO………………………. 55
5.4 MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO………….. 57
5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS….. 57
5.6 COMUNICACIÓN………………………………………………... 59
6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES…… 60
6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO
LEGAL…………………………………………………………….. 60
6.2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES…………………………… 61
6.3 AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN…………………………………………………………. 61
6.4 ANÁLISIS DE DATOS…………………………………………... 62
6.5 SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS……………………….. 63
6.6 SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS……….. 64
6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y
SERVICIOS………………………………………………………. 64
6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS……. 65
6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO
AMBIENTAL…………………………………………………….. 65
6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 65
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6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN………………………….
65
6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL…………………………………………………... 65
6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA
RESPONSABILIDAD SOCIAL…………………………………. 66
6.14 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN……………………………… 66
6.15 REFERENCIACIÓN COMPETITIVA…………………………. 68
7. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES...…. 68
7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN……... 68
7.2 ACCIONES DE MEJORA………………………………………. 69
7.3 ACCIONES CORRECTIVAS…………………………………… 69
7.4 ACCIONES PREVENTIVAS……………………………………. 70
ANEXO: CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA
TÉCNICA DISTRITAL Y NORMAS REFERENCIA…………..
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PRÓLOGO
La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., es la entidad
encargada de orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas para el
fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades
distritales, mediante el diseño e implementación de instrumentos de coordinación y
gestión, la promoción del desarrollo institucional, el mejoramiento del servicio a la
ciudadana y el ciudadano, la orientación de la gerencia jurídica del Distrito, la
protección de recursos documentales de interés público y la coordinación de las
políticas del sistema integral de información y desarrollo tecnológico. La necesidad
de cumplir a cabalidad con este objetivo impulsó la construcción de la Norma
Técnica Distrital para la Gestión Pública, que nace además como resultado de la
adhesión por parte del Alcalde Mayor a la Carta Iberoamericana de la Calidad.
La comisión intersectorial del Sistema Integrado de Gestión está compuesta por
aquellas entidades y organismos que lideran las temáticas que lo conforman y
serán ellos los encargados de definir con base en esta norma distrital el plan de
acción a seguir para que todas las entidades y organismos lo implementen.
Las entidades y organismos que conforman el grupo base de trabajo del Sistema
Integrado de Gestión y su respectiva área de desempeño son:
SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ, LÍDER DE LAS TEMÁTICAS: SISTEMA
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, SISTEMA DE
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL, SISTEMA DE
DESARROLLO ADMINISTRATIVO, SISTEMA DE
GESTIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y LA
POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES.
VEEDURÍA DISTRITAL, LÍDER DE LA
TEMÁTICA DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO.
SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN,
LÍDER DE LA TEMÁTICA DE
RESPONSABILIDAD SOCIAL.
SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE, LÍDER DE
LA TEMÁTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL.
SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD, LÍDER
DE LAS TEMÁTICAS DE SEGURIDAD
INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL.
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A continuación se presentan las entidades y organismos que colaboraron en el estudio de esta Norma Técnica Distrital mediante su participación en las mesas de trabajo:
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO HOSPITAL DE SUBA E.S.E.
Esta norma fue sometida a consulta pública en las siguientes entidades y organismos distritales:
CAJA DE VIVIENDA POPULAR
CANAL CAPITAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORÍA DEL ESPACIO PÚBLICO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL
EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ
EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA
METROVIVIENDA
FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES
FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD
FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO
HOSPITAL DE BOSA E.S.E.
HOSPITAL CENTRO ORIENTE E.S.E.
HOSPITAL DE CHAPINERO E.S.E.
HOSPITAL DE ENGATIVÁ E.S.E.
HOSPITAL DE FONTIBÓN E.S.E.
HOSPITAL DE USAQUÉN E.S.E.
HOSPITAL DE USME E.S.E.
HOSPITAL DEL SUR E.S.E.
HOSPITAL SAN BLAS E.S.E.
ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
SECRETARÍA DE GOBIERNO
SECRETARÍA DEL HÁBITAT
SECRETARÍA DE HACIENDA
SECRETARÍA DE INTEGRACIÓN SOCIAL
SECRETARÍA DE MOVILIDAD
HOSPITAL DEL TUNAL E.S.E.
HOSPITAL LA VICTORIA E.S.E.
HOSPITAL MEISSEN E.S.E.
HOSPITAL NAZARETH E.S.E.
HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY E.S.E.
HOSPITAL PABLO VI BOSA E.S.E.
HOSPITAL RAFAEL URIBE E.S.E.
HOSPITAL SAN CRISTÓBAL E.S.E.
HOSPITAL SANTA CLARA E.S.E.
HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR E.S.E.
HOSPITAL TUNJUELITO E.S.E.
HOSPITAL VISTA HERMOSA E.S.E.
INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL
INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES
INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL
INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL
INSTITUTO PARA LA PROTECCIÓN DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD
LOTERÍA DE BOGOTÁ
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS
TRANSMILENIO S.A.
TERMINAL DE TRANSPORTES S.A.
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL
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La presente norma fue avalada técnicamente por el DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
La presente norma fue avalada académicamente por la UNIVERSIDAD EAN.
Esta norma es la pionera para estructurar el Centro Distrital de Normalización.
DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.
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1. INTRODUCCIÓN
1.1 GENERALIDADES
Esta norma ha sido elaborada con la participación de servidores públicos de las
distintas entidades y organismos distritales. El concepto de sistema de gestión
será utilizado sólo de manera general para el propósito de la presente norma, de
modo que para cada caso específico, según corresponda a la temática, se
denominará subsistema. Además, este concepto se encuentra en consonancia
con el Decreto 176 de 2010, que involucra:
• Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).
• Subsistema de Control Interno (SCI).
• Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
• Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
• Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
• Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
• Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
El Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de
Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998.
Las entidades y organismos distritales usarán esta norma en conjunto con los
requerimientos específicos de estándares o especificaciones de cada uno de los
subsistemas de gestión aplicables según la naturaleza de la entidad y organismo.
Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos
comunes que pueden ser administrados de forma integrada, lo cual representa,
entre otros, los siguientes beneficios:
• Desde el punto de vista estratégico: permite la alineación de la planeación
institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y
organismos distritales.
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• Desde el punto de vista de gestión: posibilita la articulación de los procesos
para potenciar los resultados de la gestión institucional.
• Desde el punto de vista de eficiencia: conlleva la disminución de tiempos y
de costos en la ejecución de las actividades.
• Desde el punto de vista operativo: permite que en la ejecución de
actividades se consideren diferentes riesgos asociados a la gestión.
Teniendo en cuenta la necesidad de operar sistemas de gestión en forma
integrada, esta norma define requerimientos generales de los diferentes
subsistemas y su articulación con el propósito de lograr una gestión efectiva.
Contar con un sistema integrado de gestión permite que los esfuerzos aunados,
sistemáticos e inteligentes se orienten a la satisfacción de los distintos usuarios y
partes interesadas. Con esto en mente, se dispone que los elementos armónicos
de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia definida en
los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con base en el cual han sido establecidos los
elementos comunes de cada uno de los subsistemas.
GRÁFICO – MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
S IG
H A C E R
V E R IF IC A RA C T UA R
S GC S CI
S GA
S & S O
S GS I
S IGA
S R S
SISTEDA
S ISTEDA
SISTEDASISTEDA
E NT OR NO E N T ID A D E S
USUA R IOS C IUD A D
P L A NE A R
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1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES
Los principios son considerados la orientación filosófica para la implementación
del Sistema Integrado de Gestión, y si bien no son requisitos de la presente
norma, es necesario determinar su grado de aplicación en las entidades y
organismos distritales para establecer niveles de mejoramiento institucional.
A continuación se exponen los principios del Sistema Integrado de Gestión, no
obstante estos complementan y no contradicen los principios establecidos para
cada uno de los subsistemas:
• Coherencia: la armonización implica que cada uno de los elementos
establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestión apunte a
una misma dirección, es decir, que comparta el mismo propósito, en
especial respecto a los elementos estratégicos y los operativos.
• Control hacia la mejora: el seguimiento y monitoreo al desempeño de los
sistemas de gestión busca contar con insumos que permitan el
emprendimiento de acciones de mejora.
• Productividad: toda actividad en el marco del Sistema Integrado de Gestión
cumple con los lineamientos de la eficiencia, eficacia y la efectividad.
• Seguimiento y evaluación: los sistemas de gestión para la toma de
decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es
necesario monitorear constantemente el desempeño del sistema en
términos de eficiencia, eficacia y efectividad.
• Sostenibilidad: el Sistema Integrado de Gestión busca dar continuidad a la
operación de las entidades y organismos distritales, por lo cual es necesario
realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que garanticen su
permanencia conservando un mismo patrón de operación.
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1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL ÁMBITO DISTRITAL
Para el desarrollo de las directrices y políticas generales del Sistema Integrado de
Gestión se han definido las siguientes responsabilidades en el ámbito distrital:
• Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la
Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, de acuerdo con las
funciones asignadas por el Acuerdo 257 del 2006: o Apoyar las acciones de articulación para el diseño de estrategias,
planes y programas objeto del proceso de conformación del
Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos
distritales.
o Orientar la construcción de la estrategia operativa de los líderes
de subsistema.
o Poner en marcha los mecanismos de comunicación para facilitar
la participación de las servidoras y los servidores en las diferentes
etapas del proceso.
o Coordinar, con las entidades y organismos líderes de cada uno
de los subsistemas, la elaboración y expedición de directrices,
metodologías e instrumentos que orienten la construcción del
Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos
distritales.
o Concertar un cronograma de actividades con los líderes de cada
subsistema y hacer seguimiento a su cumplimiento.
o Implementar y actualizar un Observatorio del Modelo de Sistema
Integrado de Gestión como mecanismo de conceptualización,
aprendizaje y de fomento de las buenas prácticas en los
diferentes subsistemas.
o Coordinar el acompañamiento, asesoría y asistencia técnica a las
entidades y organismos distritales que lo requieran durante la
estructuración e implementación de su respectivo Sistema
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Integrado de Gestión a través de las entidades y organismos
líderes de cada uno de los subsistemas.
o Establecer las políticas y lineamientos generales, de acuerdo con
sus competencias, del Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)
y el Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información
(SGSI), así como el Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivo (SIGA).
• El(la) secretario(a) distrital de Ambiente liderará la articulación al
Sistema Integrado de Gestión del Subsistema de Gestión Ambiental
(SGA).
• El(la) secretario(a) distrital de Salud liderará la articulación al Sistema
Integrado de Gestión del Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional
(S&SO).
• El(la) secretario(a) distrital de Planeación liderará la articulación al
Sistema Integrado de Gestión del Subsistema de Responsabilidad
Social (SRS).
• La Veeduría Distrital participará directamente en el proceso y liderará el
Subsistema de Control Interno (SCI), de conformidad con lo estipulado
en el artículo 7º del Decreto 387 de 2004, sin que esto implique
limitación alguna del ejercicio de su función como ente de control
preventivo.
En cada una de las entidades y organismos distritales, las responsabilidades
serán asignadas de acuerdo con las políticas que estos definan y con los
lineamientos establecidos al respecto en la presenta norma.
Las entidades mencionadas anteriormente tendrán las siguientes funciones, sin
perjuicio de otras contempladas en normas específicas:
• Definir los elementos básicos del subsistema de su competencia, que
deben ser involucrados en el Sistema Integrado de Gestión en cada una de
las entidades y organismos distritales.
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• Brindar acompañamiento a las entidades y organismos distritales en la
estructuración del Sistema Integrado de Gestión, en lo referente al
subsistema de su competencia, de manera armónica con la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor-Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y
las demás entidades líderes de subsistemas.
• Participar en la construcción de instrumentos y programas que deban ser
incluidos en el subsistema componente de su competencia.
• Participar en la consolidación del Sistema Integrado de Gestión para el Distrito Capital.
1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS Esta norma ha sido estructurada con base en los siguientes referentes normativos:
a. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009,
adoptada mediante Decreto 4485 del 2009.
b. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado
mediante Decreto 1599 del 2005.
c. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004. Sistema de Gestión
Ambiental. Requisitos con Orientación para su Uso.
d. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007. Sistema de
Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos.
e. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 27001:2006. Tecnología de la
Información. Técnica de Seguridad. Sistemas de Gestión de la
Seguridad de la Información (SGSI). Requisitos.
f. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 15489-1. Información y
Documentación. Gestión de Documentos. Parte 1. Generalidades.
g. Gestión del Riesgo ―Principios y Directrices— UNE: ISO 31000:2010.
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h. Sistema de Gestión Documental y Archivo, adoptado mediante Decreto
514 del 2006.
i. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestión
de la Calidad. Requisitos.
j. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 26000. Guía de Responsabilidad
Social.
k. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011: 2002. Directrices para la
auditoría de los Sistema de la Calidad y/o Ambiente.
l. Social Accountability 8000 (SA 8000:2007). Norma de Responsabilidad
Social.
m. Guía Técnica Colombiana GTC -180. Responsabilidad Social.
n. Publicly Available Specification PAS 99:2006.
o. Norma Española UNE 66177:2005. Sistemas de Gestión – Guía para la
integración de los sistemas de gestión.
p. Ley 489 de 1198, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las
disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la
Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
q. Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos.
1.5 REFERENCIAS METODOLÓGICAS Uno de los propósitos de la presente norma es la recopilación y aplicación de
documentos y metodologías elaborados por las entidades y organismos distritales
que pueden ser utilizados para la implementación de los requisitos aquí
establecidos. Para tal fin se indican los nombres de dichos documentos, los cuales
se pueden consultar en las siguientes páginas:
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NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA
Guía ejerciendo la coherencia institucional, elaborada por la Secretaría General
de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Numeral que aplica en la NTD 4.1
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA
Guía de planificación estratégica de la calidad en las entidades distritales,
elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Numerales que aplican en la NTD 4.1 / 4.2.1 / 4.2.4
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA
Guía para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) con
enfoque sistémico, elaborada por la Veeduría Distrital.
Numerales que aplican en la NTD 4.1 / 4.2.1
Dirección electrónica de consulta
www.veeduriadistrital.gov.co
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA
Guía de planificación operativa de la calidad, elaborada por la Secretaría General
de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Numeral que aplica en la NTD 4.2.3
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad
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pág. 22
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA
Guía distrital de procesos y procedimientos, elaborada por la Secretaría General
de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Numerales que aplican en la NTD 4.2.1 / 5.1
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA
Guía de exclusiones NTCGP 1000:2004 para las entidades del Distrito Capital,
elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Numeral que aplica en la NTD 4.2.4
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA
Guía práctica para la elaboración del Cuadro de Mando Integrado, elaborada por
la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Numeral que aplica en la NTD 4.2.6
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Estudios de tiempos y modelos matemáticos para la toma de decisiones en las entidades del Distrito Capital, elaborado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.
Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad
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pág. 23
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos,
procedimientos y trámites, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor
de Bogotá, D.C., y el Departamento Administrativo de la Función Pública.
Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad www.dafp.gov.co
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Armonización Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 – Sistema de Gestión de
la Calidad NTCGP 1000:2004, elaborado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá, D.C. y el Departamento Administrativo de la Función Pública.
Numeral que aplica en la NTD 7.1
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad www.dafp.gov.co
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA
Guía de Auditoría Integral al Sistema de Gestión, elaborada por la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y la Veeduría Distrital.
Numeral que aplica en la NTD 6.3
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad www.veeduriadistrital.gov.co
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2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES
2.1 OBJETO
Esta norma especifica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de
Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, y se constituye en una
herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en
términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI),
Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información
(SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS)
y la Gestión Ambiental (SGA).
2.2 APLICACIÓN Los requisitos de esta norma son genéricos con el fin de que sean aplicables a
todas las entidades y organismos distritales, sin importar su tipo, tamaño, producto
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA
Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación, elaborada por el
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Numeral que aplica en la NTD 4.2.5
Dirección electrónica de consulta
www.dafp.gov.co
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA
Guía práctica para la operativización y sostenibilidad del Sistema de Control
Interno, elaborada por la Veeduría Distrital.
Numeral que aplica en la NTD 7.1
Dirección electrónica de consulta
www.veeduriadistrital.gov.co
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o servicio suministrados, tanto en los procesos como en cada uno de los
elementos de operación.
Todos los requisitos de esta norma deben ser aplicados en conjunto con las
disposiciones legales propias de la naturaleza de cada entidad y organismo
distrital. Así mismo, deben ser armonizados con los lineamientos específicos de
cada uno de los subsistemas que la conforman.
NOTA. Los numerales 1, 2 y 3 de la presente norma son de carácter introductorio,
los requisitos de obligatorio cumplimiento se desarrollan en los numerales 4, 5, 6 y
7.
2.3 EXCLUSIONES
La presente norma no presenta ningún tipo de exclusión. Dentro del Sistema
Integrado de Gestión las exclusiones serán consistentes con las normas técnicas
de referencia de cada uno de los subsistemas.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1 DEFINICIONES
Las definiciones desarrolladas en esta norma son complementarias de las
establecidas específicamente en cada uno de los subsistemas constitutivos del
Sistema Integrado de Gestión:
• COHERENCIA INSTITUCIONAL: se concibe como la alineación de todos
los elementos estratégicos de las entidades y organismos distritales con
el propósito de lograr una administración armónica.
• CONTROLES OPERACIONALES: entiéndase como el conjunto de
acciones y actividades que son implementadas en la operación de la
entidad y organismo distrital y que tiene como finalidad asegurar la
conformidad de la gestión para garantizar el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
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• COMISIONES INTERSECTORIALES: son instancias de coordinación de
la gestión distrital, creadas por el alcalde o alcaldesa mayor, cuya
atribución principal es orientar la ejecución de funciones y la prestación
de servicios que comprometan organismos o entidades que pertenezcan
a diferentes sectores administrativos de coordinación. Estas comisiones
podrán tener carácter permanente o temporal.
• COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN: es la forma como se constata
y se evidencia que el representante legal de la entidad y organismo
distrital, así como los niveles directivo y asesor se han convertido con sus
acciones en agentes de transformación positiva institucional.
• CORTO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo
menor a un año.
• DESARROLLO SOSTENIBLE: se considera como tal al que asegura las
necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las futuras
generaciones para enfrentarse a sus propias necesidades1.
• ENFOQUE: se refiere a las directrices, métodos y procesos que la
institución utiliza para ejecutar y lograr el propósito que le es propio.
• GESTIÓN CIUDADANA: es el ejercicio del derecho a la participación
mediante procesos de gestión que posibilitan la intervención autónoma
de los ciudadanos y las ciudadanas en las fases de toma de decisiones
administrativas. Su incidencia es favorable en las entidades y organismos
distritales para la construcción de lo público.
• IMPLEMENTACIÓN: se refiere a la aplicación del enfoque, su alcance y
extensión.
• LARGO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo
mayor a cuatro años.
1 Esta definición se basa en la que planteó la Comisión Mundial sobre Ambiente y Desarrollo.
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• MAPA DE PROCESOS: se define como la representación gráfica de los
procesos y la operación de las entidades y organismos distritales. Estos
diagramas se clasifican habitualmente en estratégicos o gerenciales,
misionales o primarios, de apoyo o soporte, y evaluación o control.
• MEDIANO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo
comprendido entre 1 y 4 años.
• MOMENTO DE VERDAD: entiéndase como el tiempo durante el cual se
tiene contacto directo con los usuarios y el bien o servicio es prestado
por parte de la entidad y organismo distrital.
• ORGANISMO DISTRITAL: se concibe como tal todas las instituciones
pertenecientes al nivel central que no tienen personalidad jurídica propia,
es decir, no existe una diferente al Distrito Capital. En esta categoría se
encuentran las Secretarías, los Departamentos Administrativos y la
Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos.
• PARTES INTERESADAS: conjunto de actores diferentes a los usuarios
que tienen algún tipo de participación directa o indirecta en la operación y
prestación de los bienes y servicios por parte de las entidades y
organismos distritales.
• PLANEACIÓN: es el establecimiento por parte de la alta gerencia de los
lineamientos que deben seguir las entidades y organismos distritales
para alcanzar su quehacer institucional. En otras palabras, se puede
considerar como el marco de referencia y camino a seguir, la filosofía
que inspira la gestión.
• PLANIFICACIÓN: consiste en las acciones que se desarrollan para
seguir de manera sistemática y ordenada los lineamientos establecidos
por la planeación.
• PLANIFICACIÓN OPERATIVA: es el conjunto de acciones establecidas y
desarrolladas para obtener bienes y servicios de acuerdo con los
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elementos establecidos en la planeación y que satisfacen las
necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas.
• RESULTADOS: hacen referencia al cumplimiento de los objetivos
planteados.
• RESPONSABILIDAD SOCIAL: modelo de gestión que adoptan
voluntariamente las organizaciones con el objetivo de llevar los
propósitos de una entidad más allá de lo que establecen las leyes y
normatividad vigente en términos de impactos para los usuarios y otras
partes interesadas.
• RIESGOS ESTRATÉGICOS: son aquellos que se asocian con toda
posibilidad de que suceda algo relacionado con el cumplimiento de los
objetivos estratégicos, la continuidad del negocio, la sostenibilidad y
subsistencia de la entidad y organismo distrital en el corto, mediano y
largo plazo.
• RIESGOS OPERATIVOS: son aquellos relacionados con la parte técnica
que provienen de la operación cotidiana y específica de cada proceso.
Dentro de ellos se pueden encontrar deficiencias en los sistemas de
información, insuficiencias en la comunicación o desarticulación en el
modelo de operación, lo cual conduce a ineficiencias, corrupción e
incumplimiento de los objetivos institucionales.
• RIESGOS FINANCIEROS: son aquellos que representen un daño
económico a la entidad y organismo distrital y/o un detrimento
patrimonial. Pueden estar relacionados con temas tales como la
ejecución presupuestal, pagos, ineficiencias operacionales o manejo de
excedentes y bienes.
• RIESGOS NORMATIVOS: son aquellos que se relacionan tanto con los
daños generados por la violación de una prescripción u obligación legal,
incumplimientos a políticas internas, como con la volatilidad normativa.
Dentro de este tipo se pueden agrupar los incumplimientos a
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obligaciones tributarias, a tiempos en la presentación de estados
financieros a solicitudes de información y demás incumplimientos legales
aplicables.
• RIESGOS TECNOLÓGICOS: son aquellos que tienen que ver con la
capacidad de la entidad y organismo para que la tecnología disponible
satisfaga sus necesidades actuales y futuras en aras de garantizar el
cumplimiento de su misión y objetivos institucionales.
• RIESGOS DE CONOCIMIENTO: son aquellos que se relacionan con el
daño generado por la pérdida de conocimiento e información vital para el
desarrollo de las actividades de la entidad y organismo distrital. En esta
clasificación se encuentran los riesgos en los activos y la seguridad de la
información.
• RIESGOS AMBIENTALES Y DE SALUD OCUPACIONAL: son aquellos
generados por la exposición a factores internos y externos que afectan el
medio ambiente de la entidad y organismo distrital (la contaminación,
ambientes poco saludables, malos hábitos) inherentes a las actividades
que desarrolla en cada proceso.
• SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: es el conjunto de orientaciones,
procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados
en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que
busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.
Tal sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:
o Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).
o Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
o Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
o Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
o Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
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o Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
o Subsistema de Control Interno (SCI).
• SOSTENIBILIDAD: es la condición característica del Sistema Integrado
de Gestión que posibilita su continuidad y el mantenimiento de la gestión
institucional independientemente de los cambios de administración y del
entorno.
• USUARIO: se entiende como la instancia final que se beneficia de la
prestación de un bien o servicio suministrado por las entidades y
organismos distritales.
3.2 ABREVIATURAS
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo.
SGC: Subsistema de Gestión de la Calidad.
SIGA: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo.
SGSI: Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información.
S&SO: Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional.
SRS: Subsistema de Responsabilidad Social.
SGA: Subsistema de Gestión Ambiental.
SCI: Subsistema de Control Interno.
4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES
El planear del Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos
distritales debe estar conformado por la Planeación institucional, la Planificación
del Sistema Integrado de Gestión de las entidades y organismos distritales, el
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compromiso de la alta dirección institucional y la Responsabilidad del Sistema
Integrado de Gestión.
4.1 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones para llevar a cabo su planeación institucional:
a. Todos los elementos de la planeación estratégica de la entidad y
organismo distrital deben tomar como referente principal el Plan de
Desarrollo vigente.
b. Se debe definir y documentar una plataforma estratégica que incluya:
1) Una misión, la cual debe estar alineada con las funciones
asignadas a la entidad y organismo distrital, así como con el Plan
de Desarrollo.
2) Una visión, la cual debe indicar hacia dónde se dirige la entidad y
organismo distrital, y el plazo en el que se lograrán las metas
propuestas.
3) Los objetivos estratégicos, los cuales deben establecer los logros
que la entidad y organismo distrital desea alcanzar en un plazo
determinado. Deben guardar coherencia con la misión y la visión.
4) Una política del Sistema Integrado de Gestión.
5) Los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
c. Formular objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo, así
como las metas y las estrategias para cumplirlos.
d. Estructurar una política del Sistema Integrado de Gestión que se
encuentre constituida como mínimo por las siguientes directrices:
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1) La operación interna de la entidad y organismo distrital.
2) La prestación de bienes y servicios.
3) La atención y servicio al usuario.
4) La mitigación de los impactos ambientales significativos.
5) La coherencia con los principios de la Seguridad de la
Información y la Gestión Documental.
6) El cumplimiento de los requisitos legales aplicables relacionados
con el Sistema Integrado de Gestión.
7) Un compromiso de mejorar continuamente.
8) La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
e. Al establecer la política del Sistema Integrado de Gestión y definir sus
directrices, se deben identificar las necesidades y expectativas, así
como los problemas en la prestación del servicio, a través de las quejas
y reclamos de los usuarios y de su interacción con las partes
interesadas.
f. La política del Sistema Integrado de Gestión debe proporcionar las
pautas de referencia para definir los objetivos y metas del Sistema
Integrado de Gestión.
g. Los objetivos del Sistema Integrado de Gestión deben estar alineados
con sus objetivos estratégicos y ser coherentes con las directrices de su
política.
h. Dentro de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión se debe
considerar como mínimo uno o varios relacionados con:
1) La calidad.
2) La seguridad y salud ocupacional.
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3) La gestión ambiental.
4) La responsabilidad social.
5) La gestión documental.
6) La seguridad de la información.
7) Control interno.
i. Para establecer los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y definir
sus directrices se deben identificar las necesidades y expectativas de
los usuarios, así como los problemas en la prestación del servicio, a
través de las quejas y reclamos de las y los servidores públicos, los
usuarios y de su interacción con las partes interesadas.
j. Los elementos establecidos dentro de la plataforma estratégica deben
ser formalizados y adoptados mediante acto administrativo del
representante legal.
k. Los elementos definidos dentro de la plataforma estratégica deben ser
comunicados y se debe asegurar que los elementos constitutivos de la
plataforma estratégica institucional son entendidos por los funcionarios
y las partes interesadas.
l. Estructurar un plan gerencial del Sistema Integrado de Gestión tomando
como referente la política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
m. Realizar ejercicios de coherencia institucional entre la misión, visión,
objetivos estratégicos y demás elementos establecidos en la plataforma
estratégica.
n. La misión, la visión, los objetivos estratégicos y la plataforma
estratégica deben ser revisados periódicamente de acuerdo con las
necesidades presentadas.
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o. La planeación institucional se debe reflejar en un documento de fácil
acceso y consulta que presente de manera coherente las directrices
estratégicas de la institución y su despliegue a las diferentes instancias
que la conforman.
p. Definir la metodología de revisión y seguimiento al cumplimiento de las
metas y los objetivos del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con
la periodicidad establecida, para determinar su adecuación y
pertinencia.
q. Conservar los registros del análisis de la revisión y seguimiento de los
objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
NOTA 1: Es necesario que la entidad y organismo distrital considere en la
formulación de la misión, visión y objetivos estratégicos lo siguiente: quiénes son
los usuarios o clientes del servicio que se presta, cuáles son sus principales
productos o servicios, sus creencias y valores fundamentales, así como el interés
o enfoque de responsabilidad social y ambiental.
NOTA 2: En la estructuración de la visión es fundamental establecer el escenario
de tiempo en el cual se pretende el cumplimiento de los objetivos y las metas
propuestos por la entidad y organismo distrital, de tal manera que se convierte en
el mecanismo por excelencia de continuidad de las buenas prácticas
institucionales.
NOTA 3: Para determinar si la misión y los objetivos cubren la totalidad de las
funciones asignadas legalmente a la entidad y organismo distrital, así como para
verificar el cumplimiento de sus competencias, es necesario efectuar un ejercicio
que permita cruzar tales funciones con los elementos de la misión y los objetivos.
NOTA 4: Con el propósito de lograr una alineación integral de la planeación
institucional con los funcionarios de la entidad y organismo distrital se recomienda
llevar a cabo programas de bienestar orientados a establecer planes estratégicos
de vida de los servidores.
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NOTA 5: Para que un objetivo pueda ser comparado en cuanto tal, es necesario
que tenga cuatro características fundamentales, las cuales han sido denominadas
MERA: Medible, Específico, Realizable y Acotado en el tiempo.
4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES
La planificación del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y organismo
distrital debe tener en cuenta los siguientes componentes: Planificación de los
procesos, Planificación de la gestión del riesgo, Planificación operativa del
Sistema Integrado de Gestión, Planificación documental del Sistema Integrado de
Gestión, Planificación de recursos, la Planificación de la medición y el seguimiento
y Planificación de la comunicación y la participación.
4.2.1. PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
La planificación de los procesos en las entidades y organismos distritales debe
tener en cuenta las siguientes consideraciones:
a. Definir el alcance del Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta
las funciones asignadas, los procesos, los bienes y servicios ofrecidos,
así como las necesidades y expectativas de los grupos de interés.
b. Identificar y establecer los procesos necesarios del Sistema Integrado
de Gestión y la aplicación de cada uno en la organización.
c. Representar los procesos en un mapa de procesos o diagrama de
procesos y clasificarlos de acuerdo con su naturaleza.
d. Describir los procesos identificados en una caracterización o ficha de
procesos, la cual debe contener o referenciar como mínimo:
1) El propósito del proceso.
2) El alcance del proceso.
3) El líder del proceso.
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4) Participantes en el proceso.
5) Las entradas.
6) Las salidas.
7) Los proveedores.
8) Los usuarios.
9) Las políticas de operación.
10) La relación o referencia del mapa de riesgos.
11) La relación o referencia de los activos de información del
proceso.
12) La relación o referencia de los documentos asociados al proceso.
13) La relación o referencia de los registros asociados al proceso.
14) Los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del
proceso.
15) La descripción de las actividades de monitoreo y seguimiento del
proceso.
16) Los trámites relacionados con los procesos misionales en los
casos en que aplique.
17) Referencia del normograma asociado al proceso.
e. La entidad y organismo distrital debe implementar un método para
comunicar y lograr el entendimiento del mapa o diagrama de procesos y
su respectiva descripción en todos los niveles de la entidad.
NOTA 1: Se sugiere que los procesos se clasifiquen en estratégicos, misionales,
apoyo y evaluación o sus equivalentes, de acuerdo con las necesidades y
orientaciones de la entidad y el organismo distrital.
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NOTA 2: En la comunicación y socialización del mapa o diagrama de procesos es
fundamental la participación activa del representante legal de la entidad y
organismo distrital.
NOTA 3: Es fundamental que los registros relacionados en las
caracterizaciones o fichas de los procesos se encuentren en consonancia con
los inscritos en la tabla de retención documental, ya que un registro en el
Sistema Integrado de Gestión, una vez diligenciado, se convierte en un
documento archivístico.
4.2.2 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO
La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta los elementos que se
presentan a continuación para la planificación de la gestión del riesgo en el
Sistema Integrado de Gestión:
a. El Comité del Sistema Integrado de Gestión debe formular una política
de administración del riesgo, la cual se implementará a través de una
metodología que contenga como mínimo los siguientes aspectos:
1) Los objetivos que se espera cumplir.
2) Las estrategias para establecer cómo se va a desarrollar la
política de administración del riesgo a largo, mediano y corto
plazo.
3) Los riesgos que se van a controlar.
4) Las acciones a desarrollar teniendo en cuenta el tiempo, los
recursos, los responsables y el talento humano requerido.
5) El seguimiento y evolución a la implementación y efectividad de
las políticas.
b. Identificar y valorar los riesgos laborales asociados con cada una de las
actividades descritas en los procesos y con la prestación y elaboración
de los bienes y servicios.
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c. Identificar los aspectos y valorar los impactos ambientales asociados
con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la
prestación y elaboración de los bienes y servicios.
d. Identificar y evaluar los riesgos en los activos, la seguridad de la
información y la gestión documental asociados con cada una de las
actividades descritas en los procesos y con la prestación y elaboración
de los bienes y servicios.
e. Elaborar un panorama de riesgos en el que se relacionen las
actividades de los procesos, los peligros, la valoración de los riesgos y
los controles aplicables a dichos riesgos.
f. Identificar y tratar los aspectos e impactos ambientales que afecten su
operación.
g. Estructurar un mapa de los riesgos asociados con los procesos y con la
gestión institucional. El mapa debe involucrar riesgos de tipo:
1) Estratégico.
2) Operativo.
3) Financiero.
4) Normativo.
5) Tecnológico.
6) Conocimiento.
7) Ambiental y de salud ocupacional.
h. Los líderes de los procesos identificados deben monitorear
periódicamente su(s) respectivo(s) mapa(s) de riesgo(s) con el objetivo
de garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad de las acciones
propuestas para su tratamiento.
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i. Las oficinas de control interno o quien haga sus veces en la entidad y
organismo distrital deben hacer seguimiento a la implementación de la
política de administración de riesgos y a la eficiencia, eficacia y
efectividad de las acciones propuestas con el fin de plantear mejoras.
NOTA: Para la implementación de este numeral existe gran cantidad de
metodologías, entre ellas la establecida por el Departamento Administrativo de la
Función Pública. No obstante esta es optativa, es necesario dar cumplimiento a
los cinco elementos de control que el MECI tiene en este tema.
4.2.3 PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La entidad y organismo distrital debe atender las siguientes consideraciones para
la planificación operativa del Sistema Integrado de Gestión:
a. Establecer y documentar un procedimiento para la planificación
operativa.
b. Identificar las características asociadas que deben ser incorporadas en
la estructuración del bien o servicio que presta la entidad y el organismo
distrital a sus usuarios, acorde con las funciones asignadas.
c. Establecer la secuencia e interacción de los procesos gerenciales,
apoyo y evaluación, frente a los procesos misionales, para lo cual debe
establecer criterios mínimos de aceptación de los insumos
suministrados y su impacto en la prestación de los bienes y servicios.
d. Estructurar un normograma de carácter informativo y explicativo que
permita dilucidar todas las disposiciones de carácter legal que le
atañen.
e. Establecer un procedimiento documentado para la construcción del
normograma.
f. Establecer una caracterización del bien o servicio.
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g. Establecer un portafolio de bienes y servicios en el que se describan
como mínimo: el enfoque de las necesidades de los usuarios, el
propósito de la entidad, los servicios ofrecidos y los procesos de los
servicios que se prestan.
NOTA 1: Las características asociadas a los bienes y servicios responden a las
necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas.
NOTA 2: El portafolio de bienes y servicios constituye la materialización de la
caracterización de bienes y servicios, por lo cual es fundamental que su
construcción se desprenda de este instrumento.
4.2.4 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones para la planificación documental del Sistema Integrado de
Gestión:
a. Contar con un manual del Sistema Integrado de Gestión que contenga
como mínimo:
1) El alcance del Sistema Integrado de Gestión.
2) El mapa de procesos.
3) La relación o referencia de las caracterizaciones de procesos.
4) La política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
5) La referencia de los planes estratégicos y operativos asociados
con el alcance del Sistema Integrado de Gestión.
6) La referencia de los procedimientos, tanto los obligatorios del
Sistema Integrado de Gestión como los específicos de la
operación interna.
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7) Los requisitos puntuales propios de cada uno de los
subsistemas.
b. Incluir los manuales, planes, programas, procedimientos, instructivos,
caracterizaciones, registros y todos los documentos que contengan
información de los procesos y actividades enmarcadas en el alcance del
Sistema Integrado de Gestión definido para la institución.
c. Establecer y documentar un procedimiento de gestión documental del
Sistema Integrado de Gestión que establezca como mínimo:
1) Producción.
2) Recepción.
3) Distribución.
4) Trámite.
5) Organización.
6) Consulta.
7) Conservación.
8) Disposición final.
d. Mantener un listado maestro de los documentos del Sistema Integrado
de Gestión.
e. Mantener un listado maestro de los registros del Sistema Integrado de
Gestión.
f. Definir un sistema de gestión de unidades de información que
contemple los archivos de gestión central y de cualquier otro nivel de
archivo; la unidad de correspondencia; la biblioteca, centros de
documentación y cualquiera otra unidad de información que apoye el
cumplimiento de la misión institucional.
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NOTA 1: Si la entidad y organismo distrital lo considera, podrá estructurar un solo
listado maestro que contemple tanto los documentos como los registros. En todo
caso es necesario que documentos y registros se encuentren en consonancia con
la tabla de retención documental.
NOTA 2: Los listados maestros de documentos y el de registro podrán estar
definidos en bases de datos, en sistemas de información o medios electrónicos.
NOTA 3: Es necesario que dentro del listado maestro de documentos se
incorporen aquellos de origen externo.
NOTA 4: Para que el Sistema Integrado de Gestión sea coherente con los
subsistemas de Gestión Ambiental, Seguridad de la Información, y Gestión
Documental y Archivo, es fundamental la adopción de la cultura del cero papel,
para lo cual es necesario habilitar en la página intranet la consulta y trámite de
documentos. Asimismo, se sugiere explorar y formalizar en lo posible la firma
electrónica para las transacciones documentales en el interior de la entidad y
organismo distrital.
4.2.5 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS
La planificación de recursos en el Sistema Integrado de Gestión debe incorporar
como elementos constituyentes la Infraestructura y el Talento humano.
4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA
La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de infraestructura
física, equipos, software y mobiliario. Este ejercicio debe incluir:
a. Las disposiciones requeridas como resultado de la valoración de los
riesgos laborales.
b. Las disposiciones requeridas como resultado de la valoración de los
aspectos ambientales.
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c. Las disposiciones requeridas como resultado de la identificación de los
riesgos informáticos y de seguridad de la información de la institución.
d. Las disposiciones requeridas para el manejo de la gestión documental
de la institución.
e. Las disposiciones requeridas como resultado de las necesidades para
la prestación del servicio.
4.2.5.2 TALENTO HUMANO
La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de personal, así
como las acciones para su fortalecimiento, para lo cual debe:
a. Establecer un código de ética institucional, el cual debe ser estructurado
con la participación de las servidoras públicas y los servidores públicos,
los usuarios y las partes interesadas.
b. Identificar y documentar las necesidades de talento humano para la
operación del Sistema Integrado de Gestión y la operación de la
institución.
c. Determinar los niveles de responsabilidad y autoridad, así como su
posición jerárquica en la organización frente al Sistema Integrado de
Gestión.
d. Definir y documentar las competencias laborales funcionales de los
servidores públicos teniendo en cuenta aspectos relacionados con la
calidad, el ambiente, la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad
de la información, la gestión documental y la responsabilidad social.
e. Establecer un compromiso con el desarrollo de las competencias,
habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público frente al Sistema
Integrado de Gestión.
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f. Crear e implementar planes de capacitación orientados a fortalecer el
desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos
institucionales y el progreso de la capacidad laboral de los empleados,
individual y grupalmente, para conseguir los resultados y metas
institucionales establecidos en la entidad y organismo distrital.
g. Establecer un programa de inducción y reinducción enfocado en la
operación de la entidad y organismo distrital.
h. Establecer un programa de bienestar dirigido a elevar los niveles de
pertenencia, participación y desarrollo integral de los servidores, así
como a mejorar el clima organizacional.
i. Establecer un ambiente de trabajo que promueva el desarrollo del
desempeño laboral.
j. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de capacitación.
k. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de bienestar.
l. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de inducción y
reinducción.
m. Valorar los beneficios obtenidos de la adecuación del ambiente de
trabajo.
NOTA 1: Para determinar las necesidades de personal del Sistema Integrado de
Gestión y de la operación de la entidad y organismo distrital es fundamental hacer
ejercicios de cargas de trabajo, lo cual demanda insumos como la identificación de
los tiempos en el desarrollo de las actividades de los procedimientos, así como del
volumen de trabajo.
NOTA 2: Para determinar las necesidades de capacitación y formación es
necesario que la entidad y organismo distrital considere como insumos los
estudios de clima laboral, los resultados de las investigaciones de accidentes, las
quejas y reclamos de los usuarios del servicio, los resultados de auditorías
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internas, la encuesta de necesidades de capacitación, los informes de organismos
de control, el análisis de indicadores de gestión, los resultados de procesos
disciplinarios, la identificación de riesgos laborales y los aspectos ambientales de
los procesos.
NOTA 3: Los programas de inducción y reinducción no son solamente
informativos, sino también formativos, por lo cual es necesario plantear
alternativas en su desarrollo que permitan una verdadera adaptación del servidor a
su puesto de trabajo.
4.2.6 PLANIFICACIÓN DE LA MEDICIÓN Y EL SEGUIMIENTO
La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones para la planificación de la medición y el seguimiento:
a. Estructurar un sistema de medición y seguimiento basado en múltiples
fuentes y mecanismos.
b. El sistema de medición y seguimiento debe permitir valorar el
desempeño del Sistema Integrado de Gestión en términos de:
1) La operación interna de la entidad y organismo distrital.
2) El compromiso de la alta dirección.
3) La prestación de bienes y servicios.
4) La atención y servicio al usuario.
5) La mitigación de los impactos ambientales significativos.
6) Los principios de la seguridad de la información y la gestión
documental.
7) El cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la
institución relacionada con el Sistema Integrado de Gestión.
8) El compromiso de mejorar continuamente.
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9) El desempeño de la responsabilidad social institucional.
10) La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
c. Estructurar un sistema de medición y seguimiento del Sistema
Integrado de Gestión que permita la valoración de la eficiencia, eficacia
y efectividad institucional.
d. Estructurar un manual de indicadores.
e. Estructurar un cuadro de mando integrado.
f. Publicar en su página web los resultados y la evaluación de los
indicadores de gestión definidos.
NOTA 1: Pueden ser considerados como fuentes de medición y seguimiento los
indicadores de gestión, las auditorías internas, las quejas, los reclamos, las
sugerencias y las felicitaciones, encuestas de percepción y satisfacción,
cronogramas de trabajo, planes, programas, entre otros.
NOTA 2: La expresión “manual de indicadores” está dada por el parágrafo del
artículo 48 de la Ley 190 de 1995. No obstante, este podrá tener otras
denominaciones.
NOTA 3: La expresión “cuadro de mando integrado” recibe entre otras
denominaciones las de “tablero de control de gestión” y “balanced score card”.
4.2.7 PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA PARTICIPACIÓN
La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de comunicación
de carácter organizacional y externo relacionadas con el Sistema Integrado de
Gestión, para lo cual debe cumplir con las siguientes consideraciones:
a. Establecer, implementar y mantener una metodología o medios
efectivos para:
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1) Asegurar que la alta dirección se comunica con los diferentes
niveles de la organización de manera efectiva.
2) Desarrollar la comunicación interna entre los diferentes niveles,
funciones y procesos de la institución asociados con el Sistema
Integrado de Gestión.
3) Diseñar e implementar mecanismos de recepción, registro y
respuesta de las comunicaciones y consultas de los usuarios y las
partes interesadas.
4) Definir mecanismos de información de alto impacto a las partes
interesadas sobre la gestión de la entidad y organismo distrital.
b. Estructurar un plan de comunicaciones que contenga como mínimo:
1) El compromiso de la alta dirección frente a la comunicación interna
y externa de la organización.
2) La descripción de la población objetivo de la comunicación.
3) La identificación de las personas que deben comunicarse.
4) La información que debe ser comunicada.
5) El(la) o los(las) responsable(s) de las instancias de comunicación.
6) El medio de comunicación.
7) La frecuencia de la comunicación.
8) Los documentos y registros necesarios que evidencien la
comunicación.
c. Documentar un procedimiento de participación ciudadana.
d. Incorporar los resultados de la participación ciudadana en sus procesos
estratégicos, misionales, apoyo y evaluación.
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4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN INSTITUCIONAL
Los compromisos de la alta dirección institucional de la entidad y organismo
distrital deben estar guiados por las siguientes consideraciones:
a. El representante legal debe ser el responsable del diseño,
implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
b. El compromiso de la alta dirección se debe evidenciar en aspectos
como:
1) La aprobación y revisión de la planeación institucional de la
entidad y organismo distrital.
2) La aprobación y revisión de la política y los objetivos del
Sistema Integrado de Gestión.
3) La aprobación, orientación y revisión de los planes de
mejoramiento institucional, así como en su participación activa
en el proceso.
c. La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo
directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de
Gestión y con independencia de otras responsabilidades que le sean
asignadas.
d. La alta dirección debe realizar revisiones periódicas del Sistema
Integrado de Gestión, como mínimo dos veces al año.
e. La alta dirección debe proveer los recursos necesarios para el
adecuado funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión.
f. La información de entrada para la revisión que hace la alta dirección del
Sistema Integrado de Gestión debe incluir:
1) Los resultados de la gestión de los riesgos del Sistema Integrado
de Gestión.
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2) La retroalimentación de los usuarios y las partes interesadas
sobre el Sistema Integrado de Gestión.
3) El desempeño de los procesos y la conformidad del producto.
4) El desempeño ambiental.
5) El desempeño de la seguridad y salud ocupacional.
6) El desempeño de la seguridad de la información.
7) El desempeño de la responsabilidad social.
8) El estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
9) Las acciones de seguimiento de las revisiones desarrolladas por
la dirección.
10) Los cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de
Gestión.
11) Los resultados de las auditorías del Sistema Integrado de
Gestión.
12) Las recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de
Gestión.
g. Los resultados de la revisión que hace la alta dirección de la eficiencia,
eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión deben permitir
emprender acciones relacionadas con:
1) El mejoramiento de la eficiencia del Sistema Integrado de Gestión.
2) El mejoramiento de la eficacia del Sistema Integrado de Gestión.
3) El mejoramiento de la efectividad del Sistema Integrado de
Gestión.
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4) El mejoramiento en la prestación de los bienes y servicios
suministrados a los usuarios.
4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión debe contemplar los
aspectos que se enuncian a continuación:
a. Para dirigir y administrar el Sistema Integrado de Gestión, la entidad y
organismo distrital debe contar con:
1) Un representante de la alta dirección que coordine todas las
acciones relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión.
2) Un comité del Sistema Integrado de Gestión, el cual debe estar
conformado por las y los servidores públicos de primer nivel que
faciliten la toma de decisiones.
3) Un grupo operativo, que debe estar integrado por representantes
de las diferentes dependencias y de cada uno de los subsistemas
que conforman el Sistema Integrado de Gestión.
b. La entidad y organismo distrital debe involucrar en los acuerdos de
gestión de los directivos el compromiso y la obligación frente a la
eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión.
NOTA 1: Cuando lo consideren, la entidad y organismo distrital podrá designar un
representante de la alta dirección por cada uno de los subsistemas del Sistema
Integrado de Gestión, es decir, la calidad, el control interno, la gestión ambiental,
la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la información, la
responsabilidad social y la gestión documental, quienes serán coordinados por el
representante de la alta dirección del Sistema Integrado de Gestión.
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NOTA 2: Es recomendable que el comité del Sistema Integrado de Gestión sea el
mismo que opera en la actualidad en las entidades y organismos distritales para el
Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad.
5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN ENTIDADES y ORGANISMOS DISTRITALES
El hacer del Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital debe
comprender los Procedimientos documentados y registros, los Controles
operacionales, la Prestación del bien o servicio, los Mecanismos de medición, la
Preparación y respuesta ante emergencias, y la Comunicación.
5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Los procedimientos documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestión
en la entidad y organismo distrital deben atender las siguientes consideraciones:
a. Definir los procedimientos necesarios que describan las condiciones de
operación de los procesos relacionados con la prestación de los bienes
y /o servicios, de acuerdo con lo establecido en la planificación
operativa.
b. Documentar los procedimientos necesarios para la operación de la
organización.
c. Adecuar los medios electrónicos internos para la publicación de los
procedimientos y documentos asociados.
d. Cuando sean aplicables, los procedimientos deben incorporar como
mínimo:
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1) Las instrucciones de trabajo requeridas para el desarrollo de las
actividades.
2) El control de los riesgos de seguridad de la información.
3) El control de los riesgos laborales.
4) Los controles de los aspectos ambientales.
5) Las disposiciones de almacenamiento y archivo de conformidad
con lo dispuesto en el Sistema de Gestión Documental y Archivo
(SIGA).
6) La información relativa a las necesidades y expectativas
identificadas de los usuarios.
7) El tiempo empleado en la realización de las actividades
constitutivas.
8) Los tiempos de cada una de las actividades descritas en él.
9) Los responsables por actividad.
10) Los documentos y registros asociados con las actividades
requeridos para su desarrollo.
e. Suministrar los procedimientos documentados a las servidoras públicas
y los servidores públicos como insumo para su inducción y reinducción.
f. Capacitar en metodologías y técnicas para el diseño de procedimientos
a las servidoras públicas y los servidores públicos, así como a los
colaboradores que tienen incidencia directa en su operación.
g. En la elaboración de los procedimientos correspondientes a la
operación de la entidad y organismo distrital se debe contar con la
participación de los funcionarios y las partes interesadas en su diseño.
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h. Para la implementación de un procedimiento, se debe, previamente a la
puesta en marcha, asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad mediante su revisión.
i. Para la implementación de un procedimiento se debe garantizar a
través de su verificación la consistencia entre las características
especificadas en las entradas del procedimiento y sus resultados.
j. Para la implementación de un procedimiento se debe, mediante
examen y validación, presentar la evidencia de que ha cumplido los
requisitos particulares para el uso previsto o requerido por el usuario.
k. El Sistema Integrado de Gestión debe contar como mínimo con los
siguientes procedimientos:
1) El control de los documentos.
2) El control de registros.
3) Las auditorías internas integrales del Sistema Integrado de
Gestión.
4) El reporte y control de no conformes del Sistema Integrado de
Gestión.
5) La aplicación de acciones correctivas.
6) Las acciones preventivas y de mejora.
7) El reporte de accidentes de trabajo.
8) La investigación de accidentes laborales y ambientales.
9) La identificación de peligros y valoración de riesgos.
10) La identificación de aspectos e impactos ambientales.
11) La protección del intercambio de información.
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12) El monitoreo del uso de los medios de procesamiento de
información.
13) Otorgar acceso a los medios de procesamiento de información.
14) La planificación operativa.
15) La construcción y actualización del normograma.
16) La participación ciudadana.
l. Los procedimientos constitutivos del Sistema Integrado de Gestión
deben ser socializados y divulgados a los funcionarios y colaboradores
cuando sean creados, modificados o derogados.
NOTA 1: Es recomendable que los cambios o ajustes realizados a los
procedimientos se analicen y sustenten desde el punto de vista técnico, social,
ambiental, laboral y económicamente, de manera que se establezcan los impactos
reales del cambio.
NOTA 2: Es fundamental evaluar alternativas de publicación y manejo de los
procedimientos, distintas a los documentos en papel, para optimizar recursos
económicos y ser coherentes con una gestión ambiental responsable, así como
para facilitar su disponibilidad y accesibilidad.
NOTA 3: Los procedimientos son documentos que reflejan la realidad institucional,
de manera que los cargos descritos en las actividades corresponderán a los
definidos en las disposiciones de carácter legal sobre la materia.
5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La entidad y organismo distrital debe establecer controles operacionales cuando:
a. Se presta el bien o servicio.
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b. Se generan riesgos en la prestación de los bienes y servicios a los
usuarios.
c. Se identifican aspectos e impactos ambientales significativos de los
procedimientos y los bienes y servicios utilizados por la entidad y
organismo distrital.
d. Se generan riesgos de seguridad industrial y salud ocupacional en las
instalaciones, mercancías, equipos y servicios comprados que le
permiten su operación y el cumplimiento de su misión.
e. Se genera un impacto en la entidad y organismo distrital como
consecuencia de fallas y pérdida de confidencialidad, integridad y
disponibilidad en los activos de información y en la gestión documental.
NOTA: Los riesgos operacionales en la prestación de los bienes y servicios
comprenden también la verificación del cumplimiento de los prestados por
terceros.
5.3 PRESTACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones para la prestación del bien o servicio:
a. La prestación del bien o servicio debe estar acorde con lo establecido
en el numeral 4.2.3 de esta norma técnica
b. Establecer mecanismos para determinar el grado de eficacia de los
momentos de verdad en la prestación del servicio.
c. Las personas que presten el servicio en el momento de verdad deben
recibir de manera permanente capacitación para fortalecer sus
competencias.
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d. Formular un plan de manejo de los riesgos identificados en materia
ocupacional, en la seguridad de la información, en la gestión
documental y en el manejo ambiental. Dicho plan debe contener:
1) Acciones de manejo del riesgo.
2) Responsables de las acciones.
3) Plazos de desarrollo de las acciones y de su correspondiente
seguimiento.
4) Registros.
5) Recursos.
6) Indicadores de seguimiento.
e. Establecer mecanismos para controlar las actividades relacionadas con
la prestación del servicio.
f. El servicio prestado a los usuarios debe cumplir los atributos del
servicio al ciudadano establecidos en el Distrito, a saber:
1) Confiabilidad.
2) Amabilidad.
3) Dignidad.
4) Efectividad.
5) Oportunidad.
6) Formador de ciudadanos y ciudadanas.
g. Verificar el cumplimiento de las condiciones de prestación del servicio
mientras esta tiene lugar.
h. El servicio debe satisfacer las necesidades y expectativas de los
usuarios.
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i. Determinar el(los) tipo(s) de canal(es) necesario(s) para la prestación
de los bienes y servicios teniendo en cuenta la utilización de uno o
varios de los siguientes:
1) Canales presenciales.
2) Canales virtuales.
3) Canales telefónicos.
5.4 MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
La entidad y organismo distrital debe hacer medición y seguimiento a la prestación
de los bienes y servicios, de acuerdo con los mecanismos e instrumentos creados
con tal fin, para establecer la eficiencia, eficacia y efectividad.
5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
La preparación y respuesta ante emergencias en el Sistema Integrado de Gestión
debe desarrollarse de acuerdo con las siguientes consideraciones:
a. Cuando corresponde al nivel interno de la entidad y organismo distrital:
1) La respuesta ante una emergencia debe enfocarse en: la prevención de
las enfermedades, lesiones, impactos y en la minimización de las
consecuencias adversas sobre la salud de los trabajadores y las
trabajadoras independientemente de su forma de vinculación y para
mitigar los impactos ambientales adversos asociados.
2) Establecer su plan interno de respuesta a emergencias y de aquellas
situaciones que puedan tener impactos en el ambiente. Así mismo,
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desarrollar procedimientos para responder a situaciones de emergencia
teniendo en cuenta los requisitos legales aplicables y las directrices del
Fondo de Prevención y Atención de Emergencias y Desastres del
Distrito.
3) Definir los recursos humanos, técnicos y financieros para capacitar y
preparar brigadas de emergencia que atiendan las diferentes
situaciones de emergencia.
4) Revisar periódicamente sus procedimientos de preparación ante
emergencias. Esto lo puede hacer, mediante un cronograma definido
por la institución, durante las revisiones por la dirección, después de
cambios en la organización, después de un evento que activa los
procedimientos de emergencia, después de simulacros o después de
cambios en los requisitos legales.
5) Comunicar a los trabajadores, independientemente de su forma de
vinculación, los procedimientos de respuesta ante una emergencia y los
cambios que se les hagan; de igual manera debe evaluar las
necesidades de formación asociadas.
b. Cuando corresponde al nivel externo de la entidad y organismo distrital:
1) Los procedimientos de respuesta ante una emergencia deben definir
las funciones, responsabilidades y autoridad de las personas con
deberes de respuesta ante una emergencia.
2) Determinar y revisar los equipos de respuesta ante una emergencia y
los materiales necesarios, los cuales deben estar disponibles en
cantidades suficientes y almacenados en lugares de fácil acceso.
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3) Realizar pruebas periódicas de los procedimientos de emergencia
para asegurar que la institución y los servicios de emergencia
externos pueden responder de forma adecuada.
NOTA 1: El plan de emergencias funciona a nivel interno según el plan de
emergencias de la institución y a nivel externo de acuerdo con los requisitos
legales y las directrices emitidas por el Fondo de Prevención y Atención de
Emergencias y Desastres del Distrito.
NOTA 2: Para el plan de emergencias es necesario tener en consideración lo
establecido en la Resolución 1016 de 1989 del Ministerio de Trabajo y el Decreto
1295 de 1994 del Ministerio de la Protección Social.
5.6 COMUNICACIÓN
La entidad y organismo distrital debe poder demostrar un procedimiento de
comunicación eficiente, eficaz y efectivo con base en los siguientes aspectos:
a. El establecimiento de la comunicación entre los usuarios, la alta
dirección y las servidoras públicas y los servidores públicos en todos los
niveles, al tiempo que las partes interesadas contratistas generan,
reciben y responden las comunicaciones.
b. La información que se ha de transmitir está claramente definida, es
apropiada y exacta para los propósitos de la comunicación.
c. Los medios utilizados para la comunicación son apropiados para el
grado de alfabetización y otras habilidades de quienes se espera
reciban y actúen según la información suministrada.
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6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES
El verificar del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los aspectos que
se describen en este numeral.
6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO LEGAL
La entidad y organismo distrital debe estructurar un procedimiento de evaluación
periódica de lo legal, para lo cual se debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
a. Estructurar un normograma en donde se establezca la normatividad
relacionada con:
1) Requisitos legales de la operación de la institución.
2) Requisitos legales relacionados con la seguridad industrial y la
salud ocupacional.
3) Requisitos legales relacionados con el ambiente.
4) Requisitos legales de la seguridad informática.
5) Requisitos legales de la gestión documental.
b. Establecer un procedimiento que permita:
1) Evaluar los requisitos legales de la operación de la institución.
2) Evaluar los requisitos legales relacionados con la seguridad
industrial y la salud ocupacional.
3) Evaluar los requisitos legales relacionados con el manejo
ambiental.
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4) Evaluar los requisitos legales de la seguridad informática.
5) Evaluar los requisitos legales de la gestión documental.
6.2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES
La entidad y organismo distrital debe establecer un procedimiento para registrar,
investigar y analizar los incidentes relacionados con:
a. Las deficiencias de seguridad industrial y salud ocupacional.
b. Las deficiencias en el manejo ambiental.
c. Las deficiencias en el manejo de la información.
d. Las deficiencias en la gestión legal.
e. Los resultados de la evaluación legal.
6.3 AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La entidad y organismo distrital debe atender los siguientes aspectos para el
desarrollo de las auditorías internas en el Sistema Integrado de Gestión:
a. Realizar en intervalos planificados auditorías internas al Sistema
Integrado de Gestión para verificar su adecuación, implementación y
eficacia.
b. Establecer un procedimiento para llevar a cabo la auditoría interna del
Sistema Integrado de Gestión.
c. La auditoría interna del Sistema Integrado de Gestión debe abarcar la
calidad, el MECI, la gestión ambiental, la seguridad industrial y la salud
ocupacional, la seguridad de la información, la gestión documental y la
responsabilidad social.
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d. El jefe de control interno o quien haga sus veces debe elaborar un
programa de auditoría en compañía del equipo auditor.
e. El programa de auditoría debe ser aprobado por el comité del Sistema
Integrado de Gestión de la entidad y organismo distrital.
f. Contar con auditores líderes del Sistema Integrado de Gestión, quienes
serán coordinados por la oficina de control interno o por quien haga sus
veces.
g. Formar auditores del Sistema Integrado de Gestión, para lo cual se
debe establecer un perfil de auditores de acuerdo con el nivel y las
condiciones propias de la entidad y el organismo distrital.
h. La auditoría interna del Sistema Integrado de Gestión debe estar dentro
de un marco de racionalidad y coordinación.
NOTA 1: Los auditores internos del Sistema Integrado de Gestión corresponden a
los auditores internos de calidad y a los de gestión, que en la actualidad han sido
formados por la entidad.
NOTA 2: Si bien existen innumerables metodologías para el desarrollo de
auditorías internas, se sugiere seguir los lineamientos establecidos en la NTC-ISO
19011:2002. Directrices para la auditoría de los sistemas de la Calidad y/o
Ambiente.
6.4 ANÁLISIS DE DATOS
En el análisis de datos del Sistema Integrado de Gestión la entidad y organismo
distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
a. Analizar los resultados de las mediciones de los indicadores
establecidos en el Sistema Integrado de Gestión.
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b. Analizar los resultados de las quejas y los reclamos en el marco del
Sistema Integrado de Gestión.
c. Analizar toda la información generada sobre la operación del Sistema
Integrado de Gestión.
d. Analizar los resultados de los seguimientos realizados por los entes de
control y los informes de los planes de mejoramiento suscritos para dar
respuesta a los hallazgos.
e. El análisis de los indicadores, de las quejas y reclamos y demás
información debe proporcionar datos sobre:
1) La satisfacción de los usuarios frente a la prestación del servicio.
2) La satisfacción de las partes interesadas.
3) El comportamiento de los procesos y procedimientos.
4) El desempeño de los bienes y servicios prestados por la entidad
y el organismo distrital.
5) El comportamiento de la seguridad y la salud ocupacional.
6) El comportamiento del manejo ambiental.
7) El comportamiento de la seguridad en la información.
8) La gestión documental.
9) La responsabilidad social.
6.5 SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS
La entidad y organismo distrital debe evaluar la satisfacción de los usuarios
mediante:
a. La realización permanente de grupos focales con los diferentes tipos de
usuarios.
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b. La aplicación de encuestas de satisfacción a los diferentes tipos de
usuarios.
c. La utilización de los buzones de quejas, reclamos, sugerencias y
felicitaciones.
d. La habilitación en las páginas web de la institución de sitios para
identificar la satisfacción de los usuarios frente a la prestación de los
bienes y servicios.
6.6 SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS
La entidad y organismo distrital debe evaluar la satisfacción de las partes
interesadas mediante:
a. La realización permanente de grupos focales con las partes
interesadas.
b. La aplicación de encuestas de satisfacción a las partes interesadas.
6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y SERVICIOS
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento a las características de
los bienes y servicios establecidos en el numeral 4.2.3 de la presente norma.
6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al desarrollo de los
procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión para establecer el
cumplimiento de lo establecido en el numeral 4.2.1 de la presente norma.
6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO AMBIENTAL
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los
riesgos ambientales asociados con su operación y procesos.
6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
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La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los
riesgos de seguridad y salud ocupacional asociados con su operación y procesos.
6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los
riesgos de seguridad en la información asociados con su operación y procesos.
6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de la
gestión documental de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2.4 de la
presente norma.
6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento a las acciones
relacionadas con la responsabilidad social que se encuentre realizando.
6.14 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe atender las siguientes
consideraciones para la revisión del Sistema Integrado de Gestión:
a. La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe llevar a cabo
revisiones periódicas de la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema
Integrado de Gestión.
b. La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe adoptar y
hacer programas de socialización de cada uno de los mecanismos,
instrumentos, documentos, políticas y programas del Sistema Integrado
de Gestión.
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c. La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe revisar de
manera periódica el Sistema Integrado de Gestión. Como parte de este
ejercicio debe considerar la eficacia del Sistema Integrado de Gestión y
la continuidad de los programas de gestión.
d. La información de entrada para la revisión de la alta dirección debe
incluir:
1) Los resultados de las auditorías del Sistema Integrado de
Gestión.
2) La retroalimentación de los usuarios.
3) La retroalimentación de las partes interesadas del Sistema
Integrado de Gestión.
4) Los resultados de la participación en el Sistema Integrado de
Gestión.
5) El mapa de riesgos y el plan de manejo de riesgos.
6) El desempeño de los procesos y la conformidad del producto.
7) El desempeño en el manejo ambiental.
8) El desempeño de la seguridad y la salud ocupacional.
9) El estado de las acciones correctivas y preventivas.
10) Las acciones de seguimiento de revisiones desarrolladas por la
dirección.
11) Los cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de
Gestión.
12) Las recomendaciones para la mejora.
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e. Los resultados de la revisión por la alta dirección de la entidad y organismo
distrital deben permitir emprender acciones relacionadas con:
1) El mejoramiento de la eficiencia del Sistema Integrado de
Gestión.
2) El mejoramiento de la eficacia del Sistema Integrado de Gestión.
3) El mejoramiento de la efectividad del Sistema Integrado de
Gestión.
4) El mejoramiento en la prestación de los bienes y servicios a los
usuarios.
6.15 REFERENCIACIÓN COMPETITIVA
La entidad y organismo distrital debe desarrollar de manera periódica ejercicios de
referenciación competitiva de sus diferentes niveles de operación acorde con su
naturaleza y complejidad institucional.
7. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES
El actuar del Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital debe
tener en cuenta la Sostenibilidad, las Acciones de mejora, las Acciones correctivas
y las Acciones preventivas.
7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para garantizar la
sostenibilidad y el mejoramiento del Sistemas Integrado de Gestión mediante:
a. La toma de consciencia por parte de las servidoras públicas y los
servidores públicos.
b. La toma de consciencia por parte de las partes interesadas.
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c. El establecimiento de beneficios reales del Sistema Integrado de
Gestión.
d. La asignación de los recursos necesarios para la sostenibilidad del
Sistemas Integrado de Gestión.
7.2 ACCIONES DE MEJORA
La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones para desarrollar las acciones de mejora del Sistema Integrado de
Gestión:
a. Asegurar que las acciones de mejora garanticen el cumplimiento de las
siguientes orientaciones:
1) Las oportunidades de mejora en el Sistema Integrado de Gestión
deben corresponder a las acciones correctivas y preventivas
identificadas a partir de un análisis de causas.
2) Se deben establecer acciones o mecanismos para prevenir el
impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada
ejecución de los procesos y procedimientos necesarios para el
cumplimiento de los objetivos de la institución y la entrega de
bienes o servicios. Tales acciones y mecanismos deben tomar
como base los procesos identificados, los procedimientos y las
políticas definidas.
3) Se deben consolidar acciones de mejoramiento individual, por
proceso e institución, que permitan corregir las desviaciones en
el desarrollo de las actividades realizadas en cumplimiento de la
función de la institución.
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4) Se debe hacer seguimiento a los planes de mejoramiento
implementados para determinar la eficacia de las acciones
tomadas.
b. Brindar la capacitación y entrenamiento necesarios a las servidoras
públicas y los servidores públicos con el fin de emprender las acciones
de mejora requeridas.
7.3 ACCIONES CORRECTIVAS
La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para eliminar las causas
de las no conformidades para que no vuelvan a ocurrir. Estos inconvenientes
pueden estar relacionados con:
a. La prestación de los bienes y servicios.
b. La satisfacción de los usuarios.
c. La satisfacción de las partes interesadas.
d. El desempeño de los procesos.
e. El cumplimiento de los objetivos institucionales.
f. El desempeño en el manejo ambiental.
g. El desempeño de seguridad y salud ocupacional.
h. El desempeño de seguridad de la información.
i. La gestión documental.
j. Las acciones relacionadas con la responsabilidad social.
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7.4 ACCIONES PREVENTIVAS
La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para eliminar las causas
de las no conformidades potenciales de tal modo que no ocurran. Estos
inconvenientes pueden estar relacionados con:
a. La prestación de los bienes y servicios.
b. La satisfacción de los usuarios.
c. La satisfacción de las partes interesadas.
d. El desempeño de los procesos.
e. El cumplimiento de los objetivos institucionales.
f. El desempeño en el manejo ambiental.
g. El desempeño de seguridad y salud ocupacional.
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ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA TÉCNICA DISTRITAL Y NORMAS REFERENCIA
SUB
SIST
EMA
DE
GES
TIÓ
N A
MB
IEN
TAL
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