會計總帳管理系統 Accounting Management Systemeportfolio.lib.ksu.edu.tw/user/T/H/4970R040-20110506225227.pdf · 情境設計一：轉帳傳票 1/10賒購商品nt$5,000，會計分錄為

財務模組應用篇 ACT【1】版權所有．翻印必究

會計總帳管理系統

Accounting Management System

~ 本章摘要 ~

壹、會計總帳管理系統簡介...........................................2

一、系統效益......................................................2

二、財務模組架構..................................................3

三、會計系統架構..................................................4

貳、會計總帳管理系統期初導入.......................................5

一、期初導入之流程................................................5

二、期初開帳之步驟及注意事項......................................6

參、會計交易活動流程.............................................. 14

一、流程解析：會計傳票建立.......................................15

二、流程解析：傳票過帳...........................................29

三、流程解析：月結作業...........................................31

肆、報表介紹...................................................... 32

一、日計表.......................................................32

二、日記帳.......................................................33

三、試算表.......................................................34

四、損益表.......................................................35

五、資產負債表...................................................36


壹、會計總帳管理系統簡介

一、系統效益

會計乃為企業之語言，記載企業在營運過程中的一切交易活動並反應企業

之財務狀況及經營成果，因此詳細正確之會計記錄或報表不僅是經營上必要之

管理工具，同時也是企業資本主，債權人和政府單位所要求的。會計循環始於

日常交易之發生，根據原始憑證編寫傳票，登錄日記帳，過入分類帳，定期編

製各種財務報表，至期末再將各帳戶予以結轉；舉凡有關登帳、計算、編表、

結轉等工作，過去以人工來處理，不但費時費力，且難以達到迅速準確之效果。

若以電腦取代，藉其大量儲存，快速運算列印之優點，不僅可以節省人力，且

其迅速確實之效果上，遠為人力所不能及。

故使用本系統可提高會計總帳處理作業之效率、縮短會計財務報表編表時

間、有效管理部門費用之支出等等效益。


二、財務模組架構

P/O 發出

收料

發票請款

試算表

損益表

資產負債表

成立應付帳款

審核/付款

開票/電匯

開票/列印

兌現

固定資產

訂單

報價

出貨

開發票列印

採購 & 庫存

生管 & 製造

成本會計

總帳會計應收系統

應付系統

託收

營業稅申報

會計傳票

過帳 / 月結

銀行存提

銀行存款

資金預估

收票收款沖帳

兌現

固定資產

營業稅票據資金

信用

查核

成立應收帳款

1 1

入庫/驗退


三、會計系統架構


貳、會計總帳管理系統期初導入

一、期初導入之流程

財務參數設定作業決定上線日期

蒐集資料蒐集會計科目期末餘額

會計總帳管理系統會計參數設定作業

會計期間設定作業

科目資料建立作業

科目部門設限建立作業

單據性質設定作業

基本資料設定

會計傳票建立作業將會計科目期末餘額輸入至

開帳傳票並確認單據

傳票整批過帳作業過帳至分類帳各帳戶

試算表列印系統提供之試算表核對

開帳資料

月底結轉作業將期末餘額結轉成下一期之

期初餘額


二、期初開帳之步驟及注意事項

情境設計：

成功公司要在 2004/01 月導入「會計總帳管理系統」。所以我們會以以下的步

驟來導入會計總帳管理系統。

步驟 1：設定參數、決定上線日期。

因為要在 2004/01 導入「會計總帳管理系統」，故需有 2003/12 月底的各會計

科目期末餘額，所以要將 2003/12 月底的會計科目期末餘額導入系統，故將

會計現行年月設定為 2003/12。

「基本資料管理系統 \ 建立作業 \ 財務參數設定作業」


步驟 2：搜集 2003/12/31 的會計科目期末餘額，可列印未導入 Workflow ERP 前手

工算出之試算表作為期末餘額的依據。


步驟 3：基本資料的規劃與輸入。

1. 會計參數設定作業

「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 會計參數設定作業」

*註 1：傳票輸入存檔時是否需借貸平衡，依此處設定。

*註 2：本期損益科目設定是為了月結時將計算出之本期損益金額（收入減費用）

結轉至本科目；上期損益科目則是為了年結時將本年度本期損益金額結

轉至本科目。

2. 會計期間設定作業

「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 會計期間設定作業」

註：開帳前及新年度起始前需先完成「會計期間設定作業」。

2.

1.


3. 科目資料建立作業

「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 科目資料建立作業」

註：開帳前需先完成會計科目的規劃及輸入。

4. 科目部門設限建立作業

「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 科目部門設限建立作業」

註：會計科目有做部門管理者可設定限定部門。


5. 單據性質設定作業

「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 單據性質設定作業」

註：開帳前需先完成單據的規劃及輸入。


步驟 4：輸入在「步驟 2」蒐集到之 2003/12/31 試算表期末餘額至 Workflow ERP

系統之「會計傳票建立作業」，作為系統開帳之期初資料。

「會計總帳管理系統 \ 日常異動處理 \ 會計傳票建立作業」

註：選擇開帳傳票單別，輸入 2003/12/31 試算表資料。輸入完成後將傳票確認。

步驟 5：將開帳傳票過帳。

「會計總帳管理系統 \ 批次作業 \ 傳票整批過帳作業」

註：傳票確認後需執行過帳作業方可產生財務報表。


步驟 6：核對開帳資料

您可用以下報表核對，最重要是要跟會記帳務一致，請您找會計人員逐筆核

對喔。

「會計總帳管理系統 \ 報表列印 \ 試算表」


步驟 7：執行月底結轉作業。

報表核對無誤後，執行「月底結轉作業」，將2003/12/31的期末餘額，結轉至

2004/01期初。

「會計總帳管理系統 \ 批次作業 \ 月底結轉作業」

月結後現行年月自動加一，開帳完成。


參、會計交易活動流程

會計交易活動流程如下：

日計表

日記帳

現金簿

現金收支日報

總分類帳

明細分類帳

試算表

損益表

資產負債表

報

表

帳

冊

發票/收據其他憑證

日常交易發生

會計傳票建立

月結

核准

傳票過帳

會計傳票憑證

是

否


一、流程解析：會計傳票建立

(一) 會計傳票建立作業：

目的：記錄公司平日發生之交易事項。

【重點觀念】

1. *企業發生日常交易事項皆記錄於此。

2. *傳票種類有「現金收入傳票」、「現金支出傳票」、「轉帳傳票」。

3. *欲檢視目前會計傳票是否有借貸不平衡者，可列印「傳票明細列印作業」。

假設會計系統目前的現行年月為2006/01

以下面範例來說明傳票輸入方式：

【釋例一】1/10賒購商品NT$5,000。

【釋例二】1/12現銷商品NT$5,000。

【釋例三】1/15現購商品NT$1,000。


情境設計一：轉帳傳票

1/10賒購商品NT$5,000，會計分錄為

傳票輸入如下：

1.開啟「會計傳票建立作業」，以滑鼠點選新增之功能鈕，輸入傳票內容。

2.可開窗選取或手動輸入傳票單別及日期。

3.如果所選取的單別為轉帳種類的傳票，收支科目不需要輸入資料。

4.*每 10 號跳一序號，方便在兩筆序號中插入資料。(註 1：P19)

5.*可用滑鼠選取借方或貸方，或是用鍵盤按「D.表示(借)」、「C.表示(貸)」或「1.

表示(借)」、「2.表示(貸)」。

6.*可開窗選取或手動輸入本次交易認列的會計科目，只須輸入「科目編號」，「科

目名稱」由系統自動帶出；輸入的會計科目若有勾選部門管理，則部門資料不

可空白。

7.如果以其他幣別交易，可開窗選取幣別與匯率。

8.於原幣金額欄位輸入本次交易的金額。系統會依原幣金額乘上匯率換算帶出本

幣金額。

借：進貨 $ 5,000

進項稅額 250

貸：應付帳款 $ 5,250

1.新增 2.可開窗選取單

別和日期

3.轉帳傳票不需

要輸入

4.每 10 號跳一序號，方便在

兩筆序號中插入資料。 5.選取借方

或貸方 6.輸入會計

科目 7.& 8.輸入

金額


9.*輸入一筆科目資料後，可按↓鍵輸入下一筆科目資料，可於序號欄位利用[F2]

功能鍵複製上一筆。

【註 1】

(1) * (單身)插入一筆資料：可將游標移至欲插入的資料位置，按 Insert 鍵，將

出現的序號更改為前後兩序號的中間任一個數字，接著按 Enter 鍵即可。

(2)(單身)刪除一筆資料：將游標移至欲刪除的該筆資料位置，按鍵盤上

Ctrl + Delete 按鍵即可。

10.*輸入本次交易的重點摘要。摘要的輸入方式有(1)直接輸入；(2)或按 F2 選

取將事先設定好的片語資料；(3)按 F3 複製此張傳票前幾筆已有的摘要。

11.輸入完成後，按存檔鈕存檔。至此，傳票輸入的部分完成。

12.接下來可繼續輸入第二張傳票。

13.如不繼續輸入，可按取消功能鈕。

11.存檔 10.輸入摘要

12.表示可繼續輸入傳票13.取消功能


14.之後由公司有審核傳票權限的人員，例如：財會課長或經理執行「確認」的

動作。

15.審核確認後的傳票，會顯示「核」字；確認後的傳票才算生效。

16.若要讓所輸入之傳票納入財務報表，則必須執行「傳票整批過帳作業」，或按

工具列上之「傳票單筆過帳」鈕。

14.確認功能

16.單筆過帳鈕

15.


【練習題】

1、成功科技於2/10賒購商品NT$6,000，會計分錄如下，請利用「會計傳票建立作

業」，輸入此筆交易資料。

2、成功科技於2/15開立支票，面額NT$6,300，支付廠商的應付帳款，會計分錄如

下，請利用「會計傳票建立作業」，輸入此筆交易資料。

3、成功科技於2/20收到客戶支票以沖銷應收帳款，支票面額NT$50,000，會計分

錄如下，請利用「會計傳票建立作業」，輸入此筆交易資料。

4、以成功科技某月份交易事項為例，請製作會計傳票：

05日銀行存款匯款支付3月份辦公設備租金NT$20,000，手續費NT$15。

07日向廠商(百全公司)賒購原料NT$50,000，稅額NT$2,500。

10日提供客戶(尖峰公司)產品維修服務NT$2,000，稅額$500，客戶尚未付款。

12日收到客戶(尖峰公司)以支票方式給付維修服務費NT$2,500。

15日以賒銷方式出售商品予客戶(第一公司)NT$150,000，稅額NT$7,500。

25日購買一年期保險，以銀行存款匯款支付NT$12,000。

31日提列本月應付費用：快遞公司運費NT$20,000，稅額NT$1,000。

借：1201 商品存貨 $ 6,000

1259 進項稅額 300

貸：2143 應付帳款 $ 6,300

借：2143 應付帳款 $ 6,300

貸：2141 應付票據 $ 6,300

借：1141 應收票據 $ 50,000

貸：1144 應收帳款 $ 50,000


情境設計二：現金收入傳票

1/12現銷商品NT$5,000，會計分錄為

1. 點選開啟「會計傳票建立作業」，點選新增功能鈕，開始輸入傳票。

2. 選取單別為「現收」種類的傳票，然後輸入日期。

3. 當選取「現收」種類單別時，收支科目會出現可輸入/修改的狀態，一般而言，

其所指的是現金類的會計科目，例如：零用金。

4. *單身只需輸入對方科目(對現收傳票而言，對方科目為貸方)。

5. 輸入貸方會計科目後，按「V」存檔，即完成現收傳票的輸入。

6. 存檔後的現收傳票仍需經過主管的審核、確認、及過帳的處理，此張現收傳票

才會納入財務報表中。

借：現金 $ 5,250

貸：銷貨收入 $ 5,000

銷項稅額 250

2.選取現收單別 3.在此輸入現金的會計科目(借方)

4.單身輸入對方科目(貸方)


【練習題】

1、成功科技於2/12現銷商品NT$6,000，會計分錄如下，請利用「會計傳票建立作

業」，輸入此筆交易資料。

2、成功科技於2/10從華南銀行提取現金NT$20,000當作零用金，會計分錄如下，

請利用「會計傳票建立作業」，輸入此筆交易資料。

3、成功科技於2/05收到租金收入，金額為現金NT$16,000，會計分錄如下，請利

用「會計傳票建立作業」，輸入此筆交易資料。

借：1101 現金 $ 6,300

貸：4101 銷貨收入 $ 6,000

2150 銷項稅額 300

借：1105 零用金及週轉金 $ 20,000

貸：1103-2001 華南銀行-新店分行活存 $ 20,000

借：1101 現金 $ 16,000

貸：7103 租賃收益 $ 16,000


情境設計三：現金支出傳票

1/15現購商品NT$1,000，會計分錄為

傳票輸入如下：

1. 點選開啟「會計傳票建立作業」，點選新增功能鈕，開始輸入傳票。

2. 選取單別為「現支」種類的傳票，然後輸入日期。

3. 當選取「現支」種類單別時，收支科目會出現可輸入/修改的狀態，一般而言，

其所指的是現金類的會計科目，例如：零用金。

4. 單身輸入對方科目（對現支傳票而言，對方科目為借方）。

5. 輸入借方會計科目後，按「V」存檔，即完成現支傳票的輸入。

6. 存檔後的現支傳票仍需經過主管的審核、確認、及過帳的處理，此張現支傳票

才會納入財務報表中。

借：進貨 $1,000

進項稅額 50

貸：現金 $1,050

2.選取現支單別

4.單身輸入對方科目(借方)

3.在此輸入現金的會計科目(貸方)


【練習題】

1、成功科技於2/13現金購買商品NT$3,000，會計分錄如下，請利用「會計傳票建

立作業」，輸入此筆交易資料。

2、成功科技於2/15以零用金支付修繕費用NT$ 1,500，會計分錄如下，請利用「會

計傳票建立作業」，輸入此筆交易資料。

3、成功科技於2/18以零用金支付文具用品NT$1,000，會計分錄如下，請利用「會

計傳票建立作業」，輸入此筆交易資料。

借：1201 商品存貨 $ 3,000

1259 進項稅額 150

貸：1101 現金 $ 3,150

借：6207 修繕費用 $ 1,500

1259 進項稅額 75

貸：1105 零用金及週轉金 $ 1,575

借：6203 文具用品 $ 1,000

1259 進項稅額 50

貸：1105 零用金及週轉金 $ 1,050


(二) 常用傳票建立作業

目的：可將常用之分錄製成樣版，後續可複製成新的傳票，減少輸入資料的時間。

*常用傳票的建立有兩種方式：(1)至「常用傳票建立作業」建立；(2)將已存檔之

傳票加入。

方式一：常用傳票建立作業

【說明】

1. 若有定期要輸入固定內容的會計傳票，可將其建立成「常用傳票」，此後進行

常用傳票複製的功能，即可由系統產生會計傳票。

2. *傳票種類可選擇：91.轉帳傳票 92.現收傳票 93.現支傳票。

3. 複製單別：將來複製時，由系統產生何張單別的傳票；此單別的傳票種類需與

前項選擇的傳票種類一致。

4. 以「成功公司每月月底皆要將預付保險費轉成保險費用」為例。成功公司每月

的保險費共 NT$10,000，分別由業務部、採購部各負擔 6,000、4,000 元。

5. 按新增鈕，將常用的傳票內容於此作業輸入，輸入完後存檔。

6. *如果分錄樣式固定，金額不一定，金額可以不輸入。

【練習題】

1、成功科技每個月月底固定須製作提列租金費用分錄傳票，切立的會計分錄如

下，請利用「常用傳票建立作業」，輸入此交易資料的樣版分錄。

借：6202 租金費用 $10,000

貸：2147 應付費用 $ 10,000

輸入欲產生的分錄樣式及金額

2. 3.

6.


方式二：將已存檔之傳票加入

【說明】

1. 找出目前已經存在的歷史會計傳票，點選「加入常用傳票」ICON，將其加入成

為「常用傳票」。

【練習題】

1、成功科技每月須提列給付快遞公司費用，請將現有傳票中此分錄，加入常用

傳票，當成樣版分錄。(給付快遞公司費用之傳票在轉帳傳票單元之【練習題】

中輸入過)

借：6205 運費

1259 進項稅額

貸：2147 應付費用

1.先以查詢的方式找出要加入「常用傳票」的歷史傳票。

2.按一下這個按鈕，將歷史

傳票加入「常用傳票」。


(三) 常用傳票複製

目的：將建好的「常用傳票」複製成日常分錄的傳票。

*常用傳票的複製有兩種方式：(1)整批複製；(2)單筆複製

方式一：整批複製

常用傳票複製作業

【說明】

1. 選取本次欲複製的常用傳票範圍，例如：代號 XXX~XXX 的常用傳票。

2. 在「輸入傳票日期」欄位中，輸入系統產生正式傳票的傳票日期。

【練習題】

1、成功科技於(本)月底提列應付費用之一：給付快遞公司的運費 NT$16,000，稅

額$800，請利用「常用傳票複製作業」，將先前建立之快遞公司費用樣版分錄，

複製為正式傳票。


方式二：單筆複製

【說明】

1. 於新增傳票時，執行「會計傳票建立作業」工具列上的「複製常用傳票」鈕。

2. 可開窗選取本次欲複製的常用傳票代號，再按確定即可。

【練習題】

1、成功科技於(本)月底提列租金費用 NT$10,000，請於「會計傳票建立作業」中，

複製之前建立的常用傳票樣本分錄，以完成此筆交易的傳票輸入。

2.選取常用傳票

的代號


(四) 會計傳票憑證列印作業


二、流程解析：傳票過帳

1. 傳票過帳

*目的：將輸入的傳票資料轉記至分類帳各帳戶中，以利後續會計報表用。

*傳票過帳方式有二：(1)整批過帳；(2)單筆過帳。

方式一：執行「傳票整批過帳作業」

方式二：於「會計傳票建立作業」工具列上，執行「傳票單筆過帳/還原」按鈕。

註：*已過帳的傳票，「過帳碼」會打勾，已過帳傳票才會納入報表計算。

注意：已確認的傳票方能過帳。

傳票單筆過帳或還原

2.過帳碼打勾，表示已過帳。


【練習題】

1、請檢查 2 月份輸入的傳票都已確認了，再執行 2 月份傳票的過帳處理。

2.已過帳傳票還原作業

*註 1：已過帳傳票無法取消確認、修改傳票；如要修改已過帳傳票需執行「已

過帳傳票還原作業」，才可取消確認、修改傳票。

*註 2：傳票修改後存檔、確認，需執行「傳票整批過帳作業」，將傳票資料

轉記至分類帳各帳戶中。


三、流程解析：月結作業

目的：將本月的月底資料結轉更新至次月期初。

【說明】

1. *當月的傳票輸入完畢並過帳後而且列印的財務報表皆正確，則執行本作業。

2. *執行後會計現行年度期別會自動加一。

3. *執行後電腦自動結算出該期別的本期損益（該期收入減費用）。

4. *會計年度之最後一期，執行本作業會將當年度損益結果結轉至「上期損益」。

(系統判斷為該年度最後一個期別，則自動執行年結。)


肆、報表介紹

一、日計表

目的：以「會計科目」為檢視角度，查看特定日期區間之資料。

【執行產生報表畫面】

【報表產出結果】


二、日記帳

目的：以「傳票日期」為檢視角度，查看特定日期區間之傳票資料。




三、試算表

*目的：將總分類帳中所有帳戶之餘額彙總列表，以視其借方總額與貸方總額是

否平衡。




四、損益表

目的：顯示企業某一期間之經營成果，此表是由收益及費用所構成。




五、資產負債表

目的：此報表可表達企業某一特定時日之財務狀況，為對外公告財務狀況及會計

師查帳之重要報表之一。系統提供「報告式」（可於「多期比較財務報表」

列印）及「帳戶式」資產負債表（可於「帳戶式資產負債表」列印），差

別在於報表的表達方式不同，報告式是直式方式呈現；而帳戶式則是以 T

帳戶的方式來呈現。



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