旧全学基本メールから新全学基本メールへのメッセージ移⾏法について How to export all the messages from the Previous Primary Mail Service

Microsoft Outlook 2016 (Windows) 事前の注意事項: エクスポート（書き出し）が終わるまで Outlook は使⽤できませんのでご注意ください。ネットワークや PC の性能により数時間かかることがあります。メールの保存量に応じた通信が発⽣しますので学内ネットワークの利⽤を推奨します。 Prior warning: You cannot use Outlook application until the exporting task is finished. It may take several hours due to the network quality and PC performance. We recommend to use the campus network for migration.

⽬次

Ⅰ 旧メールをファイルにダウンロードする⽅法 １．１ 〜 １．１０ Ⅱ Office 365 へメールファイルをアップロードする⽅法 ２．１ 〜 ２．１３ Ⅲ pst ファイルをローカルで開く⽅法 ３．１ 〜 ３．２

I. 旧メールをファイルにダウンロードする⽅法

How to download old mail to a file 1.1 Microsoft Office 2016 をインストールし、全学基本メールのマニュアルに従い

Outlook 2016 で旧全学基本メールのメールが読めるように設定してください。なお設定の際には IMAP アカウントで作成してください。既に Outlook 2016 でメールを読まれている⽅は⼿順 2 に進んでください。以下 URL のマニュアルは2013 ⽤ですが同様に設定可能です。ただし、送信サーバとして「mail.m.kyushu-u.ac.jp 」 ま た は 「 mail.s.kyushu-u.ac.jp 」 と な っ て い る 部 分 に つ い て は「smtp.m.kyushu-u.ac.jp」に置き替えて設定ください。 Install Microsoft Office 2016, and configure Outlook 2016 on your PC according to the manuals of Primary Mail Service. Please create an IMAP account. If you already read email messages using Outlook, skip to step 2. However, for the part which is "mail.m.kyushu-u.ac.jp" or "mail.s.kyushu-u.ac.jp" as the transmission server, Please replace set “smtp.m.kyushu-u.ac.jp”.

職員(Staff members): http://www.m.kyushu-u.ac.jp/m/4-PC.html 学⽣(Students): http://www.m.kyushu-u.ac.jp/s/4-PC.html 設定直後はデータの同期に時間がかかりますので、画⾯下の「受信トレイを同期中」が消えるまでしばらくお待ちください。 Please wait the initial synchronization after the first setup. It might take a long time.

1.2 画⾯左のフォルダ⼀覧でアカウント名（変更していなければメールアドレス）を⼀度クリックし選択状態（背景が灰⾊）にしてください。 Please click to select the account name (your email address if you didnʼt change it).

1.3 上部のメニューから「ファイル」をクリックし「開く/エクスポート」をクリックしてください。 Please click “File” menu above, and click “Open & Export” menu.

1.4 「インポート/エクスポート」のアイコンをクリックしてください。

Click “Import/Export” icon.

1.5 「インポート/エクスポート ウィザード」が表⽰されるので「ファイルにエクスポート」を選択後「次へ(N)>」をクリックしてください。 Click “Export to a file” in “Import and Export Wizard” and click “Next >”.

1.6 「Outlook データファイル (.pst)」を選択後「次へ(N)>」をクリックしてください。

Click to select “Outlook Data File (.pst)” and click “Next >”.

1.7 「エクスポートするフォルダー」に 2 で選択したアカウント名が表⽰されていることを確認してください。「受信トレイ」など他のフォルダ名がハイライトされている場合は⼀番上のアカウント名をクリックして選択しなおしてください。また「サブフォルダーを含む(S)」のチェックが⼊っていることを確認してください。 Make sure that your account name (selected in step 2) is highlighted under the “Select folder to export from:” box. If it is not highlighted, please click to select the topmost account name. Also make sure to check the “Include subfolders” checkbox.

1.8 書き出すファイル名を確認してください。標準では ドキュメント\Outlook ファイル

\backup.pst になります。オプションは新規ファイルに書き出す場合はどれでも構いません。確認したら「完了」をクリックしてください。 Please review the data file name. The default is “My Documents\Outlook Files\backup.pst”. The option radio button is irrelevant if you use a new file name. Click “Finish” to proceed.

1.9 データファイルにパスワードをつけるかどうかの画⾯が出ます。ダウンロードした全メールデータが含まれていますので、つけておいた⽅が安全でしょう。「Outlook データファイルの作成」でパスワードをつけた場合は、直後にもう⼀度パスワードを聞かれますので同じパスワードを⼊⼒してください。 You will be asked to assign a password to protect your data file. It is safer to assign a password because the file contains all your email messages. Once you assigned the password, you will be asked the password again to open the data file.

1.10 エクスポートにはメッセージ量に応じて時間がかかりますので完了までそのままお待

ちください。 The exporting process takes time according to your message volume. Please wait until the dialog disappears.

II. Office 365 へメールファイルをアップロードする⽅法

How to upload mail files to Office 365 2.1 エクスポートが終わったら、次に新全学基本メールのマニュアルに従い Outlook 2016

でメールの設定をしてください。なお設定の際には IMAP アカウントで作成してください。 After exporting, please follow the manual of New School Basic Mail and then set up the mail with Outlook 2016. Please make it with IMAP account when setting up. Outlook2016 での設定(Setting): http://www.m.kyushu-u.ac.jp/ex/pdf/Win-Outlook.pdf

2.2 上部のメニューから「ファイル」をクリックし「開く/エクスポート」をクリックしてください。 Click "File" from the upper menu and click "Open / Export".

2.3 「インポート/エクスポート」のアイコンをクリックしてください。

Click the "Import / Export" icon.

2.4 「インポート/エクスポート ウィザード」が表⽰されるので「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択後「次へ(N)>」をクリックしてください。 Since "Import / Export Wizard" is displayed, please select "Import from other program or file" and click "Next>".

2.5 Outlook データファイル（.pst）を選択後「次へ(N)>」をクリックしてください。

After selecting the Outlook data file (.pst), click "Next (N)>".

2.6 「参照」使って８節で書き出した .pst ファイルを選びます。「オプション」 で「重複した場合、インポートするアイテムと置き換える」を選び、「次へ(N)」を選びます。 Use "reference" and select the .pst file you exported in section 8. In "Options", select "Replace items to be imported if duplicates" and select "Next (N)".

2.7 データファイルにパスワードをつけていればそれを⼊⼒する画⾯が出ますのでそれを

⼊⼒します。直後にもう⼀度パスワードを聞かれますので同じパスワードを⼊⼒してください。 If you have attached a password to the data file, you will be prompted to enter it so enter it. You will be asked for the password again immediately after entering the same password.

2.8 pst ファイルの内容を Office 365 のメールボックスにインポートするには、そのメールボックスをここで選びます。 To import the contents of the pst file into the Office 365 mailbox, select that mailbox here.

2.9 インポートが始まり、以下の画⾯が何度も繰り返し表⽰されますが、メッセージ量に応

じてかなりの時間を要しますのでご注意ください。表⽰されなくなれば完了です。 Import begins and the following screen is repeatedly displayed, but please note that it takes considerable time depending on the message volume. It will be completed if it is not displayed.

2.10 通常は以上で移⾏完了なのですが、これまで Office 365 に保存されていたメッセージが⾒えなくなることがときにあります。その場合は次のように対処してください。

まず、https://outlook.office.com/kyushu-u.ac.jp にサインインして「削除済みアイ

テム」フォルダをクリックします。ここで「削除済みアイテムを復元」をクリックしま

す。

Normally, it is the completion of the migration, but it sometimes happens that

you can not see the message saved in Office 365 so far. In that case, please

deal with as follows.

First, sign in to https: //outlook.office.com/kyushu-u.ac.jp and click the "

削除済みアイテム" folder. Click "削除済みアイテムを復元" here.

2.11 復元可能なアイテム⼀覧が表⽰されますので必要なものだけ選択するか、１つ選んで「すべてを選択」をクリックします。

Since the list of items that can be restored is displayed, please select only what you need, or select one and click "Select all".

2.12 次に「復元」をクリックすると以下のメッセージが表⽰されますので「OK」をクリッ

クします。そうすると受信トレイに復元されます。 Next, click "復元", the following message will be displayed Click "OK". Then it will be restored to the inbox.

2.13 しかし、それでも再び削除済みアイテムに移動してしまう場合があります。その場合

は、以下の操作を⾏います。 a．Outlook2016 を起動します。 b．「送受信」タブ内の「フォルダーを更新」を選択します。

c．閲覧できなかったメールが受信トレイ内に取り消し線が付いた状態で表⽰されます。これらのメッセージを選択後（複数選択可です）、右クリックして「削除の取り消し」を選択します。

d. パソコンの Outlook の左下に「フィルター適⽤」と表⽰されていましたら、クリックして「すべてクリア」を押したあと「OK」を押してください。

However, it may still move to deleted items again. In that case, do the following operations.

a. Start Outlook2016. b. Select "Update Folder" in the "Send / Receive" tab. c. Messages that could not be viewed are displayed with a strikethrough in the inbox.

After selecting these messages (multiple selection is possible), right click and select "Cancel deletion".

d. If "Filter applied" is displayed in the lower left corner of the PC on the PC, click on it, press "clear all", then press "OK".

III. pst ファイルをローカルで開く⽅法

How to open the pst file locally 3.1 Ⅱ章でメッセージの移⾏が正常に同期すれば問題ありませんが、正常に同期しない場

合にⅠ章でエクスポートされたデータファイルを「開く/エクスポート」の「Outlook データ ファイルを開く」というアイコンをクリックしてファイルを選択すると開くことができます。パスワードを付けている場合はパスワードを聞かれますので⼊⼒してください。開いたファイルに含まれるメールやフォルダは「Outlook データファイル」の下に表⽰されます。 If the message migration is synchronized normally in Chapter II, there is no problem but if you do not synchronize normally, you can click on the "Open Outlook Data File" icon in "Open / Export" for the data file exported in Chapter 1 You can open it by selecting the file. You may be asked to enter the password of the data file. Folders and Messages in the data file will be shown under “Outlook Data File”.

3.2 読み込んだデータファイルの「受信トレイ」等を選択したときにメッセージが表⽰され

ないことがあります。その場合は画⾯左下に「フィルター適⽤」と出ていると思いますので、これをクリックし、「フィルター」の「⾼度な検索」タブの検索条件を「削除」して「OK」をクリックしてください。 In some cases, message lists in some folders (including Inbox) are not shown properly. Please find “Filter applied” message at the left bottom of the Outlook window. Click the message to show “Filter” window. Select “Advanced” tab and delete items under “Find items that match these” and click “OK”.