1. OBJETIVO.

Garantizar que la seleccin, vinculacin, evaluacin y desvinculacin de los proveedores de transporte se realice con los lineamientos de seguridad apropiados, que permitan garantizar a nuestros clientes que la carga puesta bajo nuestra responsabilidad esta segura y no ser contaminada2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todos los proveedores de transporte crticos que incidan directamente en la calidad del producto y del servicio prestado.

3. AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES.

La responsabilidad por la seleccin, Administrador del riesgo y el Gerente.

Director de Operaciones: es responsable de la seleccin de operaciones de transporte subcontratadas.

Gerente: Es responsable de evaluar las operaciones del Back Office financiero y Administrativo

4. DEFINICIONES

Proveedores de transporte: Persona natural o jurdica que presta el servicio de transporte a la Compaa (Conductores Propios, Terceros y Empresas). Conductor de vehculo propio: Persona natural que presta el servicio de conduccin a los vehculos de la flota de propiedad o administrada por OLC S.A.S

Transportador Tercero: Proveedor de transporte de OLC S.A.S

Empresa de Transporte: Es aquella persona jurdica legalmente constituida y debidamente habilitada por el Ministerio de Transporte, cuyo objeto social es la movilizacin de cosas de un lugar a otro en vehculos automotores apropiados en condiciones de libertad de acceso, calidad y seguridad de los usuarios.

Vehculos terceros: Son los vehculos que OLC S.A.S. vincula a la organizacin pero no son propios.

Vehculos propios: Son los vehculos que estn a nombre de OLC S.A.S.

Sistema SILOGTRANS: Es un sistema Web modular integrado que permite la administracin de la operacin de transporte de OLC S.A.S. desde la solicitud de servicio de un cliente hasta su facturacin y cobro de cartera, permitiendo integraciones con sistemas contables y con proveedores de manejo de GPS.

5.1. PROCEDIMIENTO DE SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES TRANSPORTE.

temActividadDescripcinResponsableRegistro

1. Anlisis de necesidades y bsqueda de proveedores de transporteSegn los compromisos de carga adquiridos, gestionar con anticipacin la consecucin de proveedores de transporte, sea proveedor tercero persona natural y/o empresa de transporte.

Nota: para el caso de empresa de transporte el nico autorizado para la consecucin de stos es el Director de Operaciones.

Director de Operaciones, Administrador de Operaciones de Carga y Coordinadores de Oficinas N.A

2.

Entrevista para la seleccin y vinculacin de proveedores tercerosPropietarios de Vehculos Terceros:Realizar entrevista previa al propietario o conductor del vehculo, si la entrevista es satisfactoria, se digitaliza la documentacin del aspirante en en el sistema Silogtrans, posteriormente se enva un correo a control de trfico y seguridad informando que se encuentra creado el proveedor en el sistema con toda la documentacin exigida para su aprobacin y/o activacin.

Si el sistema no funciona se procede a diligenciar

diligenciar el formato OGT-R-02 Hoja de Vida Propietario Persona Natural o el OGT-R-04 Hoja de Vida Propietario PersonaJurdica segn el caso y el formato OGT-R-03 Hoja de Vida Vehculos

Director de Operaciones, Administrador de Carga y Coordinadores de Oficinas a nivel nacional.

Hoja de Vida de Conductor

Hoja de Vida Propietario Persona Natural

Hoja de Vida Vehculos

Silogtrans

3. Seleccin Empresa de TransporteEmpresa de Transporte: Analizar la presentacin de la empresa y la propuesta comercial, preferiblemente certificadas ISO y BASC, si el anlisis es satisfactorio diligenciar el formato Hoja de vida Empresa de Transporte OGT-R-04 Hoja de Vida Propietario Persona Jurdica

Nota: Los estados financieros y las plizas todo riesgo de los vehculos, son opcionales.

Una vez diligenciados y reunidos todos los documentos se digitaliza la documentacin del aspirante en el sistema Silogtrans, posteriormente se enva un correo a control de trfico y seguridad informando que se encuentra creado el proveedor en el sistema con toda la documentacin exigida para su aprobacin y/o activacin.

Director de Operaciones

Administradores de Carga, Coordinadores de Oficinas a nivel nacional.

OGT-R-04 Hoja de Vida Propietario Persona Jurdica

4. Registro en el Sistema de Informacin Con la carpeta fsica se digita la informacin del propietario y/o conductor y del vehculo en el Sistema Informtico.

Socializar al proveedor seleccionado el acuerdo de conocimiento y aceptacin de la poltica de calidad y seguridad.

Administrador de Operaciones de Carga y Coordinadores de Oficinas a Nivel NacionalSistema de Informacin Silogtrans

5.

Verificacin de datosSe procede a revisar la informacin ante los diferentes organismos, segn el caso:

Propietario: Registradura Nacional del Estado Civil (Certificado de Estado de Cdula de Ciudadana), Polica Nacional(Antecedentes Judiciales), Procuradura(Antecedentes Disciplinarios), Registro nico Empresarial cmaras de comercio (Inscripcin en el registro mercantil de las cmaras de comercio del pas), lista clinton estasverificaciones deben ser almacenadas en el sistema Silogtrans.

Conductor Vehculos Terceros : RUNT(Licencias de transito vigentes y su categora), SIMIT (Infracciones de trnsito),Registradura Nacional del Estado Civil (Certificado de Estado de Cdula de Ciudadana),Polica Nacional (Antecedentes Judiciales), Procuradura (Antecedentes Disciplinarios), lista clinton el concepto de estas verificaciones deben ser almacenadas en el sistema Silogtrans.

Empresa de Transporte: Se revisa que los documentos estn completos y se valida la informacin proporcionada por la empresa como su Registro nico Empresarial cmaras de comercio (Inscripcin en el registro mercantil de las cmaras de comercio del pas). Trfico y seguridad da su visto bueno con la activacin del proveedor en el sistema Silogtrans.

A las placas y conductores reportadas por las empresas de transporte se le debe aplicar el proceso de verificacin de seguridad.

Controlador de Trfico y Seguridad

Controlador de Trfico y Seguridad

N.A

6.

AprobacinSi la verificacin de datos es satisfactoria se aprueba la vinculacin como proveedor y se activa en el sistema informtico.

Controlador de Trfico y Seguridad

Carpeta del ProveedorSilogtrans

7.

Actualizacin de Datos de Proveedores

Solicitar la actualizacin de documentos a conductores y propietarios, previamente a su vencimiento, de acuerdo a los mensajes que arroja el Sistema Informtico.

Administrador de carga y Coordinadores de Oficinas a Nivel NacionalN.A

8. Evaluacin de proveedoresAnualmente, se realiza evaluacin a los proveedores crticos para la operacin una vez realizada la evaluacin segn el resultado se decide si se desvincula a un proveedor o no.Director de OperacionesOGP-R-05 Evaluacin de proveedores

9.

DesvinculacinCuando un Proveedor de Transporte es desvinculado de la compaa el Director de Operaciones o Control de trfico y seguridad debe cambiar en el Sistema Informtico el estado del proveedor a inactivo.Control de Trafico y seguridad , Director de OperacionesN.A

Los proveedores que tengan calificacin del 50% o menos sern excluidos del listado de proveedores y se tomarn las acciones correctivas del caso. 5. OTRAS CONSIDERACIONES.

No se aceptan proveedores del servicio de transporte subcontratado a familiares de empleados laborando para OLC S.A.S y Biocosta S.A.

Nota: a los proveedores terceros se les realiza evaluacin anual desde que entra en vigencia el presente procedimiento.

6. REGISTROS.

OGT-R-01 Hoja de Vida de ConductorOGT-R-02 Hoja de Vida Propietario Persona NaturalOGT-R-03 Hoja de Vida Vehculos OGT-R-04 Hoja de Vida Propietario Persona JurdicaOGT-R-05 Evaluacin de proveedres.

7. ANEXOFlujoGrama

PROCEDIMIENTO DE SELECCIN DE PROVEEDORES DE TRANSPORTECdigo: OGT-PR-01

Fecha: 25-Marzo-2015

Versin: 04

GESTIN DE TRANSPORTEPg. 1 de 4

Las versiones vigentes y aprobadas de este documento, se encuentran publicadas en ISOTOOLS., los documentos impresos se consideran copias no controladas

CONTROL DE CAMBIOS.

FechaVersinDescripcin del cambio

04-sept-201201Creacin del documento

22-Ene-201302Cambio de software de Gestrans a SILOGTRANS.Se adiciona la consulta de ARL, AFP Y EPS antes de programar vehculo.

23-Mayo-201403Se realizan cambios en el desarrollo de las actividades, responsables y redaccin en general.

25-Marzo-201504 Se incluye digitalizacin de la historia del conductor, vehculo y propietario. Se agregan responsabilidades de los administradores de carga. Se agregan responsabilidades del Director de operaciones.

REVISADO POR:APROBADO POR

DIRECTOR DE OPERACIONES

GERENTE