Operation  Organization  –  March  8,  2016  

“When  it  is  all  said  and  done,  your  ability  as  a  leader  will  not  be  judged  by  what  you  achieved  personally  or  even  what  your  team  accomplished  during  your  tenure.  You  will  be  judged  by  how  well  your  people  and  your  organization  did  after  you  were  gone.  Your  lasting  value  will  be  measured  by  your  succession.”  

         -­‐John  Maxwell,  Leadership101  

¡  Maintains  continuity  of  the  organization’s  progress,  goals  and  growth  

¡  Ensures  the  transfer  of  important  information  ¡  Builds  upon  achievements  of  outgoing  officers  ¡  Reinforces  communication  between  other  executives  and  the  general  membership  

¡  Provides  opportunity  to  plan  for  the  future  and  establish  new  goals  

¡  Creates  an  atmosphere  to  work  together  

•  Outgoing  officer  prepares  for  the  transition  

•  Incoming  officer  prepares  for  the  transition  

•  Outgoing  and  incoming  officers  meet  to  discuss  the  transition/pass  along  resources  

•  Executive  officer  goal  setting  

•  Outgoing  officers  be  available  as  a  resource,  if  needed  

¡  Organize  binders,  files  or  electronic  documents  

¡  Finish  any  necessary  follow-­‐up  for  the  year  ¡  Develop  action  plans  and  timelines  

§  Important  tasks  §  Necessary  meetings  or  contacts  

¡  Complete  Outgoing  Officer  Questions/Accomplishments  

¡  Set  up  meeting  with  Incoming  Officer  

¡  What  did  I  like  most  about  my  position?  

¡  What  was  the  greatest  challenge/most  difficult  decisions  I  faced?  

¡  What  could  I  have  done  to  make  the  experience  better?  

¡  What  were  obstacles  to  performing  my  job  effectively?  

¡  What  were  things  that  helped  me  handle  my  position?  

¡  Things  I  wish  I’d  known  before  I  took  office.  

¡  List  important  organization  goals  related  to  this  office.  

¡  What  are  the  greatest  responsibilities  of  this  office?  

¡  What  do  you  wish  you  had  done,  but  did  not?  

¡  What  did  you  try  that  did  not  work?  Why  didn’t  it  work?  

¡  What  problems/areas  require  attention  within  the  next  year?  

¡  Who  or  what  were  the  greatest  resources  for  you?  

¡  What  needs  to  be  done  immediately  next  semester?  

¡  After  elections  set  up  a  date  and  time  to  meet  with  the  Outgoing  Officer  

¡  Complete  the  Incoming  Officer  Questions    ¡  Read/look  through  binder,  files  or  electronic  files  

¡  Fill  out  any  paperwork  required  by  Campus  Programming  Office  

¡  What  position-­‐specific  things  do  I  want  to  know  about  (reports,  timelines,  duties?  

¡  What  does  a  day/week/month  in  this  position  look  like?  

¡  Who  should  I  get  to  know/resources?  

¡  What  do  I  need  to  know  about  working  with  our  advisor/  campus  programming?  

¡  Other  questions  I  want  answered.  

¡  What  are  some  goals  you  have  for  the  position?  

¡  What  do  you  believe  are  the  greatest  responsibilities  of  this  office?  

¡  What  expectations  do  you  have  of  yourself  in  this  role?  

¡  What  expectations  do  you  have  for  the  rest  of  the  executive  board?  

¡  What  expectations  do  you  believe  others  have  of  you?  

¡  What  do  you  think  requires  the  most  attending  this  year?  

¡  What  should  be  done  immediately  next  semester?  

¡  Plan  approximately  an  hour  and  a  half  with  no  distractions  

¡  Bring  the  Question  Sheets,  binders,  electronic  files,  etc.  to  exchange  as  necessary  

¡  Review  &  discuss  the  Question  Sheets  and  any  additional  advice  or  questions  that  have  come  up  

¡  Take  it  a  step  further  and  have  the  entire  executive  team  meet  after  individual  transitions  have  occurred  

¡  Make  sure  everyone  is  on  the  same  page  as  far  as  goals  and  expectations  

¡  Create  a  timeline  or  calendar  for  any  important  events  and  make  reservations  EARLY  

¡  Include  or  follow  up  with  your  advisor  as  necessary  

¡  Submit  any  paperwork  as  requested  by  the  Campus  Programming  Office  

•  March  11  2016  -­‐  5pm  –  Allocation  Paperwork  Due  for  2016-­‐17  school  year  

•  April  15  ,  2016–  Annual  Report  Form  Due  

•  May  13,  2015  –  Deadline  for  all  receipts  to  be  submitted  for  allocation  reimbursements  

 •  September  20,  2016    –  Student  Org  Renewal  Form  &  Updated  Constitution/Bylaws  

•  Within  2  weeks  of  necessary  change  –  Change  of  Advisor,  Officers  or  Membership  

•  Ongoing–  Positive  or  flat  balance  in  Agency/60  Account  

•  February  1  –  Deadline  to  have  a  NEW  student  organization  approved  for  the  same  academic  year  

•  TBA  –  Operation  Organizations  (3-­‐4  times  a  year)