Organizacija specijalnih događajaorganizacija.fon.bg.ac.rs/wp-content/uploads/2016/10/01-nedelja.pdf · Informacije o predmetu - Vrednovanje aktivnosti studenata: 1. Seminarski radovi

Organizacija specijalnih događaja

1. nedelja

Informacije o predmetu

Predavanja (D4,D5,D6) 12:15-14:00, sala 105

Vežbe (D4,D5,D6)14:15-16:00, sala 105

Potencijalni drugi termin zavisi od broja prijavljenih studenata


- Nastavnici i saradnici koji će držati nastavu: – Mladen Čudanov,

– Jovan Krivokapić ,

– Ivan Todorović

– Eventualni gostujući predavači

- Sajt predmeta http://organizacija.fon.bg.ac.rs

- http://organizacija.fon.bg.ac.rs/organizacija-specijalnih-dogadjaja/

http://organizacija.fon.bg.ac.rs/

http://organizacija.fon.bg.ac.rs/organizacija-specijalnih-dogadjaja/






- Vrednovanje aktivnosti studenata: 1. Seminarski radovi (max 50 poena). 2. Test (max 30 poena). 3. Aktivnosti na času (max 20 poena). 4. Bonus poeni za nadprosečnu aktivnost (5 poena preko)

- Prijava timova, tema i termina odbrane na mail [email protected] od druge nedelje nastave

- OBAVEZNO NAVESTI: - Subject: Prijava teme OSD - U telu mejla navesti

- Tačan naziv teme - Prezimena, imena, brojeve indeksa studenata u timu (2-3 studenta)

- Volontiranje studenata

mailto:[email protected]

Primeri prethodnih tema

• Coca-Cola Akademija • Ekonomski samit zemalja

jugoistočne Evrope • Estiem dani sporta • Fonklame • Humanitarni bal u organizaciji

Belhospice klinike • Krštenje deteta • Letnji vašar na Ušću • Međunarodni filmski festival

FEST 2013

• National Leadership Development Seminar

• Novogodišnja tramvaj žurka u Beogradu

• Organizacija koncerta Kulturno-umetnickog drustva (KUD) Gradimir

• Promocija oficira Vojske Srbije ispred doma Narodne skupštine

• Proslava 10 godina mature

• Sajam čokolade

24.10.2016. 6

SPECIJALNI DOGAĐAJI

SPECIJALNI DOGAĐAJ

Glavna reč u sintagmi je događaj. U Kolinsovom rečniku postoji više definicija za reč događaj, najopštija je:

24.10.2016. 7

Događaj je nešto što se desi ili dešava, pogotovo kada je neobično ili važno. Važan element brojnih nauka (e.g. fizika, istorija, biologija, medicina).

Događaj je planirana i organizovana prilika, na primer društveno okupljanje ili sportski meč.

SPECIJALNI DOGAĐAJ

Specijalni...

24.10.2016. 8

...zato što se dešavaju sa namerom, imaju precizno određenu namenu, cilj, organizaciju, zato što su jedinstveni i neponovljivi, zato što imaju poseban (specijalan) značaj za naručioca, odnosno organizatora, učesnici zadovoljavaju neuobičajene potrebe.

SPECIJALNI DOGAĐAJ

* Joe Jeff Goldblatt (1997.)

24.10.2016. 9

Skup ljudi, koji uglavnom traje od nekoliko sati do nekoliko dana, organizovan radi neke proslave, odavanja časti ili priznanja, prodaje, podučavanja ili posmatranja određenog zalaganja ljudi.

Jedinstven trenutak koji treba obeležiti posebnim svečanostima i ritualima, kako bi se zadovoljile specifične potrebe.*

SPECIJALNI DOGAĐAJ

*Donadld Getz (1997.)

24.10.2016. 10

Specijalni događaji održavaju se samo jednom ili se retko ponavljaju, i ne predstavljaju deo uobičajenih programa i aktivnosti sponzora ili organizatora.*

Za klijenta i gosta specijalni događaji su prilika za opuštanje i predstavljaju izvanredno i nesvakidašnje društveno ili kulturno iskustvo.*

SPECIJALNI DOGAĐAJ

Definicija:

24.10.2016. 11

Specijalni događaj predstavlja skup projektovanih radnji i aktivnosti koje se preduzimaju uz korišćenje određenih resursa, da bi se u projektovanom vremenu i mestu, oko zajedničkog razloga okupio projektovani profil i broj učesnika radi ostvarenja zadatih ciljeva.

KARAKTERISTIKE SPECIJALNIH DOGAĐAJA

Najčešće se radi o jedinstvenom životnom iskustvu

Obično su vrlo skupi

Održavaju se u kratkom vremenskom periodu

Zahtevaju dugotrajno i pažljivo planiranje

Obično se održavaju samo jednom

24.10.2016. 12

KARAKTERISTIKE SPECIJALNIH DOGAĐAJA

Podrazumevaju visok rizik, obično finansijske i sigurnosne prirode

Svi akteri događaja, uključujući i organizacioni tim, puno toga “stavlja na kocku”

24.10.2016. 13

24.10.2016. 14

VRSTE SPECIJALNIH DOGAĐAJA

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA - veličina

1. Megadogađanja – najveća događanja okrenuta međunarodnom tržištu

• Olimpijske igre

• Svetsko prvenstvo u fudbalu

• Eurosong

2. Regionalna događanja – za cilj imaju povećavanje interesovanja turista za određeno mesto ili regiju

• Exit festival

24.10.2016. 15

https://www.youtube.com/watch?v=O7QcHaQEET4

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA - veličina

3. Značajna događanja – imaju veliko interesovanje zajednice i privlače veliki broj učesnika

• Sajmovi • Beer fest • ...

4. Manja događanja – najveći broj događanja, uglavnom lokalnog karaktera

• Sportski turniri • Lokalni karnveali (-ijade) • Sastanci • Zabave • Proslave • …

*Donald Getz: podela događaja na mega, hallmark i glavne (main) događaje

24.10.2016. 16

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA - sadržaj

1. Sportska događanja • Lokalni turniri • Lokalna prvenstva • ... • Olimpijske igre

2. Zabava, umetnost i kultura • Koncerti • Pozorišni festivali • Muzejske izložbe • Parade • ...

24.10.2016. 17


3. Komercijalni marketinški i promotivni događaji • Promocija novih proizvoda/usluga • Promocija ličnosti, firme, brenda

4. Skupovi i konferencije

• konferencije, • simpozijumi, • seminari, • workshop-ovi, • team building, • video konferencije • ...

24.10.2016. 18


5. Festivali i sajmovi

• Festivali jela i pića • Sajmovi

6. Porodična okupljanja • Venčanja, • Godišnjice, • Veridbe, • Sahrane • ...

24.10.2016. 19


7. Prikupljanje sredstava u dobrotvorne svrhe

8. Ostale vrste događaja

• Izložbe pasa

• Korporativna Nova godina

• ...

24.10.2016. 20

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA – način finansiranja

1. Samofinansiranje (naručilac plaća sve)

2. Putem sponzorstva

3. Učešće ciljne grupe (učesnici plaćaju cenu učestvovanja

4. Projekti sa nultim budžetom (zero-budget projects)

24.10.2016. 21

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA – organizator

1. Organizator pojedinac za svoje potrebe

2. Organizator firma za svoje potrebe

3. Organizator specijalna firma za potrebe klijenta

24.10.2016. 22

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA – ciljna grupa

1. Otvoreni tip (masovne manifestacije)

2. Zatvoreni tip

3. Obavezujući

24.10.2016. 23

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA – učestalost

1. Redovni (npr. doček poslovnih partnera, orijentacija novozaposlenih)

2. Periodični (npr. godišnji festivali, rođendani, godišnjice)

3. Jedinstveni (neponovljivi npr. Predstavljanje novog menadžmenta posle akvizicije Pixara, BREXIT, proslava 111. rođendana Bilbo Baginsa)

24.10.2016. 24

AKTERI SPECIJALNIH DOGAĐAJA

1. Naručilac-inicijator,

2. Organizator i

3. Posetioci.

24.10.2016. 25

ULOGA NARUČIOCA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

Uloga naručioca: 1. Određuje ciljeve

• tačna i precizna zamisao događaja

2. Obezbeđuje sredstva • Sopstvena • Donatorska • Suorganizatorska

3. Tip događaja određuje se od strane naručioca (prodajni, promotivni, svečani, tradicionalni, ...)

24.10.2016. 26

ULOGA ORGANIZATORA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

Uloga organizatora: 1. Snosi odgovornost pred naručiocem, ali ne i zasluge kod

posetilaca 2. Ključna funkcija: obezbediti ostvarivanje ciljeva naručioca,

a ne savršenstvo organizacije događaja 3. Priroda ovih događaja je takva, da je teško napraviti

proceduru za njihovu organizaciju 4. Koliku slobodu organizator ima i u kojim okvirima to

mora da sprovede? Često je problem u praksi naći zajednički jezik sa naručiocem

24.10.2016. 27

ULOGA ORGANIZATORA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

Organizator oko svog tima okuplja i značajan broj kooperanata: • rukovodilac prostora u kome se odvija događaj • reditelj • kooperanti zaduženi za osvetljenje, ozvučenje i vizuelne efekte • osobe za unutrašnje uređenje i dekoraciju prostora • zabavljači • agencije za zapošljavanje • kooperanti za iznajmljivanje • konsultanti za odnose s javnošću i marketing • preduzeća za osiguranje • kooperanti za catering • preduzeća za higijensko održavanje prostora • preduzeća za prodaju ulaznica • štamparije • ...

24.10.2016. 28

ULOGA POSETIOCA (UČESNIKA) SPECIJALNOG DOGAĐAJA

Uloga posetioca (učesnika):

1. Posetioci cilj i kao sredstvo za ostvarenje cilja (masovnost i ekskluzivnost).

2. Inicijator želi da ostavi utisak na posetioce i ostatak populacije i sve to u funkciji povećanja broja zainteresovanih i učesnika

3. Interesovanja, želje i težnje, za koje smatraju da se mogu zadovoljiti posetom takvog događaja

4. Aktivni ili pasivni posetioci

24.10.2016. 29

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

1. Opis događaja • Naziv događaja

• Vrsta događaja

• Datum(i)

• Trajanje/vreme

• Pregled događaja i svrha/koncept

• Opšti i specifični ciljevi

24.10.2016. 30

2. Organizacija događaja • Organizacijska odgovornost • Najvažnije interesne grupe i agencije • Fizički preduslovi

- Prostor - Trasa za ulične događaje - Karta događaja - Razmeštaj (na zatvorenom)

• Publika • Uticaj

- Društveni - Ekološki - Ekonomski

24.10.2016. 31



3. Odobrenja i dogovori • Državna i savezna vlast • Okrug, grad ili mesto • Ured nadležan za puteve i promet • Dozvola za točenje alkohola • Policija • Gradnja • Osiguranje • Zdravlje • Okolina • Zabavni program • Dozvola za puštanje muzike • Sigurnost

24.10.2016. 32


4. Marketing • Konkurentna analiza • Analiza tržišta i planiranje

- Segmentacija tržišta - Zadovoljavanje potreba potrošača - Odlučivanje kod potrošača - Program cena i ulaznica

• Oglašavanje i promocija - Poruke - Mediji - Proračun

• Odnosi s javnošću - Saopštenja za javnost - Konferencije za medije

• Evaluacija marketinga

24.10.2016. 33


5. Finansijska kontrola • Potrebe za kapitalom i sredstvima finansiranja

• Naknade (policija i osiguranje, lokalne vlasti, muzika, „reket“, ...)

• Troškovi (uključujući osiguranje)

• Kontrolni sastavi (npr. za korišćenje gotovine)

• Oporezivanje

• Računi dobiti i gubitka

• Analiza novčanog toka

24.10.2016. 34


6. Upravljanje rizikom • Identifikacija rizika

• Procena rizika

• Upravljanje rizicima

• Izveštavanje o incidentima

24.10.2016. 35


7. Postavljanje događaja Tema

Uređenje - Raspored

- Zabavni program

- Posebni efekti, osvetljenje

- Zvuk

24.10.2016. 36


7. Postavljanje događaja Usluge

- Struja - Voda - Prevoz (uključujući vazdušni saobraćaj, pristup u i iz objekta) - Upravljanje prometom - Zatvaranje puteva - Uticaj na lokalni saobraćaj - Obaveštavanje preduzeća na koja događaj ima uticaj, itd. - Preusmeravanje - Osiguranje - Pomoćna vozila - Parkiranje - Pristup za osobe s invaliditetom

24.10.2016. 37


7. Postavljanje događaja Catering

- Preduzeće za catering

- Prostori

- Planovi za sigurnost hrane

Otpad i upravljanje okruženjem - WC-i

- Upravljanje otpadom, recikliranje

- Buka

- Zagađenje vode

Čišćenje

24.10.2016. 38

8. Zaposleni • Odabir i regrutacija

• Raspored poslova

• Edukacija

• Informisanje

• Strategije nagrađivanja

• Odnosi u industriji

• Regrutovanje volontera

24.10.2016. 39


9. Sigurnost i osiguranje • Sigurnost publike na događaju • Sigurnost i osiguranje izvođača, uglednih ličnosti, itd. • Zdravlje i sigurnost zaposlenih • Osiguranje prostora, opreme, gotovine, itd. • Komunikacije

- Sastanci - Procedure izveštavanja - Procedure izveštavanja u hitnim slučajevima - Metode komunikacije (radio)

• Pristup u hitnim slučajevima i upravljanje hitnim slučajevima • Prva pomoć

24.10.2016. 40


10. Operativni planovi • Politike npr. žalbi, kontrola masa • Procedure i kontrolni listovi • Standardi kvaliteta (povezanost sa ciljevima) • Posebni planovi

- Vremenske prilike - Struja, osvetljenje - Požar - Nezgode - Kontrola masa - Otkazi ili odlaganja - Pretnje bombom i drugi sigurnosni incidenti

24.10.2016. 41


10. Operativni planovi

• Logistika - Postavljane/rastavljanje

- Konstrukcije i objekti

- Osvetljenje

- Zvuk

- Postavljanje/rastavljanje

24.10.2016. 42


11. Evaluacija • Evaluacija nakon završetka događaja

- Ciljevi

- Mere

- Analiza

- Izveštaj

24.10.2016. 43


24.10.2016. 44

Faze u realizaciji SD

Faze u realizaciji:

1. Pripremni deo

2. Deo realizacije

24.10.2016. 45


Faze u realizaciji (detaljnije):

1. Definisanje cilja 2. Uočavanje i definisanje ideje 3. Obrazloženje ideje 4. Izrada predinvesticione studije 5. Razmatranje dobijenih prethodnih rezultata i

ocena opravdanosti organizacije 6. Prihvatanje narudžbine

24.10.2016. 46



7. Sastavljanje tima 8. Izrada plana organizacije 9. Razmatranje plana organizacije 10. Utvrđivanje finansijske konstrukcije i

neophodnosti sponzorstva 11. Animiranje sponzora 12. Donošenje odluke o realizaciji

24.10.2016. 47



13. Nabavka potrebne opreme 14. Angažovanje spoljnih saradnika 15. Pribavljanje potrebnih dozvola i saglasnosti 16. Završno planiranje 17. Realizacija 18. Praćenje i kontrola realizacije 19. Prikupljanje iskustava


2.

Dizajn

3.

Planiranje

4. Koordinacija

5.

Evaluacija

1. Istraživanje

24.10.2016. 48

(Joe Goldblatt)

24.10.2016. 49

Prethodna studija opravdanosti

Prethodna studija opravdanosti treba da sadrži:

• analizu tržišta

• analizu mogućnosti organizatora

• organizaciono-kadrovsku analizu

• ocenu studije

24.10.2016. 50

Studija opravdanosti


Hvala na pažnji

Documents

Organizacija specijalnih događajaorganizacija.fon.bg.ac.rs/wp-content/uploads/2016/10/01-nedelja.pdf · Informacije o predmetu - Vrednovanje aktivnosti studenata: 1. Seminarski radovi