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ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE TRÁMITE ARCHIVOS DE TRÁMITE EN EL HIMFG
Instructor: Susana Gabriel LópezUnidad de Enlace
TemasTemas
Administración de documentosAd i i ió d d i Administración de correspondencia
Documento Expediente Expediente Clasificación de la información Formato Portada de expediente Formato Portada de expediente
Administración de documentosAdministración de documentos
T d d d hi ió d Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de
i i i i l d hii i i i l d hiun sistema institucional de archivossistema institucional de archivos
Art 18 Ley de ArchivosArt. 18 Ley de Archivos
Administración de documentosAdministración de documentos
Metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización,
circulación y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y
racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticasoperativos y las estructuras archivísticas.
Administración de documentosAdministración de documentos
Archivación de documentosArchivación de documentos
Administración de documentosAdministración de documentos
Clasificar
c vac ó de docu e osc vac ó de docu e os
Ordenar … la documentación
Describir
JARD Corporativo S.C2013
Gestión de la informaciónGestión de la información
Producción
Integración
Clasificación y ordenación
Gestión de la Información
Clasificación y ordenación
DescripciónCiclo vital
Acceso
Valoración
ConservaciónConservación
Difusión JARD Corporativo S.C2013
Administración de documentosAdministración de documentos
Ci l Vi lCi l Vi lCiclo VitalCiclo VitalFase del Ciclo vital Usos de la información Sistema Institucional de
A hiArchivos
Activa Uso frecuente para la atención de trámites y asuntos
Archivo de Trámite
asuntos
Semiactiva Uso de referencia, conservación precautoria
Archivo de Concentración
Hi tó i U A hi Hi tó iHistórica Uso testimonial/investigación
Archivo Histórico
Administración de correspondenciaAdministración de correspondencia
Correspondencia de Entrada
pp
Correspondencia de Entrada
a. Revisión de contexto y contenido
b. Recepción (acuse de recibo)
c. Registro (en formatos o sistemas oficiales y estandarizados)
d. Turno al área que atenderá el asunto
Administración de correspondenciaAdministración de correspondenciapp
Control de GestiónSeguimiento (mediante volante de control o sistema automatizado)
Control de Gestión
Nombre y logotipo del HospitalFecha:N b d l á dNombre del área generadoraNombre del remitenteNo. de referencia del documentoIndicacionesFirma de recibido
Administración de correspondenciaAdministración de correspondenciapp
Correspondencia de Salida
a. Revisiónb. Registro (en formato oficial o sistema)c. Despachod. Control y seguimiento de envío
Integración de la Información Archivística
Documento de archivoDocumento de archivo
D fi i ió
El que registra un acto administrativo jurídico fiscal o
Definición
El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el
ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos bli d i d di d l l obligados, independientemente del soporte en el que se
encuentren.
Art. 4 fracción XX
Documento de archivoDocumento de archivo
D fi i ió
A los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,
Definición
A los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares,
contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las
facultades o la actividad de las dependencias o entidades y sus facultades o la actividad de las dependencias o entidades y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración.
Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico
MAAGTA
Documento de archivoDocumento de archivo
C t í ti
1. Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo
Características
2. Posee valores administrativos, legales, fiscales3. Con frecuencia es exclusivo y único4 Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas4. Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas5. Es referencia y testimonio de la acción gubernamental6. Debe estar plenamente identificado con datos que permitan
ió hi í i d b d d su agrupación archivística, esto es, deben contener datos de contexto y contenido
Documento de archivoDocumento de archivo
Varios formatos, un solo concepto archivístico
Circular o atenta notaMemorándum
Oficio
Multisoporte en papel
Documento de archivoDocumento de archivo
Documento de archivoDocumento de archivo
Contexto y contenido del documento de archivoContexto y contenido del documento de archivo
1
21. Logotipo institucional2. Unidad Administrativa
productora3. No. de identificación
2
3
5
asignado al documento4. Breve extracto del asunto
de que trata5. Fecha del documento
4
6
7
6. Destinatario7. Contenido8. Emisor9. Copias marcadas 8p10. Siglas del funcionario
que elabora el documento y de quien lo mecanografió
8
910g
Los datos de contexto y contenido permiten la integración del documento al expediente que le corresponde
Documento electrónicoDocumento electrónico
Art. 22 MAAGTA
1.Considerar como documentos de archivo electrónicos i t i ió l i t para su registro y, en su caso incorporación al sistema
de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo aquéllos que sirvan de documentos de archivo, aquéllos que sirvan de
sustento a los actos de autoridad derivados de las atribuciones y funciones de las unidades
administrativas, y que cumplan con las características siguientes:
Documento electrónicoDocumento electrónico
a) Los documentos electrónicos y los digitalizados relacionados con la gestión de asuntos y trámites:
b) Las bases de datos o reportes propios o que provengan de otros sistemas de información distintos a l l d l d d d los utilizados por las unidades administrativas, y
c) Los que propicien la trazabilidad de metadatos que ) q p p qsean creados para el sistema o herramienta, a fin de mantenerlos o preservarlos en el tiempo.
Documento electrónicoDocumento electrónico
Cl ifi l d t d hi l t ó i l Clasificar los documentos de archivo electrónicos, con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificación archivística.
Utilizar como soporte de almacenamiento para los documentos de archivos electrónicos, equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC que cumplan con las características de p q pseguridad de la información establecidas en las disposiciones aplicables en la materia.
Identificarlos utilizando información que comprenda los datos de identificación establecidos para soporte papel, a fin de mantener los documentos de archivo electrónicos a través del tiempo con base en su vigencia documentalbase en su vigencia documental.
Documento electrónicoDocumento electrónico
Información requerida para la identificación de los documentos de archivo electrónico.
I. Vinculo a anexos, cuando existan;N b ió d l i t f t II. Nombre y versión del sistema o formato en que se captura, y
III Plantillas requeridas para interpretar la estructura III. Plantillas requeridas para interpretar la estructura del documento.
Documento electrónicoDocumento electrónico
I f ió id t l d t d Información requerida para mantener los documentos de archivo electrónicos en el tiempo.
I. Software: fecha, nombre y versión del nuevo software;II. Hardware: fecha, nombre y características del nuevo
servidor o equipo institucional de almacenamientoIII. Reporte de eventos: cambio de la función a otro
departamento, subdirección o dirección en la unidad administrativa.
IV. Reporte de anomalías en formatos y contenido de los documentos de archivos electrónicos, y
V. Reporte de siniestros o daños al material digital.p g
Documento electrónicoDocumento electrónico
V. Mantener accesible a su lectura los documentos de hi l t ó i l té i l l archivo electrónicos, en los términos y por el plazo que se
establezca en el catálogo de disposición documental
VI. Preservar los documentos de archivo electrónicos con valor histórico en los equipos institucionales de q palmacenamiento administrados por la UTIC
Expedientep
Unidad documental constituida por puno o varios documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un mismo asunto actividad o trámite de mismo asunto, actividad o trámite de
los sujetos obligados.
Art. 4 fracción XXIII
Características del Expedientep
Se integra en forma lógica y cronológica Se integra en forma lógica y cronológica
Debe estar integrado con documentos originales y/o copias que obren como originales
Debe foliarse para asegurar la integridad de los documentos que lo Debe foliarse para asegurar la integridad de los documentos que lo constituyen
D b j bl ( á i 10 ) Debe ser manejable (espesor máximo 10 cm.)
Se identifica con una portada estandarizada
Expedientep
Expedientep
ient
eex
ped
la d
e e
cará
tum
ato
cFo
r
Conjunto de documentos
Fondo
producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se
identifica con el nombre de este último
Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones
de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones Subdirección de Subdirección de SegSeg. . ProgProg. y Diseño . y Diseño OrgOrg..
SecciónSección Sección
plegales aplicables.
Subdirección de Subdirección de SegSeg. . ProgProg. y Diseño . y Diseño OrgOrg..
Serie SerieDivisión de una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el
Informes InstitucionalesInformes Institucionales Unidad de EnlaceUnidad de Enlace Programas especialesProgramas especiales
Expedientes
desarrollo de una misma atribución general y que versan
sobre una materia o asunto específico
Solicitudes de acceso.Solicitudes de acceso.
Expedientes
DocumentosDocumentos
Portada de expedientePortada de expediente
Funciones
Coordinar la elaboración de informes y Coo d a a e abo ac ó de o es y reportes de programas gubernamentales vigentes (Transparencia y Rendición de Cuentas, Investigación, Perfil de Población Atendida, entre otros), e institucionales , ),(Capacitación) a efecto de cumplir con los requerimientos de información ante las instancias correspondientes.
Funciones vs inventarioFunciones vs inventario
Clasificación de la Información
Información Reservada
Artículo 14. También se considerará como información reservada:I. La que por disposición expresa de una Ley sea considerada confidencial, reservada,
comercial reservada o gubernamental confidencial;comercial reservada o gubernamental confidencial;II. Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como
tal por una disposición legal;III. Las averiguaciones previas;IV. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma
de juicio en tanto no hayan causado estado;V. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se
haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, oVI. La que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte
del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada.
LFTAIPG
Clasificación de la Información
Información Confidencial
Artículo 18. Como información confidencial se considerará:I. La entregada con tal carácter por los particulares a los
sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el Artículo 19, yArtículo 19, y
II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización en los términos de esta Ley
LFTAIPG
Formato portadaFormato portada
Expedientaciónp
Consiste en clasificar el Documento, abrir el expediente escribiendo en la ceja de la carpeta el número, encabezamiento, extracto y el año. // Es la operación que consiste en agrupar los Documentos
que tratan de una mismo asunto, siguiendo un orden determinado para formar, identificar y controlar un
di t l l b bi t i t expediente al elaborar sus cubiertas y registros correspondientes.
ORDENACIÓNORDENACIÓNORDENACIÓNORDENACIÓN
Definición:Definición:
Método de ubicación física (topográfica) de los expedientes en los depósitos de archivo, a través
de la elección de un criterio de ordenación determinado
Ordenar no es igual a Clasificar
40
MÉTODOS DE ORDENACIONMÉTODOS DE ORDENACIONMÉTODOS DE ORDENACIONMÉTODOS DE ORDENACION
El mobiliario donde se depositan los archivos El mobiliario donde se depositan los archivos debe también identificarsedebe también identificarsedebe también identificarsedebe también identificarse
Archiveros, estantes, cajasArchiveros, estantes, cajasE1N1 E2N1 E3N1
E3N2E2N2E1N2
E3N3E2N3E1N3