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5/14/2018 organizacion archivo uruguay - slidepdf.com

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Ponencia sobre la Organización y Conservación del Archivo Histórico de

la Facultad de Derecho de la U de la R. 1881 a 1985.

Autores:

Archivólogo Víctor Barranco García.

Pasante Gabriel Queijo Fellosa.

Montevideo, 17 al 21 de noviembre de 2009.

8vo CAM.

Historia de la Facultad de Jurisprudencia.

La Facultad de Jurísprudencia (después Derecho) surge comoinstitución en un proceso de acciones administrativas y situacionespolíticas que conllevaron a la fundación de la Universidad de laRepública y a la Facultad de Jurisprudencia, entre los años 1833 a1849, fue la única facultad que funcionó hasta 1876.

Desde entonces hasta la actualidad ha vivido períodos de evolución desus estructuras administrativas así como la constante ampliación de suscometidos, sólo interrumpido durante la dictadura militar en el año 1973,retomada la autonomía y la democratización en el año 1985 hasta elpresente esta institución desarrolla 5 carreras en el campo del derecho,con una población estudiantil que supera los 14 000 estudiantes.

Su evolución docente ha estado condicionada por dos grandes factores:el proceso general de nuestra enseñanza universitaria y el proceso de lavida jurídica nacional.

En su desarrollo y sus funciones generó una cantidad importante dedocumentación administrativa que hoy constituye un fondo documentalimportante.

La Facultad de Derecho fue protagonista de grandes acontecimientosnacionales en sus 160 años de vida. Uno de los más importantes logrosde la casa de estudios fue la consagración de su Ley Orgánica en el año1958.

Sufrió varias reformas en su desarrollo institucional, y tuvo otros tantosintentos fallidos de mejoras, muchas veces limitados por losautoritarismos. Se resistió a las dictaduras y luchó para defender al



Estado democrático, sufriendo la impotencia de la intervención quepadeció en la década del setenta del siglo pasado.

Por esta Facultad se formaron las más grandes figuras intelectuales denuestro país, como docentes, estudiantes y egresados, que tanto

contribuyeron al Estado de derecho, impuesto desde la Constitución,enriquecieron la cultura y el pensamiento político y social de nuestranación.

Los Documentos de la Facultad:

Se trata de un importante acervo documental, que abarca 3 siglos,últimas décadas del siglo XIX, todo el siglo XX y los primeros 6 añosde este nuevo siglo.

Su contenido está relacionado con las actividades administrativas,

culturales y científicas, con el trazo de la vida social uruguaya. Ahíencontramos notas y expedientes sobre los programas docentes, losplanes de investigación y extensión universitaria, documentos variadosde la contabilidad. La administración, la docencia, sobre los estudiantesy los funcionarios de la facultad.

Encontramos diferentes tipologías documentales, que constituyen seriesdocumentales de actas del gobierno de la facultad y la Universidad.Informes , Notas, Correspondencias, Controles, Asistencias,

Evaluaciones, Exámenes Libres y Reglamentados, Certificaciones,Matrículas, Títulos, Exoneraciones, Prórrogas, Libros de Conocimientos,Libros copiadores con documentos de diferentes tipos, todosmanuscritos, Libros Mayores de Contabilidad, de Actas de Arqueo yCajas, Expedientes de Estudiantes de las carreras de Notariado,Procuración, Abogacía y Traductorado (Existen más de 5000Expedientes de Estudiantes comprendidos entre los años: 1882-1967).

La documentación académica aparece en este subfondo desde 1879, yla documentación administrativa de la Facultad va desde 1886 hasta

1985, y posterior a esta fecha hasta el presente la documentaciónproducida por la institución se encuentra en el sector administrativo.

Las condiciones de su conservación.

Para apreciar la importancia del Archivo Histórico de la Facultad deDerecho, primero deben saber el contenido, el estado en que seencontró.

Los antecedentes conocidos sobre el archivo de la Universidad, asícomo el archivo de la Facultad, se debieron dar en el conjunto delproceso de su Instalación y desarrollo, en el actual edificio de nuestraFacultad y que comparte la Dirección de la universidad.



En el proceso del tiempo y el funcionamiento administrativo de lafacultad, se fueron acumulando un sinnúmero de documentos productosde su gestión, que se conservaron con diferentes criterios y condiciones,pero el 22 de octubre de 1976, las autoridades interventoras de la

Universidad entregaron al Archivo General de la Nación 77 cajas dedocumentos que databan de 1827 al 1945, y posteriormente continuó elenvío del período 1946-1953, documentos perteneciente a laUniversidad y de la Facultad de Derecho también.

Más nunca se supo de éstos, hasta que en el año 2000 se logró elaborar el Catálogo del Archivo de la U de la R (1827-1885) primer tomo, y elsegundo tomo (1886 – 1904), hecho por las archivólogas Alicia Casasde Barrán, Mónica Báez y la historiadora María Blanca Paris de Oddone,en conmemoración del 150 Aniversario de la Instalación de la

Universidad, y entre los cuales se comprueba de la existencia dedocumentos de la Facultad de Derecho de fecha: 1836 al 1885.

En 1985 el CDC (Consejo Directivo Central) por resolución del 29 deoctubre decidió crear una comisión para el estudio de los problemasrelativos al Archivo de la Universidad, que concluyó en la solicitud de ladevolución de éste por la importancia que posee para el estudio de la historiay la identidad de la Universidad, al Ministerio de Educación y Cultura, al cualpertenece el AGN, pero nunca hubo respuestas.

Aunque parezca increíble sólo a partir del año 2005 y con la designaciónde una nueva dirección , que recayó en la archivóloga y licenciada AliciaCasas de Barrán, se pudo acceder al contenido del Archivo General dela Nación con profundidad, tras un largo proceso de trabajo archivísticose puede conocer el contenido real y el estado de conservación de ladocumentación universitaria en ese lugar.

Al producirse el movimiento de los documentos, se corroboró que hubodocumentos de la Facultad que no fueron enviados a ese destino y esolo comprueba la presencia de documentos de diferentes épocas en

nuestro archivo histórico actual, en proceso de organización.

En estos últimos 21 años (1985 - 2006) la documentación más antiguade la Facultad es depositada y trasladada a lugares sin condicionesadecuadas, estuvo depositada en la Casona (casa utilizada comodepósito de la facultad) donde se encontraba en malas condiciones deconservación, predominado su suciedad, los insectos, los roedores, yuna alteración de su medio ambiente, que conllevó a sufrir diferentesgrados de deterioro.con diferentes criterios en su conservación, y ladocumentación de años recientes en diferentes depósitos o supuestos

Archivos, tambien en difíciles condiciones de organización yconservación.



Además se sumó el hecho de un gran aumento de la producción dedocumentos al asumir la institución nuevas competencias y nuevastecnologías, como el expediente electrónico que facilitó el incremento delas gestiones pero que conllevó a la impresión de dichas gestiones

administrativas.Ya en el año 2005 se comienza a revertir la situación archivística de estesub- fondo documental, y se impone el criterio de unificar todos losdocumentos que se encontraban dispersos.

Las Razones para su rescate:

La documentación contenida en este archivo administrativo constituyeun acervo documental y testimonio de la identidad y la memoria denuestra casa de estudios.

Dada la importancia de la documentación de este archivo es necesarioque la misma esté disponible para cualquier investigación científica,social o cultural.

A pesar de la pérdida de la documentación extraída de la Facultad, en elperíodo de facto, se cuenta con un importante Patrimonio Documentalque hay que rescatar del olvido y la destrucción, mediante un trabajoextraordinario, se debe conservar adecuadamente estos documentosporque toda su información testimonia y documenta el nacimiento y

desarrollo de la Facultad y la Universidad de la República, además deformar parte del Patrimonio Cultural del país.

Lograr convencer de que era necesario su rescate, parte de la delingreso del archivólogo Victor Barranco desde el año 2003, marcandopautas archivisticas en el tratamiento de estos documentos, estosregistran obligaciones y compromisos institucionales, que se constituyenen prueba de los derechos de todos los ciudadanos y que es la Memoriay comprensión de la Historia de la Universidad, que contribuye alconocimiento.

Con la fundamentación de que la Facultad de Derecho jugó un papelcentral en la formación de las élites políticas y culturales del Uruguay,con significativa proyección latinoamericana, se comprende que estearchivo, es una fuente primaria de información.

El Rescate a través de la colaboración de ADAI.

Recuperar este archivo, fue desde entonces un propósito y una tareaardua, pero buscando, convenciendo y demostrando resultados,

sumando las voluntades de la administración, mediante la aplicación de



las técnicas adecuadas, se comenzó a preparar para el futuro a unarchivo que conserva la historia de nuestra casa universitaria.

Como no existía un archivo organizado, no existía su inclusión en lospresupuestos de la institución, no existía recursos para sus

implementaciones.

A partir del año 2004 se comenzó a buscar aprobaciones para buscar recursos financieros a través de un proyecto de elaboración propia parapresentarlo a la Agencia de Cooperación Española. El Proyecto planteala Organización de todos los documentos, su limpieza y colocación encajas. Lograr una mejor conservación de este Archivo Histórico de laFacultad de Derecho, mediante técnicas archivísticas, terminando elmismo en un proceso de Digitalización para su respaldo y reproduccióna otros soportes en el tiempo, ya que la microfilmación es un procesomás caro y la Digitalización es de más facil manejo para su Difusión, ypermite su reproducción, conservación y futura migración a otrossoportes que sean más avanzados en el tiempo.

El hecho conllevó a que se valorara la posibilidad de destinar un aportefinanciero por parte de la Facultad durante el año 2005, comocomplemento a los gastos del proyecto que presentó a la Agencia deCooperación Española.

El proyecto de la Organización y Conservación del Archivo Histórico dela Facultad de Derecho, fue aprobado por las autoridades de ADAI yconllevó un paciente y largo trabajo, que se desarrolló en tres etapasentre los años 2005 al 2009.

El proceso de la organización y su Preservación mediante la aplicaciónde las técnicas archivísticas adecuadas, dejaría al archivo históricodisponible para prestar un servicio a los investigadores y usuarios engeneral.

Dejar preparado el Archivo Histórico para una futura aplicación de

técnicas de descripción de las demás series documentales contenidasen el sub- Fondo Documental universitario, ya que el FondoDocumental lo constituye la Universidad en su conjunto, además demedidas de conservación que garanticen su mayor permanencia en eltiempo.



El proceso del rescate:

El sub - Fondo Documental está constituido por documentos en soporte

papel, por el gran volumen del mismo se realizó el inicio de la organización yprocesos técnicos en 3 etapas de trabajo, comenzando en el año 2005:

1ra. Etapa: comprendió la documentación del siglo XIX, y los primeros 25años del siglo XX.

El proceso que se llevó a cabo consistió en desarrollar 3 actividades queconllevaron varias tareas:

1- La instalación del Archivo: Acondicionamiento del local designado por lasautoridades, que requirió de limpieza profunda con lijado de los pisos de

madera y varios encerados (anteriormente existía un depósito en el lugar). Seefectuó limpieza de pisos y ventanas, pintura de paredes y techos, Refacciónde la electricidad y la iluminación, Medición y Distribución de los espacios,armado de las Estanterías, su limpieza (por ser éstas recicladas).

2- Traslado de la Documentación: Desde la Casona mediante la contrataciónde un camión, y desde el salón 25 donde estaba depositada parte de ladocumentación, se complementa el traslado de 100 metros lineales dedocumentos, la colocación en las estanterías según la clasificación primariaestablecida de antemano, hasta el trasiego a mano por 18 de julio desde el

Archivo General de la U de la R de algunos cientos de cajas de cartón endesecho que fueron recicladas y etiquetadas para su nuevo uso.

3- Aplicación del proceso técnico archivístico: Se realizaron diferentesactividades de carácter técnico como lo es la Clasificación y la Ordenación delos documentos aplicando las normas ISO y parámetros internacionales, seutilizó asesoramiento de un docente de la especialidad y se realizarondiferentes controles de calidad del proceso empleado.

En esta etapa del desarrollo del proyecto se contó con la elaboración de losfuncionarios de Intendencia y Servicios Generales.

El primer instrumento realizado fue un Inventario Somero sobre todo elcontenido del archivo, con el objetivo de conocer de su contenido.

Posteriormente se realizó una Base de Datos en Winisis, elaborando unInventario para el registro de los documentos del siglo 19.

Se elaboraron otros instrumentos de archivo para la búsqueda de lainformación:

Inventario Somero para documentos entre 1890 y 1925.

Censo de Estudiantes de Abogacía 1875 a 1902.Censo de Estudiantes de Notariado 1884 a 1892.



Registro de Estudiante de Abogacía 1875 a 1901.

Índice Onomástico de Estudiantes de Abogacía y Notariado 1875 a 1902.

Inventario Analítico 1892 a 1908.

Organigrama institucional para el período 1875 a 1925.Desarrollo del Cuadro de Clasificación para la estructura orgánica-funcional dela época.

Estos instrumentos se efectuaron con la contribución de los estudiantes que secontrataron, con la participación honoraria de otros profesionales y estudiantesde archivología, y con estudiantes que realizaron sus Tesis de Grado dentrodel período 1875 a 1949.

2da. Etapa: Abarcó la documentación de primeros 45 años del siglo XX.

Se elaboraron los siguientes instrumentos para las búsquedas:Inventario Descriptivo para el período 1935 a 1949.

Índice Onomástico de Estudiantes de Abogacía 1940 a 1948.

Inventario Descriptivo e Índice Onomástico de Estudiantes de Procuración1935 a 1948.

Inventario Descriptivo e índice Onomástico de Estudiantes Notariado entre1935 y 1949.

Inventario Descriptivo de Secretaría de 1935 a 1949.

Inventario Descriptivo e Índice cronológico de Libros y Actas entre 1935 y 1948.

Se Digitalizó 4315 documentos encuadernados correspondiente a diferentrestipos documentales, entre ellos, Informes, Notas y actas del período 1879 a1945.

Se elaboró el Inventario Descriptivo para estos documentos en formatoelectrónico utilizando el software LASERFICHE.

3ra Etapa: Consistió en la Digitalización de 4700 documentos comprendidos

entre 1907 y 1958, se elaboró la descripción archivística aplicando las normasISAD (G), utilizando el mismo software.

Se empleó un sistema de descripción normalizado y automatizado, realizandola lectura y revisión del contenido de 10 Libros copiadores, que conllevó a laelaboración de un registro de 279 hojas con el lenguaje técnico establecidopara aplicar su vinculación al OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)aplicado al software en cuestión. Este trabajo conllevó 7 meses de elaboración,incluyendo el escaneo, la digitalización y el control de calidad del proceso.

La Digitalización se efectuó considerando que es el proceso de mejor manejo,

más actualizado y económico y con posibilidades más factibles de poderlotransferir a otro soporte en el futuro al avanzar el desarrollo de la tecnología.



Este proceso permite almacenar una gran cantidad de documentos y su fácilmanipulación y transportación ayudará a una mayor difusión de la informacióncontenida en ellos.

Desde el punto de vista de la conservación de los documentos, se logra evitar

el manejo de los documentos originales y además evitar la pérdida total de sucontenido si desaparecen los actuales soportes en los que se mantienen.

El Proceso técnico archivístico:

Se efectuó en el desarrollo de las 3 fases del proyecto ya planteadosanteriormente, para la que se conjugaron los recursos materiales,económicos y humanos aportados por ADAI y la Facultad.La estructura de la Instalación, Distribución y Funcionamiento del

Archivo se implementó con tres áreas de trabajo: Área de depósitoDocumental, Área Técnica y Área Pública y/o Sala de Reuniones. Laorganización archivística consiste en la aplicación de principios ynormas técnicas especificas, en base a eso se propuso planificar,Implantar y Evaluar un Sistema de Gestión de la Documentación Administrativa, que promueva la ejecución de las tareas técnicasarchivísticas más importantes para la Organización, la Descripción, laConservación y hacer accesible el sub – fondo documental Administrativo e Histórico .La organización archivística constó de la implementación de una seriede tareas:

Estudio de la Estructura y Desarrollo de la Institución:Conocer su estructura organizativa, las Unidades que lo constituyen, lasdiversas escalas centrales o descentralizadas: la Dirección, lasDivisiones, los Departamentos, las Secciones y/ o Filiales. La naturalezade las relaciones internas, tanto orgánico- jerárquicas como de gestión.Conocer las Finalidades u Objetivos de la Entidad, los Cometidos yCompetencias de cada uno de los diferentes niveles o escalas que laintegran. Con ello se preparó las siguientes etapas.

El Relevamiento Documental:

Relevamiento Documental minucioso, de todos los tipos de documentosque se elaboran en la Facultad, con el objeto de su posible clasificación.Para ello se revisó todas las estructuras administrativas de donde segeneró dicha documentación, así como las funciones que cumplen;para identificar y contribuir a la identificación de los tipos y seriesdocumentales. Para ello se utilizó un formulario técnico elaborado por el técnico archivólogo.



OrganigramaSe estudió a las estructuras orgánicas- funcionales actuales, su

evolución en el tiempo de vida de la institución, lo que nos permitiócontinuar con otros procedimientos archivísticos posteriormente.La importancia radica en que nos proporciona el origen documental y su

futura organización a partir de la estructura actual.

Elaboración de un Cuadro de Clasificación:Definición de una estructura jerárquica y lógica que refleje las funcionesy las actividades del organismo, funciones que generan la creación orecepción de los documentos, así como lograr la identidad propia decada grupo documental, que lo distingue como único y los relaciona jerárquicamente con los demás, sin dar lugar a la ambigüedad. Ademáses un instrumento inestimable para la localización conceptual de lasSeries Documentales. Se emplean los recursos anteriores.

Identificación de las Series Documentales:Los documentos deben ser devueltos a su orden original, aquel quetuvieron cuando fueron creados, por consiguiente, no sólo según elfondo de procedencia, sino dispuestos en el seno del grupo dedocumentos producidos y que reflejan el modo de ser y de funcionar dela Institución que los ha creado, sobre la base de las competencias de laorganización, de la estructura, y de los procedimientos.La tipología documental nos proporcionó una escala de valores oatributos, que nos permitió definir las series documentales, al identificar dichas estructuras orgánicas- funcionales y sus competencias yposteriormente determinar sus valores sustantivos o facilitativos.

Planificación del trabajo de la Organización:La planificación de la organización estuvo dada a partir del Sistemaelegido previo conocimiento detallado de las funciones que desarrolla elorganismo y los documentos producidos. La utilidad del Cuadro deClasificación, y una disposición complementaria del lugar de ladocumentación, nos preparó la posibilidad de elegir el método deordenación adecuado. Se emplearon los recursos técnicos al caso.

Plan de Descripción:

El objetivo de la labor descriptiva es hacer eficazmente accesible el sub -fondo documental de la Facultad de Derecho.Se utilizaron recursos técnicos empleados en una Programación

Descriptiva.Se debe formular un programa descriptivo a fin de proporcionar conprontitud ciertos datos referentes a todos los documentos del archivo.Posteriormente se decidió la profundidad conque será necesariodescribir cada agrupación documental y en consecuencia el tipo deprocedimiento para llevarlo a cabo. Así como el tipo de Instrumentos Descriptivos que se elaboraron,como inventarios, índices y otros instrumentos de control, incluyendo

la utilización de la automatización de los mismos, para lo cual se



utilizaron las normas internacionales de descripción archivística ISAD(G). Y los futuros instrumentos a elaborar.

Medidas Técnicas y/ o asesoramiento de Tratamiento Documental:

Propuestas para el expurgo de los documentos: Valoración, Selección yEliminación. Se aplicó formulario establecido por las autoridades del AGN.Estudio del Ciclo Vital de los documentos, y la fase de desarrollo delarchivo, su eliminación o conservación definitiva se distinguen enfunción de:La utilidad administrativa y legal de los documentos.Su utilidad histórica.Período de utilidad corriente: documentos conservados en laadministración de origen.Período de utilidad definitiva: documentos conservados en el archivo

histórico.Se realiza en la actualidad una Tabla de Plazos de Valoración para laconservación y eliminación documental, según las regulacionesadministrativas públicas y de los intereses legales y administrativos dela Facultad de Derecho.Se incluyeron otras propuestas de medidas técnicas para el mejor manejo y conservación de la documentación, según las característicasde cada lugar dentro de la Institución.

Estudio de Estructuración para el Servicio del Archivo:No existía ningún servicio de archivo, puesto que no existía éste comouna unidad administrativa y si diferentes depósitos y pequeños archivosde gestión en las oficinas.Tras su instalación, se analizó el servicio que pueda brindar el archivo,logrando la recuperación de la información de forma precisa y en tiemporazonable para la Administración.Se planteó el desarrollo de una función cultural a través de un servicioeducativo e investigativo, partiendo de las fuentes primarias de lainformación histórica de la Facultad, y desarrollar otras tantasactividades como préstamos, exposiciones, publicaciones, elaboraciónde web del archivo.

Informatización y creación de Bases de Datos Archivísticas:Se informatiza utilizando el software utilizado en las diferentes fasesdel proyecto, con la alternativa de utilizar otros que se adecuen alservicio y funcionamiento interno del archivo, así como la determinaciónde descriptores normalizados, para la creación de las Bases de Datos,para la recuperación más eficiente de dicha información.También el acceso a la documentación y la información, dependerá defactores internos de la institución, sus regulaciones, manejo yconservación de la documentación electrónica, entre otros factores.Se emplean recursos técnicos, normas y procedimientos.



Se comenzó la elaboración de los documentos de trabajo a utilizar posteriormente para el desarrollo de las tareas de la GestiónDocumental:

Normas Básicas de organización y gestión de los archivos de lasoficinas de las diferentes dependencias de la Facultad.El cuadro de clasificación de la institución.El cuadro de clasificación de la oficina.El catálogo de tipos documentales de la oficina.Las normas de transferencias al archivo central de la facultad.Las normas de expurgo o eliminación controlada de documentos de lasoficinas.Todos estos documentos utilizando las normas técnicas archivísticas ensu elaboración, constituyen una herramienta de trabajo útil para laorganización y la gestión documental: control eficiente del volumen y

manejo de la información.Se constituirá con ellos un Manual de Procedimientos para el manejo,control y planificación del trabajo archivístico.

Programa de Servicios y Difusión Cultural:

Se establece un Servicio de asistencia a la Administración, brindándoletoda la Información contenida en el Archivo, que sea necesaria para ladeterminación de decisiones administrativas y un Servicio de Consultapara la Investigación, la Docencia y el Estudio como Difusión Cultural

y de Actividades que permitan dar a conocer su contenido, comoPatrimonio Documental de la Facultad de Derecho.1. Dentro del Servicio de extensión archivística y a través de un vínculo

con los gremios profesionales de los archivistas se desarrolla una líneade investigación basada en la elaboración de proyectos, en el eje de unPROGRAMA DE SERVICIO Y DIFUSIÓN CULTURAL para el que se crea unespacio denominado: CENTRO DE REFERENCIA e INVESTIGACIÓNPARA ACADEMICOS, PROFESIONALES Y ESTUDIANTES queconsiste en aplicar la extensión archivística universitaria como unespacio vital para los académicos, profesionales y estudiantes, ademásse vincula con el espacio ya logrado de la web del archivo, que se dio a

conocer en el 160 aniversario de la instalación de la Facultad, así comode la Universidad en el año 1849, este centro de referencia pretendebuscar y desarrollar líneas de trabajo para la investigación mediante elmanejo de la información, su estudio y para la elaboración deproyectos, preparación y presentación de Ponencias, apoyo para lapreparación de Eventos Científicos y su Difusión.Mediante este espacio se desarrollará una Función Cultural a través deun servicio educativo, partiendo de las Fuentes Primarias Documentalesque existen y ayudar a desarrollar otras actividades culturales comocreación de espacios web, boletines electrónicos, Exposiciones yPublicaciones.



Autores:

Archivólogo Víctor Barranco García.

Pasante Gabriel Queijo Fellosa.

Montevideo, 17 al 21 de noviembre de 2009.

8vo CAM.

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