organizacion proyecto informatico

Organización en Proyectos

Informáticos José Onofre Montesa AndrésUniversidad Politécnica de

ValenciaEscuela Superior de Informática Aplicada

2003-2004

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 2

Índice

• Introducción• La estructura de los Equipos• La comunicación en el proyecto

Informático


Introducción

• Aprobada la realización del proyecto, la gestión de éste se centra en dos temas:– Crear un equipo de trabajo.– Hacer un seguimiento de lo planificado.

• Ahora trataremos el: ¿cómo organizar un equipo de trabajo?”


Visión global del desarrollo.

Clientes y

UsuariosDesarrollador

essoftware objetivo Maquina

Personas, Equipos, Organizaciones

Ideas…Especificación… Diseño… Código


Estructura de la empresa y el equipo de proyecto

• En el equipo hay dos tipos de personas:– Las que provienen de la organización

receptora del subsistema informático, quien lo explotará.

– Los técnicos cuya labor es la construcción del subsistema.


Estructura de la empresa y el equipo de proyecto

• El equipo puede utilizar un modelo organizativo diferente al de la empresa receptora.

• Hay que enlazar las dos organizaciones de modo que no se produzcan conflictos entre ellas.


¿Porque crear una Organización para el

proyecto?• En la planificación se fracciona las

actividades de modo que resulte fácil la realización y control de cada tarea.

• Hay que crear las condiciones que:• faciliten la coordinación: puesta en marcha ,

toma de decisiones, seguimiento y finalización de tareas.

• facilite comunicarse a las personas encargadas de cada tarea, con las personas que realizan la misma u otras tarea asociadas a la suya.


Diferentes ámbitos del proyecto

• El proyecto Informático, nace con el objetivo de proporcionar un subsistema informático a una organización.

• La organización del equipo de desarrollo puede ser independiente de la empresa a la que le construye el sistema.


Podemos encontrarnos con diferentes coyunturas:

• El equipo del proyecto forma parte de la división a la que le desarrolla el SI.

• El equipo del proyecto forma parte de la organización pero no depende de los mismos directivos que los usuarios. (en organizaciones grandes).

• El equipo de proyecto es externo a la organización.


El equipo forma parte de la división cliente del SI.

• Se tendrá muy pocos grados de libertad para organizar el equipo (los disponibles).

• Si la dirección de la división apoya el proyecto:– todas las personas involucradas llegarán a

cotas altas de acuerdo. – El objetivo del equipo y el de la organización

anfitriona son exactamente el mismo.


El equipo sólo forma parte de la organización.

• El equipo del proyecto dependerá fundamentalmente del CPD y podrá utilizar recursos (personas) especialistas en temas, que se justifican como consecuencia del tamaño de la organización anfitriona.

• Es posible que los objetivos del CPD no sean los mismos que los del departamento cliente.


El equipo de proyecto es externo a la organización.• El equipo del proyecto se forma con

personal externo a la organización. – Tiene mucha libertad a la hora de

seleccionar a los miembros,– depende del tamaño de la suministradora.

• Los objetivos se comparten desde una perspectiva de Cliente-Suministrador.


La estructura de las Organizaciones

• Dado que la estructura de la organización usuaria del futuro SI estará involucrada en los problemas del desarrollo, vamos a ver los tipos de organizaciones que existen y sus características.

• Las estructuras típicas son:– La estructura Departamental– La organización por Proyectos– La organización Matricial


La estructura de las organizaciones asigna:

• Tareas y actividades a grupos de personas.

• Objetivos a cada grupo.• Responsabilidades a grupos y

coordinadores• Autoridad entre grupos o miembros

de éstos.• Canales de comunicación formal.


La estructura Departamental (I)

• Es la estructura más difundida (militar, iglesia,...)

• Es la estructura piramidal típica. Cada nuevo nivel que se introduce supone una cierta especialización ya sea por:– tipo de trabajo (funcional), – localización geográfica (Territorial), – tamaño de los clientes (Orientada al Cliente), – producto (Orientada al Producto).


La estructura Departamental (II)

• La comunicación se suele permitir entre:– personas al mismo nivel, bajo el mismo jefe.– entre jefe y subordinado.

• La comunicación formal entre dos personas en diferentes áreas supone un recorrido del mensaje...– de jefe a superior hasta un punto en la

pirámide, donde el mensaje comienza su descenso.


La estructura Departamental (III) Ejemplo:

E jem plo d e E s tru ctu ra Fu nc ion a l

S e cre ta r ía G e n era l

A -1

A -2

A lican te

C -1

C -2

C as te llon

V -1

V -2

V -3

V a le nc ia

D ire cciónC o m p ras

A -3

A -4

A lican te

C -3

C -4

C as te llon

V -4

V -5

V a le nc ia

D ire cciónV e n tas

A -5

A -6

A -7

A lican te

C -5

C as te llon

V -6

V a le nc ia

A lm acén

D ire cció n g en era l


La estructura Departamental: Ventajas

• Centralización de recursos similares.– Especialistas del mismo tema están juntos.

• Mejora las posibilidades de carreras profesionales• Cooperación entre especialistas del mismo tema.

– Menor necesidad de expertos técnicos.– Mayor flexibilidad en la asignación de

personal.

• Mayores niveles de estandarización


La estructura Departamental: Inconvenientes

• Hay grietas en áreas ínter-funcionales con lo que se crean conflictos de:– Responsabilidad: “esto no me incumbe”– Poder, varios desean tomar decisiones, de

forma independiente, sobre un mismo tema.– Comunicación, “Yo finalice mi tarea”, “Nadie

me dijo que se pudiera continuar”, ...

• Diferentes Funciones pueden tener objetivos contrapuestos.


La organización por Proyectos (I)

• Se centra en la consecución de objetivos independientes de forma rápida.

• La estructura de la empresa es función de los proyectos que están realizando.

• Cada proyecto tiene asociado su equipo de desarrollo y dispone de los recursos necesarios para realizar el proyecto.

• Hay un director de proyecto con mucha capacidad de decisión sobre su proyecto.

• El equipo es temporal, dura lo que el proyecto.


La organización por Proyectos (II), Ejemplo:

S e cre ta r ía G e n era l

In ge n ie r ía V e n tas P rod ucción

P roye cto AD ire c to r A


P roye cto BD ire c to r B


P roye cto CD ire cto r C

D irec ció n G e n era l


La organización por Proyectos:Ventajas.

• Unidad de objetivos (objetivo claro)• Unidad de mando. Todos los

relacionados con el proyecto dependen de un mismo jefe.

• Sencillez de la comunicación.• Responsabilidades claras.


La organización por Proyectos: Inconvenientes

• Estructura variable de la empresa.• Recursos duplicados e ineficiencia de éstos.• Es difícil el comentar temas con

especialistas.• Gestión de personal muy compleja

– ¿Seguridad en los puestos de trabajo?– Gestión de los currículums y carrera profesional.– Tiempos muertos.


La organización Matricial (I)

• Es una estructura multidimensional• Intenta tomar lo mejor de las otras.• Se crea una estructura funcional,

sobre la que se superpone ortogonalmente una estructura de proyecto


La organización Matricial (II)

D ire c to rP ro jec to A

D ire c to rP ro jec to B

D ire c to rP ro je c to C

D ire c to r G e n e ra ld e P ro yec tos

D ire c to r deV e ntas

D ire c to r deP ro d ucc ión

D ire c to r deF in a na zas

D ire c to r deIn ge n ie ría

D ire cc ió n G e n e ra l


La organización Matricial: Ventajas

• Equilibra los objetivos de los proyectos y los departamentos.

• Provee de estabilidad a las personas de la organización.

• Los especialistas se encuentran juntos, se pueden consultar.

• Facilita las carreras profesionales.


La organización Matricial:inconvenientes

• Los empleados tienen dos jefes o más en el caso de recursos compartidos por varios proyectos.

• Los directores de proyecto se sienten con poca autoridad. (sólo son jefes de sus subordinados mientras dure el proyecto)


La estructura de los Equipos

• El desarrollo de los proyectos informáticos suele requerir:– un equipo pequeño, por lo que las

estructuras clásicas sólo nos sirven de marco de referencia.

– especialistas en diferentes áreas:• conocimiento técnico informático • conocimiento en el área del S.I. en estudio.

– (Equipos Multifuncionales).


Estructura de los equipos informáticos

• Se han clasificado las estructuras de los equipos en tres tipos diferentes:– Equipo no egoísta (Weinberg)– Equipo de Programador Jefe.– Equipo Controlado Descentralizado.

» Marilyn Mantei (1981)


Equipo no Egoísta (Weinberg)

• Son equipos pequeños (< 10 personas)• Las personas del equipo comparten el

código desarrollado. Examinando mutuamente lo desarrollado.

• Las metas se marcan por consenso.• El liderazgo del grupo es una función

rotativa, tratando de pasársela al individuo más apropiado en cada momento.


Equipo no Egoísta. Estructura de Dirección.

• Las personas están en diferentes áreas de conocimientos y niveles de experiencia.


Equipo no Egoísta. Sistema de Comunicación.

• Todo el mundo puede comunicarse con todo el mundo.


Equipo de Programador Jefe.

• Se trata de equipos pequeños.• Hay un Jefe Técnico (el

programador jefe) que:– Reparte las tareas a realizar. El se

queda con las más complejas.– Recibe información del trabajo

realizado por cada miembro del equipo.

– Toma todas las decisiones importantes.


Programador Jefe

Programadores Especialistas Bases de Datos

Consultores

Equipo de Programador Jefe. Estructura de Dirección.

• Es una estructura autocrática y centralizada


Equipo de Programador Jefe. Sistema de Comunicación.

• Todas las comunicaciones pasan necesariamente por el programador jefe.


Equipo Controlado Descentralizado.

• Los equipos pueden ser grandes.• Del líder del proyecto dependen una

serie de programadores expertos y estos a su vez gestionan cada uno un grupo de programadores.

• Trata de nutrirse de las mejores características de los equipos anteriores.


Líder del Proyecto

Programador Experto

Programador

Equipo Controlado-descentralizado Estructura de Dirección.

• La responsabilidad es del líder y los programadores expertos.


Equipo Controlado Descentralizado. Sistema de

Comunicación.• Los grupos formados por

personas a un mismo nivel y su superiores se comunican de forma descentralizada


Comparación entre los diferentes tipos de Equipos:

Dificultad

Tamaño

Duración

Modularidad

Fiabilidad

Duración

Sociabilidad

Estructura del equipo A l t a

B a j a

G r a n d e

P e q u e ñ o

C o r t a

L a r g a

A l t a

B a j a

A l t a

B a j a

E s t r i c .

L a x a

A l t a

B a j a

No Egoísta X X X X X X X Controlado Descentralizado

X X X X X X X

Programador Jefe X X X X X X X


La comunicación en el proyecto Informático.

• Comunicación en Armonía• La incapacidad de la gente para

comunicarse de forma efectiva es uno de los obstáculos más comunes para la obtención de productos de calidad así como para la productividad.


Mejorar la comunicación entre los miembros del

proyecto mejora la moral, productividad, calidad y la relación coste-beneficio.


Si se detectan problemas de comunicación deberemos:

• Comprender las causas de problema.• Poner en marcha acciones

correctivas.• Forzar hacia un entorno de trabajo

comunicativo.


Facilita la comunicación.

• Cuando estas equivocado admítelo.• Ejercita la tolerancia.• Habla con la gente.• Ayuda a los demás.• Pide ayuda a los demás.• Utiliza el tacto; haz tus comentarios

desde una perspectiva correcta.



• Mantén informados a los demás; No Sorprendas.

• Cierra los problemas.• Muestra aprecio.• Escucha con atención.• Saluda a la gente; Recuerda sus

nombres.• Alcanza compromisos.



• Debes estar deseoso de romper la tradición.

• Ten claro lo que debes esperar de los demás.

• Respetar a las personas.


Respeta a las demás personas.

• No existe mejor recomendación para trabajar en grupo que la de tratar a los otros como te gustaría que te tratasen a ti.

• La gente tiende a tratarte del mismo modo en que la tratas.


Cuando estas equivocado admítelo.

• Admitir que estas equivocado puede cambiar el modo desde la confrontación a la cooperación.

• Si sabes que te has equivocado, no construyas muros a tu alrededor.

• No es cierto el dicho: “Admitir que estas equivocado es signo de debilidad”

• Aumentaras el respeto hacia ti.• La tensión tiende a desaparecer.


Ejercita la tolerancia.

• La tolerancia con que trates a los demás enseñara a los otros a ser tolerante cuando lo requieran tus acciones.

• De forma especial cuando alguien esta aprendiendo.

• Recuerda las veces en que te has equivocado.– En un caso en el que no fueron tolerantes– En un caso en que lo fueron


Habla con la gente.

• La comunicación interactiva todavía es la mejor.

• Es mas fácil criticar a las espaldas de uno, sobre todo cuando no lo conoces.

• Sal de tu puesto para hablar con tus superiores, inferiores y compañeros.

• Habla por teléfono, en lugar de enviar notas.• Cuando tengas una reunión, plantéate

quienes se podrían beneficiar.


Ayuda a los demás.

• Ayuda a los demás cuando puedas.• Cuida de no hacer el trabajo de los

demás. (Se te mide por tu trabajo).• No crees dependencias. • Enseña como hacerlo. Sugiere

caminos para aprender.• Se respeta a los que ayudan.


Pide ayuda a los demás.

• Acudiendo al potencial de otros lleva a los dos a ganar de la experiencia.

• Todo el mundo tiene cosas que aportar.

• Te sorprenderás no solo de la respuesta, sino que también de la mejora en tus resultados.

• Las personas a las que se les pide ayuda se sienten bien.

• Busca al combinación “Ganar-Ganar”


Utiliza el tacto; haz comentarios desde una perspectiva correcta.

• Tacto, es el arte de hacer una puntualización sin hacer un enemigo.

• Ponte en la piel de los demás:– ¿Como reaccionaria si me dijeran esto?

• Deja claro que quieres trabajar con los demás y añadir valor al proyecto.

• Los mensajes que envías no se escuchan por lo alto que lo envíes.

• Deja las emociones aparte :-( | :-) | ;-)


Mantén informados a los demás; No Sorprendas.

• Esfuérzate por no sorprender con noticias malas.

• Las noticias malas son como la basura; cuando mas tardes en actuar sobre ellas, mayor será el mal olor.


Cierra los problemas.

• Los problemas prolongados entre personas o grupos tienen efectos negativos para la comunicación.

• Ojo si escuchas:– Veremos que pasa,– No se que es lo que voy ha hacer– Trabajare en esto más adelante– Todavía no he entrado a este asunto– No me he olvidado de esto, pero...


Muestra aprecio.• Una de las frases más importantes que

puedes pronunciar es “Gracias”• Cuando la gente haga algo por ti,

muestra tu aprecio.(aceptación)• Estará deseoso de ayudarte otra vez.• Si muestras tu gratitud en publico, será

mayor la percepción.– Recuerda situaciones en las que tras hacer

un buen trabajo fuiste elogiado o no.


Escucha con atención.

• Escuchar beneficia a ambas partes.• En la comunicación se envía y recibe

información.– Escuchar es la parte fundamental de la

recepción.– El emisor rara vez tiene problemas de

concentración– El receptor puede estar distraído por otros

pensamientos.• Preparando la respuesta a lo dicho hace 2 minutos.• Contando los segundos hasta que termine de hablar

para irse.


Escucha con atención.

• Técnicas para aumentar la atención.– Hacer preguntas sobre el tema,– Reafirmar lo dicho

• Ganaras en conocimientos, y ganara el proyecto.


Saluda a la gente; recuerda sus nombres.

• Es una forma importante de implicarse con los demás.

• Recordar situaciones en las que algún superior se dirigiera a vosotros por nombre.

• Recordar otra situación en la que algún superior se cruzase con vosotros, pero que no os saludara.

• Los 30 segundos del ascensor• ¿Que situación hace que trabajéis mas

duro?


Alcanza compromisos.

• Una solución de compromiso, es frecuentemente la mejor.

• Es fácil que dos partes se encuentren en desacuerdo.– Es posible que las dos partes tengan la

razón.– Si todos tienen que trabajar para el tema

lo mejor será ponerse de acuerdo• (Unir los objetivos por los que se trabajara)


Alcanza compromisos.

• Es un signo de fuerza el concentrarse en los aspectos que uno cree mas importantes, dando menos importancia a los otros.


Esta deseoso de romper la tradición.

• No permitas que los hábitos pasados impidan el progreso positivo.

• Mucha gente utiliza los hábitos como razones de peso para no mejorar.

• Vivimos en un mundo muy cambiante.– Debemos estar abiertos a nuevas ideas y

formas de pensar.– Lucha por hace las cosas que tienen más

sentido.


Ten claro lo que debes esperar de los demás.

• Si queremos que se forme un equipo efectivo, los miembros de un proyecto deben entender el papel de los demás.

• Las expectativas que tenemos de los demás pueden causar problemas.

• Esperamos ciertas cosas de la gente con la que trabajamos.


Ten claro lo que debes esperar de los demás.

• Asumimos que los demás saben lo que esperamos.

• Las expectativas han de estar documentadas:– Documentadas, Aprobadas y ser

Medibles (para medir el cumplimiento)


Bibliografía

• de Cos Castillo, M. Teoría General del Proyecto. Síntesis 1995.

• Mantei, M. “The effect of Programming Team Structures on Programming Task”. CACM Marzo 1981. Reimpreso en “Tutorial: Software Engineering Project Management de R. Thayer, IEEE Computer Society Prees, 1988.

• Whitten, N., Managing Software Development Projects - 2nd de.. John Whiley & Sons Inc. 1995.

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