of 57 /57
Projekt współ finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ Luiza Wosik Barbara Górka Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4.01 Poradnik dla ucznia Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy Radom 2006

Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Luiza Wosik Barbara Górka

Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4.01

Poradnik dla ucznia

Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy Radom 2006

Page 2: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 1

Recenzenci: mgr Anna Pilch-Szatanik mgr inż. Wiesław Piegat Opracowanie redakcyjne: mgr Górka Barbara mgr Wosik Luiza Konsultacja: mgr inż. Piotr Ziembicki Korekta:

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[05].Z4.01 „Organizowanie imprez turystycznych”, zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu technik obsługi turystycznej.

Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006

Page 3: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 2

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie 3 2. Wymagania wstępne 5 3. Cele kształcenia 6 4. Materiał nauczania 7 4.1. Metody i techniki opracowywania programów imprez turystycznych 7 4.1.1. Materiał nauczania 7 4.1.2. Pytania sprawdzające 14 4.1.3. Ćwiczenia 14 4.1.4. Sprawdzian postępów 17 4.2. Czynniki wpływające na charakter imprezy turystycznej 18 4.2.1. Materiał nauczania 18 4.2.2. Pytania sprawdzające 21 4.2.3. Ćwiczenia 22 4.2.4. Sprawdzian postępów 23 4.3. Zasady kalkulowania kosztów imprezy 24 4.3.1. Materiał nauczania 24 4.3.2. Pytania sprawdzające 26 4.3.3. Ćwiczenia 27 4.3.4. Sprawdzian postępów 29 4.4. Elementy kalkulacji kosztów 30 4.4.1. Materiał nauczania 30 4.4.2. Pytania sprawdzające 34 4.4.3. Ćwiczenia 35 4.4.4. Sprawdzian postępów 39 4.5. Dokumentacja teczki imprezy 40 4.5.1. Materiał nauczania 40 4.5.2. Pytania sprawdzające 42 4.5.3. Ćwiczenia 42 4.5.4. Sprawdzian postępów 45 4.5. Zamawianie świadczeń turystycznych 46 4.5.1. Materiał nauczania 46 4.5.2. Pytania sprawdzające 49 4.5.3. Ćwiczenia 49 4.5.4. Sprawdzian postępów 51 5. Sprawdzian osiągnięć 52 6. Literatura 56

Page 4: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 3

1. WPROWADZENIE Poradnik ucznia będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy i kształtowaniu umiejętności

dotyczących organizowania imprez turystycznych, ponieważ zawiera najważniejsze informacje związane z projektowaniem, programowaniem, kalkulowaniem kosztów imprez turystycznych i wskazuje tematykę, z jaką powinieneś się zapoznać poprzez wyszukanie odpowiednich informacji we wskazanej literaturze. Poziom trudności wykonywanych ćwiczeń dostosowany został do możliwości i wcześniej ukształtowanych Twoich umiejętności. Wykonanie zaproponowanych przykładowych ćwiczeń pomoże Ci ukształtować niezbędne umiejętności, wymagane programem kształcenia.

Poradnik ten zawiera: 1. Wymagania wstępne, czyli wykaz niezbędnych umiejętności i wiedzy, które powinieneś

mieć opanowane, aby przystąpić do realizacji tej jednostki modułowej. 2. Cele kształcenia tej jednostki modułowej. 3. Materiał nauczania (rozdział 4) umożliwia samodzielne przygotowanie się do wykonania

ćwiczeń i zaliczenia sprawdzianów. Szczególnie istotnymi i trudnymi treściami są zagadnienia związane z właściwym programowaniem imprez turystycznych i kalkulowaniem ich kosztów zgodnie ze strategią rozwoju firmy, przepisami podatkowymi oraz dokonywania zamówienia zaplanowanych świadczeń turystycznych. Są to zagadnienia, z którymi będziesz się najczęściej stykał w swojej pracy. Wykorzystaj do poszerzenia wiedzy wskazaną literaturę oraz inne źródła informacji.

4. Zestaw ćwiczeń, które umożliwią Ci nabycie umiejętności praktycznych, zawierający wykaz materiałów, narzędzi i sprzętu potrzebnych do realizacji ćwiczenia oraz pytania sprawdzające wiedzę potrzebną do wykonania ćwiczenia. Zaliczenie ćwiczeń jest dowodem osiągnięcia umiejętności praktycznych określonych w tej jednostce modułowej.

5. Sprawdzian postępów. Wykonując sprawdzian postępów powinieneś odpowiadać na pytanie tak lub nie, co oznacza, że opanowałeś materiał albo nie.

6. Sprawdzian osiągnięć wraz z instrukcją i kartą odpowiedzi. 7. Literaturę. Jeżeli masz trudności ze zrozumieniem tematu lub ćwiczenia, to poproś nauczyciela lub instruktora o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność.

Po przerobieniu materiału spróbuj zaliczyć sprawdzian z zakresu jednostki modułowej. Jednostka modułowa: Organizowanie imprez turystycznych, której treści teraz poznasz jest jednym z elementów modułów koniecznych do opanowania wiadomości i umiejętności niezbędnych w zawodzie technik obsługi turystycznej – schemat 1.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów bhp i higieny

pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających z rodzaju wykonywanych prac. Przepisy te poznasz podczas trwania nauki.

Page 5: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 4

Schemat układu jednostek modułowych

341[05].Z4.02 Sprzedaż produktów turystycznych

341[05].Z4.01 Organizowanie imprez turystycznych

341[05].Z4.03 Rozlicznie kosztów imprez i produktów

turystycznych

341[05].Z4.04 Prowadzenie usług związanych z podróżą

341[05].Z4.05 Opracowywanie projektów produktów turystycznych w

języku obcym

Moduł 341[05].Z4 Produkty turystyczne

Page 6: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 5

2. WYMAGANIA WSTĘPNE Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej „Organizowanie imprez

turystycznych” powinieneś umieć: – organizować pracę biura podróży, – współpracować z zakładami świadczącymi usługi noclegowe, – współpracować z instytucjami wykonującymi usługi transportowe, – współpracować z pilotami i przewodnikami turystycznymi, – stosować obowiązujące przepisy prawne, – sporządzać i zawierać umowy handlowe z jednostkami gospodarczymi, – sporządzać i zawierać umowy wynikające ze stosunku pracy, – współpracować z zakładami ubezpieczeniowymi, – komunikować się w języku obcym z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi

świadczącymi usługi turystyczne, – udzielać informacji klientom biura podróży w języku obcym, – organizować stanowisko pracy zgodnie z wymogami ergonomii, – stosować zasady prezentacji swoich projektów, – korzystać z różnych źródeł informacji.

Page 7: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 6

3. CELE KSZTAŁCENIA W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

– określić cele różnych imprez turystycznych, – opracować programy imprez turystycznych pobytowych o różnym charakterze, – zaprojektować imprezy turystyczne objazdowe o różnym charakterze, – zaprojektować imprezy specjalistyczne, – opracować program imprezy turystycznej na zlecenie klienta, – dobrać najlepsze środki transportu do imprez turystycznych, – wybrać korzystne dla klientów koszty świadczeń, – określić stałe i zmienne koszty imprezy turystycznej, – wyliczyć koszty miejsc bezpłatnych, – wyliczyć marżę dla organizatora imprezy turystycznej, – ustalić wysokość stawki akwizycyjnej dla agenta turystycznego, – określić cenę jednostkową imprezy turystycznej, – wyliczyć należne podatki i opłaty, – zamówić świadczenia dla imprez turystycznych, – sporządzić niezbędne dokumenty do teczki imprezy turystycznej, – dokonać zmian lub anulowania zamówionych świadczeń turystycznych, – sporządzić korespondencję handlową i informacyjną z kontrahentami biura podróży.

Page 8: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 7

4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1. Metody i techniki opracowywania programów imprez

turystycznych 4.1.1. Materiał nauczania

Potrzeba wypoczynku, jako siła sprawcza, powoduje powstanie szeregu sytuacji związanych

z wyjazdem turystycznym. Punktem wyjścia, dla projektowania produktu turystycznego, jakim jest impreza turystyczna są przede wszystkim motywacje podróży i chęć zaspokojenia potrzeb przez ludzi podróżujących.

Każda grupa potrzeb wymaga ofert dóbr i usług odpowiadających ujawnianym przez nabywców preferencjom i ich możliwościom ekonomicznym.

Potencjalny turysta może wybrać dwie drogi postępowania w celu zaspokojenia odczuwanej potrzeby wyjazdu turystycznego: – samodzielnie zorganizować sobie wyjazd turystyczny, – zlecić osobie drugiej (prawnej lub fizycznej) załatwienie wszelkich formalności związanych

z organizacją i realizacją wyjazdu turystycznego. W przypadku biur podróży mamy również dwa sposoby pracy z klientem. Sposób pierwszy:

organizator zgłasza gotowość świadczenia usług i czeka na propozycje klientów. Klienci przychodząc do organizatora zgłaszają swoje zapotrzebowanie, to znaczy konkretyzują swoje wymagania, określają termin i czas trwania imprezy, kierunek wyjazdu, podają również życzenia programowe i możliwości finansowe. Organizator grupuje klientów według zgłoszonych wymagań. Opracowuje ofertę programową w oparciu o sugestie potencjalnych turystów. Dokonuje kalkulacji kosztów wycieczki. Przedstawia tak opracowaną ofertę do akceptacji zainteresowanym, którzy zgłosili chęć uczestnictwa w takiej imprezie. Jeżeli potencjalni turyści zgadzają się z tak opracowaną ofertą programową, organizator przystępuje do zabezpieczenia świadczeń imprezy i w efekcie końcowym do realizacji wyjazdu turystycznego.

Sposób drugi: organizator wyprzedza zapotrzebowanie potencjalnych klientów i opracowuje sam ofertę programową imprezy turystycznej. Potocznie mówi się, że są one przygotowane do sprzedaży z wolnej akwizycji. Przy określaniu oferty usług turystycznych kierowanych do klientów posługujemy się pojęciem produktu turystycznego. Produktem może być rzecz, usługa, obszar, organizacja lub idea. Proces konstruowania produktu – imprezy turystycznej przedstawia rysunek 1. Źródłami pomysłów na imprezy turystyczne mogą być: – wytrawni turyści, ich potrzeby, upodobania i motywacje; – ludzie nauki, sztuki i artyści, żyjący zarówno w kraju recepcyjnym, jak i w krajach, skąd

przybywają turyści; – agenci biur turystycznych; – nauczyciele; – izby turystyczne; – Regionalne Organizacje Turystyczne odpowiedzialne za promocję regionu; – konkurenci w krajach pochodzenia turystów; – pracownicy punktów sprzedaży w krajach, gdzie sprzedaje się uczestnictwo w imprezach; – zarząd przedsiębiorstwa turystycznego; – firmy zajmujące się badaniami marketingowymi;

Page 9: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 8

– władze lokalne, liderzy ruchów i stowarzyszeń regionalnych w krajach pochodzenia turystów i w regionach recepcyjnych;

– przewodnicy, piloci; – badacze stosunków kulturalnych, politycznych i innych, między krajem odbiorcy imprezy a

krajem recepcyjnym; – dobrze zorganizowany bank informacji, m.in. dotyczących potencjału turystycznego, tras

i regionów recepcji turystów; – spotkanie przedstawicieli wyżej wymienionych grup osób i zorganizowanie wśród nich tzw.

burzy mózgów.

Można szukać pomysłu imprezy wykorzystując możliwości wewnętrzne przedsiębiorstwa

albo skorzystać z usług ekspertów, tudzież agencji zajmującej się planowaniem imprez turystycznych.

Projektując imprezę zagraniczną należy: – pamiętać o zmianach stref czasowych, – wykorzystać tabele klimatyczne, – stosować tabele odległości pomiędzy poszczególnymi miastami.

Cykl organizacji imprez dzieli się na pięć faz: przygotowanie akwizycji, akwizycję, czyli sprzedaż, przygotowanie imprezy do realizacji, realizację imprezy oraz rozliczenie imprezy. Przygotowanie akwizycji obejmuje wszystkie prace związane z opracowaniem ofert ogólnych zawierających wzorcowe programy wraz z kalkulacją cen dla poszczególnych rodzajów imprez, z uwzględnieniem różnych wariantów w zależności od okresu trwania, środków transportu, standardu świadczeń, środowiska. Akwizycja obejmuje czynności związane z oferowaniem i sprzedażą imprez turystycznych. Na przygotowanie imprezy do realizacji składają się

Rys.1 Konstruowanie produktu – od pomysłu do pakietu turystycznego [ 4 s. 32]

Page 10: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 9

czynności związane z zamówieniem wszystkich usług zgodnie z programem imprezy oraz odprawa pilota. Realizacja imprezy — to jej przebieg od chwili rozpoczęcia (zbiórki uczestników) do chwili zakończenia (rozwiązania). W tej fazie ważną rolę spełnia pilot wycieczki odpowiedzialny za dokładne wykonanie programu od strony organizacyjno-technicznej i finansowej oraz przewodnik turystyczny — w zakresie poznawczym. Rozliczenie imprezy — to czynności związane z zebraniem wszystkich dokumentów potrzebnych do rozliczenia kosztów imprezy, wystawieniem faktur, ściągnięciem należności oraz przeprowadzeniem analizy i oceny przebiegu imprezy.

Programowanie imprezy turystycznej to nadanie określonej wizji spędzania czasu w określonych warunkach turystycznych, dzięki zapewnieniu dostępu do walorów, urządzeń, usług i sprzętu w odpowiednim czasie i w miejscu, gdzie jest to niezbędne dla sprawnego i oczekiwanego przez turystów przebiegu imprezy. Programowanie imprez musi się opierać na znajomości podstawowego motywu uczestniczenia danej grupy osób w danej imprezie turystycznej.

Program sporządzony wg typowych wzorów i powinien zawierać : – precyzyjne określenie miejsca i godziny zbiórki przed wyjazdem, – szczegółowe określenie trasy z zaznaczeniem zwiedzanych obiektów i miejscowości wraz

z krótką informacją na temat ciekawych lub mniej znanych punktów zwiedzania, – dokładny czas trwania wycieczki z określeniem godziny wyjazdu i powrotu, a także czasu

i miejsca poszczególnych posiłków i noclegów, przy czym pożądane jest podanie nazw zakładów żywieniowych i noclegowych, a także wielkości i wyposażenia pokojów (jednoosobowe, dwuosobowe, wieloosobowe z łazienką , umywalką, ciepłą i zimną wodą itp.),

– środki transportu, a w przypadku pociągu, statku, samolotu, dokładne godziny odjazdów i przyjazdów z miejscowości do miejscowości docelowych na trasie wycieczki, w wypadku autokaru - określenie marki wozu i liczby miejsc,

– wyszczególnienie przewidzianych imprez sportowych i kulturalnych z podaniem nazwy sztuki teatralnej i nazwiska autora oraz nazwy z adresem teatru i opery itp.,

– wyraźne zaznaczenie czasu wolnego przewidzianego do dyspozycji uczestników na odpoczynek, indywidualne zwiedzanie, zakupy czy odwiedziny,

– nazwę (hasło) danej wycieczki, będącą jednocześnie atrakcyjnym, zachęcającym elementem propagandowo –reklamowym .

Programowanie imprezy turystycznej to jedno z najważniejszych zadań w pracy w całym procesie tworzenia produktu. Jeśli chodzi o metodę programowania imprez, to punktem wyjściowym jest ustalenie celu imprezy i sformułowanie go w haśle (nazwie). Z kolei cel umiejscawiamy w przestrzeni i w czasie. Element przestrzeni –to trasa imprezy: miejscowości, obiekty przyrodniczo-geograficzne, historyczno-architektoniczne, muzealne itp. Drugi element, pochodny od pierwszego, sprowadza się do ustalenia czasu trwania imprezy. Tak np. hasło imprezy ,,Szlakiem Mikołaja Kopernika" zakreśla trasę obejmującą wszystkie miejscowości, muzea, domy, pomniki i inne obiekty związane z miejscem urodzenia i pobytu wielkiego astronoma. Stosownie do długości trasy i czasu potrzebnego na zwiedzanie ustalamy czas trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka –Kraków spływ Dunajcem — czekają na Was” ,,Pszczelarstwo” (opolskie), „Targi Poznańskie” ,,Wczasy w siodle” wyznacza kanwę opracowania programu.

Odpowiadając na pytanie jaki jest cel imprezy musimy zdefiniować, czy impreza będzie miała charakter imprezy objazdowej, pobytowej, czy też będzie połączeniem tych dwóch form, czyli pobytowo-objazdową. Następnie musimy określić, grupę docelową czyli, dla kogo ta impreza będzie przeznaczona - czy dla określonej grupy wiekowej (np. młodzież),czy też będzie sprzedawana jako pobyty rodzinne. W przypadku imprez objazdowych należy ustalić, czy celem

Page 11: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 10

jest krajoznawstwo, czy też zwiedzanie specjalistyczne, czy będzie to impreza z pełnymi świadczeniami podstawowymi, tzn. noclegi, czy posiłki, czy też z ograniczoną ilością świadczeń, np. tylko noclegi ze śniadaniem, bądź nocleg z dwoma posiłkami. Istotną kwestią w określaniu celu imprezy jest decyzja, czy oferta będzie kierowana dla bogatego klienta, czy też dla średniozamożnego. Ważną informacją, którą powinien posiadać referent programujący imprezę turystyczną jest środek transportu, w przypadku bowiem imprez samolotowych (czarterowych) ustalenie terminu jest możliwe dopiero po zawarciu umowy z przewoźnikiem. To on najczęściej decyduje o dniach i godzinach realizacji rejsów.

Po ustaleniu celu konstruowany jest program imprezy. W całości programowania imprezy wyszczególnić można następujące fazy: – studiowanie terenu, – planowanie trasy, – wykonanie szkicu trasy, – opracowanie harmonogramu, – sporządzenie kalkulacji finansowej, – zamówienie usług (noclegi, żywienie), – przygotowanie uczestników imprezy. Program rozpoczyna się konkretną godziną wyjazdu i wykaz świadczeń. Podobnie jak w przypadku innych rodzajów turystyki na podstawie programu referent sporządza kalkulację ceny imprezy na jednego uczestnika. Jeśli są to imprezy powtarzalne i odbywają się w określonych terminach referent sporządza dla nich tylko jedną kalkulację.

W imprezach o charakterze pobytowym podstawowym celem wyjeżdżających jest wypoczynek, dlatego też program powinien być ograniczony do minimum. Klienci natomiast powinni mieć możliwość, w zależności od zainteresowań i zasobności portfela, kupienia imprez fakultatywnych do dodatkowo płatnych. W przypadku programowania imprez objazdowych należy kierować się paroma zasadami, które wynikają bądź z ograniczeń formalnych (w przypadku transportu), bądź są spowodowane odpornością i kondycją fizyczną oraz możliwościami percepcji klientów.

Przy układaniu programu należy pamiętać, że: – nie powinien on być przeładowany; – uczestnik wycieczki jest w stanie koncentrować się na zwiedzaniu maksymalnie 5-6 godzin,

po tym czasie należy zrobić przerwę na posiłek; latem czas ten powinien być skrócony; – obiekty turystyczne dostępne są do zwiedzania w różnych godzinach; – w trakcie zwiedzania należy przewidzieć czas na zdjęcia i zakup pamiątek; – w grupie mogą być osoby w różnym wieku i o różnej kondycji fizycznej (czas zwiedzania

też powinien to uwzględniać); – należy zaplanować wolne dla uczestników (minimum pół dnia), tak aby mieli czas na

odpoczynek; – przeciętne zwiedzanie miasta z przewodnikiem trwa 3-4 godziny; – czas potrzebny na spożycie śniadania wynosi ok. 1 godziny, natomiast obiad lub kolację

można zjeść w ciągu 1,5 godziny; – przerwa zrobiona w trakcie jazdy autokarem nigdy nie trwa krócej jak 20-30 min.; – pierwszą przerwę pilot zarządza po 2 godzinach jazdy autokarem; – racjonalnie zaprogramowany dzień w wycieczce objazdowej nie powinien trwać dłużej niż

10 godzin. Uwzględniając powyższe uwagi układamy program szczegółowy tj. harmonogram obrazujący plan dzienny i godzinny świadczeń oraz rodzaje usług świadczonych w czasie trwania imprezy. Należy podkreślić, że biura podróży w coraz większym stopniu przejawiają aktywność

Page 12: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 11

w opracowywaniu programów imprez o zróżnicowanych standardach usług (a zatem i cenach) i różnorodnych okresach trwania, imprez cyklicznych (tj. odbywających się w określonych terminach), adresowanych do różnych środowisk. Świadczą o tym m .in. katalogi ogólnopolskich czy regionalnych giełd turystycznych .

W turystyce możemy planować imprezy: perspektywicznie i sezonowo. Imprezy perspektywiczne obejmują zwykle okresy kilkuletnie najczęściej 4 – 5 lat natomiast imprezy sezonowe to zwykle imprezy półroczne, które dzielimy na dwa okresy: wiosna i lato oraz jesień oraz zima. Programowanie imprezy touroperatorskiej rozpoczyna się na minimum 18 miesięcy, przed wystawieniem imprezy do katalogu. Ustalając termin imprezy należy stosować następujące zasady: – imprezy pobytowe organizowane w cyklu tygodniowym powinny zaczynać się w sobotę;

umożliwia to łączenie kilku turnusów przez osoby zainteresowane dłuższym wypoczynkiem;

– początek turnusów wypoczynkowych powinien być dostosowany do terminu zakończenia roku szkolnego lub rozpoczęcia np. ferii zimowych;

– szczególną uwagę należy zwrócić przy ustalaniu terminów imprez świątecznych – powinny zaczynać się dzień lub dwa przed głównymi świętami, ale w dostosowaniu do układu kalendarza;

– w okresie świąteczno – noworocznym często imprezy organizowane są w dwóch terminach – świątecznym i noworocznym, ale z możliwością ich łączenia;

– imprezy typowo objazdowe, jak i pobytowe powinny rozpoczynać się w takich terminach, aby można było wykorzystać jak największą liczbę dni wolnych (np. wykorzystując tzw. wydłużone weekendy);

– wycieczki szkolne natomiast planuje się w takich terminach, żeby nie łączyły się z sobotami i niedzielami lub świętami wypadającymi w środku tygodnia. W programowaniu nowych tras bardzo ważna jest wiedza osoby programującej, jej

doświadczenia wyniesione np. z wyjazdów studyjnych bądź pilotażu, wiedza z geografii Polski i świata. Szczególnej troski wymaga programowanie imprez specjalistycznych. Należy pamiętać, o konkretnym przeznaczeniu tego programu – dla osób z danej branży, o konkretnych zainteresowanych, wytrawnych turystów, specjalistów. Odmiennie opracowuje się program wycieczek specjalistycznych dla środowisk zawodowych lub naukowych. Głównym ich celem jest bowiem zwiedzanie np. obiektów przemysłowych, rolniczych, instytutów naukowych i innych zakładów w celu zapoznania się z procesami produkcji, technologii oraz najnowszymi osiągnięciami technicznymi i naukowymi, jakie uzyskano w tych obiektach. W przygotowywaniu tego rodzaju wycieczek należy korzystać z pomocy wyspecjalizowanych organizacji bądź fachowców z danej dziedziny. W 1993 roku Światowa Organizacja Turystyki przy ONZ sklasyfikowała kolejną grupę celów podróży, pojawiających się już od dawna w turystyce krajowej i zagranicznej, a mianowicie cele religijne i pielgrzymkowe. Stanowią one podstawę funkcjonowania turystyki religijnej i pielgrzymkowej. Motywy uprawiania turystyki religijnej są przede wszystkim natury religijno – poznawczej lub poznawczej. Natomiast w turystyce pielgrzymkowej dominuje motyw religijny. Są to w większości podróże do świątyń i sanktuariów. Czas pielgrzymki wypełniają modlitwy i medytacje, a ze względu na to, że uczestnicy nie wykazują chęci zwiedzania, trasa ich wędrówki zazwyczaj omija większe miasta lub ośrodki turystyczne.

Trasę wycieczki podaje się syntetycznie, wymieniając te miejscowości, w których świadczone są usługi, oraz nazwy przejść granicznych. Przy określaniu wycieczki autokarowej oprócz map, niezbędny jest dokładny opis trasy m.in. stanu dróg. Przy wyborze terminu organizowania wycieczki referent powinien znać warunki klimatyczne jakie w tym okresie przeważają w kraju czy regionie tego kraju.

Page 13: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 12

W samej technice budowy programu można wyodrębnić następujące kolejne etapy: – stworzenie ogólnego koncepcyjnego zarysu programu, – przekazanie wycinków tego zarysu do zagranicznych kontrahentów i kontrahentów

krajowych ( w szczególności do przewoźników ), – otrzymanie odpowiedzi ( potwierdzenia), ustalenie ostatecznej redakcji programu.

Koncepcyjny zarys ma cechy programu konkretnego: określona jest trasa, okres trwania imprezy, rodzaj usług oraz propozycje dotyczące rozkładu zajęć. Wycinek koncepcyjnego zarysu programu wraz z potwierdzeniem oferowanych cen usług przesyłany jest do zagranicznego kontrahenta z wnioskiem o skonkretyzowanie określeń sformułowanych ogólnie. Jeśli umowa o wymianie zawiera specyfikacje obiektu przeznaczonych do lokowania turystów zamiast wycinka programu przesyłany jest grafik wyjazdu imprez, w tym wypadku kontrahent zagraniczny nie ma potrzeby konkretyzować świadczeń.

Jeszcze bardziej uproszczone jest zadanie jeżeli załącznikami do umowy są programy pobytu grupy i grafiki wyjazdów. W takim wypadku wystarczy wysłanie potwierdzenia skierowania grupy (już po zamknięciu akwizycji) na 3 – 4 tygodnie przed wyjazdem. W innych rodzajach imprez ( np. objazdowych ) biuro zagraniczne podaje nazwy hoteli oraz, niekiedy proponuje zmiany w przebiegu imprezy, uściślając w ten sposób program koncepcyjny. Równocześnie biuro przekazuje wycinek programu kontrahentom krajowym z wnioskiem o zarezerwowanie żądanych usług w określonym terminie. Dotyczy to przede wszystkim podstawienia autokarów, rezerwacji miejsc w pociągu, samolocie, na statku itp. Z chwilą otrzymania potwierdzenia wycinku programu od kontrahentów zagranicznych i krajowych referent sporządza program konkretyzujący wszystkie informacje i przedkłada go do zatwierdzenia również w trybie przyjętym w danym biurze.

Ważną sprawą w programowaniu imprez turystycznych jest wybór środka transportu. Z tego punktu widzenia rozróżniamy trzy podstawowe rodzaje wycieczek: kolejowe, autokarowe, lotnicze. Najrzadziej mamy do czynienia z transportem żeglugi śródlądowej czy przybrzeżnej na całej trasie wycieczek. Częściej korzysta się z niego w transporcie łączonym ( kolej – statek ) lub służy on jako atrakcja programu. Przejazdy pociągami zmuszają do podporządkowania się godzinom rozkładu jazdy oraz odpowiednią organizację możliwości wykorzystania poznawczych walorów trasy. Zaletą tego środka transportu jest stosunkowo niski koszt przejazdu, zwłaszcza w wypadku uzyskania zniżek taryfowych. Przy organizowaniu niektórych masowych imprez transport ten jest niezastąpiony, uruchamia się nawet specjalne pociągi. Transport lotniczy jest znacznie rzadziej stosowanym w turystyce krajowej, zarówno ze względu na koszt przelotu, jak i prawie zupełny brak doznań krajoznawczych. Jednak w przypadku pokonywania dużych odległości jak np. wyjazd do Hiszpanii lub Grecji, organizatorzy i turyści coraz częściej korzystają z lotów czarterowych lub tzw. tanich linii lotniczych, których ceny za usługi nie odbiegają aż tak znacząco jak transport autokarowy. Gwarantuje on komfort i szybkość podróżowania. Najwięcej zalet w programowaniu ma transport autokarowy. Wybór tego środka daje dużą elastyczność w planowaniu (dowolność ustalenia godziny odjazdu, powrotu wycieczki, dopasowania czasu wycieczki do godzin pracy zakładów), umożliwia zwiedzanie mijanych po drodze ciekawych miejscowości i obiektów, ułatwia poruszanie się całej grupy w rejonie docelowym. Koszt tego środka transportu kształtuje się na poziomie średnim w stosunku do transportu lotniczego i kolejowego.

Przy planowaniu przejazdów autokarem program imprezy nie może przewidywać dziennie więcej niż 10 godzin pracy kierowcy, przy nieprzekraczalnym przebiegu 450 km na dobę oraz przeciętnej prędkości autokarem nie większej niż 50 km / h.

Turyści poszukują najkorzystniejszych ofert, ale nie koniecznie najtańszego środka transportu. Podróż autobusem jest niewątpliwie tańsza niż pociągiem, ale koleje w dalszym ciągu znajdują chętnych wśród tych, którzy doceniają ich relatywny komfort i szybkość. Podróż

Page 14: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 13

koleją jest oczywiście wygodniejsza, pasażerowie mogą wstać i przejść się. Mogą odwiedzić wagon restauracyjny w celu zjedzenia posiłku.

Kalkulując czas przemieszczania się podczas imprez turystycznych należy pamiętać, że w różnych środkach transportu obowiązują inne limity prędkości. (tabela1)

Tabela 1. Ograniczenia prędkości w poszczególnych środkach transportu [opracowanie własne]

Rodzaj transportu Prędkość ATR: 300 – 400 km/h Lotniczy Boeing: 700 – 900 km/h Promy „zwykłe”: 20 węzłów Morski Promy „fast ferries”: 40 węzłów W mieście: 50 km/h Autokarowy Na trasie: 70 – 80 km/h Obszar nizinny: 5 – 6 km/h Pieszy W górach: 3 – 4 km/h

Rowerowy 15 – 18 km/h Wyróżniamy dwa rodzaje programów: ramowy i szczegółowy. Program ramowy może

stanowić część oferty lub też być odrębnym dokumentem dostarczonym klientowi w postaci załącznika. Wówczas należy zadbać o jego estetykę i wygląd tak, aby był przejrzysty, czytelny i sprawiał przyjemne wrażenie. Najlepiej zredagować go na papierze firmowym, dzięki czemu klient posiada dodatkowo informacje ułatwiające kontakt z firmą. Powinien on być zredagowany w sposób przejrzysty, tak aby uczestnik imprezy mógł łatwo zapoznać się z realizowanym programem. Zawarte w nim informacje muszą jasno precyzować ramy godzinowe najważniejszych imprez, zwiedzania przewidzianego w programie w poszczególnych dniach oraz godziny posiłków (jeżeli są one o stałej porze, można je wyszczególnić na końcu programu). Jeżeli przewidujemy, że program może ulec zmianie w trakcie realizacji imprezy, na dole dokumentu można umieścić formułę: „Przedstawiony program ma charakter ramowy.”, ”Kolejność zwiedzania może ulec zmianie lub w sytuacji odwrotnej:”, „Firma zastrzega sobie możliwość zmiany programu ramowego”.

Program szczegółowy jest wewnętrznym dokumentem firmy, opracowywanym dla własnych potrzeb, mającym na celu dokładne zaplanowanie programu imprezy (z uwzględnieniem godzin, a czasami nawet minut). Dokładny, przemyślany plan imprezy pozwala uniknąć trudnych lub przykrych sytuacji, co wpływa na opinię klienta o firmie, a szczególnie na jej rzetelność i wiarygodność w odniesieniu do świadczonych usług.

Program szczegółowy powinien zawierać następujące informacje: – nazwę, miejsce oraz termin imprezy, – numer imprezy, – godzinę i miejsce zbiórki, – harmonogram zajęć z uwzględnieniem godzin, – nazwy, adresy i numery telefonów hoteli, w których planowany jest nocleg, – godziny i miejsce spożywania posiłków, – planowane zwiedzanie z przewodnikiem (pilotem), – godzina i miejsce planowanego powrotu.

Dokładne i precyzyjne opracowanie planu szczegółowego ułatwi sprawną realizacje programu imprezy, pozwoli uniknąć niepotrzebnych nieporozumień oraz przestojów. Warto przygotować kilka propozycji alternatywnych, które mogą okazać się bardzo przydatne w czasie nieprzewidzianych sytuacji. Program szczegółowy powinien być zredagowany bardzo czytelnie. Jego forma graficzna powinna umożliwić sprawne orientowanie się w realizowanym programie,

Page 15: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 14

a także szybkie wprowadzanie korekt i zmian. Ponieważ jest on wewnętrznym dokumentem firmy, jego oprawa graficzna jest również wewnętrzną sprawą firmy.

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Podaj etapy organizacji imprezy turystycznej? 2. Jaka jest różnica między programem ramowym a szczegółowym? 3. Podaj typowe elementy programu? 4. Jak ustala się cel imprezy turystycznej? 5. Opisz metodę programowania imprez turystycznych ? 6. O jakich zasadach należy pamiętać przy układaniu programu? 7. Jak ustala się termin imprezy turystycznej? 8. Jakie są zasady konstruowania imprezy specjalistycznej? 9. W jaki sposób należy dobrać środek transportu do imprezy? 10. Jakie elementy należy brać pod uwagę przy programowaniu pielgrzymki?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Opracuj kwestionariusz informacyjny do zlecenia realizacji imprezy turystycznej w oparciu o poniższe dane: 1) Informacje wstępne; 2) Informacje o zleceniodawcy; 3) Umowa i finanse; 4) Kooperanci; 5) Informacje ogólne informacje dotyczące wymagań związanych z organizacją imprezy; 6) Zadania projektowe; 7) Warunki terenowe; 8) Świadczenia imprezy; 9) Dane do projektu; 10) Uczestnicy.

Po opracowaniu formularza wymień się formularzem z kolegą, wypełnijcie je oraz dokonajcie analizy zebranych wyników.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania 4.1.1, 2) przeanalizować dane do ćwiczenia, 3) przedyskutować w grupie dobór informacji do formularza, 4) zredagować pytania, 5) uporządkować ćwiczenie, 6) przekazać formularz innej grupie do wypełnienia, 7) podsumować wyniki, 8) przedstawić rezultat swojej pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– stanowisko komputerowe z dostępem do internetu oraz drukarka, – papier kancelaryjny i do drukarki,

Page 16: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 15

– materiały piśmiennicze, – literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 2

Podaj 5 różnych przykładów produktów turystycznych i określ rodzaj transportu i jego zastosowanie. Dane wpisz do załączonej tabeli.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania 4.1.1, 2) przeszukać zasoby internetu, literaturę, katalogi biur podróży, 3) wybrać produkty turystyczne do zestawienia, 4) dokonać wyboru i wypełnić tabelę, 5) wskazać rodzaj transportu i jego zastosowanie w danej imprezie turystycznej, 6) dokonać oceny pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– katalogi biur podróży, – załącznik w postaci tabeli, – stanowisko komputerowe z dostępem do internetu oraz drukarka, – papier kancelaryjny i do drukarki, – materiały piśmiennicze, – literatura z rozdziału 6, – załącznik do ćwiczenia.

Transport Produkt Rodzaj zastosowanie Rodzaj zastosowanie

1

2

3.

4.

5.

Ćwiczenie 3

Określ jakie elementy musi zawierać program dotyczący różnych imprez turystycznych np.: – produkt, którym jest wycieczka do miejscowości o znanych walorach historycznych np. do

Krakowa, – wyjazd do znanej miejscowości uzdrowiskowo-wypoczynkowej, – konferencja naukowa, – wyjazd do gospodarstwa agroturystycznego, – wyjazd na narty, – wyjazd na pielgrzymkę np. do Rzymu.

Page 17: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 16

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania 4.1.1, 2) przeanalizować podane produkty turystyczne, 3) dokonać zestawienia tabelarycznego elementów programu (wzór tabeli wg własnego

wzoru), 4) zastanowić się nad rodzajem informacji, które musisz umieścić w tabeli, 5) przedstawić rezultat swojej pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– przewodniki turystyczne, – stanowisko komputerowe z dostępem do internetu oraz drukarka, – materiały piśmiennicze, – literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 4

Opracuj program kilkudniowej wycieczki autokarowej objazdowej po Europie, przeznaczonej do wolnej akwizycji.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania 4.1.1, 2) dokonać wyboru trasy wycieczki i wyliczyć długość trasy, 3) zapoznać się z atrakcjami wybranych regionów Europy, 4) dobrać możliwe terminy realizacji imprezy, 5) rozpisać szczegółowo program imprezy, 6) przedstawić rezultat swojej pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− mapy, przewodniki turystyczne, − stanowisko komputerowe z dostępem do internetu oraz drukarka, − papier kancelaryjny i do drukarki, − materiały piśmiennicze, − literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 5

Napisz harmonogram kilkudniowej wycieczki objazdowej po Polsce dla grupy obcokrajowców, przyjmując następujące założenia: impreza realizowana na zlecenie, grupa młodzieży (amerykańskiej lub izraelskiej) w wieku 15-21 lat, termin kwiecień lub październik, wszystkie świadczenia, różne rodzaje transportu.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania 4.1.1, 2) dokonać wyboru trasy wycieczki i wyliczyć długość trasy, 3) zapoznać się z atrakcjami wybranych regionów Polski, 4) wybrać miejsca zwiedzania lub inne atrakcje,

Page 18: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 17

5) dobrać miejsca noclegowe i żywieniowe, 6) rozpisać szczegółowo program imprezy, 7) przedstawić rezultat swojej pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– mapy, przewodniki, – stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu oraz drukarka – papier kancelaryjny i do drukarki, – materiały piśmiennicze – literatura z rozdziału 6.

4.1.4. Sprawdzian postępów Tak Nie

Czy potrafisz: 1. podać zasady programowania imprez turystycznych? ¨ ¨ 2. dobrać cel i sformułować hasło imprezy? ¨ ¨ 3. ustalić odpowiedni czas realizacji imprezy ¨ ¨ 4. dobrać właściwy środek transportu? ¨ ¨ 5. ułożyć program imprezy specjalistycznej? ¨ ¨ 6. sporządzić harmonogram imprezy turystycznej? ¨ ¨ 7. podać limity prędkości dla poszczególnych środków transportu? ¨ ¨ 8. opracować kwestionariusz imprezy do realizacji? ¨ ¨ 9. sporządzić program imprezy krajowej objazdowej? ¨ ¨ 10. sporządzić program zagranicznej imprezy objazdowej? ¨ ¨

Page 19: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 18

4.2 Czynniki wpływające na charakter imprezy turystycznej 4.2.1. Materiał nauczania

W fazie organizacji imprezy turystycznej na rodzaj i charakter imprezy turystycznej mają

wpływ następujące czynniki: – miejsce docelowe imprezy – impreza krajowa lub zagraniczna, – kierunek w stosunku do organizatora – impreza wyjazdowa, impreza przyjazdowa, – odbiorca imprezy: impreza własna, lub impreza zlecona, – wielkość grupy: impreza grupowa, lub impreza indywidualna, – charakter imprezy: impreza pobytowa, lub impreza objazdowa.

Do specyficznych rodzajów imprez zaliczyć można: – imprezy fakultatywne, oferowane w sprzedaży dodatkowo, jako uzupełnienie programu,

(imprezy fakultatywne proponowane w programie wypoczynku są płatne w dewizach w czasie pobytu za granicą),

– imprezy lokalne (cykliczne), które są imprezami własnymi biura, mającymi stały termin i program, najczęściej związany z określoną atrakcją turystyczną (np. targi turystyczne),

– study tour (tzw. impreza studyjna), to impreza promocyjna, organizowana dla różnych grup dziennikarzy, agentów prowadzących sprzedaż imprez, gestorów bazy noclegowej i żywieniowej, przewoźników; jej celem jest zapoznanie z jakością, charakterem, sposobem organizacji imprezy, standardem oferowanych świadczeń oraz promowania określonych atrakcji turystycznych,; w zależności od przyjętej koncepcji impreza finansowana jest przez organizatora w całości lub części. Biura podróży oferują szeroką gamę imprez turystycznych swoim klientom. Najczęściej są

to imprezy grupowe, indywidualne, objazdowe (objazdówka), pobytowe (pobytówka), krajowe (krajówka), jednodniowe (jednodniówka), imprezy lokalne (cykliczne) oraz wiele innych.

Impreza grupowa – w turystycznym żargonie często nazywana grupówką. Oznacza to, że jest to impreza organizowana dla określonej liczby osób (minimalną liczbę osób określa najczęściej umowa z hotelem) po uzgodnionej cenie, w ściśle określonym terminie, zgodnie z określonym programem i świadczeniami, zlecona przez zleceniodawcę z zewnątrz, bądź organizowana do sprzedaży z wolnej akwizycji, mająca przewodnika bądź pilota, posiadająca ubezpieczenie. Zmiana liczby osób może zmienić cenę imprezy. Podział na imprezę grupową i indywidualną jest istotny z punktu widzenia biura, gdyż w decydującej mierze określa poziom cen zarówno w hotelach jak i usług transportowych. Dla klienta taki podział jest często niezrozumiały, gdyż wykupując np. dwa miejsca w imprezie pobytowej zagranicznej uważa, że jedzie indywidualnie.

Impreza indywidualna – to impreza organizowana na zlecenie klienta, zgodnie z jego zamówieniem co do ilości, rodzaju i standardu świadczeń, liczba osób biorąca udział w imprezie jest mniejsza od minimalnej liczby osób w określonych imprezach grupowych. Najczęściej klient we własnym zakresie organizuje sobie dojazd oraz sam się ubezpiecza.

Impreza objazdowa – to określenie imprezy turystycznej kilkudniowej, mającej w programie zwiedzanie atrakcji turystycznych w kilku miejscowościach w ciągu całej wycieczki.

Impreza pobytowa – jest to impreza o charakterze pobytowym, to znaczy, że przynajmniej kilka dni w ciągu imprezy, przeznaczonych jest na odpoczynek (może być imprezą krajową nazywaną w żargonie wczasami, bądź zagraniczną).

Impreza krajowa – to określenie imprez organizowanych w kraju, zarówno wyjazdowych jak i przyjazdowych. W turystycznym żargonie oznacza to prowadzenie przez biuro działalności

Page 20: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 19

w zakresie turystyki krajowej wyjazdowej (organizację wczasów krajowych, ewentualnie wycieczek krajowych). W odniesieniu do imprez przyjazdowych dodaje się określenie krajowa.

Impreza przyjazdowa – jest to określenie imprez realizowanych na zlecenie innego zleceniodawcy (biuro podróży, podmiot gospodarczy, organizacja społeczna bądź osoba fizyczna). Impreza organizowana jest w mieście, w którym ma siedzibę biuro bądź w jego okolicy, tradycyjnie uznawaną za atrakcję turystyczną przypisaną do tego miasta. Dotyczy to głównie imprez krajowych. W turystycznym żargonie oznacza to działalność biura zajmującego się realizacją imprez na zlecenie kontrahenta zagranicznego, odnosi się to do turystyki zagranicznej. Nie ma znaczenia teren, na którym realizowana jest impreza. Często zdarza się, że zlecona impreza w ogóle nie ma świadczeń w mieście, siedzibie biura.

Impreza wyjazdowa – jest to żargonowe określenie imprez krajowych i zagranicznych, które są związane z wyjazdem poza miasto będące siedzibą biura. W turystyce oznacza to prowadzenie przez biuro działalności w zakresie turystyki zagranicznej wyjazdowej.

Impreza jednodniowa – jest to określenie imprezy turystycznej trwającej jeden dzień. W programie takiej imprezy jest zwiedzanie atrakcji jednej miejscowości lub kilku.

Impreza lokalna – jest własną imprezą organizatora, skierowana do klienta krajowego lub zagranicznego, przeznaczona do sprzedaży w wolnej akwizycji, dla turysty indywidualnego bądź grup, posiadająca stały, z góry określony program oraz stałą cenę, odbywająca się cyklicznie w z góry określonych terminach, bez względu na stan sprzedaży. Określenie lokalna nie odnosi się do programu. Przymiotnik ten określa, że imprezę można nabyć w danym miejscu (bezpośrednio u organizatora, w centrum turystycznym, bądź u jednego z licznych pośredników jak recepcje hotelowe, biura podróży itp.). W związku z tym treści programowe imprezy lokalnej nie odnoszą się tylko do atrakcyjnych, godnych zwiedzania obiektów historycznych czy kulturalnych miejscowości, gdzie znajduje się siedziba organizatora, lecz mogą swoim zasięgiem obejmować nawet odległe tereny. Przykładem mogą być imprezy lokalne sprzedawane w Krakowie: Kraków – Zakopane, Kraków – Oświęcim.

Nawet jeśli imprezy mają charakter usługowy, nie oznacza to automatycznie korzystania z ofert biur podróży. Wiele organizacji sportowych, turystycznych, instytucji, przedsiębiorstw, klubów, ma odpowiednie zaplecze usługowe. Z omawianych względów tylko część imprez jest przejmowana przez biura podróży.

Istnieje zasadnicza różnica między zakresem pojęcia „programowanie imprezy turystycznej” w przypadku pobytów, głównie wczasowych, a imprezami turystyki wędrownej.

W przypadku imprez wczasowych pobyt turystów — w najogólniejszych zarysach — został ustalony już w okresie opracowywania planów zagospodarowania przestrzennego i architektonicznego. Realizacja tych planów wraz z udostępnionymi walorami dzieł natury, kultury i stylem życia ludności lokalnej, tworzy warunki do działalności przyszłych wczasowiczów oraz warunki do świadczenia turystom usług o odpowiednim standardzie w określonym zakresie. Jeśli uda się przewidzieć zgodny z oczekiwaniami turystów zestaw usług, zgromadzić odpowiadający im zespół urządzeń i obiektów, jeśli tylko jakość i asortyment usług są na oczekiwanym poziomie, turyści są na ogół zadowoleni. Programujący może, w toku negocjacji z kierownictwem ośrodków wczasowych, proponować rozszerzenie asortymentu istniejących usług, a zwłaszcza podniesienie ich standardu, i niewiele więcej. Programujący pobyty turystyczne ma ten komfort, że turyści również sami są w stanie być organizatorami własnej działalności. Jeśli indywidualnie przygotują swój pobyt, mogą mieć pretensje tylko do siebie, gdyby ich pomysły nie w pełni zdały egzamin. Istnieje różnica między postawą wczasowiczów wypoczywających np. w krajach śródziemnomorskich, a postawą turystów przebywających na wczasach w krajach Europy Środkowej: Niemczech, Polsce, Czechach, na Słowacji, czy nad Bałtykiem i nad Morzem Północnym (gdzie mamy do czynienia z ciągłymi zmianami pogody). W tych warunkach turyści są względnie zadowoleni tak długo, jak długo świeci słońce, a przynajmniej nie pada deszcz. Jeśli dni deszczowych jest kilka pod rząd, turyści

Page 21: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 20

nie potrafią zorganizować swojego czasu. Oczekują oni wówczas pomocy ze strony animatorów życia wczasowego: instruktorów kulturalno-oświatowych, instruktorów rekreacji ruchowej i przewodników lokalnych. Ośrodki wypoczynkowe powinny zatrudniać w sezonie letnim instruktorów i przewodników, aby uchronić turystów od poczucia nudy, a ich usługi wkalkulować w ogólne koszty pobytu. Obecność animatorów w ośrodkach wczasowych, w krajach na północy Europy, to podstawowy sposób uczynienia pobytu atrakcyjnym, a więc konkurencyjnym. W programowaniu wypoczynku świątecznego nieodzowne jest zachowanie właściwych proporcji między czasem dojazdu do ośrodka wypoczynkowego a czasem trwania imprezy. Łączny czas przebywania w autokarze lub pociągu w imprezie jednodniowej nie powinien przekraczać 3 godzin (120—150 km), przy imprezach dwudniowych — 6 godzin (250—300 km).

Letnie słoneczne wakacje, czyli turystyka pobytowa może być oferowana w różnej formie, jako: – przelot i zakwaterowanie w hotelu, – przelot i zakwaterowanie w apartamentach z aneksem kuchennym, – imprezy pobytowe w jednym miejscu, – imprezy pobytowe połączone z objazdowymi.

W organizacji imprez pobytowych bardzo ważne jest dodanie tzw. oferty falkultatywnej, czyli zorganizowanie serii krótkich wyjazdów (zazwyczaj jednodniowych) w celu umożliwienia zwiedzania najbliższej i nie tylko okolicy. Program takich imprez przedstawia się klientowi już w biurze przed wyjazdem, ale skorzystanie z nich należy do wyboru przez klienta na miejscu (za dodatkową opłatą). Dużą popularnością cieszą się pakiety zawierające pobyt w dwóch lub większej liczbie ośrodków, pozwalające na spędzenie urlopu nie tylko w jednym miejscu, jednak nie stanowią one typowych wycieczek autokarowych. Program tego typu imprez opracowywany jest najczęściej w taki sposób, że w pierwszym tygodniu uczestnicy zwiedzają ciekawe miejsca, w drugim zaś oddają się typowym rozrywkom plażowym lub spędzają np. trzy dni w jednej miejscowości, a następne cztery w innej. Transfery odbywają się różnymi środkami transportu. Popularną formą turystyki pobytowej jest wypoczynek nad jeziorami i w górach. O wyborze takiej imprezy decyduje chęć spędzenia kilku dni na łonie przyrody i w określonych warunkach klimatycznych. Niektórzy touroperatorzy oferują wczasy kempingowe, najczęściej wybierane przez zmotoryzowane rodziny, które chcą dojechać do danej miejscowości we własnym zakresie. Do ludzi młodych kierowane są wakacje krajoznawcze z przygodą. Zazwyczaj są one organizowane w krajach egzotycznych. Do tej formy zaliczają się wyjazdy typu safari. Współcześnie często safari łączy się z imprezami pobytowymi. Niektóre firmy proponują turystom podróże balonem powietrznym. Wyprawy te kończą się też czasami śniadaniem z szampanem. Do popularnych form wyjazdów zarówno objazdowych jak i pobytowych należą imprezy all-inclusive czyli ze wszelkim świadczeniami wliczonymi w cenę imprezy. Cały urlop możemy więc spędzić w kompleksie hotelowym korzystając ze wszelkich udogodnień. Jedna z form tego typu wyjazdów są rejsy morskie, niezbyt jeszcze popularne w Polsce ze względu na wysoką cenę. Przy imprezach objazdowych program obejmuje często tylko najbardziej charakterystyczne dla danej miejscowości bądź okolicy obiekty, natomiast pozostałe świadczenia proponowane są fakultatywnie. Takie rozwiązanie jest korzystne z uwagi na cenę imprezy. Klient przy podejmowaniu decyzji o wyjeździe, często kieruje się ceną, nie przywiązując większego znaczenia do innych zalet wycieczki.

Imprezy objazdowo - pobytowe mogą mieć formy: – wycieczek autokarowych z zakwaterowaniem w apartamentach z aneksem kuchennym

i wyżywieniem we własnym zakresie, – wycieczek autokarowych z zakwaterowaniem w hotelach, – objazdowych wycieczek autokarowych,

Page 22: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 21

– podróży luksusowymi pociągami, – pakietów z przejazdem we własnym zakresie, przeprawami promowymi i zakwaterowaniem, – pakietów z transportem lotniczym i wynajęciem samochodu, – pakietów łączących przelot i rejs wycieczkowy, – krótkie i dłuższe wypady weekendowe, często do słynnych miast.

Jest wiele czynników, takich jak zróżnicowany poziom grupy, zmiany pogody, nietypowe sytuacje; ich oddziaływanie musi wziąć pod uwagę osoba układająca program, aby impreza przebiegła sprawnie, a turyści mogli zaspokoić swoje potrzeby, zainteresowania i oczekiwania.

Konstruowanie programów objazdowych imprez turystycznych jest dużą umiejętnością, m.in. dlatego że w trakcie ich układania cały czas musi pracować nasza wyobraźnia i musimy korzystać z naszej wiedzy (o grupie, o obszarze, o usługodawcach itd.). Zastosowanie zasad programowania imprez turystycznych powoduje, że nasze propozycje rzeczywiście odpowiadają turystom, a ich oczekiwania nie pozostają w sprzeczności z podstawowymi zasadami wypoczynku psychicznego (np. nadmierna liczba kilometrów jazdy dziennie). Programujący musi też umieć przewidzieć zmienne nastawienie uczestników imprezy (w zależności od warunków pogody, od piękna mijanych krajobrazów itd.). Winien też ułatwić pilotowi lub przewodnikowi wychodzenie naprzeciw tym nastawieniom i powstającym w ich wyniku naciskom grupy. W przypadku imprez objazdowych należy zastosować tzw. programowanie alternatywne, czyli brać pod uwagę zmieniające się warunki pogodowe, zwłaszcza, gdy planujemy np. spacer do rezerwatu przyrody.

Na charakter imprezy duży wpływ ma czynnik środowiska jej przyszłych uczestników. Mieszkańcy wsi i małych miasteczek najchętniej odwiedzają duże aglomeracje miejskie i korzystają z form turystyki objazdowej. Program, oprócz typowego zwiedzania miasta i zabytków, powinien obejmować odpowiedni spektakl teatralny, gdyż dobry teatr nieczęsto dociera do wsi. Okresem organizacji tego rodzaju wycieczek są najczęściej miesiące jesienno-zimowe i wczesno-wiosenne (czas wolny od prac polowych). Mieszkańcy wielkich aglomeracji miejskich zmęczeni warunkami uprzemysłowienia, motoryzacji — hałasem i szybkim tempem życia — chętnie wyjeżdżają do regionów ciekawych geograficznie i przyrodniczo lub pod względem folklorystycznym, łącząc to ze zwiedzaniem miejsc historycznych, obiektów architektonicznych. Pamiętać należy, że — na zasadzie kontrastu —mieszkańcy Pomorza i Wybrzeża chętnie wyjeżdżają w góry lub regiony podgórskie, mieszkańcy zaś obszarów podgórskich — nad morze i jeziora.

Programy imprezy dla młodzieży zarówno w formie pobytowej jak i objazdowej podlegają dodatkowo konkretnym wymogom formalno prawnym (związanym z organizacja wycieczek szkolnych), oraz wymagają szczególnie celnego dopasowania do celów dydaktycznych i dużego uatrakcyjnienia (zoo, teatr, dyskoteka, kino trójwymiarowe). Programy wycieczek dla młodzieży szkolnej powinny uwzględniać przede wszystkim elementy związane z programem nauki w szkole, umożliwiającym poznanie wybranych miejsc historycznych, regionów geograficznych, zabytków itp. Ponadto ważne jest zapewnienie odpowiednich dla wieku uczestników atrakcji (zwiedzanie ZOO, kopalni soli, przejazd statkiem, zwiedzanie lotnisk itp.), które pozostawią w pamięci wspomnienie przygody. W opracowywaniu programów wycieczek szkolnych wskazany jest współudział pedagogów. Dogodnymi okresami organizacji tego rodzaju wycieczek są miesiące: maj, czerwiec i wczesna jesień.

4.2.3. Pytania sprawdzające

Odpowiadając pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Podaj czynniki wpływające na charakter imprezy turystycznej? 2. Podaj różnice pomiędzy imprezą grupową a indywidualną ?

Page 23: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 22

3. Jaki charakter ma impreza studyjna? 4. Dlaczego organizuje się imprezy fakultatywne ? 5. Jaką imprezę określamy mianem imprezy przyjazdowej? 6. Czym różni się impreza pobytowa od objazdowej? 7. Czym charakteryzuje się impreza lokalna? 8. Jakie elementy należy brać pod uwagę programując imprezy dla dzieci i młodzieży? 9. Jak programuje się imprezy pobytowe? 10. Jaki wpływ na charakter imprezy ma czynnik środowiska? 4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Opracuj program pobytu i imprez fakultatywnych dla grupy młodzieży, wyjeżdżającej na wypoczynek letni do Chorwacji. Sporządź scenariusz wybranej imprezy fakultatywnej.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania 4.2.1, 2) przeanalizować podane założenia programu, 3) dokonać wyboru trasy przejazdu i możliwości odpoczynku na miejscu docelowym, 4) dokonać wyboru rodzajów imprez fakultatywnych, 5) sporządzić zestawienie wybranych imprez fakultatywnych, 6) sporządzić scenariusz wybranej imprezy fakultatywnej, 7) wykonać program pobytu w wybranej miejscowości z uwzględnieniem imprez

fakultatywnych, 8) zastanowić się nad formą graficzną programu, 9) przedstawić rezultat swojej pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– przewodniki turystyczne, – stanowisko komputerowe z dostępem do internetu oraz drukarka, – papier kancelaryjny i do drukarki, – materiały piśmiennicze, – literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 2

Opracuj program imprezy pobytowej w Kołobrzegu. Sporządź scenariusz wybranej imprezy fakultatywnej.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania 4.2.1, 2) przeanalizować podane założenia programu, 3) dokonać wyboru trasy przejazdu i możliwości odpoczynku w miejscu docelowym, 4) dokonać wyboru rodzajów imprez fakultatywnych, 5) sporządzić program imprezy pobytowej, 6) sporządzić scenariusz wybranej imprezy fakultatywnej,

Page 24: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 23

7) wykonać program pobytu w wybranej miejscowości z uwzględnieniem imprez fakultatywnych,

8) zastanowić się nad formą graficzną programu, 9) przedstawić rezultat swojej pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– przewodniki turystyczne, – stanowisko komputerowe z dostępem do internetu oraz drukarka, – papier kancelaryjny i do drukarki, – materiały piśmiennicze, – literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 3

Opracuj program imprezy objazdowej po Europie uwzględniając w nim kilkudniowy wypoczynek nad morzem.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania 4.2.1, 2) przeanalizować podane założenia programu, 3) dokonać wyboru trasy przejazdu i możliwości odpoczynku w wybranym miejscu, 4) wykonać program pobytu w wybranej miejscowości z uwzględnieniem imprez

fakultatywnych, 5) zastanowić się nad formą graficzną programu, 6) przedstawić rezultat swojej pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– przewodniki turystyczne, – stanowisko komputerowe z dostępem do internetu oraz drukarka, – papier kancelaryjny i do drukarki, – materiały piśmiennicze, – literatura z rozdziału 6. 4.2.4. Sprawdzian postępów

Tak Nie Czy potrafisz: 1. podać czynniki, które mają wpływ na rodzaj i charakter imprezy turystycznej? ¨ ¨ 2. wyjaśnić pojęcie „impreza studyjna”? ¨ ¨ 3. podać różnicę między imprezą grupowa i indywidualną? ¨ ¨ 4. podać różnicę między imprezą przyjazdową i wyjazdową? ¨ ¨ 5. wyjaśnić pojęcie „impreza lokalna”? ¨ ¨ 6. podać zasady programowania imprez pobytowych? ¨ ¨ 7. podać zasady programowania imprez objazdowych? ¨ ¨ 8. podać formy imprez objazdowych i pobytowych? ¨ ¨ 9. wyjaśnić wpływ czynnika środowiska na charakter imprezy? ¨ ¨ 10. wykorzystać zdobyte wiadomości w praktycznym działaniu? ¨ ¨

Page 25: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 24

4.3. Zasady kalkulowania kosztów imprezy

4.3.1. Materiał nauczania

Kalkulacja powinna być przejrzysta, czytelna i zrozumiała dla każdego pracownika biura. Umowa wstępna kalkulacyjna przygotowana przez biura opiera się na: – programie imprezy turystycznej, – umowach z kontrahentami krajowymi lub zagranicznymi, – ocenie ryzyka czarteru, – tabelach kursów walut, – analizie skutków inflacji.

Program imprezy dokładnie precyzuje rodzaj usług, które bierzemy pod uwagę przy dokonywaniu kalkulacji i zamawianiu usług. Umowy kontrahenckie podają ceny poszczególnych elementów kalkulacji zgodnie z ustaleniami. Jednak zakupując większą ilość usług mamy do czynienia z ryzykiem braku chętnych na ich nabycie. Dlatego tez należy rozważyć ryzyko zakupu usług i ich sprzedaży.

Kalkulacja imprezy obarczona jest ryzykiem kupowania świadczeń w czarterze, ponieważ ten rodzaj zakupu nie przewiduje możliwości zmniejszenia lub anulowania zamówionej liczby miejsc. Nawet jedno niesprzedane miejsce może stanowić stratę dla organizatora. Aby uchronić się przed tego typu ryzykiem, z góry zakłada się, że pewna ilość miejsc nie zostanie sprzedana. Określona w procentach ilość miejsc nie sprzedanych nazywamy ryzykiem czarteru. Możliwość zakładania tego typu ryzyka pod względem finansowym jest bezpieczna dla biura.

Wielkość zakładanego ryzyka czarteru ma wpływ nie tylko na cenę jednostkową świadczenia, ale również na całość wpływów ze sprzedaży imprez. Jeżeli faktyczna sprzedaż okazała się mniejsza niż założone ryzyko, maleje wielkość marży założonej w kalkulacji, w celu pokrycia strat. Po przekroczeniu punktu, w którym marża nie pokryje strat mamy do czynienia ze stratą na imprezie. Odmienna sytuacja ma miejsce, wówczas, gdy sprzedaż jest większa od założonej w kalkulacji, czyli sprzedaż jest większa od założonego ryzyka czarteru. Następuje tu zwiększenie wpływów z marży kalkulowanej na imprezie.

Podział na krajowe i zagraniczne oraz wyjazdowe i przyjazdowe ma wpływ na przeprowadzanie kalkulacji, pomimo tego, iż zasada ogólna jest taka sama. Wynika to z faktu, że: – zarówno koszty świadczeń jak i cena imprezy, w turystyce krajowej są podawane

w złotówkach, – koszty świadczeń w turystyce zagranicznej wyjazdowej są podawane w dewizach

i w złotych, a cena imprezy jest podawana w złotówkach lub w dewizach, często też występuje cena mieszana,

– koszty świadczeń w turystyce zagranicznej przyjazdowej są podawane w dewizach i w złotych, cena imprezy podawana jest w dewizach.

Ceny imprez w turystyce zagranicznej mogą mieć różnorodną postać. Podawanie cen w złotówkach jest chwytem psychologicznym, marketingowym, niesie jednak za sobą określone skutki, którym przeciwdziałamy na etapie kalkulowania imprezy. Podstawą sporządzania kalkulacji są często umowy z kontrahentami, przy realizacji większych imprez, lub ceny świadczeń zamawianych indywidualnie. W przypadku kontrahentów zagranicznych ceny są podawane w dewizach. W turystyce zagranicznej powszechnie przyjęte jest prowadzenie rozliczeń w walutach narodowych jeżeli są one wymienialne, z wszelkimi konsekwencjami częstych wahań kursów walut słabych, bądź w walutach powszechnie uznawanych za najstabilniejsze i wszędzie wymienialne. Taki sposób rozliczania niesie określone skutki

Page 26: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 25

związane ze zmianą kursu polskiej złotówki do walut obcych. Częste zjawisko dewaluacji rzutuje na sposób sporządzania kalkulacji zagranicznych imprez wyjazdowych.

Okres obejmujący programowanie, kalkulowanie, sprzedaż i rozliczenie imprezy bądź cyklu imprez jest wydłużony w czasie. Trwa on od 6 do 10, a nawet 12 miesięcy.

Nie ma wzoru ani definicji na określanie wysokości zmian dewiz, można najwyżej porównać zmiany na przestrzeni analogicznych okresów roku, bądź latach poprzednich i odpowiednio interpretując od bieżącej sytuacji gospodarczej, a nieraz i politycznej, w kraju i na świecie można próbować określić zakres wahań kursów walut. Podobnie jak przy czarterze i określaniu wysokości ryzyka czarteru nie ma możliwości zakładania nieograniczonego wzrostu wysokości kursu, aby w ten sposób zabezpieczyć się przed stratą. Pamiętajmy, że na rynku biura konkurują ze sobą ceną. Podczas sprzedaży często zdarza się, że założony w okresie kalkulowania ceny kurs dewiz już w trakcie prowadzenia sprzedaży znacznie się zwiększył, wówczas biuro musi dokonać korekty ceny imprezy, informując klientów o konieczności dopłaty do już zapłaconych imprez. Z punktu widzenia handlowego nie jest to odpowiednie postępowanie, ale z pozycji ekonomicznej całkiem słuszne.

Ceny imprez zagranicznych przyjazdowych podawane są kontrahentowi zagranicznemu w dewizach. Przy rozliczeniu mamy sytuacje odwrotna niż przy wyjazdach. Wzrost kursu dewiz w tym przypadku zwiększa zazwyczaj ilość złotówek, które otrzymujemy w banku. Tworząc jednak ofertę dla zagranicznego kontrahenta musimy pamiętać, żeby nasza cena była konkurencyjna w stosunku do innych biur podróży.

Innym rodzajem ryzyka z którym mamy do czynienia jest ryzyko sprzedaży. W założeniach imprezy bardzo często umieszcza się informację, o tym czy jest ona przeznaczona do sprzedaży z wolnej akwizycji czy też jest przygotowywana na zlecenie. W imprezach z tzw. wolnej akwizycji przy sporządzaniu kalkulacji musimy założyć pewne ryzyko związane z tym, że nie wszystkie miejsca mogą być sprzedane. Dotyczy to kosztów, które nie są związane z ilością osób w grupie (tzw. stałymi). Wówczas przy założeniu określonego ryzyka dzielimy koszt całkowity imprezy przez ilość miejsc pomniejszonych o procent ryzyka. W przypadku organizacji imprez autokarowych organizatorzy często określają poziom ceny dla klientów na zasadzie im więcej chętnych tym niższa cena. Inny sposób kalkulacji i określania ceny dla klienta przy imprezach szczególnie autokarowych polega na założeniu, że 30-35 miejsc sprzedanych pokrywa koszty i zapewnia określony poziom marży, a każde dodatkowo sprzedane miejsce stwarza rezerwę na pokrycie kosztów innych imprez.

Pod względem metody kalkulowania jest obojętne czy mamy do czynienia z turystyką krajową czy zagraniczną, a w tym wyjazdową czy przyjazdową. Jest to tylko kwestia techniczna wynikająca ze stosowania cen dewizowych, kursów walutowych oraz płatności bankowych. Podstawową natomiast sprawą jest ustalenie jako elementu kosztu wysokości prowizji dla agenta oraz ustalenie wysokości marży, która w przeliczeniu globalnym na całą przewidywaną w firmie sprzedaż zapewni pokrycie kosztów ogólnych i utrzymania firmy oraz zysk. Dlatego też można się spotkać z rozwiązaniem, że zamiast pozycji” marża”, występują dwa takie elementy jak narzut na pokrycie kosztów ogólnych i przewidywany zysk.

Kalkulacja cen produktów turystycznych siłą rzeczy powinna uwzględniać podstawowe właściwości popytu turystycznego i podaży turystycznej, sezonowości oraz różnych rodzajów renty turystycznej oraz czy mamy do czynienia z rynkiem turystyki luksusowej (paradoks Veblena) czy też z rynkiem turystyki masowej (średnia i niższa grupa dochodowa potencjalnych turystów), w których to grupach występuje wysoka elastyczność cenowa. I wreszcie nie można pominąć czynnika konkurencyjności.

W masowej turystyce wypoczynkowej stosowana jest cała gama zniżek i wciąż pojawiają się nowe rozwiązania. Do najbardziej typowych stosowanych przez dużych touroperatorów z Unii Europejskiej należą zniżki uzależnione od terminu wyjazdu takie jak np. 3=2 co oznacza 3 tygodnie pobytu przy 14 dniach płatnych wg okresu przyjętego za podstawowy, czy też 14 dni

Page 27: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 26

pobytu przy 10 dniach płatnych itp., czy też pełne wyżywienie przy płatnym noclegu ze śniadaniem lub też przy pobycie 3—tygodniowym kwotowo znaczna „premia” obniżki. Przy pobycie w pokoju 2-osobowym, jedna osoba pełnopłatna a druga ze zniżką czy też dwie osoby pełnopłatne a trzecia na dostawce ze znaczną zniżką i to również w okresie wysokiego sezonu. Stosowane jest wiele zniżek d1a dzieci od 2 do 11 lat a niekiedy nawet od 2 do 16 lat, zniżki dla dzieci wahają się od 20 do 70% w zależności od okresu i od tego, czy jest to pierwsze dziecko czy drugie dziecko razem z jedną czy dwoma osobami dorosłymi pełnopłatnymi. Niektórzy touroperatorzy w Polsce oprócz zniżek sezonowych zaczynają wprowadzać zniżki dla stałych klientów uzależnione od częstotliwości korzystania z usług tej samej firmy, najczęściej dotyczy to wycieczek objazdowych. Oddzielną sprawą są tzw. wolne miejsca dla zbiorowych klientów. Dotyczy to zarówno zagranicznej turystyki przyjazdowej jak też turystyki krajowej i zagranicznej turystyki wyjazdowej przy zamówieniach dla zbiorowych klientów.

W zagranicznej turystyce przyjazdowej dotyczy to przyjazdów realizowanych na zamówienie zagranicznych biur podróży czy też innych organizatorów podróży. Najczęściej stosuje się zasadę jednego wolnego miejsca na każde 15- 20 osób pełnopłatnych. W przypadku współpracy obejmującej całe ciągi imprez stosuje się też po zakończeniu sezonu, w zależności od procentu anulacji specjalną prowizję liczoną procentowo od całości obrotów czy też ustaloną kwotowo. W turystyce zagranicznej wyjazdowej mamy do czynienia z produktem obcym, wówczas kiedy polskie biuro podróży samo nie jest organizatorem na terenie kraju będącego celem wyjazdu, ale na podstawie ceny zryczałtowanej otrzymuje od kontrahenta zagranicznego bądź od jakiegoś touroperatora polskiego komplet świadczeń (noclegi, wyżywienie, program) a samo dołącza do tego gotowego produktu pozostałe elementy jak transport, świadczenia tranzytowe, ubezpieczenie i opiekę polskiego pilota. W powyższej sytuacji obcy produkt o cenie zryczałtowanej przekształca się, w sprzedającym go pod własnym znakiem firmowym polskim biurze, na produkt własny. W tym przypadku niezwykle ważną sprawą jest sprecyzowanie kwestii reklamacji. Normalnie rzecz biorąc klient ma prawo zgłaszać reklamacje również po powrocie z wycieczki do kraju, trzeba na to zwrócić uwagę, czy nasz kontrahent nie stawia nam szczególnych warunków odnośnie reklamacji usług, jakie on zapewnia w ramach sprzedawanego przez niego produktu zryczałtowanego.

Kalkulacja finansowa imprez turystycznych polega na obliczeniu kosztów imprezy zarówno dla całej grupy jak i na jednego uczestnika. Aby było możliwe ustalenie takiego kosztu uczestnika należy obliczyć na wstępie ogólny koszt imprezy i otrzymaną kwotę podzielić przez liczbę uczestników (kierownika wycieczki i opiekunów nie wliczamy). Klientowi podajemy jednak cenę imprezy, a nie koszty świadczeń, są to tajemnice handlowe, nawet wobec konkurencji innych organizatorów imprez turystycznych. Imprezy, które są przeznaczone do wolnej akwizycji powinny być skalkulowane w przeliczeniu na jednego uczestnika, ponieważ kupującego interesuje zawsze cena jednostkowa.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Na czym polega kalkulacja finansowa imprez turystycznych? 2. Wymień rodzaje ryzyka występującego przy kalkulowaniu kosztów? 3. Jaki wpływ na przeprowadzanie kalkulacji ma podział imprez na krajowe i zagraniczne ? 4. W jaki sposób kurs dewiz wpływa na kalkulację imprezy ? 5. Czy w kalkulacji imprez stosuje się zniżki? 6. Jak przeprowadza się kalkulację produktu obcego w biurze ?

Page 28: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 27

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1 Dokonaj analizy kształtowania się ceny jednostkowej miejsca w hotelu przy następujących

założeniach: noclegi są kupowane w czarterze, zakupujemy 50 miejsc noclegowych na 4 miesiące, miesiąc ma 30dni, cena miejsca 10 zł, ryzyko czarteru wynosi odpowiednio: 10, 25, 40%

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) obliczyć kwotę do zapłacenia właścicielowi hotelu, 3) wyliczyć liczbę osobonoclegów do sprzedania przy odpowiednim procencie ryzyka

czarterowego, 4) dokonać obliczenia ceny jednostkowej przy poszczególnych procentach ryzyka, 5) przeanalizować wpływ wielkości ryzyka na wielkość ceny jednostkowej, 6) zaprezentować efekty swojej pracy na forum całego zespołu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– stanowisko komputerowe z dostępem do internetu, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 2

Dokonaj porównania kursu walut jaki obowiązywał przy kalkulowaniu wakacji na sezony 2003, porównaj z bieżącym. Określ procentową zmianę w kursie każdej waluty. Które kraje stały się droższe w wyniku zmiany walut, a które tańsze. Jakie inne czynniki miały wpływ na te zjawiska.

Euro Funt egipski Funt angielski Funt cypryjski Dolar amerykański Dinar tunezyjski Dirhem marokański Funt maltański Lira turecka Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) sprawdzić kurs walut z podanych lat i w roku bieżącym, 3) obliczyć procentową zmianę kursu w stosunku do obecnego stanu, 4) przygotować tabelaryczną formę prezentacji danych, 5) zaprezentować efekty swojej pracy na forum całego zespołu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– stanowisko komputerowe z dostępem do internetu, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

Page 29: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 28

Ćwiczenie 3 Oblicz cenę pobytu osoby dorosłej na trzytygodniowych wakacjach na Barbadosie na

początku sierpnia. Uwzględnij konieczność dokonania opłaty dodatkowej w wysokości 4%, 8%, 10%.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) skompletować katalogi biur podróży, 3) obliczyć cenę pobytu w oparciu o wybrana ofertę katalogowa wypoczynku na Barbados, 4) doliczyć opłaty dodatkowe, 5) zaprezentować efekty swojej pracy na forum całego zespołu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– katalogi biur podróży, – stanowisko komputerowe z dostępem do internetu, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 4

Na podstawie druków dokumentów finansowych wybierz te, potrzebne do kalkulacji kosztów danego przedsięwzięcia dla danej imprezy turystycznej.

Lp Rodzaj usługi Rodzaj imprezy turystycznej I wyżywienie

przejazd przewodnik

wycieczka szkolna 3 – dniowa wycieczka seniorów 1 – dniowa

II noclegi wynajem sali wyżywienie

konferencja 3 – dniowa zjazd absolwencki 2 – dniowy

III przejazd pilot noclegi

kolonia 14 dni obóz zagraniczny 10 dni

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) przeanalizować dane w tabeli, 3) dobrać rodzaj usługi do rodzaju imprezy, 4) przygotować tabelaryczną formę prezentacji danych, 5) zaprezentować efekty swojej pracy na forum całego zespołu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– wzory druków finansowych, – stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

Page 30: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 29

4.3.4. Sprawdzian postępów Tak Nie

Czy potrafisz: 1. podać pojęcie kalkulacji finansowej? ¨ ¨ 2. wyjaśnić zjawisko powstawania ryzyka czarteru? ¨ ¨ 3. obliczyć ryzyko czarteru miejsc noclegowych? ¨ ¨ 4. wyjaśnić, jaki wpływ na cenę imprezy ma kurs walut? ¨ ¨ 5. dokonać porównania kursów walut? ¨ ¨ 6. wyjaśnić wpływ ryzyka sprzedaży na cenę imprezy? ¨ ¨ 7. obliczyć cenę imprezy pobytowej dla turysty indywidualnego 8. podać zasady kalkulowania produktu obcego w biurze? ¨ ¨ 9. podać rodzaje zniżek stosowanych przez touroperatora? ¨ ¨ 10. wykorzystać zdobyte wiadomości w praktycznym działaniu? ¨ ¨

Page 31: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 30

4.4. Elementy kalkulacji kosztów imprezy

4.4.1. Materiał nauczania Kalkulacja służy do określenia ceny imprezy z uwzględnieniem wszystkich elementów tworzących cenę. Do elementów składowych ceny zaliczamy: – koszty zamówionych świadczeń, – marżę biura podróży, – stawkę akwizycyjną dla agenta, – podatki.

Powyższe elementy składowe są uporządkowane w kolejności wliczania ich do ceny. Inna kolejność jest błędem i w razie kontroli grozi określonymi sankcjami. Koszty świadczeń – jest to kwota netto, jaką musimy zapłacić dostawcy usługi bądź usług. Oznacza to, że jeżeli cena usługi podana jest łącznie z podatkiem, czyli brutto, do kalkulacji musimy przyjąć kwotę pomniejszoną o podatek (sposób wyliczenia ceny netto zostanie podany przy omawianiu podatku VAT ). Przy imprezach zagranicznych wyjazdowych cena świadczeń podana w dewizach, bez względu na to czy jest tam wliczony podatek czy nie, jest zawsze ceną netto. W przypadku imprez jednostkowych, indywidualnych bądź grupowych, koszt świadczeń odpowiada faktycznej cenie, jaką płacimy usługodawcy. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku imprez, dla których część świadczeń kupujemy w czarterze, gdzie – w zależności od popytu, zależnego od terminu wyjazdu - koszt świadczeń jest różnicowany. Nie jest on odpowiednikiem ceny płaconej usługodawcy. Koszt świadczeń, czyli cena, jaką płacimy za usługę, w zależności od imprezy może być: – podany w złotówkach i płatny w złotówkach – imprezy krajowe – podany w dewizach i płatny w dewizach – imprezy zagraniczne wyjazdowe – podany w dewizach i płatny w złotówkach – imprezy zagraniczne przyjazdowe. W kalkulacji imprezy istnieją koszty stałe i zmienne. Koszty stałe są to te koszty, które nie zależą od liczby osób uczestniczących w imprezie, lecz są związane z samym faktem organizacji imprezy. Do kosztów tych zaliczamy: – koszty pilota, – koszty przewodnika, – opłaty rezerwacyjne, – usługi wykupione w czarterze, zarówno dotyczące zakwaterowania, jak i transportu, – transport samochodowy w zakresie posiadanych miejsc pasażerskich w pojeździe

zamówionym do danej imprezy. Koszty zmienne są to koszty zależne od liczby uczestników. Zaliczamy do nich: – koszty noclegów nie wykupionych w czarterze, – koszty wyżywienia, – bilety wstępu, – bilety komunikacyjne kupowane jako bilety indywidualne. Koszty te są zmienne, jednak pod warunkiem, że w przypadku zmniejszenia liczby uczestników anulujemy świadczenia w terminach umożliwiających dokonanie zmniejszeń bez ponoszenia kosztów. Kalkulujemy więc: – zakwaterowanie z wyżywieniem, – wyżywienie na trasie, – transport z uwzględnieniem przelotów, autokarów który dzieli się przez ilość osób, – zwiedzanie,

Page 32: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 31

– koszt pilota (koszt osoby + wynagrodzenie + dojazd + dieta), – przewoźnika jako element zwiedzania (opłata), – uwzględniamy miejsca bezpłatne (tj. zniżki, profity), – ubezpieczenie.

Znając cenę za wynajem autokaru możemy obliczyć cenę transportu w przeliczeniu na jedną osobę, dzieląc całkowity koszt najmu przez ilość płacących uczestników imprezy. Wyliczając koszt transportu przy sprzedaży z wolnej akwizycji należy pamiętać o założonym ryzyku sprzedaży i wówczas całkowity koszt wynajmu jest dzielony przez liczbę uczestników obliczona z uwzględnieniem ryzyka sprzedaży. Organizator często w kalkulacji uwzględnia miejsce bezpłatne. W zależności od rodzaju imprezy różne jest jego przeznaczenie. W imprezach krajowych zleconych, miejsce bezpłatne przeznaczone jest dla zlecającego, w imprezach z wolnej akwizycji może być przeznaczone na cele promocyjne, w turystyce zagranicznej przyjazdowej partner zagraniczny często wręcz oczekuje miejsc bezpłatnych. Przy współpracy z zagranicznymi biurami podróży przyjęte jest, że np. co 21 lub co 25 miejsce jest bezpłatne. Oznacza to, że biuro przysyłające 25 osób płaci za 24 osoby. Przy korzystaniu z usług transportu innego biura często musimy pokryć koszty zakwaterowania i wyżywienia kierowcy, gdyż nie są one wliczone w koszty wynajmu autokarów. Dlatego też, miejsce kierowcy traktujemy w kalkulacji jako miejsce bezpłatne, z tym że w koszty tego miejsca nie wliczamy kosztów programu.

Marża biura - narzut do kosztów świadczeń występujących w imprezie, doliczany przez biuro podróży. Marża jest przychodem biura, chociaż na faktyczny przychód biura składa się jeszcze szereg innych pozycji księgowych. Marża powinna: – pokryć koszty związane z organizacją imprezy: przygotowanie, promocja, reklama,

sprzedaż, realizacja, – pokryć część kosztów związanych z prowadzeniem biura, – zapewnić zysk.

Koszty związane z organizacją są zmienne, zależne od wielkości imprezy, ilości wyjazdów potrzebnych dla sprawnego zorganizowania imprezy, ilości prowadzonych rozmów telefonicznych bądź faksowych, zakresu prowadzonej reklamy, ilości materiałów, które musimy wydrukować dla potrzeb agentów. Z uwagi na złożoność tych kosztów oraz zależność od wielu czynników ich wielkość będzie różna w różnych imprezach. Natomiast procentowo, wahają się one w przedziale 5-9%. Nie dotyczy to nowych przedsięwzięć, w których bardzo często świadomie zakładamy znacznie większe koszty związane z organizacją, promocją, bądź sprzedażą aniżeli wpływy ze sprzedaży. Marża jest elementem ceny, dlatego jej wielkość podlega wielu ograniczeniom. W pierwszej kolejności o wysokości marży decyduje popyt, który w turystyce jest bardzo zróżnicowany i podlega ogromnym wahaniom sezonowym. Wyraźnie możemy określić maksymalny popyt występujący stosunkowo krótko, okresy średniego popytu oraz praktyczny zanik popytu na niektóre imprezy. Kolejnym ograniczeniem w dowolności naliczania wielkości marży jest ogromna konkurencja na rynku. Ograniczeniem jest, dająca się zauważyć od jakiegoś czasu również na rynku polskim, stabilność cen. Wszystkie te elementy powodują, że marża naliczana przez biuro podróży waha się w granicach 15-20%. Należy przy tym pamiętać, że ceną jest to, co klient gotów jest zapłacić.

W biurze podróży mamy do czynienia z produktem obcym i własnym. Z produktem obcym w biurze podróży mamy do czynienia zarówno w turystyce krajowej jak i w zagranicznej turystyce wyjazdowej. Są to sytuacje, kiedy biuro podróży korzysta z ofert innych organizatorów podróży. Pod względem formalnym współpraca opiera się na zasadzie umowy agencyjnej.

Przy umowie kupna - sprzedaży jest oczywiste, że biuro podróży sprzedaje pod swoim znakiem firmowym doliczając odpowiednią marżę. Jeżeli jest to umowa agencyjna, to powstaje

Page 33: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 32

pytanie czy w ogóle jest potrzeba kalkulacji a jeśli tak, to w jakim zakresie, ponieważ uważa się, że przy tego typu umowie agent otrzymuje prowizję i sprzedaje według ceny organizatora podróży.

W turystyce krajowej korzysta się najczęściej z produktu obcego w postaci pobytów wypoczynkowych, sanatoryjnych, wyjazdów weekendowych lub wycieczek szkolnych. W tych przypadkach organizatorzy proponują zazwyczaj współpracę w oparciu o tzw. ceny netto i oczywiste jest, że musimy doliczyć do tego produktu marżę według własnego uznania. Inna sytuacja to ta, kiedy proponowana prowizja ma charakter symboliczny, a jej kwota nie pozwala nawet na pokrycie kosztów. Również w tej sytuacji biuro dolicza kwotę prowizji lub stosuje tzw. opłatę manipulacyjna, aby pozostać przy cenie imprezy organizatora. Przeanalizujmy trzy przypadki kalkulacji wczasów krajowych: Produkt obcy, biuro obce nie daje prowizji, cena turnusu od jednej osoby w pokoju 2-osobowym z pełnym węzłem sanitarnym i trzema posiłkami dziennie to 40 zł osobodzień brutto razem z podatkiem VAT

7 dni x 40,0 zł 280,0zł marża biura 40,0 zł

podatek VAT od marży biura 7% 1,75 Cena 322,80 zł czyli 323,0 zł

Biuro obce daje prowizję w wysokości 5 %, biuro dolicza marżę w wysokości 25 zł 7 dni x 40,0 zł 280,00 zł doliczenie marży biura netto 25,0 zł podatek VAT od marży doliczonej biura 7% 1,75 Cena 306,75 zł czyli 307,00 zł Biuro otrzymuje prowizję w wysokości 8%, stosuje w doliczeniu zasadę opłaty

manipulacyjnej 7 dni x 40,0 zł 280,00 zł opłata manipulacyjna 15,00 zł podatek VAT od opłaty manipulacyjnej 7% 1,05zł

Cena 296,05 zł 296,00 zł W ostatnim przypadku cena będzie bardziej ”chwytliwa”, jeżeli kwota opłaty manipulacyjnej będzie kwotą brutto z wliczonym podatkiem a mianowicie

7 dni x 40,0 zł 280 00zł opłata manipulacyjna 15,0 zł Cena 295,00 zł

Jedynym podatkiem wliczonym w cenę imprezy jest powszechnie obowiązujący od 5 lipca 1993 roku podatek od towarów i usług, nazywany VAT . Zasady naliczania tego podatku, podstawy opodatkowania, sposób ewidencjonowania oraz wszystkie inne kwestie związane z tym podatkiem są zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku (Dz.U. Nr 54, poz.535) oparta na VI dyrektywie Unii Europejskiej.

Zgodnie z przepisami prawa podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-22, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 wymienionej wcześniej ustawy. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Obrotem jest także otrzymana dotacja, subwencja i inna dopłata o podobnym charakterze związana z dostawą lub świadczeniem usług. W art. 41 ust. 1 przedmiotowej ustawy, określono, iż podstawowa stawka podatku wynosi 22 %, z zastrzeżeniem ust. 2-12, art. 83, art. 119 ust. 7, art. 120 ust. 2

Page 34: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 33

i 3, art. 122 i art. 129 ust. 1. Ustawa przewiduje, również możliwość stosowania stawek obniżonych czyli 0%, 3% i 7%. Zgodnie z art. 119 przedmiotowej ustawy - wprowadzającym szczególne procedury dla biur podróży, podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystycznych jest kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku. Przez marżę należy rozumieć różnicę pomiędzy kwotą należności, którą ma zapłacić podróżny za usługę turystyczną (z wyłączeniem kwoty VAT), a ceną nabycia zapłaconą przez biuro podróży za towary i usługi dostarczane przez innych podatników dla bezpośredniej korzyści nabywcy usługi. Zasady zastosowania szczególnej procedury mają zastosowanie w przypadku, gdy podatnik (biuro podróży): – ma siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium RP; – działa na rzecz nabywcy usługi we własnym imieniu i na własny rachunek; – przy wykonywaniu usługi nabywa towary i usługi od innych podatników dla bezpośredniej

korzyści nabywcy usługi, czyli klienta biura turystycznego; – prowadzi ewidencję, z której wynikają kwoty wydatkowane na nabycie towarów i usług od

innych podatników, dla bezpośredniej korzyści nabywcy usług, oraz posiada dokumenty, z których wynikają te kwoty. Przedstawione powyżej reguły podlegają pewnym modyfikacjom w przypadku, gdy przy

świadczeniu usługi turystycznej podatnik oprócz usług nabywanych od innych podatników dla bezpośredniej korzyści nabywcy usługi część świadczeń w ramach tej usługi wykonuje we własnym zakresie. Mamy wówczas do czynienia z tak zwanymi usługami własnymi biura podróży. W takim przypadku odrębnie ustala się podstawę opodatkowania dla usług własnych i odrębnie w odniesieniu do usług nabytych od innych podatników dla bezpośredniej korzyści klienta biura podróży. W celu określenia podstawy opodatkowania dla usług własnych znajdują zastosowanie przepisy art. 29.

Usługi turystyczne podlegają opodatkowaniu stawką podatku w wysokości 0%, jeżeli usługi nabywane od innych podatników dla bezpośredniej korzyści klientów biur podróży świadczone są poza terytorium Wspólnoty. Usługi hotelarskie, usługi świadczone przez obiekty noclegowe turystyki oraz pozostałe miejsca, krótkotrwałego zakwaterowania w tym usługi świadczone przez schroniska, schroniska młodzieżowe oraz domy wycieczkowe, usługi świadczone przez obozowiska dla dzieci, usługi w zakresie kolejowych przewozów pasażerskich międzymiastowych, usługi pasażerskiego transportu rozkładowego lądowego pozostałe, usługi pasażerskiego transportu lądowego pozostałe, usługi morskiego i przybrzeżnego transportu pasażerskiego, usługi wodnego śródlądowego transportu pasażerskiego, usługi w zakresie wynajmowania statków żeglugi śródlądowej z załogą do przewozu pasażerów, przewozy lotnicze rozkładowe pasażerskie, przewozy lotnicze pozarozkładowe pasażerskie, usługi wynajmowania środków transportu lotniczego z załogą – wyłącznie usługi wynajmowania pasażerskich środków transportu lotniczego, podlegają stawce VAT 7%. Usługi krótkotrwałego zakwaterowania w bursach, internatach, domach studenckich oraz usługi w zakresie rekreacji i sportu – w odniesieniu wyłącznie do usług związanych ze sportem świadczonych przez podmioty, które nie mają jako celu systematycznego dążenia do osiągania zysków, zaś wszelkie zyski, które mimo wszystko osiągną, przeznaczą na utrzymanie lub poprawę świadczonych usług, usługi świadczone przez obozowiska dla dzieci (PKWiU ex 55.23.11) w zakresie, w jakim są one wykonywane w ramach odpłatnej i nieodpłatnej działalności pożytku publicznego, usługi obozów, kolonii lub usługi o podobnym charakterze, organizowane przez szkoły i inne jednostki objęte ustawą o systemie oświaty, świadczone wyłącznie na rzecz dzieci i młodzieży z tych szkół i jednostek należą do grupy zwolnionych z VAT.

Ponadto w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 97, poz.970) określono szczegółowe warunki, sposób obliczania i poboru podatku z tytułu świadczenia usług

Page 35: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 34

międzynarodowego przewozu drogowego, wykonywanych na terytorium kraju przez podatników mających siedzibę lub miejsce zamieszkania albo pobytu poza terytorium kraju.

Zgodnie § 35 ust. 1 przedmiotowego rozporządzenia, podatnicy mający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, lub miejsce zamieszkania albo pobytu poza terytorium kraju, są obowiązani do zapłaty w urzędzie celnym podatku z tytułu świadczenia na terytorium kraju usług międzynarodowego przewozu drogowego, polegających na okazjonalnym przewozie osób autobusami zarejestrowanymi poza terytorium kraju, według zasad określonych w ust. 2-4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do usług przewozu osób autobusami zarejestrowanymi na terytorium państw trzecich, które nie pobierają podatków lub opłat o podobnym charakterze od przewozów osób autobusami zarejestrowanymi na terytorium kraju. Kwotę podatku ustala się od każdej z podróżujących osób jako iloczyn stawki 7 % i kwoty 285 zł, w zaokrągleniu do pełnych złotych. Podatnik wykazuje kwotę podatku w deklaracji, którą składa w urzędzie celnym w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz deklaracji wraz z dowodem zapłaty podatku jest zwracany podatnikowi, który jest obowiązany zachować te dokumenty do momentu wyjazdu z terytorium kraju. Ustalona kwota podatku podlega wpłacie w urzędzie celnym, z chwilą wjazdu autobusu z pasażerami na terytorium kraju.

Należy również pamiętać o tym, że: 1) VAT doliczamy jako ostatnią pozycje kosztów, 2) inna kolejność jest błędem i w przypadku kontroli grozi sankcjami określonymi w ustawie,

z tytułu nieprawidłowego naliczania podatku, 3) podobnymi konsekwencjami grozi też nieprawidłowe (zaniżanie) naliczenie podatku VAT, 4) zobowiązanie podatkowe następuje po zakończeniu imprezy lub jeżeli zaliczka dokonana na

rzecz danej imprezy przekroczy 50% ceny, 5) dokumentację finansową dotyczą rozliczenia VAT należy przetrzymywać przez 5 lat. w tym

czasie urząd skarbowy może sprawdzić prawidłowość rozliczenia z podatku. Często ceny towarów i usług podawane są jako ceny brutto, czyli wraz z naliczonym

podatkiem, natomiast my do kalkulacji bierzemy zawsze cenę netto. Osoba sporządzająca kalkulację powinna znać zasady wyliczania ceny netto.

Zasady wyliczania podatku VAT przy różnych stawkach. VAT 22% Jeżeli cenę brutto podzielimy przez 122 i wynik pomnożymy przez 100,

otrzymamy cenę netto. Przykład: cena brutto 120.000 zł cena netto (120. 000 : 122) x 100 = 98.36 zł VAT 7% Jeżeli cenę brutto podzielimy przez 107 i pomnożymy przez 100 otrzymamy

cenę netto. Przykład: Cena brutto 120.000 zł cena netto (120.000 : 107 )x 100 = 112.15 zł. Kalkulacja – podpisana przez referenta imprezy podlega sprawdzeniu pod względem

merytoryczno – formalnym i rachunkowym przez upoważnioną osobę a następnie jest akceptowana i zatwierdzana w trybie ustalonym w danym biurze podróży. Od tego momentu może być skierowana do akwizycji ( sprzedaży ). 4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Podaj elementy składowe ceny imprez turystycznych. 2. Wyjaśnij pojęcie koszt świadczeń. 3. Podaj grupę kosztów zaliczanych do kosztów stałych. 4. Podaj grupę kosztów zaliczanych do kosztów zmiennych. 5. W jaki sposób jest kalkulowany transport autokarowy? 6. Wyjaśnij pojęcie „miejsce bezpłatne”. 7. Jakie zadanie spełnia marża biura?

Page 36: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 35

8. Jakie są zasady obliczania prowizji biura? 9. Podaj stawki podatku VAT występujące w turystyce. 10. Wyjaśnij zasady naliczania podatku VAT.

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Dokonaj analizy kalkulacji kosztów imprezy turystycznej zamieszczonej w załączniku i w formie tabelarycznej podaj koszty stałe i zmienne oraz liczbę miejsc bezpłatnych. Zmień wartości marży i prowizji agenta na inne i przelicz cenę imprezy.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) oddzielić koszty stałe od zmiennych, 3) wypełnić przygotowaną wg własnego projektu tabelę, 4) zmienić wartość marży i prowizji dla agenta, 5) dokonać niezbędnych przeliczeń, 6) podać cenę imprezy w całości i w przeliczeniu na osobę, 7) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 8) dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– wydrukowane załączniki, – długopis, kalkulator, materiały piśmiennicze, – literatura z rozdziału 6.

Page 37: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 36

Załącznik do ćwiczenia

WATRAtravel Trasa : Częstochowa Kraków Nałęczów Impreza: wycieczka dla Francuzów

BIURO TURYSTYKI I WYPOCZYNKU Termin: wiosna 2006

LUBLIN Kalkulacja imprezy wyjazdowej

Jednostka miary

cena kontrahenta

przelicz-nik w zł wartość w zł

liczba świad-czeń/km

liczba osob /autok./ %wyk

wartość świadczenia

liczba osob platnych

Wwa nocl.śniad. Zł 80,00 1,00 80,00 zł 1 50 4 000,00 zł 48 Kraków nocl. Siad. Zł 75,00 1,00 75,00 zł 3 50 11 250,00 zł Obiady Zł 35,00 1,00 35,00 zł 4 50 7 000,00 zł

Kolacje Zł 20,00 1,00 20,00 zł 4 50 4 000,00 zł Transport Zł 3,00 1,00 3,00 zł 1200 1 3 600,00 zł Program Krakow Zł 32,00 1,00 32,00 zł 1 49 1 568,00 zł przewodnik Krakow Zł 285,00 1,00 285,00 zł 1 1 285,00 zł Program Wieliczka Zł 26,00 1,00 26,00 zł 1 49 1 274,00 zł przewodnik Wieliczka Zł 207,00 1,00 207,00 zł 2 1 414,00 zł przewodnik Oswiecim Zł 223,00 1,00 223,00 zł 2 1 446,00 zł Program Kozłówka Zł 16,00 1,00 16,00 zł 1 49 784,00 zł Przew. Obcy dopłata Zł 50,00 1,00 50,00 zł 1 1 50,00 zł program Lublin (Skansen) Zł 4,00 1,00 4,00 zł 1 50 200,00 zł przewodnik Skansen Zł 70,00 1,00 70,00 zł 1 1 70,00 zł Pilot Zł 150,00 1,00 150,00 zł 8 1 1 200,00 zł

wart.świadczeń 36 141,00 zł

koszty i marża biura 15,00% 5 421,15 zł 41 562,15 zł

Prowizja agenta** 0,00% Razem 41 562,15 zł 722,82 zł

Marża na osobę z VAT 112,94 zł 112,94 zł VAT 7,00% 2 909,35 zł 50,60 zł

VAT od marży 0,00 zł wartość końcowa 44 471,50 zł 773,42 zł

Cena na 1 osobę 935,49 zł w tym VAT 60,61 zł 6,48% Max.prowizja dla agenta z VAT 0,00 zł

Cena na osobę z VAT 935 zł

Marża biura z VAT 112,94 zł Cena za całość 44 903,5 zł **liczona od ceny brutto

Zatwierdził: Robert MAZUR

Lublin dn.

Ćwiczenie 2 Wykonaj kalkulację imprezy objazdowej zleconej na wykonanym według własnego

pomysłu formularzu, w oparciu o założenia: Impreza krajowa, autokarowa, organizowana na zlecenie klienta Termin 7-10 czerwca Liczba osób 40 ( w tym pilot i kierowca) Kierowca korzysta z tych samych świadczeń co uczestnicy ( miejsce bezpłatne). Ceny netto świadczeń; Noclegi we Wrocławiu pokój 2-osobowy 120,0 zł pokój 1- osobowy 90,0 zł obiady 25 zł kolacje 30,0 zł

Page 38: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 37

przewodnik po Wrocławiu 90 zł za 4 godz. wstępy Panorama Racławicka 12 zł/za osobę skarbiec w Częstochowie 6 zł trasa podziemna w Kłodzku 15 zł przewodnik w Częstochowie i Kłodzku 50, 0 zł za grupę transport 2,10 za 1 km, limit 350 km dziennie + świadczenia dla kierowcy Program 1 dzień (7.06) 7.00 wyjazd z Krakowa przez Częstochowę do Wrocławia, zwiedzanie klasztoru, (wstęp i przewodnik), obiad w Częstochowie, kolacja i nocleg we Wrocławiu. 2 dzień (8.06) po śniadaniu zwiedzanie miasta, (Panorama Racławicka, przewodnik), obiad, po obiedzie zwiedzanie Ostrów Tumski, kolacja i nocleg we Wrocławiu 3 dzień (9.06) wyjazd do Kudowy – w trasie zwiedzanie Kłodzka z przewodnikiem, obiad w Kłodzku, nocleg i kolacja w Kudowie 4 dzień (10.06) wyjazd z Kudowy, zwiedzanie kaplicy w Czermnej, przejazd do Polanicy, (koncert w muszli koncertowej), obiad w Polanicy, po obiedzie przejazd do Krakowa.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) obliczyć liczbę kilometrów na trasie, 3) obliczyć poszczególne grupy kosztów, 4) skonstruować wzór formularza kalkulacyjnego, 5) wstawić dane do formularza, 6) zestawić koszty na osobę i posumować, 7) doliczyć marżę i VAT i obliczyć cenę imprezy, 8) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 9) dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– komputer z oprogramowaniem biurowym, – długopis, kalkulator, materiały piśmiennicze, – drukarka i papier do drukarki, – literatura z rozdziału 6, – załącznik do ćwiczeń.

Ćwiczenie 3 Wykonaj kalkulację dla jednej osoby jednego turnusu w ciągu imprez do Egiptu – Karnaku,

w oparciu o poniższe założenia: Cała oferta obejmuje 10 turnusów. Biuro posiada 25-pokoi 2 osobowych (50 miejsc). 10

turnusów, pobyt w Karnaku (9 nocy), sprzedaż 85% - 42 miejsca. 1 USD – 4.10 PLN. Impreza sprzedawana jest przez sieć agentów, stawka akwizycyjna 100,0 PLN. Cena pokoju w Karnaku + 2 posiłki 30 USD, cena pokoju pilota +2 posiłki 20 USD. Transport samolot (miejsce w czarterze 300 PLN), autokar na transfery 1USD za km (około 250 km).

Program imprezy 1 dzień – godz. 6.00 wylot z Warszawy do Karnaku, transfer z lotniska i zakwaterowanie, kolacja 2 – 11 dzień – pobyt w Karnaku 12 dzień – śniadanie, godz. 12.00 transfer na lotnisko, godz.16.00 przelot do Warszawy.

Page 39: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 38

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) obliczyć koszty transportu, 3) obliczyć koszt pilota, 4) podsumować koszty stałe, 5) przeliczyć koszty stałe na jedną osobę z uwzględnieniem założonego ryzyka, 6) dokonać niezbędnych przeliczeń, 7) podać cenę imprezy w całości i w przeliczeniu na osobę, 8) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 9) dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– kalkulator, – materiały piśmiennicze, – literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 4

Sporządź kalkulację imprezy zagranicznej objazdowej sprzedawanej z wolnej akwizycji. Założenia: wycieczka autokarowa, objazdowa dla 45 osób + pilot, 2 kierowców. Pełne wyżywienie. W cenę wliczone są bilety wstępu.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) wybierać kierunek wyjazdu i miejsca docelowe, 3) sporządzić program imprezy, 4) obliczyć liczbę kilometrów, 5) zestawić świadczenia, 6) obliczyć koszt programu, 7) obliczyć koszt miejsc bezpłatnych, 8) policzyć VAT, marżę i stawkę akwizycyjną, 9) obliczyć koszt całkowity imprezy, 10) obliczyć koszt w przeliczeniu na jednego uczestnika, 11) zaprezentować efekty swojej pracy na forum całego zespołu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– katalogi, mapy, przewodniki, – stanowisko komputerowe z dostępem do internetu, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 5

Sporządź kalkulację obozu młodzieżowego w Sudetach. Założenia: dojazd autokarem na miejsce, autokar pozostaje do dyspozycji grupy. W programie pobyt na miejscu (ośrodek z basenem), cztery wycieczki fakultatywne, w tym jednodniowy wypad do Pragi. Cena obejmuje przejazd i świadczenia dla kierowcy, opiekę pilota i przewodnika, pełne wyżywienie.

Page 40: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 39

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) wybierać kierunek wyjazdu i miejsca docelowe, 3) sporządzić program imprezy, 4) obliczyć koszt transportu (dojazdu), 5) zestawić świadczenia, 6) obliczyć koszt programu, 7) obliczyć koszt wyjazdu do Pragi, 8) obliczyć koszt miejsc bezpłatnych, 9) obliczyć VAT, marżę i stawkę akwizycyjną, 10) obliczyć koszt całkowity imprezy, 11) obliczyć koszt w przeliczeniu na jednego uczestnika, 12) zaprezentować efekty swojej pracy na forum całego zespołu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– katalogi, mapy, przewodniki, – stanowisko komputerowe z dostępem do internetu, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

4.4.4. Sprawdzian postępów

Tak Nie Czy potrafisz:

1) wymienić elementy składowe ceny imprezy turystycznej? ¨ ¨ 2) wyjaśnić pojęcie koszty świadczeń? ¨ ¨ 3) podać koszty stałe imprezy turystycznej ? ¨ ¨ 4) określić koszty zmienne imprezy turystycznej? ¨ ¨ 5) wyjaśnić pojęcie „miejsce bezpłatne”? ¨ ¨ 6) wyjaśnić pojęcie „marża biura” i podać jej zadania ? ¨ ¨ 7) wyjaśnić zasady obliczania prowizji biura? ¨ ¨ 8) podać stawki podatku VAT stosowane w turystyce? ¨ ¨ 9) podać zasady naliczania podatku VAT w kalkulacji ceny imprezy ? ¨ ¨ 10) wykorzystać wiadomości teoretyczne w praktyce? ¨ ¨

Page 41: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 40

4.5. Dokumentacja teczki imprezy

4.5.1. Materiał nauczania W celu prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia imprez biura podróży pod

względem organizacyjno – technicznym ujednolicają prowadzoną przez siebie dokumentacje imprez. Między dokumentacją poszczególnych biur podróży mogą występować różnice, ale sprowadzają się one do układu czy redakcji dokumentów i nie dotyczą ich treści. Jednolita dokumentacja ułatwia współpracę między własnymi jednostkami biura podróży i innymi biurami podróży oraz bezpośrednimi usługodawcami, a także zapewnia właściwe przygotowanie, realizację i rozliczenie imprez oraz umożliwia ustalenie osób odpowiedzialnych za każdą wykonaną czynność.

Dokumentacja obejmuje kolejne fazy organizacji imprez: od fazy akwizycji, poprzez realizację imprezy do jej rozliczenia włącznie. Dokumentem rozpoczynającym organizację imprezy może być pismo zleceniodawcy zamówienia imprezy. Sytuacja taka występuje wówczas, gdy mamy do czynienia z pracą pośrednika. Organizator przyjmuje zamówienia tylko na imprezę już przygotowaną do wykorzystania. Wystawienie każdego następnego dokumentu odbywa się na podstawie poprzednio sporządzonych dokumentów lub otrzymanej korespondencji. Przy wydawaniu dokumentów obowiązuje zasada pozostawiania w swojej ewidencji wyraźnego i jednoznacznego dowodu jego wystawienia (kopii wystawionego dokumentu). Dokumenty przekazywane do innego zespołu (innej osobie) muszą być pokwitowane na kopii lub w teczce imprezy (jeżeli dokument jest bez kopii), albo w książce imprez (jeśli dotyczy to przekazania całej teczki imprezy). Otrzymywane i wystawiane dokumenty są odpowiednio ewidencjonowane w teczce imprezy. Pracownik organizujący imprezę lub któremu powierzono dane dokumenty, odpowiada za ich stan, całość i przechowanie. Dokumenty wychodzące na zewnątrz (poza jednostkę) powinny być opatrzone stemplem firmowym i podpisane przez dyrektora lub osobę upoważnioną do podpisywania takiego dokumentu. Po zakończeniu imprezy, rozliczeniu i wystawieniu faktury (rachunku) wszystkie dokumenty skompletowane w teczce imprezy przechowuje odpowiedzialny za nie pracownik przez rok kalendarzowy, a po roku przekazuje je do archiwum.

Teczka imprezy służy do gromadzenia i przechowywania wszystkich dokumentów i korespondencji dotyczącej danej imprezy i jest równocześnie rejestrem wystawianych zamówień i otrzymywanych rachunków, not, faktur, przedpłat i innych obciążeń finansowych. Teczka imprezy oznaczona jest numerem imprezy z książki imprez. Książka imprez jest sformalizowanym drukiem, w którym pod konkretnymi numerami rejestruje się zamówienia imprezy własne przeznaczone do sprzedaży w wolnej akwizycji oraz zlecenia obsługi imprez organizowanych przez inne jednostki. Książki imprez są prowadzone odrębnie dla imprez własnych i zleconych, oddzielnie dla każdego miesiąca. Książka imprez służy ponadto do odnajdowania odpowiedniej dokumentacji na podstawie numeru imprezy, obliczania liczby obsłużonych osób oraz uzyskanej marży (przy imprezach własnych) bądź należnej marży (przy imprezach zleconych), a ponadto do kontrolowania terminów rozliczenia imprez. Książka ta stanowi również zbiorczy materiał do analizy realizacji zadań w poszczególnych miesiącach przez daną jednostkę organizacyjną oraz do sporządzania sprawozdawczości.

Teczki imprez są prowadzone odrębnie dla imprez własnych i imprez zleconych. W teczce imprezy znajdują się wszystkie zamówienia i ich potwierdzenia, cała korespondencja z usługodawcami, karty uczestnictwa, warunki uczestnictwa w imprezie, polisa ubezpieczeniowa itp. Wygląd strony tytułowej teczki imprezy jest indywidualną sprawą biura, ale powinny się tam znajdować najistotniejsze (z punktu widzenia organizacji imprezy) informacje.

Page 42: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 41

Tak przygotowana dokumentacja jest jednym z czynników umożliwiających prawidłową realizację imprezy. Teczka imprezy to zazwyczaj arkusz papieru A3 złożony na połowę. Strona tytułowa ma opis, który po wypełnieniu umożliwia realizację imprezy bez częstego przeglądania całej dokumentacji. Nie zapisane części strony tytułowej lub wewnętrzne strony stanowią miejsca na dokonywanie adnotacji z prowadzonych rozmów, ustaleń, zapisywanie, z kim prowadzono ustalenia, rejestrację zaliczek i wpłat. Teczka imprezy może mieć też formę dużej koperty. Sposób opisywania teczki jest indywidualną sprawą biura, ale dla prawidłowego spełniania swoich funkcji teczka imprezy powinna posiadać kilka podstawowych opisów, jak: – nazwa zleceniodawcy(często uzupełniona o numer telefonu, faksu i nazwisko osoby

prowadzącej daną imprezę), – termin imprezy, – nr imprezy, – trasa, – liczba osób uwzględnionych w zleceniu (często uzupełnia się o rubrykę dotyczącą korekty), – specyfikacja zamówionych dla danej imprezy – sposób specyfikacji jest dowolny, ale

oddzielnie zaznacza się świadczenia hotelowe, wyżywienie, program, transport, – referent prowadzący imprezę, – nazwisko pilota.

Doświadczenie uczy, że zbyt rozbudowana strona opisowa teczki imprezy nie jest ułatwieniem. Często mało istotne zapisy z czasem są pomijane. Należy prowadzić ujednolicony system zapisu w teczce imprezy, ponieważ imprezy mogą prowadzić różni referenci i nie wszystkie skróty i symbole (jeżeli nie są ogólnie przyjęte) mogą być zrozumiałe. Każdy kolejny referent w oparciu o zebrane dokumenty oraz dokonane adnotacje i zapisy powinien mieć możliwość kontynuowania imprezy, bez specjalnego „rozszyfrowywania” zawartych w niej zapisów.

Do ważniejszych i najczęściej stosowanych w organizacji i technice obsługi dokumentów należą: zamówienie imprezy, potwierdzenie przyjęcia zamówienia imprezy, zlecenie obsługi, zamówienie świadczeń, zlecenie pracy pojazdu, zmiana (anulacja), polecenie obsługi, umowa zlecenia, kwit wpłaty, czek rozrachunkowy, zestawienie wykorzystanych świadczeń, sprawozdanie pilota z obsługi pilota, faktury, rachunki, karta rozliczeniowa.

Zlecenie pracy pojazdu jest specjalnym drukiem do zamawiania usług transportowych dla imprez własnym (należącym do biura podróży) taborem samochodowym. W zleceniu tym ustala się datę i miejsce podstawienie autobusu, szczegółowy harmonogram planowanych dziennych przebiegów (trasa, data) oraz godzin pracy kierowcy. Zlecenie zawiera też rubryki dotyczące wykonania omówionych elementów i potwierdzonych w czasie obsługi imprezy przez pilota. Zamówienia tzw. transportu obcego dokonuje się poprzez zredagowanie odpowiedniego dokumentu.

Zmiana (anulacja) – to druk służący do wprowadzania zmian lub anulacji już zamówionych świadczeń. Dokument ten zawiera dyspozycje zmian odpowiednich świadczeń(„zlecano………., winno być……………”). Zmiany są potwierdzane na tych samych zasadach co pierwotne zamówienie. W skład teczki imprezy wchodzi też program ramowy i szczegółowy.

Polecenie obsługi imprezy jest drukiem zobowiązującym pracowników biura podróży, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i posiadających uprawnienia pilota wycieczek do obsługi określonej imprezy. Dokument składa się z dwóch części: pierwsza określa czynności związane z obsługą imprezy (obowiązki), druga – wykaz przeprowadzonych godzin powyżej 8 godzin dziennie, stanowiących podstawę do otrzymania wynagrodzenia stosownie do przepisów o wynagrodzeniu pilotów wycieczek krajowych.

Page 43: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 42

Umowa zlecenia jest dokumentem służącym do zawierania umów z pilotami rekrutującymi się spoza pracowników biura podróży oraz pracownikami biura zatrudnionymi przy obsłudze imprezy w ramach urlopu wypoczynkowego. Umowa ustala obowiązki pilota oraz wynagrodzenie i inne świadczenia ustalone pomiędzy biurem a osobą zobowiązującą się podjąć obowiązki pilota. Kwit wpłaty, czek rozrachunkowy, faktury są dokumentami finansowymi wchodzącymi w skład teczki imprezy. Zestawienie wykorzystanych świadczeń to druk, w którym pilot wpisuje w kolejności realizacji wszystkie usługi wykorzystane w czasie trwania imprezy, a usługodawcy potwierdzają to podpisem i pieczęcią. Sprawozdanie pilota z obsługi imprezy zawiera opis przebiegu wycieczki uwzględniający takie dane, jak: liczba uczestników (z podziałem na kobiety, mężczyzn, dzieci i wyszczególnieniem liczby małżeństw), jakość usług (zakwaterowanie, wyżywienie, transport i inne), ocena współpracy z innymi jednostkami biura podróży, opis przebiegu etapów imprezy (zbiórka, odprawa, podróż), ocena wartości programu, uwagi o współpracy z uczestnikami, zdarzenia losowe oraz spostrzeżenia i wnioski pilota. Karta rozliczeniowa to formularz służący do wyliczenia uzyskanej marży wynikowej (kwotowo) i jej procentowego stosunku do ogólnych kosztów zrealizowanej imprezy. Marża wynikowa stanowi różnicę między cena pobraną przez klienta za imprezę i sumę kosztów zwiększonych o obce marżę i podatek obrotowy.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie pismo rozpoczyna organizację imprezy turystycznej? 2. W jaki sposób odbywa się obieg dokumentów w biurze? 3. Podaj znane ci rodzaje dokumentów niezbędnych do zorganizowania imprezy turystycznej? 4. Jak powinno być przygotowane pismo wychodzące na zewnątrz? 5. Do czego służy teczka imprezy? 6. Jakim rodzajem dokumentu jest książka imprez? 7. Jakie dokumenty umieszczane są w teczce imprezy? 8. Jakie rodzaje opisów zawiera pierwsza strona teczki imprezy? 9. Jakie zastosowanie ma pismo ,,zlecenie pracy pojazdu”? 10. W jakim celu sporządza się druk zmiana (anulacja)? 11. Jakiego rodzaju dokumenty służą zawieraniu umów z pilotami wycieczek?

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Określ, jakie dokumenty są potrzebne do zorganizowania imprezy turystycznej.

Następnie podziel je ze względu na zastosowanie

DOKUMENTY

Page 44: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 43

Potrzebne do przygotowania imprezy Potrzebne do obsługi imprezy Potrzebne do zakończenia

imprezy

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) wypisać wszystkie rodzaje dokumentów, które są potrzebne do zorganizowania imprezy

turystycznej 3) wpisać nazwy dokumentów do schematu, 4) dokonać podziału dokumentów, 5) wpisać dokumenty do tabeli, 6) zaprezentować efekty swojej pracy na forum całego zespołu..

Wyposażenie stanowiska pracy:

– wydrukowane schematy i tabele, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 2

Na podstawie przedstawionych wzorów dokumentów dobierz nazwy (wykorzystaj informacje z ćwiczenia 1)

NAZWY WZORY DOKUMENTÓW Dokonaj analizy ich struktury i próby określenia ich przydatności

RODZAJ DOKUMENTU JEGO ROLA

Sposób wykonania ćwiczenia

Page 45: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 44

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) posegreguj wzory dokumentów, 3) wypisz nazwy dokumentów, 4) przeanalizuj ich strukturę, 5) wpisz do tabeli zastosowanie dokumentów, 6) zaprezentuj swoją pracę na forum zespołu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– wydrukowane tabele i schematy, – wzory dokumentów, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 3

Określ, jakie dokumenty są potrzebne do tworzenia i obsługi imprezy turystycznej wycieczki szkolnej. Stwórz własne wzory dokumentów. Wypełnij dokumenty potrzebne do zamówienia imprezy. Uzupełnij dokumenty potrzebnymi informacjami wycieczki szkolnej.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) wybierać kierunek wyjazdu i miejsca docelowe, 3) sporządzić program imprezy, 4) obliczyć koszt imprezy, 5) zestawić świadczenia, 6) przygotować wzory dokumentów i pism, które będą Ci potrzebne w zorganizowaniu

imprezy, 7) wypełnić przygotowane dokumenty, 8) zaprezentować efekty swojej pracy na forum całego zespołu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– katalogi, mapy, przewodniki, – stanowisko komputerowe z dostępem do internetu, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 4

Na podstawie posiadanych wzorów wypełnij dokumenty dla konkretnej imprezy turystycznej: 3 – dniowa wycieczka szkolna w Bieszczady, 2 – dniowa konferencja w Warszawie, wyjazd dla 4 osobowej rodziny do Włoch na 7 dni

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) dobrać odpowiednie wzory dokumentów,

Page 46: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 45

3) wypełnić wzory dokumentów, 4) zaprezentować efekty swojej pracy na forum całego zespołu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– wzory dokumentów, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

4.5.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) wymienić rodzaje dokumentów funkcjonujących w biurze podróży? ¨ ¨ 2) wyjaśnić celowość prowadzenia ujednoliconej dokumentacji

w biurach podróży? ¨ ¨ 3) podać ogniwa obiegu pism w biurze? ¨ ¨ 4) wyjaśnić zastosowanie teczki imprezy? ¨ ¨ 5) wyjaśnić pojęcie „książka imprez”? ¨ ¨ 6) podać jakie dokumenty wchodzą w skład teczki imprezy ? ¨ ¨ 7) sporządzić wzór teczki imprezy? ¨ ¨ 8) podać zastosowanie dokumentów wchodzących w skład teczki imprezy? ¨ ¨ 9) sporządzić wzory dokumentów wchodzących w skład teczki imprezy? ¨ ¨ 10) dobrać dokumenty do odpowiedniego typu imprezy? ¨ ¨

Page 47: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 46

4.6. Zamawianie świadczeń turystycznych

4.6.1. Materiał nauczania Niezwłocznie po przygotowaniu wstępnego programu i dokonaniu kalkulacji pracownik

biura podróży przystępuje do zamówienia przewidzianych w programie imprezy usług. Jest to ostatni etap organizowania imprezy turystycznej. Podstawą złożenia zamówienia może być umowa określająca zasady współpracy pomiędzy partnerami, lub każdorazowe zapytanie o usługę. Korzystniejszą i łatwiejsza formą jest współpraca oparta na wcześniejszych umowach, ponieważ określa ona zasady dotyczące: – ilości i rodzaju usług będących w dyspozycji zamawiającego, – sposobu zamawiania świadczeń, – terminów anulowania bądź zmian, – ceny z podziałem na sezon i sezon, – zasady rozliczeń i sposobów płatności, – sposób dysponowania miejscami (czarter, allotment, zapytanie – potwierdzenie). Jeżeli biuro nie ma zawartej umowy z dostawcą usług, przy potwierdzeniu zamówionej usługi powinny być określone te wszystkie zasady, które zawiera umowa o współpracy. Z reguły usługi na rzecz uczestników imprez wyjazdowych rozpoczynają się na krótko przed przekroczeniem granicy i często nie obejmują zakwaterowania w kraju, dlatego miejsce spotkania pilota z uczestnikami wyznaczone jest przy wycieczkach samolotowych na dworcu lotniczym, przy kolejowych - na dworcu kolejowym, a przy autokarowych często w miejscowościach przygranicznych. Jeśli takie usługi są przewidywane, zamówienie ich następuje po zakończeniu akwizycji. Specyficzną formą zamawiania świadczeń jest czarter. Czarterujemy miejsca w środkach lokomocji lub miejscach noclegu, zalety: niska cena, zapewnione miejsce, możliwość kreowania polityki cenowej, konkurencyjne ceny, możliwość dysponowania usługą. Wady czarteru: nie można zrezygnować, ryzyko ponosi organizator, jest to duże ryzyko finansowe.

Definicje dokumentów zamawiających: Zamówienie imprezy – jest to dokument składany na piśmie do biura podróży przez

zleceniodawców. Dokument ten określa dość dokładnie wymagania zleceniodawcy dotyczące rodzaju imprezy, jej trasy, terminu i czasu trwania, środka lokomocji, liczby uczestników, rodzaju, jakości i ilości usług z określeniem limitów finansowych. Aby zamówienie było ważne, musi zawierać pieczęć zleceniodawcy, jego adres oraz podpisy osób uprawnionych do zaciągania zobowiązań majątkowych. Jest to dokument stanowiący zobowiązanie odbiorcy do zakupienia usługi na uzgodnionych warunkach oraz zapłacenia należności. Zamówienie jest pismem sporządzanym najczęściej na gotowych formularzach. Niekiedy sporządza się je również na blankietach korespondencyjnych.

Ogólne zamówienie to zobowiązanie do zakupu towaru przez odbiorcę na warunkach określonych w tym dokumencie. Zamówienie powinno zawierać: – określenie stron transakcji handlowej oraz zamawianego towaru lub usługi, – żądaną ilość (np. liczbę jednostek towaru), – cenę (potwierdzenie ceny przedstawionej w ofercie lub cenniku), – ogólną wartość zamawianego towaru lub usługi albo ostateczną kwotę do zapłaty, – warunki płatności, – termin i sposób dostawy towaru lub realizacji usługi, – pisemne podpisanie przyjęcia oferty.

Page 48: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 47

W korespondencji związanej z działalnością turystyczną zamówienia mogą mieć bardzo różnorodny charakter. Najczęściej mamy do czynienia z pismami dotyczącymi zamówienia usług noclegowych, żywieniowych, transportowych, przewodnickich, pilotażu. Pisma zamawiające mogą być redagowane również przez indywidualnych klientów (zamówienie imprezy turystycznej). Może to być zamówienie gotowego pakietu usług lub imprezy przygotowanej na specjalne życzenie, gdzie klient określa wszystkie warunki imprezy. W takim przypadku następuje zmiana w kolejności pism w stosunku do standardów korespondencji handlowej opisanej na poprzednich stronach. W pierwszej kolejności występuje zamówienie (etap II), które jest reakcją na pismo reklamowe, a w drugiej kolejności przygotowanie oferty (etap I). Zlecenie obsługi – sporządza się na podstawie programu imprezy i zleca innej jednostce organizacyjnej przygotowanie wszystkich lub części świadczeń dla określonej imprezy. Dokument ten jest stosowany przede wszystkim w kontaktach między jednostkami organizacyjnymi tego samego biura podróży. Zlecenie obsługi powinno zawierać następujące dane: numer imprezy, adres oddziału obsługującego, określenie imprezy, liczbę uczestników, dokładne daty i godziny przyjazdu i odjazdu, specyfikację poszczególnych usług oraz termin ich przygotowania. Zamówienie świadczeń – jest dokumentem sporządzonym na podstawie programu imprez, służącym do zamówienia określonych świadczeń u usługodawcy. Zamówienie to zawiera następujące dane: numer imprezy, nazwę i adres usługodawcy, dokładną datę i godzinę wydania świadczenia, rodzaj, ilość, cenę jednostkową i kwotę ogólną oraz określenie formy zapłaty z podaniem adresu i konta zamawiającego. Ponadto zamówienie musi zawierać datę wystawienia, pieczęć i podpisy osób upoważnionych. Zamówienie środków transportu – w zleceniu tym ustala się datę i miejsce podstawienia autobusu, szczegółowy harmonogram planowanych dziennych przebiegów oraz godzin pracy kierowcy.

W wypadku imprez własnych odbywających się na obszarze działania jednostki organizującej i imprez zleconych przez oddziały biur podróży z innych regionów zamówienia dokonuje się bezpośrednio u usługodawców na druku „zamówienie świadczeń”, natomiast w przypadku imprez własnych wyjazdowych do innych regionów – za pośrednictwem jednostek recepcyjnych (obsługujących) na druku „zlecenie obsługi”.

Zamówienie świadczeń sporządza się z reguły w trzech egzemplarzach: pierwszy i drugi przeznaczony jest dla usługodawcy, który w terminie określonym w zamówieniu potwierdza jego przyjęcie podpisem i pieczęcią na drugim egzemplarzu zamówienia odsyłając go jednostce organizującej imprezę. Trzeci egzemplarz – kopia wraz z dopiętym potwierdzeniem pozostaje w teczce imprezy (po odnotowaniu w kontrolce zamówień).

Zlecenie obsługi jest również sporządzane w trzech egzemplarzach z tym, że pierwszy i drugi egzemplarz jest kierowany do jednostki obsługującej, która powinna potwierdzić (lub odmówić) w określonym w zleceniu terminie przyjęcie zlecenia do realizacji i na drugim egzemplarzu i przesłać go do jednostki zlecającej. Trzeci egzemplarz jest podobnie jak w poprzednim przypadku umieszczony w teczce imprezy. Na podstawie zleceń obsługi jednostka obsługująca – po otrzymaniu potwierdzeń zamówień od poszczególnych usługodawców – przesyła jednostce zlecającej zestawienie zamówionych usług dla danej imprezy obejmujące: dokładne daty i godziny świadczeń, adresy, nazwy i telefony zakładów noclegowych, gastronomicznych, miejsce i godziny spotkania z przewodnikiem i inne dane wynikające ze zlecenia obsługi. W przypadku kiedy jednostka obsługująca bądź usługodawca nie jest w stanie zrealizować zleceń czy zamówienia w podanym terminie, miejscu, limicie czy o danym standardzie, zawiadamia o tym niezwłocznie jednostkę zamawiającą, a ta uzgadnia zmiany ze zleceniodawcą. Wszelkie zmiany w stosunku do pierwotnego zlecenia obsługi są wprowadzane skorygowanym zleceniem obsługi(bądź faksem). Dokumenty wprowadzające

Page 49: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 48

wszelkie zmiany powinny zawierać klauzule odsyłającą do pierwotnego zlecenia obsługi. Zmiany wprowadzane do wysyłanych usługodawcom zamówień są wprowadzane skorygowanym zamówieniem na druku „zmiana – anulacja”. Przedstawione tu zmiany są potwierdzane na tych samych zasadach co zlecenie obsługi lub zamówienie świadczeń.

Biura podróży (np. Gromada) zapewniają podstawowe usługi najpierw w oparciu o własną bazę noclegowo – żywieniową i transportową, potem dopiero w bazie obcej.

Pisma związane z realizacją zamówienia Umowy: – umowa pomiędzy hotelem a biurem na świadczenie usług, – umowa pomiędzy biurem a firmą transportową, – umowa biura o sprzedaży agencyjnej.

Zdarza się tak, że umowy o dostawę towarów lub usług są zawierane przez osoby uprawnione przez dostawców i odbiorców. Osoby te muszą posiadać odpowiednie dokumenty (pełnomocnictwa). Pełnomocnictwo (plenipotencja) jest to upoważnienie, które wydaje się na piśmie w celu stwierdzenia, że dana osoba jest upoważniona do działania w imieniu swego mocodawcy. Zamówienia: – zamówienie imprezy pakietowej – zamówienie usług noclegowych i żywieniowych – zamówienie autokaru

Zamówienie skierowane do hotelu powinno zawierać: – datę wystawienia zlecenia, – nazwę usługodawcy, – nazwę biura zamawiającego, – numer imprezy, której dotyczą zamawiane świadczenia, – rodzaj zamawianych świadczeń, – termin, jakiego zamówienie dotyczy, – ilość i rodzaj pokoi zamawianych świadczeń, – strukturę pokoi, – kraj, z którego przyjeżdżają turyści przy imprezach zagranicznych przyjazdowych), – sposób zapłaty. Przy zamówieniach środka transportu w miejsce informacji dotyczących pokoi wpisujemy informacje dotyczące: wielkości zamawianego autokaru, z bliższym określeniem oczekiwanego standardu, trasę przejazdu, z rozbiciem na poszczególne etapy, miejsce i godzinę podstawienia autokaru w dniu wyjazdu, limit kilometrów i cenę za kilometr. Zamówienie imprezy pakietowej powinno zawierać: – określenie rodzaju usługi oraz życzeń dotyczących trasy przejazdu, programu imprezy, – proponowany termin imprezy, – ilość osób oraz określenie rodzaju grupy (np. młodzież szkolna itp.), – określenie wstępnych wymagań dotyczących noclegu, wyżywienia, środka transportu, – prośbę o przesłanie warunków i terminów płatności. Zamówienie może być złożone telefonicznie lub pisemnie, ale zazwyczaj zamówienia telefoniczne bywają potwierdzane w formie pisemnej – faksem, teleksem bądź pisemnie wysyłane pocztą. Taka forma zamawiania zabezpiecza interes zamawiającego w przypadku kwestii spornych. Formy pisemnej wymagają zwłaszcza wszelkie zmiany, z anulowaniem włącznie. Coraz popularniejsze jest wysyłanie zamówień za pomocą poczty elektronicznej.

Page 50: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 49

Potwierdzenia lub anulowanie zamówienia: – potwierdzenie lub anulowanie zamówienia noclegów, – potwierdzenie lub anulowanie zamówienia autokaru.

Potwierdzenie lub anulowanie zamówienia to pisma sporządzane przez dostawcę towaru lub usługi (lub zleceniodawcę) na formularzu lub blankiecie korespondencyjnym. Potwierdzenia przekazywane są pisemnie za pośrednictwem poczty (listem poleconym), faksem lub pocztą elektroniczną.

Pismo dotyczące potwierdzenia lub anulowania zamówienia powinno jasno określać czego dotyczy potwierdzenie lub anulowanie zamówienia. Z praktycznego punktu widzenia powinno więc potwierdzać lub anulować informacje zawarte w zamówieniu.

4.6.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Na jakiej podstawie sporządza się zamówienie? 2. Jakiego rodzaju usługi zamawiamy w czarterze? 3. Jakie jest zastosowanie dokumentu „zamówienie imprezy”? 4. Jakie elementy powinno zawierać zamówienie? 5. Jakie elementy zawiera „zamówienie środków transportu” ? 6. W ilu egzemplarzach sporządza się zamówienie ? 7. W jaki sposób odbywa się obieg zamówienia w biurze? 8. Za pomocą jakiego dokumentu można dokonać zmiany specyfikacji zamówienia? 9. Wymień rodzaje pism związanych z realizacja zamówienia ? 10. Jakie elementy zawiera zamówienie imprezy pakietowej?

4.6.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź umowę współpracy z hotelem w oparciu o następujące założenia.Jesteś właścicielem dużego biura podróży, właśnie dowiedziałeś się, że na wyspie Skiatos wybudowano nowoczesny hotel w pobliżu morza. Nawiązanie współpracy z tym hotelem pozwoli Ci na wprowdzenie nowej oferty do przygotowywanego przez ciebie katalogu.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) wypisać wszystkie cele, które zamierzasz osiągnąć poprzez nawiązanie współpracy, 3) nawiązać negocjacje z właścicielem hotelu (z grupy przeciwnej), 4) sporządzić umowę na podstawie wyników negocjacji, 5) zapoznać zespół ze zredagowaną umową, 6) podpisać sporządzony dokument,

Wyposażenie stanowiska pracy:

– wydrukowane wzory umów, – stanowisko komputerowe, wyposażone w drukarkę, – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

Page 51: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 50

Ćwiczenie 2 Na podstawie sporządzonej w ćwiczeniu 1 umowy o współpracę przygotuj zamówienie

usług. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) zredagować zamówienie usług noclegowych, 3) zaprezentować swoją pracę na forum zespołu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– sporządzona w ćwiczeniu 1 umowa, – stanowisko komputerowe wyposażone w drukarkę,

przybory piśmiennicze i kartki papieru, literatura z rozdziału 6.

Ćwiczenie 3 Przygotuj zamówienia świadczeń wycieczki do Pragi w oparciu o następujące założenia:

– wycieczka 4 dniowa przeznaczona jest do wolnej akwizycji, – program przewiduje 3 noclegi: 1 w Polsce, 2 w Pradze, – transport autokarowy, – pilot jest pracownikiem biura, – program zapewnia zwiedzanie z przewodnikiem Pragi i Wrocławia, – wyżywienie typu FB, – bilety wstępu.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania pkt.4.4.1, 2) wykonać program imprezy, 3) dokonać wyboru miejsc zakwaterowania i wyżywienia, 4) sporządzić zamówienia świadczeń organizowanej imprezy, 5) wydrukować przygotowane pisma, 6) zaprezentować efekty swojej pracy na forum całego zespołu..

Wyposażenie stanowiska pracy:

– katalogi, mapy, przewodniki, – stanowisko komputerowe z dostępem do internetu i drukarką – przybory piśmiennicze i kartki papieru, – literatura z rozdziału 6.

Page 52: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 51

4.6.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1. podać formy współpracy biur podróży z usługodawcami ? ¨ ¨ 2. podać rodzaje świadczeń zamawianych w czarterze? ¨ ¨ 3. opisać wygląd dokumentu „zamówienie imprezy”? ¨ ¨ 4. wyjaśnić zastosowanie dokumentu „zlecenie obsługi”? ¨ ¨ 5. określić okoliczności sporządzania dokumentów zamawianie świadczeń? ¨ ¨ 6. podać ilość egzemplarzy sporządzanego zamówienia i ich zastosowanie? ¨ ¨ 7. omówić obieg druku zamówienia w biurze? ¨ ¨ 8. podać zasady zmiany specyfikacji zamówienia ? ¨ ¨ 9. podać elementy zamówienia skierowanego do hotelu? ¨ ¨ 10. wykorzystać umiejętności teoretyczne w praktyce? ¨ ¨

Page 53: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 52

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA 1. Przeczytaj uważnie instrukcję. 2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi. 3. Zapoznaj się z zestawem zadań testowych. 4. Test zawiera 20 zadań o różnym stopniu trudności. Są to zadania: otwarte, z luką

i wielokrotnego wyboru. 5. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi, stawiając w odpowiedniej

rubryce znak X lub wpisując prawidłową odpowiedź. W przypadku pomyłki należy błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem, a następnie ponownie zakreślić odpowiedź prawidłową.

6. Test składa się z dwóch części o różnym stopniu trudności: I część – poziom podstawowy, II część - poziom ponadpodstawowy.

7. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania. 8. Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego rozwiązanie

na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci czas wolny. 9. Na rozwiązanie testu masz 90 min.

Powodzenia

Page 54: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 53

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH I część 1) Cykl organizacji imprez turystycznych dzieli się na:

………………………………………………………………………………………………

2) Przygotowanie imprezy to etap związany z: a) promocją i reklamą, b) zamówieniem usług i odprawa pilota, c) sprzedażą imprezą, d) rozliczeniem faktur i rachunków. e)

3) Realizacja imprezy to: a) jej przebieg od chwili jej rozpoczęcia do zakończenia, b) rozliczenie jej kosztów, c) przygotowanie akwizycji i sprzedaż, d) programowanie imprezy i zamawianie świadczeń.

4) Program sporządzony według wzorów powinien zawierać:………………………………………………………………………………….

5) W całości programowania można wyróżnić następujące fazy:

a) studiowanie terenu i planowanie trasy, b) opracowaniu harmonogramu i sporządzenie kalkulacji, c) zamawianie świadczeń i przygotowanie uczestników imprezy, d) wszystkie powyższe.

6) Czas na spożycie posiłków powinien wynosić odpowiednio: śniadanie…………., obiad i kolacja………

7) Kolejność sporządzania kalkulacji jest następująca:

……………………………………………………………………………………………... 8) Koszty stałe kalkulacji to

……………………………………………………………………… ………………….. 9) Przy planowaniu przejazdów autokarem program imprezy nie może przewidywać więcej

niż: a) 10 godzin jazdy, przebieg 450 km na dobę, prędkość 50 km/godz, b) 12 godzin jazdy, przebieg 450 km na dobę, prędkość 50 km/godz, c) 10 godzin jazdy, przebieg 450 km na dobę, prędkość bez dodatkowych ograniczeń, d) zależy od ilości kierowców.

10) Wyróżniamy następujące rodzaje programów: a) harmonogram i ogólny, b) ogólny i koncepcyjny, c) ramowy i szczegółowy, d) wszystkie powyższe.

11) Na charakter imprezy mają wpływ następujące czynniki: ……………………………………………………………………………………………..

Page 55: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 54

12) Zamawianie świadczeń odbywa się: a) w 2 egzemplarzach, b) w 2 egzemplarzach na specjalnych drukach, c) w 3 egzemplarzach, d) nie ma reguły na ilość sporządzanych pism.

13) Kalkulacja imprez turystycznych polega na : a) obliczeniu kosztów imprezy na jednego uczestnika, b) obliczeniu kosztów imprezy dla całej grupy, c) obliczeniu kosztów imprezy, d) wszystkie powyższe.

14) Koszty zmienne to koszty:……………………………..…………………………… ……

II część 15) Wielkość zakładanego ryzyka ma wpływ na:

a) cenę jednostkową świadczeń i całość wpływów ze sprzedaży, b) nie ma wpływu na żadne czynniki, c) cenę ogólna imprezę, d) cenę imprezy na jednego uczestnika.

16) Marża biura to: a) kwota jaka biuro pobiera za sprzedaż imprez innego biura, b) koszt świadczeń dodatkowych imprezy, c) koszt imprez fakultatywnych, d) narzut do kosztów świadczeń występujących w imprezie turystycznej.

17) Zlecenie pracy pojazdu to druk zamówienia: a) po prostu transportu autokarowego, b) transportu własnego, c) transportu łączonego, d) transportu obcych kooperantów.

18) Stawki VAT w turystyce są następujące a) usługi turystyczne (na terenie Wspólnoty) %, b) usługi gastronomiczne (alkohol, napoje, używki) %, c) usługi transportowe w kraju %, d) usługi transportowe za granicą %, e) świadczenie usług hotelarskich %.

19) Polecenie obsługi imprezy jest wystawiane dla: a) wszystkich pracowników biur, b) dla pracowników posiadających uprawnienia pilota bez względu na charakter

zatrudnienia, c) dla pracowników posiadających uprawnienia pilota zatrudnionych na umowę o pracę, d) dla pracowników posiadających uprawnienia pilota zatrudnionych na umowę zlecenie.

20) Koszty świadczeń są kosztami: a) netto jakie musimy zapłacić dostawcom, b) brutto jakie musimy zapłacić dostawcom, c) jakie musi zapłacić klient, d) żadna z powyższych.

Page 56: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 55

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko ……………………………………………………..

Organizacja imprez turystycznych

Zakreśl poprawną odpowiedź, wpisz brakujące części zdania.

Numer pytania

ODPOWIEDŹ

Punktacja

1. 2. a b c d 3. a b c d 4.

5. a b c d 6. śniadanie

obiad i kolacja

7. 8. 9. a b c d 10. a b c d 11. 12. a b c d 13. a b c d 14. 15. a b c d 16. a b c d 17. a b c d 18. usługi turystyczne (na terenie Wspólnoty) %,

usługi gastronomiczne (alkohol, napoje, używki) %, usługi transportowe w kraju %, usługi transportowe za granicą %, świadczenie usług hotelarskich %,

19. a b c d 20. a b c d

Razem

Page 57: Organizowanie imprez turystycznych 341[05].Z4 · trwania tej imprezy. Podobnie przyjęcie takich haseł, jak „Kazimierz Krakowski", ,,Wieliczka – Kraków spływ Dunajcem — czekają

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 56

6. LITERATURA

1. Alejziak B..: Organizacja i technika pracy biurowej w turystyce. ALBIS, Kraków 2002 2. Bosiacki S., Śniadek J.: Metodyka i technika obsługi ruchu turystycznego. AWF Poznań,

Poznań 2004 3. Chudoba T.: Marketing w biurach podróży. Turystyka przyjazdowa. Wydawnictwo Wiedza

i Życie, Warszawa 2000 4. Kaczmarek J., Stasia A., Włodarczyk B.: Produkt turystyczny albo jak organizować

poznawanie świata. Przewodnik do ćwiczeń,. Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź 2005

5. Kaczmarek J., Stasiak A., Włodarczyk B. :Produkt turystyczny albo jak organizować poznawanie świata. Podręcznik,. Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź 2005

6. Kruczek Z (red).: Obsługa ruchu turystycznego. Krakowska Szkoła Hotelarska, Kraków 2004

7. Middleton V.T.C.: Marketing w turystyce. PAPT, Warszawa 1996 8. Yale Pat.: Działalność touroperatorska. Wydawnictwo wiedza i życie, Warszawa 2001 9. Strony internetowe: 10. www.pot.gov.pl 11. http://www.pit.pl 12. http://www.hotelarze.pl 13. Czasopisma branżowe: Rynek Turystyczny, TTG, Wiadomości turystyczne