OTOMATISASI KANTOR OA

1

OA dimaksudkan untuk membentu pekerja sekretarial dan administrasi Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. OA untuk meningkatkan produktivitas

2

Definisi Otomatisasi KantorOtomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah: Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

3

Penguna OAOA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 (empat) kategori pemakai: Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.

4

- Sekretaris bisanya ditugaskan untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. - Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

5

TUJUAN OATujuan OA di tahun-tahun awal, antara lain: 1. Penggabungan dan penerapan teknologi 2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor 3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan Produk OA memungkinkan produktivitas para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

6

Tujuan OA Masa Kini1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. Pemecahan masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

2.

7

3. Pelengkap Bukan Pengganti.Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

8

APLIKASI OA1. 2. 3. 4. 5. 6. Pengolah kata (word processing) Surat elektronik (e-mail) Pesan suara (voice mail) Konferensi audio (audio conferencing) Konferensi video (video conferencing) Transmisi faximili / FAX (facsimile transmision) 7. Videotext 8. Pencitraan ( image storage and retrieval) 9. Desktop publishing (Iklan)9

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform.

11

KANTOR VIRTUALKantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik

12

Keuntungan dari kantor virtual: 1. Pengurangan biaya fasilitas 2. Pengurangan biaya peralatan 3. Pengurangan penghentian kerja

13

Kerugian dari kantor virtual: 1. Rasa tidak memiliki 2. Semangat kerja rendah 3. Ketegangan keluarga

14