Upload
phamtuyen
View
354
Download
9
Embed Size (px)
Citation preview
ZETIAKMAL ABDUL MUIZ
JABATAN AKAUNTAN NEGARA
WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA [email protected]
03-8882 1655
5/15/2014 4:27:18 PM 1
PENGURUSAN EMOLUMEN
5/15/2014 4:27:18 PM 2
PENGENALAN
ENTITI YANG BERPERANAN DALAM PENGURUSAN GAJI & ELAUN (KECUALI ANGKATAN TENTERA MALAYSIA):-
BHG/ UNIT SUMBER MANUSIA
PEJABAT PERAKAUNAN
BHG / UNIT KEWANGAN
• MENGELUARKAN SURAT ARAHAN / KELULUSAN
• MENYEDIAKAN KEW.8
• MENGUNCI MASUK SG 20 • MENYEMAK & MELULUSKAN
PEMBAYARAN
• MENYEDIAKAN SG20 • MENYEDIAKAN / MEMPROSES BAUCAR
BAYARAN
• MENGGUBAL DASAR PERSONEL PERKHIDMATAN AWAM TERMASUK POLISI
EMOLUMEN.
• MEREKABENTUK, MEMBANGUN & MELAKSANAKAN SISTEM PERAKAUNAN
KERAJAAN
• MENYEMPURNAKAN BAYARAN
5/15/2014 4:27:18 PM 3
PEMPROSESAN GAJI BULANAN
TERIMA CHANGES,
SEMAK DAN PROSES
KUNCI
MASUK DATA
Slide 11
PROSES MUAT
NAIK ARAHAN
POTONGAN
Slide 13
PROSES GAJI (REGULAR CYCLE)
Slide 17
BAHAGIAN 1
JANA
LAIN-LAIN
LAPORAN GAJI
BAHAGIAN 7
PROSES GAJI (SEPARATE CYCLE)
JANA
LAPORAN
CUKAI/KWSP/
TABUNG HAJI
Slide 26
MUAT TURUN
DATA
POTONGAN
GAJI
Slide 24
BAHAGIAN 6 BAHAGIAN 5 BAHAGIAN 4
BAHAGIAN 2 BAHAGIAN 3
5/15/2014 4:27:19 PM 4
PROSES SEMAKAN
Semakan Borang SG20
bersama Payroll Master Listing
Proses pengesahan
Kuiri
Kunci Masuk
Dokumen yang dikuiri
perlu dikemukakan
semula 2 dari dari tarikh
ianya dikuiri
Proses semakan hingga proses kunci masuk mengambil masa 2 minggu untuk Regular Cycle dan 4 hari untuk
Separate Cycle. PEMPROSESAN GAJI BULANAN
5/15/2014 4:27:19 PM 5
IT0002
IT0007
IT0185
IT0000
IT0001
IT0077
IT0041
IT0006
IT0008
IT0009
IT0014
IT2010
IT0015
IT0196
IT0198 IT0198
(/438)
SG50
PEMPROSESAN GAJI BULANAN
5/15/2014 4:27:19 PM 10
PROSES MUAT NAIK ARAHAN POTONG GAJI
Arahan potong Gaji diterima dari Agensi Potongan Gaji seperti ;- 1. ANGKASA 2. BSN – PERIBADI / KENDERAAN 3. PINJAMAN PERUMAHAN 4. YAYASAN IKHSAN RAYAT 5. COSHARE
Proses muat naik menggunakan sistem FILEZILLA
5/15/2014 4:27:19 PM 11
PROSES MUAT NAIK ARAHAN POTONG GAJI
5/15/2014 4:27:19 PM 12
PROSES MUAT NAIK ARAHAN POTONG GAJI
5/15/2014 4:27:19 PM 13
PROSES MUAT NAIK ARAHAN POTONG GAJI
Pastikan data potongan telah dimasukkan kedalam folder in agensi potongan. PEMPROSESAN GAJI BULANAN
5/15/2014 4:27:19 PM 14
PROSES LARIAN GAJI REGULAR CYCLE
Sebelum larian gaji dilakukan, Laporan Edit (ZRPY043) akan dilakukan
untuk semakan ketepatan data diantara data yang dikunci masuk
bersama changes yang dikemukakan.
5/15/2014 4:27:19 PM 15
5/15/2014 4:27:19 PM 16
PROSES LARIAN GAJI REGULAR CYCLE
Jana: Query(SQ01): Compare Pension Status with EPF
ZRPY001
Use Variant: 1.ST1_2 with EPF-Make sure report shows "NoListGenerated" 2.St3 with No EPF-Make sure report shows "NoListGenerated" 3.St4- If list generated, Validate if Employee really is status 4 and not status 3. Note: Status 4 will create EPF with NO EMPLOYER CONTRIBUTION. (Do data correction if required)
Jana: Kemaskini HO Control Table (Kemasukan & Penamatan)
ZRPY038 1. System default exlude penamatan reason '42'. You may include '42' for employee whose Step No 3 is not performed because his/her data is confirmed NOT require to be sent to GFMAS-HO.(Refer to Step No 3) 2. Ensure: Field At 'Date' shows fisrt & last date of the month. (eg. 01.01.2006 to 31.01.2006) 3. Remove checkbox to perform actual run.
Kemaskini HO Control Table (Kemasukan & Penamatan)
ZRPY039 Note: This process need to be done for each employee if there is a change on IC Number, Name or Start Date.
Jana : Senarai Jabatan Tidak Konsisten di IT0001 ZRPY055 Ensure: Report displays message "Data Konsisten". Otherwise, user MUST validate and do data correction, if required.
Status 1 – tidak berpencen dan tiada caruman Status 2 – Pencen dan tiada caruman Status 3 – KWSP Status 4 – Pencen dan ada KWSP
Semakan kemaskini data anggota Kemasukan Baru / Penamatan yang keluar dari Pejabat Pembayar.
Semakan kemaskini data caj pendapatan kepada Organisasi. Kod Jabatan / PTJ, Kod Vot / Aktiviti,
5/15/2014 4:27:19 PM 17
PROSES LARIAN GAJI REGULAR CYCLE
Jana :Semakan K/T di AO ZRPY041 Ensure: Report displays message "No list generated". Otherwise, do data correction.
Sediakan Data Batch bagi IT0027 (WBS) ZRPY036 Ensure: 'Record Creation Date' are first of the current Payroll processing month.
Muat naik proses SM35 1. Select/Highlight the correct created Batch name 2. Click 'Process' button 3. Click 'Background' & select 'Process' button.
Simulasi Payroll PC00_M14_CALC_SIMU Atau ZRPCSC000
1. Select Variant - JANM SIMULASI Ensure: Variant is set NOT to Display Rem Statement (payslip) and NOT to display log. (If wish to view payslip, select button 'Display Variant Rem Statement' & enter 'JANM' (only if <=20 employees are processed) Ensure: IF Payroll process terminated, repeat step 7 - make sure No error in ZRPY041.
Semakan anggota dibayar di Pejabat Perakaunan (AO) yang betul.
Semakan kenaan caj vot / aktiviti di PTJ yang betul.
Caj kenaan vot / aktiviti di PTJ.
Larian gaji secara simulasi.
5/15/2014 4:27:19 PM 18
PROSES LARIAN GAJI REGULAR CYCLE
Release Payroll Area PC00_M99_PA03_RELEA / PA03 Be Alert !! Each AO has 2 payroll areas.
Jika Payroll Area > 1 : Set Payroll Area
PC00_M99_ABKRS
Start Payroll - Foreground Atau Scheduler Parallel Accounting (Background)
PC00_M14_CALC Atau ZRPCSC000
Be Alert !! Include ALL Payroll areas. 1. Check Payroll Processing Month (Select Variant Name, click 'Change' button, check Payroll Processing Month). Ensure: Variant is set NOT to Display Rem Statement (payslip) and NOT to display log. (If wish to view payslip, select button 'Display Variant Rem Statement' & enter 'JANM' (only if <=20 employees are processed)
Correction (Jika perlu) PC00_M99_PA03_CORR
Simulasi: Hantaran Data Gaji ke FI (Type of Doc = S )
PC00_M99_CIPE Be Alert !! Include ALL Payroll areas. 1. Enter correct Posting Date & Document Date. Both dates MUST be the same. (Posting & Doc Date adalah 'Tarikh Pengeluaran Cek') 2. Ensure Document created is Error Free
5/15/2014 4:27:19 PM 19
PROSES LARIAN GAJI REGULAR CYCLE
Simulasi : Proses Pre DME (Bank)
PC00_M14_CDTA Be Alert !! Include ALL Payroll areas. 1. 1. Select Variant - JANM SIMULASI 2, Ensure the Test check box is ticked 3. Ensure enter correct Pay Date (Pay Date adalah 'Tarikh Pembayaran Gaji') 4. Report must show Person not selected & transaction not performed = '0'. (OK if report shows error type F11 --> Employee with Zero Net Pay)
Correction (Jika perlu) PC00_M99_PA03_CORR Be Alert !! Each AO has 2 payroll areas.
Exit Payroll Area PA03 Be Alert !! Each AO has 2 payroll areas. 1. Click Exit Payroll 2. Earliest Retro Acctg Period: Enter next payroll period date and SAVE
Proses penyedian dokumen Hantaran Data Gaji ke FI (Type of Doc = P ) (Catit Accounting Document No di Buku log )
PC00_M99_CIPE
Be Alert !! Include ALL Payroll areas. 1. Enter correct Posting Date & Document Date. Both dates MUST be the same. (Posting & Doc Date adalah 'Tarikh Pengeluaran Cek') 2. Ensure Document is Error Free 3. Ensure NO Personnel Number Skipped SEMASA LANGKAH INI, PAYROLL AREA MESTI ADA SEMUA PAYROLL AREA DI AO!!-JIKA TIDAK AMAUN CEK TIDAK AKAN TEPAT.
5/15/2014 4:27:19 PM 20
PROSES LARIAN GAJI REGULAR CYCLE
Proses Hantaran dokumen posting ke FI (Post to FI) PCP0 1. Click 'Immediately' (E'yee < 3000) Or 'Create Job' (E'yee > 3000) button When PKI - ISIGN 2. Msg 'Verified' will be displayed, close both screen. 3. Select at pop-up screen 'Tandatangan digital'.
Untuk di Cetak PCP0 To Print 1. Goto the Posted Doc. Place and select Goto > Accounting Documents a) Print FI-GL Doc No for FI-GL Dept b) Print FI-AP Doc No for FI-AP Dept 2. Print page #1 of HR-GL Doc (contain trust Code for Payee) with attach Laporan Cek HR for FI-AP Dept
Proses Pre DME (Bank) (Catit Identification Feature & Program Run Date di Buku log )
PC00_M14_CDTA Be Alert !! Include ALL Payroll areas. 1. Ensure enter correct Pay Date (Pay Date adalah 'Tarikh Pembayaran Gaji') 2. Do Not Tick the 'Set Flag for Transfer' checkbox
Proses DME (guna format 'HR_STD' & bagi Bank yg perlu CD s'ja)
ZRPY035 1. Select Variant - JANM 2. Use ID Feature No from 21(a). 3. Confirm House Banks to be in CDs
Muat turun data gaji ke: c:\temp\ <nama fail.txt>
FDTA Place in name Eg. C:\TemBSN.txt
Pindahkan Fail di proses 21 (c) dari Local ke Server utk proses CD.
ZFILEMGR For Bank Transfer, refer to Banks from pull down menu with process ID 'HR512' and file description Eg 'APS - BSN'. ALERT !! - FILE ID BUKAN HOUSE BANK!!
Jana : Laporan HR Cek ZRPY057
1. Use ID Feature No from 21(a). 2. Attach printed page from Item 20(c)-2 together with this report to be given FI-AP Dept
5/15/2014 4:27:19 PM 21
PROSES LARIAN GAJI SEPARATE CYCLE
Proses larian yang sama dengan Regular Cycle. Semasa larian Separate Cycle, maklumat nombor gaji anggota yang hendak diproses perlu disenaraikan. PEMPROSESAN GAJI BULANAN
5/15/2014 4:27:19 PM 22
MUAT TURUN DATA POTONGAN GAJI
Muat turun Data Potongan Gaji bagi Agensi potongan (Bagi agensi potongan yg perlukan CD sahaja)
ZRPY017 1. Ensure enter CORRECT Payroll Period 2. Confirm Deduction Code to be in CDs 3. Foreground - Will place file in C:\Temp 4. Background - Will place file in /gfmas/hr/ 5. Print Cover Letter for Third Party 6. Variant : DLOAD -JANM (SINGLE wage type per-file) 7. Variant : DLOAD PRUMAH For wage types that need to combine into 1 File, ensure to 'Tick' Group Wage Type, (eg. Pinj Perumahan 4141, 4142 & 4140)
Pindahkan Fail di langkah 30(a) dari Server ke Local (Hanya jika 30(a) di proses secara Background. Jika Foreground, teruskan ke 30(c)).
ZFILEMGR 1. Look for file in /gfmas/hr/ 2. Place file in C:\Temp
Pindahkan Fail di langkah 30(a) atau 30(b) dari Local ke Server utk penyediaan CD.
1. Look for file in C:\Temp 2. Ensure to select the correct Process ID (Refer also to File Description)
5/15/2014 4:27:19 PM 23
MUAT TURUN DATA POTONGAN GAJI
STEP 1 – TRANSFER FROM SERVER TO LOCAL (simpan data di c: menggunakan .txt)
STEP 2 – TRANSFER FROM LOCAL TO SERVER (data .txt dimuat naik ke server untuk diprose oleh agensi)
PEMPROSESAN GAJI BULANAN
5/15/2014 4:27:19 PM 24
JANA LAPORAN CUKAI / KWSP / TABUNG HAJI
Jana:Laporan Cukai Jenis laporan: CP39 Summary
ZPC00_M14_CT39 1. Print CP39 Summary 2. File is placed at /gfmas/hr/ Eg. JANCUP - '1070_0292207108'
Jana:Laporan EPF (Borang A) Jenis laporan: EPF Summary & EPF (BBCD)
ZPC00_M14_CEBA 1. Print EPF Summary & EPF (BBCD) 2. Ensure User Id have Authorization to SP11 3. First Execute Background. After Job Complete Run Foreground to Print. 4. File will placed at C:\Temp.
Jana:Laporan Tabung Haji Jenis laporan: Lampiran Tabung Haji
ZRPY060 1. Ensure to enter EMPLOYER REF NO & TAPE CODE 2. Print Lampiran Tabung Haji 3. If TAPE is selected, file is placed at /gfmas/hr/T_HAJI.01
Pindahkan Fail di langkah 31, 32 & 33 dari Server ke Local.
ZFILEMGR 1. Look for file in /gfmas/hr/ 2. Place file in C:\Temp
Pindahkan Fail dari langkah 34 (a) dari Local ke Server utk penyediaan CD.
1. Look for file in C:\Temp 2. Ensure to select the correct Process ID (Refer also to File Description)
5/15/2014 4:27:19 PM 25
JANA LAIN-LAIN LAPORAN
Jana: Laporan Ringkasan Gaji ZRPY023
Jana: Payroll Master Listing ZRPY025
Jana: Senarai Potongan (Sewa Rumah & Kump Penerima Bayaran Jenis laporan: Sewa Rumah, K. Penerima Byrn,
ZRPY028 1. Cek bagi Payee (Pymt Method 'P') perlu dilampirkan bersama Laporan - K.Penerima Bayaran.
Jana: Senarai Potongan Cukai ZRPY046
Jana: Senarai Potongan KWSP ZRPY047
Jana Lain2 Pendapatan & Potongan selain dpd potongan di bil 38, 39 dan 40 (Jika Perlu)
ZRPY021 Select Variant 'PENDAPATAN' or 'POTONGAN'
Jana Kemaskini Data IT0547 (Auto Pick Up) ZRPY049 Pastikan program dilarikan setiap awal bulan bagi bulan sebelumnya untuk mengemaskini maklumat K6 (Pendapatan Bercukai). - Data akan terus dikemaskini di PA30 TANPA perlu proses di SM35. - Semak Laporan di ZRPY050 (Senarai Infotype BIK - TAX)
5/15/2014 4:27:19 PM 26
21.02.2013 Tarikh Terima SG20
01.03.2013 Semakan dan Pengesahan SG20
06.03.2013 Kunci masuk data kedalam sistem HRPAY GFMAS
07.03.2013 & 11.03.2013 Semakan laporan Edit
13.03.2013 Proses gaji Regular Cycle dan kemasukan SG20 Separate Cycle Mac
20.03.2013 Hantar cek gaji (RC) ke bank
18.03.2013 Semak, sah dan kuncimasuk.
19.03.2013 Semakan laporan Edit
21.03.2013 Proses gaji Separate Cycle
25.03.2013 Hantar cek gaji (SC) & potongan ke bank
PROSES GAJI BULANAN
• DISEDIA BAGI MENGUJUDKAN, MEMBATALKAN ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR PUSAT PEMBAYARAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER PEJABAT PERAKAUNAN MASING-MASING.
• DISEDIA SEKALI SAHAJA PADA BILA-BILA MASA BILA MANA SESUATU PUSAT PEMBAYAR DIUJUD / DIBATAL KE DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER.
• DISEDIAKAN DALAM 2 SALINAN.
SG10
BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR PUSAT
PEMBAYARAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG – BORANG YANG DIGUNAKAN
• BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUJUDAN, PEMBATALAN
ATAU PINDAAN KE ATAS BUTIR-BUTIR NAMA PENERIMA BAYARAN
PUSAT PEMBAYARAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER
PEJABAT PERAKAUNAN
• HENDAKLAH DISEDIA SECARA BERASINGAN BAGI SETIAP
TUJUAN.
SG12
BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR NAMA
PENERIMA BAYARAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG – BORANG YANG DIGUNAKAN
SG12
• BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK KEMASUKAN BUTIRAN
PERIBADI, PENDAPATAN, ELAUN-ELAUN DAN POTONGAN
KAKITANGAN BAGI KALI PERTAMA/ BERTUKAR/ BERHENTI YANG
MANA GAJINYA DIPROSES DALAM GFMAS-HRPY
• PERUBAHAN KEPADA BUTIRAN KAKITANGAN SEDIA ADA.
SG20
BORANG PERUBAHAN GAJI
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG – BORANG YANG DIGUNAKAN
SG20
BHG MEDAN JENIS MAKLUMAT
1 1 HINGGA 39 MAKLUMAT PERIBADI
2 40 HINGGA 43 MAKLUMAT PENDAPATAN KOD : 001 HINGGA 999 – GAJI POKOK
1000 HINGGA 3999 – ELAUN DAN TUNGGAKAN
3 44 HINGGA 49 MAKLUMAT POTONGAN KOD: 4000 HINGGA 5999 – POTONGAN
6000 HINGGA 6999 – POTONGAN INDIVIDU
TECHNICAL WAGETYPE
4 50 HINGGA 53 MAKLUMAT PENGESAHAN
BORANG SG20 MENGANDUNGI 4 BAHAGIAN :-
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
5/15/2014 4:27:19 PM 34
Sekian
Terima kasih