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Persönliche Zeit- und Arbeitsplanung
(„Zeitmanagement“)
Mehr Zeit für das Wesentliche
Klaus Heil / 11-2008
Persönliche Zeit- und Arbeitsplanung(„Zeitmanagement“)
Mehr Zeit für das Wesentliche
Klaus Heil / 11-2008
Foto Günter Röser, 24.09.2008 um 18:55 Uhr
Foto Klaus Heil, 24.09.2008 um 18:57 Uhr
Was bedeutet Ihnen Zeit?
Zeit ist nicht nur Geld Zeit ist bedeutend mehr
wert als Geld Zeit ist so etwas wie das
Leben selbst!• Zeit ist unabänderlich• Zeit lässt sich nicht speichern• Zeit lässt sich nicht vermehren• Zeit lässt sich nicht übertragen• Zeit vergeht unwiderruflich mit
anhaltender Gleichmäßigkeit
Während Sie diese Zeilen gelesen haben, sind wieder einige EinheitenIhrer Lebenszeit abgelaufen – unwiederbringbar!
Bedenken Sie:
Heute beginnt der ersteTag vom Rest IhresLebens!
Leben Sie zeitbewusstund nehmen Sie sich dieZeit für die Dinge, dieIhnen wichtig sind!
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.
Der Regelkreis des ZeitmanagementsZielfindungSituationsanalyseZielstrategien
Erfolgsmethoden
JahresplanungTagesplanung
ALPEN-Methode
PrioritätenPareto-PrinzipABC-AnalyseEisenhower-PrinzipDelegation
TagesgestaltungLeistungskurve
IST-SOLL-VergleichTagesrückschau
Das klassische Dilemma:Arbeit soll in (zu) wenig Zeitgefäße gegossen werden
ARBEIT
Z E I T
Übersicht über Aufgaben und Tätigkeiten behalten
die richtigen Prioritäten setzenZeit und Arbeit beherrschenStress abbauen oder sogar vermeidenZeitdiebe erfassen und beseitigenzielbewusster arbeitenZeit für sich selbst gewinnen
Mit einer vernünftigen Zeit- und Arbeitsplanung
Mögliche Ursachenfür Zeitprobleme
mangelnde Zeitplanung ungünstige Arbeitstechniken mangelnde Arbeitsorganisation Störungen durch Dritte persönlicher Arbeitsstil
persönliche Schwachstellen ungenügende Zusammenarbeit Missachtung des Gesetzes über Lust und
Unlust
Wege zum Ziel
Schreiben Sie Ihre Tätigkeiten und den dafür nötigen Zeitbedarf auf
täglichüber einen Zeitraum von 2 - 3 Wochen
Alternativ: Verwenden Sie eine ChecklisteAchten Sie auf eine ehrliche
SelbsteinschätzungErgebnis ist eine Ist-Analyse
Beseitigen Sie Störfaktoren und ZeitdiebePlanen Sie Ihren Tag, Ihre Woche, ...
Beispiel für eine Checklistezur Erfassung der
Z e i t d i e b e
Planen Sie Ihre eigene ArbeitSetzen Sie sich Ziele
Grundlagen für Ihre Planung sind vor allem:
o die Vorgaben Ihres Studiengangeso die Jahrespläne (Ihre Jahrespläne!)o äußere Einflüsseo Ihre beruflichen und privaten Ziele
Planung bedeutet Zeitgewinno Erfahrungswert: 8 Minuten Planung = 1
Stunde ZeitgewinnTagesplan = Tagesziele
Die Bedeutung von Zielen
Wer Ziele definiert hat
- behält den Überblick
- richtet auch seine unbewussten Kräfte auf sein Tun aus
- konzentriert sich auf Schwerpunkte
Tagesplanung
Eine gute Hilfe ist die ALPEN-Methode:– Aufgaben, Aktivitäten und Termine
aufschreiben– Länge der Aktivitäten einschätzen– Pufferzeit freihalten– Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen
und Delegationsmöglichkeiten treffen– Nachkontrolle - Unerledigtes übertragen
Verwenden Sie einen großen Terminkalender oder ein Zeitplanbuch
Vorlesung
Telefonate
BesprechungMeisterprüfung
Manuskript FoHo
Schwimmen
Prof. HussBuchenzentrum
KahleyßUZHBorris
Vorlesung vorbereitenAUFGABEN
Vorlesung ATelefonate 1,2 A
3-5 B
Manuskript A!
Frank Geburtstag!
3,0
0,5
1,5
1,0
2,0
Fehler?
Keine Reserve
Keine stilleStunde
Warum schriftliche Fixierung der Tagesaufgaben ?
• Nur im Kopf gespeicherte Tagespläne werden leicht verändert oder wichtige Bereiche vergessen. Bei "Unvorhergesehenem" verliert man schließlich das gesamte Tagesprogramm aus dem Gedächtnis.
• Was aufgeschrieben wird, muss nicht im Kopf behalten werden. Der Kopf wird frei für die notwendigen Problemlösungen.
• Das Programm ist eine Art "Selbstbefehl". Sie sind von Anfang an darauf ausgerichtet, es straff durchzuführen.
• Auch wenn ein Arbeitstag nicht immer nach Plan und ohne Störungen abläuft, lohnt sich die Planung. Sie müssen nur Puffer- oder Reservezeiten aufnehmen.
• Bedenken Sie: Was Sie nur im Kopf haben, können Sie weder voll durchführen noch hinterher richtig kontrollieren.
Das R i c h t i g e tunEin Spaziergänger geht durch den Wald und begegnet einem Waldarbeiter, der hastig und mühselig damit beschäftigt ist, einen gefällten Baum in Abschnitte zu zersägen. Der Spaziergänger tritt näher heran, um zu sehen, warum der Holzfäller sich so abmüht, und sagt dann:"Entschuldigen Sie, aber mir ist da etwas aufgefallen: Ihre Säge ist ja total stumpf! Wollen Sie diese nicht einmal schärfen?" Darauf stöhnt der Waldarbeiter erschöpft auf:"Dafür habe ich keine Zeit - ich muss sägen!"
Unstimmigkeit zwischen nebensächlichen und wichtigen Aktivitäten
Wir verbringen die meiste Zeit damit, uns um viele relativ nebensächliche Probleme zu kümmern, statt uns auf wenige, aber wichtige Aufgaben zu konzentrieren !Beispiele:- 20 % der Schreibtischarbeit ermöglicht 80 % des
Arbeitserfolges- 20 % der Zeitung enthalten 80 % der
Nachrichten- 20 % der Fehler verursachen 80 % der
vermeidbaren Kosten- 20 % der Aktien bringen 80 % der Gewinne- 20 % der Jagdtage bringen 80 % der Strecke
A-B-C-Analyse
Eine Wertanalyse der Zeitverwendung zeigt, dass die Anteile von sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben an der tatsächlichen Zeitverwendung nicht unbedingt ihrem Anteil am Wert aller Aufgaben entsprechen.
Setzen Sie Prioritäten
A-Aufgaben sind wichtige und nicht delegierbare Aufgaben
Das Eisenhower-PrinzipSehr wichtig
Sehr dringlich
Tagesleistungskurve beachten!
Sägeblatt - EffektAbnahme der Leistungsfähigkeit bei ständig durch Störungen unterbrochenen ArbeitenZeitverluste durch immer längere Anlaufzeiten undimmer geringere Konzentration
Tagesstörkurve(Bürotätigkeit)
0
1
2
3
4
5
6
0 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Zeit (Uhr)
Stör
häuf
igke
it
Leistungswerte der Konzentrationim Verlauf von 60 Minuten
0
20
40
60
80
100
120
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60
Minuten
Leist
ungs
werte
%
Erhalten Sie Ihre Leistungsfähigkeit
Kurze Pausen(5-10 Minuten je Stunde)• vermindern die
spürbare Ermüdung,• erhalten das
Leistungsvermögen,• beugen (auch
geistiger) Erschöpfung vor.
Aufgaben+Kompetenzen+Verantwortung müssen deckungsgleich sein
Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortung
Aufgaben
Kompetenz
Verantwortung
Aufgaben
Kompe-tenz
Verantwortung
Vermeiden Sie "Killerphrasen"
Killerphraseo Ich weiß, dass es
nicht gehto Das habe ich
immer so gemachto Das habe ich ja
noch nie gemachto Das ist zu teuer
B e s s e r : Ich versuche einen
Weg zu finden
Ich werde es einmal versuchsweise anders machen
Wie schnell wäre die Investition amortisiert ?
Zehn GrundregelnDen Tag positiv beginnen und beendenJeden Tag eine langfristige A-AufgabeNur das wirklich Wesentliche tunWichtigkeit geht vor DringlichkeitLeistungshochs und -tiefs berücksichtigen
Arbeitsblöcke bildenSalami-Taktik für größere AufgabenWas wir nicht schaffen, das schafft unsKillerphrasen bekämpfen, positiv denken
Zeit hat man nie, Zeit muß man sich nehmen
Gegenüber der Fähigkeit,die Arbeit eines einzigen Tagessinnvoll zu ordnen,ist alles andere im Lebenein Kinderspiel !
Johann Wolfgang von Goethe
Versuchen Sie es trotzdem!
Viel Erfolg dabei und danke für Ihre Geduld
Ihr