Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE

Platform for African-European partnership in agricultural research for Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III)development (Phase III)

Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE – Thierry - June 2015

Information and communication tool

L’outil de communication et d’information



Step 1 : Understand the information and communication system

Etape1 : Comprendre le système d’information de communication


Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015

Concepts / Les conceptsConcepts / Les concepts

Directory / Annuaire

(People / Personnes )

News / Actualités


Events/ Evènement

(Agenda)

Library/ Bibliothèque

(Documents )

Action cards / Fiches action

(Facts / faits )

• A plain information system made from linked data basesA plain information system made from linked data bases• Un système d’information simple composé de bases de données liéesUn système d’information simple composé de bases de données liées



Concepts / Les conceptsConcepts / Les concepts

Consortia

(description and progress / description

et réalisations )

CRF


et réalisations )

IF


et réalisations )

Funding opportunities / opportunités de

financement

(description)



News / Actualités


Events/ Evènement

(Agenda)


(Documents )


(Facts / faits )

• Complementary data basesComplementary data bases• Bases de données complémentairesBases de données complémentaires





News / Actualités


Events/ Evènement

(Agenda)


(Documents )


(Facts / faits )

Consortia


et réalisations )

CRF


et réalisations )

IF


et réalisations )

Funding opportunities / opportunités de

financement

(description)

Blog

(posts / articles)

Dgroups Library

(complementary documents / documents

complémentaires

Dgroups forum

(discussions)

• Links towards others PAEPARD communication toolsLinks towards others PAEPARD communication tools• Liens vers les autres outils de communication de PAEPARDLiens vers les autres outils de communication de PAEPARD



Dashboard / Le tableau de bordDashboard / Le tableau de bord• All the requiered All the requiered

information for monitoring information for monitoring the project is displayed on the project is displayed on an unique screenan unique screen

• Toute l’information Toute l’information disponible pour gérer le disponible pour gérer le projet est affichée sur un projet est affichée sur un seul écranseul écran

• Information is displayed by Information is displayed by blocsblocs

• L’information est L’information est présentée par blocsprésentée par blocs



Keywords / Les mots clésKeywords / Les mots clés



News / Actualités


Events/ Evènement

(Agenda)


(Documents )


(Facts / faits )

• An additional free description of each dataAn additional free description of each data• La possibilité d’une libre description des donnéesLa possibilité d’une libre description des données

Orange

Climat

Poultry

Climat

Mango

IT

Lemon

Climat

Malasia

Zebu

Climat

Livestok

ULP

waste

Climat

Climat

?

• People / personnes• Events / Evènements• News / Actualités• Documents• Action cards / Fiches action

On CLIMAT / relatives au CLIMAT



Embedded tools / Les outils intégrésEmbedded tools / Les outils intégrés



News / Actualités


Events/ Evènement

(Agenda)


(Documents )Action cards / Fiches action

(Facts / faits )

• Powerful collaborative tools embedded for an easy usePowerful collaborative tools embedded for an easy use• Intégration de puissants outils de travail collaboratif facile à utiliserIntégration de puissants outils de travail collaboratif facile à utiliser

Doodle(appointement / rendez-vous )

Google Maps(Mapping /

cartographie )

Google Drive(Shared documents /

documents partagés )

(Draft Documents )



Networked spaces / un réseau d’espaces de travailNetworked spaces / un réseau d’espaces de travail

Directory /

Annuaire

News / Actualit

és

Events/ Evèneme

nt

Library/ Bibliothè

que


WP – CAPACITIESDirecto

ry / Annuai

re

News / Actualit

és

Events/ Evèneme

nt

Library/ Bibliothè

que


WP – COORDINATION

Directory /

Annuaire

News / Actualit

és

Events/ Evèneme

nt

Library/ Bibliothè

que


CONSORTIUM SOJA

Directory /

Annuaire

News / Actualit

és

Events/ Evèneme

nt

Library/ Bibliothè

que


ULP MANGO

Grants Autorisations

Automaticaly made visibleRendu visible automatiquement

EntrySaisie



Step 2 : A complete example of uses

Etape 2 : Un exemple complet d’utilisation



Examples / ExemplesExamples / Exemples

• Find a Skype ID for a online meeting /Trouver un identifiant skype pour une visio conférence

• Find a document / Trouver un document• Brainstorming /Participer à une réflexion commune• Access to information on an specific event /

Trouver toutes les informations relatives à un évènement

• Monitor an action plan / Suivre un plan d’action



Step 3 : Application on a case study

Etape 3 : Application sur un cas d’étude



Guided learning / Guided learningGuided learning / Guided learning

Organize and keep track of your birthday Organize and keep track of your birthday party ! party !

Organisez et gardez la trace de votre fête Organisez et gardez la trace de votre fête d’anniversaire !d’anniversaire !



To do / A faireTo do / A faire

• Make the guest list / Faire la liste des invités• Submit dates and set the date of the party / Proposer des

dates et fixer la date de la fête• Advertise party / Annoncer la fête • Check out the invitation cards / Commander les cartons

d’invitation • Publish a guest book on Internet / Publier un livre d’Or sur

Internet • Publish gifts list / Publier la liste des cadeaux• Keep the updated guest book and the gifts list / Conserver le

livre d’or et la liste des cadeaux mis à jour• Keep the party report / conserver le reportage de la fête



How to use the tool / Comment utiliser l’outilHow to use the tool / Comment utiliser l’outil

• GUESTS / INVITES = DIRECTORY• DOCUMENTS = LIBRARY + DGROUPS LIBRARY• ONLINE DOCUMENTS / DOCUMENTS EN LIGNE = DRAFT DOCUMENTS• DATES = DOODLE + AGENDA• ADVERSTISEMENT/ ANNONCE = NEWS + DGROUPS FORUM + BLOG• KEEP / CONSERVER = ACTION CARD

Thinking / à penser :

• KEYWORDS / MOT CLES = Choose the relevant set according the context / choisir mot clés pertinants en fonction du contexte

• For example In the PAEPARD project context : TRAINING , CASE_STUDY / par exemple, dans le contexte du projet PAEPARD : FORMATION, CAS_ETUDE



Let’ go ! / C’est parti !Let’ go ! / C’est parti !• 1 - KEEP / CONSERVER = Add a new action card / Créer une nouvelle fiche action

• 1.1 ) Create a new action card for keeping data / Créer une nouvelle fiche action pour conserver les données

• 1.2 ) Imagine the best action description to keep track of the birthday party / Imaginer la meilleure structure de fiche pour garder trace de l’anniversaire

• 2 - Make the guest list / Faire la liste des invités) 2.1 ) Add a people in the DIRECTORY / Ajouter une personne dans DIRECTORY

• 2.2 ) Link the guests in DIRECTORY with ACTION CARDS / Lier les invités de DIRECTORY avec ACTION CARDS• 2.3 ) Make an email list from DIRECTORY / Construire une liste d’email à partir de DIRECTORY• 2.4) Keep this email list into the LIBRARY / Conserver cette liste d’email dans LIBRARY

• 3 - Submit dates and set the date of the party / Proposer des dates et fixer la date de la fête

• 3.1 ) Create a doodle for different dates / Créer un doodle pour differentes dates• 3.2 ) Send the doodle link to the email list / Envoyer le lien doodle à la liste des emails• 3.3 ) Keep the doodle link into ACTION CARDS / Conserver le lien doodle dans ACTION CARDS

• 4 - Advertise party / Annoncer la fête • 4.1) Notice the party into AGENDA / Inscrire la fête dans l’AGENDA• 4.2) Link the agenda event to ACTION CARDS / lier l’évènement de l’agenda à ACTION CARDS• 4.3) Add a NEWS / Créer une NEWS



Let’ go ! / C’est parti !Let’ go ! / C’est parti !• 5 - Check out the invitation cards / Commander les cartons d’invitation

• 5.1) Negociate by email through Dgroups Forum / Négocier par email avec Dgroups Forum• 5.2) Link Dgroup forum to ACTION CARDS / Lier Dgroups forum à ACTION CARDSor/ou• 5.3) Copy/paste the email exchange and store it into LIBRARY / copier/coller l’échange d’emails et le stocker

dans LIBRARY• 5.4 ) Link email exchange LIBRARY document to the Action card / Lié le document de LIBRARY sur les

échanges d’email à ACTION CARD

• 6 - Publish a guest book on Internet / Publier un livre d’Or sur Internet• 6.1) Create a online word document with DOCUMENTS BEING DRAFTED / Créer un document en ligne avec

DOCUMENTS BEING DRAFTED • 6.2) Copy paste the content of an other Word document / Copier coller le contenu d’un autre document

Word• 6.3 ) Link te online document with ACTION CARDS / Lier le document en ligne avec ACTION CARDS

• 7 - Publish gifts list / Publier la liste des cadeaux• 7.1) Create a online Excel document with DOCUMENTS BEING DRAFTED / Créer un document en ligne avec

DOCUMENTS BEING DRAFTED • 7.2) Copy paste the content of an other Excell document / Copier coller le contenu d’un autre document

tableur• 7.3 ) Link te online document with ACTION CARDS / Lier le document en ligne avec ACTION CARDS



Let’ go ! / C’est parti !Let’ go ! / C’est parti !

• 8 - Keep the updated guest book and the gifts list / Conserver le livre d’or et la liste des cadeaux mis à jour

• 8.1) Extract the online document to a local Word file / Extraire le document en ligne vers un fichier Word local

• 8.2 ) Store the extracted file into LIBRARY / Stocker le ficher extrait dans LIBRARY• 8.3 ) Link the new LIBRARY file to ACTION CARDS / Lier le nouveau fichier LIBRARY avec ACTION

CARDS• 8.4) Remove the link to the online document in ACTION CARDS / Supprimer le lien vers le fichier

en ligne dans ACTION CARDS• 8.5) Delete the online document into DOCUMENTS BEING DRAFTED / Supprimer le document en

ligne dans DOCUMENTS BEING DRAFTED

• 9 - Keep the party report / conserver le reportage de la fête• 9.1) Link the PAEPARD blog post relative to the party to ACTION CARDS / Lier l’article relatif à la

fête dans le blog PAEPARD à ACTION CARDS