-
Pokročilé vyhledávání ve Wordu a Excelu
Word
Asi většina z nás zpracovávala nějaký textový dokument. Po jeho
dokončení jsme přešli
k poslední revizi, při které jsme zjistili určité nedostatky.
Některé výrazy se nám nemusejí
líbit a požadujeme jejich odstranění nebo nahrazení výrazem
vhodnějším. V tomto případě
má uživatel dvě možnosti cesty jak toho dosáhnout.
Buď může celý dokument přečíst a jednotlivé nedostatky postupně
nahrazovat, nebo má
druhou možnost využití nástrojů Wordu, které se snaží tento
postup co nejvíce zjednodušit a
zautomatizovat. Při vyhledávání a nahrazování nemusím zůstat
pouze u textu, ale vývojáři
Wordu pamatovali také na formátování, znaků konce odstavců,
konce stránek a dalších
položek.
Nástroje na vyhledávání ve Wordu jsou umístěny na záložce Domů a
na panelu Úpravy.
Nebo můžeme použít klávesovou zkratku Ctrl + F. Po této volbě se
zobrazí okno Najít a
nahradit.
Obrázek 1: Okno Najít a nahradit
První záložka v daném okně slouží pouze k vyhledávání, pokud
chceme hledanou položku
zároveň nahradit, musíme zvolit druhou záložku Nahradit.
-
Pokud chceme vyhledávat pouze text, je dobré znát zástupné
znaky, které slouží bližší
specifikace hledaného slova.
Tabulka 1: Zástupné znaky
Pomocí těchto znaků můžeme rozšířit možnosti hledání a blížeji
specifikovat naše hledání.
Zástupné znaky můžeme zapisovat buď přímo z klávesnice pomocí
klávesových zkratek, nebo
můžeme zaškrtnout políčko Použit zástupné znaky, pote klineme na
volbu Zvláštní a zobrazí
se pole se seznamem, kde můžeme vybírat zástupné znaky.
Další volbou, kterou můžeme zvolit je Rozlišovat malá a velká
písmena, pokud zvolíme toto
políčko, vyhledávací nástroje budou zohledňovat, zda hledaný
výraz odpovídá této volbě.
Políčko Pouze celá slova určuje, zda bude hledané slovo hledáno
jako samostatné slovo,
nebo jako výraz, který je obsažen v jiném slově. Např. Pokud
nepotvrdíme tuto volbu,
budeme hledat slovo fit, budou nalezeny i výrazy jako
fitcentrum, fitness atd., ale pokud
zvolíme tuto volbu, hledání se zaměří pouze na samostatné slovo
fit.
Pozn. V případě, že budeme chtít nalézt výraz, který má funkci
tzv. zástupného znaku, je
potřeba před daný výraz zapsat zpětné lomítko.
Např.
Libovolný znak ?
s?t ..................... najde „sát“ nebo „sít“
Libovolný řetězec znaků *
s*d .................... najde „sud“ nebo „soulad“
Jeden ze zadaných znaků [ ]
Znak Vysvětlení
? libovolný jednotlivý znak
* libovolný řetězec znaků
< začátek slova
> konec slova
[] jeden ze zadaných znaků
[-] libovolný znak v zadaném rozsahu
[!x-z] libovolný znak kromě znaků z rozsahu
{n} přesně n vyskytů předchozího znaku nebo výrazu
{n,} nejméně n výskytů předchozího znaku nebo výrazu
{n,m} od n do m výskytů předchozího znaku nebo výrazu
@ jeden nebo více výskytů předchozího znaku nebo výrazu
-
m*áo+k ............... najde „mák“ nebo „mok“
Libovolný znak v zadaném rozsahu [-]
[h-l]uk ................ najde „hluk“ nebo „kluk“
Libovolný znak kromě znaků v závorkách [!]
p[!a]st ................ najde „prst“ nebo „post“ ne však
„past“
Přesně n výskytů předchozího znaku nebo výrazu {n}
á,2- .................... najde „krásnáá“, ne však „krásná“ ani
„krásnááá“
Nejméně n výskytů předchozího znaku nebo výrazu {n,}
ran,1,-í .............. najde „ranní“ i „ranní“
Od n do m výskytů {n,m}
10{1,3} ............... najde „10“, „100“ a „1000“
Jeden nebo více výskytů předchozího znaku nebo výrazu @
rac@i ................. najde „raci“ nebo „racci“
Začátek slova <
(ín)> ................... najde „splín“ nebo „komín“, ne však
„zaklíněný“
Zástupné znaky lze seskupovat pomocí závorek, např. , najde
„přihlížet“ nebo
„přehlížet“.
Jak již bylo zmíněné výše, lze ve Wordu vyhledávat i
netisknutelné znaky, jako je konec odstavce ( ). K tomu slouží tzv.
speciální znaky, které pomáhají nalézt jednotlivé objekty. V níže
uvedené tabulce je uveden seznam speciálních znaků a tzv.
zástupných identit, ty se používají v případě kombinace speciálních
znaků a zástupných znaků. Seznam zástupných kódů můžete nalézt na
http://www.gmayor.com/replace_using_wildcards.htm
Např. ^13{2} ......................... vyhledá výskyt zdvojených
tabulátorů
Znak konce odstavce ^p nebo ^13
Znak tabulátoru ^t nebo ^9
Dlouhá pomlčka ^+
-
Krátká pomlčka ^=
Stříška ^^ nebo ^94
Ručně zalomený řádek ^l nebo ^11
Zalomení sloupce ^n nebo ^14
Konec stránky nebo oddílu ^12
Ručně zadaný konec stránky ^m
Pevná mezera ^s
Pevná pomlčka ^~
Volitelné rozdělení ^-
Obrázek nebo grafika ^g nebo ^1
Libovolný znak ^?
Libovolná číslice ^#
Libovolné písmeno ^$
Značka poznámky pod čarou ^f nebo ^2
Značka vysvětlivky ^e
Pole ^d
Komentář ^a nebo ^5
Konec oddílu ^b
Obsah stránky systému Windows ^c Tabulka 2: Speciální znaky
S funkcí vyhledávání je blízce spjata také funkce nahrazování,
proto jsou obě tyto funkce
v jednom dialogovém okně.
Obrázek 2 Okno Najít a nahradit – záložka Nahradit
-
Obrázek 3 Pole se seznamem – aktivní pole Nahradit čím
Jakmile zadáme do pole Najít hledaný výraz, Word provede
vyhledávání od pozice kurzoru. Poté
máme dvě možnosti, jak výraz nahradit buď klikáme na tlačítko
Nahradit a Word nahrazuje výskyty
jednotlivě nebo klikneme na Nahradit vše a Word provede
nahrazení všech výrazů, které odpovídají
vyhledávání.
Při nahrazování platí podobná pravidla, týkající se tzv.
speciálních a zástupných znaků. Objevují se zde
však také rozdíly v tom, co je možné vyhledat a čím je to možné
nahradit.
Jak již bylo uvedeno výše, text nemusí obsahovat pouze číslice a
písmena, proto Word pracuje se
symboly, které umožňují vyhledávat konce odstavce nebo obrázky.
Word usnadňuje jejich
vyhledávání tím, že stiskneme tlačítko Zvláštní. Objeví se pole
se seznamem znaků, které můžeme
vyhledávat a nahrazovat. Pole se liší tím, zda je aktivní okno
Najít nebo Nahradit čím.
Obrázek 4 Pole se seznamem – aktivní pole Najít
Jednotlivé položky ze seznamu odpovídají symbolům se stříškou,
které jsou uvedeny v tabulce 2.
V případě, že zaškrtneme políčko Použít zástupné znaky,
pracujeme stejně jako při obyčejném
hledání. Můžeme používat stejné znaky, které jsou uvedeny výše v
tabulce 1.
-
Praktické příklady
Vyhledávání a nahrazování v dokumentu
Zadání:
Stáhněte si zdrojový soubor.
1. Zjistěte výskyt spojení Krizový management 2. Nahraďte
spojení Krizový management textem Krizové řízení v celém dokumentu
3. Na první stránce změňte pořadí v Vladimír John na John Vladimír
tento postup
aplikujte i na Emil Antušák. 4. Na stránce 4 nahraďte znak konce
odstavce znakem pevná mezera. 5. Na první stránce provedeme náhradu
výskytu tabulátorů mezerou. 6. Opravte text tak, aby v něm byla
zrušena nadbytečná písmena „á“ pomocí
nahrazování textu. Pro opravu textu použijte zástupné znaky. 7.
Vyhledejte označení identu předmětu a dva první znaky identu změňte
na 4M. 8. Vyhledejte objekt Grafika a nalezený objekt nahraďte
objektem ze schránky. 9. Vyhledejte všechny výskyty stylu Nadpis 1
a změňte barvu písma na modrou.
Excel
I v Excelu může uživatel používat nástroje, které mu usnadňují
vyhledávaní a nahrazování objektů.
Vyhledávání není tak propracované jako ve Wordu, ale i zde je
několik možností, jak rozsah hledání
rozšířit.
Vyhledávání je v Excelu umístěno na kartě Domů na panelu Úpravy.
Po kliknutí na tlačítko Najít nebo
pro stisknutí klávesové zkratky Ctrl+F se objeví okno Najít a
nahradit. Neobsahuje tolik možností jako
ve Wordu, ale i zde je několik rozšiřujících parametrů.
Obrázek 5: Okno Najít a nahradit
-
Opět se zde objevuje záložka Nahradit. Dále můžeme zvolit, zda
chceme, aby vyhledávání probíhalo
v celém sešitě nebo pouze na aktuálním listě. Uživatel má na
výběr i oblast, kde se vyhledávání
provede. Tlačítko Formát umožňuje vyhledávání buněk, které mají
nastavené stejné formátování.
Stačí kliknout na trojúhelník v pravém rohu tlačítka Formát a
zvolit nabídku Zvolit formát buňky,
vybereme buňku, která splňuje požadované formátování a potvrdíme
Najít vše.
K vyhledávání v Excelu může uživatel využít i řadu vyhledávacích
funkcí, které usnadňují práci s daty.
Těmito funkcemi se nebudu dále zaobírat, neboť budou předmětem
samostatných prací jiných
studentů.
K vyhledávání v Excelu může uživatel využít i nástroje
podmíněného formátování a to především
v případě, kdy se snaží najít v rozsáhlém souboru dat duplicitní
hodnoty. Stačí označit data, která
chceme zkontrolovat. Na kartě Domů a panelu Styly klikneme na
tlačítko Podmíněné formátování a
vybereme z nabídky Zvýraznit pravidla buněk a Duplicitní
hodnoty. Objeví se okno Duplicitní
hodnoty, kde si nastavíme podobu zvýraznění duplicit a potvrdíme
OK.
Obrázek 6: Okno duplicitní hodnoty
Praktické příklady
Stáhněte si zdrojový soubor.
1. V prvním sloupci vyhledejte duplicitní hodnoty
2. Vyhledejte dodavatele, který je označen v komentáři jako „Key
supplier“
3. Vyhledejte dodavatele, kteří mají v názvu DHL a vyznačte je
tučně
4. Pomocí podmíněného formátování zvýrazněte hodnoty vyšší než
100 000.
-
Řešení Word
1. Zvolíme klávesou zkratku Ctrl+F. Zobrazí se okno Najít a
nahradit. Do pole Najít zadáme
„krizový management“.
2. Nyní stiskneme klávesou zkratku Ctrl+H. Zobrazí se okno Najít
a nahradit, nyní je aktivní
záložka Nahradit. Do pole Najít zadáme „krizový management“ a do
pole Nahradit
„krizové řízení“
-
3. Zobrazíme si okno Najít a nahradit. Do pole Najít zapíšeme
(John) (Vladimír) a do pole
Nahradit zapíšeme výraz \2 \1.
U druhého jména použijeme odlišný postup. Nejprve si myší
označíme Emil Antušák.
Otevřeme okno Najít a nahradit a do pole Najít zapíšeme výraz ()
(). Do pole Nahradit
zapíšeme stejný výraz jako u předchozího postupu \2 \1.
4. Nejprve si myší označíme text na straně 4. Stiskneme
klávesovou zkratku Ctrl+H. Zobrazí
se dialogové okno. Do pole Najít zapíšeme speciální znak ^p a do
pole Nahradit zapíšeme
znak ^s. Klikneme na Nahradit vše. Označené řádky se seskupí do
jednoho odstavce.
-
Zobrazí se dialogové okno oznamující provedené změny. Word se
zeptá, zda chceme
prohledat zbývající text, zvolíme Ne
5. Na první stránce vybereme text na posledních třech řádcích.
Otevřeme okno Najít a
nahradit, do pole Najít zapíšeme znak pro tabulátor ^t a do pole
Nahradit zapíšeme
mezerníkem mezeru. Opět se zobrazí dialogové okno o provedených
změnách a dotaz,
zda chceme pokračovat ve zbytku dokumentu. Potvrdíme Ne.
6. Zaškrtneme políčko Použít zástupné znaky. Do pole Najít
zapíšeme výraz á{2;} a do
Nahradit á. Potvrdíme Nahradit vše.
-
7. Ponecháme zaškrtnuté políčko Použít zástupné znaky. Do pole
Najít zapíšeme spojení
výrazu ([0-9])([A-Z])* a do pole Nahradit vložíme 4M.
8. Nyní je potřeba odškrtnout políčko Použít zástupné znaky. Do
pole Najít zapíšeme výraz
^g do pole Nahradit ^c. Word provede náhradu objektu za objekt,
který je ve schránce.
-
9. Otevřeme okno Najít a nahradit. Myší klikneme do pole Najít a
ve spodní části okna
klikneme na Formát, rozbalí se nabídka a vybereme Styly.
Vybereme styl Nadpis 1.
Klikneme do okna Nahradit a opět rozbalíme tlačítko Formát,
klikneme na Písmo.
V zobrazeném okně provedeme výběr požadované barvy.
-
Řešení Excel
1. Označte hodnoty v prvním sloupci. Na kartě Domů a panelu
Styly klikneme na Podmíněné
formátování , vybereme Zvýraznit pravidla buněk a poté
Duplicitní hodnoty. V dialogovém
okně zvolíme OK.
2. Stiskneme klávesovou zkratku Ctrl+F. Zobrazí se okno Najít a
nahradit. Do pole Najít
zapíšeme výraz „DHL*“. Pole Nahradit necháme prázdné. Klikneme
na tlačítko Formát
přidružené k poli Nahradit a zvolíme Formát, v zobrazeném okně
zvolíme Tučné.
3. Zobrazíme okno Najít a nahradit. Do pole Najít zapíšeme
„key“. Ve volbě Oblast hledání
zvolíme Komentáře. A potvrdíme Najít vše.
-
4. Označíme hodnoty v posledním sloupci. Na kartě Domů a panelu
Styly klikneme na
Podmíněné formátování a z nabídky zvolíme Zvýraznit pravidla
buněk a Větší než.
V dialogovém okně zapíšeme požadované číslo a potvrdíme OK.
-
Zdroje 1. Excel: Vyhledávání duplicit. *Online+ *Citace: 20. 4
2010.+
http://www.office4you.cz/office4you/excel/excel-vyhledani-duplicit.html.
2. Vyhledání a nahrazení textu nebo dalších položek. *Online+
*Citace: 20. 4 2010.+
http://office.microsoft.com/cs-cz/word/HA012303921029.aspx.
3. Lorenc, Ing. Miroslav. Vyhledání textu pomocí speciálních
znaků. *Online+ *Citace: 20. 4 2010.+
http://lorenc.info/3MA381/vyhledavani-textu-pomoci-specialnich-znaku.htm.
4. Pecinovský, Josef a Pecinovský, Rudolf. Word 2007 pro
pokročilé. Praha : Grada, 2009. ISBN 978-
80-247-2859-9.
5. Murray, Katherine, Millhollon, Mary a Melton, Beth.
Mistrovství v Microsoft Office 2007. Brno :
Computer Press, 2008. ISBN 978-80-251-2051-4.
6. Mayor, Graham. Find & Replace using wildcards. [Online]
[Citace: 2. 5 2010.]
http://www.gmayor.com/replace_using_wildcards.thm.
