Praktikum Spm - Desti Fitriati Final Version

MODUL PRAKTIKUM

MANAJEMEN PROYEK BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

Faculty : Desti Fitriati, S.Kom

CEP CCIT

Fakultas Teknik Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

I. Sekilas Tentang Microsoft Project

A. Istilah Dalam Microsoft Project

B. Memulai Micr osoft Project

C. Menyimpan dan Membuka File Microsoft Project

II. Work Breakdown Structure (WBS)

A. Membuat WBS

B. Menentukan Tanggal Proyek

C. Mengisi Kolom Task Name

D. Mengedit Pekerjaan

E. Menghapus Task Name

F. Menyisipkan Task Name

G. Mengganti Judul Kolom

H. Mengelompokkan Pekerjaan

I. Menampilkan Penomoran Pada Outline

III. Jadwal Proyek Bagian I

A. Membuat Jadwal Proyek

B. Durasi Pekerjaan

C. Start dan Finish

D. Membuat Hari Libur

E. Predecessor

IV. Sumber Daya (Resource) dan Biaya (Cost)

A. Membuat Penugasan Tim Proyek

Setting Regional dan Setting Harga Satuan

Resource Sheet dan Cara engisiannya

Menugaskan Resource ke Task Name

B. Membuat Rencana Anggaran Belanja (RAB) Proyek

Cost Table

Fixed Cost dan Cost Per Use

Pengendalian Biaya Proyek

Cost per Resource

Cost per Task

V. Jadwal Proyek Bagian II

A. Jenis-jenis Kalender

B. Kalender View

C. Menentukan dan Menyusun Jadwal Kerja

VI. Optimasi Proyek

A. Optimasi Jadwal

B. Memperpendek Jadwal

Mengubah Jalur Kritis

Penambahan Lag Time dan Lead Time

Pengurangan Durasi

Pengurangan Beban Kerja

Penambahan Jumlah Sumber Daya

Penambahan Jadwal Kerja Sumber Daya

Penambahan

C. Pemantauan Proyek

Pemantauan Hubungan Antartugas

Pemeriksaan Tugas Kritis

Pemeriksaan Waktu Cadangan

Pemeriksaan Pembebanan Berlebihan

Pemantauan Biaya

VII. Target dan Kemajuan Proyek

A. Baseline

B. Target

C. Tracking

VIII. Membuat La poran Proyek

A. Menyiapkan File Proyek

-

-

B. Membuat Laporan Proyek

Jenis Laporan Overview

Current Activities

Cost

Assigment

Workload

Custom

C. Laporan Proyek Dalam Bentuk Tabel

Gantt Chart

Resource Sheet

Task Usage

Resource Usage

D. Laporan Proyek Dalam Bentuk Grafik

IX. Mencetak Laporan Proyek

I. Sekilas Tentang Microsoft Project A. Istilah dalam Microsoft Project

Sebelum beranjak pada pembahasan mengenai Microsoft Project, terlebih dahulu akan

diperkenalkan istilah -istilah yang sering ditemui dalam pembahasan ini. Istilah -istilah

tersebut meliputi :

TASK

Merupakan lembar kerja yang berisi tentang rincian pekerjaan. Jenis ekerjaan dalam suatu

proyek sering disebut dengan istila h task.

DURATION

Adalah jangka waktu yang dibutuhkan utnuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Satuan

wakti disini terbagi atas :

Minutes (mins) = menit

Hours (hrs) = jam

Days (days) = hari

Weeks (wks) = minggu

Months (monts) = bulan

START

Suatu nilai yang menyatakan tanggal awal atau dimulainya suatu proyek tertentu.

Pengisiannya dilakukan hanya sekali pada waktu awal proyek.

FINISH

Suatu nilai yang menyatakan tanggal akhir atau diakhirinya suatu proyek tertentu.

Pengisiannya dilakukan secara otoatis setelah durasi pekerjaan ditentukan.

PREDECESSOR

Hubungan keterkaitan antar pekerjaan, yaitu suatu keterhubungan antara suatu pekerjaan

dengan pekerjaan sebelumnya.

RESOURCES

Sumber daya baik personil maupun non -personil (material, dll)

COST

Biaya yang dibutu hkan utnuk menyelesaikan suatu proyek, yang meliputi biaya sumber

daya personil maupun non personil, yang sifatnya tetap maupun biaya variable. Dapat

dihitung per jam, harian, mingguan, bulanan, maupun borongan.

GANTT CHART

Grafik yang ditampilkan daam be ntuk batang horizontal yang merepresentasikan

pekerjaan beserta durasi pekerjaannya. Grafik ini juga menunjukkan keterkaitan antar

task/pekerjaan.

PERT (program evaluation review technique) CHART

Grafik yang ditampilkan dalam bentuk kotak/node yang merepr esentasikan nama

pekerjaan, start dan finish pekerjaan, serta menunjukkan keterkaitan antar task/pekerjaan.

BASELINE

Bentuk perencanaan (scope, time, cost) yang telah disetujui dan ditetapkan dalam suatu

proyek. Digunakan sebagai acuan atau perbandingan antara rencana kerja yang dipunyai

dengan kenyataan dilapangan

TRACKING

Bentuk penelusuran atau peninjauan hasil kerja yang dilakukan dilapangan dengan

rencana awal suatu proyek, sehingga bisa membandingkan rencana dasar dengan

kenyataan di lapangan.

MILE STONE

Bentuk penanda pekerjaan yang menunjukkan bahwa pekerjaan yang dimaksdu telah

selesai. Digambarkan dengan durasi 0.

B. Memulai Microsoft Project

Klik : Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft Project

Ketik pada bagian task name : Analisis dan Desain Sistem

Selanjutnya klik tombol Enter, maka akan mucul tampilan berikut :

C. Menyimpan dan Membuka File Microsoft Project

Klik menu : File > Save As

Arahkan pada direktori penyimpanan yang dituju

Ketikan nama proyek, missal : Proyek 1

Pilih save as type : Project

Klik tombol Save

Untuk membuka file, bisa membuka dari direktori penyimpanan atau buka dari Microsoft

Project dengan memilih menu : File > Open > cari nama file yang akan dibuka

II. Work Breakdown Structur e (WBS) A. Membuat WBS

Hal -hal yang perlu diketahui :

Menentukan tanggal proyek

Mengisi kolom task name

Mengedit pekerjaan

Menghapus dan menyisipkan task name

Mengganti judul kolom

Mengelompokkan pekerjaan (outline)

B. Menentukan Tanggal Proyek

Langkah pertama adalah menentukan tanggal proyek. Untuk menentukan tanggal

tersebut, ikuti langkah -langkah berikut :

Pilih menu Poject > Project information

Selanjutnya muncul tampilan seperti berikut :

Isikan tanggal (lihat contoh diatas)

Klik tombol OK

C. Mengis i Kolom Task Name

Pengisian kolom task name atau nama pekerjaan bisa dilakukan dengan cara

mengetikkan langsung ke dalam kolom yang telah disediakan. Sebagai latihan, silahkan

anda ketikkan beberapa task berikut ini :

Membuat data flow diagram (DFD) level ed

Membuat kamus data

Membuat spesifikasi proses

Membuat entitiy relationship diagram (ERD)

Dokumentasi analisis dan desain system

Desain Aplikasi

Membuat desain menu aplikasi + form entri

Membuat desain report + form report

Dokumentasi desain apli kasi

Programming

Sehingga pada Microsoft Project akan terlihat seperti berikut :

D. Mengedit Pekerjaan

Arahkan mouse pada kolom yang akan diedit, klik 1 kali, kemudian klik sekali lagi.

Sebagai contoh, anda akan mengedit task menjadi Analisa

dan Desain Sistem, caranya sebagai berikut :

Klik 1 kali pada kolom tersebut

Klik sekali lagi pada kolom yang sama

Edit nama pekerjaan yang dimaksud

E. Menghapus Task Name

Untuk menghapus task name, maka caranya sebagai berikut :

Arahkan mouse pada nomor task (baris yang akan dihapus). Misalkan task

Programming, maka klik nomor 11

Selanjutnya baris tersebut akan disorot

Klik kanan mouse (mouse masih berada pada baris tersebut)

Pilih/klik Delete Task

setelah melakukan delete task, maka task tersebut (task programming) akan hilang

dari kolom task name.

perhatikan gambar berikut :

F. Menyisipkan Task Name

Arahkan mouse pada salah satu kolom yang akan diberi sisipan atau tambahan task.

Misal task yang akan disisipkan adalah :

o Menganalisa system kepegawaian dengan melakukan wawancara terhadap

pihak yang ditunjuk

o Membuat statement of purpose, even list dan context diagram

Posisinya adalah dibawah task task

data flow diagram

Klik kanan mouse (posisi mouse masih dalam baris kedua)

Pilih/klik New Task atau Insert Task (untuk Microsoft Project 2013)

Selanjutnya muncul kolom kosong pada Task Name, lihat gambar berikut :

Ketikkan nama task yang dimaksud

Lakukan hal yang sama untuk m embuat statement of purpose, even list dan context

diagram

G. Mengganti Judul Kolom

Klik 2 kali atau double klik pada judul kolom tersebut. Misalkan yang ingin diubah

task

pada kolom tersebut.

Untuk Microsoft Project 2013, klik kanan pilih menu Filed Setting

Selanjutnya muncul tampilan berikut :

Aturlah masing -masing atribut sesuai dengan keinginan, misalkan :

Tittle : Gugusan Tugas Proyek

Align Table : Center

Klik OK

H. Mengelompokkan Pekerjaan

Pengelompokkan pekerjaan sangat penting pada sebuah proyek. Pekerjaan

dikelompokkan dalam kelompok pekerjaan utama atau biasanya disebut summary.

Kemudia n pekerjaan utama tersebut di breakdown lagi menjadi beberapa pekerjaan atau

biasa disebut sub task. Demikian pula dengan sub task, ada beberapa level sub task

tergantung dari kompleksitas jenis pekerjaan dalam proyek tersebut.

Untuk membuat pengelompokka n pekerjaan ini, lakukan urutan langkah berikut ini :

Blok task no-2 s.d no-12

Pilih menu Project > Outline > Indent

Tampilan akan berubah seperti berikut :

Semua kolom yang diblok akan dimasukkan kedalam sub task. Namun ternyata ada

kesalahan yang harus diperbaiki, yaitu baris ke -

merupakan sub task, melainkan termasuk kedalam main task atau summary. Untuk

mengubahnya, ikuti langkah berikut :

Blok baris yang dimaksud (baris ke-9)

Pilih menu Project > Outline > Outdent

Selanjutnya akan terjadi perubahan pada baris tersebut, seperti gambar berikut :

Simpan file project dengan nama, missal WBS ke-1

I. Menampilkan Penomoran Pada Outline

Secara default, Microsoft Project tidak menampilkan penomoran outline, apabila anda

ingin menampilkannya, maka ikuti langkah berikut :

Pilih menu Tools

Klik Option

Pilih Tab View

Check atau beri tanda centang pada bagian Show Outline Number lalu klik OK

III. Jadwal Proyek Bagian I A. Membuat Jadwal Proyek

Hal -hal yang perlu diketahui :

Durasi pekerjaan

Start & finish

Membuat hari libur

Predecessor

B. Durasi Pekerjaan

Durasi menyatakan jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan atau

pekerjaan (task) pada suatu proyek. Jumlah waktu disini bisa direpresentasikan dalam

bentuk jam (hr), hari (days), minggu (wk), bulan (mon).

Sebagai contoh durasi pekerjaan, disini akan diambil contoh task

Caranya :

Pilih bagian sub task

Klik bagian duration

Pilih jumlah hari yang dibutuhkan dengan penunjuk tanda panah (missal 2 hari )

Klik tombol enter, perhatikan ada perubahan apa?

Bila anda perhatikan dengan seksama, maka akan terlihat perubahan jumlah hari pada

task sub-task (yaitu 2

hari )

Coba lakukan untuk sub task berikutnya, kemudian anda perhatikan, apakah

jumlah hari pada task akan berubah sesuai dengan jumlah total dari sub task yang

ada dibawahnya?

Ternyata belum ada perubahan, jumlah total hari pada task

tetap 2 hari, padahal semestinya jumlah total hari pada task tersebut adalah 9 hari.

Mengapa hal ini terjadi? Ikuti penjelasan berikut ini.

C. Start dan Finish

Perhatikan pada bagian start dan finish pada Gantt Table, ternyata pada bagian start

belum diubah.

Ubahlah start tersebut sesuai dengan perencanaan yang ada

Perhatikan pada bagian sub task 1.1, pada bagian durasi dengan nilai 2 hari , maka

secara otomatis nilai finish akan berubah. Demikian pula dengan nilai durasi pada task 1

menjadi 2 hari .

Sekarang isilah sub-task 1.2 pada bagian :

Duration : 1 days

Start : 21 mei 2008

Perhatikan apa yang terjadi?

Ada keganjilan disini. Tahukah anda? Seharusnya jumlah hari adalah 3 hari (2 hari

untuk sub task 1.1 + 1 hari untuk sub task 1.2). namun pada task Analisis dan Desain

Sistem ternyata ada 5 hari. Anda tahu sebabnya? Karena hari libur juga dihitung yaitu

tanggal 19 dan 20 mei. Untuk itu sebelumnya mengatur jadwal ada baikknya kita

mengatur hari libur sesuai dengan kalender yang digunakan saat proyek berlangsung.

D. Membuat Hari Libur

Pilih menu Tools > Change Working Time

Setelah tampilan muncul, klik Create New Calender , maka akan muncul tampilan

berikut ini :

Pilih dan tekan OK.

Arahkan ke hari libur yang akan dibuat (Bulan Mei 2008)

Pilih /klik tanggal 19 mei 2008 dan 20 mei 2008

Pada bagian start dan finish, pilih/klik tanggal 19 mei 2008 dan 20 mei 2008

Klik OK

Langkah berikutnya adalah menggunakan kalender yang sudah dibuat un tuk keperluan

proyek. Caranya sebagai berikut :

Pilih menu Project > Project Information

Set/pilih pada bagian kalender dengan Copy of calendar (kalender yang sudah

dibuat)

Klik OK dan lihatah perubahan pada lembar kerja.

Ternyata task 1 berubah menjadi 3 hari sehingga cocok dengan apa yang diharapkan

pada keadaan yang sebenarnya.

E. Predecessor

Sekarang isikan pada sub-task 1.3 dengan data berikut ini :

Durasi : 1 hari

Start : 22 mei 2008

Selanjutnya muncul tampilan berikut :

Klik OK

Inila h yang disebut predecessor!

Sekarang lihat Gantt Chart disebelah kanan :

Sekarang coba isikan manual pada subtask 1.2, dengan nilai 2

Kemudian tekan enter dan lihat apa yang terjadi?

Isikan predecessor pada WBS berikut :

WBS Gugusan Tugas Proyek Durat ion Start Finish

1.4 Membuat kamus data 1 23/05/08 23/05/08

1.5 Membuat spesifikasi proses 1 26/05/08 26/05/08

1.6 Membuat entitiy relationship

diagram (ERD)

1 27/05/08 27/05/08

1.7 Dokumentasi analisis dan

desain sistem

2 28/05/08 29/05/08

Lakukan pengisian tersebut sehingga tampil seperti berikut ini :

Simpan dengan nama : Jadwal Proyek 1

IV. Sumber Daya (Resource) dan Biaya (Cost) A. Membuat Penugasan Tim Proyek

Setting Regional dan Setting Harga Satuan

Sebelum menginjak pembahasan mengenai resource lebih lanjut, pertama kali anda

harus menentukan terlebih dahulu satuan -satuan yang akan dipakai dalam proyek,

terutama yang berkaitan dengan biaya.

Secara default, Microsoft project mengatur satuan currency dengan $USD, sedangkan

pekerjaan kita disini menggunakan satuan Rp (Rupiah). Untuk itu perlu adanya

pengubahan satuan. Caranya sebagai berikut :

1. Pastikan setting regional di computer anda sudah di set ke format Indonesia :

2. Start > Setting > Control Pane l

3. Klik icon Regional and Language Option

4. Pilih Indonesia, kemudian klik OK

5. Setellah melakukan setting, kemudian baru masuk ke Microsoft Project dengan

memilih nama file yang akan digunakan (JADWAL PROYEK KE-1)

6. Pilih menu Tools > Option , maka akan muncul form berikut :

7. Pada bagian Symbol, ketikan Rp. dan klik OK

Resource Sheet dan Cara engisiannya

Resource sheet adalah sheet atau lembar kerja yang digunakan untuk keperluan

pendataan atau pembuatan daftar resource atau sumber daya. Resource dapat

dibedakan menjadi 2, yaitu resource personil (w ork) dan resource non-personil

(material). Dengan menggunakan resource sheet ini, permasalahan tentang

pembuatan daftar resource ini bisa diselsaikan.

Setelah daftar resource ini telah ditentukan melalui resource sheet, barulah bisa

ditentukan assignment atau penugasan masing-masing resource terhadap masing-

masing task yang telah ditentukan sebelumnya di dalam Gantt Table.

Untuk lebih jelasnya, silahkan anda praktikan secara langsung mengenai

pembahasan resource sheet ini. Berikut ini adalah urutan langka hnya :

1. Aktifkan Microsoft project > bukalah file yang akan digunakan (JADWAL

PROYEK KE-1)

2. Pilih menu View > Resource Sheet dan akan tampil form berikut :

KETERANGAN :

Resource Name Diisi dengan nama-nama resource yang nantinya akan

digunakan sebagai sumber daya, baik sumber daya manusia

(personil) maupun sumber daya material (non -personil)

Type Bagian ini digunakan untuk memasukan tipe resource dengan 2

nilai pilihan, yaitu Work dan Material. Sumber daya manusia

digolongkan dalam kategori atau tipe work, sedangkan sumber

daya material digolongkan dalam kategori atau tipe material

Material Label Bagian ini diisi dengan satuan resource yang bertipe material.

Sebagai contoh satuan untuk jumlah computer adalah unit

(missal 5 unit computer)

Initials Singkatan untuk nama -nama resource yang ada, missal

programmer adalah pgr, desainer dsn

Group Bagian ini digunakan untuk mengisikan nama kelompok dari

sumber daya pada sebuah proyek

Max Units Bagian ini digunakan untuk menentukan jumlah resource yang

digu nakan selama proyek berlangsung. Resource disini hanya

berupa resource personil (SDM). Microsoft project hanya

menampilkan jumlah resource dalam bentuk prosen (%), missal :

programmer yang dibutuhkan dalam proyek berjumlah 4 orang

maka ditulis 400%

Std Rate Bagian ini digunakan untuk mengisi harga satuan untuk

masing-masing resource. Resource disini meliputi resource

personil maupun non -personil. Secara default, Microsoft project

menampilkan Std Rate untuk personil dalam bentuk $/h

(dolar/jam), sedangkan untuk tipe material adalah $. Namun

Microsoft project memberikan fasilitas untuk mengubah

pengaturan sesuai kondisi

Ovt Rate Bagian ini digunakan untuk mengisi harga lembur bagi resource

bertipe work. Secara default, Microsoft project menampilkan

satuan dalam $/h (dolar/jam). Perlu diketahui, Microsoft project

menerapkan jam lembur yang sama, missal lembur hari minggu

dianggap sama dengan lembur malam hari pada hari biasa

Cost/Use Bagian ini dikhususkan untuk resource dengan pekerjaan

borongan. Biaya disini tidak dihitung per jam, melainkan biaya

borongan

Accrue At Bagian ini menunjukkan pilihan cara pembayaran. Ada 3 jenis

cara pembayaran, yaitu :

1. Start : pembayaran dilakukan di awal (pada saat pekerjaan

akan dimulai). Misalnya resource material yang haru s

dibeli dahulu sebelum proyek berjalan, atau bisa juga

pekerjaan borongan.

2. End : pembayaran dilakukan di akhir (pada saat resource

menyelesaikan pekerjaan). Resource jenis ini hanya

untuk resource jenis work

3. Prorate : pembayaran dilakukan berdasarkan pr esentasi

penyelesaian pekerjaan yang telah dilakukan oleh

resource

Base Calendar Bagian ini berisi pilihan tentang kalender yang akan digunakan

di dalam proyek yang akan dijalankan. Microsoft project

member 3 pilihan kalender, yaitu : 24 hours, night shi ft, dan

standard.

Namun disediakan juga fasilitas untuk mengubah kalender

sesuai dengan kondisi yang diinginkan dalam proyek tersebut.

Code Bagian ini digunakan untuk memberikan kode pada masing -

masing resource. Sifat pemberian kode ini adalah bebas, sesuai

dengan keinginan pemakai.

Latihan :

Isilah resource sheet dengan data sebagai berikut :

Resource Name : System Analyst

Type : Work Initial S

Max Unit : 100%

Std Rate : Rp400.000/day

Ovt Rate : Rp400.000/day

Accrue At : Prorated

Base Calendar : Copy of Standard

Resource Name : Desainer

Type : Work Initial D

Max Unit : 100%

Std Rate : Rp300.000/day

Ovt Rate : Rp300.000/day

Accrue At : Prorated

Base Calendar : Copy of Standard

Hasilnya adalah seperti tampilan berikut :

Ad a 2 macam cara pengisian :

Cara 1 :

1. Langsung ketikan data pada masing-masing kolom yang dimaksud

2. Catatan : untuk mengisi STD Rate, anda ketikkan 400000/d, maka secara otomatis

akan muncul Rp400.000,00/day, demikian pula untuk pengisian Ovt Rate

Cara 2 :

1. Klik 2 kali pada kolom disalah satu kolom pada resource sheet

2. Pilih tabpage: General dan Cost, dan isikan informasi yang tersedia di atas.

Menugaskan Resource ke Task Name

Ada beberapa cara untuk menugaskan atau memasukan daftar resource yang telah

dibuat ke dalam task name, diantaranya adalah cara berikut ini :

1. Kembali ke tampilan Gantt Table (anda berada pada pengerjaan proyek anda)

2. Pilih menu View > Gantt Chart

3. Pilih sub task 1.1

4. Pilih menu Tools > Assign Resource (atau tekan Alt+F10)

5. Pilih/klik Resource Name untuk sub task 1.1, missal untuk subtask ini SDM yang

terlibat adalah system analyst

6. Klik tombol Assign , maka secara otomatis akan menghitung cost dengan unit

yang ada

7. Bila jumlah unit diubah, maka dengan sendirinya cost akan berubah sesuai

jumlah unit

8. Klik tombol close dan lihat hasilnya pada Gantt Table

Selanjutnya teruskan penugasan resource sehingga seperti gambar berikut :

Untuk memudahkan penjelasan berikutnya, maka ubahlah menjadi data seperti berikut

dan simpan dengan nama : PENUGA SAN TIM PROYEK KE -1

B. Membuat Rencana Anggaran Belanja (RAB) Proyek

Berbicara mengenai biaya atau cost, secara garis besar ada 2 macam, yaitu :

1. Resource cost (biaya sumber daya)

2. Fixed cost (biaya tetap)

Di dalam Microsoft project, perhitungan resource cost dilakukan secara otomatis,

sedangkan fixed cost dimasukan secara manual (tidak bisa otomatis). Berikut adalah

hal-hal yang perlu diketahui :

1. Cost Table

2. Fixed Cost dan Cost Per Use

3. Pengendalian Biaya Proyek

4. Cost per Resource

5. Cost per Task

Cost Table

1. Buka kembali file yang akan digunakan (PENUGASAN TIM PROYEK KE -1)

2. Pilih menu View > Gantt Chart

3. Pilih menu View > Table : Entry > Cost

4. Selanjutnya muncul tampilan berikut ini :

5. Klik tanda minus pada task 1 dan task 2, akan terlihat tampilan seperti gambar

berikut :

6. Simpan file dan beri nama RAB KE-1

Fixed Cost dan Cost Per Use

FIXED COST

a. Fixed cost digunakan untuk memasukan cost atau biaya yang perhitungannya

telah dilakukan secara manual lebih dahulu tanpa menggunakan Microsoft

project.

b. Fixed cost diisi dengan biaya yang telah melalui perhitungan dan negosiasi yang

tetap.

c. Cara pembayaran fixed cost lebih banyak menggunakan system pembayaran

Start, selain system pembayaran End dan fixed cost tidak ada system

pembayaran Prorate

COST PER USE

a. Cost per use adalah biaya yang dikeluarkan untuk resource yang system kerjanya

bertahap. Sebagai contoh adalah resource SDM yang terus diperlukan selama

proyek masih berlangsung.

b. Cara pembayaran cost per use bisa dilakukan dengan 3 cara : Start, End, Prorate

Pengendalian Biaya Proyek

Perhatikan tampilan Gantt Chart pada file RAB KE 1 berikut ini :

Cara menampilkannya :

1. Pilih menu View Gantt Chart

2. Pilih View Table > Cost

3. Klik tanda minus pada task 1 dan task 2

Sedangkan tampilan Resource Sheet pada file RAB KE 1 (mula-mula)

sebagai berikut :

Cara menampilkannya :

1. Pilih menu View > Resource Sheet

2. Pilih menu View Table > Cost

Mengapa hasilnya Rp0,00? Seharusnya nilai rupiah yang muncul sama dengan

tampilan pada Gantt Chart bukan? Ikuti cara berikut ini :

1. Masih pada tampilan resource sheet

2. Double click baris pertama pada kolom Cost

3. Akan muncul tampilan Resource Information

4. Pilih tab-page cost , gantikan Prorate pada bagian Cost Accural dengan Start

5. Klik OK dan lihat hasilnya (lakukan hal yang sama untuk baris ke-dua)

6. Sekarang ubah lagi Prorate!

Cost per Resource

Untuk mengetahui biaya per masing -masing sumber daya atau cost per resource

untuk setiap task, caranya sebagai berikut :

1. Pilih menu View > Task Usage

2. Pilih menu View > Table > Cost

Cost per Task

Untuk mengetahui biaya per pekerjaan ( cost per task ) untuk sumber daya tertentu,

caranya adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu View > Resource Usage

2. Pilih menu View > Table > Cost

V. Jadwal Proyek Bagian II A. Jenis-jenis Kalender

Kalender digunakan untuk menentukan ketersediaan sumberdaya ( resource), dalam hal

ini untuk menentukan kapan dan berapa jumlah waktu resource yang dapat dijadwalkan

untuk perencanaan dan jalannya pekerjaan.

Ada 4 jenis kalender, yaitu :

1. Base calendar

Digunak an sebagai kalender kerja proyek. Pada kalender ini, waktu kerja dan libur

resource dapat diatur sesuai kebutuhan. Terdapat 3 kalender utama yang disediakan

oleh Microsoft Project adalah :

Standard

Standard jam kerja adalah 8 jam kerja :

a. Mulai jam 08.00 sd 12.00

b. Istirahat jam 12.00 sd 13.00

c. Kerja lagi jam 13.00 sd 17.00

24 jam

Shift malam

2. Project calendar

Digunakan sebagai acuan jadwal kerja secara default untuk semua pekerjaan dalam

sebuah proyek

3. Resource calendar

Jenis kalender ini bisa digunakan untuk me mbuat jadwal kerja untuk masing -

masing resource. Pada kalender ini memungkinkan pembuatan jadwal untuk orang

yang berkerja part time. Seperti jenis kalender lainnya, kalender ini bisa diubah

sesuai dengan kondisi.

4. Task calendar

Kalender ini digunakan untuk keperluan proyek yang dijalankan pada malam hari

atau akhir pekan (pada project calendar dinyatakan libur)

Pada umumnya suatu proyek sudah cukup dinyatakan dengan kalender standar. Bila

diinginkan perubahan mengenai hari libur, maka secara teknis anda bi sa mengubahnya

melalui fasilitas yang terdapat pada Microsoft Project, yaitu dengan memilih menu tools >

change working time . Selanjutnya anda bisa mengatur hari libur maupun jumlah jam kerja

yang anda inginkan.

B. Kalender View

Fitur ini merupakan salah satu fasilitas yang digunakan untuk menampilkan kalender

dari pengerjaan proyek. Cara melihatnya sebagai berikut :

1. Anda sedang berada pada File yang difokuskan (RAB KE-1)

2. Pilih/klik menu View

3. Pilih /klik Calendar

C. Menentukan dan Menyusun Jadwal Kerja

Kalender yang terdapat pada Microsoft project adalah kalender default yang artinya

hari libut tidak termasuk didalamnya. Sehingga hari libur harus ditentukan sendiri.

Secara default, Microsoft project memiliki jam kerja standar sebagai berikut :

Lima hari ke rja dalam seminggu

Delapan jam kerja dalam sehari (08.00 sd 12.00, istirahat, 13.00 sd 17.00)

Sebelum menentukan jadwal lebih lanjut, maka kita harus melakukan pengaturan hari

libur yang akan dipakai dalam proyek, juga harus menentukan jumlah jam kerja pe r

hari.

Pada proyek ini akan dipakai jadwal dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Lima hari jam kerja dalam seminggu (mengikuti default)

b. Delapan jam kerja dalam sehari (08.00 sd 12.00, istirahat, 13.00 sd 17.00)

c. Hari libur sesuai dengan kalender nasional

Hari libur nasional (contoh : dari tanggal 14 mei hingga 8 oktober 2008) :

19 mei : cuti bersama sebelum waisak

20 mei : hari raya waisak

18 agustus : hari kemerdekaan RI

20,30 september : cuti bersama sebelum idul fitri

1,2 oktober : idul fitri 1429H

3 oktober : cuti bersama setelah idul fitri

Untuk membuat jadwal dengan hari libur seperti diatas, maka ikuti langkah berikut :

1. Anda masih berada pada RAB KE-1

2. Pilih menu Tools > Change Working Time

3. Kl ik 1 kali baris pertama pada kolom Name

4. Klik sekali lagi (maka kursor akan aktif di kolom pada baris tersebut)

5. Ubah [unnamed] dengan cuti bersama sebelum waisak, lakukan hal yang sama

untuk baris kedua

6. Untuk hari libur selanjutnya, arahkan kursor pada ba ris ke-3 pada kolom Name

7. Pilih/klik tanggalnya pada kalender (sesuaikan dengan tanggal hari libur yang akan

diatur)

8. Kemudian ketikan nama hari libur pada baris ke -3 tadi

9. Klik baris ke -3 pada kolom start, dan klik Detail dan akan muncul tampilan berikut

:

Pilih Nonworking

Daily

Every 1 day

Start Tue 30/07/08 (sesuaikan)

End by Tue 30/07/08 (sesuaikan)

10. Klik tombol OK dan berikut tampilan akhirnya

11. Lakukan hal yang sama untuk hari -hari libur berikutnya, sehingga tampilan MS

Project seperti berikut :

CARA MENENTUKAN JUMLAH HARI DAN JAM KERJA, atur sesuai default MS

Project berikut ini :

Tools > Option > Pilih Tab Calendar

CARA MENGGANTI NAMA KALENDER

1. Pilih menu Tools > Organizer > Tab Calendar

2. Klik Rename

3. Ketikan nama kalender baru

4. Sehingga tampilan pada Organizer -Calendar sebagai berikut dan klik close untuk

mengakhiri :

5. Untuk membuktikan perubahan nama kalender, bisa dilihat dengan cara berikut :

View > Resource Sheet

View > Table : Entry

Maka akan tampil seperti tampilan berikut :

6. Simpan dengan nama JADWAL PROYEK KE -2

VI. Optimasi Proyek A. Optimasi Jadwal

Langkah awal untuk melakukan optimasi jadwal adalah melakukan evaluasi terhadap

jadwal yang telah disusun. Evaluasi tersebut antara lain :

Apakah susunan jadwal sudah sesuai

Apakah ada waktu cadangan

Apakah tidak ada pemborosan resource atau sumber daya

Apakah tidak ada pemborosan cost atau biaya

Dari proses evaluasi dapat diketahui hal -hal yang kurang efisien bahkan hal-hal yang

tidak efisien. Berdasarkan evaluasi tersebut, maka dapat dilakukan langkah

optimasinya, bagaimana cara penanganannya.

Berikut adalah beberapa pertimbangan yang perlu dilakukan dalam mengevaluasi

jadwal proyek, diantaranya adalah :

Hubungan -hubungan antar tugas, terutama pada jalur k ritis

Tugas-tugas yang berada pada jalur kritis sangat besar peranannya dalam menentukan

keberhasilan suatu proyek sesuai dengan waktu. Sebagai project manager, anda harus

mengenali dengan baik tentang durasi serta relasi antartugas, sehingga anda dapat

menganalisis tingkat peluang waktu undur yang masih memungkinkan . Pemastian

(Constraint) tugas-tugas perlu ditinjau ulang, missal ada tugas yang bisa diselesaikan

secara bersamaan (parallel) atau start to start , namun anda menjalankannya secara

start to fini sh atau finish to start .

Jumlah waktu undur

Setiap jadwal pasti mempunyai waktu undur. Jika waktu undur masing -masing tugas

yang tidak kritis dikumpulkan, maka akan diperoleh jumlah persediaan waktu yang

cukup besar. Jumlah persediaan waktu ini dapat dim anfaatkan sebagai cadangan

untuk tugas -tugas pada jalur kritis.

Constraint atau pemastian pada tugas-tugas

Seringkali penetapan Constraint atau pemastian suatu tugas menyebabkan mundurnya

penyelesaian tugas secara tidak disadari. Penggantian Constraint agar lebih efisien

dapat menghasilkan optimasi yang diinginkan, misalnya jika pekerjaan dapat

dilakukan lebih awal mengapa harus mempertahankan pengunduran waktu?

Sumber daya beban lebih

Sebagai project manager, anda harus lebih peka dalam memperkirakan pembebanan

sumber daya atau resource. Kesalahan dalam hal pembebanan resource akan

mengakibatkan suatu kerugian, baik kelebihan pembebanan maupun kekurangan

pembebanan. Disini seorang proyek manajer perlu mengetahui mengenai manajemen

personalia, bahkan bukan hanya itu, pengetahuan yang didapatkan dari jam terbang di

lapangan merupakan ilmu yang sangat bermanfaat.

B. Memperpendek Jadwal

Setelah penyusunan jadwal selesai, bahkan sewaktu proyek berlangsung, terkadang

progress atau kemajuan pekerjaan terasa lamban. Hal ini dapat disebabkan oleh

berbagai keadaan yang terkadang tidak terpikirkan sebelumnya. Tentunya hal ini

sangat tidak diharapkan, karena dapat mempengaruhi waktu penyelesaian proyek.

Dengan kata lain, hal ini dapat memperpanjang waktu pengerjaan proy ek. Tentunya

hal ini dapat diantisipasi. Diantara tindakan antisipasi ini adalah memperpendek

jadwal proyek, sehingga ada persediaan atau sisa waktu yang dapat dipakai sebagai

cadangan.

Mengubah Jalur Kritis

Pengubahan jalur kritis artinya pengubahan terh adap tugas-tugas atau task-task

kritis. Task-task pada jalur kritis tidak boleh terlambat. Untuk memperpendek jadwal

pada jalur kritis pilihannya adalah :

a. Menghapus tugas yang kurang perlu

b. Menggabungkan tugas-tugas yang masih berpeluang

Pilihan pengapusan task memang tidak mudah, karena harus melalui pertimbangan

yang matang. Pilihan menggabungkan task merupakan pilihan yang lebih baik .

Caranya adalah menggabungkan tugas dengan tugas yang sejenis yang berada di

luar jalur kritis.

Disamping pilihan yang di sebutkan, ada pula pilihan lain, yaitu penggantian status

tugas utama menjadi tugas rincian. Dari tugas rincian tersebut, maka dapat

ditentukan tugas -tugas mana saja yang dapat bekerja diluar jalur kritis secara

parallel, sehingga dengan demikian jadwal da pat diperpendek. Berikut adalah

langkah-langkah penggantian tugas-tugas utama menjadi tugas rincian, namun

sebelumnya lakukan hal-hal berikut :

1. Buka file yang sudah di buat (JADWAL PROYEK KE-2)

2. Tampilkan dalam format Gantt Chart

3. Save As, beri nama baru fil e tersebut, missal OPTIMASI KE-1

4. Pastikan anda sekarang berada dalam file OPTIMASI KE-1

Selanjutnya ikuti langkah -langkah berikut ini :

1. Pilih tugas tunggal pada critical path yang masih mungkin diselesaikan dalam

beberapa langkah, missal task 2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi

2. Klik menu Edit > Unlink Task (perhatikan: link akan terlepas)

3. Pilih baris untuk menyisipkan task (dibawah tugas yang akan diubah)

4. Klik menu Insert > New Task (akan muncul penomeran WBS, disini dengan

nomer urut 13)

5. Pada setiap task baru yang anda sisipkan, isi kolom Name dan Duration

(Lakukan sebanyak task yang akan anda masukkan)

6. Jadikan task-task yang baru anda sisipkan menjadi tugas rincian dengan cara :

blok task-task tersebut > pilih menu Project > Outline > Indent. Maka task-task

tersebut akan menjadi task rincian.

7. Pilih task yang harus diselesaikan secara berurutan (task yang berada pada critical

path). Pada contoh ini adalah task 2.3.2 dan 2.3.3

8. Klik menu Edit > Link Task dan muncul link berikut ini

9. Perhatikan outline number atau task 2.3, semula 3 hari menjadi 2 hari

(memperpendek jadwal)

10. Namun tanggal belum sesuai, sesuaikan tanggal dengan cara :

Isikan kolom date pada outline number 2.3.1 dan 2.3.2 dengan nilai tanggal

5/06/08

Secara otomatis 2.3.3 akan terisi, karena anda sebelumnya sudah membuat

link antara outline 2.3.2 dengan 2.3.3

Perhatikan gambar berikut :

Klik tombol Save untuk menyimpan perubahan pada file, secara keseluruhan

task- ari). Inilah

yang dinamakan pengubahan jalur kritis, atau lebih spesifik lagi

memperpendek jadwal pada jalur kritis.

Penambahan Lag Time dan Lead Time

Untuk memperdek jadwal, anda dapat juga menggunakan waktu tunda ( lag time)

dan waktu mendahului ( lead time). Bila anda menggunakan cara ini, maka hubungan

antar task disini adalah FS (Finish to Start).

1. Buka file, missal OPTIMASI KE-1

2. Save as menjadi OPTIMASI KE -2

3. Atur tampilan seperti gambar berikut :

4. Pilih task yang akan anda tambahkan waktu mendahului/ lead time-nya (missal

task 2.2). task yang anda pilih adalah task yang memiliki predecessor

5. Klik menu Project > Task Information > pilih tab Predecessor

6.

7. Sekarang coba anda hubungkan antara task 2.2 dan task 2.3.1, yaitu dengan

membuat waktu tunda ( lag time) selama 2 hari

8. Caranya ketikkan 11FS+2 days pada kolom predecessor , perhatikan apa yang

terjadi

9. Ternyata terjadi penambahan waktu luang

10. Inilah yang disebut penambahan lag time

11. Klik tombol save untuk meny impan perubahan yang terjadi pada file

Pengurangan Durasi

Jangan memaksa merubah sebuah task!

Berikut ini adalah cara mengurangi durasi pada suatu task :

1. Pilih file, missal OPTIMASI KE -2

2. Save as, beri nama baru OPTIMASI KE-3

3. Pastikan anda berada pada OPTIMASI KE -3

Lakukan langkah -langkah berikut :

1. Klik menu View > Gantt Chart

2. Klik menu View > Table > Entry

3. Atur tampilan seperti gambar berikut :

4. Isikan durasi yang akan diperpendek (missal task 1.7), ubah menjadi 1 hari

5. Terjadi perubahan durasi pada subtask 1.7 dan juga mempengaruhi task utama

(dari 9 hari menjadi 8 hari )

Pengurangan Beban Kerja

Alternative lain untuk memperpendek jadwal adalah dengan mengurangi beban

kerja, caranya sebagai berikut :

1. Pilih file OPTIMASI KE -3

2. Save as, beri nama baru OPTIMASI KE -4

3. Pastikan anda berada pada OPTIMASI KE-4

4. Klik menu View > Toolbars > Resource Management dan muncul tampilan

berikut :

5. Klik tombol Task Entry View, maka akan muncul tampilan berikut :

6. Tampilan atas : pilihlah jenis task yang akan ditangani, missal task 1.1

7. Tampilan bawah : pilihlah work sesuai dengan yang anda inginkan, missal 14h

(14 jam)

8. Klik tombol Save untuk menyimpan perubahan yang terjadi pada file

Penambahan Jumlah Sumber Daya




4. Klik kanan pada window bagian bawah > klik Hide Form View, maka tampilan

akan berubah

5. Pilih task yang akan anda naikkan resourcenya, misalnya task 2.1

6. Klik menu Tools > Assign Resource atau pada toolbar klik icon Assign Resource

7. untuk menambah jumlah resource, ubah unit dari 100% menjadi 200% (artinya

dari 1 orang jadi 2 orang)

8. klik tombol close form Assign Resource

9. lakukan hal yang sama pada task 1.1 dan klik tombol Save untuk menyimpanan

perubahan

Penambahan Jadwal Kerja Sumber Daya




4. Pilih task yang akan ditambah jadwal kerjanya (missal task 1.2)

5. Klik menu Window > Split

6. Pada task 1.2 ,ubah pada bagian Work menjadi 10h

7. Klik tombol OK, duration berubah menjadi 1,25d

8. Perhatikan juga durasi untuk task Analisis dan Desain Sistem secara keseluruhan

berubah menjadi 8,25 days

9. Klik tombol Save, untuk menghilangkan window bagian bawah klik menu

Wi ndow > Remove Split

Penambahan Kerja Lembur




4. Aktifkan atau klik window bagian bawah

5. Klik menu Format > Details > Resource Work

6. Isikan Ovt Work dengan nilai 4h (4 jam lembur) > klik tombol OK, dan Save

untuk perubahan

C. Pemantauan Proyek

Pemantauan Hubungan Antar tugas



3. Pastikan anda berada pada tampilan Gantt Chart seperti berikut

4. Pada Table Gantt, double click task yang ingin diperiksa, missal task 1.2

5. Selanjutnya akan tampil Task Information , pilih Tab Predecessor

6. Untuk melihat hubungan antar task, lihat pada kolom Type

7. Silahkan anda ubah jika perlu, dan biarkan jika tidak. Lalu kli k OK dan Save

untuk simpan perubahan

Pemeriksaan Tugas Kritis

1. Masih pada file OPTIMASI KE -8

2. Klik menu Format > Text Styles, maka akan tampil gambar berikut

3. Pada Item to Change, pilih Critical Tasks

4. Pada bagian Color, pilih warna untuk menandai nama tuga s kritis tersebut, klik

OK

5. Save As dan beri nama OPTIMASI 8a

6. Tampilan file OPTIMASI KE -8a seperti berikut :

Pemeriksaan Waktu Cadangan

1. Buka file OPTIMASI KE -8a

2. Pastikan berada pada tampilan Gantt Chart

3. Pilih menu View > Table > More Tables

4. Pilih Constraint Dates, dan klik tombol Apply

5. Atur tampilan agar terlihat kolom Constraint Dates, seperti gambar berikut dan

Save As dan beri nama OPTIMASI KE-8b

Pemeriksaan Pembebanan Berlebihan

Sebagai manajer proyek, anda bisa memantau apakah ada sumber daya yang

memiliki beban kerja berlebih. Cara melihatnya seperti berikut :

1. Buka file OPTIMASI KE -8

2. Pastikan berada pada tampilan Gantt Chart

3. Pastikan anda telah mengaktifkan menu View > Toolbar > Resource

Management

4. Pilih atau klik icon Resource Allocation Vi ew. Perhatikan gambar berikut :

Documents

Praktikum Spm - Desti Fitriati Final Version