Presentasi Laporan Magang Sebay

7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay

1/39

GAMBARAN MANAJEMEN LOGISTIK

BARANG UMUM

DI UNIT PERLENGKAPAN RUMAH

SAKIT HAJI JAKARTATAHUN 2013


2/39

Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar

kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secaraumum. Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melaluiberbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untukkegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmupengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhanpengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-

alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan danbagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat biladibutuhkan.

Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi darimanajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola kegiatan logistik melaluifungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hinggamengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien.

Kegiatan magang ini dilakukan oleh mahasiwa semester VIII PeminatanManajemen Pelayanan Kesehatab Program Studi Kesehatan Masyarakat, FakultasKedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam rangka memenuhikurikulum perkuliahan. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Januari hingga Maret 2012dengan tujuan untuk melihat gambaran kegiatan Manajemen Logistik di Rumah Sakit HajiJakarta.


3/39


4/39

Mengetahui Gambaran kegiatan Manajemen

logistik Barang Umum di Unit Perlengkapan di Rumah

Sakit Haji Jakarta tahun 2013


5/39

1. Mengetahui gambaran umum Rumah Sakit HajiJakarta

2. Memperoleh gambaran perencanaan Unit

Perlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta3. Memperoleh gambaran persiapan pengorganisasian

Unit Perlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta

4. Memperoleh gambaran pelayanan UnitPerlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta

5. Memperoleh gambaran kegiatan pengawasan UnitPerlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta


6/39

Penulis Fakultas RS Haji

Pengalaman,pengetahuan &keterampilan

Jaringan Kerja Sama Jaringan Kerja Sama

Aplikasi teorimanajemen

Masukan kegiatanmagang

Melibatkan mahasiswadalam kegiatan

Memahami kegiatannyata institusi

Peningkatan kualitas &kapasitas pendidikan

Monitoring kegiatan

Pengalaman kerja &Team Work

Referensi


7/39

Rumah Sakit Haji Jakarta yang berlokasi di Jl.

Raya Pondok Gede. Kegiatan dilaksanakan pada

bagian Unit Perlengkapan RS Haji selama 26 hari kerjadengan lama kerja selama 8 jam per hari. Kegiatan

magang dilaksanakan mulai tanggal 28 Januari hingga

5 Maret 2013.


8/39

Pengertian Logistik

Kata Logistik berasal dari bahasa Yunani Kono

yaitu Logistikos()yang berarti terdidik/pandai

dalam memperkirakan/berhitung. Istilah Logistics

atau Logistik itu sendiri lebih diartikan kepadaeksekusidan proses kegiatan


9/39

Manajemen Logistik

Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi (2004)

Manajemen logistic merupakan serangkaian kegiatan

perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan

terhadap kegiatan pengadaan pencatatan,

pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan

penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan

efidiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.


10/39

Barang konsumsi : barang yang dihasilkan

poerusahaan untuk kepaentingan konsumen akhir

Barang Industri : suatu barang yang dihasilkan

perusahaan untuk kepentingan industri


11/39

Manajemen Logistik di Rumah Sakit

Menurut Aditama (2003), manajemen logistik

dalam lingkungan rumah sakit adalah suatu proses

pengolahan secara strategis terhadap pengadaan,

penyimpanan, pendistribusian serta pemantauan

persediaan barang ( stock, material, supplies,

inventory dan lainya ) yang diperlukan bagi produksi

jasa di rumah sakit.


12/39

PERENCANAAN

PENGANGGARAN

PENGADAAN

PENYIMPANAN

PENYALURANPENGHAPUSAN

PENGENDALIAN


13/39

Perencanaan, Perencanaan logistik merupakan dasar

untuk pengarahan dan pengkoordinasian dalam

pembinaan sumber-sumber dan pedoman bagi setiap

tindak logistik, secara umum perencanaan logistik

didasarkan pada :

Pelaksanaan Manajemen Logistik diRumah Sakit


14/39

Pengorganisasian, setiap kegiatan logistik pada dasarnya

merupakan satu sistem atau tatanan yang harus

berorientasi kepada tugas dengan program yang jelas

Pengawasan dan pengendalian, sebagai fungsi organik

pembinaan,yaitu menyelenggarakan usaha, kegiatan dan

pekerjaan untuk menjamin tercapainya tujuan secaraefektif, efisien dan sesuai dengan ketentuan/peraturan

yang berlaku


15/39

Pelaksanaan

Magang

Evaluasi kegiatan

MagangPersiapan

Magang

1. Permohonan surat magang

ke fakultas.

2. Pembuatan proposal

magang.

3. Bimbingan dan Revisi

Rencana Kegiatan magang.

4. Pengajuan Surat Magang ke

Rumah Sakit Haji Jakarta.

5. Menunggu surat izin

magang dari Rumah Sakit

Haji Jakarta.

6. Fiksasi Rencana Kerja

magang.

1. Evaluasi seluruh kegiatan

magang.

2. Persiapan pembuatan laporan

magang.

3. Bimbingan dan konsultasi.

4. Penyusunan laporan magang.

5. Sidang laporan magang.

6. Revisi laporan magang.

1. Perkenalan dengan seluruh staf

Rumah Sakit Haji Jakarta terutama

staf di unit Logistik.

2. Persetujuan jadwal magang denganpihak Rumah Sakit Haji Jakarta.

3. Pengenalan kegiatan rutinitas di unit

Logistik.

4. Mengikuti kegiatan yang ada di unit

Logistik selama kegiatan magang

berlangsung.

5. Observasi kegiatan yg dilakukan staf.

6. Wawancara dengan staff terkait

kegiatan rutinitas kerja.

7. Pengambilan data sekunder yang

dibutuhkan.


16/39

Gambaran Umum Unit PerlengkapanSumber : Pedoman Pelayanan Unit Perlengkapan Rumah Sakit Haji Jakarta 2012

DIREKTUR UTAMA

Wa. Dir. Keuangan

& UMUM

Wa. Dir. Yan & SDM

KOORDINATOR

UNIT

PERLENGKAPAN


17/39

Berdasarkan Pedoman Pelayanan, Unit Perlengkapanmempunyai 2 tugas pokok yaitu:

Pengelola persediaan akan barang Cetakan dan barang

habis pakai (BHP) unit unit yaitu berupa barang alat tulis

kantor (ATK), alat rumah tangga (ART), Paket Pasien, Air

Minum Galon, barang cetakan dan persedian alat

kelistrikan.

Pengelola asset atau inventaris, sistim penomoran yang ada

hingga saat ini masih dalam proses pengerjaan di unit EDP.

Kegiatan Perencanaan Unit Perlengkapan


18/39

Pengajuan Kebutuhan Barang dari User ke Unit Logistik

1. Pengajuan Material Request ( MR ) barang baru kebutuhan user keDirektur Utama untuk ijin prinsip

2. Pemberian ijin prinsip Direktur Utama melalui kepala DirekturKeuangan dan Umum

3. Penyerahan Berkas untuk kemudian dibawa dan ditindaklanjuti kebagian logistik

4. Pembuatan Pesan Order ( PO ) oleh kepala bagian Unit Logistik

5. Quantity barang disesuaikan dengan kebutuhan user dan untukbarang Citto atau habis pakai akan ditambahkan buffer stock

sejumlah 10%6. Penandatanganan oleh Kepala Bidang Logistik

7. Penyerahan berkas ke bagian pengadaan / pembelanjaan

8. Kemudian barulah dialkukan pemesanan ke supplier / rekanan oleh

tim Bagian Pengadaan

Kegiatan Perencanaan Unit Perlengkapan Rumah Sakit


19/39


20/39

Alur Barang Masuk dan Keluar di Gudang Logistik

1. Barang datang dari Supplier diterima melalui staffunit Gudang Logistik

2. Delivery Order ( DO ) disesuaikan dengan PesanOrder ( PO ) baik jumlah kuantiti barang maupunketerangan sesuai yang dipesan.

3. Barang disimpan di Gudang Logistik sesuai dengantata cara penyimpanan barang yang benar

4. Untuk barang inventaris akan dilakukan pendataandan pemberian nomor registrasi inventaris sesuai

nama unit user


21/39

Penyimpanan barang Citto / habis pakai di gudang

1. Barang cetakan, kategori barang cetakan keperluan unit pelayananrumah sakit. Penyusunan diletakkan secara alfabetis dengan sticker

di tiap rak untuk memudahkan penyimpanan.2. Barang ATK, kategori barang barang keperluan kegiatan

administrasi. Barang barang disusun rapih dan untuk barangberukuran kecil dipisah dalam box penyimpanan di sudut Gudang.

3. Barang Rumah Tangga, kategori barang kebutuhan rumah tangga

disusun secara aman dan mudah dijangkau4. Barang IPS, kategori barang keperluan perawatan barang barang

inventaris rumah sakit juga disusun dalam box penyimpanan agartertata dan rapih


22/39

Proses Tata Laksana Penomoran Barang Inventaris

1. Pemberian label/ nomor registrasi barang inventaris2. Pencatatan barang inventaris


23/39

Kegiatan penyimpanan barang di unitperlengkapan memiliki jadwal yang disesuaikan denganjadwal dari supplier memasok barang order dengan

konfirmasi melalui telefonPenomoran barang inventaris masih dengan cara

manual yaitu pendataan nomor regitrasi dan penandaannomor regitrasi di barang inventaris masih secaramanual belum menggunakan barcode


24/39

Distribusi barang dari Unit Logistik ke User dengan cara

1. Untuk Barang habis pakai di gudang logistik tiap bulanya ada yangsudah di Stock berdasarkan Material Request ( MR ) oleh setiap unitdi rumah sakit untuk kemudian siap di distribusikan tiap awal bulan

2. Selain dari MR yang dibuat tiap bulan, kegiatan keluar barang ke userdilakukan harian berdasar permintaan yang dibutuhkan dibantu olehstaff di Gudang Logistik

3. User yang datang dan meminta barang Cito / habis pakai maupun

barang inventaris adalah staf masing masing unit atau bisa jugadibantu oleh tenaga prakarya yang diberi mandat atau perintah

4. Setiap kegiatan distribusi barang akan dicatat dalam buku besarpengambilan barang habis pakai untuk memantau keluar nya barangke tiap unit-unit rumah sakit dari Gudang Logistik

Pelaksanaan Kegiatan UnitPerlengkapan


25/39


26/39

Proses Tata Laksana Pengarsipan/ Pendokumentasian

1. Pembuatan feed back pemakaian/ pengeluaran barang BHP per unittiap bulanya

2. Pembuatan Kartu Inventaris Ruangan (KIR) di setiap unit berisikanketerangan barang dan jumlah

3. Pengarsipan kegiatan Manajerial dalam arsip tahunan

4. Membuat buku daftar inventaris seluruh barang di rumah sakit

5. Melaksanakan Pendataan, Invetarisasi dan proses pemusnahan

barang inventaris rumah sakit


27/39

Ruang yang dipakai untuk penyimpanan gudangbarang menurut penulis kurang luas dan belum ideal. Karnaletak ruangan berada di tengah dan tidak dekat dengan aksesEleveator yang menghubungkan ke unit-unit di Rumah sakit.

Keterbatasan ruangan Gudang penyimpanan baranglogistik menjadikan ruangan tampak penuh dan sedikitruang tersisa untuk berjalan walaupun penyimpanandilakukan sementara.

Fasilitas gudang juga masih seadanya dengan alaslantai dari pelur semen bukan ubin, sehingga terkadangbagian lantai yang rusak mengganggu kegiatan danmenambah debu di ruangan.


28/39


29/39

Proses Tata Laksana Inventarisasi Barang Inventaris

1. Menginventarisasi barang inventaris di ruangan2. Mencocokan dengan daftar/ kartu inventaris

ruangan

3. Menghitung keseluruhan asset yang adaberdasarkan keadaan fisik barang


30/39

1. Persiapan Pelelangan dilakukan Oleh Unit Logistik denganmenyiapkan dokumen barang inventaris yang akan dilelang, nomorbarang barang inventaris yang akan dilelang dicatat untuk didokumentasikan di Sistem Informasi Rumah Sakit sebagai barang

yang akan dihapus

2. Publikasi3. Peserta dikumpulkan dan mendaftar di bagian logistik dan mengisi

formulir yang disediakan

4. Saat kegiatan berlangsung peserta dipersilahkan menaruh hargatertinggi yang ditawarkan untuk dapat memenangkan pelelangan.

5. Pemenang lelang dapat langsung membawa barang barang yangdilelang setelah menadatangani surat berita acara dan membayarsesuai harga yang ditawarkan.

6. Pelaporan kegiatan dibuat dan diserahkan kepada Direktur bagiankeuangan dan Umum


31/39


32/39

Pengawasan kegiatan manajerial di unit

perlengkapan dilakukan dengan membuat laporan,

mengamati dan mencocokan laporan dengan

menyesuaian keterangan barang baik yang ada di

gudang perlengkapan maupun barang inventaris rumahsakit. Laporan yang harus disusun oleh unit

perlengkapan antara lain :

Sumber : Pedoman Pelayanan Unit Perlengkapan Rumah Sakit Haji Jakarta 2012


33/39

Laporan Harian

Laporan Bulanan

No. Kegiatan Laporan Harian Out Put1 Penginputan permintaan Barang

CitoLaporan Feed Back barang cito

keluar2 Penginputan Delivery order barang

datangLaporan penambahan barang

persediaan3 Penginputan penerimaan Faktur/

Berita Acara barang inventaris

Laporan penambahan barang

persediaan

No. Kegiatan Laporan Out Put1 Pelaporan data Print out pemakaian

barang BHPLaporan pemakaian dan

persediaan barang BHP2 Penginputan pemakaian barang

BHPFeed Back pemakaian barang

bulanan cito dan elektif3 Rekapitulasi kebutuhan barang BHP Laporan material request (MR)

kebutuhan barang BHP


34/39

No. Kegiatan Laporan Out Put1 Pelaporan Stock opname barang

persediaan BHP dan inventarisLaporan stock opname tahunan

barang BHP dan inventaris atau

barang persediaan ke akutansi

keuangan2 Pelaporan Stock opname barang

inventarisLaporan keadaan asset barang

inventaris

3 Evaluasi kinerja tahunan unitperlengkapan

Laporan PPI dan laporan kinerja

tahunan.

Laporan Triwulan / Semester

Laporan ini menyediakan informasi barang yang digunakan tiap

unit selama periode bulan tertentu. Laporan ini biasanya dibuatberdasarkan permintaan dari Kepala Bagian saja dan tidak rutindilakukan

Laporan Tahunan


35/39

Simpulan

1. Kegiatan manajerial Logistik Rumah Sakit Haji Jakarta merupakantanggung jawab dari Koordinator Unit Perlengkapan dan kegiatanyasebagai unit penunjang pelayanan di Rumah Sakit

2. Perencanaan pengadaan barang di unit perlengkapan masih kurang,karena belum terjadwalnya kegiatan supply dan proses panjang yangharus dilalui

3. Kegiatan managing barang di unit perlengkapan sudah cukup baik

dan rapih meski dengan keadaan sarana dan fasilitas yang belummaksimal

4. Pelaksanaan kegiatan rutinitas pelayanan ke user berjalan baik dantertib, dalam kegiatanya staff harus melaksanakan kegiatanadministratif dan pelayanan sekaligus dengan pembagian waktu yang

baik


36/39

Simpulan ( cont. )

5. Pengawasan kegiatan unit logistik sudah sangat baik dibuktikandengan Indeks PPI yang baik di tiap tahunya

6. Program kegiatan pengembangan pelayanan masih dilakuakn unitperlengkapan demi peningkatan kualitas pelayanan yang terbaik.Dukungan komputerisasi membantu mempermudah pekerjaan diunit pengadaan

7. Etos kerja yang tinggi dan semangat kekeluargaan baik di dalam unit

logistik maupun ke bagian - bagian yang lain membuat lingkungankerja yang nyaman dan produktif


37/39

Saran

1. Sarana ruangan dan fasilitanya lebih ditingkatkan, terutama luasgudang penyimpanan yang perlu diperluas atau dipindah ke ruanganlain yang lebih mencukupi untuk menyimpan barang dengan tertatadan tetap lapang

2. Perencanaan kegiatan unit perlengkapan harus ditingkatkan denganpenjadwalan kegiatan pemesanan barang dan jadwal masuk supplybarang sehingga kegiatan manajerial lebih teratur

3. Sistem Informasi yang masih harus menyesuaikan dengan kebutuhanoperasi Unit Perlengkapan dan kemudahan dalam penggunaannya

serta keakuratan informasi yang dihasilkan, untuk itu perlu adanyapengembangan Sistem Informasi yang lebih baik lagi kedepanya

4. Penambahan Sumber Daya Manusia di unit perlengkapan untukmengurangi beban kerja dan mengadakan atau mengikutsertakankaryawan dalam kegiatan seminar maupun pelatihan untuk

menambah ilmu dan keahlian staf di unit perlengkapan


38/39

Miranda, S. T., A. W., 2005,Manajemen Logistik dan Supply Chain Management,Jakarta : Harvarindo

Ratih Hendayani, 2011,Mari Berkenalan dengan Manajemen Logistik, Bandung : Afabeta

Willem Siahaya, 2012,Manajemen Pengadaan -Procurement Management, Bandung : Alfabeta

Aditama, 2002,Manajemen Administrasi Rumah Sakit Edisi kedua, Jakarta : Universitas Indonesia (UI-

Press)

Bowersox Donald J.2002.Manajemen Logistik Terpadu.Jakarta :Bumi Aksara

Ariffin Abdurrahman, 1973, Kerangka Pokok Manajemen Umum,Jakarta

Soewarno Handayaningrat, 1981, Pengantar Ilmu Adminitrasi dan Manajemen. Jakarta : Cv Haji Masagung

T. Hani Handoko, 1995,Manajemen Edisikedua.Yogya : BPFE

Bowersox Donald J., 2006,Manajemen Logistik Integrasi Sistem-sistem Manajemen Distribusi Fisik dan

Manajemen Material, alih bahasa Hasyim Ali, Jakarta : Bumi Aksara

Subagya M S, 1994, Manajemen Logistik cetakan keempat, Jakarta : PT Gunung Agung

Tim Penyusun, 2012, Profil Rumah Sakit Haji Jakarta.Jakarta

Tim Penyusun, 2012, Pedoman Pelayanan Unit Kerja Perlengkapan RS Haji Jakarta.Jakarta

Tim Penyusun, 2012, Standar Prosedur Operasional Unit Kerja Perlengkapan RS Haji Jakarta.Jakarta


39/39

Documents

Presentasi Laporan Magang Sebay