Para Peserta Kegiatan Sosialisasi Pembinaan Kepegawian Kantor KementerianAgama Kab. ButonTahun Anggaran 2012Hotel Mira, 14 Juli 2012

Assalamualaikum Warahmatullahi WabarakatuhSelamat Siang dan Salam Sejahtera buat kita semua

*

Drs. MUKHTAR

Pkt/Gol : Pembin, IV/aJabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kantor Kemenag Kab. Buton

DASAR HUKUM

Keputusan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Kementarian Agama;Keputusan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010 tentang Arsip Dinamis Di Lingkungan Kementerian Agama.

ASPEK TATA PERSURATAN

Membaca dan memahami tentang aturan di bidang tata persuratan.Menganalisa kesalahan dalam tata persuratan.Melaksanakan tata persuratan sesuai dengan kebutuhan yang berlaku.Mengarsip surat-surat sesuai dengan tata arsip.Melaporkan hasil penataan surat.

PENGERTIAN SURAT Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Menggunakan format yang sesuai. Tidak terlalu panjang dan menjelaskan tujuan penulisan surat. Memakai bahasa yang jelas dan benar.Syarat surat

SYARAT BAGI PENULIS SURAT

MENGUASAI MATERI. MENGUASAI BAHASA. MENGUASAI POLA FIKIR DAN PERASAAN PENERIMA.MEMPUNYAI PENGETAHUAN MENGENAI POSISI DALAM HUBUNGAN KERJA ANTARA PENULIS DAN PEMBACA.MEMPUNYAI PENGETAHUAN TENTANG TEKNIK KORESPONDEN.

JENIS SURATSURAT STATUTER- Peraturan Menteri Agama - Keputusan Menteri Agama - Instruksi Menteri Agama - Surat Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi - Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi SURAT NON STATUTER- Surat Dinas - Telegram- Nota Dinas- Telephone- Edaran- Faximile- Laporan- E-Mail- Undangan- Website, dll- Memo - Surat Pengantar

Ketatalaksanaan merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di lingkungan Kementerian Agama.Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas (tata surat, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.Disusunnya Pedoman Tata Naskah Dinas

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata surat, perubahan, pencabutan, dan pembatalan produk hukum, serta ralat.Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh satuan organisasi/kerja di lingkungan Kementerian Agama telah diatur dalam Peraturan Menteri Agama Nomor 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama.Disusunnya Pedoman Tata Naskah Dinas

Dengan adanya Peraturan Menteri Negara Pendayagunan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, ketentuan dalam Tata Persuratan Dinas tersebut perlu disesuaikan.Sehubungan dengan hal tersebut, Tata Persuratan Dinas yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 perlu disempurnakan. Disusunnya Pedoman Tata Naskah Dinas

Tercapainya kesamaan pengertian dan penafsiran penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Agama;Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian;Tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;Berkurangnya tumpang-tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah.

ASASAsas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas:

Pengertian Umum

Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Pengertian Umum

Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung Garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan.Logo Kementerian Agama adalah gambar dan huruf sebagai identitas Kementerian Agama yang dituangkan dalam bentuk segi lima.

Pengertian Umum

Cap Dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/ atau instansi, digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, dibubuhkan pada ruang tanda tangan. Kop Naskah Dinas adalah bagian atas kepala surat yang terdiri dari: logo Kementerian Agama, nama dan alamat instansi yang meliputi nama jalan, nomor, kode pos, nomor telepon, faksimili, e-mail, dan website.

RUANG LINGKUPJenis naskah dinas, terdiri dari naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, telaahan staf, formulir, naskah dinas lainnya, dan naskah dinas elektronis.Penyusunan naskah dinas, terdiri dari persyaratan penyusunan, nama instansi/jabatan pada kepala naskah dinas, penomoran dan pengodean naskah dinas, pola penomoran naskah dinas korespendensi dan naskah dinas khusus, penomoran surat dinas, penomoran memorandum/nota dinas, nomor halaman, ketentuan jarak spasi, penggunaan huruf, kata penyambung, lampiran, nomor salinan surat, daftar distribusi, rujukan, ruang tanda tangan, penentuan batas/ruang tepi, penggunaan bahasa, dan ketentuan lain-lain.

RUANG LINGKUPTata surat dinas yang meliputi pengertian, ketentuan penyusunan surat dinas, ketentuan surat menyurat, media/sarana surat menyurat, susunan surat, penanganan surat masuk, penanganan surat keluar, penggunaan singkatan dan akronim, perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas.Memuat penelitian, persetujuan dan verbal serta validasi naskah dinas arahan yang meliputi penelitian konsep naskah dinas arahan, persetujuan dan verbal konsep dan bukti validasi naskah.penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas yang meliputi penggunaan lambang negara, penggunaan logo, penggunaan lambang negara logo dalam kerjasama, dan penggunaan cap jabatan dan cap dinas.

A. NASKAH DINAS ARAHAN

1.Naskah Dinas Pengaturana. Peraturanb. Pedomanc. Petunjuk Pelaksanaand. Instruksie. Prosedur Tetap/Standar Operasional Prosedurf. Surat Edaran2.Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)3.Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/ Surat Tugas)

a. Peraturan Bersifat mengatur, memuat kebijakan pokok, bersifat umum, berlaku untuk seluruh satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Agama serta merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya.Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani peraturan adalah Menteri Agama atau Pejabat Eselon I atas nama Menteri.1. Naskah Dinas Pengaturan

Peraturan Format mengacu pada UU No. 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan.Dilakukan pengabsahan (otentifikasi) sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah. 1. Naskah Dinas PengaturanContoh 1 Format Peraturan

b. Pedoman Memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Kementerian Agama yang perlu dijabarkan lebih lanjut ke dalam bentuk operasional/teknis, dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik Kementerian Agama.

Pengabsahannya ditetapkan dengan Peraturan/Keputusan Menteri Agama.

Contoh 2 Format Pedoman

Petunjuk Pelaksanaan

Adalah naskah dinas yang pengaturannya memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.

Pengabsahannya ditetapkan dan ditandatangani oleh pejabat pimpinan tertinggi Kementerian Agama di lingkungan pusat dan daerah.Contoh 3 Format Juklak

*d. Instruksi

Memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundang-undangan.

Pejabat yang berwenang menandatangani Instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi Kementerian Agama pusat dan daerah.

Contoh 4 Format Instruksi

*e. Prosedur Tetap (Standar Operasional Prosedur)

Memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Prosedur Tetap adalah pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.Contoh 5 Format Prosedur Tetap

*f. Surat Edaran

Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

Pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani Surat Edaran adalah Menteri Agama, atau dapat dilimpahkan kepada Sekretaris Jenderal, atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Surat Edaran.

Contoh 6 Format Surat Edaran

KEPUTUSANMemuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatanDigunakan untuk: menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/keanggotaan/ material/peristiwa; menetapkan/mengubah/membubarkan suatu badan kepanitiaan/ tim; menetapkan pelimpahan wewenang.2. Naskah Dinas Penetapan

KEPUTUSANPejabat yang berwenang menetapkan dan menanda-tangani Keputusan adalah pimpinan tertinggi pada setiap instansi pemerintah, atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.

2. Naskah Dinas PenetapanCONTOH 7 FORMAT KEPUTUSAN

3. Naskah Dinas Penugasan Surat Perintah/Surat Tugas

Naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukanPejabat yang berwenang menandatangani Surat Perintah/Surat Tugas adalah atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnyaCONTOH 8 FORMAT SURAT PERINTAH & SURAT TUGAS

B. NASKAH DINAS KORESPONDENSINaskah Dinas Korespondensi Intern

Nota Dinas

Memorandum

Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas)

Surat Undangan

1. Naskah Dinas Korespondensi Interna. Nota Dinas

Naskah dinas intern, guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain

Memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju

Pejabat yang berwenang menandatangani Nota Dinas adalah seluruh pejabat dalam satu lingkungan instansi/satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Contoh 9 Format Nota Dinas

b. Memorandum

Naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.

Pejabat yang berwenang menandatangani Memorandum adalah seluruh pejabat dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Contoh 10 Format Memorandum

Surat Dinas Naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutanPejabat yang berwenang dan menandatangani surat dinas adalah seluruh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.2. Naskah Dinas Korespondensi EksternContoh 11 Format Surat Dinas

Surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

Pejabat yang berwenang mengundang adalah pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.3. Surat UndanganContoh 12 Format Surat Undangan

C. NASKAH DINAS KHUSUS

1.Surat Perjanjian2.Surat Kuasa3.Berita Acara4.Surat Keterangan5.Surat Pengantar6.Pengumuman

1. Surat PerjanjianNaskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. a. Perjanjian Dalam Negeridilakukan antarinstansi pemerintah di dalam negeri baik di pusat maupun di daerahdibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya

1. Surat Perjanjianb. Perjanjian Internasional

dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya, setelah mendapat Surat Kuasa dari Menteri Luar Negeri.

2. Surat Kuasa

Berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/ kelompok orang/ perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

Pejabat yang berwenang memberikan kuasa adalah pimpinan tertinggi instansi pemerintah.Contoh 14 Format Surat Kuasa

3. Berita Acara

Berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.

Dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.Contoh 15 Format Berita Acara

4. Surat Keterangan

Berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

Dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Contoh 16 Format Surat Keterangan

5. Surat Pengantar

Digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah.

Dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Contoh 17 Format Surat Pengantar

*6. PengumumanMemuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.

Dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.

Contoh 18 Format Pengumuman

D. LAPORAN

Memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/ kejadian.

Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.Contoh 19 Format Laporan

E. TELAAHAN STAFBentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

Telaahan Staf ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.Contoh 20 Format Telaahan Staf

F. FORMULIRBentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi.

Dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. Contoh 21 Format Formulir

G. NASKAH DINAS LAINNYASurat Perintah Perjalanan DinasAdalah surat perintah kepada Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap untuk melaksanakan perjalanan dinas.Substantif pengaturan berkenaan dengan SPPD ditetapkan tersendiri dalam peraturan perundang-undangan mengenai perjalanan dinas jabatan dalam negeri bagi pejabat negara, pegawai negeri, dan pegawai tidak tetap.

Contoh 22 Format SPPD

Naskah Serah Terima Jabatan Adalah naskah yang digunakan pada saat pelaksanaan pergantian jabatan yang ditandatangani oleh pihak yang menerima dan menyerahkan jabatan dengan disaksikan oleh pejabat di atasnya yang memiliki kedudukan lebih tinggi.Naskah serah terima jabatan ditandatangani pada saat pelaksanaan pelantikan atau serah terima jabatan dari pejabat lama kepada pejabat baru.Contoh 23 Format Sertijab

H. NASKAH DINAS ELEKTRONISBentuk komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis atau terekam dalam multimedia elektronis.Meliputi surat-menyurat elektronis, arsip dan dokumentasi elektronis, transaksi elektronis, dan naskah dinas elektronis lainnya.

H. NASKAH DINAS ELEKTRONISDiatur dalam pedoman tersendiri, mengacu pada: Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, Keputusan MENPAN No. 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah, Keputusan MENPAN No. 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronis di Lingkungan Instansi Pemerintah.

A. Persyaratan PenyusunanKetelitian KejelasanSingkat dan PadatLogis dan MeyakinkanPembakuanB. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah DinasKepala Naskah Dinas dengan Nama Jabatan.Kepala Naskah Dinas Instansi/Unit Organisasi.Contoh 24 Format Kepala ND

C. Pengodean dan Penomoran Naskah DinasPengodean Naskah Dinas di lingkungan Kementerian AgamaSelain dapat digunakan sebagai sarana untuk mengidentifikasi naskah dinas, diharapkan mampu memberikan kemudahan bagi unit organisasi di lingkungan Kementerian Agama dalam mengelola Tata Naskah Dinas, sehingga dapat memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi.

Kode Naskah Dinas di lingkungan Kementerian AgamaNaskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan. ND Kebijakan Pokok.docxNaskah Dinas yang bersifat internal dan eksternal. ND Internal dan Eksternal.docxNaskah dinas yang bersifat khusus. ND Bersifat Khusus.docx

3.Nomor Naskah Dinas Arahan dan Penetapan yang Ditandatangani oleh Menteri AgamaPeraturan, Keputusan, Instruksi, Standar Operasional Prosedur, dan Surat Edaran.Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan. Surat Perintah/Surat Tugas

Contoh penomoran Peraturan:

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIANOMOR 168 TAHUN 2010TENTANGPEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDURDI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMAa. Peraturan, Keputusan, Instruksi, Standar Operasional Prosedur, dan Surat Edaran.

Contoh penomoran Keputusan:

KEPUTUSAN MENTERI AGAMAREPUBLIK INDONESIANOMOR 118 TAHUN 2010TENTANGPROGRAM PERCEPATAN MELALUIPENYELENGGARAAN LAYANAN UNGGULANDI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Contoh penomoran Instruksi:

INSTRUKSI ........... NOMOR ... TAHUN ...TENTANG........................

Contoh penomoran Standar Operasional Prosedur:

STANDAR OPERASIONAL PROSEDURNOMOR ... TAHUN ...TENTANG.................................................................................................................

Contoh penomoran Surat Edaran:

SURAT EDARAN NOMOR ....TAHUN ......TENTANG.......................................................

Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan merupakan lampiran dari Peraturan.Penomorannya sama dengan nomor Peraturan yang mengantarkannya. Penomoran dituangkan dalam lembar pemisah, yang terletak di antara Peraturan dan Lampiran Peraturan yang berupa Pedoman/Petunjuk Pelaksanaan.b. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan

Contoh penomoran Pedoman:

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI AGAMAREPUBLIK INDONESIANOMOR ... TAHUN ...TENTANGPEDOMAN ...........................................

Contoh penomoran Petunjuk Pelaksanaan:

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI AGAMAREPUBLIK INDONESIANOMOR ... TAHUN ...TENTANGPETUNJUK PELAKSANAAN ..

c. Surat Perintah/Surat Tugas Susunan:nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim) kode jabatan penandatanganbulan (ditulis dalam dua digit)tahun terbitSURAT PERINTAHNOMOR 09/MA/07/2011

09:Nomor urut Surat Perintah dalam satu tahun takwim/ kalenderMA:Kode jabatan Menteri Agama02:Bulan Ke-7 (Juli) 2010:Tahun 2011

SURAT TUGASNOMOR 08/MA/11/2011

08:Nomor urut Surat Perintah dalam satu tahun takwim/ kalenderMA:Kode jabatan Menteri Agama11:Bulan Ke-11 (November) 2011:Tahun 2011

Naskah dinas arahan dan penetapan Menteri Agama yang ditanda tangani oleh Eselon I atas nama Menteri Agama, hanya surat keputusanNaskah dinas arahan yang ditandatangani Kepala Kanwil, Rektor UIN/IAIN/IHDN, Ketua (STAIN, STAKN, STAHN, dan STABN), adalah hanya Surat Edaran dan Standar Operasional Prosedur/SOP

D. POLA PENOMORAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI DAN NASKAH DINAS KHUSUSPola penomoran naskah dinas korespondensi (nota dinas, memorandum, surat dinas, undangan) dan naskah dinas khusus (surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar dan pengumuman) yang ditandatangani oleh:

D. POLA PENOMORAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI DAN NASKAH DINAS KHUSUSTerdiri darikode derajat pengamanan Naskah Dinas yang bersifat Sangat Rahasia;nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode nama jabatan (MA);kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Januari (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:SR-15/MA/KKA/01/20111. Menteri Agama

2. Unit Organisasi Eselon I Kementerian Agama PusatTerdiri darikode derajat pengamanan Naskah Dinas yang bersifat Rahasia;nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode unit Eselon I (SJ);kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Februari (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:R12/SJ/KKA/02/2011

3. Unit Organisasi Eselon II Kementerian Agama PusatTerdiri darikode derajat pengamanan Naskah Dinas yang bersifat Biasa;nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode unit Eselon I (SJ);kode unit Eselon II (Biro Ortala);kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Maret (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-123/SJ/B.IV/KKA/03/2011

4. Unit Organisasi Eselon III Kementerian Agama PusatTerdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Undangan);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode unit Eselon I (SJ);kode unit Eselon II (Biro Ortala);kode unit Eselon III (Unit Bagian II);kode klasifikasi arsip (KKA);bulan April (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:UND-123/SJ/B.IV/2/KKA/04/2011

5. Kantor Wilayah Kementerian Agama ProvinsiTerdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Kantor Wilayah Kementerian Agama;kode nomor urut Kanwil Kemenag Provinsi;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Mei (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B333/Kw.01/KKA/05/2011

6. Universitas Islam Negeri (UIN)Terdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Universitas Islam Negeri;kode nomor urut Universitas Islam Negeri;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Agustus (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-66/Un.03/KKA/08/2011

6. Universitas Islam Negeri (UIN)Terdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Universitas Islam Negeri;kode nomor urut Universitas Islam Negeri;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Agustus (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-66/Un.03/KKA/08/2011

7. Institut Agama Islam Negeri (IAIN)Terdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Keterangan);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode IAIN;kode nomor urut IAIN Sunan Ampel;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Juni (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:KET-55/In.02/KKA/06/2011

8. Institut Hindu Dharma Negeri (IHDN)Terdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Institut Hindu Dharma Negeri;kode nomor urut IHDN Denpasar;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Juli (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-75/Ihn.01/KKA/07/2011

9. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)Terdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri;kode nomor urut STAIN Batusangkar;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan September (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-99/Sti.02/KKA/09/2011

10. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKN)Terdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri;kode nomor urut STAKN Tarutung;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Oktober (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-77/Stk.01/KKA/10/2011

11. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN)Terdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri;kode nomor urut STAHN Gde Puja Mataram;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan November (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B- 45/Sth.01/KKA/11/2011

12. Sekolah Tinggi Agama Buddha Negeri (STABN)Terdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Sekolah Tinggi Agama Buddha Negeri;kode nomor urut STAHN Tangerang;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Desember (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-25/Stb.01/KKA/12/2011

13. Balai Pendidikan dan Pelatihan KeagamaanTerdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan;kode nomor urut Balai Diklat Keagamaan Medan;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Januari (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-33/Bdl.01/KKA/01/2011

14. Balai Penelitian dan Pengembangan AgamaTerdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Balai Penelitian dan Pengembangan Agama;kode nomor urut Balitbang Agama Jakarta;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Februari (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-45/Blt.01/KKA/02/2011

15. Kantor Kementerian Agama Kabupaten/KotaTerdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode Kantor Kementerian Agama Kab/Kota;Nomor Urut Kanwil Kemenag Prov. Aceh;Nomor Urut Kantor Kemenag Kab. Pidie;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Maret (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-95/Kd.01.01/KKA/03/2011

16. Kantor Urusan Agama KecamatanTerdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode indeks Kantor Urusan Agama Kecamatan;kode Nomor urut Kanwil Kemenag Prov. Jatim;kode Nomor Urut Kankemenag Kab. Ponorogo;kode KUA Kecamatan (Kec. Jetis);kode klasifikasi arsip (KKA);bulan April (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-45/Kk.13.02.03/KKA/04/2011

a. Madrasah Ibtidaiyah NegeriTerdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode indeks Madrasah Ibtidaiyah Negeri;nomor urut Kanwil Kemenag Prov. DKI;nomor urut MIN di Wilayah Provinsi tersebut;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Mei (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-66/Mi.09. .../KKA/05/201117. Madrasah

b. Madrasah Tsanawiyah Negeri Terdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode indeks Madrasah Tsanawiyah Negeri;nomor urut Kanwil Kemenag Prov. DKI;nomor urut MTsN di Wilayah Provinsi tersebut;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Juni (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-77/Mts.01. .../KKA/06/2011

c. Madrasah Aliyah NegeriTerdiri darikode jenis naskah dinas (Surat Biasa);nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);kode indeks Madrasah Aliyah Negeri;nomor urut Kanwil Kemenag Prov. DKI;nomor urut MAN di Wilayah Provinsi tersebut;kode klasifikasi arsip (KKA);bulan Juni (ditulis dalam dua digit);tahun terbit (2011).Contoh:B-88/Ma.01. .../KKA/06/2011

E. PENOMORAN SURAT DINASDalam rangka pemanfaatan IT dan elektronisasi persuratan, maka pemberian nomor kode surat mengutamakan indeksasi angka arab, sehingga mudah diimplementasikan dalam aplikasi sistem komputerisasi persuratan. Penomoran surat kode jabatan dibatasi pada tingkat eselon tiga saja. Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Menteri Agama. Contoh: R-123/MA/KKA/07/2011Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat di Bawah Menteri/ Pimpinan Instansi. Contoh: B-235/SJ/KKA/07/2011Kode Unit Organisasi dalam Penomoran Surat Dinas di Lingkungan Kementerian Agama.

F. PENOMORAN MEMORANDUMMemorandum bersifat internal, dengan susunan penomorannya sebagai berikut:nomor memorandom (nomor urut dalam satu tahun takwim); kode jabatan penandatangan;kode klasifikasi arsip;bulan (ditulis dalam dua digit);tahun terbit. Contoh: 124/SJ/B.IV/KKA/07/2011

G. NOMOR HALAMANNomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman

H. NOMOR HALAMANDalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan menyeimbangkan banyaknya isi naskah dinas.Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi.Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi.Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.

I. PENGGUNAAN HURUFNaskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12.Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu halaman).J. KATA PENYAMBUNGmedia -2-media elektronik dst.

K. LAMPIRANJika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka RomawiUntuk naskah dinas arahan, format lampiran merupakan bagian dari lembar pemisah antara naskah dinas arahan dimaksud dengan lampirannya.Untuk naskah dinas selain naskah arahan (misal surat dinas, surat undangan, surat tugas, dan lain-lain), format lampiran merupakan bagian yang menyatu yang terletak pada pojok kanan atas kertas halaman pertama. Contoh

L. NOMOR SALINAN SURATPenomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut.Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia/rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman pertama.Lambang Negara Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan (salinan tunggal).Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran.Contoh

M. DAFTAR DISTRIBUSIAdalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Daftar Distribusi adalah sebagai berikut:Kelompok Pertama, yaitu pejabat yang langsung berada di bawah pimpinan instansi yang bersangkutan;Kelompok Kedua, yaitu pejabat pada Kelompok Pertama ditambah dengan pejabat pada urutan eselon berikutnya; Kelompok Ketiga, yaitu pejabat pada Kelompok Pertama dan Kelompok Kedua ditambah pejabat lain sesuai dengan keperluan.

N. RUJUKANAdalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut:Naskah yang berbentuk Keputusan dan Instruksi, rujukannya ditulis di dalam konsiderans mengingat. Naskah yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Petunjuk Pelaksanaan, Surat Edaran, dan Pengumuman rujukannya ditulis di dalam konsiderans dasar.Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.

N. RUJUKANKata rujukan ditulis pada bagian akhir naskah berikut acuan yang digunakan. Jika rujukan yang digunakan cukup banyak, daftar rujukan dicantumkan pada bagian akhir sebagai lampiran dan ditulis rujukan terlampir.Rujukan yang digunakan lebih dari satu harus dinyatakan secara jelas dengan menggunakan nomor urut, diikuti dengan penulisan judulnya.Naskah rujukan tidak harus disertakan pada naskah yang bersangkutan.

O. RUANG TANDA TANGANAdalah tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (misalnya, Menteri, Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Sekretaris Direktur Jenderal, dan Kepala Biro) yang dirangkaikan dengan nama instansi/unit organisasi yang dipimpin.Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir.Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali pada formulir ukuran kecil; misalnya kartu dan identitas instansi.Nama jabatan yang diletakkan pada baris kedua dan ketiga (setelah a.n. dan u.b.) boleh disingkat; misalnya Dirjen Pendis, Karo Ortala, dan Direktur Urais, dan seterusnya.

Nama jabatan pada naskah dinas yang bersifat mengatur ditulis dengan huruf kapital dan nama jabatan pada naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital.Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat spasi.Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur, ditulis dengan huruf kapital, dan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital.Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah lebih kurang 3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.Contoh

P. PENENTUAN BATAS/RUANG TEPIDemi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong.ruang tepi atasapabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas.ruang tepi bawahsekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas.

Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.ruang tepi kirisekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalam ordner/snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas tersebut.d.ruang tepi kanansekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.

Q. PENGGUNAAN BAHASABahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.

Q. PENGGUNAAN BAHASAEjaan yang digunakan di dalam naskah adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975 dan telah disempurnakan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0543a/U/1987 tanggal 9 September 1987 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan dan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0389/U/1988 tanggal 11 Agustus 1988 tentang Penyempurnaan Pedoman Umum Pembentukan Istilah.

R. KETENTUAN LAIN-LAINFormat naskah dinas untuk pejabat di lingkungan Kementerian Agama yang merupakan bukan pejabat negara dan sesuai dengan kewenangannya dalam penggunaan jenis-jenis naskah dinas sebagaimana tercantum dalam Pedoman Naskah Dinas ini diatur lebih lanjut dengan Keputusan Menteri Agama tersendiri.

DAFTAR ISI TATA SURAT DINAS:PengertianKetentuan Penyusunan Surat DinasKetentuan Surat-MenyuratMedia/Sarana Surat-MenyuratSusunan SuratPenanganan Surat MasukPenanganan Surat KeluarPenggunaan Singkatan dan AkronimPerubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas

A. PengertianTata Surat Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum administrasi pemerintahan dan pembangunan.

B.Ketentuan Penyusunan Surat DinasPenyelenggaraan urusan kedinasan dilaksanakan secara cermat dan telitiKoordinasi antar pejabat dilakukan mulai tahap penyusunan draf sampai konsep final. Tata cara dan prosedur surat menyurat menggunakan sarana komunikasi resmi.Jawaban terhadap Surat yang MasukInstansi pengirim harus segera menginformasikan kepada penerima surat.Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.

Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengiriman surat yang berlaku di instansi masing-masing dan segera dikirim setelah ditandatangani.Salinan surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam tembusan. Salinan surat dibuat terbatas untuk:salinan tembusan;salinan laporan; dansalinan untuk arsip.

Tingkat KeamananSangat Rahasia (SR)Tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, maka akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.Rahasia (R)Tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara.Apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, maka akan merugikan negara.

Tingkat Keamanan Biasa (B)Tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir 1) dan 2) Namun itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

Kecepatan PenyampaianAmat Segera/ Kilat adalah surat dinas yang harus diselesaikan/ dikirim/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/ dikirim/ disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/ dikirim/ disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/ kurir.

C. Ketentuan Surat-MenyuratKomunikasi LangsungSurat Dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat formal). Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi, tetapi dicantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan.

C. Ketentuan Surat-MenyuratAlur Surat-MenyuratAlur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian. Surat-menyurat yang bersifat operasional teknis diatur lebih lanjut oleh masing-masing instansi.Alur surat-menyurat yang bermuatan kebijakan/ keputusan/ arahan pimpinan harus menggunakan jalur sesuai dengan garis hierarki kepemimpinan/ eselon.

Kewenangan PenandatangananKewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas keluar Kementerian Agama yang bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan berada pada Menteri Agama.Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan dapat diserahkan/ dilimpahkan kepada pimpinan organisasi yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.

Penyerahan/ pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat kepala/ pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:Sekretaris Jenderal dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat dinas tentang supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh organisasi lini di lingkungan Kementerian Agama.

(2) Pimpinan organisasi lini dan perguruan tinggi di lingkungan Kementerian Agama dapat memperoleh penyerahan/ pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.

MATRIKS KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

RujukanDalam hal surat dinas memerlukan rujukan.Cara menulis rujukan:(1)Rujukan berupa naskah dinas arahan (peraturan, keputusan, dan lain-lain)Penulisan rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: yaitu jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas (ditulis lengkap, misalnya PMA Nomor ... Tahun 2011), tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas.

(2) Rujukan berupa surat dinas lainnyaPenulisan rujukan berupa surat dinas mencakupi informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan yaitu, jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat (ditulis lengkap, misalnya nomor: R-12/SJ/KKA/02/2011), tanggal penandatanganan surat, dan hal (dikutip sama dengan surat aslinya).(3)Rujukan berupa surat dinas elektronis Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronis (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronis) diatur tersendiri.

(4)Rujukan surat kepada instansi nonpemerintahRujukan harus dicantumkan pada surat dinas yang ditujukan kepada instansi nonpemerintah.Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang ditujukan kepada instansi nonpemerintah.

DisposisiDisposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat atau penyelesaian surat, yang ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli.Contoh format disposisi

Penanganan Surat dengan Tingkat Keamanan TertentuSurat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika Surat Dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.

D. Media/Sarana Surat-MenyuratMedia/sarana surat-menyurat adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas), Kertas SuratSampul Surat

Kertas SuratPenggunaan KertasKertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 80 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen pelaporan.Penggunaan kertas HVS di atas 80 gram atau jenis lain hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama.Surat berlambang negara dan/atau logo instansi dicetak di atas kertas 80 gram.

Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8 x 11 inci). Di samping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran berikut:A3 kuarto ganda (297 x 420 mm);A5 setengah kuarto (210 x 148 mm);Folio (210 x 330 mm);Folio ganda (420 x 330 mm).

STANDAR UKURAN KERTAS DAN PENJELASANNY

Warna dan Kualitas KertasSurat Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (white bond).Salinan Surat Dinas menggunakan kertas yang berkualitas biasa. Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag/manifold/tissue.Apabila digunakan mesin ketik elektronis atau komputer, agar lebih efisien, tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin fotokopi.Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen, serendah-rendahnya, harus menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) 7.

Sampul SuratSampul Surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan instansi, diatur sesuai dengan keperluan instansi masing-masing dengan mempertimbangkan efisiensi.UkuranUkuran sampul yang digunakan didasarkan Keputusan Direktur Jenderal Pos dan Telekomunikasi Nomor 43/DIRJEN/1987 tentang Penetapan Standar Kertas Sampul Surat dan Bentuk Sampul Surat sebagai berikut:

Pada umumnya, untuk Surat Dinas pada kertas ukuran A4 (kuarto) atau folio dan ukuran A5 atau setengah folio digunakan sampul Nomor 6 (105 mm x 227 mm). Untuk Surat Dinas yang mempunyai lampiran cukup tebal, atau surat pengantar yang disertai Naskah Dinas tebal seperti keputusan atau pedoman yang berupa buku dan tidak dapat dilipat, digunakan sampul yang ukurannya sedemikian rupa sehingga setelah dimasukkan ke dalam sampul pada setiap sisinya terdapat ruang maksimal inci. Untuk menentukan ukuran minimum sampul yang tepat bagi Surat Dinas yang cukup tebal dan tidak dapat dilipat, dapat digunakan rumus sebagai berikut.Panjang sampul = panjang surat/naskah + " + tebal surat/naskahLebar sampul = lebar surat/naskah + " + tebal surat/naskah

Warna dan KualitasSampul Surat Dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan.Penulisan Alamat Pengirim dan TujuanPada Sampul Surat selalu harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan pada bagian kanan atas sampul dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang tertulis atau tercetak pada kepala surat, yaitu lambang negara/logo instansi, nama instansi/jabatan, dan alamat instansi. Alamat tujuan ditulis sama seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, alinea pertama alamat tujuan yang dimulai pada baris di bawah bagian tengah sampul.

Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam SampulSurat yang sudah diketik rapi akan kehilangan penampilannya yang menarik jika cara melipat dan memasukkannya ke dalam sampul kurang cermat dan tidak hati-hati. Surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut. Sebelum kertas surat dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Cara melipat surat yang akan dimasukkan ke dalam sampul surat dinas adalah sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat. Pada sampul yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela sampul.

FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT

Susunan SuratKop SuratKop Surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut:Kop Surat Nama JabatanKop Surat Nama Jabatan adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan tertentu. Kertas dengan Kop Surat Nama Jabatan hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat negara.

Kop Surat Nama Jabatan terdiri atas Lambang Negara di tengah dan Nama Jabatan yang ditulis paling banyak tiga baris (apabila nama jabatan terlalu panjang digunakan singkatan atau akronim tanpa mengorbankan kejelasan). Perbandingan ukuran Lambang Negara dan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.

Kop Surat Nama InstansiKop Surat Nama Instansi menunjukkan nama dan alamat instansi pemerintah di lingkungan kementerian negara, lembaga pemerintah nonkementerian, sekretariat lembaga negara, provinsi, dan kabupaten/kota. Kertas dengan kop surat dimaksud digunakan untuk kemudahan semua surat.Kop Surat Nama Instansi menggunakan logo diletakkan di kiri atas, dan nama instansi tersebut ditulis sebanyak-banyaknya tiga baris; logo ditulis setingkat lebih tinggi (serasi) di atas nama instansi pembuat surat.

Surat yang ditandatangani oleh pejabat pada tataran kepemimpinan adalah surat jenis nota dinas, memorandum, dan surat pengantar; surat dari instansi yang tidak mempunyai logo instansi tidak perlu mencantumkan logo instansi pada kop surat. Namun, seyogianya setiap instansi memiliki logo.Pada surat yang berbentuk formulir, kepala surat yang dicetak, diketik, dicap, atau ditulis tangan hanya digunakan pada halaman pertama surat dan dituliskan pada baris kelima dari tepi atas kertas.Surat yang mempunyai Kop Surat Nama Instansi ditandatangani oleh pimpinan instansi yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk oleh kepala instansi yang bersangkutan.

Tanggal SuratTanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:tanggal ditulis dengan angka Arab;bulan ditulis dengan huruf lengkap; tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.

Hal SuratHal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut.menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat yang terdiri atas lebih dari satu halaman; memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau pemberkasan dan penyimpanan surat.

Alamat SuratSurat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju. Surat Dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas yang tidak individual, misalnya kantor, departemen, kementerian, dan instansi.

Alamat SuratSurat Dinas yang ditujukan kepada pejabat pemerintah/pejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut:nama jabatan;jalan;kota;kode pos.

Penggunaan Untuk Perhatian (u.p.)Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk perhatian) digunakan untuk keperluan berikut:untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi pemerintah;untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat kepada pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat;

untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak harus menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.

Paragraf SuratParagraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman penerima, memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.Penggunaan SpasiIsi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5--2 spasi di antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antar barisnya adalah dua spasi. Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu + 6 ketuk atau spasi.

Garis Kewenangan, Penandatanganan, dan LampiranPenggunaan Garis KewenanganPimpinan organisasi instansi pemerintah bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau instansinya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.

PenandatangananAtas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Pejabat penandatangan surat dinas bertanggung jawab atas isi surat dinas kepada penanggung jawab, tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang memberikan kuasa.

contoh

Susunan Penandatanganan Atas Nama (a.n.) Pejabat LainNama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital, didahului dengan singkatan a.n.

Nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas dapat ditulis singkatannya dengan huruf awal kapital.

Jika naskah dinas ditetapkan untuk beliau, singkatan u.b. dituliskan di bawah (di tengah-tengah) nama jabatan pejabat yang menandatangani, dalam huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. Dalam susunan ini pemakaian singkatan nama jabatan hanya pada nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas.Kata tanda tangan dituliskan.Nama pejabat penanda tangan naskah dinas ditulis dengan huruf awal kapital.Cap jabatan/instansi disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.

Pelaksana Tugas (Plt.) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt.) adalah sebagai berikut.Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.

Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan.

Pelaksana Harian (Plh.)Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (Plh.) adalah sebagai berikut.Pelaksana harian (Plh.) dipergunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.

Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.

Warna TintaTinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua. Tinta berwarna merah hanya digunakan untuk penulisan tingkat keamanan surat Rahasia atau Sangat Rahasia. Penggunaan warna tinta cap dinas berwarna ungu.

:

Penanganan Surat MasukSurat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. Jika surat masuk disampaikan langsung kepada pejabat yang membidangi urusannya, pejabat tersebut berkewajiban memberi tahu kepada pihak sekretariat atau pejabat yang diberi wewenang melaksanakan penerimaan surat tersebut. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut:PenerimaanSurat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dipilah, dipilih dan dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, dan B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Kilat, Sangat Segera, Segera, dan Biasa). Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya.

PencatatanSurat masuk yang diterima dari petugas penerimaan dicatat dan lembar kontrol atau tanda penerimaannya ditandatangani. Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaiannya.Catatan dilaksanakan pada buku agenda menurut tingkat keamanan-nya. Pencatatan dilakukan pula pada Lembar Disposisi dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan.Pencatatan Surat Dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu yang mendapatkan kewenangan dari pimpinan instansi.

Pencatatan Surat Dinas yang mempunyai tingkat keamanan K dan B dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan kesekretariatan. Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Jika surat masuk banyak sehingga diperlukan pencatat lebih dari satu orang, pencatatan dilakukan dengan pemberian kode tertentu sehingga semua surat masuk dapat dicatat dengan cepat.Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

PenilaianKegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudah mulai dilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada waktu menilai sementara apakah surat masuk termasuk yang harus diberkaskan. Penilaian sementara ini dilakukan untuk memudahkan penanganan surat oleh pejabat arsip.Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akan disampaikan pimpinan atau dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menangani. Biasanya, di tiap instansi sudah diatur surat yang harus melalui pimpinan dan surat yang dapat langsung disampaikan kepada pejabat tertentu.

Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa atau melalui proses pemberkasan naskah.Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup.Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat.

PengolahanPada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat masuk tersebut.Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindak lanjutnya, yaitu langsung disimpan atau dibuat naskah dinas baru, misalnya berupa surat dinas, keputusan, dan instruksi.Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuai dengan kebutuhan.

PenyimpananSelama masa pengolahan surat masuk sudah mulai mengalami proses penyimpanan karena surat dinas yang sudah disimpan itu sering diminta kembali untuk diolah. Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan.Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan.

Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan. Beberapa cara menghimpun surat adalah sebagai berikut.Seri adalah himpunan satu jenis surat dinas yang berdasarkan format surat atau jenis naskah dinas, misalnya Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, dan Surat Edaran, disusun secara kronologis. Himpunan menurut seri selain dibatasi oleh kemampuan map juga dibatasi oleh tahun naskah dinas.

Rubrik adalah himpunan dari satu macam masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, misalnya cuti, kunjungan dinas, kerja lapangan. Himpunan menurut rubrik dibatasi dengan tahun atau dibatasi sampai dengan masalah selesai.Dosir adalah himpunan satu macam kegiatan atau persoalan yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir. Misalnya, fail/berkas pegawai adalah himpunan naskah dinas dari mulai lamaran sampai dengan pemberhentian.

Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagai berikut.Lateral adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisi samping, misalnya penyimpanan dalam ordner, kotak arsip, atau boks fail.Vertikal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian muka, misalnya penyimpanan surat/map pada lemari berkas (fail kabinet).Horizontal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/himpunan terlihat di sebelah atas, misalnya penyimpanan peta atau gambar konstruksi.

Selama masih aktif, surat tetap berada di unit pengolah. Jika setelah dinilai surat itu menjadi arsip inaktif, penyimpanannya harus sudah dialihkan ke unit kearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.

Sarana Penanganan Surat MasukBuku Agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali dicatat pada Buku Agenda, yang disusun dalam kolom catatan sebagai berikut:tanggal;nomor agenda;nomor dan tanggal surat masuk;lampiran;alamat pengirim;hal/isi surat; keterangan.Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat ditambah, misalnya dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjuk pada nomor berikutnya.

Pengurusan surat masuk yang tidak melalui proses pemberkasan naskah dinas, selain buku agenda, dapat digunakan sarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan masing-masing instansi.Sarana pengurusan surat masuk melalui proses pemberkasan naskah, selain buku agenda juga digunakan sarana lain.

Penanganan Surat KeluarSurat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Seperti penanganan surat masuk, pencatatan, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut.PengolahanKegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke penanda-tanganan surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan, antara lain karena;adanya kebijaksanaan pimpinan;reaksi atas suatu aksi; adanya konsep baru.

Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar adalah sebagai berikut.Penyiapan/ penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/ pegawai yang membidangi, seperti sekretaris/ pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk.Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan.

Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi wewenang. Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri terhadap isi surat dinas, sekretaris/ pimpinan sekretariat menetapkan tingkat kecepatan penyampaian dan tingkat keamanan surat.Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.

Pembubuhan paraf melekat pada jabatan bukan pada nama individu pejabat, sehingga pemangku jabatan mengemban tugas yang menjadi beban jabatan tersebut. Letak paraf diatur sebagai berikut.Untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat, penanda tangan surat dinas ditempatkan ujung.Untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas berada pada pangkal jabatan.

Penandatanganan, pemberian cap dinas, dan penomoran dilakukan sebagai berikut. Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan dan tidak lagi mengandung kekurangan/ kesalahan yang perlu diperbaiki, proses selanjutnya adalahpengajuan kepada pejabat yang akan menandatangani; penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan;pembubuhan cap; pemberian nomor.

PencatatanSemua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat Keluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya diatur oleh masing-masing instansi. PenggandaanPenggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju.Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak.Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan salinan).

Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi).Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya kilat dan sangat segera harus didahulukan.Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya konfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat.Sekretaris/pimpinan sekretariat berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oleh masing-masing instansi.

PengirimanSurat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul.Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya Biasa (B), Rahasia (R), dan Sangat Rahasia (SR) dicantumkan alamat lengkap, nomor surat dinas, dan cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (kilat/ segera/sangat segera/biasa).

Pada sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkat keamanan. Selanjutnya, sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan.

Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri.

Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan sekretariat meng-usahakan keselamatan pengiriman semua surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R.

PenyimpananSemua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku tentang kearsipan.Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf harus disimpan.Tata cara penyimpanan surat keluar diatur oleh instansi masing-masing.

Penggunaan Singkatan dan AkronimDalam penyebutan literatur dan nomenklatur di lingkungan Kementerian Agama dapat digunakan singkatan dan akronim sebagai berikut: Singkatan dan Akronim

Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah DinasPerubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat Naskah Dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut.PerubahanPerubahan berarti bagian tertentu dari Naskah Dinas diubah. Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan.

PencabutanPencabutan berarti bahwa Naskah Dinas itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan Naskah Dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.PembatalanPembatalan berarti bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak berlaku mulai saat Naskah Dinas itu ditetapkan. Pembatalan Naskah Dinas dinyatakan dengan penetapan Naskah Dinas yang baru.RalatRalat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya.

Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya. Keputusan Menteri Agama harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan keputusan Menteri Agama juga.Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

DAFTAR ISIPenelitian Konsep Naskah Dinas ArahanPersetujuan dan Verbal KonsepBukti Validasi Naskah

Penelitian Konsep Naskah Dinas ArahanSebelum memberikan persetujuan terhadap suatu konsep naskah dinas arahan terlebih dahulu dilakukan penelitian secara cermat terutama yang menyangkut estetika persuratan. Beberapa hal yang menjadi perhatian dalam penelitian konsep naskah dinas arahan antara lain:Kesesuaian antara judul dengan materi dalam batang tubuh yang dimuat dalam konsep naskah;Kecermatan bentuk, struktur penyajian, kaidah bahasa, penggunaan kata yang tepat, kaidah ejaan dan ketelitian huruf demi huruf termasuk tanda-tanda baca;

Kesesuaian penyajian dengan format baku yang telah ditetapkan;Penyajian yang harus runtut dan logis rasional sehingga mudah dipahami;Kelengkapan referensi yang menjadi rujukan dalam penyusunan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;Ketepatan makna dan tujuan baik secara eksplisit maupun implisit serta tidak menimbulkan multi tafsir;Wewenang penandatangan naskah.

Persetujuan dan Verbal KonsepSetelah konsep dibuat secara benar oleh pejabat/pegawai Kementerian Agama sesuai kebijakan maupun arahan atau atas inisiatif pejabat/pegawai yang menangani, maka persetujuan diperlukan dari pihak-pihak yang terkait dalam penyusunan naskah tersebut. Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan naskah dinas harus membubuhkan parafnya pada lembar persetujuan yaitu verbal sebagai bukti bahwa naskah terkait telah melalui proses penelitian dan dikoordinasikan secara internal maupun antar unit yang terkait.

Penyajian paraf yang dibubuhkan pada lembaran Verbal Konsep naskah, secara berurutan minimal harus melibatkan secara berurutan sebagai berikut:Diketik oleh: diparaf oleh pegawai yang mengetik;Dibaca oleh: diparaf oleh sipembuat konsep naskah (konseptor);Diperiksa oleh: diparaf oleh atasan konseptor;Nota : diparaf oleh pejabat setingkat lebih rendah dari pejabat yang menandatangani naskahDitetapkan oleh : diparaf oleh pejabat yang menandatangani naskah/surat.

Formulir Verbal Konsep Naskah

Validasi Naskah Setelah naskah selesai, siap difinalisasi maupun diproses lebih lanjut maka langkah selanjutnya adalah melakukan validasi. Validasi naskah perlu diperhatikan tingkat tanggung jawab yang melekat pda dokumen tersebut antara lain:Pertanggungjawaban keuangan, pada:tingkat kementerian melibatkan Menteri dan seluruh pejabat eselon I;tingkat eselon I melibatkan pejabat eselon I terkait dan seluruh pejabat eselon II di bawahnya;tingkat PTAN melibatkan Rektor/Ketua/Pembantu Rektor/Ketua dan Biro/Bagian terkait di bawahnya;

tingkat Kanwil melibatkan Kakanwil dan seluruh pejabat eselon III Kabag/Kabid dan Subbag terkait di bawahnya di lingkungan Kanwil;tingkat Kantor Kementerian Kabupaten/Kota melibatkan Kepala Kantor dan seluruh pejabat eselon IV dan pelaksana di bawahnya di lingkungan Kemenag Kab/Kota; dan tingkat satuan kerja selain yang disebutkan di atas Kuasa Pengguna Anggaran dan seluruh petugas yang terkait di lingkungannya.

Peraturan Menteri, Keputusan Menteri, Instruksi Menteri, Edaran, Standar Prosedur Operasi, Pedoman, Perjanjian melibatkan penyusun di unit terkait secara berjenjang sampai dengan pejabat eselon I yang besangkutan, Biro Hukum dan KLN dengan jajaran yang terkait serta Sekretaris Jenderal sebagai pembantu penanggung jawab naskah.Surat Dinas yang penandatangannya dilihat dari sifat surat tersebut, minimal empat tingkat ke bawah.

Bukti Validasi NaskahPenyajian bukti validasi dibuat dalam dua bentuk yaitu paraf dan tanda tangan. Paraf disajikan pada bagian depan sudut kiri bawah, minimal tiga orang pejabat yang terlibat, sedangkan tanda tangan disajikan pada bagian belakang setiap lembar naskah.Cara Penyajian Bukti Validasi:Setelah naskah final disetujui, Peraturan Menteri Agama (PMA) diperbanyak 3 (tiga) set untuk; 1 (satu) set untuk dokumentasi, 1 (satu) set untuk diproses lebih lanjut dan 1 (satu) set untuk Kementerian Hukum dan HAM. Sedangkan Keputusan Menteri Agama (KMA) diperbanyak 2 (dua) set; 1 (satu) set untuk dokumentasi dan 1 (satu) set untuk diproses lebih lanjut.Satu set Dokumentasi:

Penyajian Paraf pada bagian depan sudut kiri bawah naskah:Penyajian tanda tangan pada bagian belakang setiap lembar naskah:Penyajian Paraf pada bagian depan sudut kiri bawah naskah:Contoh Surat Teguran :Penyajian tanda tangan pada bagian belakang setiap lembar naskah:

Pada naskah asli yang diproses lebih lanjut, dimuat pada sudut kiri bawah dokumen paraf pejabat satu tingkat di bawah pejabat yang menandatangani. Sedangkan pada halaman tanda tangan, memuat dua paraf pejabat yaitu pada awal nama jabatan memuat paraf pejabat satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan naskah/surat, sebelah ujung nama jabatan menyajikan paraf pejabat dua tingkat di bawah pejabat penandatangan.

Lambang negara, logo, dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas diseluruh jajaran aparatur pemerintah, perlu ditentukan penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas pada kertas surat dan sampul.Penggunaan Lambang NegaraKetentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah Dinas adalah sebagai berikut:Lambang Negara digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.Lambang Negara berwarna emas digunakan pada Surat Dinas yang ditandatangani sendiri oleh Menteri Agama.

Penggunaan LogoLogo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas Kementerian Agama sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalinya.Penggunaan logo diletakkan di sebelah kiri kepala surat.Logo digunakan oleh pejabat berwenang pada Kementerian Agama pusat dan daerah.

Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja SamaDalam hal dilakukan kerja sama antar pemerintah (G to G), digunakan lambang negara (Burung Garuda).Dalam rangka kerja sama pemerintah (dengan pihak luar negeri; kerja sama Kota Kembar/Sister City), Lambang Negara diletakkan di atas map naskah dinas.Tata letak logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik antar kementerian negara/provinsi/kabupaten/kota (didalam negeri), logo yang dimiliki instansi masing-masing diletakkan di atas map naskah perjanjian.

Penggunaan Cap Jabatan dan Cap DinasPengertian dan Macam Cap DinasCap dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi, yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan. Macam cap dinas adalah:cap jabatan memuat nama jabatan penanda tangan naskah dinas;cap instansi memuat nama instansi.

Ukuran dan Warna Tinta cap dinas berwarna ungu dengan ukuran diameter sebagai berikut.

Wewenang PenggunaanPejabat yang berwenang menggunakan cap jabatan adalah pejabat negara. Contoh:

Pejabat yang berwenang menggunakan cap instansi adalah pejabat yang mendapat pelimpahan/penyerahan wewenang dari pejabat negara untuk menetapkan/menandatangani naskah dinas. Cap instansi juga digunakan dalam jajaran kesekretariatan instansi. Cap instansi menggunakan logo instansi yang bersangkutan.

Kekhususan PenggunaanSetiap naskah kerja sama pemerintah dengan luar negeri tidak menggunakan cap.Naskah kerja sama antar instansi pemerintah (kementerian negara, lembaga pemerintah nonkementerian, provinsi, kabupaten, dan kota) di dalam negeri menggunakan cap jabatan/cap instansi masing-masing.Cap Dinas di Lingkungan Kementerian AgamaCONTOH CAP DINAS

*************************