PRIMJENA RAČUNARA

Baze podataka-Microsoft Access

UVOD

Pod bazom podataka u najopćenitijem smislu možemo smatrati svaku organiziranu skupinu podataka pohranjenih u računaru, najčešće na nekom od uređaja spoljne memorije.

Pod programima za upravljanje bazama podataka ili DMBS (Data Base Management System) programima podrazumijevaju se programi koji upravljaju organizacijom baza podataka kao i pristupom podataka pohranjenim u njima.

Programima za upravljanje bazama podataka su prethodili programi za upravljanje datotekama (engl. File managers), koji su omogućavali manipuliranje samo sa jednom datotekom u jednom trenutku.

HISTORIJA RAZVOJA BAZA PODATAKA

Najranije poznata upotreba termina baza podataka potječe iz lipnja 1963. godine.

Baza podataka kao jedinstvena riječ je postala uobičajena u Evropi u ranim 1970-ima, a krajem desetljeća se koristila u glavnim američkim novinama.

Prvi sistemi upravljanja bazom podataka razvijeni su 1960-tih. Začetnik u tom polju bio je Charles Bachman.

ELEMENTI I STRUKTURA BAZA PODATAKA

Baze podataka su nekada uključivale samo tekstualne podatke. Današnje baze podataka uključuju i slike, zvuk i animacije (pokretne slike). Tako mnoge baze podataka o ljudima, pored običnih tekstualnih informacija o pojedincu, sadrže i njegovu sliku, a možda i kratki zvučni zapis njegovog glasa.

Najmanji element baze podataka naziva se polje. Polje predstavlja jedan elementaran podatak u bazi podataka, kao što je npr. ime nekog učenika, njegova adresa ili ocjena iz određenog predmeta.

Skupina međusobno povezanih polja naziva se slog. Slog može biti skupina podataka o jednom učeniku, poput njegovog imena, prezimena, broja u dnevniku, adrese i ocjena iz svih predmeta.

Skupina međusobno povezanih slogova naziva se datoteka. Datoteka može sadržavati podatke o svim učenicima u jednom razredu.

Skupina međusobno povezanih datoteka naziva se baza podataka. Baza podataka može sadržavati sve podatke o svim učenicima u svim razredima neke škole, kao i podatke o svim nastavnicima i nenastavnom osoblju.

Baze podataka često sadrže dvije vrste datoteka: glavne (master) datoteke i transakcione datoteke.

Glavne datoteke sadrže skupinu slogova koji su manje ili više trajnog sadržaja i koji se ažuriraju samo povremeno.

S druge strane, transakcione datoteke su datoteke privremenog sadržaja koje opisuju sve izmjene koje su vršene nad glavnom datotekom, poput dodavanja i brisanja slogova ili izmjene njihovog sadržaja.

CENTRALIZIRANE I DISTRIBUIRANE BAZE PODATAKA

Umrežene baze podataka možemo podijeliti na centralizirane i distribuirane baze podataka.

Kod centraliziranih baza podataka, svi podaci se nalaze na jednom centralnom računaru, mada im svi korisnici mogu pristupati sa bilo kojeg od uvezanih računara.

S druge strane, kod distribuiranih baza podataka, podaci su razbacani na više računara, koji mogu biti geografski prilično udaljeni jedan od drugog.

MODELI BAZA PODATAKA

Danas je uobičajena podjela baza podataka po organizaciji na: hijerarhijske, mrežne, relacione, objektno-orijentirane i dimenzijske.

U hijerarhijskim bazama podataka, polja i slogovi organizirani su kao povezana skupina. Svako polje ili slog koje se nalazi na višem nivou hijerarhije može biti povezano sa više polja ili slogova na nižem nivou hijerarhije, ali svako polje ili slog na nižem nivou hijerarhije može biti povezano samo sa jednim poljem ili slogom na višem nivou hijerarhije.

Mrežne baze podataka (engl. Network databases) su slične hijerarhijskim bazama podataka. Ovaj model podatke organizira upotrebom dvije fundamentalne konstrukcije nazvane zapisi i skupovi.

Zapisi sadrže polja, skupovi definiraju odnose „jednog prema svima“ između zapisa: jedan vlasnik, mnogo članova.

Operacije mrežnog modela navigacijske su u stilu da: program odražava tekući položaj i upravlja od jednog do drugog zapisa slijedeći odnose u kojima sudjeluje zapis.

RELACIONE BAZE PODATAKA

Relacione baze podataka je uveo E. F. Codd 1970. godine.

U relacionim bazama podataka kolone tabela obično nazivamo atributima. Redovi tabela, koji predstavljaju slogove, u relacionim modelima obično se nazivaju entiteti, dok same tabele u relacionim modelima nazivamo relacije.

OBJEKTNO-ORIJENTIRANE BAZE PODATAKA

Prirodnu nadgradnju relacionih baza podataka predstavljaju objektno-orijentirane baze podataka. Polja u ovakvim bazama podataka mogu sačinjavati i razni objekti netekstualne i nenumeričke prirode, poput crteža, slika, muzike, animiranih video sekvenci i drugih objekata koje teško možemo zamisliti kao polja neke tabele u klasičnom smislu.

Polja objektno-orijentiranih baza podataka sastoje se od struktura nazvanih objekti, koji u sebi sadrže skupinu uputa (postupaka) kako sa tim podacima treba postupati da bi se oni prezentirali na željeni način.

JEZICI ZA MANIPULACIJU RELACIONIM BAZAMA PODATAKA

Za kreiranje složenijih upita potrebno je koristiti jezike za postavljanje upita, koji se još nazivaju i jezici za manipulaciju podacima ili DML.

To je vrsta programskih jezika jednostavnih za upotrebu, koji spadaju u kategoriju tzv. neproceduralnih programskih jezika.

Mada postoje razne vrste jezika ovog tipa, najviše je u upotrebi jezik poznat pod imenom SQL (Structured Query Language). On definira strukturu podataka, manipulira sa podacima i kontrolira podatke u relacionoj bazi podataka.

MICROSOFT ACCESS

Jedan od najpopularnijih vizualnih alata za upravljanje bazama podataka i razvoj pratećih aplikacija je Microsoft Access. Dio je programskog paketa pod nazivom Microsoft Office, verzija Professional. Također, može se kupiti i odvojeno.

Sprema podatke u vlastitom formatu-Access Jet Database Engine. Isto tako može prebaciti ili ostvariti vezu s podacima u drugoj Access bazi, Excelu, Sharepoint listama, tekstom, XML-om, Outlooku, Paradoxu, Lotusu 1-2-3 ili pomoću ODBC izvora podataka kao što su Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL i PostgreSQL.

HISTORIJA RAZVOJA MS ACCESSA

Access verzija 1.0 razvijen je u oktobru 1992. godine, a ubrzo je izašla verzija 1.1 u maju 2003. koja je imala Access Basic programski jezik i bolju kompatibilnost sa ostalim programima iz paketa Microsoft Office.

Pojavom Microsoft Office 95, Access 95 postaje dijelom programskog paketa Microsoft Office Professional uz zamjenu jezika Access Basic for Applications.

Format egzistira u Accessu 1.0, 1.1, 2.0, 95, 97, 2000, 2002, 2007. Sve sadašnje verzije Accessa podržavaju format iz Accessa 2000.

Prije pojave Accessa tržištem desktop stolnih baza podataka vladao je Borland, sa svojom bazom Paradox, dBase i Foxpro. Kupnjom Foxproa i ugradnjom optimizacije upita u Access, Ms Access ubrzo postaje dominantna baza pod Windowsima pomevši konkurenciju koja još nije napravila tranziciju s DOS-a.

Access se u početku zvao Cirrus, a forme Ruby.

OBJEKTI U MS ACCESSU Prilikom pokretanja programa MS Access i pri

otvaranju nove ili postojeće baze podataka u lijevoj strani dijalog prozora baze podataka pojaviti će vam se objekti baze podataka:

Tablice (Tables) - osnovni objekti svake baze. Služe za pohranu podataka. Sastoje se od stupaca koji pamte podatke određenog tipa i puno redova sa podacima.

Obrasci (Forms) - objekti koji služe za efikasniji unos ili za prilagodbu prikaza podataka koje vaša aplikacija obuhvaća iz tablica ili upita. Forma omogućava stvaranje stranice kako biste kasnije unosili željene podatke na najjednostavniji način.

Izvještaji (Reports) - objekti koji služe za oblikovanje, izračun i spis izabranih podataka iz tablice ili upita. To su posebno formatirani skupovi podataka koji su organizirani ovisno o vašoj specifikaciji.

Upiti (Queries) - objekti koji omogućuju korisnički pregled jedne ili više tablica, dodavanje podataka u tablicu, brisanje, promjenu podataka. Upite kao i tabele kreiramo tako što nakon klika na dugme New izaberemo opciju Design View i popunimo odgovarajuće obrasce na ekranu neophodnim informacijama.

Makro naredbe (Macros) - objekti koji predstavljaju strukturiranu definiciju jedne ili više akcija koje treba izvršiti kao odgovor za određeni događaj.

Moduli (Modules) - objekti koji osiguravaju diskretniji tok akcija i omogućuju praćenje pogrešaka.

POKRETANJE MS ACCESSA

Prvi način je kliknuti na dugme START→ Svi programi→ pronaći MS Access 2003 ako je na drugoj razini, a ako nije onda pronaći mapu Microsoft Office i u njoj kliknuti na MS Office Access 2003.

Drugi način je kliknuti na dugme START i pronaći MS Access 2003 ako je već korišten.

Treći način je kliknuti na dugme START→ naredbu Pokreni, a potom u dijalog naredbeni prozor upisati msaccess.

IZGLED POČETNOG PROZORA U MS ACCESSU

Nakon pokretanja MS Accessa otvoriti će vam se prozor istog programa koji izgleda kao na slici dolje. Uočite sljedeće elemente prozora:

Naslovnu traku na kojoj se nalaze tri tipke (za minimiziranje, maksimiziranje i zatvaranje prozora programa).

Tekstualni izbornik na kome se nalaze grupe naredbi za rad u MS Accessu.

Grafički izbornik na kome se nalaze tipke za brži i kraći rad.

Uvodni prozor (Getting Started) na kojem se nalaze dodatne informacije u radu sa MS Accessom.

Statusna traka na dnu prozora.

Evo kako izgleda početni prozor u Ms Accessu:

MENI FILE I ZNAČENJE NAREDBI

Kreiranje nove baze (CTRL+N) Otvaranje postojeće baze Uvoz podataka iz različitih

formata datoteka Zatvaranje prozora bez

zatvaranja programa Access Spremanje odabranog objekta

na određenu lokaciju Pretraživanje diskova i mapa

po ključnoj riječi Određivanje margina, veličine i

izgleda stranice baze Pregled prije ispisa Ispis na pisač ili datoteku Izlaz iz programa Access

MENI EDIT I ZNAČENJE NAREDBI Poništavanje zadnjeg učinjenog

koraka u Accessu Izrezivanje označenog dijela u

Clipboard Kopiranje označenog dijela u

Clipboard Lijepljenje kopiranog ili izrezanog

sadržaja iz Clipboarda Kreiranje prečaca odabranog

objekta Brisanje označenog objekta Preimenovanje odabranog

objekta baze Kreiranje nove grupe u prozoru

baze Kreiranje prečaca odabranog

objekta grupi

MENI VIEW I ZNAČENJE NAREDBI Odabir objekta baze Prikaz velikih ikona objekata Prikaz malih ikona objekata Prikaz liste objekata Slaganje ikona po imenu,

datumu, tipu i nastanku Poravnanje ikona Prikaz osobina objekta Ovisnost objekata Otvaranje okna u prozoru

Accessa(CTRL+F1) Prikaz alatnih traka u prozoru

programa i njihovo uklanjanje Osvježavanje prikaza na

zaslonu monitora F5

MENI INSERT I ZNAČENJE NAREDBI Kreiranje nove tabele Kreiranje novog upita Kreiranje novog obrasca Kreiranje novog izvještaja Kreiranje nove stranice Kreiranje novog makroa Kreiranje novog modula Kreiranje Class modula(on

može sadržavati definiciju novog objekta)

Kreiranje jednostavne forme(obrasca)

Kreiranje jednostavnog izvještaja

MENI TOOLS I ZNAČENJE NAREDBI Provjera pravopisa i gramatike(F7) Povezivanje sa drugim Office

aplikacijama Sastanci na mreži i Web

raspravama Prikaz, definiranje ili mijenjanje

veza između tabela u bazi Pokretanje pomoćnih programa

baze postavljanje sigurnosnih opcija

(lozinke, pravo pristupa...) Automatsko pokretanje izrađene

aplikacije Snimanje i rad sa makronaredbama Instalacija dodatnih alata Određivanje izgleda i ponašanja

Accessa

MENI WINDOW I ZNAČENJE NAREDBI

Horizontalno slaganje otvorenih prozora (bez preklapanja)

Vertikalno slaganje otvorenih prozora (bez preklapanja)

Slaganje prozora preklapanjem (kaskadno)

Raspoređivanje ikona Sakrivanje otvorenih objekata

na zaslonu Otkrivanje sakrivenih objekata

na zaslonu

MENI HELP I ZNAČENJE NAREDBI Dobivanje pomoći Prikaz Office-ovog pomoćnika Dobivanje pomoći putem

interneta na Webu Istaživanje putem Web

browsera Kontaktiranje MS podrške Primjeri baze Provjera novosti u Accessu Pretraživanje i popravljanje

oštećenih datoteka Accessa Aktiviranje licence MS Accessa Sudjelovanje u istraživanjima

sa ostalim korisnicima Informacije o licenci

KAKO IZABRATI PRAVI TIP PODATAKA?

Tip podataka Accessu govori što se može upisati u određeno polje u obrascu.Tipovi podataka su:

TEXT: Ovaj tip podataka (Date Type) upotrebljava se za tekstualne parametre.Veličina do 250 znakova.

MEMO: Ova polja za napomene možete upotrebljavati za tekst slobodnog oblika poput različitih napomena o svakom kupcu, partneru kao što su: rođendan, podsjetnik, djelatnosti čime se firma bavi i slično.

NUMBER: Ovaj tip podataka odredite onda kada trebate izvoditi matematičke operacije s podacima.

CURRENCY: Ovo je posebna vrsta brojčanog polja koje je podešeno za rukovanje sa novčanim vrijednostima, kao što su cijene proizvoda itd.

DATE/TIME: Ovaj tip podataka služi za praćenje datuma i vremena, kao što su kupčeve posljednje narudžbe.

AUTONUMBER: Ovo je tip podataka kojim Access automatski dodjeljuje redne brojeve određenom slogu (redu) tj. partneru ili kupcu.

YES/NO: Da/Ne tip podataka ćete upotrijebiti u situaciji kada imate bazu podataka u kojoj se nalazi npr. „Je li dospjela isplata ovog kupca?“

OLE OBJECT: Ovaj tip podataka namijenjen je za razne aktivnosti, kao što su umetanje slike, grafikona, muzičkog zapisa, excelov radni list itd.

HYPERLINK: Adresa neke datoteke na računaru ili na internet mreži (veličina do 64 000 znakova)

LOOKUP WIZARD: Otvara polje iz druge tablice ili liste zadanih vrijednosti.

STVARANJE UPITA U ACCESSU

U prozoru Database kliknite ikonu Queries (područje Objects)

Kliknite na opciju New.Prikazuje se okvir za dijalog New Query.

Kliknite opciju Simple Query Wizard i tada OK Otvorite padajući popis Tables/Queries i odaberite

tablicu (ili popis) iz kojeg želite odabrati polja. U popisu Available Fields Odaberite polje koje

želite smjestiti u popis i kliknite na opciju > kako biste polje pomaknuli u popis Selected Fields.Želite li pomaknuti sva polja kliknete na opciju >>.

Kada završite dodavanje polja kliknite na Next. Sada ćete možda biti upitani želite li postaviti upit

Detail ili Summary. Ako ste upitani, odaberite opciju koju želite, a ako niste sigurni šta želite započnite sa Detail. Kada završite kliknete na Next.

U okvir za tekst What Title Do You Want For Your Query? Unesite ime upita.

Kliknite Finish kako biste prikazali rezultat upita.

 

STVARANJE FORME POMOĆU ČAROBNJAKA (FORM WIZARD)

Upotrijebite sljedeće korake da biste stvorili formu pomoću čarobnjaka:

U prozoru Database kliknite na opciju Forms u području Object.

Dvostruko kliknete na opciju Create Form by Using Wizard u prozoru Database. Prikazuje se okvir za dijalog Form Wizard.

Otvorite padajući popis Tables/Queries i odaberite tablicu ili upit iz kojeg ćete odabrati polja.

U popisu Field Available odaberite polje koje želite smjestiti u formu.

Kliknite na opciju > kako biste odabrano polje pomaknuli u popis Selected Fields.

Da biste nastavili rad, kliknite Next. Čarobnjak postavlja pitanje da izaberete izgled: Columnar (najčešći), Tabular, Datasheet ili Justified. Kliknite na svakog od njih kako biste vidjeli prethodni prikaz forme. Kada se odlučite kliknite na izgled koji želite, a onda Next.

Čarobnjak sada postavlja pitanje o odabiru stila. Kliknite na svaki ponuđeni stil kako biste vidjeli njegov prethodni pregled. Kliknite Next kada ste odabrali željeni.

Na vrhu okvira za dijalog u okviru za tekst unesite ime forme.

Kliknite Finish.

STVARANJE IZVJEŠTAJA POMOĆU ČAROBNJAKA(REPORT WIZARD)

Kliknite na ikonu Reports (područje Object) u prozoru Database.

Dvostruko kliknite na opciju Create Report by Using Wizard u prozoru Database. Prikazuje se okvir za dijalog Report Wizard.

Otvorite padajući popis Tables/Queries i odaberite tablicu iz koje želite odabrati polja.

U popisu Available Fields odaberite polje koje želite smjestiti u izvještaj i kliknite na opciju > kako biste polje pomaknuli u popis Selected Fields.

Kada završite odabiranje polja kliknite Next. Ako slogove želite grupirati po određenom polju,

odaberite to polje i kliknite na opciju >. Ako odabirete više od jedne grupe, odaberite ih redoslijedom smještanja u izvještaju.

Ako ste odabrali polje za grupu, opcija Grouping Options postaje aktivna i možete je kliknuti kako biste podesili opcije grupiranja. Kada završite sa podešenjima, kliknite Next.

Sljedeći korak je podešenje sortiranja slogova. Ako želite sortirati slogove, otvorite padajući popis i odaberite polje po kojem želite izvršiti sortiranje. Sortiranje možete uraditi prema četiri različita polja. Kada završite kliknite Next.

Sljedeće je odabir izgleda izvještaja. U popisu kliknite na svako kako biste vidjeli njegov prethodni pregled.

Ako je potrebno, odaberite orijentaciju izvještaja. Odaberite opciju Portrait ili Landscape. Kada završite kliknite na Next.

Sada odaberite stil. U popisu stilova kliknite na svaki kako biste vidjeli njihov prethodni prikaz. Kada odaberete željeni kliknite na njega, a onda na Next.

Na vrhu okvira za dijalog, u okvir za tekst, unesite ime izvještaja.

Kliknite Finish. Prikazuje se izvještaj.

Evo kako izgleda jedan izvještaj:

STVARANJE TABELE POMOĆU ČAROBNJAKA(TABLE WIZARD)

U prozoru Database kliknite na ikonu Tables u području Object i dvostruko kliknite na opciju Create Table by Using Wizard.

U popisu Sample Tables kliknite na tablicu. Access u popisu Sample Fields prikazuje polja za odabranu tablicu.

Ako ugledate polje koje želite uključiti u tablicu, kliknite na opciju > kako biste polje pomakli u popis Fields in my New Table. Da biste pomakli cijeli sadržaj odabrane tablice u svoj popis kliknite na opciju >> .

Kada završite dodavanje polja kliknite Next kako biste nastavili rad.

Čarobnjak postavlja pitanje o imenu tablice. Utipkajte opisno ime kako biste zamijenili ponuđeno.

Kliknite Yes, set a primary key for me da bi čarobnjak postavio vaš primarni ključ i kliknite Next.

Ako ste do tada stvorili bar jednu tablicu u bazi podataka, na zaslonu se prikazuje pitanje o odnosu tablica. Kliknite Next kako biste za sada napustili pitanje.

Na zaslonu Finish kliknite na jednu od ponuđenih opcija:

Modify the Table Design-odabirom ove opcije prelazite u prikaz Table Design samo onda kada ste polja stvorili sami. Odaberite ovu opciju kada želite unijeti promjene u tablicu prije njezine upotrebe.

Enter data directly into the table-odabirom ove opcije prelazite u prikaz Table Datasheet, gdje možete unijeti podatke u slogove (retke) tablice. Odaberite ovu opciju kada izgled tablice smatrate odgovarajućim.

Enter data into the table using a form the wizard creates for me-ova opcija vodi vas u formu za unos podataka.

Kliknite Finish i prelazite u područje Accessa.

POMOĆ U MS ACCESSU 2003 Traženje pomoći u MS

Accessu 2003 možete izvesti na nekoliko načina:

Klikom na tekstualnom izborniku na grupu naredbi Help

Pritiskom tipke F1 na tastaturi

Upisom pitanja u polje na prozoru MS Accessa

Koristeći „Access help“ prozor na kome možete upisati traženi pojam ili klikom na „Table of Contents“ pa potom izabrati pojam koji vas zanima

PRIMJENA BAZA PODATAKA

Baze podataka se koriste u mnogim aplikacijama, protežući se stvarno na čitav opseg računarskog softvera. Baze podataka su poželjna metoda spremanja velikih multikorisničkih aplikacija gdje je potrebna koordinacija između mnogih korisnika. Čak ih individualni korisnici smatraju pouzdanima, iako se mnogi elektronički poštanski programi i osobni organizatori temelje na standardnoj tehnologiji baza podataka. Softverski pokretači baza podataka su dostupni za većinu platformi baza podataka tako da aplikacijski softver može koristiti zajedničko aplikacijsko programsko sučelje kako bi povratio informacije pohranjene u bazi podataka.

IZLAZAK IZ MS ACCESSA 2003 Zatvaranje prozora MS

Accessa tj. izlazak iz programa vršimo na sljedeće načine:

Klikom na ikonu MS Accessa na naslovnoj traci, a potom klik na naredbu zatvori. Također, možemo koristiti prečicu pritiskom ALT tipke koju držimo i pritiskom funkcijske tipke F4 (ALT+F4). U ovom slučaju mora nam biti aktivan prozor MS Accessa.

Klikom na opciju Zatvori u desnom gornjem uglu MS Access prozora.

Na tekstualnom izborniku kliknemo na naredbu File (Datoteka) pa potom na naredbu Exit (Izlaz).

ZAKLJUČAK

Cilj ovog maturskog rada je bio razumijevanje izrade i korištenja baze podataka, od kreiranja tablica, izrade upita za dobivanje podataka, izrade obrasca za unos, ažuriranje i brisanje podataka te izvještaja spremnih za ispis podataka iz baze.

Baze podataka se koriste u mnogim aplikacijama i poželjna su metoda spremanja velikih multikorisničkih aplikacija gdje je potrebna koordinacija između mnogih korisnika. Baze podataka su nekada uključivale samo tekstualne podatke. Današnje baze podataka uključuju i slike, zvuk i animacije.

Tako mnoge baze podataka o ljudima, pored običnih tekstualnih informacija o pojedincu, sadrže i njegovu sliku i zvučni zapis njegovog glasa. Baze podataka su dosta jednostavne za upotrebu. Baza podataka može sadržavati podatke o svim učenicima u svim razredima neke škole, kao i podatke o svim nastavnicima i nenastavnom osoblju.

Pored svega navedenog, baza podataka može sadržavati i podatke o studentima nekog fakulteta, zaposlenicima, kontaktima ili događajima.

Iz svega navedenog, možemo zaključiti da se baze podataka zbog svoje praktičnosti sve češće koriste kako za individualne tako i za multikorisničke potrebe.