Priručnik za Motivaciju Članova

Kako da nam članovi budu zadovoljni i da se vraćaju u klub?

2

UVOD

• Ako ste bili u restoranu koji nije ispunio Vaša očekivanja, da li ćete se vratiti?

• Za zdravlje i vitalnost kluba ključni su očekivanja i iskustvo

• Članovi se moraju osjećati dobrodošli, ugodno i biti uključeni u aktivnosti

3

UVOD

Najčešći razlozi zašto ljudi postaju Lionsi:

• Da služe svojoj zajednici

• Da su uključeni u specifične akcije ili svrhe

• Da se druže s prijateljima

• Da postanu lider u zajednici

• Da budu s članovima obitelji koji su Lionsi

4

UVOD

Kako Vaš klub može pružiti iskustvo koje traže Vaši članovi?

• Da je klub učinkovit, produktivan i da ima smisla

• Da je klub vitalan i uvažen u Vašoj zajednici

• Mogućnost služenja lokalno i globalno

• Mogućnost pružanja prilike za osobni i profesionalni razvoj Vaših članova

• Da klub pruža ugodno druženje

5

Zadovoljstvo članova

Do zadovoljstva članova u 3 koraka!

1.Definirajte zadovoljstvo članova za Vaš klub

2.Napravite plan postizanja zadovoljstva članova Vašeg kluba

3.Provedite Vaš plan i preispitajte provedeno

6

Što je zadovoljstvo?

1. Definirajte zadovoljstvo članova za Vaš klub

Što članovi očekuju, podrazumijevaju pod „biti „Lion”?

Kako mjeriti zadovoljstvo članova (npr. broj na sastancima; koliko dugo ostaju novi članovi …?

7

Što je zadovoljstvo?

1. Definirajte zadovoljstvo članova za Vaš klub

• Članovi se osjećaju uključeni kada ih se pita, npr.: Zašto postoji klub? Da li to i radimo? (pratiti da li se odgovori članova mijenjaju s vremenom)

• Procijenite zašto su članovi napustili klub• Pažljivo promislite da li proklamirani ciljevi Vašeg

kluba odražavaju želje današnjih članova

8

Plan postizanja zadovoljstva

2. Napravite plan postizanja zadovoljstva članova Vašeg kluba

5 najčešćih razloga napuštanja kluba:

I. Neproduktivni Sastanci

II. Osobni Razlozi

III. Članski Razlozi

IV. Kultura Kluba

V. Akcije

9

Plan postizanja zadovoljstva

I. glede Neproduktivnih sastanaka

Dobro iskorišteno vrijeme?!

Glavni prigovori:•Sastanak neproduktivan•Sastanak nije ugodan•Previše hijerarhije i previše formalan•Ne sviđaju se Lions običaji

10

Plan postizanja zadovoljstva

I. glede Neproduktivnih sastanaka

Planirajte, tako će članovi znati što ih očekuje!

Prvo razmislite da li uopće trebate sastanak•Da li samo distribucija informacija?•Da li treba prodiskutirati?•Da li članovi trebaju odmah odgovoriti ili je bolje da imaju vremena za razmisliti?•Da li trebaju informaciju odmah ili može pričekati?

oPromislite o cyber-sastancima, emailu, za brzu komunikaciju bez formalnosti i sastanka

11

Plan postizanja zadovoljstva

I. glede Neproduktivnih sastanaka

Prije sastanka odgovorite na 5 pitanja:

1.Zašto se sastajemo? Da li je svrha voditi posao kluba ili akcije?

2.Koliko dugo će trajati sastanak? Da li eliminirati neke običaje ili ceremonije?

3.Kada se sastajemo? Promjena termina?

4.Gdje se sastajemo? Novi/preuređeni prostor novi poticaji?

5.Što želimo postići na kraju sastanka? Dnevni red sastanka, izvješća, fleksibilnost, participacija članova?

-Poziv na sastanak - Večera, da ili ne?

-Pridržavati se vremena, dnevnog reda, detaljnije informacije

-Zapisnik

12

Plan postizanja zadovoljstva

I. glede Neproduktivnih sastanaka

Program sastanka (događanja izvan redovnih sastanaka?):

•Prezentacija programa zajednici ili potencijalno novim članovima;

•Prezentacija kluba i njegovih ciljeva; pozivanje korisnika akcije;

•Pozovite lokalne poduzetnike i profesionalce, razmjena informacija, promocija;

•Sastanka na javnom mjestu (park, ZOO…), dobar PR, povezano sa akcijom;

•Tu i tamo, umjesto redovitog sastanka, PR prigoda u zajednici, privlačenje novih članova;

•Ideje na LCI web stranici.

13

Plan postizanja zadovoljstva

II. glede Osobnih Razloga

Nešto bitno se promijenilo u životu člana, najčešća objašnjenja odlaska:

•Članstvo uzima previše vremena i obveza (ako ih više ne veseli – samo obveza):

oDa li je vrijeme dobro iskorišteno?oDa li su obvezni dolasci 100%?oDa li vrijeme i mjesto sastanka odgovara?oOgranak kluba, cyber kluboPromocija obiteljskog programaoMogućnost sudjelovanja samo u nekim akcijama, ne svima

•Članarine previsoke (relativno ili apsolutno):oSmanjenje članarinaoEliminacija obrokaoNova lokacijaoInformacija o LCI poticajnim članarinama (studentske, Leo to Lion, obiteljska)oKlub snosi baby sitting

14

Plan postizanja zadovoljstva

III. glede Članskih Razloga

Najčešća objašnjenja odlaska:•Nema dovoljno mlađih članova•Klub nije potaknuo članstvo moje obitelji•Klub nije žene tretirao pravedno•Nisam se mogao umrežiti vezno za moju poslovnu korist

Ključ zdravog kluba je svjesno i aktivno poticanje različitost članova:•Nove, drugačije akcije privući će nove i osvježiti stare članove•Koristite „Young Adult Recruting Guide” (postoji na hrvatskom)•Napravite program za obitelji („Club club” ili „Leo club”)•Ohrabrite sudjelovanje članova obitelji•Razmislite o ulogama u povjerenstvima i projektima kao pripremu za vodeće uloge•Razmotrite zahtjeve svog kluba (strogi ili blagi) za popunjavanje vodećih uloga•Da li članovi mogu odabrati intenzitet svog sudjelovanja koji im odgovara?•Koristite „Member Orientation” (postoji na hrvatskom)•Pozovite članove obitelji (i djecu) da sudjeluju na akcijama

15

Plan postizanja zadovoljstva

IV. glede Kulture Kluba

Kako se članstvo mijenja, klub se prilagođava.

Cilj: uključiti nove članove i zadovoljstvo starih.

•Najčešće navedeni razlozi osjećaja nepripadanja grupi:oKlub previše političanoKlub previše staromodan i nije inspirativanoNe sviđa se novo rukovodstvo klubaoPreviše hijerarhije i formalizmaoNe sviđaju je Lions običajioNema dovoljno mogućnosti za druženjeoOsjećam se ne cijenjenooNe osjećam se da pripadam tamo

16

Plan postizanja zadovoljstva

IV. glede Kulture Kluba

• Pokušajte učiniti klub ugodnijim za članove:oPrilagodite rutinuoKoji običaji i tradicije koriste viziji kluba, da li pomažu ili stoje na putu?oDa li aktivnosti odražavaju klupske ciljeve/misiju?

• Neka svaki član ima osjećaj da doprinosi klubu i da je to važno:oReagirajte na prijedloge članova, uvijek pitajte nakon nekog vremenaoNeka svi članovi budu uključeni u mjeri koliko želeoOhrabrite ove članove da istraže mogućnostioKoristite resurse LCIoOhrabrite korištenje „Mentoring Programa”

• Budite otvoreni za prijedloge i prilagodbe od strane članovaoKoristite postojeće akcije kao izvor novih ideja i informacija što je bilo dobro a što nije išlooNeka bude rutina čuvanja izvješća što je klub sve radio u prošlosti kao i planiranje budućih akcija. Budite otvoreni evaluaciji ideja id strane svih članovaoOhrabrujte članove da pozivaju nove članove, družite se sa drugim Lions klubovima

17

Plan postizanja zadovoljstva

V. glede Akcija

Svaki član je došao u klub zbog akcija, to je zajednička veza svih Vaših članova!

•Najčešće navedeni razlozi vezani na akcije:oNije dovoljan fokus na pomaganje lokalnoj zajednicioKlub nije u dovoljnoj mjeri radio akcije koje mene zanimajuoNije bilo dovoljno prilika za služenje zajednicioPreviše fokusirani samo no prikupljanje sredstava

18

Plan postizanja zadovoljstva

V. Glede Akcija

• Osigurajte i komunicirajte jasnu definiciju ciljeva Vašeg kluba. Vaši članovi moraju znati koju vrstu aktivnosti Vaš klub provodi:oRedovito s klubom provjeravajte koju vrstu akcija žele provoditi, da li su prilagođene interesima i mogućnostima današnjih članova kluba?oZašto radite svake godine uvijek iste akcije (navika ili je baš zabavno)?oDa li su dovoljne minimalne prilagodbe da članovi budu zadovoljni?oDa li klupski projekti mogu imati isti fokus a da se bolje prilagode potrebama zajednice?oRazmislite o razmjeru akcije. Da li jednom godišnje jedna velika, ili više malih? Što bolje odgovara klubu, a što zajednici?oRazmislite o novim projektima, možda zajedničkim sa drugim klubovima/grupama.oNapravite novi projekt, orijentiran na posebni interes.oPopunjavajte „Service Activity Report”

19

Plan postizanja zadovoljstva

Otpori

Promjene uvijek izazivaju otpore – koristite metodu „Zašto-Što-Kada-Kako”:

•Zašto – jasno objasnite razloge predloženih promjena

•Što – objasnite što Vaši članovi mogu očekivati da će se dogoditi

•Kada – odredite točan početak promjena

•Kako – naglasite kako i što očekujete kao rezultat promjena

Kada proces počne:•Ohrabrite Vaše članove da Vas informiraju o promjenama – i reagirajte

•Prilagodite nove programe ako ne daju očekivane rezultate u razumnom vremenu

Rukovodstvo kluba daje dobar primjer u prihvaćanju promjena i svi „vuku” ka istom cilju!

20

Plan postizanja zadovoljstva

Osigurajte da svaki član

ima osjećaj da je

njegov doprinos

važan!

21

Do zadovoljstva članova u 3 koraka

3. Provedite Vaš plan i preispitajte postignuto

•Redovito provjeravajte Vaš plan, da li postiže željene rezultate?•Kako se mijenja članstvo – mijenjati će se i plan.•Novi članovi donose nove perspektive i raznolikost interesa – koristite njihove vještine i talente!

Pitanja?