Procesos de Un Programa de Gestión Documental

Procesos de un Programa de Gestin Documental

Procesos de un Programa de Gestin Documental

1. Produccin

2. Recepcin

3. Distribucin

4. Trmite

5. Organizacin

6. Consulta

7. Conservacin y

8. Disposicin final de documentos

1. Produccin DocumentalGENERACIN DE DOCUMENTOS HECHA POR LAS INSTITUCIONES ENCUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentosoficiales.

Ley 527 de 1999Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Cdigo PenalArtculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas confalsificacin de los documentos pblicos.

Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Cdigo de Procedimiento Penal Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento

pblico. Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento

privado.

Cdigo de Comercio Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del

comerciante a las normas comerciales. Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte

integral de la contabilidad. Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia

comercial.

1. Produccin Documental


Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad enGeneral y se expiden los principios o normas de contabilidadgeneralmente aceptados en Colombia.

Artculo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registroproponentes Cmaras de Comercio

Decreto 2150 de 1995 Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones

oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funcionespblicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas oesferos de tinta hmeda .

NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir .

NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales.

NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales.

NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para lapermanencia y durabilidad


2. Recepcin de Documentos

Constitucin Poltica

Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas decomunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas oregistradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidadesque establezca la ley.

Decreto 2150 de 1995.

Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentosoriginales y uso de sellos, ventanilla nica.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

3. Distribucin de Documentos

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y susresoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995

Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo deinformacin.

Acuerdo 060 de 2001.

Artculo 3. Centralizacin de los servicios dedistribucin de las comunicaciones oficiales.

4. Trmite de Documentos

Constitucin Poltica. Artculo 23. Toda persona tiene derecho a

presentar peticiones respetuosas a las autoridadespor motivos de inters general o particular y aobtener pronta resolucin.

Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmitepeticiones.

Decreto 01 de 1984 Cdigo ContenciosoAdministrativo. Derecho de peticin.

4. Trmite de Documentos Decreto 2150 de 1995. Artculos 6, 16, 17, 22. Artculo 25. Las entidades de la Administracin Pblica

debern facilitar la recepcin y envo de documentos osolicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correocertificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999 Artculo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las

comunicaciones, numeracin de actos administrativos.

Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. Artculo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarn que los secretarios

reciban los archivos por inventario y que arreglenconvenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen.Al efecto, impondrn multas sucesivas a los Secretarios que hanfuncionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estasmultas se reputan penas correccionales.

Artculo 337. El Gobierno y las Asambleas Departamentalesdispondrn lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, lacontabilidad de los fondos pblicos y los dems detalles relativosa los mismos.

5. Organizacin de los Documentos


Ley 80 de 1993.

Artculo 55. De la prescripcin de las acciones deresponsabilidad contractual. La accin civil derivada de lasacciones y omisiones a que se refieren los artculos 50,51,52y 53 de esta Ley prescribir en el trmino de veinte (20)aos, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. Laaccin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accinpenal prescribir en veinte (20) aos.

Cdigo de Comercio. Artculo 60. Los libros y papeles debern ser conservados cuando

menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o lafecha del ltimo asiento, documento o comprobante.Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por elcomerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuadogarantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara decomercio donde fueron registrados los libros se verificar laexactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de lamisma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que sedestruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin.

Cuando se expida copia de un documento conservado como seprev en este artculo, se har constar el cumplimiento de lasformalidades anteriores.


Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacinde las T. R .D.

Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen parala liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional.

Artculo 36.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el SistemaNacional de Archivos, y se dictan otras disposicionesrelativas a los Archivos Privados.


Acuerdo AGN 007 de 1994.

Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea elComit Evaluador de Documentos en los Departamentos,determina su integracin y le fija la funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de lasTRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995. "rganos de Direccin,Coordinacin y Asesora

Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para laevaluacin de TRD.


Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivospblicos de las Cmaras de Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificacionestcnicas y requisitos para la contratacin de servicios dearchivo.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula elprocedimiento para la elaboracin y aplicacin de las tablasde retencin documental en desarrollo del artculo 24 de laLey General de Archivos 594 de 2000.


Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega dearchivos de las entidades que se liquiden, fusionen,supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen loscriterios para la organizacin de los archivos de gestin enlas entidades pblicas y las privadas que cumplen funcionespblicas, se regula el Inventario nico Documental y sedesarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General deArchivos, Ley 594 de 2000.


Acuerdo AGN 015 de 2003. Integracin del Comit deArchivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para laorganizacin de fondos acumulados.

Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin delos documentos de archivo de las Entidades de la RamaEjecutiva del Orden Nacional.


Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin delos documentos de archivo.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin dehistorias laborales.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organizacin dehistorias laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos aeliminar.


Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comitde Transferencias de la Documentacin Histrica al ArchivoGeneral de la Nacin.

Resolucin MinSalud 1995 de 1999. Establece normas parael manejo de la Histrica Clnica.

Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa deGestin Documental y se aprueba la actualizacin de laTabla de Retencin Documental del AGN.


Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el GrupoTcnico de apoyo del Comit de Archivo del ArchivoGeneral de la Nacin.

Resolucin MinProteccin Social 001715 de 2005. Por lacual se modifica la Resolucin 1995 de 1999.

NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica.

NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos


Constitucin Poltica. Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de informar

y recibir informacin veraz e imparcial

Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra.

Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley.

Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin oficiales...


Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. Artculo 315. Los Secretarios de las corporaciones y

autoridades pblicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les estn confiados por razn de su empleo.

Artculo 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas

Artculo 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretaras y en los archivos de las oficinas del orden administrativo .


Ley 57 de 1985. Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los

documentos pblicos.

Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de informacin.

Decreto 2126 de 1992. Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

6. Consulta de los Documentos

7. Conservacin de Documentos

Constitucin Poltica. Artculo 8. Proteger los recursos culturales y

naturales del pas y velar por la conservacin de un ambiente sano.

Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades.


Cdigo Procedimiento Civil.

Artculo 251. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares.

Ley 47 de 1920. Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e

inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981. Artculos 1,2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante

microfilmacin.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales.


Ley 6 de 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector pblico nacional y se dictan otras disposiciones.

Artculo 74. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables.

Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales

establecern medidas para preservar contratos.


Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artculo 4. Definicin de Patrimonio Cultural de la Nacin. Artculo 12. Del Patrimonio Bibliogrfico, Hemerogrfico, Documental y de

Imgenes en Movimiento.

Cdigo de Comercio. Artculos 48 y 60. Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y

almacenar libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990 Artculo 31. Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos.


Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticacin de documentos originales y el uso de sellos; prohbe exigir copias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 23. Valoracin documental que ordena a las entidades oficiales

elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin.

Artculo 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivos debern implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final.


Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservacin y organizacin de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservacin.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.


Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.


8. Disposicin Final de los Documentos

Constitucin Poltica de 1991 Artculo 63. Los bienes de uso pblico y los dems bienes que

determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artculo 70. Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin.

Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.

Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado.


Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin.

Ley 39 de 1981. Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos,

las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Ley 80 de 1993. Artculo 39. Las entidades estatales establecern las medidas que demande

la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio.


Decreto 264 de 1963. Defensa y conservacin patrimonio.

Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para conservacin de archivos.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros.

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.


Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida. AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos,

determina su integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin.

Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico.


Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

NTC 3723. Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin.


NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.

NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238. Micrografa : microfilmacin de series: Procedimientos de operacin.


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