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Projektmanagement
Materialien für zum Thema Projektmanagement in den Lernfeldern ‘Anwendungsentwicklung‘ und ‚Projektplanung und Projektdurchführung‘
Erstellt von Jochen Pellatz 2002-09 Version 3.0
V. 3.1 2J.P. 02-09
Gliederung
Diese Präsentation gliedert das Thema Projektmanagement in folgende Punkte:
Grundlagen (Grundbegriffe)ProjektdefinitionProjektplanungProjektdurchführungProjektabschluss
Hier verwendetes Projektphasenschema
Präsentation beenden
J.P. 02-09 3V. 3.1
Grundlagen
Definition ‚Projekt‘
Beispiele für Projekte
Ursachen für Projekte
Definition‚Projektmanagement
Projektphasen
Aufgaben des Projektmanagements
J.P. 02-09 4V. 3.1
Merkmale eines Projekts
Ein Projekt ist ein Vorhaben zur Lösung einer Aufgabe und ist im Einzelnen durch folgende Merkmale gekennzeichnet :
•Das Projektziel ist eindeutig definiert.•Das Projektziel und das Projektergebnis sind messbar beschrieben.•Das Projekt wird innerhalb eines Zeitrahmens mit vorgegebenen Terminen durchgeführt.•An einem Projekt arbeiten notwendigerweise mehrere Beteiligte zusammen.•Voneinander abhängige Termin-, Ressourcen- und Kostenvorgaben wirken begrenzend.•Ein Projekt ist einmalig (wird nicht alle Tage durchgeführt).•Aus der Vielzahl der Teilaufgaben kann sich eine hohe Komplexität ergeben.•Ein Projekt muss genau geplant werden.•Ein Projekt benötigt eine Projektorganisation
Definition „Projekt“ nach DIN 69901, Zitat: „ Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgaben, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation."
J.P. 02-09 5V. 3.1
Ursachen für Projekte
Organisatorische Probleme (schlechter
Informationsfluss)
Technische Probleme (hoher
Wartungsaufwand)
Wirtschaftliche Probleme (sinkende Umsätze)
Marktbezogene Entwicklungen (Wettbewerbsdruck)
Innovationen, Ideen (neue Produktideen)
Controlling-Ergebnisse(ineffiziente Systeme)
J.P. 02-09 6V. 3.1
Beispiele für IT-Projekte
IT-Projekte
Entwicklung von Anwendungssystemen
Einführung neuerInformationssysteme
Ablösung von Eigenent-Wicklung durch
Standardsoftware
Vernetzung von IT-Systemen
Aufbau überbetrieblicherNetzwerke
Entwicklung neuer Hardwareprodukte
Umsetzung der Prozessorientierung von
Arbeitsabläufen
Umsetzung von Rightsizing oder
Outsourcing
J.P. 02-09 7V. 3.1
Was heißt Projektmanagement
DIN 69901:Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben für die Abwicklung eines Projekts.
oder
Projektmanagement ist die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezieller Instrumente.
J.P. 02-09 8V. 3.1
7.1.5.2. Aufgaben des Projektmanagements:
Aufgaben des Projekt-
managements
Ergebnisplanung, Kapazitätsplanung,Personalplanung
Auswahl und Bereit-stellung von Metho-den und Techniken
Personalführungund
Konfliktmanagement
Ablaufplanung, Kostenplanung, Dokumentation
Risikoanalyse, Steuerung
und Kontrolle
Organisationund
Leitung
Bereitstellung und Nutzung von
Softwarepaketen
Wirtschaftlichkeits-, Zeit - und
Qualitätskontrolle
J.P. 02-09 9V. 3.1
Projektphasen
Die Projektphasen bezeichnen die zeitliche Gliederung des Projektverlaufes in bestimmte Teilabschnitte.
In dieser Präsentation werden folgende Projektphasen unterschieden:
ProjektdefinitionProjektdefinition
ProjektplanungProjektplanung
ProjektdurchführungProjektdurchführung
ProjektabschlussProjektabschluss
In der Systementwicklung werden verschiedene Vorgehensmodelle für die Analyse und Lösung komplexer Aufgabenstellungen unterschieden.
J.P. 02-09 10V. 3.1
Wasserfall-Modell
Das Wasserfall-Modell unterscheidet fünf strikt zu trennende Phasen
Planung
Analyse
Entwurf
Implementierung
Abschluss-Einsatz-Wartung
Das Ergebnis einer Phase fließt als Input in die nächste Phase ein, so dass sich ein treppenartiger Verlauf ergibt.
Kritik am Wasserfallmodell:Starrheit der Phasenfolge, Korrekturen sind in späteren Phasen kaum mehr möglich. Fehlschläge oder nicht erreichbare Ziele werden zu spät erkannt.
Abhilfe kann hier etwa die Einführung eines Prototypes schaffen, bzw. die Verwendung des Spiralmodells.
Projektauftrag
Fachkonzept
DV-Konzept
System
J.P. 02-09 11V. 3.1
Prototyping
Ein wesentlicher Kritikpunkt an den reinen Phasenmodellen besteht darin, dass dem Anwender erst relativ spät prüffähige Versionen des Anwendungssystems zur Verfügung gestellt werden. Zu diesem Zeitpunkt wurde schon eine Menge Zeit und Geld in die Entwicklung investiert, ohne dass der Anwender den Nutzen der Entwicklung testen konnte. Deshalb gibt es die Vorgehensweise des Prototyping, bei der dem Anwender zunächst ein vorläufiges Anwendungssystem zur Verfügung gestellt wird, um Rückmeldungen und Wünsche der Anwender in die weitere Planung einzubeziehen. Prototypen können sich lediglich auf einzelne Teilfunktionen beschränken, sie können aber auch ein unvollständige Modell des Gesamtsystems zeigen.
J.P. 02-09 12V. 3.1
Spiralmodell
Segment 1Festlegung der Ziele und Aufgaben (Soll)
Segment 2Bewertung von
Alternativen Risikoanalyse
Segment 4Soll- Ist- Vergleich
und Aufgaben (Soll)
Segment 3Entwicklung eines
Zwischenproduktes und Testläufe
Die vier Segmente des Spiralmodells werden mehrfach von innen nach außen durchlaufen. In jeder Phase des Projekts werden alle vier Segmente wiederholt. Dabei können Ziele und Realisierungsschritte immer wieder neu formuliert, verbessert und korrigiert werden. Durch den Einsatz des Spiralmodells wird versucht, das Risiko so gering wie möglich zu halten.
J.P. 02-09 13V. 3.1
Projektdefinition
Problembeschreibung(kein Link)
Ursachen-analyse
Projektziele
Projektauftrag
Projektorganisation
Lastenheft /Pfichtenheft
Kick-off-Meeting
J.P. 02-09 14V. 3.1
Ursachenanalyse
Bei der Ursachenanaylse geht es um die Erfassung des IST-Zustandes des Systems. Dabei kann man folgende Phasen unterscheiden:
Erhebung Beschreibung Analyse
Ist-AnalyseIst-Aufnahme und Ist-Analyse
J.P. 02-09 15V. 3.1
Erhebung (Analyse 1)
Bei der Erhebung des Ist-Zustandes geht es um die Darstellung der Arbeitsabläufe (Geschäftsprozesse) in Verbindung mit den beteiligten organisatorischen Einheiten. Im Zusammenhang damit steht auch die Datenanalyse, die Aufschluss über die Entstehung und Verwendung von Daten geben soll.
Hilfreich bei der Beschreibung der Arbeitsabläufe ist die Beantwortung der W-Fragen.(Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Wozu?)
Einzubeziehen ist die Beschreibung bestehender Programme und Daten, manueller Berichte und Formulare, bestehende Karteien, verwendeter Nummernsysteme, sonstiger technischer Einrichtungen.
Techniken zur Erhebung des Istzustandes:• Studium von Unterlagen (Geschäftsberichte, Bilanzen, Stellenbesetzungspläne, Organisationspläne, Produktbeschreibungen, Verfahrensbeschreibungen, Stücklisten, Arbeitszettel, Kunden- Lieferantenverzeichnisse, Betriebsvereinbarungen usw.)
• Fragebogen• Interview• Konferenz• Beobachtung
J.P. 02-09 16V. 3.1
Beschreibung (Analyse 2)
Techniken zur Darstellung von ArbeitsabläufenBeispiele:
Hierarchiediagramme(Organigramme, Baumdiagramme)
Balkendiagramme (Gantt-Diagramme) Datenflußpläne (DIN 66001) Rasterdiagramme Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)
J.P. 02-09 17V. 3.1
Hierarchiesicht
O rg an ig ram m
E in kau f L ag erh a ltu n g V ertrieb
G esch ä fts le itu n g
J.P. 02-09 18V. 3.1
Schwachstellenanalyse (Ursachen)
Die Schwachstellenanalyse ist eine Methode zur Analyse von Prozessen.Schwachstellen können aus unterschiedlicher Sichtweise betrachtet werden:
Beispiele für typische Schwachstellen: zu späte Rechnungsschreibung, zu lange Durchlaufzeiten, ungenaue Mengenerfassung, mangelnde Informationen usw.Beispiele für Folgen: zu hohe Kapitalbindung im Lager, mangelnde Liquidität, Verärgerte Kundschaft
Die Schwachstellenanalyse erfolgt in drei Phasen:
1.Feststellung der Mängel (z.B. zu viele Durchlaufstationen bei der Bearbeitung eines Auftrages)
2.Quantifizierung der Mängel (Wie oft kommen die Mängel vor)
3.Ermittlung der Mängelursachen
Schwachstelle
Managementsicht Anwendersicht
IT-SichtOrganisationssicht
J.P. 02-09 19V. 3.1
Analyse von Prozessen
Methoden der Analyse von Prozessen sind:
BenchmarkingBenchmarking
Workflow-analyse
Workflow-analyse
Referenz-analyse
Referenz-analyse
Schwachstellen-analyse
Schwachstellen-analyse
Checklisten-technik
Checklisten-technik
Vorgansgketten-analyse
Vorgansgketten-analyse
J.P. 02-09 20V. 3.1
Projektziele
Projektziele werden schriftlich fixiert. Damit soll sichergestellt werden, dass Auftraggeber und Auftragnehmer gleiche Vorstellungen verfolgen, dass es keine Missverständnisse gibt und dass die Projektfortschritte jederzeit an den Zielen gemessen werden kann. Dazu ist es wichtig, dass die Ziele objektiv messbar und klar formuliert werden.
Im einzelnen hat die Formulierung von Projektzielen folgende Funktionen:
•Präzisierung Sachziel•Orientierung•Motivation•Kontrolle
Kostenziel Terminziel
Ziel-komponenten
J.P. 02-09 21V. 3.1
Projektauftrag
Ein Projektauftrag sollte folgende Informationen beinhalten:
Projektbezeichnung Projektbeschreibung/Aufgaben Projektziele Aufbauorganisation, Projektleiter und Projektteam Randbedingungen Projektressourcen (Zeit, Geld, Personal,
Sachmittel) Termine und Meilensteine Auftraggeber
J.P. 02-09 22V. 3.1
Pflichtenheft/Lastenheft
Das Lastenheft beinhaltet alle Anforderungen des Auftraggebers hinsichtlich Lieferungs- und Leistungsumfang. Es definiert das WAS und das WOFÜR.(Eine detaillierte Darstellung der Inhalte findet sich im IT-Handbuch S. 205 ff.)
Inhalte in Stichworten: Projekteinführung(Veranlassung, Zielsetzungen, Projektumfeld, Eckdaten), Ausgangssituation(Organisation, Abläufe, Datendarstellung...), Sollzustand(Ablaufdarstellung, Datendarstellung, Aufgabengliederung), Schnittstellen, Anforderungen(an Systemtechnik, an Inbetriebnahme und Einsatz, an Qualität, an Projektabwiclung)
Das Pflichtenheft beschreibt die Realisierung der Anforderungen des Lastenheftes und wird vom Auftragnehmer erstellt. Es definiert das WIE und das WOMIT.
J.P. 02-09 23V. 3.1
Projektplanung• Ermitteln aller erforderlichen Aktivitäten des Projekts und Zusammenfassung zu Arbeitspaketen (Mindmapping, Kartenabfrage)
• Gliederung der Arbeitspakete in einem Projektstrukturplan
• Ermitteln von logischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen
• Festlegung von Terminen
• Genaue Terminplanung und bestimmen des kritischen Weges
• personeller und sachlicher Ressourcen
• Ermittlung der Projektkosten
• Erstellen von Maßstäben zur Qualitätssicherung
Projektstrukturplan
Projektablaufplan
Vorgangsliste
Terminplan
Netzplan
Kapazitätsplan
Kostenplan
Qualitätssicherung
Arbeitspakete
J.P. 02-09 24V. 3.1
Kick-off-Meeting
Die erste gemeinsame Besprechung aller am Projekt beteiligten ist das Kick-off-Meeting.
Der Projektleiter lädt das Projektteam ein und verfasst eine Tagesordnung mit etwa folgenden
Punkten:
Vorstellen des Projektauftrags Vorstellen der Teammitglieder Beschreiben der Rahmenbedingungen (Zeitplanung, Kosten, Ziele) Verteilung der Aufgaben im Projektteam Festlegen der Teamregeln
Über den Verlauf des Kick-off-Meeting wird ein Protokoll verfasst.
J.P. 02-09 25V. 3.1
Arbeitspakete definieren
Zunächst werden im Team alle notwendigen Aufgaben und Aktivitäten ermittelt. Diese
werden dann zu Arbeitspaketen zusammengefasst. Arbeitspakete sind abgegrenzte
Teilaufgaben mit eindeutiger Bezeichnung und eindeutiger Verantwortlichkeit. Arbeitspakete werden genau terminiert und mit einer Budgetvorgabe versehen.
Die Arbeitspakete sind die Grundlage für die folgenden Aktivitäten der Planungsphase.
J.P. 02-09 26V. 3.1
Projektstrukturplan 1
Was ist ein Projektstrukturplan? Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungenhierarchisch darstellt. Er ist ein formales Hilfsmittel, mit dem ein Projekt überschaubar wird: Er bildet die Grundlage für Organisation und Koordination im Projekt Er zeigt den Arbeitsaufwand, Zeitaufwand und Kostenumfang auf, den ein Projekt beinhaltetDer Projektstrukturplan ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt, z.B. für die Ablauf-, Kosten-, Termin- und Kapazitätsplanung oder die Kalkulation sowie das Projekt-Controlling.Die Darstellung der Projektstruktur kann nach verschiedenen Gesichtspunkten erfolgen nach Phasen (logikorientiert) nach Funktionen (funktionsorientiert) nach Objekten (objektorientiert)
Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut?Im Projektstrukturplan werden die einzelnen Vorhaben und Maßnahmen, die für die Erfüllung des Projekts notwendig sind, in einzelnen Arbeitspaketen beschrieben und in eine hierarchische Beziehung zueinandergesetzt. Die einzelnen Strukturelemente können, abhängig von der jeweiligen Realisierungsphase des Projekts,schrittweise über einzelne Ebenen immer weiter gegliedert werden, bis der gewünschte Detaillierungsgraderreicht ist
J.P. 02-09 27V. 3.1
Projektstrukturplan 2
Ein Beispiel:
J.P. 02-09 28V. 3.1
Terminplanung
Bei der Terminplanung geht es darum, die Anfangszeiten und die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte festzulegen und die Termine für die Meilensteine zu bestimmen. Wichtig dabei ist es, die Gesamtdauer des Projektes anhand des kritischen Weges zu ermitteln.Wichtige Hilfsmittel dafür sind Balkendiagramme (Gantt) und die Netzplantechnik.Die Terminplanung wird häufig durch eine Projektmanagementsoftware (z.B. MS Projekt unterstützt.
Meilensteine sind Ereignisse oder Zwischenziele, die eine besondere Bedeutung für das Projekt haben. Die Meilensteine werden bei der Projektplanung festgelegt und haben bei der Realisierung besondere Priorität.
Beispiele für Meilensteine: Das Richtfest beim Hausbau Die erste Testfahrt des Prototyps bei der Autoherstellung.
J.P. 02-09 29V. 3.1
Netzplan
umfassendes Planungsinstrument für komplexe Projekte bietet übersichtlichen Überblick über den Projektablauf,
inklusive der eindeutigen Darstellung der Abhängigkeiten einzelner Vorgänge im Ablauf
ermöglicht genaue Zeitschätzung bzw. Terminfestlegung für den Gesamtablauf sowie für einzelne Vorgänge
Erkennen der zeitintensivsten Ablauffolge: “kritischer Weg” ermöglicht relativen Vergleich der Konsequenzen von
Terminen, Kosten und Einsatzmitteln verschiedener Planungsvarianten
fördert rechtzeitige Entscheidungen, da mögliche Konsequenzen im Netzplan ersichtlich sind
J.P. 02-09 30V. 3.1
Netzplantechnik
Netzplantechnik ist geeignet für: - Strukturplan - Zeitplan - Einsatzmittelplan - Kostenplan
bewährte Arten von Netzplänen: - CPM: Critical Path Method - PERT: Program Evaluation and Review Technic - MPM: Metra-Potential-Method
umfaßt folgende Schritte
J.P. 02-09 31V. 3.1
Die Netzplantechnik umfaßt folgende Schritte:
Erstellen der Tätigkeitsliste aufgrund des Projektstrukturplans
Erstellen des Netzplans Errechnen des kritischen Weges Berechnen der Vorgangszeitpunkte Ermitteln der Pufferzeiten Verwendung des Netzplans als Basis von
- Balkendiagrammen, z.B. Belegungsplan, Einsatzplan - Einsatzmittel-Auslastungsdiagrammen, z.B. zwecks Bedarfsglättung
J.P. 02-09 32V. 3.1
Berechnungen im Netzplan
Aufgrund der Vorwärts- und Rückwärtsrechnung sind bekannt:FA (FZ) und SE (SZ) FE(V1) = FA(V1) + D(V1) SA(V1) = SE(V1) - D(V1)
Pufferzeiten:Gesamte Pufferzeit (GP): GP = SE(j) - FA(i) - D oder GP = SZ(j) - FZ(i) - D Bedeutung: GP gibt an, wie lange ein Vorgang höchstens verlängert/verzögert werden kann, ohne daß der Endtermin beeinträchtigt wird.
J.P. 02-09 33V. 3.1
Vorgangsknotentechnik
J.P. 02-09 34V. 3.1
PERT Netzplandarstellung
J.P. 02-09 35V. 3.1
Projektabablaufplan
Die Arbeitsaufgaben und Teilprojekte werden zeitlich und logisch geordnet. Vorgänge werden mit Anfangs- und Endpunkten grafisch dargestellt. Die frühesten und spätesten Anfangs- und Endpunkte werden dargestellt. Das Projektteam nimmt eine Voruntersuchung hinsichtlich der Ausgangssituation (Ist-Zustand) und nimmt eine Kalkulation der Faktoren Zeit, Kosten, Qualität vor. Jedem Projektmitglied bzw. jeder Projektgruppe werden ein oder mehrere Arbeitspakete zugeteilt und die Schnittstellen zwischen ihnen definiert.
J.P. 02-09 36V. 3.1
Vorgangsliste
J.P. 02-09 37V. 3.1
7.1.5.5. Projektplanung 2
wer erledigt welche Aufgaben in welchem Zeitraum mit welchen Methoden
und Techniken mit welchen Ressourcen
(z.B. Kapital, Sachmittel, etc)?
Qualität
KostenTermin
Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn die festgelegten Ziele in geforderter Qualität termingerecht und innerhalb des Kostenrahmen realisiert wird!
J.P. 02-09 38V. 3.1
Kapazitätsplanung (Ressourcenplanung)
Bei der Kapazitätsplanung geht es um die Planung von Personen und Sachmitteln. Diese müssen• in der richtigen Art und Qualität• in der richtigen Menge• zur richtigen Zeit• am richtigen Ort bereitstehenUm dies zu erreichen, geht man wie folgt vor:
• Ermittlung des Ressourcenbedarfs (Art, Menge, Ort, Zeit)• Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten• Soll-Ist-Vergleich• Ausgleich von Kapazitätslücken
J.P. 02-09 39V. 3.1
Kostenplanung
Aufgabe der Kostenplanung ist die Planung der Projektkosten. Dabei werden die Kosten je Arbeitspaket für jede Ressource ermittelt.
Es müssen alle anfallenden Kosten festgestellt werden und auf eine Ressourceneinheit (z.B. Arbeitsstunde) umgerechnet werden.Problem ist die vollständige Erfassung aller Kosten sowie die möglichst genaue Kostenschätzung. Dazu gibt es verschiedene Methoden.Berücksichtigt man außerdem die Ertragsseite des Projekts so kommt man zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines Projekts. Dabei geht es darum, die Kosten und den Nutzen eines Projektes bzw. mehrerer Projektalternativen zu ermitteln und zu vergleichen.
J.P. 02-09 40V. 3.1
Qualitätsplanung
Aufgabe der Qualitätsplanung ist
• die Festlegung geeigneter Qualitätssicherungsmaßnahmen• die Entwicklung von Qualitätskriterien
J.P. 02-09 41V. 3.1
Methode: GANTT-Diagramm Aufgabe und Umsetzung
Vorgänge
A
B
C
E
t
D
F
Visualisierung der Projektterminezeitliche Vorgangsabfolge
Abhängigkeiten (gem. der Struktur- und Ablaufplanung) werden berücksichtigt, aber nicht dargestellt
Umsetzung projekt- oder ressourcenorientiertrelevant für die Kapazitätsplanung
Darstellung eines Vorgangs als Balken (Balkendiagramm)
mit zeitbezogener Längeüber der Zeitachse
zeitlicher Projektfortschritt
J.P. 02-09 42V. 3.1
GANTT-Diagramm
J.P. 02-09 43V. 3.1
Methode: Meilensteine
Nutzung für das Projektmanagement zur graphischen Visualisierung besonderer Projektereignisse und -termine
(Deadlines etc.) in GANTT-Diagrammen (und Netzplänen) Möglichkeit zur Grobplanung (Meilensteinnetzpläne) Möglichkeit zur Projektkontrolle (Meilensteintrendanalyse)
Meilensteine sind Ereignisse besonderer Bedeutung
i.d.R. mit der Dauer Null
Vorgänge
A
B
C
E
t
D
F
Projektstart
Fertigstellung Prototyp
Projektende
J.P. 02-09 44V. 3.1
Darstellungsformen von Netzplänen
i.d.R. verwendete MethodeDarstellungsform
VKNVorgangsknotennetzplan
Bezeichnung
VPNVorgangspfeilnetzplan
EKNEreignisknotennetzplan
MPMMetra-Potential-Methode
CPMCritical Path Method
PERTProgram Evaluation and Review Technique
Vorgang j
FAj Dj SAj
Ej
SZjFZj
Ek
SZkFZk
Vn
Dn
Darstellung analog
6
4 bmatn
J.P. 02-09 45V. 3.1
J.P. 02-09 46V. 3.1
Symbole für ereignisgesteuerte Prozessketten - EPK
Ereignis(Sechseck)
was ereignet sich
Aufgabe/Tätigkeit(abgerundetes Rechteck)
was wird gemacht
Organisatorische Einheit (Ellipse)
wer macht etwas
Daten (Rechteck) welche Informationensind erforderlich
1. Elemente
2. Beziehungen
Kontrollfluß
Informationsfluß
Organisations-zuordnung
verbindet Ereignisseund Aufgaben
immer links von einerAufgabe
welche org. Einheit istfür eine Aufgabe zuständig
Verknüpfungenxor
und oder exclusiv oder
Stichwort-Verzeichnis
Beispiel
J.P. 02-09 47V. 3.1
EPK - Beispiel
Bsp.: Angebotserstellung (Kurzdarstellung)
Kundenanfrage
Kundendatenprüfen
Angebot erstellen
Angebotverschicken
Verkauf
Kundendatei
Artikeldatei
Kundenangebotist fertigAngebotsdatei
Ereignisgesteuerte Prozessketten (nach Scheer)
Kunde ok
Stichwort-Verzeichnis
J.P. 02-09 48V. 3.1
Darstellungstechniken Datenflußpläne nach DIN 66001
Prozess, Verarbeitung
Verzweigung
Daten, allgemein
Schriftstück
Datei
Verbindung (Konnektor)
GrenzstelleBeginn und Ende
Verbindungsliniezwischen Symbolen
Stichwort-Verzeichnis
weiter
J.P. 02-09 49V. 3.1
Datenflussplan (Beispiel)
Kundenanfrage
Kundenprüfen
ok
Kundendatei
Artikeldatei
Machbar-keit prüfen
1
1
Angeboterstellen
Angebot
Ende
Stichwort-Verzeichnis
J.P. 02-09 50V. 3.1
Balkendiagramm (Gannt)
Dauer ------------------
Vorgang
1 2 3 4 5 6
Anfrage erfassen Kunden prüfen Machbar-keit prüfen
Angebot erstellen
Stichwort-Verzeichnis
J.P. 02-09 51V. 3.1
Rasterdiagramm
Poststelle Sachbearbeiter 1 Lager
Anfrageweiterleiten X
Anfrage erfassenX
Kunden prüfenX
Machbarkeitprüfen X
Angebot erstellenX
Stichwort-Verzeichnis
J.P. 02-09 52V. 3.1
Wirtschaftlichkeitsanalyse
Nächste Folie
J.P. 02-09 53V. 3.1
Wirtschaftlichkeitsanalyse 2
Beim Vergleich zwischen dem alten und dem neuen System unterscheidet man:
a) reine Kostenvergleiche b) Kosten/Nutzenvergleichea) Beim reinen Kostenvergleich werden lediglich die einmaligen und laufenden Kosten verglichen: Beispiel:
Altes System Neues System
Laufende Kosten pro Jahr
- Abschreibungen 220000 110000
- Systemnutzung 60000 70000
- Systemwartung 40000 60000
Summe 320000 240000
Einmalige Kosten
- Entwicklungskosten 150000
- Umstellungskosten 30000
Summe 180000
D.h. Die einmaligen Kosten amortisieren sich durch die geringeren laufenden Kosten nach ca. 2.25 Jahren.
b) Bei Kosten/Nutzenvergleichen besteht die Hauptschwierigkeit darin, den nicht quantifizierbaren (in Geld bewertbaren) Nutzen in die Bewertung einzubeziehen. Dieses wird meist durch unterschiedliche Gewichtung und Bewertungsmethoden erreicht.
(Multifaktorenmethode, Portfolio-Analysen)
Stichwort-Verzeichnis
Nächste Folie
J.P. 02-09 54V. 3.1
Wirtschaftlichkeitsanalyse 3
RentabilitätRentabilität = Gewinn * 100
Kapital
AmortisationAmortisationsdauer = Kapitaleinsatz Einzahlungsüberschüsse /Jahr
Nächste Folie
J.P. 02-09 55V. 3.1
Wirtschaftlichkeitsanalyse 4
J.P. 02-09 56V. 3.1
Projektorganisation1
Nächste Folie
J.P. 02-09 57V. 3.1
Projektorganisation2
Nächste Folie
J.P. 02-09 58V. 3.1
Projektorganisation3
J.P. 02-09 59V. 3.1
Projektdurchführung
Soll-Ist-Vergleich
Projektdokumentation
Termin-Trend-Analyse
In der Phase der Projektdurchführung hat das Projektmanagement die Aufgabe, den Fortlauf des Projektes zu steuern (Projektsteuerung) und Abweichungen von der Projektplanung zu erkennen und zu korrigieren (Projektcontrolling).
Der Projektverlauf und die Ergebnisse des Projekts werden in verschiedenen Projektdokumentationen erfasst.
In dieser Phase bedient sich das PM verschiedener Instrumente:
Für die Aktivitäten bei der Systementwicklung werdenunterschiedliche Vorgehensmodelle unterschieden.
Vorgehensmodelle
J.P. 02-09 60V. 3.1
Projektdokumentation
Ziel der Projektdokumentation ist es, den Projektverlauf für jedermann nachvoll-ziehbar zu machen. Alle wichtigen Dokumente werden in einer Projektakte gesammelt. In die Projektakte gehören z.B. folgende Dokumente:
Projektauftrag, Projektdefinition, Projektorganisation, Projektstrukturplan, Terminpläne, Ressourcenplan, Kostenplan, Protokolle der Projektteamsitzungen, Telefonliste, Präsentationsunterlagen usw.
J.P. 02-09 61V. 3.1
Soll-Ist Vergleich
• Anhand des Netzplanes werden die Soll-Werte für die Termine und die Kosten je Arbeitspaket ermittelt.
• Diesen werden die Ist-Werte gegenübergestellt und die Abweichungen ermittelt.
• Es werden die Ursachen für die Abweichungen festgestellt und
• Korrekturmaßnahmen ergriffen. Diese können in der Korrektur der Projektziele oder in Korrekturmaßnahmen beim Projektverlauf bestehen.
J.P. 02-09 62V. 3.1
Termin-Trend-Analyse
Das Termincontrolling überprüft projektbegleitend, ob der Projektablaufplan eingehalten wird. Dabei werden Terminüber- oder unterschreitungen graphisch dargestellt
J.P. 02-09 63V. 3.1
Projektabschluss
Abschlusspräsentation Abschlussbesprechung
Abnahme
Einweisung
Abschlussbericht
Auflösung desProjektteams
J.P. 02-09 64V. 3.1
Abschlusspräsentation
Die Abschlusspräsentation dient dem Zweck, alle Interessentengruppen über das Projektergebnis und den Projektverlauf zu informieren. Eine gelungene Abschlusspräsentation ist Teil des Projektmarketings. Bei der Vorbereitung sollten folgende Fragen beantwortet werden:•Was ist das Ziel der Präsentation•Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden•Welche Hilfsmittel werden verwendet (Uhr, Karteikarten, Medien)•Wie sieht die Zeitplanung aus.
Bei der Gliederung der Abschlusspräsentation kommt es auf die Gestaltung der drei Bereiche•Einleitung (Begrüßung, Themavorstellung, Gliederung, Einstimmung)•Hauptteil (Ziel, Umfang, Inhalt)•Schluss (Zusammenfassung, Schlussfolgerungen, Fragenteil)an
J.P. 02-09 65V. 3.1
Abnahme
Das fertige Projektergebnis wird zum vereinbarten Endtermin durch den Auftraggeber abgenommen. Der Ablauf einer Abnahme ist abhängig von der Art des Projekts.Bei Abnahme eins Neubaus findet eine Begehung statt,Die Abnahme einer Software findet in Form eines Testlaufes statt,Marketingprojekte werden i.d.R. in Form einer beamergestützten Präsentation erfolgen.
Auftauchende Mängel werden schriftlich dokumentiert und es wird ein Abnahmeprotokoll erstellt.
J.P. 02-09 66V. 3.1
Einweisung
Die Auftraggeber bzw. die späteren Nutzer werden von den Projektmitarbeitern eingewiesen. Evtl. müssen dazu Schulungsunterlagen erstellt werden.
Wichtig für die Einweisung ist ein verständliches, auf die Zielgruppe abgestimmtes Vorgehen.
J.P. 02-09 67V. 3.1
Abschlussbesprechung
Die Abschlussbesprechung ist die letzte offizielle Projektverantstaltung. Folgende Tagesordnungspunkte sollten Gegenstand der Sitzung sein:•Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit•Reflexion und Feedback des Projektteams (was war gut, welche Probleme gab es, welche Veränderung würde man für Folgeprojekte vornehmen)
•Weiteres Vorgehen - Ausstehende Arbeiten
- Neue Aufgabengebiete - Abschlussfeier - Abschlussbericht
J.P. 02-09 68V. 3.1
Abschlussbericht
Der Abschlussbericht gehört zur Projektakte und enthält folgende Aspekte:
•Projektauftrag (Lastenheft)•Planungsunterlagen (Strukturplan, Vorgangsliste, Kostenplan usw.)•Bestandsaufnahme Zielerreichung (Soll-Ist-Vergleich)•Ursachenanalyse (Gründe für Soll-Ist-Abweichungen)•Abgeleitete Empfehlungen •Weitere Empfehlungen für zukünftige Projekte•Detaillierte Abrechnung (für jedes Arbeitspaket)•Ansprechpartner (für Rückfragen)
J.P. 02-09 69V. 3.1
Auflösung des Projektteams
Mit der Abgabe des Abschlussberichtet wird das Projektteam aufgelöst und in neue Aufgabengebiete überführt.
J.P. 02-09 70V. 3.1
Vorgehensmodelle (Quelle Grundlagen)
Die Systementwicklung (Entwicklung und Bereitstellung komplexer Anwendungssoftware) kann nach verschiedenen Vorgehensmodellen erfolgen. Ein Vorgehensmodell legt fest, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge erfolgen sollen. Der Gesamtprozess der Entwicklung vollzieht sich in verschiedenen Entwicklungsstufen, die als Phasen bezeichnet werden.
Die wichtigsten Vorgehensmodelle sind:
Das Phasenmodell Wasserfall-Modell Spiralmodell Das V-Modell Prototyping
J.P. 02-09 71V. 3.1
Vorgehensmodelle (Quelle Durchführung)
Die Systementwicklung (Entwicklung und Bereitstellung komplexer Anwendungssoftware) kann nach verschiedenen Vorgehensmodellen erfolgen. Ein Vorgehensmodell legt fest, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge erfolgen sollen. Der Gesamtprozess der Entwicklung vollzieht sich in verschiedenen Entwicklungsstufen, die als Phasen bezeichnet werden.
Die wichtigsten Vorgehensmodelle sind:
Das Phasenmodell Wasserfall-Modell Spiralmodell Das V-Modell Prototyping
Die Erläuterungen zu den einzelnen Vorgehensmodellen finden Sie in der Folie 3 (Grundlagen)
J.P. 02-09 72V. 3.1
Phasenmodelle
In der Literatur werden verschiedene Phasenmodelle unterschieden. Welches Modell angewendet wird, richtet sich auch oft nach der Art der Aufgabenstellung. Für manche Bereiche ist die Einhaltung eines bestimmten Phasenmodells zwingend vorgeschrieben.Es werden einige Modelle gegenübergestellt:
Autoren Nach Stahlknecht u.a.
Nach Balzert Nach Kühlewein u.a.
Phasen
Vorphase
Analyse
Planung Planung
Definition Analyse
Entwurf Entwurf Entwurf
ImplementierungImplementierung
Realisierung und Test
Abnahme und Einführung
Einführung Pflege und Wartung
Abnahme und Einführung
J.P. 02-09 73V. 3.1
V-Modell
Das V-Modell ist eine Weiterentwicklung des Wasserfallmodells. Es wird überwiegend bei Projekten eingesetzt, die einen hohen Anspruch an die Qualitätssicherung haben. Die Phasen, die Aktivitäten und die Aufgaben des Projektmanagements werden genau beschrieben.
Konzept für die Durchführbarkeit
Echteinsatz
Anforderungsdefinition
Grobentwurf
Feinentwurf
Modell+Implementation
Abnahmetest + Probebetrieb
Akzeptanztest+Systemtest
Integrationstest
Test einzelner Module
Das V-Modell gilt für alle Bundes-verwaltungen seit 1991 verbindlich.