Upload
nguyendieu
View
233
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI
PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD)
CABANG MANAHAN SURAKARTA
TUGAS AKHR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
ESTI NUR KHOIRIYYAH
D1509033
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO
@ ketika kamu sukses, teman-temanmu mengetahui siapa kamu. tapi ketika
kamu gagal, kamu akan tahu siapa teman-temanmu. (Penulis)
@ Memiliki sedikit ilmu pengetahuan namun digunakan untuk berkarya,
jauh lebih berarti daripada mmiliki ilmu pengetahuan luas namun mati
tak berfungsi. (Kahlil Gibran)
@ Stand by you, whatever you do. (Penulis)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya ini untuk orang-orang yang
sangat berarti dalam hidupku:
F Kedua orang tuaku, Ibuku dan ayahku
yang selalu memberikan kasih sayangnya
untukku selama ini.
F Kakakku Muhammad Lukman Khoiri dan
adiku Anissa Nur Khoiriyyah yang
senantiasa selalu kusayangi dan
memberikan dukungan.
F Teman-teman dan Sahabat-sahabatku,
Mario Van Basten dan Kartika Hermawati
yang telah memberikan dukungan.
F Kekasihku yang selalu menemani dan
memberikan dukungan serta motivasi.
F Almamater Tercinta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama : ESTI NUR KHOIRIYYAH
NIM : D1509033
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ PROSEDUR
DISTRIBUSI BARANG DI PT KIMIA FARMA TRADING AND
DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA ” adalah betul-
betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut
diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 6 Juni 2012
Yang membuat pernyataan,
ESTI NUR KHOIRIYYAH
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini
yang berjudul PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI PT. KIMIA FARMA
TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN
SURAKARTA ”.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam DIII
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada :
1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama
yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan
dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik.
3. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Rachman Budiana, Apt. MM selaku Branch Manager PT.
Kimia Farma Trading and Distribution.
5. Bapak Suhardi, selaku Kepala Gudang PT. Kimia Farma Trading and
Distribution.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
6. Bapak Bayu Yunianto, S. Farm. Apt selaku pembimbing peserta
magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
7. Staff PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Ibu Farah, Mas
Muladi, dan Mbak Anna.
8. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material.
9. Seluruh teman-teman yang ada di D III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan
saran dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.
Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa
saja yang membacanya sebagai referensi maupun bagi penulis. Apabila
terdapat kesalahan baik dalam penulisan ataupun isi laporan, penulis
mohon maaf.
Surakarta, 6 Juni 2012
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i
PERSETUJUAN ............................................................................................ ii
PENGESAHAN ............................................................................................. iii
MOTTO ......................................................................................................... iv
PERSEMBAHAN .......................................................................................... v
PERNYATAAN ............................................................................................. vi
KATA PENGANTAR ................................................................................... vii
DAFTAR ISI .................................................................................................. ix
DAFTAR TABEL ......................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xii
DAFTAR LAMPIRAN
ABSTRAK ..................................................................................................... xiii
ABSTRACT ................................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ........................................................ 1
B. Rumusan Masalah .................................................................. 4
C. Tujuan Pengamatan ............................................................... 4
D. Manfaat Pengamatan ............................................................. 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 6
1. Tinjauan Pustaka .................................................................... 6
A. Prosedur ………………….. ........................................... 6
B. Distribusi Barang ........................................................... 9
C. Prosedur Distribusi Barang ............................................ 16
2. Metode Pengamatan .................................................... 16
Halaman
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
A. Lokasi Pengamatan ......................................................... 16
B. Jenis Pengamatan ........................................................... 17
C. Sumber Data ................................................................... 17
D. Teknik Pengumpulan Data ............................................. 18
E. Teknik Analisis Data ...................................................... 18
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ..................................... 20
A. Gambaran Umum ............................................................... 20
B. Visi, Misi, dan Sasaran .......................................................... 21
C. Susunan Organisasi ................................................................ 23
BAB IV PEMBAHASAN .......................................................................... 31
A. Prosedur Distribusi Barang ................................................... 31
B. Diagram Alir Prosedur Distribusi Barang……………….….. 38
C. Hambatan Prosedur Distribusi Barang……….……………... 40
BAB V PENUTUP ................................................................................... 42
A. Kesimpulan ........................................................................... 42
B. Saran ...................................................................................... 45
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010… ............ 20
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb. 2. 1. Struktur Organisasi PT. KIMIA FARMA TRADING AND
DISTRIBUTION…………..…………………… ……………………………. 30
Gb. 3. 1. Diagram Alir Prosedur Distribusi Barang …………………….…… 39
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
ABSTRAK
ESTI NUR KHOIRIYYAH, D1509033, PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 45 halaman.
Distribusi barang merupakan kegiatan penyaluran hasil produksi berupa barang dan jasa dari produsen ke konsumen guna memenuhi kebutuhan manusia. Atau disebut juga sebagai suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Proses distribusi tersebut pada dasarnya menciptakan faedah waktu, tempat dan pengalihan hak milik. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk menggambarkan Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta dan mengetahui apa saja kendala-kendala atau hambatan yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution pada saat proses distribusi barang tersebut berlangsung, serta mencari pemecahan atas permasalahan tersebut.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi (pengamatan) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya.
Hasil pengamatan yang dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Prosedur Distribusi Barang meliputi 6 tahap yaitu menyiapkan faktur, menyiapkan barang, mencocokkan faktur dengan fisik barang, tanda terima ekspedisi, proses inkaso, dan proses claim. Dalam prosedur distribusi barang. masih ada hambatan – hambatan seperti terkait dalam tahap pencocokkan faktur dengan fisik barang, yaitu sering terjadi kesalahan dalam pengambilan barang di gudang yang tidak sesuai dengan isi faktur.
Adapun saran yang diberikan penulis, yaitu sebaiknya petugas gudang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution lebih teliti lagi dalam pengambilan barang agar tidak terjadi kesalahan dan diadakan koordinasi yang baik kepada para karyawan sebelum kegiatan dimulai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini salah satu permasalahan yang cukup penting pada manajemen
perusahaan adalah permasalahan distribusi barang. Distribusi barang
merupakan suatu proses kegiatan yang dilakukan untuk menyalurkan suatu
barang dari obyek satu ke obyek lainya. Dimana kegiatan ini menjadi salah
satu unsur penting dalam proses transaksi yang terjadi di dalam suatu
perusahaan. Dengan jaringan distribusi, produk-produk dari perusahaan dapat
sampai ke tangan konsumen tepat pada waktunya walaupun jarak antara
lokasi konsumen dengan perusahaan sangat jauh.
PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan sebuah
perusahaan pelayanan kesehatan yang integrasi bergerak dari hulu ke hilir,
yaitu industri, marketing, distribusi, ritel, laboraturium klinik dan klinik
kesehatan. Dalam usaha untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan di
bidang pemasaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution melakukan
kegiatan penyaluran atau distribusi. Penyaluran merupakan kegiatan
penyampaian produk sampai ketangan konsumen tepat pada waktunya.
Pada saat ini PT. Kimia Farma Trading and Distribution mempunyai 43
cabang yang tersebar diseluruh propinsi Indonesia, antara lain berada di
Surakarta, Jogjakarta, Semarang, Jakarta dan sebagainya. Anak perusahaan
tersebut menyalurkan obat-obatan dan kosmetik dari beberapa
principal/pabrik, diantaranya adalah Kimia Farma, Indo Farma, Bio Farma,
Mahakam Beta Farma, Duta Kaisar dan Talenta. Perusahaan ini
mendistribusikan obat – obatan dan kosmetik tersebut ke beberapa apotek dan
rumah sakit. Dalam bisnis pemasaran, PT. Kimia Farma Trading and
Distribution memasarkan produk-produknya dari dalam kota hingga keluar
kota, daerah tersebut meliputi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
- Surakarta
- Sukoharjo
- Klaten
- Karanganyar
- Boyolali
- Wonogiri
- Sragen dan lain sebagainya
Dalam mendistribusikan produknya, PT. Kimia Farma Trading and
Distribution menggunakan distribusi tidak langsung. Distribusi tidak
langsung adalah produsen menjual produk-produknya kepada konsumen
dengan menggunakan perantara.
Penggunaan perantara ini sangat membantu produsen yang mempunyai
jangkauan pasar yang luas dan menyebar. Perantara yang digunakan dalam
pendistribusian barang tersebut berupa agen, pedagang besar dan pengecer.
Keuntungan yang di dapat dengan menggunakan distribusi tidak langsung
adalah sebagai berikut:
a. Perantara dapat membantu mencari konsumen.
b. Mengurangi tugas produsen dalam kegiatan distribusi untuk mencapai
konsumen.
c. Perantara dapat membantu dibidang keuangan dengan menyediakan
sejumlah dana untuk melakukan penjualan.
d. Perantara dapat membantu di bidang penyimpanan barang dengan
menyediakan fasilitas-fasilitas penyimpanan seperti gudang, sehingga
sewaktu-waktu dibutuhkan oleh konsumen dapat dipenuhi.
e. Perantara dapat membantu di bidang pengangkutan dengan menyediakan
alat-alat transportasi sehingga meringankan beban produsen maupun
konsumen untuk mencarinya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
f. Perantara dapat membantu menyediakan perantara yang dibutuhkan untuk
beberapa jenis produksi tertentu, sehingga produsen tidak perlu
menyediakanya.
g. Kegiatan distribusi dapat berjalan dengan lancar bilamana perantara sudah
memiliki pengalaman.
Karena barang yang didistribusikan oleh PT. Kimia Farma Trading and
Distribution sifatnya sangat dibutuhkan oleh konsumen pada saat itu
juga/dibutuhkan sewaktu-waktu, maka dalam pendistribusianya agar barang
dapat sampai ke tangan konsumen dengan kondisi yang baik dan tepat pada
waktunya dibutuhkan suatu prosedur/tatacara pengelolaan yang baik. Dengan
kata lain terdiri dari tahap demi tahap proses yang saling berkesinambungan.
Dengan pendistribusian yang baik, maka akan dapat memudahkan
konsumen dalam mendapatkan produk, sehingga konsumen akan merasa
puas. Dengan demikian akan memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan
penjualan dalam arti tercapai target usahanya dan mampu untuk bersaing
memperebutkan pasar dengan perusahaan yang bergerak di bidang yang
sama. Keberhasilan dalam pendistribusian barang tersebut tidak lepas dari
pihak-pihak yang terlibat didalamnya. Mulai dari perusahaan hingga barang
tersebut bisa sampai ketangan konsumen.
Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir
yang berjudul “ PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI PT KIMIA
FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN
SURAKARTA? ”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah yang telah dikemukakan
diatas, maka permasalahan yang ingin diamati penulis yaitu :
“ Bagaimana Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Manahan Surakarta? ”.
C. Tujuan Pengamatan
Tujuan pengamatan yang ingin dicapai oleh penulis pada penulisan tugas
akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang prosedur distribusi barang di PT.
Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca
maupun bagi PT. Kimia Farma Trading and Distribution, sebagai bahan
masukan dan saran yang bersifat membangun untuk menentukan
kebijaksanaan perusahaan dimasa yang akan datang.
3. Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas
akhir untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md) pada program
Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Mendapatkan pengalaman di lingkungan kerja dan mendapat peluang untuk berlatih menangani permasalahan dalam perusahaan.
2. Penulis dapat melaksanakan studi perbandingan antara teori yang didapat di bangku perkuliahan dengan penerapan di perusahaan.
3. Untuk mengetahui prosedur distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. PROSEDUR
1. Pengertian Prosedur
Pengertian Prosedur menurut The Liang Gie (1986 : 261) adalah
suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan
suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur
membuat surat-menyurat pada perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat
suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep
suratnya, cara mengetik pada kertas atau menyusun suratnya.
Prosedur menurut Ig. Wursanto (1987 : 65) adalah prosedur
merupakan bagian dari klasifikasi perencanaan eksekutif dimana
perencanaan eksekutif/perencanaan manajemen dibuat oleh pemimpin
organisasi dan perencanaan eksekutif diperlukan untuk menentukan
prosedur pelaksanaan rencana yakni petunjuk-petunjuk pelaksanaan yang
bersifat direktif.
Prosedur menurut Harold Koontz, Cryll O’Donnell, Heinz
Weihreich (1989 : 124) adalah rencana yang menetapkan suatu metode
penanganan yang dibutuhkan untuk aktifitas-aktifitas yang akan datang.
Ia merupakan pedoman-pedoman untuk bertindak, bukan untuk berfikir
dan ia menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan suatu kegiatan
tertentu. Ia merupakan urut-urutan kronologis dari tindakan-tindakan
yang dibutuhkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
Sedangkan Pengertian prosedur menurut Moekijat dalam Kamus
Management (1984: 475) adalah sebagai berikut:
a. Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan
suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-
kebijaksanaan yang telah ditentukan.
b. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu (chronologis)
kepada tugas-tugas yang menentukan jalan dari serangkaian tugas-
tugas demikian dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah
tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
c. Suatu prosedur adalah serangkaian dari pada tugas-tugas yang saling
berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara
tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan.
d. Urutan secara chronolgis (menurut waktu) dari pada tugas-tugas ini
merupakan ciri dari pada setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur
meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas
harus diselesaikan.
e. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana
pekerjaan akan diselesaikan.
Menurut Imron (Kamus Bahasa Indonesia, 1992 : 160)
mendefinisikan prosedur sebagai berikut:
a. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas.
b. Metode, langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan
suatu problem.
Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan
yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau
kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan
memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
2. Karekteristik Prosedur
Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah
sebagai berikut:
a. Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi.
b. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan
menggunakan biaya yang seminimal mungkin.
c. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana.
d. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan
tanggungjawab.
e. Menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan.
f. Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-
anggota organisasi.
g. Mencegah terjadinya penyimpangan.
h. Membantu efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja dari suatu
unit organisasi.
3. Manfaat prosedur
Suatu prosedur dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
a. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan
dimasa yang akan dating.
b. Mengubah pekerjaan berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas,
sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya
mengerjakan yang seperlunya saja.
c. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus
dipatuhi oleh seluruh pelaksana.
d. Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang
efektif dan efisien.
e. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam
pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan
perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-
masing.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
B. DISTRIBUSI BARANG
1. Pengertian Distribusi Barang
Pengertian distribusi barang menurut Indriyo Gitosudarman (1994 : 253)
adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menyalurkan,
menyebarkan, mengirimkan serta menyampaikan barang yang
dipasarkan kepada konsumen.
2. Fungsi Distribusi Barang
Distribusi sangat dibutuhkan oleh konsumen untuk memperoleh barang-
barang yang dihasilkan oleh produsen, apalagi bila produksinya jauh.
Ada pun kegiatan yang termasuk fungsi distribusi terbagi secara garis
besar menjadi dua, yaitu:
1). Fungsi Distribusi Pokok
adalah tugas-tugas yang mau tidak mau harus dilaksanakan. Dalam
hal ini fungsi pokok distribusi meliputi:
a. Pengangkutan (Transportasi)
Pada umumnya tempat kegiatan produksi berbeda dengan
tempat tinggal konsumen, perbedaan tempat ini harus diatasi
dengan kegiatan pengangkutan. Seiring dengan bertambahnya
jumlah penduduk dan semakin majunya teknologi, kebutuhan
manusia semakin banyak. Hal ini mengakibatkan barang yang
disalurkan semakin besar, sehingga membutuhkan alat
transportasi (pengangkutan).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
b. Penjualan (Selling)
Di dalam pemasaran barang, selalu ada kegiatan menjual yang
dilakukan oleh produsen. Pengalihan hak dari tangan produsen
kepada konsumen dapat dilakukan dengan penjualan. Dengan
adanya kegiatan ini maka konsumen dapat menggunakan barang
tersebut.
c. Pembelian (Buying)
Setiap ada penjualan berarti ada pula kegiatan pembelian. Jika
penjualan barang dilakukan oleh produsen, maka pembelian
dilakukan oleh orang yang membutuhkan barang tersebut.
d. Penyimpanan (Stooring)
Sebelum barang-barang disalurkan pada konsumen biasanya
disimpan terlebih dahulu. Dalam menjamin kesinambungan,
keselamatan dan keutuhan barang-barang, perlu adanya
penyimpanan (pergudangan).
e. Pembakuan Standar Kualitas Barang
Dalam setiap transaksi jual-beli, banyak penjual maupun
pembeli selalu menghendaki adanya ketentuan mutu, jenis dan
ukuran barang yang akan diperjualbelikan. Oleh karena itu perlu
adanya pembakuan standar baik jenis, ukuran, maupun kualitas
barang yang akan diperjualbelikan tersebut. Pembakuan
(standardisasi) barang ini dimaksudkan agar barang yang akan
dipasarkan atau disalurkan sesuai dengan harapan.
2). Fungsi Distribusi Tambahan
Distribusi mempunyai fungsi tambahan yang hanya diberlakukan
pada distribusi barang-barang tertentu. Fungsi tambahan tersebut di
antaranya adalah sebagai berikut.
a. Menyeleksi
Kegiatan ini biasanya diperlukan untuk distribusi hasil pertanian
dan produksi yang dikumpulkan dari beberapa pengusaha.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Misalnya, produksi tembakau perlu diseleksi berdasarkan
mutu/standar yang biasa berlaku, produksi buah-buahan diseleksi
berdasarkan ukuran besarnya.
b. Mengepak/Mengemas
Untuk menghindari adanya kerusakan atau hilang dalam
pendistribusian, maka barang harus dikemas dengan baik.
3. Jenis-jenis Distribusi Barang
a. Distribusi Intensif
Adalah cara distribusi dimana barang yang dipasarkan itu
diusahakan agar dapat menyebar seluas mungkin sehingga dapat
secara intensif menjangkau semua lokasi dimana semua konsumen
itu berada.
b. Distribusi Selektif
Adalah cara distribusi dimana barang-barang disalurkan oleh
beberapa penyalur saja atau selektif. Distribusi jenis ini tidak akan
selektif apabila diterapkan untuk menyalurkan barang-barang
konveniens atau barang-barang kebutuhan hidup sehari-hari, karena
tidak akan mampu untuk menjangkau tempat tinggal konsumen yang
dalam hal ini tentu saja menyebar.
4. Macam-macam Distribusi Barang (Swastha dan Irawan 1997, 295)
1). Untuk barang konsumsi
a. Distribusi Langsung
Produsen – Pemakai Industri
Produsen menjual barang-barangnya langsung kepada
konsumen akhir. Keuntungan dari distribusi langsung adalah
ketika produsen menjual langsung kepada konsumen akhir,
mereka mempunyai kontrol penuh atas harga yang dikenakan
kepada konsumen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
b. Distribusi Tidak Langsung
1. Produsen – Pengecer – Konsumen Akhir
Produsen menggunakan perantara pengecer yang membeli
barang dari produsen dan menjual ke konsumen akhir.
2. Produsen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen Akhir
Distribusi ini banyak digunakan oleh produsen, dan
dinamakan distribusi tradisional. Disini produsen hanya
melayani penjualan dalam jumlah besar kepada pedagang
besar saja, tidak menjual kepada pengecer. Pembelian oleh
pengecer dilayani pedagang besar, dan pembelian oleh
konsumen dilayani pengecer saja.
3. Produsen – Agen – Pengecer – Konsumen Akhir
Disini produsen memilih agen sebagai penyalurnya. Ia
menjalankan kegiatan perdagangan besar dalam saluran
distribusi yang ada. Sasaran penjualannya terutama ditujukan
kepada para pengecer besar.
4. Produsen – Agen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen
Akhir
Dalam distribusi ini, produsen sering menggunakan agen
sebagai perantara untuk menyalurkan barangnya kepada
pedagang besar yang kemudian menjualnya kepada toko-toko
kecil. Agen yang terlihat dalam saluran distribusi ini terutama
agen penjualan.
2). Untuk Barang Industri
a. Distribusi Langsung
Produsen – Pemakai Industri
Produsen menjual barang-barangnya tanpa menggunakan
perantara.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
b. Distribusi Tidak Langsung
1. Produsen – Distributor Industri – Pemakai Industri
Distributor industri berperan sebagai perantara untuk
menyalurkan produk-produknya kepada pemakai industri.
2. Produsen – Agen – Pemakai Industri
Produsen menggunakan agen untuk menyalurkan
produk.
3. Produsen – Agen – Distributor Industri – Pemakai Industri
Merupakan distribusi yang panjang karena ada kegiatan
penyimpanan sebelum dijual langsung kepada pemakai
industri karena unit penjualan lainya kecil.
5. Faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan saluran distribusi barang
1). Pertimbangan Pasar
a. Konsumen atau Pasar Industri
Bila pasar konsumen menggunakan lebih dari satu saluran. Bila
pasar industri, maka pengecer jarang atau bahkan tidak pernah
digunakan.
b. Jumlah Pembeli Potensial
Jika jumlah konsumen relatif lebih kecil dalam pasarnya, maka
perusahaan dapat mengadakan penjualan secara langsung kepada
pemakai.
c. Kosentrasi Pasar Secara Geografis
Untuk daerah kosentrasi yang mempunyai tingkat kepadatan
tinggi untuk perusahaan data menggunakan distribusi industri.
d. Jumlah Pemesanan
Volume penjualan dari sebuah perusahaan akan sangat
berpengaruh terhadap saluran yang dipakainya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
e. Kebiasaan Dalam Pembelian
Kebiasaan membeli dari konsumen akhir dan pemakai industri
sangat berpengaruh pula terhadap kebijaksanaan dalam
penyaluran.
2). Pertimbangan Barang
a. Nilai unit
Jika nilai unit barang yang dijual rendah maka produsen
cenderung untuk menggunakan saluran distribusi yang panjang.
b. Besar dan berat barang
Manajemen harus mmpertimbangkan ongkos angkut dalam
hubungannya dengan nilai barang secara keseluruhan dimana
besar dan berat barang sangat menentukan.
c. Mudah rusaknya barang
Jika barang yang dijual mudah rusak maka perusahaan tidak perlu
menggunakan perantara.
d. Sifat teknis
Beberapa jenis barang industri seperti instalasi biasanya
disalurkan secara langsung kepada pemakai industri.
e. Barang standart dan pesanan
Bila yang dijual barang standart maka dipelihara sejumlah
persediaan pada penyalur dan begitu juga sebaliknya.
f. Luas produk line
Jika perusahaan hanya membuat satu macam barang saja, maka
penggunaan pedagang besar sebagai penyalur adalah baik.
3). Pertimbangan Perusahaan
a. Sumber Pembelanjaan
Penggunaan saluran distribusi langsung atau pendek biasanya
memerlukan jumlah dana yang lebih besar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
b. Pengalaman dan Kemajuan Manajemen
Biasanya perusahaan yang mengeluarkan barang baru ingin
memasuki pasaran baru lebih suka menggunakan perantara yang
sudah mempunyai pengalaman.
c. Pengawasan Saluran
Faktor pengawasan saluran kadang-kadang menjadi pusat
perhatian produsen dalam kebijaksanaan saluran distribusinya.
d. Pelayanan yang Diberikan oleh Penjual
Produsen harus memberikan pelayanan sebaik-baiknya.
4). Pertimbangan Perantara
a. Pelayanan yang diberikan oleh perantara
Jika perantara mau memberikan pelayanan yang lebih baik, maka
produsen akan bersedia menggunakanya sebagai penyalur.
b. Kegunaan Perantara
Sebagai penyalur apabila dia dapat membawa barang produsen
dalam persaingan dan mempunyai inisiatif atau usul tentang
barang baru.
c. Sikap perantara terhadap kebijaksanaan produsen
Bila perantara bersedia menerima resiko yang dibebankan oleh
produsen, maka produsen dapat memilihnya.
d. Volume Pejualan
Produsen cenderung memilih perantara yang menawarkan barang
dalam volume yang besar untuk jangka waktu yang lama.
e. Ongkos
Jika ongkos dalam penyaluran dapat lebih ringkas dengan
digunakannya perantara, maka dapat dilaksanakan terus.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
C. PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG
Prosedur distribusi barang merupakan suatu proses atau tahapan-tahapan
yang melibatkan banyak orang dalam suatu bagian atau lebih dalam proses
pengiriman barang hingga ke tangan pelanggan atau konsumen.
Berikut ini adalah Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma
Trading and Distribution yang mengacu pada SOP (Standart Operating
Procedure) meliputi :
a. Menyiapkan faktur
b. Menyiapkan barang
c. Mencocokkan faktur dengan fisik barang
d. Tanda terima ekspedisi
e. Proses inkaso
f. Proses claim
D. METODE PENGAMATAN
Berdasarkan dari perumusan masalah yaitu untuk mengetahui prosedur
distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Manahan Surakarta dan kendala yang di hadapi, maka dalam pengamatan ini
terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah prosedur untuk memahami
obyek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan, antara lain:
1. Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Manahan Surakarta.
Penulis memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut:
a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.
b. Di dalam lokasi tersebut terdapat prosedur distribusi barang yang akan
dikaji dalam pengamatan ini.
c. Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan dilokasi tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
2. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini, penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif, yaitu pengamatan yang dilakukan dengan menganalisa
data tanpa menggunakan rumus–rumus statistik, tetapi menggunakan
kategori–kategori tertentu yang dihubungkan secara kualitatif (HB.
Sutopo, 1998 : 37).
3. Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari :
a. Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan teknik
observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang kita miliki.
Adapun informannya adalah :
- Kepala Bagian Organisasi PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Manahan Surakarta.
- Kepala Sub Bagian Kepegawaian PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Manahan Surakarta.
- Kepala Sub Ketatausahaan PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Manahan Surakarta.
- Kepala Sub Gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Cabang Manahan Surakarta.
Informasi dapat berkembang seiring dengan prosedur yang ada.
b. Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data–data, yaitu mengenai prosedur
distribusi barang untuk mengetahui berhasil atau tidaknya distribusi
barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan
Surakarta sesuai dengan persyaratan yang ada untuk mendukung kajian
pengolaan data.
c. Tempat Diketemukannya Data
Tempat diketemukannya data adalah di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Manahan Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
4. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan
pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dengan
responden.
b. Dokumentasi
Dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang
menyediakan informasi tentang suatu subjek pengamatan tertentu yang
diperoleh di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Manahan Surakarta.
c. Observasi
Suatu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan
secara langsung objek pengamatan.
Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat adalah prosedur
distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Manahan Surakarta.
5. Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini, pengamat mengunakan Teknik Analisis
Data Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan
tanya jawab secara langsung dan mendalam dengan sasaran obyek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
menyangkut tentang topik pengamatan. Pertanyaan yang diajukan
kepada objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
diperoleh.
a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian
pada penyederhanaan, pengabstrakan tranformasi data yang muncul
dari catatan-catatan lapangan. Langkah-langkah yang dilakukan
adalah menajamkan analisis, menggolongkan atau
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
pengkategorisasian ke dalam tiap masalah uraian singkat, mengarah,
membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data sehingga
kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan di verifikasikan.
Adapun data yang direduksikan antara lain seluruh data mengenai
permasalahan penelitian kemudian dilakukan penggolongan ke
dalam beberapa bagian. Kemudian masing-masing bagian tersebut
dikelompokan menurut sistemnya.
b. Sajian Data
Setelah data reduksi, langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data. Penyajian data merupakan analisis merancang deretan
dan kolom.
c. Penarikan Simpulan/Verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari
atau menahami makna/arti, keteraturan, pola-pola, penjelasan, alur
sebab akibat atau prosisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya hanyalah
sebagian dari suatu kegiatan dari konfigurasi yang utuh.
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang diuji kebenarannya, kekokohannya, dan kecocokannya yaitu
yang merupakan validitasnya. Pada saat menarik kesimpulan awal,
biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan akan
berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung tahap
pengumpulan data berikutnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Gambaran Umum
PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah anak
perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Yang didirikan berdasarkan akta
pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny.
Imas Fatimah, S. H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22
April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar,
S. H. Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak
Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01
TH 2003 tanggal 1 Mei 2003. Sesuai dengan anggaran dasarnya, maksud dan
tujuan perusahaan ialah melakukan usaha dalam bidang Distribusi dan
Perdagangan. Saat ini jumlah cabang PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) sampai dengan akhir tahun 2010 adalah 43 cabang.
Tabel 1.1 : Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010
Uraian 2007 2008 2009 2010
Penjualan 100.00 % 100.00 % 100.00 % 100.00 %
HPP 87. 94 % 87. 61 % 88. 40 % 88. 02 %
Biaya 11. 14 % 10. 57 % 11. 29 % 11. 28 %
Laba 0. 62 % 1. 38 % 10. 17 % 0. 46 %
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Jumlah prinsipal dan pertumbuhan pasar farmasi di Indonesia yang
semakin berkembang merupakan pasar yang sangat potensial bagi perusahaan
yang bergerak dibidang distribusi dan perdagangan produk farmasi dan alat
kesehatan. Sebagai anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk dengan
43 cabang, kinerja PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)
dipandang masih belum optimal (rendahnya rasio laba terhadap penjualan)
dan karenanya perlu ditingkatkan agar nilai pemegang saham (Shareholder
Value) lebih meningkat di masa mendatang. Potensi untuk meningkatkat
shareholder value secara signifikan dipandang masih cukup besar dan untuk
mencapainya PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) perlu
melakukan transformasi.
B. Visi, Misi dan Sasaran
Dalam menjalankan perusahaan, PT. Kimia Farma Trading and Distribution
memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam setiap kegiatan yang
dilaksanakan.
1. Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan kemana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis,
antisipatif, inovatif dan produktif. Visi juga merupakan suatu gambaran
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi.
Visi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :
“ Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan
perdagangan produk kesehatan ( to be the greatest trading and
distribution company ) ”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
2. Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi. Misi PT. Kimia Farma Trading and Distribution
(KFTD) adalah:
a. Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik
produk sendiri maupun principal pihak ketiga.
b. Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar
institusi.
c. Meningkatkan perdagangan alkes dan diagnostik keagenan atau private
label.
3. Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai/dihasilkan secara nyata oleh suatu perusahaan pada kurun waktu
tertentu (satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb). Sejalan dengan tujuan
yang telah disebutkan di atas, maka sasaran PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) adalah :
a. Memiliki jaringan distribusi sebanyak 60 cabang pada tahun 2015.
b. Memiliki 4 portofolio produk (farmasi, alat kesehatan, reagensia, dan
diagnostika).
c. Memiliki sistim informasi yang terintegrasi pada tahun 2012.
d. Memiliki supply chain yang efisien dan efektif.
e. Memperoleh pertumbuhan penjualan rata – rata 16, 89 % per tahun.
f. Memperoleh harga pokok penjualan < 88 % (2011 – 2013) dan < 87
% (2014 – 2015).
g. Memperoleh efisiensi biaya < 10 % ( 2011 – 2013 ) dan < 9 % (2014
– 2015).
h. Memperoleh laba bersih 1,15 – 2,5 % ( 2011 – 2013 ) dan > 3 %
(2014 – 2015).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
C. Susunan Organisasi
Didalam menjalankan operasionalnya, suatu perusahaan perlu
mengadakan pengorganisasian yang baik agar masing-masing jabatan dapat
melaksanakan tugas dan wewenang dengan sebaik-baiknya.. Adapun
kegunaannya adalah untuk memenuhi status dan kedudukan pegawai dan
membantu kelancaran jalanya pelaksanaan pekerjaan dan tanggung jawab
terhadap orang-orang bawahanya, sehingga masing-masing karyawan dapat
mengetahui dengan benar tugas-tugas yang dibebankan dan mereka mampu
untuk menyelasaikan pekerjaan itu hingga selesai. Apabila perusahaan
mempunyai pengorganisasian yg baik dalam memimpinnya, maka akan
tercapai tujuan yang akan ditentukan.
Dalam suatu organisasi perlu adanya seorang pemimpin yang cakap serta
mendalami sungguh-sungguh persoalan mengenai organisasi yang
dipimpinya, karena seseorang yang cakap dan berpengalaman dalam suatu
organisasi dapat mempengaruhi berkembang atau tidaknya perusahaan
tersebut.
Untuk lebih jelasnya kiranya dapat dimengerti bahwa pada dasarnya
organisasi merupakan suatu kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Susunan organisasi di PT.
Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan suatu kebijakan
yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian tujuan yang ada. Adapun
susunan organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)
adalah :
1. Kepala Cabang / Branch Manager
Tugas dan wewenang kepala cabang adalah sebagai berikut :
a. Mengimplementasikan Visi dan Misi perusahaan cabang yang
dipimpin.
b. Memastikan setiap perusahaan/bagian yang bekerja sebagaimana
seharusnya, sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
c. Menyusun strategi untuk pencapaian target yang diberikan oleh
perusahaan.
d. Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.
e. Bertanggungjawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai
pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.
f. Bertanggungjawab atas asset cabang.
g. Melaksanakan administrasi personalia.
h. Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi
hubungan kerja diantara seluruh karyawan yang ada dikantor cabang.
2. Supervisor Penjualan
Tugas dan wewenang Supervisor Penjualan adalah sebagai berikut:
a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Kepegawaian berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan.
b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
c. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan penjualan pada kepala Pasar
Besar Farmasi (PBF).
d. Mengkoordinir salesman dan menentukan target salesman, baik target
pencapaian omset maupun jumlah kunjungan tiap hari.
e. Melaksanakan supervisi kunjungan ke pelanggan.
f. Memantau suplay barang yang dipesan oleh pelanggan utamanya
yang berdasarkan (Surat Perintah Kerja) SPK.
g. Bersama petugas pembelian, membuat perencanaan pembelian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
3. Supervisor Logistik
a. Melakukan order barang
Dalam hal ini, seorang logistik harus mempunyai daftar-daftar
supplier barang yang dibutuhkan oleh perusahan untuk menunjang
produksi. Seorang logistik juga harus sering berkoordinasi dengan
koordinator produksi dan pihak supplier supaya kebutuhan logistik
barang tetap pada porsinya. Order barang bisa dilakukan via email,
telepon, atau fax. tapi sebelumnya kita menghubungi pihak supplier
bahwa kita akan melakukan order. Dalam negoisasi dengan supplier,
tekankan jiwa bahwa pihak yang mengorder adalah raja sehingga
seorang pekerja logistik harus tegas khususnya dalam memastikan
kapan barang datang.
b. Menerima barang
Setelah melakukan order, pastikan barang datang tepat waktu sesuai
dengan perjanjian. Ketika barang sudah datang, maka seorang logistik
lah yang menandatangani struk penerimaan barang. Setelah itu,
pastikan barang yang diterima dalam keadaan baik dan jumlah yang
dikirim sesuai dengan yang di order.
c. Invoice
Invoice merupakan penagihan, setelah faktur penjulan kita terima,
masukkan semua dalam data faktur penangihan. Setelah semuanya
selesai dilakukan, menyerahkan penagihan tersebut ke bagian staf
keuangan untuk membayarnya.
d. Distribusi
Setelah semua selesai dan sudah pasti bahwa barang yang sudah
sesuai dengan order, maka tugas selanjutnya adalah mendistribusikan
barang-barang tersebut ke bagian-bagian produksi yang memerlukan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
e. Controlling
Setelah didistribusikan bukan berarti tugas seorang logistik selesai,
seorang logistik masih harus memonitoring dan mengontrol bahwa
barang tersebut digunakan dengan sewajarnya.
4. Asman Distribusi
Kepala Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan mempunyai
tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang kelembagaan dan
analisis jabatan.
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :
a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis
Jabatan berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai
peraturan perundangundangan yang berlaku serta sumber data yang
tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan.
b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
5. Supervisor Transito Out
a. Menerima surat pesanan (SP) dari Asman Distribusi dan memeriksa
ketersediaan barang, membuat Surat Kirim Barang (SKB) rangkap 3,
menyiapkan barang, memeriksa kesesuaian antara barang dengan
Surat Kirim Barang (SKB) dan menandatangani Surat Kirim Barang
(SKB).
b. Menyerahkan barang kepada pengantar barang dan meminta bukti
penerimaan barang oleh pengantar dan ditanda tangani.
c. Mengarsipkan Surat Kirim Barang (SKB-3).
d. Mencocokan dengan Surat Kirim Barang (SKB-3), bila cocok maka
menyerahkan Surat Kirim Barang (SKB-3).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
6. Supervisor TU
Tugas dan wewenang Supervisor TU adalah sebagai berikut:
a. Membuat laporan hutang dan piutang dagang.
b. Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank.
c. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan tata usaha pada kepala Pasar
Besar Farmasi (PBF).
d. Memeriksa kebenaran buku penjualan, buku pembelian dan jurnal
umumnya.
e. Membuat debet nota atas biaya beban kantor pusat.
7. Administrasi Inkaso
Tugas dan wewenang Administrasi Inkaso adalah sebagai berikut :
a. Menyampaikan masukan dan usulan pada kasi TU dan kepala Pasar
Besar Farmasi (PBF).
b. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasi TU dan kepala
Pasar Besar Farmasi (PBF).
c. Memberikan masukan tentang pelanggan yang sulit ditagih dan
membuat daftar hitam atau blacklist agar tidak dilayani.
d. Bertanggungjawab (menerima dan menyimpan) alat tagih dari kepala
PBF sesuai dengan kreasi faktur.
8. Administrasi Pembelian
Tugas dan wewenang Administrasi Pembelian adalah sebagai berikut :
a. Mengecek barang yang datang dan mencocokan dengan pesanan
mengenai item, jumlah, harga dan diskon.
b. Mencetak laporan pembelian tiap akhir minggu.
c. Mengerjakan pengadaan barang dagang, baik rutin maupun non rutin
baik intern maupun ekstern.
d. Mengentri pembelian berdasarkan copy faktur/SPB/TT yang telah
diakui penerimanya oleh gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
9. Administrasi Personalia dan Kasir
Tugas dan wewenang Administrasi personalia dan kasir adalah sebagai
berikut :
a. Bertanggungjawab atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan
uang.
b. Bersama TU merencanakan pengeluaran uang sesuai cash budget.
10. Administrasi Pajak
Tugas dan wewenang Administrasi Pajak adalah sebagai berikut:
a. Membuat laporan pajak.
b. Mengecek barang yang datang.
c. Menandatangani faktur pajak untuk setiap faktur yang terbit.
d. Setiap hari memeriksa buku penjualan dengan faktur pajak yang
terbit.
e. Meneruskan faktur pajak pada inkaso untuk dimintakan tanda tangan
pada pelanggan sebelum diperhitungkan dengan tagihanya.
11. Kepala Gudang
Tugas dan wewenang Kepala Gudang adalah sebagai berikut :
a. Bertanggungjawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran
barang di gudang.
b. Mengeluarkan barang berdasarkan faktur yang diterbitkan operator
dengan memperhatikan nomor urut tercetak atau pengganti yang
diparaf oleh bagian penjualan.
c. Memberikan masukan pada petugas pembelian mengenai barang yang
sudah berkurang atau kosong.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
12. Fakturis
Tugas Fakturis adalah sebagai berikut :
a. Menerima pesanan via telepon.
b. Membuat faktur berdasarkan konsep pesanan dari salesman atau dari
petugas penjualan tender atau instansi dan selanjutnya menyerahkan
pada PJ Gudang.
c. Mengentri dan mencetak faktur komersial dan faktur pajak.
d. Membuat laporan per periode dan perdebitur atau produk.
13. Salesman
Tugas Salesman adalah sebagai berikut:
a. Mengadakan pembinaan pelanggan dan mencari order.
b. Membuat rencana kunjungan dengan koordinasi dengan bagian
penjualan.
c. Membantu pengiriman barang bila ada pesanan CITO (Pesanan yang
harus segra diantar).
d. Memberian masukan mengenai kondisi dan potensi pasar serta
kegiatan competitor.
e. Bertanggungjawab pada kendaraan inventaris kantor yang digunakan.
14. Pengirim Barang
Tugas dan wewenang Pengirim Barang adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan pengiriman barang baik dalam kota maupun luar kota.
b. Membantu kegiatan gudang bila diperlukan oleh PJ Gudang.
c. menyerahkan barang ke cabang dengan tanda bukti penerimaan
barang dengan menandatangani Surat Kirim Barang (SKB).
d. Mengantar kasir pergi ke bank untuk menyetor atau mengambil uang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution yang mengacu pada SOP (Standart Operating Procedure)
Hasil pengamatan penulis mengenai Prosedur Distribusi Barang di PT.
Kimia Farma Trading and Distribution adalah sebagai berikut :
1. Menyiapkan Faktur
Dalam tahap menyiapkan faktur, bagian fakturis mendata SP (Surat
Pesanan) terlebih dahulu. Pendataan SP (Surat Pesanan) dapat dilakukan
dengan beberapa cara, yaitu :
a. Pemesanan Produk Melalui Salesman
Salesman mendatangi outlet-outlet atau apotek-apotek yang berada di
wilayah Surakarta dan luar Surakarta, kemudian Salesman menawarkan
produk-produk yang ada di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
Setelah pelanggan/konsumen menyetujui untuk membeli dan memesan
barang tersebut, maka salesman mencatat SP (Surat Pesanan) dan
langsung dikirimkan ke kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and
Distribution.
b. Pemesanan Produk Secara Langsung
Pelanggan atau konsumen datang langsung ke kantor cabang PT. Kimia
Farma Trading and Distribution untuk memesan atau membeli barang
yang diinginkan. Pelanggan menyerahkan SP (Surat Pesanan) yang
nantinya akan dibuat faktur oleh bagian fakturis.
c. Pemesanan Produk Melalui Telepon
Pelanggan atau konsumen memesan barang dengan cara menghubungi
kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution melalui
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
telepon, kemudian barang yang dipesan oleh pelanggan atau konsumen
tersebut dicatat oleh bagian fakturis yang nantinya akan dibuat faktur.
Setelah SP (Surat Pesanan) didapat, maka bagian fakturis
memberikan SO (Sales Order) atau nomor urut faktur kemudian di entry
(memasukan nama barang yang sudah dipesan oleh pelanggan ke dalam
komputer). Setelah itu sebelum faktur dicetak, bagian fakturis
memposting/menyimpan data terlebih dahulu, setelah selesai diposting
lalu faktur trsebut dicetak rangkap 5 (lima), yaitu:
Lembar 1 dan 2 : faktur asli, untuk penagih atau inkaso
Lembar 3 : copy faktur, untuk arsip gudang
Lembar 4 dan 5 : copy faktur, untuk pelanggan atau konsumen
Kelima faktur tersebut dijadikan satu dan diberi stample PT. Kimia
Farma Trading and Distribution, kemudian kelima faktur tersebut
diserahkan ke bagian logistik atau gudang. Setelah itu kepala gudang
memberikan tanda tangan guna untuk pengambilan barang yang ada di
dalam gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
Dalam pengamatan yang dilakukan oleh penulis, pada tahap
penyiapan faktur ini bagian fakturis sering mengalami salah pengetikan
dalam mencetak faktur. Misalnya, pelanggan memesan obat jenis
Piroksikam 10mg, tetapi fakturis mengalami salah pengetikan menjadi
Piroksikam 20mg. Tetapi masalah ini tidak terlalu berpengaruh dalam
proses pendistribusian barang di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution, sebab fakturis langsung melakukan pengetikan ulang pada
faktur tersebut. Biasanya setelah faktur selesai dicetak bagian fakturis
langsung meneliti faktur tersebut, apakah faktur tersebut sudah benar
atau belum. Dan selama penulis magang di PT. Kimia Farma Trading
and Distribution penulis belum pernah menemui adanya faktur yang
salah pengetikan masuk sampai ke gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
2. Menyiapkan Barang
Setelah faktur mendapat tanda tangan dan telah disetujui oleh
kepala gudang, maka petugas gudang mengambil barang pesanan tersebut
sesuai dengan jumlah dan nomor batch yang tertera didalam faktur. Dalam
proses penyiapan barang, petugas gudang mengambil barang-barang yang
ada di dalam gudang dengan menggunakan sebuah keranjang yang
digunakan sebagai wadah untuk membawa barang tersebut. Setelah itu,
petugas gudang memulai dengan melakukan pemotongan atau
pengambilan barang. Pemotongan barang adalah proses dimana petugas
gudang mengambil barang yang terdapat di rak masing-masing obat sesuai
dengan isi faktur, lalu mencatat nama outlet atau apotek, alamat, tanggal,
stok barang, jumlah barang serta tanda tangan oleh petugas gudang yang
melakukan pemotongan barang tersebut ke dalam kartu APG
(Administrasi Persediaan Gudang) yang telah disediakan. Biasanya kartu
APG (Administrasi Persediaan Gudang) tersebut diletakan diatas rak obat.
Masing-masing jenis obat memiliki kartu APG (Administrasi Persediaan
Gudang) sendiri-sendiri.
Dalam tahap penyiapan barang ini, petugas gudang harus berhati-
hati dalam memindahkan barang-barang tersebut kedalam keranjang,
sebab sebagian besar barang yang terdapat di gudang milik PT. Kimia
Farma Trading and Distribution bersifat injeksi, yaitu barang mudah pecah
dan rusak. Setelah pengambilan atau penyiapan barang ini selesai,
selanjutnya barang tersebut diletakkan ke sebuah meja besar untuk
kemudian dilakukan pengecekan oleh petugas.
3. Mencocokkan Faktur Dengan Fisik Barang
Barang yang sudah disiapkan oleh petugas gudang kemudian di
cek dan dicocokkan sesuai faktur sebelum dilakukan pengepakan atau
pengemasan. Barang tersebut di cek atau diteliti satu persatu, apakah
barang tersebut sudah sesuai dengan isi faktur atau belum. Apabila barang
tersebut belum cocok dan masih terdapat suatu kesalahan, maka petugas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
gudang yang melakukan pemotongan atas barang tersebut dimintai oleh
petugas bagian pengecekan barang untuk menukarnya kembali kedalam
gudang. Misalnya, di dalam faktur tertera Amoxilin 500mg, tetapi petugas
gudang yang melakukan pemotongan barang tersebut salah mengambil
Amoxilin 250mg, maka petugas gudang yang melakukan pemotongan
barang tersebut harus menukarnya kembali kedalam gudang sesuai dengan
apa yang tertera di dalam faktur. Setelah faktur sudah sesuai dengan fisik
barang maka petugas gudang melakukan pengepakan/pengemasan.
Didalam proses pengepakan, apabila barang yang dipesan oleh
pelanggan atau konsumen tidak terlalu banyak maka pengepakan
dilakukan dengan menggunakan kantong plastik. Petugas memasukkan
barang tersebut ke dalam kantong plastik satu persatu dan ditata rapi.
Tetapi apabila barang yang dipesan oleh pelanggan atau konsumen dalam
jumlah yang banyak, maka pengepakan barang dilakukan dengan
menggunakan kardus. Petugas gudang memasukkan barang-barang
tersebut kedalam kardus satu persatu dan ditata rapi agar kemasan barang
tidak rusak. Setelah pengepakan atau pengemasan selesai, kelima faktur
diletakan diatas barang yang sudah di kemas tersebut kemudian dikirimkan
kepada pelanggan dan dituliskan nama masing-masing apotek. Agar pada
saat pengiriman barang, barang tidak tertukar dengan apotek lain. Sebelum
pengiriman barang dilakukan, faktur tersebut dicatat terlebih dahulu ke
dalam buku ekspedisi atau buku pengiriman barang oleh bagian pengantar
barang.
Setelah pencatatan faktur kedalam buku ekspedisi selesai, barang
tersebut dimasukkan kedalam mobil box pengantar barang milik PT.
Kimia Farma Trading and Distribution untuk kemudian dikirim sesuai
dengan alamat yang tertera didalam faktur.
Dalam pengamatan penulis pada saat magang di PT. Kimia Farma
Trading and Distribution, pada tahap ini tidak pernah terjadi kendala atau
hambatan. Tetapi, menurut narasumber yakni Sdr Muladi mengatakan
bahwa dulu pernah tejadi kesalahan dalam mencocokan faktur dengan fisik
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
barang hingga barang yang salah tersebut sampai ke tangan pelangggan
atau konsumen. Lalu pihak PT. Kimia Farma Trading and Distribution
memberikan solusi dengan cara meretur barang.
4. Tanda Terima Ekspedisi
Setelah pengiriman barang sampai ke tangan pelanggan atau
konsumen, selanjutnya pelanggan menandatangani kelima faktur tersebut
guna sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah benar-benar sampai
dan telah diterima oleh pelanggan. lembar faktur 4 dan 5 diserahkan
kepada pelanggan atau konsumen, sedangkan lembar faktur ke 1, 2 dan 3
dikembalikan lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
Setelah pengiriman barang tersebut dinyatakan selesai, maka petugas
pengantar barang kembali lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trading and
Distribution dan kemudian faktur 1,2 dan 3 diserahkan kepada bagian
administrasi gudang. Bagian administrasi gudang memilah dan
mengurutkan faktur sesuai dengan nomor faktur dan tanggal faktur.
Kendala yang dihadapi oleh PT. kimia Farma Trading and
Distribution setelah pengiriman barang sampai ketangan pelanggan adalah
pengiriman barang tidak tepat waktu. Hal itu dikarenakan tempat yang
dijangkau cukup jauh dan jumlah armada serta tenaga pengantar barang
sangat terbatas. Dan kendala yang dihadapi disini adalah jika kendaraan
mengalami kerusakan, maka pengiriman barang akan terlambat sampai
ketangan kosumen. Jika pihak konsumen tersebut adalah rumah sakit,
biasanya pada bagian penerimaan barang di rumah sakit tutup sekitar
pukul 14:00 WIB. Sehingga barang tidak jadi dikirim dan akan dibawa
lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trdading and Distribution dan hari
berikutnya akan dikirim kembali.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
5. Proses Inkaso
Proses inkaso adalah dimana dalam pembayaran tagihan ini telah
dinyatakan lunas oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Setelah
itu, faktur 1, 2 dan 3 diserahkan kepada bagian inkaso. Lembar faktur 1 dan
2 disimpan oleh bagian inkaso dan lembar faktur 3 disimpan sebagai arsip
gudang.
Dalam pembayaran tagihan ini, PT. Kimia Farma Trading and
Distribution memberikan jangka waktu pembayaran kredit selama 28 hari
untuk barang rutin atau barang regular. Jika sudah jatuh tempo maka
penagih akan melakukan tagihan kepada pihak yang bersangkutan. Tetapi
dengan pembayaran secara kredit, seringkali pelanggan terlambat
membayar tagihan tersebut. Sehingga menyebabkan pelayanan penjualan
untuk pelanggan yang terlambat membayar terpaksa diberhentikan dan
pelanggan tidak bisa memesan atau order barang dibulan berikutnya serta
tidak akan dilayani sebelum tagihan-tagihan tersebut dilunasi. Untuk
barang jenis narkotika dan psikotropika, pembayaran harus dilakukan
secara tunai. Jika barang sudah diantar ke pelanggan dan pelanggan tidak
membayar secara tunai, maka barang tersebut akan dikembalikan lagi ke
gudang dan tidak akan dikirim kembali.
6. Proses claim
Proses claim dilakukan jika barang yang telah dikirim kepada
pelanggan masih terdapat suatu kesalahan dan tidak sesuai dengan isi
faktur atau permintaan pelanggan. PT. Kimia Farma Trading and
Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan cara meretur
barang.
Misalnya, pelanggan memesan vice rasa strawberry 3box, tetapi barang
yang dikirim adalah vicee rasa anggur 3box. Maka, bagian pengantar
barang akan membawa barang yang salah tersebut kembali ke gudang dan
melaporkannya kepada kepala gudang. Setelah itu hari berikutnya barang
akan dikirim lagi kepada pelanggan sesuai permintaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Beberapa fasilitas yang diberikan oleh PT. Kimia Farma Trading and
Distribution setelah barang sampai ketangan pelanggan atau konsumen, yaitu:
a. Apabila dalam pengiriman barang dan kemasan barang tersebut
mengalami kerusakan, maka pihak PT. Kimia Farma Trading and Distribution
bersedia mengganti barang tersebut dengan barang yang baru.
b. Jika barang yang diterima oleh pelanggan tanggal kadaluwarsanya akan
berakhir, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution akan bersedia
mengganti barang tersebut dengan yang baru dan tanggal kadaluwarsanya
masih panjang. Dengan catatan, harus melaporkan hal itu kepada PT. Kimia
Farma Trading and Distribution 6 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa.
c. Jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan isi faktur atau permintaan
konsumen, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia
mengganti barang tersebut dengan cara meretur barang.
Misalnya: pelanggan memesan sangobion 2 box, tetapi barang yang dikirim
adalah enervon C 2box, maka bagian pengantar barang tersebut akan
membawa barang yang salah tersebut kembali ke gudang dan melaporkannya
kepada kepala gudang, setelah itu hari berikutnya barang akan dikirim lagi
kepada pelanggan.
d. Pelanggan dapat mengajukan penolakan jika barang yang dikirim tidak
sesuai dengan permintaan pelanggan. Misalnya, barang yang dikirim tidak
sesuai dengan kuantitas/jumlah tidak sesuai dengan spesifikasi dan barang
tidak berfungsi.
e. Dalam sistem pembayaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution
menggunakan sistem pembayaran secara tunai dan kredit, jatuh tempo untuk
pembayaran secara kredit adalah 28 hari untuk barang rutin atau regular.
namun untuk obat jenis narkotika dan psikotropika pembayaran yang
dilakukan harus secara tunai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
B. DIAGRAM ALIR PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG
Untuk lebih jelasnya, prosedur distribusi barang di PT. Kimia Farma
Trading and Distribution dapat dilihat pada diagram alir dibawah ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
Prosedur Distribusi Cabang ke Pelanggan
Gambar 2.1
Diagram Alir
Supervisor Penjualan Supervisor Logistik Pengantar Barang Pelanggan
Mulai
Faktur 1,2,3,4,5
Faktur 1,2,3,4,5
Menyiapkan barang
Mencatat kartu APG dari buku
ekspedisi pengiriman barang
Mencocokkan faktur dengan fisik
barang
Barang
Faktur 1,2,3,4,5
Barang
Faktur 1,2,3,4,5
Tanda terima ekspedisi
Barang
Faktur 1,2,3,4,5
Faktur 1,2,3,4,5
Barang
Faktur 1,2,3,4,5
Faktur 3
Faktur 1,2,3
Proses inkaso
Proses claim
Selesai
Y
T
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
C. Hambatan yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and
Distribution dalam pendistribusian barang
Hasil pengamatan penulis mengenai kendala yang dihadapi oleh PT.
Kimia Farma Trading and Distribution pada saat pendistribusian barang
adalah sebagai berikut :
1. Terbatasnya Armada Pengiriman
Pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, armada atau alat
transportasi yang digunakan untuk mengirim barang jumlahnya terbatas.
Menurut nara sumber Sdr Muladi, mengatakan bahwa di PT. Kimia farma
Trading and Distribution sekarang ini hanya memiliki 3 buah Mobil box
untuk mengirimkan barang. Dalam sehari mobil box itu digunakan untuk
mengirim barang berkali-kali, itupun menempuh jarak yang cukup jauh,
yaitu didalam dan diluar kota. Namun kendala yang dihadapi disini adalah
jika kendaraan mengalami kerusakan, maka pengiriman barang ke
konsumen akan tertunda dan tidak tidak tepat waktu.
2. Terbatasnya Jumlah Tenaga Kerja Dalam Pengiriman Barang
Jumlah tenaga kerja dalam pengiriman barang di PT. Kimia Farma
Trading and Distribution sangat terbatas, baik dalam pengiriman didalam
maupun luar kota. Hal ini menyebabkan pengiriman barang di PT. Kimia
Farma Trading and Distribution menjadi terhambat dan barang sampai ke
konsumen tidak tepat waktu.
3. Terbatasnya Jumlah Barang
Keterlambatan pengiriman barang dari produsen atau tidak diproduksinya
kembali barang yang dipesan, mengakibatkan barang yang tersedia di PT.
Kimia Farma Trading and Distribution jumlahnya terbatas. Sehingga
pelanggan yang memesan barang tersebut akan membatalkan pesananya.
Hal ini tentu saja akan berdampak pada volume penjualan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
4. Pembayaran Tagihan Terlambat
Dalam sistem pembayaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution
menggunakan pembayaran secara tunai dan kredit. untuk obat jenis
narkotika dan psikotropika pembayaran dilakukan secara tunai, sedangkan
untuk obat regular atau obat rutin pembayaran dilakukan secara kredit.
Dengan pembayaran secara kredit, seringkali pelanggan terlambat
membayar, sehingga menyebabkan pelayanan penjualan untuk pelanggan
yang terlambat membayar terpaksa diberhentikan sebelum semua tagihan
dilunasi. Hal ini mengakibatkan berkurangnya konsumen aktif, sehingga
omset penjualan menjadi tidak maksimal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan pada bab
sebelumnya tentang segala sesuatu yang menyangkut judul laporan tugas akhir
yakni “ Prosedur Distribusi Barang Di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Manahan Surakarta”.
Pada akhirnya penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
2. Dalam mendistribusikan produk-produknya, PT. Kimia Farma Trading
and Distribution menggunakan distribusi tidak langsung. Distribusi tidak
langsung adalah produsen menjual produk-produknya kepada konsumen
dengan menggunakan perantara. Penggunaan perantara ini sangat
membantu produsen yang mempunyai jangkauan pasar yang luas dan
menyebar. Perantara yang digunakan dalam pendistribusian barang
tersebut berupa agen, pedagang besar dan pengecer.
Keuntungan yang di dapat dengan menggunakan distribusi tidak
langsung adalah sebagai berikut:
a. Perantara dapat membantu mencari konsumen.
b. Mengurangi tugas produsen dalam kegiatan distribusi untuk mencapai
konsumen.
c. Perantara dapat membantu dibidang keuangan dengan menyediakan
sejumlah dana untuk melakukan penjualan.
d. Perantara dapat membantu di bidang penyimpanan barang dengan
menyediakan fasilitas-fasilitas penyimpanan seperti gudang, sehingga
sewaktu-waktu dibutuhkan oleh konsumen dapat dipenuhi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
e. Perantara dapat membantu di bidang pengangkutan dengan
menyediakan alat-alat transportasi, sehingga meringankan beban
produsen maupun konsumen untuk mencarinya.
f. Perantara dapat membantu menyediakan perantara yang dibutuhkan
untuk beberapa jenis produksi tertentu, sehingga produsen tidak perlu
menyediakanya.
g. Kegiatan distribusi dapat berjalan dengan lancar bilamana perantara
sudah memiliki pengalaman.
3. Langkah-langkah atau prosedur Distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading
and Distribution meliputi :
a. Menyiapkan faktur
Dalam tahap menyiapkan faktur, bagian fakturis mendata SP (Surat
Pesanan) terlebih dahulu. Pendataan SP (Surat Pesanan) dapat dilakukan
dengan beberapa cara, yaitu :
1) Pemesanan produk melalui Salsman
2) Pemesanan produk secara langsung
3) Pemesanan produk melalui telepon
b. Menyiapkan barang
c. Mencocokkan faktur dengan fisik barang
d. Tanda terima ekspedisi
e. Proses inkaso
f. Proses claim
4. Beberapa fasilitas yang diberikan oleh PT. Kimia Farma Trading and
Distribution setelah barang sampai ketangan pelanggan atau konsumen adalah
sebagai berikut:
a. Apabila dalam pengiriman barang dan kemasan barang tersebut
mengalami kerusakan, maka pihak PT. Kimia Farma Trading and
Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan yang baru.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
b. Jika barang yang diterima oleh pelanggan tanggal kadaluwarsanya akan
berakhir, maka PT. Kimia Farma akan bersedia mengganti barang tersebut
dengan yang baru dan tanggal kadaluwarsanya masih panjang. Dengan
catatan, harus melaporkan hal itu kepada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution 6 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa.
c. Jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan isi faktur atau permintaan
konsumen, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia
mengganti barang tersebut dengan cara meretur barang.
d. Pelanggan dapat mengajukan penolakan jika barang yang dikirim tidak
sesuai dengan permintaan pelanggan. Misalnya, barang yang dikirim tidak
sesuai dengan kuantitas/jumlah barang tidak sesuai dengan spesifikasi dan
barang tidak berfungsi.
e. Dalam sistem pembayaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution
menggunakan sistem pembayaran secara tunai dan kredit. Jatuh tempo
untuk pembayaran secara kredit adalah 28 hari untuk barang rutin atau
regular. Namun, untuk obat jenis narkotika dan psikotropika pembayaran
yang dilakukan harus secara tunai.
5. Kendala yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution dalam
pendistribusian barang, yaitu :
a. Terbatasnya armada pengiriman
b. Terbatasnya jumlah tenaga kerja dalam pengiriman barang
c. Terbatasnya jumlah barang
d. Pembayaran tagihan terlambat