Embed Size (px)
Citation preview
RANCANGAN AKTUALISASI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN
PENGADAAN BARANG DAN JASA DI INSTITUT TEKNOLOGI
KALIMANTAN
Oleh
IRFAN APRISON
NIP 199504142019031009
PELATIHAN DASAR CPNS
GOLONGAN III ANGKATAN XIII
PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN
DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH LEMBAGA
ADMINISTRASI NEGARA BEKERJA SAMA DENGAN INSTITUT
TEKNOLOGI KALIMANTAN
TAHUN 2020
LEMBAR PERSETUJUAN
RANCANGAN AKTUALISASI
Nama
Jabatan
NIP
Unit Kerja
Core Isu
Judul Kegiatan
Coach
Mentor
:
:
:
:
:
:
:
:
Irfan Aprison
Pengelola Barang dan Jasa
199504142019031009
Keuangan dan BMN, Institut Teknologi Kalimantan
Proses perencanaan pengadaan yang terhambat
Perancangan Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan
Barang dan Jasa di Institut Teknologi Kalimantan
Lina Maulana, S. Sos. MPP
Putri Sekar Wilis, S.E
Samarinda, 11 Agustus 2020
Telah disetujui oleh Mentor dan Coach
Untuk diseminarkan pada hari Kamis Tanggal 13 Agustus 2020
Di Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Kajian Desentralisasi dan Otonomi Daerah
Lembaga Administrasi Negara Samarinda
COACH MENTOR
Lina Maulana, S.Sos. MPP
NIP 198310102008042002
Putri Sekar Wilis, S.E
NIP 198910082015042002
LEMBAR PENGESAHAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PENGADAAN
BARANG DAN JASA DI INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN
Disusun Oleh:
IRFAN APRISON
NIP 199504142019031009
Telah diseminarkan dalam seminar rancangan aktualisasi pada tanggal 13 Agustus
2020 secara online.
Samarinda, 13 Agustus 2020
COACH MENTOR
Lina Maulana, S.Sos. MPP
NIP 198310102008042002
Putri Sekar Wilis, S.E
NIP 198910082015042002
Penguji
Dr. Giri Sapto Aji, MA
NIP 197103121996031001
Daftar Isi LEMBAR PERSETUJUAN ............................................................................................................... 2
LEMBAR PENGESAHAN................................................................................................................ 3
Daftar Isi ........................................................................................................................................... 4
Daftar Gambar, Tabel, dan Lampiran ........................................................................................... 5
KATA PENGANTAR ....................................................................................................................... 6
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................................. 7
1.1. Latar Belakang ............................................................................................................. 7
1.2 Tujuan Aktualisasi ............................................................................................................... 8
1.3 Manfaat Aktualisasi .......................................................................................................... 8
1.4 Nilai-nilai ANEKA ............................................................................................................ 9
1.4.1 Akuntabilitas ..................................................................................................... 9
1.4.2 Nasionalisme ..................................................................................................... 9
1.4.3 Etika Publik ...................................................................................................... 9
1.4.4 Komitmen Mutu ............................................................................................... 9
1.4.5 Anti Korupsi ................................................................................................... 10
1.5 Peran dan Kedudukan ASN dalam NKRI .................................................................... 10
BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI ............................................................................... 11
2.1. Deskripsi Organisasi .................................................................................................. 11
2.2. Visi, Misi dan Tujuan ................................................................................................. 12
2.3. Tugas dan Fungsi Pengelola Barang dan Jasa ........................................................ 13
2.4. Identifikasi Isu ............................................................................................................ 14
BAB III RANCANGAN AKTUALISASI ....................................................................................... 16
3.1. Penetapan Isu.............................................................................................................. 16
3.2. Kegiatan Pemecahan Isu ........................................................................................... 16
LAMPIRAN ..................................................................................................................................... 36
Daftar Gambar, Tabel, dan Lampiran
Daftar Gambar
Gambar 1 Struktur Organisasi Institut Teknologi Kalimantan ................................................ 12
Daftar Tabel
Tabel 1 Identifikasi Isu .................................................................................................................... 15
Tabel 2 Penetapan isu ...................................................................................................................... 16
Tabel 3 Rancangan Kegiatan ........................................................................................................... 17
Tabel 4 Jadwal Kegiatan ................................................................................................................... 19
Daftar Lampiran
Lampiran 1 – Laporan Bulanan UPPBJ ...................................................................................... 36
Lampiran 2 – Kartu Konsultasi Coach ........................................................................................ 41
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Allah SWT atas Berkat dan Rahmat-Nya sehingga
penulis mampu menyelesaikan Rencana Aktualisasi dengan judul “PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA DI
INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN” Oleh karena itu, penulis mengucapkan banyak
terima kasih kepada semua pihak yang terlibat yakni
1. Bapak Prof. Ir. Budi Santosa, M.S., Ph.D, selaku Rektor ITK yang telah
memberikan semangat untuk terus berjuang meneruskan karir sebagai
calon Aparatur Sipil Negara (ASN).
2. Ibu Putri Sekar Wilis, S.E selaku Kasubbag Keuangan dan BMN serta Mentor yang
telah bersedia meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam rancangan
aktualisasi
3. Kepala Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Kajian Desentralisasi dan Otonomi
Daerah yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti
Pelatihan Dasar CPNS Golongan III di Angkatan XII
4. Lina Maulana, S.Sos. MPP selaku coach yang telah memberikan bimbingan dan
memberikan arahan untuk penyempurnaan rancangan.
5. Bapak Dr. Muhammad Mashuri, M.T. selaku Wakil Rektor Bidang non
Akademik yang telah banyak mendidik mental penulis agar lebih kuat.
6. Segenap panitia penyelenggara, Widyaiswara, dan tim yang ikut
mensukseskan pelaksanaan Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan
XIII sehingga berjalan dengan baik dan sukses.
Penulis menyadari bahwa penyusunan implementasi aktualisasi ini masih jauh dari
sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan segala kritik dan saran yang membangun.
Atas perhatiannya penulis sampaikan terima kasih.
Samarinda, 11 Agustus 2020
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Aparatur Sipil Negara (ASN) merupakan elemen masyarakat yang penting untuk
Indonesia dengan segala fungsinya. Sesuai yang tertuang dalam Undang-Undang No. 5
Tahun 2014 mengenai ASN yang menyatakan bahwa ASN sebagai birokrat. Ini menunjukan
bahwa profesi ASN memiliki tugas yang sangat penting yaitu sebagai pelaksana kebijakan
publik, pelayan masyarakat, dan juga perekat persatuan dan kesatuan Negara Republik
Indonesia. Untuk menjadi ASN perlu melalui pelatihan dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
(CPNS). melalui pelatihan ini diharapkan terbentuknya calon ASN yang kompeten,
profesional, dan berintegritas sesuai fungsi dan tupoksi di lingkungan tugas ASN tersebut.
Fungsi ASN sendiri dapat dijabarkan dalam nilai-nilai dasar PNS berupa nilai Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA). ASN juga
dibekali pemahaman tentang Manajemen ASN, Pelayanan Publik, dan Whole of Government
sehingga ASN mengerti kedudukan dan perannya. Melalui pembelajaran ini, dapat dijadikan
acuan dalam aktualisasi yang akan dilaksanakan pada tempat ASN bekerja yaitu Institut
Teknologi Kalimantan dengan membahas isu-isu yang ditemukan dan mencari solusi
penyelesaiannya.
Pengadaan barang dan jasa menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 16
Tahun 2018 yaitu kegiatan pengadaan barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat
Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan,
sampai dengan serah terima hasil pekerjaan. Pengadaan barang dan jasa dinilai mempunyai
peran penting dalam pelaksanaan pembangunan nasional untuk peningkatan pelayanan
publik dan pengembangan perekonomian nasional dan daerah. Dalam hal ini Pengadaan
barang dan jasa yang dilaksanakan oleh Institut Teknologi Kalimantan dilaksanakan untuk
meningkatkan pelayanan publik dan kepuasan masyarakat terhadap pemerintah melalui
sektor pendidikan.
Proses pengadaan barang dan jasa berpedoman pada Peraturan Presiden No 16 Tahun 2018
wajib diketahui pelaku pengadaan barang dan jasa untuk mengampu jabata pengelola barang
dan jasa. Selain itu, seorang ASN pengelola barang dan jasa juga wajib memiliki nilai-nilai
dasar ANEKA sehingga nantinya saat melaksanakan tugas tidak melanggar aturan-aturan
yang berlaku seperti adanya praktik korupsi, konflik kepentingan, dan penyalahgunaan
wewenang. Pengelola barang dan jasa juga wajib mengerti dan memahami fungsi dan
tupoksi yang melekat pada jabatannya sehingga dapat mengerti permasalahan yang terjadi
dalam proses pengadaan barang dan jasa, tidak terkecuali proses perencanaan barang dan
jasa.
Institut Teknologi Kalimantan sendiri merupakan sebuah instansi Perguruan Tinggi Negeri
Baru yang memiliki unit pengadaan barang dan jasa yaitu Unit Pelaksana Pengadaan Barang
dan Jasa (UPPBJ), meski demikian tidak sedikit kendala yang dihadapi oleh UPPBJ dalam
melaksanakan kegiatan pengadaan. Salah satu permasalahan yang dihadapi ialah proses
perencanaan yang sering kali terhambat. Kendala ini berdampak pada mundurnya waktu
kegiatan dan hasil pengadaan dibandingkan dengan rencana tahunan yang sudah
direncanakan pada tahun sebelumnya. Hal ini dikarenakan kurang maksimalnya dan tidak
tersedianya sistem informasi yang memudahkan alur proses perencanaan pengadaan barang
dan jasa. Berdasarkan hasil laporan bulanan Koordinator UPPBJ pada bulan Agustus,
terdapat Sembilan dari 25 proses perencanaan kegiatan pengadaan yang memilik status
tertunda seperti yang terdapat pada Lampiran 1.
Berdasarkan uraian tersebut, penulis ingin mengangkat isu di lingkup pengadaan barang dan
jasa yaitu membuat rancangan sistem informasi mengenai perencanaan pengadaan barang
dan jasa sesuai dengan pedoman dan aturan yang berlaku di lingkungan Institut Teknologi
Kalimantan dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN
PENGADAAN BARANG DAN JASA DI INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN”
1.2 Tujuan Aktualisasi
Tujuan merancang aktualisasi ini ialah mempraktikan karakter ASN yang profesional
dan berkarakter sesuai dengan pembekalan secara disiplin pada pelatihan dasar CPNS.
Sebagai ASN harus bisa melaksanakan tugasnya dan memberikan pelayanan publik yang
profesional kepada masyarakat. Tujuan lain dari penyusunan kegiatan rancangan aktualisasi
ini antara lain sebagai berikut:
1. Memberikan solusi pada proses perencanaan pengadaan yang terhambat sesuai
dengan aturan-aturan yang berlaku di lingkungan Institut Teknologi Kalimantan.
2. Merancang sistem informasi mengenai perencanaan pengadaan barang dan jasa
dengan harapan kedepannya dapat dikembangkan dan diimplementasikan di
lingkungan internal Institut Teknologi Kalimantan.
3. Menerapkan nilai-nilai dasar ASN yang penulis dapatkan selama kegiatan pelatihan
dasar yaitu ANEKA, Manajemen Publik, Pelayanan Publik, dan Whole of
Government dengan baik dan profesional.
1.3 Manfaat Aktualisasi
Manfaat dari rancangan aktualisasi ini adalah :
1. Manfaat bagi Calon Pegawai Negeri Sipil
Sebagai ASN dapat mengimplementasikan apa yang sudah ditanamkan selama
pelatihan yaitu nilai-nilai dasar PNS beserta peran dan kedudukannya. Melalui kegiatan
ini penulis berharap dapat merealisasikan semua yang didapat dalam kehidupan sehari-
hari sebagai seorang PNS. Penulis juga berharap kegiatan ini dapat berguna dan menjadi
kontribusi pada unit kerja penulis yaitu Keuangan dan BMN serta Unit Pelaksana
Pengadaan Barang dan Jasa.
2. Manfaat bagi Instansi Kerja
Penulis berharap rancangan ini dapat menjadi langkah awal untuk melakukan
pembenahan terhadap proses perencanaan pengadaan barang dan jasa. Hasil dari
aktualisasi ini adalah berupa rancangan sistem informasi perencanaan pengadaan barang
dan jasa yang dapat membantu unit kerja lain dalam kegiatan penyusunan perancanaan
pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efisien dan memberikan pengetahuan
mengenai perencanaan pengadaan barang dan jasa secara informatif.
1.4 Nilai-nilai ANEKA
1.4.1 Akuntabilitas
Akuntabilitas merupakan suatu kewajiban dalam mempertanggungjawabkan kepercayaan
dalam pekerjaan yang telah diberikan. Pada nilai ini, seorang ASN melakukan pekerjaan
dengan berorientasikan hasil dan melaporkan hasil pekerjaan kepada atasan melalui
laporan kinerja. Pada akuntabilitas, nilai-nilai yang wajib dimiliki seoarang ASN ialah
kepemimpinan, transparansi, integritas, tanggung jawab, adil, kepercayaan, keseimbangan,
kejelasan, dan konsistensi. Sebagai ASN yang melayani publik, akuntabilitas sangat
penting karena ASN dajarkan untuk mempertanggung jawabkan apa yang dikerjakan
sehingga dapat berjalan dengan baik. Dalam menunjang akuntabilitas, ASN perlu
melakukan kegiatan berupa menyusun rangkaian kegiatan untuk menunjang tanggung
jawab, lalu melakukan monitoring, melaporkan serta mengevaluasi kembali apa yang telah
diekerjakan. Dalam kegiatan pengadaan barang/jasa juga perlu memperhatikan aspek
akuntabilitas karena juga melalui tahap-tahap yang sama untuk dipertanggungjawabkan.
1.4.2 Nasionalisme
Nasionalisme mengajarkan setiap ASN untuk mencintai bangsa dan tanah air Indonesia.
Seorang ASN harus mampu mengamalkan nilai-nilai luhur yang terkandung dalam
pancasila di setiap pekerjaannya. Dalam Nasionalisme ASN berperan penting untuk
indonesia yaitu sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, dan pemersatu bangsa.
Peran tersebut telah sesuai dengan UU no 5 tahun 2014 mengenai peran dan fungsi seorang
ASN di Indonesia.
1.4.3 Etika Publik
Etika publik merupakan refleksi/cerminan mengenai standar/norma yang dapat
menentukan baik/buruk, benar/salah suatu prilaku, hingga tindakan maupun putusan yang
dapat berpengaruh untuk publik. Seorang ASN memiliki peranan pelayan publik dimana
harus mengedapnak etika dalam pelayanan sehingga masyarakat dapat menilai suatu
organisasi baik/buruk melalui pelayanannya. ASN harus bersikap ramah, berempati,
simpati, sopan santun, dan netral dalam melayani.
1.4.4 Komitmen Mutu
Komitmen adalah janji kepada diri sendiri maupun orang lain dan dapat dinilai orang lain
apakah kita menepati janji tersebut atau tidak, suatu komitmen bisa dilakukan apabila orang
tersebut konsisten dalam melaksanakan janjinya. Mutu merupakan tingkatan kualitas yang
juga dapat dirasakan orang lain mengenai baik/buruknya sesuatu. komitmen mutu berarti
sebuah janji untuk konsisten dalam menjamin mutu/kualitas. Seorang ASN harus memiliki
komitmen mutu, karena komitmen mutu dapat digunakan dalam peran dan tugas ASN,
pekerjaan ASN harus berorientasikan pada kualitas pelayanan, efisien, dan efektif dalam
mencapai tujuan pekerjaan ASN tersebut. ASN juga harus mampu berinovasi dan
mengembangkan ide-ide kreatif yang berguna untuk meningkatkan mutu organisasi
dimana ASN bekerja.
1.4.5 Anti Korupsi
Anti korupsi merupakan sikap menentang adanya kecenderungan prilaku korup. Korupsi
tidak hanya berkaitan mengenai keuangan, karena korupsi memiliki pengertian yang lebih
luas. Salah satunya mengkhianati kepercayaan amanah dari pekerjaan/jabatan yang telah
diberikan oleh organisasi kepada kita. Nilai Anti korupsi sangat penting karena dapat
membantu ASN untuk menghindari prilaku korupsi dalam menjalankan tugas, sehingga
ASN dapat mengerjakan tugasnya dengan jujur. Selain kejujuran, sikap anti korupsi adalah
peduli, mandiri, disiplin, bertanggung jawab, kerja keras, sederhana, berani dan adil.
1.5 Peran dan Kedudukan ASN dalam NKRI
ASN memiliki tugas dan fungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik,
dan perekat pemersatu bangsa, tugas tersebut tertuang dalam UU No.5 2014 mengenai ASN.
Untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsi, dalam manajemen ASN, seorang ASN harus
mengikuti pelatihan dasar agar mendapatkan nilai-nilai dasar ANEKA serta pengetahuan
mengenai aturan-aturan, hak dan kewajiban ASN yang berlaku. Seoarang ASN yang telah
mengikuti pelatihan dasar diharapkan mampu mengamalkan nilai-nilai dasar ANEKA dalam
tugasnya sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat pemersatu bangsa.
Dalam pelayanan publik, ASN harus mengamalkan etika publik dengan benar, karena
seorang ASN harus memiliki komitmen dalam meningkatkan mutu pelayanan dan memberikan
pengalaman baik kepada publik yang dilayani. Dalam melaksanakan pelayanan publik,
seoarang ASN tidak boleh melanggar etika-etika Publik seperti tidak adil dalam melayani, tidak
disiplin, tidak memiliki sopan santun, hingga melakukan korupsi.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, seorang ASN harus bisa memberikan
pelayanan publik yang berkualitas. Seorang ASN tidak bisa melaksanakan semua tugas dan
fungsi pelayanan publik sendirian sehingga ASN harus mampu berkoordinasi dengan lembaga-
lembaga lain. Dengan melakukan koordinasi maka telah diterapkan konsep Whole of
Government sehingga yang dapat disajikan ke publik lebih efektif dan efisien demi mencapai
tujuan yang sama, yaitu pelayanan publik yang optimal.
BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI
2.1. Deskripsi Organisasi
Institut Teknologi Kalimantan merupakan Perguruan Tinggi Negeri yang tergolong baru
di Kalimantan Timur. Perguruan tinggi ini berfokus pada bidang pendidikan teknologi yang
siap berkontribusi dalam kebutuhan dunia industri. Melalui berbagai macam program
pendidikan yang dapat diambil di ITK, diharapkan dapat menghasilkan sumber daya manusia
yang berpengetahuan luas dan kompeten dalam dunia industri sehingga berdampak terhadap
peningkatan penguasaan teknologi dan peningkatan produktivitas modal. Selanjutnya
peningkatan produktivitas modal tersebut mampu memunculkan industri baru sehingga
menambah jumlah industri yang ada di Kalimantan.
Institut Tkenologi Kalimantan yang berdiri di Kalimantan Timur sangat diharapkan dapat
meningkatkan produktifitas penelitian keilmuan serta pengembangan pada sains dan teknologi
industri. Dengan meningkatnya produktifitas ini diharapkan mendorong terciptanya inovasi-
inovasi baru yang memupuk pertumbuhan industri lokal. Dengan tumbuhnya industri lokal
maka dapat memberikan nilai tambah pada daerah sehingga pertumbuhan ekonomi lokal akan
meningkat juga.
Banyak manfaat yang diharapkan dari Institut Teknologi Kalimantan yang berdiri di Kota
Balikpapan, Kalimantan Timur. Dampak positif juga diharapkan dapat menjamah masyarakat
umum maupun perindustrian. Melalui hasil penelitian dan tenaga pengajar yang berkompeten
maka diharapkan dapat berkontribusi dengan memberikan lulusan yang berkompeten juga.
Lulusan ITK diharapkan dapat membangun wilayah Kalimantan dengan baik. Harapan tersebut
sudah sesuai dengan fokus MP3EI yang menyatakan bahwa Kalimantan sebagai koridor
ekonomi pusat pengolahan hasil tambang dan lumbung energi nasional. Dengan ini diharapkan
wilayah kalimantan dapat melakukan akselerasi pertumbuhan ekonomi sehingga berpengaruh
juga pada pertumbuhan ekonomi nasional.
ITK memiliki 5 (lima) jurusan yang masing-masing dipimpin oleh seorang Ketua
Jurusan. Masing-masing Jurusan membawahi beberapa program studi. Unit lain sebagai
kelengkapan organisasi adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM),
Satuan Pengawas Internal (SPI), Unit Penjaminan Mutu (PJM), UPT Bahasa, UPT TIK, UPT
Perpustakaan, Unit Pelaksana Pengadaan Barang dan Jasa, Lembaga Pengembangan
Akademik dan Kemahasiswaan. Struktur organisasi dapat dilihat pada gambar 1 seperti berikut.
Gambar 1 Struktur Organisasi Institut Teknologi Kalimantan
2.2. Visi, Misi dan Tujuan
Visi
Visi ITK adalah “Menjadi perguruan tinggi yang menghasilkan karya unggul dan berperan
aktif dalam pengembangan potensi daerah Kalimantan pada tahun 2035”.
Misi
a. Menghasilkan lulusan yang unggul dan berbudi pekerti luhur yang dapat berkontribusi
dalam pembangunan nasional;
b. Menghasilkan karya Tridharma Perguruan Tinggi yang bermutu dan bermanfaat bagi
masyarakat; dan
c. Memberikan layanan Pendidikan tinggi yang prima dengan berdasarkan prinsip
pengelolaan organisasi yang transparan, akuntabel, responsible, adil dan kredibel.
Tujuan
Tujuan ITK Dalam rangka mewujudkan visi misi, ITK memiliki tujuan sebagai berikut :
1. Menghasilkan sumber daya manusia yang menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi
bagi kemanusiaan;
2. Mewujudkan ketahanan energi nasional yang ramah lingkungan melalui inovasi
teknologi berbasis potensi daerah Kalimantan; dan
3. Mewujudkan teknologi pengelolaan sumber daya alam Kalimantan yang mendorong
kemajuan ekonomi masyarakat.
Rencana arah pengembangan
1. ITK Menciptakan lulusan yang mampu menjadi problem solver dalam bidang
pertambangan, energi, dan lingkungan;
2. ITK mampu mewujudkan sistem pendidikan yang berkualitas;
3. ITK mampu mewujudkan sistem riset yang mendukung ketahanan energi nasional.
Nilai – Nilai Organisasi
Nilai dasar yang selalu dijunjung oleh semua sivitas Institut Teknologi Kalimantan
S : Solid
PE : Peduli
C : Cerdas
TA : Taqwa
2.3. Tugas dan Fungsi Pengelola Barang dan Jasa
Pengadaan barang dan jasa merupakan bagian dari dukungan instansi dalam
melaksanakan proses bisnis Institut Teknologi Kalimantan dalam misinya sehingga ITK tetap
berada dalam koridor peraturan dan ketentuan yang berlaku sesuai prinsip akuntabilitas.
Pengadaan barang dan jasa di ITK terpusat pada Unit Pelaksana Pengadaan Barang dan Jasa.
Peraturan Bersama Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
Nomor 1 Tahun 2013 dan Nomor 14 Tahun 2013 menyatakan bahwa Pengelola Barang dan
Jasa yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang
berwenang untuk melaksanakan kegiatan perencanaan pengadaan, pemilihan penyedia,
manajemen kontrak, dan manajemen informasi aset.
Adapun tahapan dalam perencanaan pengadaan barang dan jasa antara lain:
a. Melakukan identifikasi kebutuhan
b. Menetapkan pengadaan barang/jasa
c. Cara melakukan pengadaan barang/jasa
d. Menentukan jadwal pengadaan
e. Menyusun anggaran pengadaan barang/jasa
f. Melaksanakan Rencana Umum Pengadaan
2.4. Identifikasi Isu
Dalam proses identifikasi hingga melakukan penetapan isu, penulis harus menelusuri
keterkaitan isu dengan konsep manajemen ASN, pelayanan publik, dan whole of government.
Pada isu pertama, penulis mengaitkan konsep pelayanan publik dan whole of government dalam
mengidentifikasi isu. Pada konsep pelayanan publik, terhambatnya proses perencanaan
pengadaan berdampak pada apa yang ITK bisa berikan kepada publik baik itu pelayanan
maupun fasilitas yang dapat menunjang pelayanan sehingga dinikmati oleh publik. Pada
konsep whole of government, isu ini dapat berdampak pada penilaian kinerja dan realisasi
anggaran dimana penilaian tersebut merupakan kolaborasi antara ITK dengan Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan maupun Kementerian Keuangan.
Pada isu kedua, yaitu kurangnya sumber daya manusia pada UPPBJ. Isu ini terkait
dengan konsep manajemen ASN dimana setiap individu pelaku pengadaan memiliki aturan,
hak-hak, dan kewajiban yang perlu diperhatikan agar beban kerja tidak mengganggu proses
bisnis yang terjadi di ITK.
Pada isu ketiga, yaitu belum terdokumentasikannya dengan baik dokumen pengadaan di
ITK. Isu ini erat kaitannya dengan manajemen ASN dan whole of government dimana pada isu
manajemen ASN, tidak adanya manajemen yang jelas di unit UPPBJ sehingga tidak
terkoordinirnya dokumen pengadaan disetiap pengadaan, hal ini karena UPPBJ belum
memiliki tempat permanen yang bisa digunakan untuk menyimpan semua dokuman. Pada
konsep whole of government, dapat mempengaruhi akuntabilitas apabila sedang berkolaborasi
dengan instansi lain mengenai pemeriksaan keuangan, realisasi, maupun proyek pengadaan
yang sedang berlangsung di ITK
Dalam menjalankan peran dan fungsinya, seorang ASN harus memiliki nilai-nilai
pelayanan publik. Pelayanan publik yang optimal tidak terlepas dari adanya komitmen mutu
yang harus bias dijaga dan tingkatkan. Untuk bias meningkatkan pelayanan yang dapat
diberikan oleh ASN maka diperlukan gagasan-gagasan inovasi yang dapat membantu
organisasi menjadi lebih baik. Sebagai pengelola barang dan jasa erat kaitannya dalam
melayani publik. Karena tanggung jawab seorang pengelola barang dan jasa akan berdampak
pada apa yang akan diberikan ITK kepada masyarakat yang dapat dinikmati. Sebagai seorang
yang menduduki posisi tersebut, penulis mengamati tiga isu yang disajikan pada Tabel 1
seperti berikut.
Tabel 1 Identifikasi Isu
No Latar Belakang Sumber Isu Dampak
1 Dalam proses pengadaan sering
kali terjadi kesalahan dalam
proses perencanaan dari sisi
pemangku kepentingan seperti
kesalahan akun dan jenis barang
yang akan diadakan. Selain itu
perencanaan pengadaan barang
dan jasa sering kali dilakukan
mendadak.
belum tersedianya
sistem informasi
yang dapat
memudahkan proses
koordinasi dalam
perencanaan dengan
pengadaan barang
dan jasa
• Proses perencanaan
pengadaan terhambat
• Mundurnya target realisasi
anggaran pada pengadaan
• Berpengaruh pada
perencanaan pengadaan lain
yang telah ditargetkan
2 Dalam menjalankan kegiatan
pengadaan di ITK sering kali
terdapat overlapping paket
pengadaan, hal ini membuat satu
orang pelaku pbj dapat
mengerjakan 2 paket secara
bersamaan sehingga membuat
pelaku pbj kurang fokus dalam
menangani paket
Kurangnya SDM
dengan kualifikasi
yang sesuai dengan
ketentuan dalam
aturan pelaku
pengadaan barang
dan jasa
• Beban kerja pelaku
pengadaan berlebih
• Mempengaruhi realisasi
penyerapan anggaran ITK
• Sulitnya meregenerasi pelaku
pengadaan barang dan jasa
3 Ketika selesai dalam proses
pengadaan sering kali dokumen
fisik tersebar dan tidak
ditemukan pada ruangan unit
sehingga membutuhkan waktu
dalam mencari dokumen
tersebut apabila dibutuhkan
tersebarnya anggota
unit pengadaan dan
tidak adanya lokasi
sebagai pusat
penyimpanan
dokumen
Tersebarnya dokumen dan tidak
adanya dokumen digital secara
terpusat berdampak pada saat
dokumen itu dibutuhkan secara
cepat seperti saat akan ada
pemeriksaan oleh pihak terkait,
sehingga dapat menurunkan
akuntabilitas UPPBJ
BAB III RANCANGAN AKTUALISASI
3.1. Penetapan Isu
Untuk menetapkan isu yang akan dijadikan bahasan utama, penulis
menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth). Metode ini menilai suatu
masalah berdasarkan tiga parameter utama yaitu tingkat urgensi, tingkat keseriusan, dan
perkembangan isu tersebut dengan menggunakan penilaian skala 1 - 5. dengan
membandingkan nilai skala yang akan dijadikan nilai bobot dari setiap isu. Pada Tabel
2 menunjukan proses pembobotan terhadap isu yang akan diangkat:
Tabel 2 Penetapan isu
No Isu U S G Total Rangking
1 Proses perencanaan pengadaan yang
terhambat 4 4 5 13 1
2 Kurangnya sumber daya manusia pada
UPPBJ 3 2 4 9 3
3 Belum terdokumentasikannya dengan baik
dokumen pengadaan barang dan jasa 4 3 4 11 2
Skala Pengukuran:
1 : Sangat Tidak Urgent/Serious/Grow
2 : Tidak Urgent/Serious/Grow
3 : Cukup Urgent/Serious/Grow
4 : Urgent/Serious/Grow
5 : Sangat Urgent/Serious/Grow
Isu yang diangkat : Proses perencanaan pengadaan yang terhambat
3.2. Kegiatan Pemecahan Isu
Dalam pengangkatan isu, perlu ditelusuri juga rancangan kegiatan untuk memecahkan
isu tersebut. Penulis merumuskan empat kegiatan yang dapat dilaksanakan pada
rancangan aktualisasi ini sebagaimana yang terdapat pada Tabel 3 seperti berikut.
Tabel 3 Rancangan Kegiatan
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Subtansi Mata
Pelatihan
1
Mengevaluasi
kembali
kegiatan
pengadaan yang
telah
dilaksanakan
untuk menilai
dampak
keterlambatan
pengadaan
terhadap
realisasi
anggaran
maupun kinerja
⚫ Mengumpulkan
dokumen pengadaan
langsung pada UPPBJ
⚫ Berdiskusi dengan
pihak perencanaan
dan unit terkait
mengenai
pelaksanaan
pengadaan
⚫ Menganalisis faktor
penyebab
ketidaktepatan waktu
pengadaan sesuai
perencanaan
Analisa
mengenai
faktor-faktor
penyebab
keterlambata
n target
pengadaan
dibanding
realisaisi
Akuntabilitas - bertanggung
jawab atas penggunaan dokumen
Nasionalisme - bekerja keras
dalam meneliti permasalahan
Etika Publik - bermusyawarah
dalam membahas
Komitmen Mutu - Teliti pada
pokok permasalahan
Anti Korupsi - Menjaga Rahasia
dokumen
2
Membuat forum
konsultasi
dengan setiap
unit terkait
proses
perencanaan pbj
⚫ Menetapkan jadwal
konsultasi yang
fleksibel
⚫ Mendiskusikan
permasalahan yang
dihadapi unit terkadi
perancangan
pengadaan dan
merumuskan solusi
serta tindak lanjut
terhadap
permasalahan terkait
pbj
⚫ Menyamakan
persepsi terkait proses
pengadaan barang dan
jasa
Berita acara
solusi dan
tindak lanjut
mengenai
perencanaan
pbj pada unit
Akuntabilitas - transparansi
dalam pemecahan kasus
Nasionalisme - sebagai pelayan
publik memberikan solusi sesuai
aturan yang berlaku
Etika Publik - menghargai
komunikasi, konsultasi dan kerja
sama.
Komitmen mutu –
meningkatkan efektifitas
penanganan masalah melalui
forum konsultasi
Anti korupsi - tidak memungut
biaya dari kegiatan konsultansi
3
Menyusun SOP
mengenai
sistem
perencanaan
pengadaan
kepada unit-unit
mengenai
prosedur dalam
proses
pengadaan
barang dan jasa
⚫ Melakukan diskusi
mengenai proses
perancangan dengan
unit-unit terkait yang
memiliki kendala
⚫ Menyusun SOP
terkait proses
perencanaan
pengadaan barang dan
jasa
SOP alur
perencanaan
pengadaan
barang dan
jasa
Akuntabilitas - meningkatkan
tanggung jawab serta kejelasan
mengenai pengadaan barang/jasa
Nasionalisme - melaksanakan
musyawarah bersama
Etika Publik - meberikan
layanan kepada unit dengan
cepat, tanggap, sopan dan hormat.
Komitmen mutu - konsisten
dalam meningkatkan kinerja unit
dalam perencanaan sehingga
mutu perencanaan pun meningkat
Anti Korupsi - Meningkatkan
Integeritas setiap unit dalam
menunjang proses pengadaan
barang dan jasa
4
Merancang
sistem informasi
perencanaan pbj
untuk
membantu
setiap unit
dalam
berkoordinasi
dalam
perencanaan
pengadaan
⚫ Mendiskusikan hasil
analisa pada kegiatan
evaluasi
permasalahan yang
dihadapi unit kerja
⚫ Mengolah hasil
diskusi menjadi bahan
perancangan
Rancangan
sistem
informasi
Akuntabilitas - transparan
Nasionalisme - musyawarah
untuk mencapai mufakat
perancangan
Etika publik - menghargai
pendapat
Komitmen mutu -meningkatkan
kualitas mutu perancangan
dengan efektif hasil dari diskusi
Anti Korupsi - tidak
memberikan celah kecurangan
pada perancangan.
Kontribusi terhadap visi dan misi organisasi:
Memberikan kontribusi ini diharapkan meningkatkan nilai efisiensi, inovasi, responsibiltas, dan
peran aktif ASN sehingga dapat memberikan pelayanan lebih baik lagi dan menunjukan kepada publik
bahwa ITK memberikan pelayanan yang prima, kontribusi ini sesuai dengan visi ITK “Memberikan
layanan pendidikan tinggi yang prima dengan berdasarkan prinsip pengelolaan organisasi yang
transparan, akuntabel, responsibel, adil, dan kredibel.
Penguatan terhadap nilai organisasi:
Melaksanakan tanggung jawab dengan menerapkan nilai-nilai ANEKA maka akan mengarahkan
pekerjaan menuju hasil yang baik dan berguna untuk publik. Kegiatan ini akan meningkatkan nilai-
nilai kepedulian, solidaritas, dan kecerdasan. Peningkatan nilai ini sudah sejalan dengan nilai-nilai
organisasi ITK yaitu “SPECTA” dengan kepanjangan “Solid, Peduli, Cerdas, dan Taqwa”.
Dalam melaksanakan kegiatan rancangan aktualisasi, penulis merancang jadwal dari
setiap kegiatan sehingga dapat dilaksanakan secara sistematis dan teratur. jadwal dari
rancangan tersebut dapat dilihat pada Tabel 4 seperti berikut.
Tabel 4 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan Agustus September
4 5 1 2 3 4
1
Mengevaluasi kembali kegiatan
pengadaan yang telah dilaksanakan untuk
menilai dampak keterlambatan pengadaan
terhadap realisasi anggaran maupun
kinerja
2 Membuat forum konsultansi dengan setiap
unit terkait proses perencanaan pbj
3
Menyusun SOP mengenai sistem
perencanaan pengadaan kepada unit-unit
mengenai prosedur dalam proses
pengadaan barang dan jasa
4
Merancang sistem informasi perencanaan
pbj untuk membantu setiap unit dalam
berkoordinasi dalam perencanaan
pengadaan
BAB VI
PEMBAHASAN
4.1 Pembahasan Aktualisasi
Kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan dari tanggal 15 Agustus 2020 hingga 25
September 2020 di Institut Teknologi Kalimantan Balikpapan Kalimantan Timur, terdapat 4
(empat) kegiatan sebagai berikut:
1. Mengevaluasi kembali kegiatan pengadaan yang telah dilaksanakan untuk menilai
dampak keterlambatan pengadaan terhadap realisasi anggaran maupun kinerja;
2. Membuat forum konsultansi dengan setiap unit terkait proses perencanaan pbj;
3. Menyusun SOP mengenai sistem perencanaan pengadaan kepada unit-unit mengenai
prosedur dalam proses pengadaan barang dan jasa; dan
4. Merancang sistem informasi perencanaan pbj untuk membantu setiap unit dalam
berkoordinasi dalam perencanaan pengadaan.
Maka uraian kegiatan yang telah dilakukan dijabarkan sebagai berikut:
Pelaksanaan kegiatan aktualisasi perancangan sistem informasi perencanaan pengadaan barang
dan jasa adalah sebagai berikut :
KEGIATAN 1: Mengevaluasi kembali kegiatan pengadaan yang telah dilaksanakan
untuk menilai dampak keterlambatan pengadaan terhadap realisasi anggaran maupun
kinerja.
Kegiatan ini memiliki kontribusi dalam mewujudkan visi dan misi ITK “Memberikan
layanan pendidikan tinggi yang prima dengan berdasarkan prinsip pengelolaan organisasi yang
transparan, akuntabel, responsibel, adil, dan kredibel” karena dalam proses pengadaan barang
dan jasa diperlukan pemahaman yang baik sehingga memudahkan dalam pelaksanaan
perencanaan pengadaan dikemudian hari. Maka uraian kegiatan yang telah dilakukan antara
lain sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dokumen pengadaan langsung pada UPPBJ
Persiapan aktualisasi ini dimulai dengan cara melakukan pengumpulan data pendukung
secara sampel yaitu data pengadaan langsung sehingga data ini menjadi acuan dalam
berdiskusi dengan Subbag Perencanaan dalam menilai dampak keterlambatan
pengadaan tersebut terhadap realisasi anggaran maupun kinerja.
Kegiatan pertama dilaksanakan mulai tanggal 18 Agustus 2020 dan tahapan ini diawali
dengan melakukan mengumpulkan dokumen pengadaan langsung. Tahapan ini menjadi
dasar pembahasan pada tahapan kedua yaitu berdiskusi mengenai dampak perencanaan
pengadaan yang telah dilakukan pada tahun 2020. Pengumpulan data yang telah
dilakukan dapat terlihat pada Gambar 2 berikut:
Gambar 2 Data Dukung Pengadaan Langsung
Setelah dilakukan pengumpulan data ditemukan beberapa kegiatan perencanaan
pengadaan yang belum dilaksanakan sehingga berdampak pada waktu pelaksanaan
yang mundur seperti pada Gambar 3 dan Lampiran 1 berikut:
Gambar 3 Daftar perencanaan yang tertunda
2. Berdiskusi dengan pihak perencanaan dan unit terkait mengenai pelaksanaan
pengadaan
Setelah tahapan pertama terpenuhi dan mendapatkan data dukung maka selanjutnya
melakukan diskusi dengan subbag perencanaan mengenai kendala-kendala terkait dan
dampak yang diterima Institut Teknologi Kalimantan dari segi realisasi dan kinerja.
Berdasarkan hasil diskusi dengan Saudara Zulfikar yang merupakan perwakilan dari
pihak subbag perencanaan yang menyebutkan banyak faktor yang dapat mempengaruhi
suatu perencanaan yang telah dilaksanakan pada tahun 2019. Melalui diskusi dengan
Subbagian Perencanaan yang menguatkan bahwa belum matangnya perencanaan
pengadaan dapat mempengaruhi tingkatan realisasi anggaran dan juga kinerja kampus
ITK. Kegiatan diskusi ini didokumentasikan yang ditunjukan pada Gambar 4 berikut:
Gambar 4 Diksusi Bersama Subbag perencanaan
3. Menganalisis faktor penyebab ketidaktepatan waktu pengadaan sesuai
perencanaan
Melalui diskusi yang merupakan tahapan sebelumnya maka dilakukan analisis bersama
Saudara Zulfikar mengenai faktor-faktor yang dapat mempengaruhi antara lain berupa
rancangan anggaran yang masih belum pasti, rancangan kebutuhan yang dapat berubah
sewaktu-waktu, kebutuhan lain yang lebih mendesak, dll. Melalui diskusi pula dapat
diketahui bahwa dari target realisasi tahunan ITK masih terdapat selisih lebih dari 10%
dan juga penyerapan belanja modal melalui pengadaan juga realisasinya baru mencapai
53,69% yang dapat dilihat pada Gambar 5 dan Gambar 6.
Gambar 5 Realisasi Penyerapan Bulan Agustus
Gambar 6 Realisasi Belanja Modal
Analisis Dampak
Penerapan nilai-nilai dasar ANEKA dalam kegiatan ini antara lain mengenai proses
evaluasi kembali pengadaan yang telah dilaksanakan dan untuk menilai dampak
keterlambatan terhadap realisasi anggaran dan kinerja. Dalam melaksanakan kegiatan
ini penulis menerapkan nilai Akuntabilitas dalam bertanggung jawab atas penggunaan
dokumen. Dalam kegiatan ini penulis juga telah bekerja keras dalam meneliti
permasalahan yang ada dimana bekerja keras ini merupakan nilai dasar dari
Nasionalisme. Penulis dalam berdiskusi juga melibatkan pihak lain sehingga
melakukan kegiatan bermusyawarah yang baik dan teliti dalam membahas dan mencari
permasalahan yang ada dan ini merupakan nilai dasar Etika Publik dan Komitmen
Mutu. Penulis juga menerapkan nilai Anti Korupsi dengan cara menjaga kerahasiaan
dokumen yang ada.
KEGIATAN 2: Membuat forum konsultansi dengan setiap unit terkait proses
perencanaan PBJ.
Adanya kegiatan forum konsultansi pada unit sangat penting dalam menunjang
perencanaan pengadaan barang dan jasa agar tidak menemui kendala dikemudian hari
dan dapat menunjang pelaksanaan pengadaan yang tepat guna dan sesuai sasaran.
Kegiatan ini dilaksanakan mulai pada 24 Agustus 2020 dan memiliki jadwal
konsultasi uang fleksibel terhadap unit yang membutuhkan konsultasi mengenai
perencanaan pengadaan barang dan jasa. Konsultasi juga tidak dibatasi harus melalui
tatap muka tetapi juga dapat melalui media-media lainnya secara daring seperti pada
Gambar 7 berikut:
Gambar 7 Konsultasi mengenai mekanisme pengadaan
Pada tahapan ini telah dilaksanakan sebuah diskusi konsultasi terhadap unit UPT TIK
dengan membahas perencanaan pengadaan barang berupa CCTV dan jaringan yang
memang sedang dibutuhkan ITK dan belum terlaksana hingga saat forum konsultasi ini
dibuat. Diskusi permasalahan ini juga menghasilkan solusi dan tindak lanjut yang
diharapkan dapat terlaksananya pengadaan CCTV dan jaringan ITK. Tidak hanya
membahas permasalahan terkait, forum ini juga dapat digunakan untuk memberikan
pemahaman seputar pengadaan barang dan jasa dan bagaimana agar siap dalam
melaksanakan perencanaannya. Dokumentasi forum diskusi dapat dilihat pada Gambar
8 berikut:
Gambar 8 forum diskusi pengadaan CCTV
Pada kegiatan diskusi terdapat enam pertanyaan utama mengenai permasalahan yang
tengah dihadapi dalam perencanaan pengadaan barang dan jasa yang telah
direncanakan UPT TIK. Pertanyaan tersebut antara lain:
• Pada Pengadaan CCTV
o Pemahaman dalam menentukan spesifikasi teknis apakah diizinkan
menyebut merk
o SPSE E-Katalog yang tidak tersedia mengingat nilai HPS diatas 200
juta rupiah.
o Mekanisme pengadaan apakah Pengadaan langsung atau Tender
• Pada Pengadaan Jaringan E,F,dan G
o Menentukan apakah barang non modal bisa dimasukan kedalam
spesifikasi teknis
o Pemahaman perancangan dokumen perencanaan seperti KAK dan
RAB
o Apakah boleh menyatukan dua jenis pengadaan dalam satu kegiatan
pengadaan
Dari enam pertanyaan tersebut selama diskusi telah dijawab dengan menyamakan
persepsi dalam permasalahan pengadaan barang dan jasa. Solusi yang diberikan
dituangkan juga kedalam berita acara hasil diskusi yang dapat dilihat pada Gambar 9
dan keterangan lebih lengkap terdapat pada lampiran 2.
Gambar 9 Berita Acara Solusi Perencanaan PBJ
Analisis Dampak
Dalam kegiatan membuat forum konsultasi dengan setiap unit terkait proses
perencanaan PBJ penulis menerapkan nilai-nilai dasar ANEKA. Kegiatan ini
dilaksanakan dengan transparan yang merupakan nilai dasar Akuntabilitas. Sebagai
pelayan publik, penulis memberikan solusi sesuai dengan aturan yang berlaku sesuai
dengan nilai dasar Nasionalisme. Dalam konsultasi mengharagai komunikasi,
konsultasi dan kerja sama itu penting sehingga dapat meningkatkan efektifitas
penanganan masalah yang dihadapi sesuai dengan nilai dasar Etika Publik dan
Komitmen Mutu. Kegiatan ini dilaksanakan dengan sebaik-baiknya tanpa dipungut
biaya sehingga sudah sesuai dengan nilai dasar Anti Korupsi.
KEGIATAN 3: Menyusun SOP mengenai sistem perencanaan pengadaan kepada unit-
unit mengenai prosedur dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Menyusun SOP mengenai sistem perencanaan pengadaan dengan tujuan memberikan
informasi prosedur dalam proses pengadaan barang dan jasa sangat penting di Institut
Teknologi Kalimantan. Hingga saat ini SOP yang berkaitan dengan proses pengadaan
barang dan jasa belum dibuat. SOP ini penting karena dapat dijadikan acuan dalam
melaksanakan kegiatan perencanaan pengadaan barang dan jasa mulai dari hal yang
paling pertama kali dilaksanakan yaitu merencanakan kebutuhan, membuat spesifikasi
teknis, Rencana Anggaran Biaya (RAB), Kerangka Acuan Kerja (KAK), dan juga
Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
Kegiatan penyusunan SOP dilaksanakan pada tanggal 1 September 2020 diawali
dengan merekap keluhan-keluhan atau permasalahan unit dalam kegiatan pengadaan
barang dan jasa melalui kegiatan diskusi mengenai proses perencanaan dengan unit-
unit yang tengah memiliki kendala. mengingat permasalahan-permasalahan yang
dihadapi unit menjadi acuan dalam menyusun SOP dengan tujuan dapat memudahkan
unit untuk mengerti alur kegiatan perencanaan pengadaan barang dan jasa.
Setelah melakukan rekap permasalahan apa saja yang dihadapi unit maka selanjutnya
penulis mendiskusikan dengan mentor mengenai kendala apa saja yang tengah dihadapi
unit yang ada di ITK. Berdiskusi dengan mentor merupakan hal yang penting sehingga
segala kegiatan dan tahapan yang akan disusun pada SOP dapat terarah dan sesuai
dengan aturan yang ada. Dengan masukan-masukan yang diberikan oleh mentor baik
saran dan arahan melalui konsultasi ini menjadi acuan yang diikuti oleh penulis dalam
menyusun SOP ini. Dokumentasi konsultasi dengan mentor dapat dilihat pada gambar
10 berikut.
Gambar 10 Konsultasi dengan Mentor mengenai perancangan SOP
Selanjutnya hasil dari konsultasi dengan mentor yang merupakan atasan langsung
menghasilkan gagasan-gagasan alur yang dapat dipahami oleh unit maka disusunlah
Standar Operasional Prosedur Alur Perencanaan pengadaan Barang dan Jasa.
SOP dibuat sedemikian rupa sehingga alur dapat dipahami dan dapat dilaksanakan oleh
setiap unit yang ingin melakukan perencanaan pengadaan barang dan jasa. SOP ini
diharapkan dapat mengurangi kendala yang dihadapi unit dalam proses perencanaan
pengadaan sehingga kegiatan pengadaan barang dan jasa dapat terlaksana dengan cepat
dan terencana. Berikut tampilan dari SOP Alur perencanaan pengadaan Barang dan Jasa
yang terdapat pada Gambar 10 dan dilampirkan pada Lampiran 3.
Gambar 11 SOP Alur Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa
Analisis Dampak
Dalam kegiatan menyusun SOP mengenai system perencanaan pengadaan kepada unit-
unit mengenai prosedur dalam proses PBJ penulis juga menerapkan nilai dasar ANEKA
antara lain Akuntabilitas dengan meningkatkan tanggung jawab serta kejelasan
mengenai PBJ. Nasionalisme dengan cara melakukan musyawarah dalam melakukan
penyusunan. Etika Publik dengan cara memberikan layanan kepada unit dengan cepat,
tanggap, sopan dan hormat. Komitmen Mutu dengan konsisten dalam meningkatkan
kinerja unit dalam perenacaan sehingga kualitas mutu ikut meningkat. Anti Korupsi
dengan cara meningkatkan integeritas setiap unit dalam menunjang proses kegiatan
PBJ.
KEGIATAN 4: Merancang sistem informasi perencanaan pbj untuk membantu setiap
unit dalam berkoordinasi dalam perencanaan pengadaan.
Merancang sistem informasi perencanaan pbj penting untuk dilakukan karena suatu
sistem informasi merupakan hasil dari perancangan dengan banyaknya pertimbangan
untuk menghasilkan suatu sistem yang menjadi sumber informasi dalam tata kelola
manajemen pengadaan barang dan jasa. Dirancangnya sistem informasi ini bertujuan
untuk membantu administrasi perencanaan pengadaan hingga monitoring pengadaan
barang dan jasa yang ditujukan untuk Unit Kerja, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK),
Subbag Perencanaan dan Subbag Keuangan dan Barang Milik Negara.
Kegiatan perancangan sistem informasi perencanaan pengadaan barang dan jasa
dilaksanakan sejak tanggal 14 September 2020 hingga 25 September 2020 yang diawali
dengan mendiskusikan hasil Analisa pada kegiatan evaluasi permasalahan yang
dihadapi unit kerja bersama dengan mentor. Dalam diskusi ini membahas tentang
kendala apa saja pada bagian administrasi yang tengah dihadapi unit-unit kerja di ITK
mengenai pengadaan barang dan jasa masukan-masukan dari mentor yang diberikan
kepada penulis menjadi acuan utama dalam perencanaan sistem informasi yang akan
dirancang karena tujuan dari perancangan ini adalah membuat sistem informasi
perencanaan pengadaan yang dapat membantu unit kerja dalam proses kegiatan
pengadaan barang dan jasa. Dokumentasi penulis berdiskusi bersama mentor dapat
dilihat pada Gambar 11 berikut.
Gambar 12 Diskusi Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa
Setelah melakukan diskusi bersama mentor, penulis merekap masukan-masukan serta
saran dari mentor untuk diolah menjadi bahan perancangan. Masukan-masukan dari
mentor mengarahkan bahwa sistem informasi yang akan dirancang membutuhkan fitur-
fitur yang memudahkan alurnya dapat dimengerti dengan jelas sehingga sistem
informasi ini dapat sejalur dengan SOP yang telah dibuat pada kegiatan sebelumnya.
Dokumentasi Penulis saat mengolah masukan dari mentor untuk menjadi bahan
perancangan dapat dilihat pada Gambar 13 sebagai berikut.
Gambar 13 Mengolah masukan menjadi bahan perancangan
Salah satu contoh proses dalam perancangan sistem informasi ini ialah proses Usulan
Pengadaan yang digambarkan pada Gambar 14 berikut dengan rincian lebih jelas pada
Lampiran 4.
Gambar 14 Proses Usulan Pengadaan
Pada proses usulan pengadaan ini menjelaskan metode Pengadaan Langsung (PL) yang
dirancang dalam sistem informasi dimulai dari Unit Perencanaan mengirimkan dokumen
Rincian Kertas Kerja Satker (RKKS) kemudian PPK membuat dokumen Harga Perkiraan
Sendiri (HPS) dan Kerangka Acuan Kerja (KAK), kemudian Unit BMN membuat daftar
usulan pengadaan kepada setiap Unit yang nantinya akan di isi oleh Unit-Unit yang ada di
ITK. Setelah Unit-Unit menyerahkan daftar usulan pengadaan kepada Unit BMN, Unit
BMN menentukan dan membuat harga satuan barang di dalam dokumen HPS dan PPK
mengesahkan harga total satuan barang. Selanjutnya PPK akan melakukan penunjukan
langsung penyedia sebagai penyedia non tender, lalu penyedia membuat penawaran harga
dan melakukan negosiasi dengan pihak ITK (PPK) hingga akhirnya dapat disepakati oleh
PPK maupun penyedia. Selanjutnya PPK membuat perjanjian kontrak yang berisikan
identitas paket seperti nama paket, masa kontrak, nilai kontrak, dan sebagainya. Selanjutnya
dilakukan penandatanganan kontrak sehingga kontrak dapat dilaksanakan dengan sesuai
perjanjian. Setelah barang dikirimkan ke ITK, unit BMN akan melakukan pemeriksaan
kelengkapan barang yang dikirimkan oleh penyedia jika sudah dinyatakan lengkap maka
penyedia dapat mengajukan tagihan pembayaran berupa invoice dan menyerahkan faktur
pajak. Setelah itu PPK membuat resume pembayaran dengan melampirkan invoice dan
faktur pajak kepada Unit Keuangan dan selanjutnya Unit Keuangan membuat Surat Perintah
Membayar yang diajukan kepada KPPN untuk pembayaran kontrak.
Selanjutnya setelah membuat diagram proses perancangan, penulis mengolah bahan yang
menjadi masukan untuk dilakukan desain antarmuka. Desain antarmuka ini penting karena
suatu sistem informasi sangat memerlukan antarmuka yang sederhana dan mudah untuk
dipahami oleh penggunanya. Berikut dokumentasi perancangan desain antarmuka yang
dibuat oleh penulis pada Gambar 15, 16, dan 17 dan terlampir pada Lampiran 5.
Gambar 15 Melakukan desain antarmuka
Gambar 16 Desain Antarmuka Halaman Masuk
Gambar 17 Desain Antarmuka Pengusulan Pengadaan
Analisis Dampak
Dalam kegiatan merancang sistem informasi perencanaan PBJ untuk membantu setiap unit
dalam berkoordinasi dalam perencanaan pengadaan ini penulis telah menerapkan nilai-
nilai dasar ANEKA yaitu Akuntabilitas dengan melaksanakan secara transparan. Dalam
bermusyawarah bersama, menghargai pendapat sangat penting untuk menghasilkan
perancangan yang baik, bermutu, efektif dan tidak memberikan celah kecurangan dalam
perancangan merupakan dasar dari Nasionalisme. Etika Publik, Komitmen Mutu, dan
Anti Korupsi
4.2 Role Model
Sebagai seorang ASN penulis menggunakan Role Model seorang senior yang dijadikan
panutan untuk dicontoh dan dapat memberikan arah tujuan dalam melaksanakan pekerjaan.
Role model yang menjadi panutan penulis ialah Bapak Dr. Muhammad Mashuri, M.T. yang
saat ini menjabat sebagai Wakil Rektor Bidang Non Akademik Institut Teknologi
Kalimantan (ITK). Beliau lahir di Lamongan pada tanggal 08 April 1962. Menyelesaikan
Pendidikan Strata 1 di Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya lulus pada tahun
1986 dengan bidang keahlian Statistika. Kemudian melanjutkan Pendidikan Strata 2 di
Institut Teknologi Bandung dengan menyelesaikan studi pada tahun 1994 dengan bidang
keahlian Teknik Manajemen Industri. Kemudian Beliau menyelesaikan pendidikan Doktor
pada tahun 2006 di Institut Teknologi Bandung dengan bidang keahlian Matematika
Peminatan Statistika.
Sebagai seorang atasan, beliau memiliki komitmen yang tinggi terhadap kemajuan Institut
Teknologi Kalimantan dengan meyakinkan kepada setiap bawahan bahwa kita harus
menanamkan rasa cinta dan rasa memiliki bersama sehingga kita harus siap melakukan
yang terbaik dalam menjaga dan mengembangkan Institut Teknologi Kalimantan. Beliau
memiliki tugas tambahan yang banyak namun beliau tidak menjadikan tugas tersebut beban
namun tugas tersebut dijadikan sebagai bentuk semangat untuk mendengar, berbagi,
berkolaborasi, dan berinovasi bersama dengan jajarannya. Beliau selalu melibatkan tenaga
kependidikan yang masih muda dalam setiap kegiatan yang mana ini merupakan hal yang
sangat membantu tenaga kependidikan muda dalam mempersiapkan diri untuk bias
menjadi pemimpin yang berkualitas dan unggul kelak.
Sebagai seorang pemimpin, Bapak Dr. Muhammad Mashuri, M.T. merupakan sosok yang
oleh jajarannya dikenal tegas dan selalu tepat waktu dalam melaksanakan tugas dan
mendukung Rektor dalam memimpin penyelenggaraan kegiatan di bidang kemahasiswaan,
administrasi umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian, kerja sama, dan hubungan
masyarakat demi berjalannya proses belajar mengajar di Institut Teknologi Kalimantan.
Dibalik ketegasan beliau sesungguhnya ada tujuan untuk ikut membangun ITK demi
kemajuan pendidikan di Kalimantan Timur khususnya dan juga Indonesia umumnya.
Selain itu beliau adalah sosok pekerja keras dan tidak pernah berhenti untuk belajar
terutama untuk hal-hal yang baru sehingga dapat disebut juga sebagai pekerja cerdas.
Beliau pernah berkata “sepertiga kehidupan kita berada di tempat kerja, oleh karena itu
bahagialah dalam bekerja karena sepertiga kebahagian kita ada di tempat kerja”.
Penulis berharap apa yang telah diutarakan sebagai gambaran sosok seorang panutan dapat
penulis tiru sehingga penulis bisa menjadi seorang ASN yang baik dalam melaksanakan
tugas. Penulis berterima kasih kepada Bapak Dr. Muhammad Mashuri, M.T. semoga beliau
tetap selalu diberikan kesehatan sehingga dapat selalu membimbing lebih banyak orang
lagi dan selalu menjadi panutan bagi banyak orang.
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Laporan aktualisasi ini dibuat berdasarkan pada isu yang sebelumnya ditemukan oleh
penulis selama menjalankan tugas sebagai pengelola barang dan jasa yaitu banyaknya
proses perencanaan pengadaan barang dan jasa yang terhambat sehingga berdampak pada
berbagai bidang yang ada di Institut Teknologi Kalimantan. Berdasarkan permasalahan
tersebut penulis menggagas pemecahan isu dengan cara melakukan perancangan sistem
informasi perencanaan pengadaan barang dan jasa dimana kegiatan tersebut dibagi menjadi
empat kegiatan. Kegiatan pertama yaitu mengevaluasi kembali kegiatan pengadaan yang
telah dilaksanakan untuk menilai dampak keterlambatan pengadaan terhadap realisasi
anggaran maupun kinerja. Kegiatan ini sangat penting dilakukan karena dengan melakukan
evaluasi dapat diketahui dampak yang diterima dari sisi realisasi anggaran terdapat selisih
lebih dari 10% dari target realisasi. Pentingnya kegiatan pertama yang telah dilakukan
menjadi acuan dalam melanjutkan kegiatan kedua dan ketiga yaitu membuat forum
konsultasi dengan setiap unit terkait proses perencanaan pbj dan menyusun SOP alur
perencanaan pengadaan barang dan jasa.
Perancangan sistem informasi perencanaan pengadaan barang dan jasa dibuat berdasarkan
hasil dari tiga kegiatan awal sehingga diharapkan rancangan ini dapat menjadi acuan sistem
informasi yang dapat memudahkan setiap unit di Institut Teknologi Kalimantan dalam
melaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasa yang sesuai dengan aturan yang berlaku
yaitu Peraturan Presiden No 16 Tahun 2018 mengenai Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Melalui kegiatan aktualisasi ini diharapkan Institut Teknologi Kalimantan dapat
meminimalisir kendala terhambatnya perencanaan pengadaan barang dan jasa. Penulis juga
berharap bahwa nilai dasar seorang ASN yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik,
Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) dapat teraktualisasi secara nyata dalam
menjalankan tugas dan fungsi yang ada pada unit kerja Institut Teknologi Kalimantan.
5.2. Saran
Penulis berharap kegiatan konsultasi mengenai perencanaan pengadaan dapat terus
dilaksanakan dan unit di ITK tidak sungkan maupun ragu dalam berkonsultasi dengan
harapan proses perencanaan pengadaan barang dan jasa yang digagas oleh unit dapat
berjalan dengan lancar.
SOP yang telah dibuat oleh penulis diharapkan menjadi acuan dan dipatuhi oleh setiap unit
dalam melaksanakan kegiatan perencanaan pengadaan barang dan jasa. Hal ini bertujuan
agar alur proses perencanaan pengadaan barang dan jasa menjadi lebih jelas dan tertata
sehingga mengurangi hambatan yang mungkin akan terjadi dikemudian hari.
Penulis berharap rancangan sistem informasi yang telah dirancang oleh penulis selama
masa aktualisasi kedepannya dapat direalisasikan menjadi sistem informasi yang untuh
dan digunakan secara menyeluruh di Institut Teknologi Kalimantan. Hal ini cukup penting
karena sistem informasi ini dapat memudahkan dalam melakukan pengawasan dan
transparansi dalam proses perencanaan hingga proses pengadaan barang dan jasa selesai.
LAMPIRAN
Lampiran 1 – Laporan Bulanan UPPBJ
Lampiran 2 - BA Konsultasi dan Solusi
Lampiran 3 - SOP Alur Peresiapan Pengadaan Barang dan Jasa
Lampiran 4 - Rancangan Diagram dan Flow Chat Sistem Informasi
Lampiran 5 - Desain Rancangan Sistem Informasi
Tampilan Awal
Halaman Login
Halaman Usulan Pengadaan Unit untuk pengguna Unit
Halaman Untuk menu Perencanaan (Admin Perencanaan)
Tampilan menu pengadaan (Admin Perencanaan)
Tampilan menu perencanaan (Admin PPK dan Keuangan)
Tampilan Submenu proses pengadaan (admin PPK)
Tampilan submenu Revisi Pengadaan (Admin PPK)
Tampilan menu Kontrak (Admin Keuangan)
Lampiran 6 – Kartu Konsultasi Coach
