Referat fra HMU-møde - Region Midtjylland · Referat – HMU–møde 10. maj 2012 Side 7 Bilag • Slides omkring forbedring af patientindkaldelser Enhedsstrategispor 9. Nyt fra

Hospitalsenheden Vest

HR

Lægårdvej 12DK-7500 HolstebroTel. +45 7843 0000Fax. +45 7843 8609

[email protected]

www.vest.rm.dk

Referat fra HMU-møde (del af temadøgn)

Torsdag 10. maj 2012 Radisson Blu, Papirfabrikken, Silkeborg

Dato: 07.06.2012

Lykke Houmøller Frandsen

Tel. 7843 8624

[email protected]

Side 1

Referat – HMU–møde 10. maj 2012

Side 2

1. Godkendelse af referat fra HMU-møde 15. marts 2012

Referat Referatet godkendes. 2. Godkendelse af dagsorden samt punkter til eventuelt

Referat

Dagsordenen godkendes. DRØFTELSESPUNKTER

Produktivitetsstrategispor

3. Økonomi- og aktivitetsopfølgning for 1. kvartal 2012 (Kl. 13.10 – 13.25)

Økonomi Det samlede resultat for årets første budgetopfølgning for afdelingerne i HE Vest baseret på 1. kvartal 2012 viser et merforbrug på ca. 1 mio. kr. svarende til en overskridelse på 0,2 pct. I opgørelsen er der korrigeret for periodeafvigelser på øvrig drift og forventede indtægter på ny dyr medicin. Der er overskud på lønnen på 3,274 mio. kr. men underskud på 3,531 mio. kr. på øvrig drift og 0,740 mio. kr. på vikarudgifter. Resultatet fremgår af nedenstående skema. Som det fremgår af vedlagte notat med bilag dækker resultatet over variationer mellem de enkelte afdelinger.

Aktivitet Aktivitetsopgørelsen for samme periode viser en aktivitet på 576 mio. kr. hvilket er 5,7 mio. kr. (1. pct.) under basislinjen, men det skal bemærkes, at basislinjerne for januar og marts måned ligger meget højt i forhold til de øvrige måneder. Dette skyldes et usædvanligt stort antal indlæggelser i starten af 2011. Det må derfor forventes, at aktiviteten vil rette sig i de kommende måneder, og det er således forventningen at aktiviteten bliver så høj at regionens aktivitetspulje på 13,1 mio. kr. også realiseres. Der er i opgørelsen korrigeret for 37 mio. kr. for manglende registreringer og indberetninger. Der er korrigeret 14,3 mio. kr. for manglende stationær aktivitet og 22,7 mio. kr. for ambulant aktivitet, heraf 16,7 mio. kr. for manglende indberetning af røntgen og nuklearmedicin. Aktiviteten på de enkelte afdelinger fremgår af bilaget.


Side 3

Bilag • Slides - status på økonomi og aktivitet 2012

Referat

Økonomichefen orienterer omkring status i forhold til økonomi og aktivitet. Produktivitetskravet for Hospitalsenheden Vest i 2012 er på 7 %. I 2011 opfyldte vi et produktivitetskrav på 8 %. På samme tid sidste år havde Hospitalsenheden Vest et underskud på 20 mio.kr., mens der i april måned 2012 var et overskud på 3 mio.kr. Januar – marts 2012 var der et underskud på 2 mio. kr. Dvs. samlet set et overskud år til dato på 1 mio. kr. Vi har et overskud på 7 mio. kr. på lønbudgettet, mens der på vikarkontoen bruges lidt mere end budgetteret, hvilket giver sig udslag i et underskud på 2 mio.kr. Der er en klar forventning om, at vi som minimum ender i balance. Men der er problemer i enkelte afdelinger, og der er fortsat nogle usikkerheder i besparelserne i forhold til omstillingsplanen. Aktiviteten ligger lidt under basislinjen, men aktiviteten var meget høj i januar – marts 2011, og dette kan begrunde, at basislinjen er meget højt sat for januar – marts måned 2012. Røntgen Afdeling og Nuklearmedicinsk Afdeling har fortsat nogle registreringsproblemer, og der er også øvrige steder, hvor EPJ giver udfordringer i forhold til registrering. I forhold til budget 2013 skal Hospitalsenheden Vest afdrage 37,2 mio.kr. på gammel gæld. Desuden har regionen varslet en rammebesparelse på 1 % i 2013 svarende til 20 mio.kr. for Hospitalsenheden Vest. Drøftelse af hvorvidt der nu er råd til at ansætte mere personale, eller om man bør holde på pengene, særligt set i lyset af udsigterne i forhold til budgettet for 2013. Det påpeges, at det er væsentligt at have fokus på, at vi er nået hertil ved hjælp af en stor indsats fra personalet. Det bemærkes ligeledes, at det er væsentligt at have fokus på arbejdsmiljøet. Der fremsættes input omkring, at det er væsentligt at vurdere, hvorvidt det vil være bedre med flere fastansatte frem for vikarer, som er dyre og ikke kender de enkelte afdelinger. 4. Udredning af organiseringen i forhold til den medicotekniske funktion (Kl. 13.25 –

13.45)

Der er udarbejdet rapport i forhold til udredningen af organiseringen af den medicotekniske funktion, hvori der fremgår anbefalinger i forhold til den fremtidige organisering af det medicotekniske område ved Hospitalsenheden Vest. Rapporten har været sendt i høring ved LMU for Teknisk Afdeling og LMU for Indkøb og Medicoteknik. Desuden er rapportens anbefalinger blevet drøftet på afdelingsledelsesmøde 23. april 2012, hvor det blev aftalt, at der afvikles møde mellem de berørte afdelinger, herunder Teknisk Afdeling, hvor det skal drøftes,


Side 4

hvilken betydning anbefalingernes udmøntning vil have. Der gives en beskrivelse af rapportens anbefalinger, og der er mulighed for en drøftelse heraf.

Referat

Hospitalsledelsen orienterer omkring udredningen. Der foreligger høringssvar fra såvel LMU i Teknisk Afdeling, Hospitalsenheden Vest samt høringssvar fra LMU Indkøb og Medicoteknik, Region Midtjylland, som er udleveret til HMU. Der orienteres omkring, at der i forhold til anbefalingerne fortsat vil være 7 figurer inden for medicoteknik fysisk i Hospitalsenheden Vest, men de vil referere til Århus. LMU i Teknisk Afdeling er ikke enig i rapportens anbefalinger omkring centralisering. Omvendt er LMU for Indkøb og Medicoteknik positivt stemt overfor anbefalingerne. Der tilkendegives bekymring omkring, at alle opgaver trækker mod øst samt en bekymring omkring den fremtidige servicering af afdelingerne. B-siden tilkendegiver støtte til høringssvaret fra LMU i Teknisk Afdeling, og hospitalsledelsen tilkendegiver, at man har lyttet til bekymringerne og vil tage disse med i sine overvejelser, når beslutningen i forhold til rapportens anbefalinger skal træffes. Ved udmøntning af rapportens anbefalinger skal der ske en besparelse på 2 mio. kr., heraf vil 1 mio. kr. blive lagt ud i Teknisk Afdeling og 1 mio.kr. vil blive lagt ud til servicekontrakterne. Der har været afholdt møde med alle interessenter i forhold det medicotekniske område, og opfattelsen fra mødet var, at folk gik derfra beroligede i forhold til sikkerheden omkring servicen inden for det medicotekniske område. Det aftales, at man i HMU vil se på status inden for området i begyndelsen af 2013.

Enhedsstrategispor

5. Hus-MED-udvalgene – forretningsorden (Kl. 13.45 – 13.55)

På HMU-møde 15. marts 2012 blev der besluttet ændringer i forhold til udkast til forretningsorden for Hus-MED-udvalgene inden for Hospitalsenheden Vest. Ændringerne er indarbejdet i forretningsordenen og fremsendes hermed med henblik på endelig godkendelse af udkastet til forretningsordenen.

Referat

Rettelse af forretningsorden for hus-MED-organisationen fra benyttelse af benævnelsen ”sikkerhedsorganisationen” til ”MEDorganisationen”. Desuden tages der en snak i Ringkøbing med deltagelse fra Teknisk Afdeling omkring forholdene derude, herunder også snak med vore lejere derude. Det tilkendegives, at der i hus-MED-regi er fremsat ønsker omkring skærpelse af rygepolitikken.


Side 5

ORIENTERINGSPUNKTER

Produktivitetsstrategispor

6. Logistikprojektet (Kl. 13.55 – 14.10)

På HMU-møde 20. december 2011 blev der orienteret omkring logistikprojektet. Efterfølgende besluttede Lederforum for Økonomi på sit møde 14. marts 2012 at annullere udbud af logistikopgaven. Driftschef Jens Peter Østergaard giver en opfølgning i forhold til status med hensyn til projektet. Link til nyhedsbrev: http://www.vest.rm.dk/fagpersoner/for+ansatte/nyheder/visnyhed?visNyhed=107730 Referat

Projektet blev givet i udbud og efter udbudsrundens afslutning blev det konstateret, at der var over 100 % spredning på de indkomne tilbud. Derfor blev det besluttet at annullere udbuddet. Pt. arbejder man videre på projektet og overvejer, om der i en ukendt fremtid skal laves et delvist udbud, eller eventuelt et fuldt udbud, men med nedsættelses af serviceniveauet. Man arbejder desuden videre med hensyn til nedbringelse af antallet af varenumre. I dag er der 15.000 varenumre inden for regionen, dette skal i september 2012 være kortet ned til 5.000 varenumre. Der arbejdes med et centralt cockpit i Viborg, som fortsat følger planen. Herudover skal der f.eks. ses på vore egne 3 ”plukke-depoter”. Der skal træffes beslutning omkring hvilken vej, der skal vælges, og retningen er, at vore vareindkøb skal harmoneres mere. Leveringshyppigheden forventes ikke at blive øget, det vil fortsat være i størrelsesordenen 2 gange ugentligt. Dette gælder også fremtiden i Gødstrup.

Sundhedsfaglig strategispor

7. Den præhospitale indsats

På Regionsrådsmøde 25. april 2012 blev forslag om udbygning af akutlægebilen i Herning til en fuldt tilgængelig døgndækkende lægebilsordning med virkning fra 1. januar 2013 vedtaget. Der orienteres omkring beslutningen, og der er mulighed for at stille spørgsmål. Link til Regionsrådets beslutning: http://www.rm.dk/politik/regionsrådets+møder/visdagsorden?file=25-04-2012/Aaben_dagsorden/dagsorden.xml&Dag=1#Punkt16233

Referat

Inden for Hospitalsenheden Vest har man benyttet anæstesisygeplejersker til at bemande akutbiler, hvilket har fungeret godt. Dette har dog ikke været i overensstemmelse med Dansk Indeks, og på baggrund heraf har man gennem det seneste halve år haft drøftelser i forsøg på at finde en mellemløsning.


Side 6

På Regionsrådsmøde 25. april 2012 blev der truffet beslutning om, udbygning af akutlægebilen i Herning pr. 1. januar 2013 til en fuldt tilgængelig døgndækkende lægebilsordning. På baggrund af beslutningen lukkes akutsygeplejerskebilen i Herning, og akutlægebilen i Herning tages ud af kombivagt. Indstillingen er pt., at beslutningen bliver økonomisk neutralt for Hospitalsenheden Vest. Det drøftes, at beslutningen vil have personalepolitiske følger, og usikkerheden omkring dette har fyldt meget hos plejepersonalet. 8. Forbedring af patientindkaldelser HE Vest har efter i samarbejde med Canon igangsat et projekt omkring forbedring af patientkaldelser. Projektet indebærer bl.a. en komprimering af patientinformationen, en ændret arbejdsgang på afdelingerne og en central printning og kuvertering af patientindkaldelserne. Systemet kan håndtere elektroniske indkaldelser. Pilotprojektet er startet 1. marts 2012, men er pga. lidt tekniske problemer blevet lidt forsinket ca. 1 måned. Systemet kører i test i april og maj på 3 afdelinger – røntgen, ortopædkirurgisk og gyn-obs. Pilotprojektet evalueres inden sommerferien og forventes herefter udrullet på de øvrige afdelinger fra august – september. Implementeringen kræver lidt forberedelse i de enkelte afdelinger med at få gennemgået de nuværende patientindkaldelser. Der gives på temadøgnet en orientering om status for projektet. Referat

Region Midtjylland har forpligtet sig til inden udgangen af 2012 at kunne sende breve til patienternes digitale postkasse. Der er indgået aftale med Canon omkring et koncept, hvor patientinformationen komprimeres i samlede pdf-file. Derved spares der på papir og porto. Desuden skal der ske central kuvertering, hvorved man sparer ressourcer ved færre poststationer. I Sønderborg har det vist sig, at hvor man tidligere brugte 3 min. pr. brev, bruger man efter indførelse af det nye koncept under 1 min. pr. brev. Al information til brevene hentes fra e-dok, derved sikres det, at materialet er opdateret. Desuden anføres det, at sikkerheden for indkaldelserne forøges ved indførsel af det nye koncept. Der er mulighed for elektronisk indkaldelser til patienter, der er tilmeldt e-boks. Personer, som ikke er tilmeldt e-boks, vil fortsat modtage indkaldelser pr. brev. Det drøftes, at det er væsentligt at være opmærksom på, hvorvidt personer, som er tilmeldt e-boks, får åbnet deres mail. Der ligger en stor kommunikationsopgave i forhold til dette.


Side 7

Bilag

• Slides omkring forbedring af patientindkaldelser

Enhedsstrategispor

9. Nyt fra RMU Der orienteres omkring emner fra RMU-mødet 27. april 2012, og der er mulighed for at stille spørgsmål. Link til dagsorden med bilag: http://www.rm.dk/om+os/organisation/koncern+hr/med+hjemmeside/regions-medudvalget+(rmu)/dagsorden+rmu/dagsorden+27-c8-4-c8-2012? Referat

Der skete gennemgang af budgettet på RMU-mødet. Budgettet er kompliceret, og ved hurtig gennemgang er det meget svært at gengive det. Overordnet kan det konkluderes, at der ikke udelukkende er overskud inden for regionen, og der er tegn på nogle stramninger i forhold til økonomien. Der skal produceres mere for færre penge. Det overvejes, om det kunne være relevant at bede nogle komme ud til HMU og fortælle om budgettet. Social kapital og arbejdsmiljøet fyldte meget på mødet, og der blev også talt om uddannelse.

10. Hvad skal viderebehandles i LMUerne?

Referat

Punkter, som videresendes til LMUerne: • Økonomi og aktivitet

11. Evaluering af mødet

Referat

Tiden løb for hurtigt. Der var ikke afsat så meget tid til behandling af økonomipunktet, men da der var stor interesse for emnet, blev behandlingen af dette punkt prioriteret. Evt.

Status på økonomi og aktivitet 2012

HMU-møde

d. 10. maj 2012

2 ▪

Budget og aktivitet 2012

• Produktivitetskravet til HEV er i 2012 er på ca. 7 pct.

– 22 - 25 mio. kr. i besparelse (omstillingsplanen)

– Ca. 120 mio. kr. i meraktivitet

• Resultatet for 2011 betyder dog at det reelle produktivitetskrav er lidt mindre

3 ▪

Budgetudvikling jan – april 2011

Budgetafvigelse

-8.330

-6.615

-4.342

-434

-10.000

-7.500

-5.000

-2.500

0

2.500

5.000

Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

(1.000 kr.)

4 ▪


OBS: mindre udgift til udbetaling af særlig feriegodtgørelse påca. 2,8 mio. kr. i april

Budgetafvigelse opgjort pr. måned 2012

(Afdelinger)

764

-1.752

-9

3.040

-10.000

-7.500

-5.000

-2.500

0

2.500

5.000

7.500


(1.000 kr.)

5 ▪


Akkumuleret budgetafvigelse

-1.500

-1.000

-500

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500


(1.000 kr.)

6 ▪


Akkumuleret budgetafvigelse

-6.000

-4.000

-2.000

0

2.000

4.000

6.000

8.000


(1.000 kr.)

Løn

Vikarer

Øvrig drift

7 ▪

Budgetopfølgning jan- april 2012

• Mindreforbrug på 2,043 mio. kr. fordelt med– løn +7,052 mio. kr. – vikarer - 2,281 mio. kr.– øvrig drift - 2,728 mio. kr.

• På samme tidspunkt sidste år var der et merforbrug på 19,721 mio. kr.

� Klar forventning at 2012 ender i minimum balance – men enkelte afdelinger har lidt problemer– stadig nogle enkelte usikkerheder i besparelserne

fra omstillingsplanen (neurologi, reumatologi, logistik)

8 ▪

Aktivitet 2012 – 1. kvartal

• Den korrigerede aktivitet for første kvartal er på 576 mio. kr. eller ca. 5,7 mio. kr. (1. pct.) under basislinjen

• Fuld udmøntning af aktivitetspuljen kræver en meraktivitet på 26,2 mio. kr. over basislinjen på 2.171 mio. kr.

� Forventningen er at hele aktivitetspuljen realiseres� Periodiseringen af basislinjen er beregnet på baggrund af aktiviteten i 2011, som

startede højt.

• Dog en mindre usikkerhed pga. korrektioner på ca. 37 mio. kr. for manglende registreringer og indberetning af røntgen og nuklearmedicin (16,7 mio. kr.)� Indtil videre giver EPJ ikke mere tidstro registreringer end tidligere

• OBS:– Der er indgået meraktivitetsaftaler med regionen, hvor pengen skal betales tilbage, hvis

ikke vi leverer aktiviteten – Fra 2012 er der budgetansvar på indtægter på fritvalgspatienter fra andre regioner (ca.

28 mio. kr.) inden for et 90 pct. bånd

9 ▪

Budget 2013

• HEV skal afdrage på gammel gæld med 37,2 mio. kr.

• Regionen mangler penge på anlægskontoen til at finansiere byggerierne i Horsens, Randers og psykiatrien

� Regionen har varslet en rammebesparelse i 2013 på 1 pct. = ca. 20 mio. i HEV

Projekt om optimering af patientindkaldelser

HMU-møde

d. 10. maj 2012

2 ▪ www.vest.rm.dkBaggrund

• Region Midtjylland har forpligtet sig til inden udgangen af 2012 at kunne sende breve til patienternes digitale postkasse

• Med inspiration fra Sygehus Sønderjylland har HE Vest indgået en aftale med Canon om forbedring af patientindkaldelser

3 ▪ www.vest.rm.dkFormål og forventninger (1)

• at al patientinformation komprimeres i samlede pdf-filer, hvorved der spares papir og foldere / tryksager

• at al information hentes fra e-doc / EPJ hvorved der undgås spild af patientinformation på foldere der bliver for gamle / uaktuelle

• at brevene bliver lettere, hvorved der spares porto

4 ▪ www.vest.rm.dkFormål og forventninger (2)

• at arbejdsgangene ændres på afdelingerne, såsekretærressourcerne ved indkaldelserne reduceres væsentligt – i Sønderborg er erfaringerne fra ca. 3 minutter pr. brev til under 1 minut

• at sikkerheden i indkaldelserne forøges

• en central kuvertering hvorved der spares ressourcer ved færre poststationer

• mulighed for elektroniske indkaldelser til de patienter der er tilmeldt e-boks

5 ▪ www.vest.rm.dk

EPJ /

Bookplan

Afd. 1 Afd. 2 Afd. 3 Afd. 4

Afdelingen opretter indkaldelse som sædvanligt.Indkaldelsen printes til speciel ”Printer”

Indhold analyseres, der oprettes en forsendelse, der identificeres med navn og CPR-nr. Forsendelser er altid tilknyttet én afdeling og én sekretær.


EPJ /

Bookplan

Afd. 1 Afd. 2 Afd. 3 Afd. 4

Sekretæren finder forsendelsen i indkaldelsessystemet og kan nu tilvælge de rigtige bilag.


Afd. 1

Indkaldelsen med eventuelle noter + de valgte bilag sendes somsamlet dokument (PDF) til printkø i trykkeriet

På et dagligt, forud aftalt tidspunkt printes indkaldelserne.De kuverteres og sendes centralt fra trykkeriet.

+

Print-

kø

EPJ /

Bookplan


�

+�

+

9 ▪ www.vest.rm.dkProjektforberedelse

• Gennemgang af: – Eksisterende arbejdsgange på afdelingerne– Omfang af nuværende information til patienterne– Opsætning af og indhold i breve– Afklaring af brevhoved, brevformat, billeder mm.– Overensstemmelse med regionale skabeloner – Tilpasning af skabeloner i EPJ mm.’– Kobling af Canon systemet med RM systemer– Vurdering af hardware på afdelingerne– Serverplads– Indkøb og placering af kuverteringsmaskine– Håndtering af breve med andet end papir– Etc.

10 ▪ www.vest.rm.dkTidsplan

• Maj 2011 – februar 2012: Projektforberedelse og indgåelse af aftaler

• 1. marts 2012: Projektopstart• April - maj: Pilotfase på 3 afdelinger

– røntgen, (april)– Ortopædkirurgisk (7. maj) – gyn-obs (21. maj)

• Juni: Evaluering og finpudsning• August – september: Opstart på øvrige afdelinger

– Orienteringsmøde i juni– Forberedelse i juni - aug


HR

Lægårdvej 12DK-7500 Holstebro

Tel. +45 7843 0000

Fax. +45 7843 [email protected]

www.vest.rm.dk

Referat fra temadagsorden Temadøgn Torsdag 10. maj 2012 – fredag 11. maj 2012 Radisson Blu, Papirfabrikken, Silkeborg Tema: DNV-Gødstrup

1. Status i forhold til de nedsatte arbejdsgrupper omkring DNV-Gødstrup og det fremadrettede arbejde

a. Hospitalsledelsen orienterer omkring roller,

bindinger og frihedsgrader for arbejdsgrupperne omkring DNV-Gødstrup.

Referat

Hospitalsledelsen orienterer omkring status i forhold til byggeriet. Vi er i gang med at lave byggeprogram, derefter udarbejdes dispositionsforslag i 2. halvår 2012 og herefter projektforslag og håndværkertegninger i 2013. Lige nu arbejder vi med 2 scenarier i forhold til antal m2 jf. det som blev bevilliget, samt en øgning på 3000 m2 på baggrund af spare- og omstillingsplanen. De nedsatte arbejdsgrupper er udpeget på følgende vis: Hospitalsledelsen har udpeget formand for de enkelte grupper, og næstformanden i HMU har udpeget 1 TR og 1 sikkerhedsrepræsentant (AMiR) til grupperne. Det tilkendegives fra næstformanden, at det var en meget svær opgave at udpege repræsentanter, og det skete også under et vist tidspres. Herudover er der tænkt på patientsikkerhed, hygiejne m.v. ved udpegning af repræsentanter til arbejdsgrupperne. Det drøftes, at kommunikationen er vigtig i forhold til opgaven. Man er kommet frem til, at grupperne nok ikke skulle være benævnt medarbejdergrupper, men man valgte ikke at benytte betegnelsen ”brugergrupper” idet man ved denne formulering tænker vore patienter.

Dato: 07.06.2012

Lykke Houmøller Frandsen

Tel. 7843 8624

[email protected]

Side 1

HMU–temadøgn 10. – 11. maj 2012

Referat

Side 2

I forhold til de næste bølger fremsættes ønsker om, at der ikke sker nyudpegning af repræsentanter i grupperne. Det vil ellers give et tilbageskridt. Hvis der sker ændringer på taburetterne, vil det være de enkelte repræsentanters opgave at overlevere opgaven på en fyldestgørende måde. Efter hver bølge skal der ses på sammensætning, men udgangspunktet er at repræsentanterne fortsætter. Man er udpeget til grupperne:

- for at løse en opgave - fordi man ved noget/forankring/forskellige perspektiver - for at fortælle det man ved, og give sig hen - hospitalsledelsen træffer beslutningerne, som i alle andre sammenhænge (i et

hierarki med social kapital) og - arbejdsgrupperne er ikke et LMU (MED-systemet fungerer ved siden af

arbejdsgrupperne.) Vi snakker om tingene med social kapital i bagagen, men der sidder en formand for bordenden, som træffer de endelige beslutninger, men naturligvis med et ønske om at opnå enighed. Formanden er der på vegne af bygherren, dvs. hospitalsledelsen, og står inde for det, som afleveres. CuraVita står inde for processen og helheden. Såfremt der er uenighed, så afklares det af hospitalsledelsen, i praksis oftest koordineringsgruppen. Bygherren (hospitalsledelsen) godkender, inden materialet går videre. CuraVita styrer møderne og stiller spørgsmål, som arbejdsgruppens deltagere skal besvare med den faglige bagage, som man kommer med. Der rejses spørgsmål i forhold til akuthuset i Holstebro. Der er i ansøgningen søgt om visse funktioner, og disse skal være der, hvad der evt. kommer derudover er endnu ikke afklaret. Der aftales, at der udsendes liste til HMU omkring funktioner i akuthuset i Holstebro. Bilag

• Slides

b. Herefter gives der en status omkring arbejdet i grupperne fra HMU-medlemmer, som deltager i arbejdsgrupperne.

Referat Deltagere fra hver arbejdsgruppe giver en status i forhold til arbejdsgrupperne i forhold til følgende spørgsmål:

o hvad der har fungeret godt, o hvilke eventuelle udfordringer man er stødt på, o hvilke beslutninger, som allerede er fastlagt for det videre arbejde samt o en skitsering af det videre arbejde i gruppen.


Referat

Side 3

Følgende arbejdsgrupper har givet en status gennem de angivne repræsentanter fra grupperne:

Tværgående gruppe 5 - som fortsætter (Tværgående gruppe, bygninger, teknik og IT)

Jens Peter Østergaard Klyngegrupper:

1. Klyngegruppe 1: Akutafdeling Lisbeth Jørgensen Poulsen 2. Klyngegruppe 2: Intensiv- og interventionsklynge Alma Katrine Jensen 3. Klyngegruppe 3: Billeddiagnostik og klinisk fysiologi Marianne Bjørn 4. Klyngegruppe 4: Laboratoriefunktioner Annette Toft Jacobsen 5. Klyngegruppe 5: Thorax-, kredsløbs-, hormon- og bevægeapparatklyngen Bodil Overgaard, Henny Færge Rabjerg, Annette Askjær Dam og Mette Cramer Jensen 6. Klyngegruppe 6: Abdominalklyngen Elin Randrup 7. Klyngegruppe 7: Familieklyngen Ann Fogsgaard og Britt Hauris Ahksas 8. Klyngegruppe 8: Fællesfunktioner Kate Gahner Larsen 9. Klyngegruppe 9: Service- og logistikklyngen Jens Peter Østergaard, Marianne Bjørn og Rita S. Kirkegaard I forhold til spørgsmålet om, hvad der har fungeret godt i arbejdsgrupperne blev der givet flere meldinger omkring, at samarbejdet i grupperne har fungeret godt. Desuden er der flere tilkendegivelser om, at CuraVita har styret processerne godt. Dog er der enkelte tilkendegivelser om, at møderne ikke styres hensigtsmæssigt. Generelt er der enighed om, at det er en spændende proces at deltage i.

Med hensyn til hvilke eventuelle udfordringer man er stødt på, er der flere tilkendegivelser omkring, at der er sproglige udfordringer i forhold til CuraVita. Det er vigtigt med en dialog med CuraVita omkring sprogudfordringerne. Begge parter må tage hensyn hertil, og der må tales langsomt. Der er flere tilkendegivelser omkring, at man arbejder under tidspres, så det er en udfordring at få tid til at deltage i møderne, forberede sig forinden m.v.


Referat

Side 4

Desuden gives der udtryk for, at det har givet anledning til frustrationer, at man har været usikker på, hvilke beslutninger, som allerede ligger fast. Der gives beskrivelser fra de enkelte afdelinger i forhold til de anbefalinger, som grupperne er kommet frem til, samt en angivelse af hvad næste skridt i arbejdsgruppens arbejde er. Bilag

• Slides fra klyngegruppe 4, 8 samt 9

c. Der gives der en beskrivelse af innovationsstalden og formålet hermed,

samt en beskrivelse af samspillet mellem klyngearbejdsgrupperne og innovationsstalden.

Referat

Der gives en orientering omkring innovationsstalden. Målet for innovationsstalden er at udvikle og afprøve ideer, f.eks. rumstørrelse, indretning, aktiviteter, arbejdsgange, logistik, materialevalg m.v. I innovationsstalden kan rummene opbygges i 1:1, og der kan ske afdækning af arbejdsfunktioner i rummet. Beskrivelse af forudsætninger for rummets udformning og tegning fremsendes til klyngen og/eller oploades, som forslag på byggeweb. Der er mulighed for kommentering i forhold til de opbyggede rum ved åbent hus arrangementer i stalden (15. og 30. maj 2012) Forslag i forhold til indretning af rummene samt eventuelle kommentarer hertil fremsendes til hospitalsledelsen til godkendelse. Herefter vil de godkendte beskrivelser og tegninger danner baggrund for rådgivernes videre projekteringsarbejde. I forhold til fremtidig teknologi forsøger man at udfordre specialister på, hvad de tænker, fremtiden vil bringe. Alt det der kan forestilles, forsøger man at inddrage i arbejdet. Der tænkes meget i lofthængt udstyr. En række rum er opbygget i stalden, men ikke alle rum er der fast. Somatiske og fleksible sengestuer samt bad er fast etableret. Bilag

• Slides omkring innovationsstalden

d. Projektchef Michael Hyllegaard orienterer omkring de kommende bølger i projektarbejdet omkring DNV.

Referat


Referat

Side 5

Vi befinder os i forhold til processen i byggeprogrammet. Der ses allerede på næste proces, som er udarbejdelse af dispositionsforslag. Der præsenteres et udkast til procesplan, som endnu ikke er behandlet af hospitalsledelsen, hvorfor der kan komme ændringer. Dispositionsforslaget er næste step efter byggeprogrammet. Byggeprogrammet danner baggrund for dispositionsforslaget, mens dispositionsforslaget danner baggrund for projektforslaget. Der er indflydelse i dispositionsforslaget og byggeprogrammet, mens indflydelsen er mindre i projektforslaget. Nu skal vi i gang med for alvor at se på tegninger. De tværgående gruppers og klyngernes arbejde leder op til dette. Arbejdet bliver ikke mindre i den kommende fase. Der præsenteres forslag om tværgående grupper, samt fortsættelse af tværgående gruppe 5 og 6. Derudover fortsættelse af stort set de samme klyngegrupper. En typisk mødedag for arbejdsgrupperne præsenteres og drøftes. Placering af mødetidspunkterne drøftes, af hensyn til at sikre lægernes deltagelse i møderne anbefales det at placere ting, som vedrører lægerne, om eftermiddagen. Der planlægges kick-off den 29. juni 2012 i forhold til introduktion af dispositionsforslagsfasen. Der skal findes en hensigtsmæssig måde at snakke med HMU omkring arbejdsgruppernes rapporter og drøfte det i MED-regi, for HMU kan ikke behandle det samlede materiale. Dispositionsforslaget er et juridisk bindende dokument, som bevirker, at ændringer i forhold til dette vil være meget dyrt.

25. september 2012 er grupperne, afdelingsledelserne og HMU inviteres til 1. spadestik. Bilag

• Slides fra omkring de kommende bølger i projektarbejdet

2. Grundfortælling, strategi og mission/vision for Hospitalsenheden Vest –

Mulighedernes Hospital Kommunikation har over ½ år arbejdet med at indkredse, hvad der er hospitalets ståsted og grundfortælling via interviews og spørgeskemaer m.v. En grundfortælling der udspringer af summen af oplevelser, værdier og handlinger som allerede leves i vores organisation. Grundfortællingen er vores særkende og selvforståelse og selve den måde vi er hospital for patienterne, fagligheden og arbejdsmiljøet. Formålet med grundfortællingen er:

• At denne via fortællingens kraft skal drive visionen for hospitalet mod DNV-Gødstrup


Referat

Side 6

• At denne kan fungere som et ledelsesværktøj, der kan begejstre og motivere • At denne kan bruges som afsæt for profilering over for omverdenen

HMU præsenteres for grundfortællingen og diskuterer om og hvordan indholdet lever op til formålet. Medlemmerne af HMU øver sig på brugen af grundfortællingen. Perspektiverende bruges det ”mind set” som er indeholdt i grundfortællingen til at drøfte, hvordan vi som hospital imødegår de udfordringer, der for Hospitalsenheden Vest er særligt centrale i 2012. Konkretiseringen har givet sig udslag i fem ”Must Win Battles” (MWB), som er fælles for Hospitalsenheden Vest: 1. Vi bruger vores tid og ressourcer på det rigtige. 2. EPJ. 3. DNV. 4. Forskning og uddannelse. 5. TULE + social kapital. Vi vil på dette seminar arbejde med nogle af de udfordringer, som er fælles for Hospitalsenheden Vest i 2012, og som samtidig bedst løses i fællesskab og på tværs af enheder. Dette være sig udfordringer både i relation til de fem MWB samt i forhold til andre nuværende udfordringer for Hospitalsenheden Vest. Referat

Kommunikation præsenterer tanker omkring vor fælles fortælling om Hospitalsenheden Vest, vor grundfortælling. Grundfortællingen er blevet præsenteret ad flere omgange og i forskellige fora. På næste afdelingsledelsesmøde bliver det endelige forslag præsenteret. Derfor er det væsentligt med input fra HMU forinden. Vores brand er nødt til at tage afsæt i vores grundfortælling. Branding er den måde, vi er på og sammen løser opgaverne på. Branding af hospitalet er noget, som vi gør i fællesskab. Vi er afhængige af, at hospitalet har et stærkt brand. Der gives eksempler på stærke brands, f.eks. Skejby. Herefter lægges der op til en drøftelse af, hvem vi er? Der fremsættes en lang række beskrivelser, herunder bl.a.:

• Vi er dygtige, arbejdsomme, flittige, men vi er beskedne. Som vestjyder er der nogle værdier, som findes vestjyske.

• Det gentages ofte, at det er patienternes hospital, men for at nå dertil handler det også om det kollegiale samspil og det arbejdsmiljømæssige. Desuden er det også væsentligt med fagligheden. Vi skal gerne have ansatte, som går glade på arbejde og fløjtende hjem.

• Vi kæmper for de ting, som vi mener, er vigtige, og vi er vedholdende. • Vi har nærmet os hinanden omkring et fællesskab. • Vi er glade for vores arbejdsplads. • Vi har en høj faglighed. Højeste faglige niveau inden for de givne rammer. Man kan

hele tiden gøre det bedre, og man skal bestræbe sig på, at gøre det bedre hele tiden.


Referat

Side 7

• I forhold til at være 5 huse på vej mod 1, så er vi kommet rigtig langt i processen. Der er et stykke vej endnu. Den dag omgivelserne også betragter os som ét hospital, er vi kommet langt.

• Vi skal være spidse på de værdier, som vi har og værne om dem. • Vi har været ude i stormvejr i flere situationer, og da vi blev presset tænkte vi ”we

can do it”, og vi smøgede ærmerne op. • ”Mulighedernes hospital” – det er også afgørende at det skal være en god

arbejdsplads. Skal være bedre til at kommunikere det ud. Patienten i centrum udelukker ikke at det skal være en god arbejdsplads. Det må italesættes, at der bør være mere balance mellem fokus på, at det er patientens hospital og samtidig de ansattes arbejdsplads.

• Vi er alle ambassadører for hospitalet. • ”Vi skaber og vi fortæller” – huske delen omkring ”vi fortæller”.

Væsentligt at italesætte Gødstrup og ”os” som grundfortælling. Have fokus på det fremadrettede og ikke det bagudrettede. Der præsenteres udkast til grundfortælling ”Mulighedernes Hospital”, som drøftes.

Bilag

• Slides omkring grundfortællingen

3. Brændende platform 2012/”Must Win Battles”

a. I forhold til punkt 1 under brændende platform 2012/MWB gives der en orientering omkring waste-metoden i MSA ved kvalitets- og udviklingschef Birgitte Ostersen. Referat

Waste-metoden vedrører spild set fra klinikernes synspunkt, og det er vigtigt med fokus på dette. Der er forskelligt syn på, hvad spild er, vigtigt at der tages en drøftelse omkring dette i forbindelse med projektet. Wastemetoden er et hurtigt redskab til at kigge patientforløbene igennem. Der kan være tale om 2 grupper af spild, henholdsvis spild for patienten eller spild for ambulatoriet. Baggrunden for man er gået i gang med projektet er overbelægning og travlhed på MSA. Metoden er testet på forskellige andre hospitaler. Det anses som et værdifuldt redskab, som er enkelt i brug og kræver begrænset ressourceforbrug. Dansk Selskab for Patientsikkerhed har udviklet konceptet, som er inspireret af lean. Hospitalsledelsen vil gerne have flere afdelinger til at afprøve konceptet, som må betragtes, som en øjenåbner. Man får set på arbejdsgange og ikke kun spild.

Bilag


Referat

Side 8

• Slides omkring wastemetoden

b. Birgitte Ostersen giver desuden en kort orientering omkring

Hospitalsenheden Vests deltagelse i projektet ”I patientens fodspor”- app. Referat

I patientens fodspor- app består af 2 muligheder: 1. At gå fysisk i en patients fodspor 2. At følge en patients fodspor via en app Vi undersøger det af hensyn til patientsikkerhed. Projektet lanceres i Hospitalsenheden Vest 21. maj 2012. Praktisk vil det fungere således, at beskederne går ind på chefsygeplejerskens telefon. Som en del af app´en kan der medsendes billeder, det bemærkes at det er vigtigt, at der ses på dette i forhold til hensynet til øvrige patienter. Der kan læses nærmere omkring projektet på: www.sikkerpatient.dk.

Bilag

• Slides omkring ”I patientens fodspor – app”

c. Hospitalsledelsen orienterer til slut om status omkring arbejdet med organisation og ledelse, DNV-Gødstrup. Referat

Der arbejdes indledningsvist i grupper med forskellige udgaver af forslag til mission/vision for Hospitalsenheden Vest. Udkastene er forsøg på at gøre mission/visionen mere kortfattet og knytte det tættere an til grundfortællingen. Efterfølgende samles der op på gruppernes drøftelser, hvor de enkelte ordvalg bl.a. drøftes. Når den endelige udgave af Hospitalsenheden Vests mission/vision foreligger vil denne blive udsendt til HMU. Den nedsatte arbejdsgruppe omkring organisation og ledelse, DNV-Gødstup har møde efter HMU-temadøgnets afslutning. Arbejdsgruppen får oplæg fra en lang række oplægsholdere, bl.a. fra cheflægen fra Odense Universitetshospital, formanden for overlægeforeningen, repræsentant fra Dansk Sygeplejeråd m.v. Derefter udarbejdes et udkast til organisation og ledelse, DNV-Gødstrup på baggrund af bidragene de forskellige steder fra.

Bilag


Referat

Side 9

• Slides – forslag til mission/vision

4. Afrunding på temadøgnet og tak for nu. Referat

Der evalueres på temadøgnet og følgende tilkendegives: - det har været utroligt involverende, - og det har været dejligt, at der lægges vægt på de punkter, hvor interessen er

størst.

HMU

11. maj 2012

Roller, bindinger og frihedsgrader v. hospitalsledelsen

www.dnv.rm.dk11.maj 2012

Prosaspor: Programgrundlag Helhedsplan (februar 2012) Ansøgning (maj 2012)

Rumspor: Klynge1 + 2

Fejl Optimering af rumBehov

____________ _______________ _______________ _______________

M2 spor

Placeringsspor

Tegningsspor

5 + 9 grupper x 3 bølger

Bygge-programBølge 1

Dispositions-forslag Bølge 2 Projektforslag

(stikkontakter)

Bølge 3

1. halvår 2012 2. halvår 2012 1. halvår 2013

Håndværkertegning2013

Bølge 2

Dispositionsforslag (2. halvår 2012)- Rummene placeres

Bølge 3 (2013)Projektforslag (2013)- ”stikkontakterne” placeres

Håndværkertegninger i 2013

Opgaven lige nu(Første af de 3 bølger)

Et byggeprogram for etape 1 (1. halvår 2012 )

- 5 + 9 grupper

- en m2 ramme- antal rum- størrelse – nettoareal- bestykning - møbleringsbehov

- 120.000 M2 minus 5.000 m2 til S&A =

- 115.000 M2 +1.400 M2 i S&A

- Og så er der lige det med spare- og omstillingsplan - ≈ Vi har lige nu en udfordring på ca. 3.000 M2

Gruppens opgave:

- sikre, at behov og rammer mødes

- 2 scenarier

Udfordringen

Realudfordringen lige nu er ca. 3.000 m2

Roller og opgaveEr udpeget :

- For at løse en opgave

- Fordi I ved noget/forankring/forskellige perspektiver

- Fortælle og give sig hen

- Vi beslutter som i alle andre sammenhænge (et hierarki med social kapital) og

- Vi er ikke et lmu (med. og alt det andet kører)

Roller og opgaveFormanden er der på vegne af bygherren (HL)

Skal kunne stå inde for det afleverede

CV skal kunne stå inde for proces og for helheden –herunder realiserbar inden for rammen (vision, funktionalitet, øk og M2)

Ved uenighed, så HL – i praksis oftest koordineringsgruppen

Bygherre (HL) godkender inden materialet går videre

Klyngegruppe 4 Oplæg til HMU

Annette Toft 2

Klyngegruppe 4 – Lab.funktioner

� Afholdt 3 møder� Har overblik over placeringen� Indhentet synspunkter fra en bred kreds i

gruppen.

Annette Toft 3

Hvad har fungeret godt?

� Materialet udsendt rettidigt, så vi har kunnet forberede os

� Formanden er god til at formidle information og komme med konstruktive forslag

� Arkitekten har en god forståelse for rumplacering, opgaverne og specialernes forskellighed.

Annette Toft 4

Udfordringer, vi er stødt på

� Frustrationer pgakommunikationsproblemer, bl.a. sproglige

� Forarbejdet fra lab.gruppen i efteråret er ikke blevet brugt – ved ikke hvorfor.

� Dårlig styring af møderne� alle punkter på dagsordenen nås ikke� Ikke klarhed over opgaver fra gang til gang� Udsendt materiale gennemgås minutiøst i stedet for at spørge om kommentarer – dårlig anvendelse af ressourcer.

� Ikke tid til at inddrage baglandet

Annette Toft 5

Hvilke beslutninger er fastlagt?

� Arkitekten er klar over nærhedsbehovet� Nuclearmedicinsk og Apotek skal ligge i lab.bygningen.

� Overblik over det areal, vi råder over (men ved ikke om toiletter m.v. er indregnet)

� Lab.bygningen bliver 3. etager (apoteket ”kommer med” 120 m2)

Annette Toft 6

Det videre arbejde

� Placering af rum mht. nærhed ift. hinanden i de enkelte specialer

� Kommentere på rumprogrammet (Cura Vita sætter tal ind ift. oprindelig udarbejdet rapport)

� Og hvad mangler vi mere ????...........

Fælles funktioner

Klyngegruppe 8

Vi har arbejdet med

• Ledelse og administration• Patienthotel og overnatning for pårørende• Kliniske støttefunktioner• Patientservice• Undervisning og forskning• personaleservice

Ledelse og administration

• Kontorer • 1 – mands kontorer• 2 – mands kontorer• Kontorlandskaber til 4, 8 eller 12 personer• Vi arbejder i Staben på et kvalificeret bud

på hvordan vi arbejder når vi flytter til Gødstrup

Patienthotel/overnatning pårørende

• Patienthotellet med 27 senge• Overnatning for pårørende 15 senge• Patienthotellet er til patienter uden

egentlige plejebehov

Kliniske støttefunktioner

• Centrale funktioner for fysio- og ergoterapi• Klinisk ernæring• Fysio- og ergoterapi forudsætter at en del

af opgaverne decentraliseres til klyngerne• Klinisk ernæring er samlet i

ernæringsenheden hvor ambulante patienter kommer

• Indlagte patienter tilses på sengestuen

Patientservice

• Vestibulefunktioner• Præst og kapel• Vestibulefunktionerne omfatter indretning

af selve vestibuleområdet, reception, venteområder med toiletter, butikker/apotek

• Præsten tænkes at have et kontor i vestibulen

Undervisning og forskning

• Multifunktionsrum til ca. 350 personer• Herudover selve CFU-en der bla

indeholder færdighedslaboratorier.• Der har været en livlig dialog om CFU-en

Personaleservice

• Garderobeløsning• Der skal ikke påregnes at komme

personlige tøjskabe• Der vil være personlige skoskabe i

afdelingerne• Kontorer til tillidsvalgte evt. i vestibulen

Kommentarer

• Det forudsættes at der er fleksible kontorer/møderum

• At der vil være flydende arbejdspladser• At der er stillerum – hvor der er

kontorlandskaber

DNV-Gødstrup

Klyngegruppe 9: Service- og logistikklyngen

MSJ feb. 2012

• Hva’ har været godt:

• Samarbejdet i gruppen, incl. rådgiverne

• Alle byder ind og vi udfordrer hinanden

• Gensidig respekt

• Udfordringer:

• Tiden - herunder manglende mulighed for at teste og/eller se løsninger

• Koordinering mellem grupperne – TVG1 f.eks. ikke afsluttet før efter 3. møde i KLG

• Sprogbarriere

• Hva’ er vi kommet frem til?• Affald og vasketøj bortskaffes med sug• AGV• Én vare-indgang• Sengevask• Kostkoncept • Apotek (3 medicinrum) • Kantine for pårørende og personale• Servicebyen• Rum-program - fleksibilitet vs. standard

• Det videre arbejde:• Nedsat underudvalg• Inspirationstur til Norge• Rum-program

Innovationsstalden DNV Gødstrup

HMU den 10. maj 2012

10. maj 2012www.dnv.rm.dk

DNV-Gødstrup er patientens hospital. Hospitalet er effektivt, konkurrencedygtigt, kvalitetsbevidst og fokuserende på trivsel.

Vision( Uddrag fra programgrundlaget)

Mål for Innovationsstalden

Innovationsstalden skal anvendes til� At udvikle og afprøve ideer ift. f.eks. rumstørrelse og indretning, aktiviteter, arbejdsgange, logistik, materialevalg og inventar

Sådan at� Byggeriet resulterer i max. arealudnyttelse, god effektiv opgaveløsning, høj kvalitet, god patientsikkerhed, god hygiejne, godt arbejdsmiljø og høj trivsel for patienter og medarbejdere

�

Procedure for arbejdet med standardrum i Innovationsstalden� Behov affødt af klyngearbejdet� Afdækning af arbejdsfunktioner i rummet� Opbygning af rummet i 1:1� Beskrivelse af forudsætninger for rummets udformning og tegning fremsendes til klyngen og/eller oploades som forslag på byggeweb

� Mulighed for kommentering ved åbent hus arrangement i stalden (15. maj og 30. maj)

� Forslag plus evt. kommentarer fremsendes til hospitalsledelsen til godkendelse

� De godkendte beskrivelser og tegning danner baggrund for rådgivernes videre projekteringsarbejde

Organisering

� Innovationsstalden hører under DNV projektsekretariatet

� Den daglige ledelse varetages af en styregruppe

� Styregruppen har ansvaret for anvendelsen af innovationsstalden og den daglige drift

Hvem kan anvende Innovationsstalden

� Klyngearbejdsgrupper� Arbejdsgrupper� Bruger grupper (patienter og pårørende)� Andre institutioner uden for HEV

Aktiviteter koordineres gennem styregruppen i projektsekretariatet

Hvilke rum er opbygget i stalden� Somatisk sengestue og bad� Fleksibel sengestue og bad� Ambulatorierum� Skyllerum, rengøringsrum, depot� OP stue� Intensiv stue� Multifunktionsrum, akut afd.� Fødestue� Undervisningsrum, børneafd.� Kuvøserum, børneafd.� Akut stue, børneafd.� Dialysestue

HMU

DNV-Gødstrup

10. maj 2012www.dnv.rm.dk

• At sikre projektets funktionalitet

• At sikre relevant informationsflow

• At projektet forankres

Hovedformål for medarbejderinvolveringen i efteråret er

Hovedområder som medarbejderne skal involveres i

• Rumfunktionsplanlægning• Løst inventar og medicoteknisk udstyr –samt teknisk udstyr

• Fast inventar

• Projekttering/tegninger/løsninger

Tværgående medarbejdergrupper

• En ny tværgående medarbejdergruppe –standardrum og processen med inventar og udstyr

• TVG 5 Bygninger, teknik, IT og drift

• TVG 6 som en tværgående medarbejdergruppe for kliniknære arbejdsområder

Klynge medarbejdergrupper

• KLG 1 Akutfunktioner• KLG 2-A Intensiv• KLG 2-B Operation• KLG 3 Billeddiagnostik• KLG 4 Laboratorier• KLG 5 Thorax klyngen• KLG 6 Abdominalklyngen• KLG 7 Familieklyngen• KLG 8 Fællesfunktioner• KLG 9 Service og Logistik

1. Projektering/tegninger kl. 08.30 – 10.30(Arkitekten gennemgår areal- og plandisponering, som ligger til grund for programmeringen)

2. Rumfunktionsprogrammering kl. 10.30 – 14.00

3. Inventar og løst udstyrsprogrammering kl. 14.00 – 16.00

En typisk mødedag for KLG -vil kunne se således ud ved fællesmøder

En typisk mødedag for en KLG -vil kunne se således ud

1. Rumfunktionsprogrammering kl. 08.30 – 11.00 (programmeringen gir indspil til projektering og tekniske løsninger)

2. Inventar og løst udstyrsprogrammering kl. 11.00 – 14.00

3. Projektering/tegninger kl. 14.00 – 16.00

Kick-off

Planlagt fredag d. 29. juni 2012

Introduktion til dispositionsforslagsfasen

I dispositionsforslagsfasen vil Innovationsstalden blive benyttet til afprøvning og udvikling af interiør i rummene, samt afprøvning af rummenes logistik

TidsforløbPlanlægning af medarbejderinddragelse

Medio apr. 12 – medio jun. 12

Tværgående medarbejdergruppe TVG standardrum

Ultimo jul. 12 – medio sep. 12

Tværgående medarbejdergruppeTVG 5 og TVG 6

Ultimo jul. 12 – medio nov. 12

Medarbejdergrupper KLG Ultimo aug. 12 – medio dec. 12

Udstyr (Medicoteknisk udstyr, teknisk udstyr, Løst inventar & IT-udstyr DNV)

Ultimo apr. 12 – medio nov. 12

Innovationsstald Ultimo jul. 12 – medio nov. 12

DNV Godkendelse Primo dec. 12 – primo feb. 13

Vores fælles fortælling

- vejen der ind og ud!



?


Er dette en fortælling I genkender?

5 huse på vej mod 1 !


Venstre hjernehalvdel dominerer

Hospitalsenheden Vest:

Fem huse - én organisation

Hospitalsenheden Vest består af fem huse med adresse i Herning, Holstebro, Lemvig, Ringkøbing og Tarm.

Vi har fælles hospitalsledelse og fælles afdelingsledelser på tværs af husene. Sammen er vi ca. 4.000 engagerede og højt kvalificerede medarbejdere, der arbejder for at sikre trygge, effektive og sammenhængende patientforløb af høj faglig kvalitet.

Vi er inde i en markant udvikling, hvor vi arbejder målrettet frem mod etablering af det nye storhospital i det vestlige Jylland.

Organisatorisk består Hospitalsenheden Vest af 13 kliniske afdelinger, 9 kliniske serviceafdelinger og 3 serviceafdelinger. Vi er nærhospital for hen ved 300.000 borgere, råder over 550 sengepladser og har et samlet driftsbudget på ca. 2,0 mia. kr.


Rodfæstet fortælling eks jobannonce marts 2012

Overlæge subsidiær afdelingslæge intern medicin/almen medicin

Stillingen er ledig til besættelse pr. 1. maj 2012 eller efter aftale.Vi søger en speciallæge med dokumenteret erfaring og interesse inden for geriatri og patienter med apopleksi.Overlægen/afdelingslægen indgår i apopleksiteamet rettet mod det neurologiske felt. Der vil være et tværfagligtsamarbejde med de neurologiske læger. Der henvises til Neurologisk afdelings hjemmeside på følgende link:http://www.vest.rm.dk/afdelinger/neurologisk+afdeling.

Faglig og organisatorisk profilMedicinsk afdeling ledes af den ledende overlæge og ledende oversygeplejerske på tværs af matriklerne. Medicinsk afdeling varetager den medicinske funktion for ca. 300.000 indbyggere i den vestlige del af RegionMidtjylland.

Til afdelingen er knyttet 70 senge i Herning og 68 senge i Holstebro. Der er geriatrisk funktion på begge matrikler.Desuden varetages ambulante funktioner indenfor alle intern medicinske grenspecialer kardiologi,gastroenterologi, infektionsmedicin, reumatologi, endokrinologi, hæmatologi, nefrologi, lungemedicin og geriatri.

Der er etableret akutafdeling ved Hospitalsenheden Vest med en større enhed tilknyttet i Herning og en mindreakutklinik enhed i Holstebro. Medicinske patienter indlægges akut via akutafdeling i Herning og via medicinskmodtagelse i Holstebro.

Afdelingen er kendetegnet ved et godt, kollegialt miljø og høj faglighed, hvor der tages hensyn til såvel specialefunktioner,som almene funktioner.

Afdelingen har samarbejde med Neurologisk afdeling, der har funktioner på Regionshospitalerne i Holstebro og Lemvig. Iforbindelse med omlægning af neurologien i Region Midtjylland oprettes et apopleksiteam (APO-team) ved RegionshospitaletHolstebro. APO teamet skal hurtigt tage stilling til apopleksipatientens videre forløb. Der vil blive udgående funktion tilpatienter i eget hjem

- 219 klik

og n

ul ansø

gninger !

!


Formål

I anerkender og forstår værdien af:

• at vi samlet bevæger os over i en ny fælles grundfortælling

• at I har et medansvar for at leve og handle i overensstemmelse med vores ny grundfortælling

• at det er en ledelses- og organisationsopgave at brande hospitalet, -det er noget vi gør sammen

• at vi er afhængige af, at hospitalet har et stærkt brand


Nyere perspektiv…


Vi kan lære af andre

En grundfortælling fra

InnovationshospitaletHorsens


Der var engang et lille provinshospital…

IT blev Horsens’ vej ud af anonymitet04-09-2008Det Interaktive Hospital er Regionshospital Horsens’ forsøg på at

rejse sig fra middelmådigheden. Projektet er lykkedes så godt, at hospitalet tildeles Dagens Medicins initiativpris, Den Gyldne Skalpel, for en nyskabende måde at optimere produktionsgange og kvalitet ved hjælp af it. Rigshospitalet, Harvard University og det

amerikanske forsvarsministerium har alle været på inspirationsturtil Horsens.



Horsens-historier i september

2011


Igen, igen ..

20-04-2012 Kronisk syge skal behandle sig selv derhjemme

Horsens Kommune og Hospitalsenheden Horsens holder temadag om vejen til, at

kronisk syge kan tage ansvar for deres eget helbred.

Behandling derhjemme frem for på hospitalet. Det er, hvad et samarbejde mellem Horsens Kommune og Hospitalsenheden Horsens gerne skulle resultere i. Et af målene er at højne livskvaliteten for kronisk syge borgere. Midlet er teknologi.

For at øge kendskabet til, hvordan man udnytter de teknologiske muligheder optimalt holder Horsens Kommune og Hospitalsenheden Horsens mandag den 23. april kl. 14-17 en temadag om projektet ”På forkant med sundhed”. Med denne temadag markeres opstarten af projektet, som skal løbe i 4 år.

Som led i projektet har kommunen blandt andet på forsøgsbasis oprettet virtuelle akutpladser, hvor borgerne via en computer installeret i eget hjem kan kontrollere deres helbredstilstand.


Igen, igen, igen…


Igen, igen, igen…


Igen, igen, igen…


• Regionsråd på tur til innovationsland

Medlemmer af regionsrådet for Region Midtjylland var mandag den 26. marts på en besigtigelsestur til Horsens.

Formiddagen blev brugt på Regionshospitalet Horsens, hvor ledelsen fortalte om udviklingen påhospitalet og i særdeleshed deres arbejde med at

være innovativt i spidsen.

26. Marts 2012


Hvad kan vi lære af andre?

Mission, vision og strategier for Hospitalsenheden Horsens

Mission

Vi er akuthospitalet i den sydøstlige del af Region Midtjylland.

Vision

Vi vil gennem dialog, dygtighed og dristighed bidrage til et sundhedsvæsen i verdensklasse ved at være det innovative akuthospitalet, der konkurrencedygtigt møder fremtidens patient.

Strategier

Vi vil skabe værdi gennem innovation* og derved sikre, at • Vi har kvalitet i alt • Vi har kompetente medarbejdere • Vi har sund økonomi• Vi vil lykkes med vore strategier ved at • Være tæt på patienten • Kende medarbejderne • Forandre gennem ledelse • Have tæt dialog med vore omgivelser • Skabe fundament for succesfuld innovation*• Hent pdf-udgave af vision og strategier (English version)

*) Definition jfr. den danske ordbog:Innovation: Skabelse el. indførelse af noget der ændrer den etablerede metode el. opfattelse jf. nyskabelse, fornyelse.


Hvad kan vi lære?

Positionering:

”Lektien inden for positionering er, at hvis du er spændende ogkvalificeret på et meget, meget smalt område, så er der en tendens til, at folk tror, at du også er kompetent på alle andre områder”Kresten Schultz Jørgensen


Positionering = fravalg

Kan ikke både være:

akuthospital, miljøhospital, forskningshospital, IT-hospital, patientsikkerthospital, læringshospital, økologisk hospital, sundt hospital, Holstebro´shospital, Supersygehus, effektivt hospital, akkrediteret hospital, ortopædkirurgisk hospital, kvalitetshospital osv…


Grundfortællingens kraft

”Ingen virksomhed kan eksistere godt og udvikle sig uden engrundfortælling. Det kræver investorer, stakeholdere og

medarbejdere. Men historien om virksomheden skal have strategisk fokus og være forankret i hele virksomheden.”

Kresten Schultz Jørgensen 13.4.11

Grundfortællingen er en tidløs ”surdej” for en organisation:

Alle kan identificere sig med den.

Den kan udfoldes og fortolkes.

Den kan skabe retning og sammenhængskraft.

”Rettidig omhu”


Jagten på den fælles fortælling

- afsæt for strategisk branding

1. Værdien af at arbejde strategisk med branding i Hospitalsenheden Vest italesættes.

2. Brandingteori anvendes i praksis til at ”grave” den fælles fortælling frem via temperaturmåling og workshops.

3. Fortællingen afprøves – er den troværdig, kan den ånde og udvikle sig i Hospitalsenheden Vest.

Processen fra august 2011 til maj/juni 2012


Jagten på fortællingen fortsat…

• Oplæg og mini-workshop: indsamling af data fra afdelingsledelseskredsen.

• Temperaturmåling blandt funktionsledere og HMU � oplæg og mini-workshop.

• Formål med de delprocesser: Undersøge, hvorvidt der er en rød tråd i historierne og drømmene om vores arbejdsplads. Er drømme, håb, ønsker, vision etc. vidt forskellige, eller krydser grupperne spor?


Funktionsledere og HMU 60 personer (funktionsledere + HMU)

gennemførte nov. 11 en temperaturmåling.

”At vi har travlt i vores vagter, men alligevel kan formå at holde et godt arbejdsklima mellem læger, sygeplejersker og andet personale i forhold til afvikling af akutte operationer. Når det er sagt er kapaciteten for afvikling af akutte operationer for lille i dagtiden, når der samtidig forventes en stor elektiv operationskapacitet på det kirurgiske område.

Generelt et kolossalt højt arbejdspres og mange nye tiltag, som umiddelbart virker noget vanskelige at komme igennem, ikke mindst pga. flere vakante stillinger i lægegruppen. Alt dette til trods lykkes de forskellige tiltag alligevel, og det finder jeg ganske imponerende!”

”Der kommer divergerende meldinger fra forskellige ledelser. Informationsvejene til disse er ofte via omklædningsrummene til kollegerne til afsnitsledelsen og til slut afdelingsledelsen. Dette er nok ikke den bedste vej, at meldinger bevæger sig. Det er en udfordring at være mellemleder over for sådanne medarbejdere og skabe ro i forhold til ,"hvor skibet sejler hen", Ellers er en typisk situation en medarbejderflok, der VIL deres arbejde, og trives med at være ansat netop her :)”

Typiske temaer i temperaturmålingen

Forandringer, omstillinger, pres mv. fylder stadig meget. MEN ”på trods af”fortsat fokus på opgaveløsning, vilje til at ville lykkes, samarbejde og det gode patientforløb:


Positionering = fravalg og ståsted

Hvad er vores grundfortælling og surdej i Vest ?

Hvilke styrkepositioner skal vi profilere os på nu, i morgen og fremover?

Hvem vil vi profilere os over for ?

Hvordan gør vi det konsekvent og sammen ?


Grundfortællingen

”Mulighedernes Hospital”

Mulighedernes Hospital er et hospital, hvor der er både er vilje og vej. Ifællesskab stræber vi efter at sætte nye standarder forpatientbehandlingen. Afsøger og skaber mulighederne for at gøre det nui dag frem for at vente til i morgen.

Et stort løfte, men vi er kendt for at holde ord.

Det centrale i Mulighedernes Hospital er vores tilgang til mennesker: Allehar noget at bidrage med, for vi tænker i muligheder og løsninger frem forbegrænsninger – selv når det er sværest. Hos os møder du initiativ og viljetil at bane nye veje for patienterne, fagligheden og det gode arbejdsmiljø.

Velkommen til Mulighedernes Hospital!


Grundfortælling som motor for vision og

profilering

Grundfortælling

Mulighedernes hospital

1. DNV - Gødstrup:

- fremtiden er rykket ind3. Faglig synergi: - alle har noget at bidrage med.

4. På vej med morgendagens akuthospital

- først med hurtigt, sikkert og bedst 2. Rækker ud til patienten:

- sammen med andre og med hjælp fra patienten selv


Et eksempel fra Vest:

Se når jeg løber tør for EPO, så er kulturen, at jeg – efter at have snakket med økonomiafdelingen – kører direkte til Frankrig og køber for over 600.000 kr. EPO. Kører igen over grænsen og direkte tilbage til toldvæsenet mandag morgen og siger: vi kunne ikke få den vare, vi var vant til at få, fordi der var leveringsvanskeligheder, derfor hentede jeg den bare direkte i Frankrig og sparede 170.000 kr.

Det er dansk kultur udfoldet i Hospitalsenheden Vest. Ikke noget med at sidde og vente på, hvornår vi så kan få noget, - men at gøre noget ved det.

Vi bliver nødt til at gå til grænsen. For det er patienten, der er i centrum. Han skal ikke skifte medicin, om der så står en fransk etikette på – jeg kan så men godt skrive det på dansk.


Mulighedernes hospital

Hvem vil vi profilere os over for ?

Hvordan gør vi det sammen ?

www.vest.rm.dkKvalitet og Udvikling - en markant aktør, der støtter og styrker udvikling, kvalitet og sikkerhed i Hospitalsenheden Vest, altid til gavn for patienterne.

Identifikation af spild- En introduktion til brugen af waste identification tool

2 ▪ www.vest.rm.dkKvalitet og Udvikling - en markant aktør, der støtter og styrker udvikling, kvalitet og sikkerhed i Hospitalsenheden Vest, altid til gavn for patienterne.

Waste Identification Tool

� Udviklet i USA oversat af Dansk Selskab for Patientsikkerhed

� Værktøjet kan ses som et screeningsredskab til at udvælge fokusområder

� Kan identificere uhensigtsmæssig brug af senge og ambulatorietider

� Fortæller om spild set fra klinikernes synspunkt



Kategorier - sengeafsnit

Fx

� Seng ubemandet, tom

� Seng anvendt uhensigtsmæssigt

� Infektion 48 timer efter indlæggelse

� Fejl i medicinering

� Genindlæggelser

� Flowforsinkelse i forløbet

� Klinisk forsinkelse i forløbet



Kategorier - ambulatorier

Fx� Koordinationsbesøg� Kunne være tilset af egen læge� Patienten udeblev� Tiden kunne ikke anvendes fordi der

manglede prøvesvar, tolk, …� Patienten aflyste så sent at det ikke

var muligt at finde en ny patient� Henvisningen var ikke fyldestgørende


I MSA

� Hvem er med:Afdelingssygeplejerske, sygeplejerske, læger der kender patienterne, Afdelingsledelsen, en fra hospitalsledelsen, repræsentant(er) fra K&U

� Baggrund: Overbelægning og travlhed er dagligdag i MSA. Valgt at afprøve waste-runder mhp. at erfare om denne metode kan identificere eventuelt spild og synliggøre forholdene i afdelingen

� Afholdes tre runder inden endelig konklusion


Samlet vurdering fra andre hospitaler

� Værdifuldt redskab der kan identificere spild� Både internt i afd. og i tværgående

processer

� Enkelt i brug og begrænset ressourceforbrug

� Kan kvalificere dialogen med afdelingerne

� Vigtigt der udarbejdes en opsamling


’I patientens fodspor’

- test af en app


Hvad går det ud på?

� ’I patientens fodspor’ består af to muligheder:

� At gå fysisk i en patients fodspor� At følge en patients fodspor via en app


Vi tester en app

� Konceptet testes fra maj 2012 på:� Aalborg Sygehus� Hospitalsenhed Vest� Bispebjerg og Frederiksberg hospitaler

� Efter testen vil app’en bliver tilgængelig i hele landet


Hvorfor er det vigtigt?

� Det sender et budskab om, at sygehuset er til for patienterne

� Det viser, at hospitalsledelsen møder patienterne med respekt og lytter til deres erfaringer

� Det fremmer en kultur hvor involvering af patienter har værdi


Hvordan foregår det?� Patienter og pårørende mødes af en fotostat, der inviterer til at downloade en ”Fodspors”-app

� I app’en noterer deltageren sine oplevelser

� ”Fodsporet” kan sendes til sygehusledelsen, til pårørende eller blot gemmes i egen telefon


Læs mere: www.sikkerpatient.dk

Model 1

Mission:

Vi er akuthospitalet i den vestlige del af Region Midjylland

Vision:

Vi vil bidrage til et sundhedsvæsen i verdensklasse ved at være mulighedernes hospital, der på sin vej mod DNV Gødstrup møder patienterne konkurrencedygtigt, kvalitetsbevidst og inddragende.

Strategi:

Vi skaber værdi ved at fokusere på muligheder og derved sikre, at

• Vi kan vores ting. • Vi møder patienten i øjenhøjde • Vi får noget fra hånden og har orden i vores økonomi • Vi fokuserer på forskning, udvikling og uddannelse • Vi er en god arbejdsplads

Vi vil lykkes med vores strategier ved at:

• Bedrive god ledelse karakteriseret ved

a. fokusering

b. vilje

c. eksekvering

• Se os selv som en del af team bestående af patienten, praksislægen og kommunen

• Tro på at løsning af opgaven sker bedst via

a. samarbejde

b. tillid

c. retfærdighed

Model 2

Mission

At varetage specialiseret sygehusdrift i den vestlige del af Region Midtjylland

Vision At være mulighedernes hospital med fokus på patientens behov

Strategi:

Vi skaber værdi ved at fokusere på muligheder og derved sikre, at

• Vi kan vores ting. • Vi møder patienten i øjenhøjde • Vi får noget fra hånden og har orden i vores økonomi • Vi fokuserer på forskning, udvikling og uddannelse • Vi er en god arbejdsplads

Gruppespørgsmål:

1. Forslag og kommentarer til model 1: a. Vurdering af formuleringerne b. Er der noget, d r mangler?

c. Er der noget, der kan udgå?

d. Er der noget, der med fordel kan formuleres anderl edes? Hvis ja hvad og hvordan?

2. Forsalg og kommentarer til model 2: a. Vurdering af formuleringerne b. Er der noget, d r mangler?

c. Er der noget, der kan udgå?

d. Er der noget, der med fordel kan formuleres anderl edes? Hvis ja hvad og hvordan?

Documents

Referat fra HMU-møde - Region Midtjylland · Referat – HMU–møde 10. maj 2012 Side 7 Bilag • Slides omkring forbedring af patientindkaldelser Enhedsstrategispor 9. Nyt fra