Referent

Dirk Habenicht

Folgen der

Rechtsverordnung und

des E-Rechnungsgesetzes

Total digital…?

Digitalisierung der Verwaltung ist Realität.

Big Data, Social … die digitale Transformation ist im Gange!

Ihre Ansprechpartner

WMD Group GmbH

Hamburger Str. 12

22926 Ahrensburg

habenicht@wmd.de

www.wmd.de

Dirk Habenicht

Sales Consultant

tel. +49 (0)4102 88 38 35

fax. +49 (0)4102 88 38 12

mobile +49 (0)172 400 45 60

Jörg HuhnoldEAI, ECM & MiddlewareSolution Architekt

CSC Deutschland Solutions GmbHein Unternehmen der DXC Technology GruppeEttore-Bugatti-Straße 6-14 . 51149 Köln . Germanyl p: +49 2161 47 54 498 l m: +49 172 1428 766l jhuhnold@dxc.comdxc.technology / Twitter / Facebook / LinkedIn

WMD Group GmbH

Ihr zuverlässiger Partner

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Millionen € Umsatz

in 2016

Mitarbeiter

Jahre ErfahrungFirmensitz,

Ahrensburg b. Hamburg

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Kunden

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WMD User Group für

Weiterentwicklung

Marktführende

WorkflowlösungenÜber 550 Kunden nutzen

xSuite for SAP

Anbieter ganzheitliche

DMS/ECM-Lösungen

Eigene Softwareentwicklung,

Projektrealisierung, Consulting & Support

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xSuite Produkt-

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Wir bieten Ihnen

… Erfahrung aus mehr als 550 Installationen weltweit und über 80

im öffentlichen Umfeld

… mit xFlow die umfassendsten Workflowfunktionen

„Made in Germany“

… durchgängige Lösung mit Abbildung relevanter Geschäftsprozesse

(Eingang, Rechnungsverarbeitung, Abb. der kommunalen PS-Module, etc.)

… mehr als 160 top motivierte Mitarbeiter/innen

... Investitionsschutz und Strategiesicherheit

n

2014

20,5

Mrd.

2015

19,3

Mrd.

2016

16,9

Mrd.

Zeitintensive Verteilung

Analoges Medium nur einfach vorhanden

Sammelanliegen haben einen langen Weg vor sich

Kundenbeispiel:

1.500 Briefe

täglich

Aktuelle Situation zum

elektronischen Rechnungseingang2010 2019

EU-Richtlinie1

13.Juli 2010Steuervereinfach-

ungsgesetz2

01. November 2011

ZUGFeRD

2014

BMF-Schreiben

01. Juli 2012

1. Anpassung EU-Richtlinie 2006/112/EC vom 26.11.2006 durch EU-Richtlinie 2010/45/EU vom 13.07.2010

2. Steuervereinfachungsgesetz, Artikel 5 Änderung des Umsatzsteuergesetzes, vom 01. November 2011

3. BMF-Schreiben GZ IV D 2 - S 7287-a/09/10004 :003 DOK 2012/0449475 vom 02.07.2012

EDI

Vor 2010

EU-Norm

X-Rechnung

2019/2020

• Alle Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich gleich

zu behandeln

• Digitale Signatur ist nicht mehr zwingend erforderlich

• Echtheit der Herkunft („Authentizität") & Unversehrtheit des

Inhalts („Integrität") und Lesbarkeit sind zu gewährleisten

(„menschliches Auge“)

• Das digitale Format erhält zukünftig den Vorzug

Aktuelle Situation zum

elektronischen Rechnungseingang

Verteilung Papier / elektronische

Rechnung (Kunden-Auswertungen)

Ausg

ab

eVera

rbeitung

Ein

gab

e

Elektronischer Rechnungseingang

Mail-Server

• POP3

• IMAP

• Exchange WS

Buchungskreis 2-n

Buchungskreis 1000

X-Rechnung

ZUGFeRD-Rechnung

E-Mail RechnungxFlow Interface

Mail

Prüfung

auf XML

OCR-Server

SAP-System

Rechnungs-

daten

Rechnungsprüfung

Eingang VerarbeitungGeschäftsprozess

WorkflowArchiv

Scan

Mail

Konvertierung

Extraktion

Prüfung

Recherche

AblagePrüfung

ProtokollReports

Struktur

Analyse Freigabe Digitale Akte

Office

XML

Validierung

Training

Validierung

Vorerfassung

Korrektur

Rechnungsprüfung

OCR /

BeleglesungVerarbeitung

Geschäftsprozess / Workflow

ArchivEingang

Papierrechnungen

E-Rechnung (Mail,

Portal mit

Governiks)

ArchiveLink

• Die Annahme der X-Rechnung löst keine

prozessualen Herausforderungen

• Digitaler Rechnungseingang mit Prozesslösung für

den Prüfungsprozess bietet eine umfassende

Lösung für die Gesamtorganisation

Herausforderungen

• Transparenz und Benutzerfreundlichkeit schaffen

Anwenderakzeptanz und Geschwindigkeit

• Die Anbindung mit einem revisionssicheren Archiv

bietet Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit

auch im vollständig digitalen Rechnungseingang

Herausforderungen

Benefits der xSuite for SAP

Durchgängig SAP-zertifiziert

Generische Lösung

Validierung in SAP

Workflow im SAP

Workflow im WEB

Rechnungs-eingangsbuch

Elektr. Rechnungseingang (ZUGFeRD, X-Rechnung)

vorbereitet

Standard-Ausprägung für SAP PSM / PSCD

• Unterstützung SAP PSM / PSCD und

DZ-Kommunalmaster

• Eigener Prozess für Daueranordnungen

• Einbindung von Rechnungen per Mail als PDF, XML, X

und ZUGFERD, Vorbereitung für das EU-Richtlinien-

Format X-Rechnung

• Fachamtsbezogene(s) Berechtigungskonzept &

Workflowsteuerung

Benefits der xSuite for SAP

• Unterstützung investiver und konsumtiver

Rechnungslegung

• Integration Geschäftspartnerbuchhaltungen

• Mittelbindung (Auslesung, Vorkontierung,

Mittelprüfung)

• Einbindung von RE-FX-Objekten in den

Buchungsstempel

• Anlage von Vertragskonten

Benefits der xSuite for SAP

Benefits xFlow Public Sector

• Automatisierte Buchung in FKKORD- und

F871-Transkationen

• Vollständige Nutzung des SAP-Customizings mit

allen Ableitungen

• Buchung in Brutto- und Netto-Rechnung möglich

• Skontorechner zur Prüfung der Auszahlungssumme

Rechnungen für

PSM und PSCDAbbildung von nicht

bestellbezogenen Vorgängen

mit und ohne Mittelbindung

xFlow – SAP – Eingangsrechnungen für kommunale

SAP-Finanzverfahren (PSCD oder PSM)

Rechnungseingang

Zuordnung Rechnungsart

Validierung (OCR)

Unvollständig Sichern

Manuelle Erfassung

Rechn

ungsein

gang

Automatische Buchung

Rechnungsw

ork

flow

Automatischer Prozess

Manuelle Erfassung

Cu

sto

miz

ing

Rep

ort

s

Auswahl Prüfer

Sachliche Prüfung Stufe 1-n

Vervollständigung

Freigabe Stufe 1-n

Workflow Ende

WEBSAP

WEBSAP

Übersicht der Rechnungen mit Bearbeitungsstatus

Übersicht aller Rechnungen (elektronisch oder gescannt)

Bearbeitung der

gescannten Rechnung

• Überprüfung

und Ergänzung

der Kopfdaten

• Eingabe von

Positionsdaten

Validierung (buchhalterische Prüfung

zur Vorerfassung)

Sachliche/Rechnerische Anerkennung

Sachliche/rechnerische Anerkennung ohne SAP GUI

Freigabe / Anordnung

Freigabe / Anordnung ohne SAP GUI

Ein Workflow – mehrere

Präsentationsebenen

xFlow Mobile für Ihr mobiles Endgerät

Mobiler Zugriff

Web-Applikation

Offene Punkte

und Fragen

Darum WMD …

… Quasi-Standard für SAP-integrierte workflowbasierte

Dokumentenprozesse

… Rechnungseingang und -prüfung ist unser

„Brot und Butter “

… schnittstellenfreie Lösung für alle Prozesse

… bester Prozess für SAP und jeweilige Vorstrecken; damit die

ideale Lösung für den elektronischen Rechnungseingang

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