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COMUNICACIÓN DE ACEPTACION DE OFERTA

No. O 1 4 •

Código: GJ-C-01 -F-06

Versión: 02

Fecha: 12/02/2014

REFERENCIA: INVITACIÓN PÚBLICA MÍNIMA CUANTÍA No. 014 DE 2015

El Ministerio de Minas y Energía, en cumplimiento del artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, una vez evaluada la oferta presentada dentro de la invitación pública citada en la referencia , comunica al señor WILSON FERNANDO RODRIGUEZ NIÑO, identificado con la cédula de ciudadanía No. 79.801.270 de Bogotá, que ACEPTA su oferta en forma expresa e incondicional , con las siguientes características:

OBJETO:

CONDICIONES TECNICAS:

Contratar la realización de talleres para la actualización de los auditores internos de calidad del Ministerio de Minas y Energía, con el fin de forta lecer las técnicas para la realización de las auditorías internas en el Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo con las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, en el marco del proyecto "Fortalecimiento de los sistemas de planeación y gestión del sistema de calidad del Ministerio de Minas y Energía.

El Contratista deberá estar en capacidad de realizar talleres de actualización de los auditores internos de calidad del Ministerio de Minas y Energía, con el fin de fortalecer las técnicas para la realización de las auditorías internas en el Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo con las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y NTC ISO 19011 de 2012, en el marco del proyecto "Fortalecimiento de los sistemas de planeación y gestión del sistema de calidad del Ministerio de Minas y Energía.

Para ta l efecto los talleres deberán contemplar los siguientes CONTENIDOS TEMATICOS MINIMOS:

1. Actualización cambios de las normas ISO: 9001 :2008 y GP 1000:2009 2. Análisis Causa- Efecto 3. Análisis y Redacción de Hallazgos (Observaciones y No conformidades) 4. Producto y/o Servicio No conforme v) Procesos relacionados con el cliente

(numeral 7) 5. Cierre efectivo de las NO conformidades 6. Temas específicos de los auditores.

CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE LOS TALLERES

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No. Q 1 4 e

Código: GJ-C-01-F-06

Versión: 02

Fecha: 12/02/2014

No. FECHA

No. DE INTENSIDAD TALLER FUNCIONARIOS LUGAR

Se llevará cabo

Mes de Julio, en las

el dia se Treinta y Tres (33) Ocho (8) instalaciones

1 definirá con el Servidores

Horas ofrecidas por el

contratista Públicos proponente en la ciudad de Bogotá D.C

Se llevará cabo

Mes de Julio, en las

el día de Treinta y Tres (33) Ocho (8)

instalaciones 2

definirá con el Servidores Horas ofrecidas por el

contratista Públicos proponente en la ciudad de Bogotá D.C

Mes de Julio, Se llevará cabo el di a de en las definirá con el Treinta y Tres (33)

Ocho (8) instalaciones

3 contratista Servidores ofrecidas por el Públicos Horas

proponente en la ciudad de Bogotá D.C

APOYO LOGISTICO Y ADMINISTRATIVO

7. LUGAR: El Contratista facilitara el Auditorio el cual deberá se amplió, confortable, con silletería acolchada o plástica con optima presentación , con ayudas audiovisuales sonido, paleógrafos en acrílico y en papel, video beam y computador portátil con capacidad mínima para treinta y cinco (35) personas, y baños adecuados., y demás elementos necesarios con el fin de garantizar la adecuada realización de los talleres.

8. El Contratista deberá suministrar:

9. Dos refrigerios a.m. y pm. , para los asistentes los cuales deben incluir bebida fría o caliente. , opción sal o dulce y se contará igualmente, con una estación permanente de café o aromática.

1 O. Registro de Asistencia: La Entidad coordinara la asistencia de los funcionarios inscritos. Reportará al Finalizar un informe de las personas que asistieron y de las que no asistieron.

Material a entregar: El contratista entregara material didáctico (Diapositivas, material de apoyo, cartillas, lecturas) a los participantes como apoyo a cada taller, así mismo suministrará al finalizar los talleres. \1 '

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No. O 1 4 • Versión: 02

Fecha: 12/02/2014

./ Memorias del curso en medio físico a cada uno de los auditores y una copia en medio magnético para la entidad .

./ Material de trabajo en clase y talleres específicos de la entidad relacionados con el tema .

./ Colores y/o marcadores, según se requiera .

./ Libreta de apuntes.

11. Diplomas: Se deberá entregar a los participantes de cada taller Diploma, que certifique su participación, siempre y cuando hayan cumplido como mínimo del ochenta (80) porcientos de la intensidad del horario.

METODOLOGIA

12.Metodología: Como el objetivo de este proceso es fortalecer las competencias de los auditores internos de calidad, para que puedan elaborar de manera idónea las auditorías de seguimiento al Sistema Integrado de Gestión con talleres prácticos que le permitan a los participantes aplicar cada una de las normas técnicas, el Contratista deberá presentar una metodología para el desarrollo de los talleres.

En dichos talleres se deben dar realizar ejemplos reales de aplicación de las normas técnicas en los procesos de auditoria interna de calidad.

13. Para la realización de esta capacitación, el Contratista deberá brindar el temario, incluyendo los temas mínimos sugeridos, los cuales durante la ejecución del contrato serán aprobación del supervisor.

14. Se debe incentivar la participación permanente de los asistentes al taller, motivando las preguntas y los aportes de cada uno. Se debe entregar material de apoyo de los temas tratados y recomendar lecturas de refuerzo.

15. El CONTRATISTA se obliga para con el Ministerio, a realizar la capacitación, mediante talleres prácticos, para fortalecer las técnicas de auditorías de los auditores, para verificar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Minas y Energía, de acuerdo con las normas ISO 9001 :2008 y NTCGP 1000:2009.

OBLIGACIONES El contratista deberá tener en cuenta que en el desarrollo de la ejecución del DEL respectivo contrato, debe cumplir con las siguientes obligaciones: CONTRATISTA:

Obligaciones Generales:

MinMinos .V n ~·o Cé 1.1- r:al y [•o g:o

COMUNICACIÓN DE ACEPT ACION O .E OFERTA

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Fecha: 12/02/2014

1. Cumplir con el objeto del contrato con plena autonomía técnica, administrativa y bajo su responsabilidad, de acuerdo con los términos contractuales ofertados.

2. Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones, lineamientos y recomendaciones impartidas por el Supervisor del contrato.

3. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social integral en Salud y Pensión, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, cuando haya lugar a ello, presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en normas que regulen la materia.

4. Reportar de manera inmediata al supervisor, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del contrato.

5. Adelantar los trámites y cumplir los requisitos necesarios para la oportuna legalización y ejecución del contrato dentro de los plazos establecidos.

6. Atender las observaciones del funcionario que ejerce control , supervisión y vigilancia del contrato.

Obligaciones Específicas:

1. Cumplir con las especificaciones técnicas y oferta presentada para el cumplimiento del objeto contractual.

2. Suministrar las hojas de vida del docente, para la aprobación del supervisor, para la firma del acta de inicio, que cuente con la idoneidad y experiencia requerida para la ejecución del objeto contractual.

3. Garantizar que el docente cumpla con el perfil establecido, el cual no podrá ser cambiado sin aprobación previa del supervisor.

4. Ejecutar el objeto del contrato bajo la coordinación del supervisor del mismo.

5. Desarrollar los talleres según la propuesta presentada.

6. El contratista estará en contacto permanente con el supervisor del contrato con miras a evaluar el desarrollo de los talleres y tomar las '¡'

medidas de ajuste pertinente a que haya lugar. 1

7. Acordar previamente y de común acuerdo con el Ministerio de Minas y l Energía las fechas para la realización de los talleres. \"fl


MinMinas COMUNICACIÓN DE ACEPTACION DE OFERTA

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OBLIGACIONES DEL MINISTERIO:

Fecha: 12/02/2014

8. Presentar al supervisor del contrato un informe final del desarrollo de los talleres consolidando memorias, registros de asistencia, registros fotográficos.

9. Atender de manera diligente las recomendaciones y sugerencias impartidas por el Ministerio de Minas y Energía atreves de los funcionarios que ejercen el control de la ejecución.

1 O. Entregar oportunamente el material didáctico a los participantes como apoyo a cada taller.

11. Hacer seguimiento y control frente a la asistencia de los funcionarios del Ministerio de Minas y Energía a cada uno de los talleres.

12. Elaborar y entregar los correspondientes diplomas a los participantes que cumplan con el requisito de obtención del diploma.

13. Mantener absoluta reserva y no dar a conocer información o documentos suministrados por el Ministerio, durante y después de la ejecución del proceso de auditoría de acuerdo con las Condiciones Generales anexas a la propuesta.

14. Las inherentes al objeto y a la naturaleza del contrato y aquellas indicadas por el supervisor para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.

El Ministerio se compromete para con el Contratista a:

1. Pagar el valor del contrato en la forma, plazos y montos establecidos en el contrato.

2. Ejercer la supervisión del contrato. 3. Expedir la certificación de recibido a satisfacción para el pago al

Contratista, previo cumplimiento de las correspondientes obligaciones debidamente acreditado por el supervisor.

4. Poner a disposición del contratista la información que requiera o que se encuentre disponible.

5. Hacer los requerimientos al Contratista cuando sea necesario. 6. Dar respuesta oportuna a las solicitudes del contratista, definir las

situaciones necesarias para la ejecución y adelantar los trámites a que haya lugar por su parte para garantizar la debida ejecución.

7. El Ministerio de Minas y Energía facilitará a la empresa los informes y documentos necesarios para preparar los talleres que se realizarán en la capacitación.



No. O 1 4 . .V r1 *.' 10 ::!ü '11. r-::1~ 't [ "'•"''q a Versión: 02

VALOR DEL CONTRATO:

FORMA DE PAGO:

Fecha: 12/02/2014

El valor del contrato es por la suma de SIETE MILLONES CUATROCIENTOS VEINTICINCO MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($7.425.000).

Dicho valor se encuentra amparado con el siguiente certificado de disponibilidad presupuesta!, expedido por la Coordinadora del Grupo de Presupuesto del Ministerio de Minas y Energía:

CDP FECHA RECURSO RUBRO CONCEPTO

35715 06/05/2015 11 FORTALECIMIENTO DE LOS

C-520-1000-3 SISTEMAS DE PLANEACION Y GESTION DE LA CALIDAD

El Ministerio pagará al contratista el valor establecido en un solo pago, previa entrega de los siguientes documentos:

Cada factura debe especificar el envío solicitado y el costo discriminando valores unitarios de los elementos transportados., de acuerdo con la oferta económica presentada, las condiciones técnicas requeridas y las obligaciones del contratista.

Para dar trámite al pago se deberán adjuntar los siguientes documentos:

a) Original de la factura discriminada b) Formato de certificación de cumplimiento y recibido o a satisfacción,

firmado por el Supervisor. e) Certificación del cumplimiento de los pagos al Sistemas de Seguridad

Social Integral en Salud y Pensión, Sistema General de Riesgos Laborales, y parafiscales -Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de Compensación Familiar-, de conformidad con lo establecido artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Los pagos se efectuarán dentro de los quince (15) días siguientes a la radicación de la cuenta en la Subdirección Administrativa y Financiera y de acuerdo con la disponibilidad de recursos y el Programa Anual de Caja (PAC).

Los citados pagos se efectuarán mediante consignación en la cuenta que el adjudicatario acredite como propia, mediante certificación expedida por la respectiva entidad bancaria y lo indicado en el formulario SIIF.

Los bienes y servicios suministrados que no sean aprobados previamente ~\\



No. O 1 4 • ."! n IIC'>O (JO ¡1,\ nal y [•·o•q•Cl Versión: 02

PLAZO DE EJECUCION:

GARANTIAS:

Fecha: 12/02/2014

por el supervisor del contrato, ni recibidos a satisfacción no serán pagados por el MINISTERIO. Los citados pagos se efectuarán mediante consignación a la cuenta que el Contratista acredite como propia, mediante certificación expedida por la respectiva entidad bancaria y lo indicado en el formulario SIIF. Que para el efecto corresponde a la Cuenta de Ahorros No. 58953707550 de BANCOLOMBIA.

El término de duración del contrato será de dos (2) meses o hasta la entrega de los certificados de asistencia a la capacitación, a los auditores internos de calidad del Ministerio, lo que primero ocurra, contado a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio y previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

De conformidad con los artículos 11 O y 111 del Decreto 151 O de 2013, el proponente adjudicado se obliga a constituir a favor del MINISTERIO alguna de las garantías contempladas para cubrir el cumplimiento de las obligaciones surgidas en virtud del contrato, las cuales pueden ser: 1. Contrato de seguro contenido en una póliza. 2. Patrimonio autónomo. 3. Garantía Bancaria.

Para la presente contratación se exigirá el cubrimiento de los siguientes riesgos, con una cualquiera de las garantías señaladas:

• El cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato; por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, por el término del mismo y seis (6) meses más, contado a partir de la fecha de la comunicación de aceptación de oferta.

• Calidad del servicio: por un valor equivalente al treinta por ciento (20%) del valor total del contrato, con una duración igual a la del plazo del contrato y un (1) año más, contado a partir de la fecha de firma del contrato.

• Salarios y Prestaciones e indemnizaciones laborales; por un valor del cinco (5) por ciento del valor total del contrato, por el plazo de ejecución del mismo y tres (3) años más, contado a partir de la fecha de la comunicación de aceptación de oferta

En caso de ampliación, reajuste del valor o prórroga del contrato, EL CONTRATISTA deberá ampliar proporcionalmente la garantía de cumplimiento.

EL MINISTERIO ejercerá la supervisión y el control del presente Contrato por lA

MinMinos !V.r, Wo ¿.-,,',l. 'Xll ~ [ 'IJ go


No. O 1 4 •


Versión: 02

Fecha: 12/02/2014

SUPERVISOR y/o INTERVENTOR DESIGNADO:

medio del Jefe de la Oficina de Planeación y Gestión Internacional, o quien haga sus veces o en la persona a quien éste designe, quien tendrá las funciones señaladas en el en el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía, adoptado mediante Resolución No. 9-0810 del 30 de julio de 2014 y/o las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan y las señaladas en la Ley 1474 de 2011 .

Dado en Bogotá, D.C., a los 2 9 t~AY 2015.

MIGUEL DARlO BEL TRAN BEL TRAN Subdirector Administrativo y Financiero (E)

Ordenador del Gasto

Proyectó: Edilma Castellanos Torres - Té~· e Grupo de Gestión Contractual Revisó; Bellaniris Avila Bermúdez - Coor in ora GGC Aprobó Miguel Darlo Beltrán Beltrán- Subd. ectora Administrativa y Financiera

'~ll"lll" ~- ,,__ Reporte Compromiso Presupuesta! de Gasto Usuano Sohc1tante: MHmluna MARIA NANCY LUNA LUNA

. , ~ ¡g Comprobante Unidad ó Subunidad 21-01 -01-000 MME GESTION GENERAL E¡ecutora So licitante.

- ., • ~ Namón Fecha y Hora S1stema. 2015-05-29-4:59 p. m .

REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO

Con base en el CDP No: 35715 de fecha 2015-05-06. Se hizo el registro pres upuestar c on el siguiente detalle

Numero: 108315 Fecha Registro: 2015-05-29 ~~;~:.-::~.,~ uuuouuau 21-01-01-000 MME GESTION GENERAL

Vigencia Presupuesta! Actual Estado: Generado Tipo de Moneda: COP-Pesos Tasa de Cambio: o.oo Valor Inicial : 7.425.000.00 Valor Total Operaciones: Valor Actual : 7.425.000,00 Saldo x Obligar: 7.425.000,00

TERCERO ORIGINAL 1 ou""""'-G'-ouoo. ""uuoa u u 79801270 Razon Social: WILSON FERNANDO RODRIGUEZ NIÑO Medio de Pago: Abono en cuenta

CUENTA BANCARIA

Numero: 58953707550 Banco: BANCOLOMBIA S.A. Tipo: Ahorro ¡estado: Activa

ORDENADOR DEL GASTO

ldentificacion: 19263377 Nombre: MIGUEL DARlO BELTRAN BEL TRAN Cargo: SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (E)

CAJA MENOR DOCUMENTO SOPORTE

ldentiflcaclon: !Fecha de Registro: Numero: CAO 014 OEL 2015 Tipo: ~~~";:.¡:¡:~ ... ;~~ !Fecha: 2015-05-29

ITEM PARA AFECTACION DE GASTO

DEPENDENCIA POSICION CATALOGO DE GASTO FUENTE "~~~~~~" SITUAC.

0000 MME - GESTION C-520-1000-3 FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS

FECHA DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL Nad6n 11 CSF VALOR INICIAL VALOR OPERACION VALOR ACTUAL SALDO X OBLIGAR GENERAL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA EN BOGOTÁ OPERACION

7.425.000,00

Total: 7.425.000,00 7.425.000,00 7.425.000,00

Objeto: CONTRATAR LA REALIZACI N DE TALLERES PARA LA ACTAULIZACION DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD DEL MME, CON EL FIN DE FORTALECER LAS TECNICAS PARA LA REALIZACION DE LAS AUDITOR INTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, DE ACUERDO A LAS NORMAS

PLAN DE PAGOS

DEPENDENCIA DE AFECTACION DE PAC 1

POSICION DEL CATALOGO DE PAC 1

FECHA

0000 IMME o GESTION GENERAL !J·B ICNC -INVERSION ORDINARIA NACION CSF 12015-06-26

FIRMA(S) RESPONSABLE(S)

1 VALOR A PAGAR

1 1 7.425.000,001

SALDO POR OBLIGAR 1 LINEA DE PAGO

7.425.000,001 NINGUNO

Página

1

de

1

Certific ado do Disponibilidad Presupuesta!- Comprobante. Usuario Sohc•lame

Umdad ó Subunidad Ejecutora Soliolante

Fecha y Hora S1stema·

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

MHjegomez

21-01-01..()()()

2015-05-06-9:13 a. m.

JESUS EllAS GOMEZ BARAJAS

MME GESTION GENERAL

El suscrito Jefe de Presupuesto CERTIFICA que existe apropiación presupuestlll disponible y libre de afectllclón en los siguientes "items de afectllción de gastos"

Numero: 35715 Fecho Re¡¡lstro: 2015-05-06 ~~~:~~:.~;.~uuunou•u 21-01-01-000 MME GESTION GENERAL

Vlgencl~ Presupuest.ll Adual Est.ldo: Generado Tipo: Gasto

VIIOr lnlclol: 22.000.000,00 Vllor Tot.ll Operulones: 0,00 V1lor Actu1l.: 22.000.000,00 Saldo x Comprometer: 22.000.000,00

SOUCITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBIUDAO PRESUPUESTAL AUTORIZACION DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

Número: 36715 Fech• Re¡¡lstro: 2015-05-06 Número: IUV Tlpo de contrato:

. ITEM PARA AFECTACIDN DE GASTO

DEPENDENCIA POSICIDN CATALOGO DE GASTO FUENTE RECURSOR SITUAC.

E CURSO

0000 MME • GESTION IC.52D-1000.3 FORTALECIMIENTO OE LOS SISTEMAS NaciOn 11 CSF ~~.CHA VALOR INICIAL VALOR OPERACION VALOR ACTUAL SALDO X

GENERAL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL

Total: 22.000.000.00 0,00 22.000.000.00 22.000.000,00

jobjeto: l:~;::uet pata Ui aauai&Zaaon ae lOS auchtotes ,memos ce c:anaaa oe1 MME. c:on él no ao tortaléCét ms tecxas patata reauzaaon ce aas auo~toMs ¡nomas en c1 SiStema oe GéSGOO ce calidao. oo acueroo coo &as OOIMas ISO 1

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Página 1

de 1

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