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MODULE DE FORMATION

DES ASC EN GESTION DE STOCK

DE MEDICAMENTS

GUIDE DU STAGIAIRE

INTRODUCTION : Le prsent manuel de formation a t labor en vue de renforcer les outils de formation existants dans le cadre de la gestion de stock de mdicaments en gnral et plus spcifiquement au niveau le plus priphrique de la pyramide sanitaire savoir la Case de Sant et le dpt du poste de sant. Il vise amliorer la qualit de la gestion des mdicaments et assurer la disponibilit leur niveau en mettant laccent sur lutilit de bien remplir les outils de gestion, tapes essentielles pour passer une bonne commande de mdicaments, le comment faire une bonne rception et ce quil faut galement pour bien dispenser les produits. Par ailleurs il existe un certain nombre doutils de gestion au niveau de la Case de sant et il est important den retenir trois (la fiche de stock, le registre de consultation et de distribution des mdicaments et le carnet de commande/livraison) pour pouvoir mener bien une bonne gestion de stock de mdicaments et ainsi viter les cas de ruptures de stock.

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OBJECTIFS DE LA FORMATION : Objectif gnral :

Renforcer les comptences des Agents de Sant Communautaires (ASC) en gestion de stock de mdicaments. Objectifs spcifiques : A la fin de la formation, les ASC devront tre capables de :

a. remplir correctement les diffrents outils de gestion pour les mdicaments b. faire un inventaire priodique des produits c. estimer les besoins et passer correctement la commande de mdicaments pour renouveler le stock d. bien dispenser les mdicaments aux patients.

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TABLEAU DEFINISSANT LES DIFFERENTS THEMES ET LEUR CONTENU

N THEME CONTENU 1 Outils de gestion de stock de mdicaments Remplissage des outils de gestion

Lieu de stockage Linventaire physique

2 Estimation de la quantit commander Calcul de la CMM Quantit commander

3 Dispensation des mdicaments Emballage adquat des mdicaments Etiquetage correct Communication interpersonnelle

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I. OUTILS DE GESTION : Les outils de gestion qui doivent tre disponibles au niveau de la Case de sant sont :

- fiche de stock - carnet de commande/livraison - registre de consultation et de distribution des mdicaments.

Instructions pour le remplissage :

Lavantage de bien remplir les outils de gestion est quil permet tout moment : - de connatre le stock existant (stock disponible), - de connatre quelle quantit est dispense par jour et quelle est la consommation en

mdicaments de la structure pendant un mois, etc.

a) le registre de consultation et de distribution des mdicaments : (Annexe 2) Il sert enregistrer les quantits de produits donnes au malade ; pour son remplissage il faut : - mettre un numro dordre - inscrire le nom et prnom(s) du patient - mentionner son ge et son sexe - son adresse - inscrire le ou les symptmes et/ou plaintes - mettre le traitement donn (quel produit et quelle quantit) - mettre le prix - et enfin sil y a des observations, les mentionner galement. b) la fiche de stock : (Annexe 1) Il sera remplie la fin de chaque jour. Pour se faire, il faut : - mettre la date du jour - faire le total des quantits de produit donnes et mentionnes dans le registre de consultations gnrales

ce jour-l et le mentionner dans la colonne sortie - faire la balance du stock et la mentionner dans la colonne - Il faut garder les fiches de stock avec les boites de mdicaments.

NB : Il faut bien quil y ait une fiche de stock pour chaque produit en stock.

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FICHE DE STOCK DESIGNATION : Paractamol 500 mg Prix unitaire : UNITE : Comprim Consommation moyenne mensuelle:

Date Origine du mouvement Entre Sortie Stock disponible Observations

01-05-02 Achat au poste de sant 500 500

15-06-02 Vente du jour 5 495 25-06-02 Vente du jour 5 490 29-06-02 Vente du jour 10 480 05-06-02 Vente du jour 15 465

c) Le carnet de commande/livraison (Annexe 3) :

Il sera rempli chaque fois que lASC devra passer une nouvelle commande. Pour se faire, il faut remplir : - lentte. - le N dordre. - le nom des produits et la prsentation. - les quantits commandes. - le prix unitaire command. - le prix total command.

Les outils de gestion doivent tre conservs en lieu sr trois quatre ans aprs quils soient compltement

remplis.

Les outils de gestion sont indispensables pour une bonne gestion de stock..

Lieu de stockage des mdicaments : Il doit tre :

propre et bien entretenu : balayer et dpoussirer souvent le lieu de stockage ar et sec : le local doit tre ar pour ne pas exposer les mdicaments des tempratures

importantes ; il doit tre sec car lhumidit peut altrer la qualit des produits

scuris (fermant cl) : il faut limiter laccs du local et ainsi viter les risques de vol,

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bien organis : ceci pour permettre un bon rangement des mdicaments et pour les retrouver plus facilement au moment de la dispensation.

NB : il faut toujours bien vrifier les dates de premption des mdicaments qui sont inscrites sur les boites ou bien sur les blisters de comprims. La date de premption indique la date au-del de laquelle le mdicament ne doit plus tre utilis. Donc il faut toujours vrifier la date de premption des mdicaments et vendre dabord ceux qui ont une date de premption plus proche.

Inventaire physique Objectifs: A la fin de la sance, le participant sera capable de :

Faire un inventaire physique de son stock et le reporter sur les fiches. Avant de faire une commande, lASC doit faire un inventaire exhaustif de son stock et mentionner sur les fiches de stock les quantits physiques (ou comptes). Le nombre de produits grs au niveau de la case de sant ntant pas lev, il est relativement facile lASC de compter rgulirement son stock (inventaire exhaustif) afin de sassurer que les quantits enregistres sont en phase avec celles quil a comptes. Comment faire linventaire :

Identifier les produits prims et les retirer du stock Compter les articles un par un Noter sur la fiche de stock les quantits comptes en rouge dans la colonne stock disponible .

NB : les produits prims retirs du stock doivent tre remis lICP afin quil procde lui-mme la destruction. Intrt de linventaire

Assurer le contrle permanent de son stock Identifier les carts entre le stock thorique et le stock physique Identifier les produits prims.

Priodicit de linventaire : Mensuelle. II. COMMENT PASSER UNE NOUVELLE COMMANDE DE MEDICAMENTS ? Une bonne disponibilit des mdicaments est possible sil y a une bonne rgularit des commandes.

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Ces commandes doivent se baser sur les consommations antrieures. Et si tel est le cas, il y aura les mdicaments quil faut, quand il faut. Vous passez des commandes mensuelles au niveau du poste de sant. Ces commandes doivent tre faites une priode prcise du mois (par exemple entre le 1er et le 5 de chaque mois).

i) Calcul de la consommation moyenne mensuelle (CMM) Vous pouvez calculer la consommation moyenne mensuelle (CMM) pour chaque produit partir de la fiche de stock.

Dfinition : La consommation moyenne mensuelle dun produit est la quantit de ce produit que la structure sanitaire utilise durant un mois.

Exemple : Pour le paractamol 500 mg comprim, il y a eu les sorties suivantes sur la fiche de stock : Mois de novembre : 200 comprims ; Mois de dcembre : 160 comprims ; Mois de janvier : 240 comprims ; La consommation totale pour les 3 mois est de : 200 + 160 + 240 = 600 comprims. La consommation moyenne mensuelle (CMM) est de : 600/3 = 200 comprims. Exercice 1 : 1 case de sant a consomm en chloroquine comprim :

- mois de janvier : 500 comprims - mois de fvrier : 700 comprims - mois de mars : 300 comprims.

Calculer la CMM en chloroquine comprim de cette case de sant.

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ii) Quantit commander par mois La quantit commander par mois doit tre deux fois la CMM (2x CMM). La formule retenir pour la quantit commander (QAC) au niveau de la case de sant pour des commandes mensuelles est :

QAC = (2 x CMM)

Exemple : quelle quantit de chloroquine comprim doit-on commander par mois sachant que la CMM est de 400 comprims ?

- la quantit de chloroquine commander est de : QAC = 2 x CMM QAC = 2 x 400 = 800 comprims de chloroquine.

NB : au point de faire la commande, si le stock restant est infrieur (2 X CMM), il faut commander le produit et la quantit commander est de (2 x CMM). Si le stock est suprieur ou gal (2 x CMM), le produit ne doit pas tre command. Exercice 2 : LASC de la case de sant de Keur Al veut commander du paractamol comprim pour sa structure. Sa consommation moyenne mensuelle en paractamol est de 350 comprims. Quelle quantit de paractamol comprim devra-t-il commander pour ne pas tre en rupture de stock sachant quil commande une fois par mois ? Exercice 3 : Un ASC veut commander du mbendazole 100 mg comprim. Sa consommation moyenne mensuelle est de 250 comprims. Il a 500 comprims de mbendazole en stock au moment de passer la commande. Quelle quantit de mbendazole doit-il mettre pour sa commande mensuelle ? Une fois que la quantit commander est calcule pour chaque produit commander, il faut remplir le carnet de commande/livraison en y mentionnant bien ces quantits calcules. Ensuite, il faut montrer le carnet lICP pour valider la commande. Ainsi, la commande peut tre satisfaite au niveau du dpt du poste de sant.

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Corrig exercice 1 : Consommation en chloroquine pour les 3 mois : 500 + 700 + 300 = 1500 comprims CMM = 1500/ 3= 500 comprims de chloroquine. Corrig Exercice 2 : CMM = 350 Comprims de paractamol QAC = 2x CMM = 2 x 350 = 700 comprims. Corrig Exercice 3 : CMM = 250 comprims de mbendazole QAC = 2 x CMM = 2 x 250 = 500 comprims. Le Stock restant est de 500 comprims cest dire 2 fois la CMM. Le mbendazole ne doit pas tre command.

Le formateur leur explique que seuls les mdicaments pour lesquels le stock restant est infrieur (2 x CMM) doivent tre commands. Et que donc le mbendazole ne peut tre command car le stock restant est gal (2 x CMM).

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III. DISPENSATION DES MEDICAMENTS : Lorsque vous dispensez un mdicament, il est important que le patient reoive :

Le mdicament correct La quantit correcte du mdicament Les informations correctes sur la manire de prendre le mdicament.

Dispenser un mdicament un patient consiste :

a) collecter le mdicament, b) compter la quantit ncessaire pour un traitement complet avec des mains propres ou avec une cuiller, c) lemballer dans un petit sachet ou dans un papier, d) ltiqueter avec le nom de mdicament, la posologie et la dure du traitement.

Le dispensateur doit expliquer clairement au patient :

- la dose de mdicament par prise en termes de comprims - le nombre de fois par jour - le nombre de jours de traitement.

Ceci est trs important parce que le mdicament ne peut tre efficace que sil est pris correctement. Et pour se faire, le dispensateur doit galement sassurer que le patient a bien compris en lui faisant REPETER comment le mdicament doit tre pris. Jeu de rle : Exercice n4 : sous forme de jeu de rle LASC reoit un patient adulte qui souffre de paludisme. Combien de comprims de chloroquine donneriez-vous pour un traitement complet ? Le patient vous dit quil na pas suffisamment dargent et il voudrait acheter juste 4 comprims de chloroquine. Quallez-vous faire et pourquoi ?

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ANNEXE 1 : FICHE DE STOCK Rpublique du Sngal Ministre de la Sant, de lHygine et de la Prvention

FICHE DE STOCK Rgion mdicale de : District sanitaire / Hpital : .. Structure sanitaire de : . Dsignation (DCI) : . Forme : .. Dosage : .. Unit : . CMM : Date Origine des mouvements Entre Sortie Stock disponible Observations

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ANNEXE 2 :

REPUBLIQUE DU SENEGAL ------------------ MINISTERE DE LA SANTE, DE LHYGIENE ET DE LA PREVENTION

Registre de consultation et de distribution des mdicaments

N Nom + Prnoms Sexe Age Adresse Symptmes/plaintes Traitement donn Prix Observations

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ANNEXE 3 :

REPUBLIQUE DU SENEGAL ------------------ MINISTERE DE LA SANTE, DE LHYGIENE ET DE LA PREVENTION __________

CARNET DE COMMANDE / LIVRAISON

DISTRICT DE : N de commande :.. . Date : . Structure de Sant de : Commande effectue : Par : . Commande approuve par : Signature :

Quantit Prix unitaire Prix total N Nom des produits et prsentation Commande Livre Command Livr Command Livr

PRIX TOTAL Somme reue CFA : (en toute lettres) Date de livraison : . Prnom, nom et signature du grant de dpt : Prnom, nom et signature de lagent de sant : .

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DE MEDICAMENTSNTHEMECONTENU

TABLEAU DEFINISSANT LES DIFFERENTS THEMES ET LEUR CONTENUEntreSortieStock disponible

NB: il faut toujours bien vrifier les dates de premption Inventaire physiqueIntrt de linventaireQuantit commander par mois

FICHE DE STOCKNom + PrnomsSymptmes/plaintes

CommandeLivreCommandLivrCommandLivr