Upload
sophia-solberg
View
212
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SAP Präsentation für den SAP Präsentation für den DA am 30. DA am 30. OktoberOktober 2003 2003
Änderungen UOG 75Änderungen UOG 75
Ministerium zentral (Anlagen, Ministerium zentral (Anlagen, Berufungen)Berufungen)
MitbestimmungMitbestimmung Rektor für RepräsentationRektor für Repräsentation
Änderungen UOG 93Änderungen UOG 93
• 1999 implementiert (fast 7 Jahre)1999 implementiert (fast 7 Jahre)• Änderung der OrganisationsstrukturÄnderung der Organisationsstruktur• viele Gremienviele Gremien• Senat für Strategische Senat für Strategische
EntscheidungenEntscheidungen• Rektor = monokratisches OrganRektor = monokratisches Organ
Änderungen UOG 2002Änderungen UOG 2002Implementierungszeit 2 JahreImplementierungszeit 2 Jahreneue Aufbau und Ablauforganisationneue Aufbau und Ablauforganisation
Uni Rat für Strategische EntscheidungUni Rat für Strategische Entscheidung Rektorat für operative UmsetzungRektorat für operative Umsetzung Entscheidung und VerantwortungEntscheidung und Verantwortung Ende der TeilrechtsfähigkeitEnde der Teilrechtsfähigkeit
Neues DienstrechtNeues Dienstrecht Neues Rechnungswesen (Doppik)Neues Rechnungswesen (Doppik) Autonomie -> Chancen und RisikenAutonomie -> Chancen und Risiken Neue Rechtsform -> KonkursrisikoNeue Rechtsform -> Konkursrisiko Neues Software System SAP zur Neues Software System SAP zur
UmsetzungUmsetzung
Was ist SAP ?Was ist SAP ?SAP ist ein betriebswirtschaftliches SAP ist ein betriebswirtschaftliches
Programm, das folgende Funktionen Programm, das folgende Funktionen umfasstumfasst
Bestellungen / BeschaffungenBestellungen / Beschaffungen Anlagen- und Lager- VerwaltungAnlagen- und Lager- Verwaltung Buchhaltung inkl. Erstellung des Buchhaltung inkl. Erstellung des
Jahresabschlusses für HGB BilanzJahresabschlusses für HGB Bilanz Controlling = Budgetierung, Controlling = Budgetierung,
Kostenrechnung, BerichtswesenKostenrechnung, Berichtswesen Finanzplanung = LiquiditätssteuerungFinanzplanung = Liquiditätssteuerung Personalverrechnung (inkl. Verwaltung und Personalverrechnung (inkl. Verwaltung und
Kostenplanung)Kostenplanung)
Wie kam es dazu ?Wie kam es dazu ? „„freiwillige“ Zustimmung der freiwillige“ Zustimmung der
Vizerektoren für Budget (an Vizerektoren für Budget (an Bedingungen geknüpft) Einhaltung Bedingungen geknüpft) Einhaltung überwacht der Österreichweite überwacht der Österreichweite LenkungsausschussLenkungsausschuss
Nachfolgeprojekt von SAP HV (= Nachfolgeprojekt von SAP HV (= kamerale System des Bundes), weil kamerale System des Bundes), weil Unis im Rahmen der Autonomie die Unis im Rahmen der Autonomie die Doppik einführen müssenDoppik einführen müssen
keine Alternativekeine Alternative
Was kommt ?Was kommt ?
die 3 SAP Systemedie 3 SAP Systeme
SAP Uni.VerseSAP Uni.Verse SAP Uni.Pers SAP Uni.Pers SAP PM SAP PM
SAP Uni.Verse = Budget, SAP Uni.Verse = Budget, Buchhaltung, Beschaffung, Buchhaltung, Beschaffung,
Berichtswesen Berichtswesen ab 1.1.2004 ab 1.1.2004 3 Mio € pro Jahr Betriebskosten für 3 Mio € pro Jahr Betriebskosten für
alle Unis in Österreich alle Unis in Österreich 5 Jahre Bindung mit dem BRZ5 Jahre Bindung mit dem BRZ das System gehört der Unidas System gehört der Uni Bei Beendigung sind die Bei Beendigung sind die
Transportkosten und evtl. Transportkosten und evtl. Hardwarekosten an das BRZ zu zahlenHardwarekosten an das BRZ zu zahlen
SAP Uni.Pers = Personal- SAP Uni.Pers = Personal- Verwaltung, Verrechnung und Verwaltung, Verrechnung und
Kostenplanung Kostenplanung ab 1.1.2005ab 1.1.2005 3,22 € (vom BM:BWK für alle unbefristeten 3,22 € (vom BM:BWK für alle unbefristeten
Nicht Beamten) + Index (wird nicht Nicht Beamten) + Index (wird nicht gedeckt) pro Monat pro Abrechnungsfall gedeckt) pro Monat pro Abrechnungsfall ab 2002ab 2002
für alle Nicht Beamten (= VB´s, für alle Nicht Beamten (= VB´s, ProjektmitarbeiterInnen …)ProjektmitarbeiterInnen …)
5 Jahre Bindung mit dem BRZ5 Jahre Bindung mit dem BRZ Bei Beendigung ???Bei Beendigung ???
SAP PM = Personal- Verwaltung SAP PM = Personal- Verwaltung und Verrechnung für das Amt und Verrechnung für das Amt
der Beamtender Beamten Kosten zur Gänze vom BM:BWK Kosten zur Gänze vom BM:BWK
getragen (?)getragen (?)
unbefristetunbefristet
Vorteile von SAPVorteile von SAP ein integriertes System für alle ein integriertes System für alle
betriebswirtschaftlichen Funktionen der Uni betriebswirtschaftlichen Funktionen der Uni Abfrage und AuswertungsmöglichkeitenAbfrage und Auswertungsmöglichkeiten gemeinsames Österreichweites Vorgehen gemeinsames Österreichweites Vorgehen
(Master; Customizing…)(Master; Customizing…) besseres Berichtswesen (für besseres Berichtswesen (für
Arbeitsgruppen bis zur Belegsbuchung)Arbeitsgruppen bis zur Belegsbuchung) Instrument zur Abwicklung der Instrument zur Abwicklung der
Anforderungen der AutonomieAnforderungen der Autonomie Barcode System für AnlagenBarcode System für Anlagen Download in Excel (Berichte…)Download in Excel (Berichte…) DokumentationDokumentation Historie (wer hat wann was gemacht)Historie (wer hat wann was gemacht)
Nachteile von SAPNachteile von SAP komplexkomplex teuerteuer in Teilbereichen Zustimmung von bis in Teilbereichen Zustimmung von bis
zu 21 Unis notwendigzu 21 Unis notwendig Kostenersparnisse mit BRZ nicht Kostenersparnisse mit BRZ nicht
möglichmöglich nützliche Teile fehlen (SAP BW SEM)nützliche Teile fehlen (SAP BW SEM)
Umsetzung an der Uni Umsetzung an der Uni SalzburgSalzburg
Strategische Organ = Strategische Organ = LenkungsausschussLenkungsausschuss
Rektor Rektor UD UD
die operative Umsetzungdie operative UmsetzungSAP ProjektteamSAP Projektteam
SAP Modul MM = SAP Modul MM = MMaterialaterialmmanagementanagement
Bestellungen, Beschaffungen, Bestellungen, Beschaffungen, Lagerwirtschaft (Büromaterial)Lagerwirtschaft (Büromaterial)
Beispiele: Bestellungen der Beispiele: Bestellungen der Fachbereiche, Beschaffung von Fachbereiche, Beschaffung von Büromaterial aus dem LagerBüromaterial aus dem Lager
Werner BadstuberWerner Badstuber Georg SchlagerGeorg Schlager
SAP Modul SD = SAP Modul SD = SSales & ales & DDistributionistribution
Erstellung von Ausgangsrechnungen Erstellung von Ausgangsrechnungen Beispiele: RaumvermietungBeispiele: Raumvermietung
Georg SchlagerGeorg Schlager Werner BadstuberWerner Badstuber
SAP Modul FI = SAP Modul FI = FiFinancialnancial Finanz- Buchhaltung (= Doppik)Finanz- Buchhaltung (= Doppik)
Beispiele: vollständige, rechtzeitige und Beispiele: vollständige, rechtzeitige und richtige Erfassung aller Eingangsrechnungen; richtige Erfassung aller Eingangsrechnungen; Wartung von finanziellen Wartung von finanziellen Kreditorenstammsätzen (= Lieferanten)Kreditorenstammsätzen (= Lieferanten)
Johann GassnerJohann Gassner Karl RarejKarl Rarej Ulrike SchumiUlrike Schumi
SAP Modul FI AA= SAP Modul FI AA= FiFinancial nancial AAsset sset AAccountingccounting
Anlagen- BuchhaltungAnlagen- Buchhaltung
Beispiele: Barcode System Beispiele: Barcode System
Karl RarejKarl Rarej Ulrike SchumiUlrike Schumi
SAP Modul CO = SAP Modul CO = CoControllingntrolling Budgetplanung und ÜberwachungBudgetplanung und Überwachung
KostenrechnungKostenrechnung Beispiele: Budgetplanung gemäß Beispiele: Budgetplanung gemäß
Leistungsvereinbarungen; Ermittlung der Leistungsvereinbarungen; Ermittlung der Kosten einer Studienrichtung, Abwicklung Kosten einer Studienrichtung, Abwicklung der innerbetrieblichen der innerbetrieblichen LeistungsverrechnungLeistungsverrechnung
Christine Wimmer GaibingerChristine Wimmer Gaibinger Doris StrasserDoris Strasser Stefan BohunyStefan Bohuny
SAP Modul FM = SAP Modul FM = FFonds onds MManagementanagement
Budgetüberwachung der Ausgaben Budgetüberwachung der Ausgaben und Einnahmenund Einnahmen
Christine Wimmer GaibingerChristine Wimmer Gaibinger Doris StrasserDoris Strasser Gerhard SchillerGerhard Schiller Stefan BohunyStefan Bohuny
SAP Modul BW = SAP Modul BW = BBusiness usiness WWarehousearehouse
Abfragen quer über alle Module & Abfragen quer über alle Module & NON SAP SystemeNON SAP Systeme
Beispiele: Verbindung mit FoDokBeispiele: Verbindung mit FoDok
Christine Wimmer GaibingerChristine Wimmer Gaibinger Doris StrasserDoris Strasser Stefan BohunyStefan Bohuny
Technische AspekteTechnische Aspekte Franz Maier Hardware, SchnittstellenFranz Maier Hardware, Schnittstellen Karl Baier Applikationen, Karl Baier Applikationen,
Berechtigungen Berechtigungen
unterstützt durch unterstützt durch Bernhard Kubatta Bernhard Kubatta und Michael Paulund Michael Paul
Grundsatz Grundsatz EntscheidungenEntscheidungen Budgetierung von Uni Leitung auf Budgetierung von Uni Leitung auf
Fachbereichsebene Fachbereichsebene Budgetverwaltung auf Projektebene und Budgetverwaltung auf Projektebene und
Arbeitsgruppenebene (Innenauftrag)Arbeitsgruppenebene (Innenauftrag) Zentraler Rechnungseingang (unter Wahrung Zentraler Rechnungseingang (unter Wahrung
der Informationen für die betreffenden der Informationen für die betreffenden Einrichtungen) -> gem. System d. Unis ?Einrichtungen) -> gem. System d. Unis ?
Dezentrale Beschaffung in den FachbereichenDezentrale Beschaffung in den Fachbereichen Forcierung eines Strategischen EinkaufesForcierung eines Strategischen Einkaufes Literaturbeschaffungen über Aleph -> Literaturbeschaffungen über Aleph ->
Schnittstelle in das SAPSchnittstelle in das SAP
generell:generell: Problem der Organisationsstruktur Problem der Organisationsstruktur
––> wen schulen ?> wen schulen ? ––> Lizenzen> Lizenzen
Nachfrist für SAP Implementierung: Nachfrist für SAP Implementierung: 2004 kann das SAP System noch auf 2004 kann das SAP System noch auf Kosten des BM:BWK einer neuen Uni Kosten des BM:BWK einer neuen Uni Struktur angepasst werdenStruktur angepasst werden Verlust an GenauigkeitVerlust an Genauigkeit Change Management fraglichChange Management fraglich
bisher angemeldete Userbisher angemeldete User 12 Professional12 Professional User (HFA, Controlling) für User (HFA, Controlling) für
FinanzmoduleFinanzmodule 99 Limited User99 Limited User (große Arbeitsgruppen; (große Arbeitsgruppen;
Fachbereiche, Schwerpunkte) für Fachbereiche, Schwerpunkte) für BeschaffungBeschaffung 101 Berichtsuser101 Berichtsuser (Institute; § 26 und 27 (Institute; § 26 und 27
Projekte) f. Projekt bzw. Projekte) f. Projekt bzw. BudgetüberwachungBudgetüberwachung VorlageVorlage an das an das RektoratRektorat -> Zustimmung -> Zustimmung
(nach Vorlage User Definition von SAP)(nach Vorlage User Definition von SAP) die Anzahl der Lizenzen geht sich aus mit die Anzahl der Lizenzen geht sich aus mit
dem vom dem vom BM:BWKBM:BWK zur Verfügung gestelltem zur Verfügung gestelltem BudgetBudget und ermöglicht theoretisch autonome und ermöglicht theoretisch autonome DLE´s bzw. FakultätenDLE´s bzw. Fakultäten
Entscheidend ist Rollenberechtigung -> Entscheidend ist Rollenberechtigung -> BerechtigungskonzeptBerechtigungskonzept
Situation an anderen UnisSituation an anderen Unis meisten Unis stark zentralmeisten Unis stark zentral LinzLinz möchte möchte SAPSAP zur Gänze zur Gänze selbstselbst betreiben betreiben
einen eigenen Workflow implementieren, in einen eigenen Workflow implementieren, in dem es ganz einfach ist, ohne Kenntnisse der dem es ganz einfach ist, ohne Kenntnisse der jeweiligen Programme, die Zeitanmeldung, jeweiligen Programme, die Zeitanmeldung, Beschaffungen, Urlaubsmeldungen etc. Beschaffungen, Urlaubsmeldungen etc. durchzuführen -> Anfrage an UD Schmied durchzuführen -> Anfrage an UD Schmied
Innsbruck ermöglicht im Rahmen des VIB Innsbruck ermöglicht im Rahmen des VIB dezentrale Bestellmöglichkeiten für die dezentrale Bestellmöglichkeiten für die MitarbeiterInnenMitarbeiterInnen
eventuell gemeinsamer SAP Rechenverbund eventuell gemeinsamer SAP Rechenverbund im im Westverbund Westverbund in 6 Jahrenin 6 Jahren
konkrete Auswirkungen konkrete Auswirkungen durch die Autonomie auf durch die Autonomie auf
die Fachbereiche ->die Fachbereiche ->SAP UnterstützungSAP Unterstützung
BerichtswesenBerichtswesen § 26 und 27 Projekte§ 26 und 27 Projekte BeschaffungswesenBeschaffungswesen
BerichtswesenBerichtswesenInternet BerichtsuserInternet Berichtsuser (Fachbereichs- Projekt (Fachbereichs- Projekt
Leiter, Sekretariate)Leiter, Sekretariate) weltweit Berichte abrufen (Budgetstand…) weltweit Berichte abrufen (Budgetstand…) besondere Situation Literatur - Alephbesondere Situation Literatur - Aleph Drill Down Funktion (bis auf die Rechnungsebene = Drill Down Funktion (bis auf die Rechnungsebene =
Buchung)Buchung) FM Modul (reine Finanzsicht) aus dem ersichtlich istFM Modul (reine Finanzsicht) aus dem ersichtlich ist
Budgetzuweisung für den SachaufwandBudgetzuweisung für den Sachaufwand - bisher verbrauchte Mittel- bisher verbrauchte Mittel = Verfügungsrest= Verfügungsrest
Kostenbericht aus CO Modul (Summe aller Kosten der Kostenbericht aus CO Modul (Summe aller Kosten der Kostenstelle)Kostenstelle)
eventuell Westverbundlösung möglich (würde eventuell Westverbundlösung möglich (würde Berichtsuser Lizenzen unnötig machen), aber keine Berichtsuser Lizenzen unnötig machen), aber keine KostenersparnisKostenersparnis
§ 26 und 27 Projekte§ 26 und 27 Projekte Abwicklung - Motivation, einfachAbwicklung - Motivation, einfach Vorlage FWF Regelung als ReferenzVorlage FWF Regelung als Referenz Arbeitsgruppe unter VR Duschl -> Konzept Arbeitsgruppe unter VR Duschl -> Konzept
wird vorgelegt (EU, Kostenersatz, autonom.)wird vorgelegt (EU, Kostenersatz, autonom.) Überführung der Konten, Sparbücher –> Uni Überführung der Konten, Sparbücher –> Uni
Leitung = treuhändische VerwaltungLeitung = treuhändische Verwaltung Entscheidung virtuelle – reale KontenEntscheidung virtuelle – reale Konten Haftung – Folgekosten – Dienstverhältnisse Haftung – Folgekosten – Dienstverhältnisse
(Personalübernahme -> Angestellte der Uni)(Personalübernahme -> Angestellte der Uni)
Änderungen durch UG 2002Änderungen durch UG 2002 der gesamte Personalaufwand (§ 26 und der gesamte Personalaufwand (§ 26 und
27) wird zentral abgerechnet (MUSS)27) wird zentral abgerechnet (MUSS) der § 27 Sachaufwand wird zentral der § 27 Sachaufwand wird zentral
abgerechnet (MUSS)abgerechnet (MUSS) der § 26 Sachaufwand ???der § 26 Sachaufwand ??? verringerte Bank- Kontenanzahl (nur verringerte Bank- Kontenanzahl (nur
mehr eines ???) Entscheidung: SAP mehr eines ???) Entscheidung: SAP Konten vs. Banksubkonten mit Cash Konten vs. Banksubkonten mit Cash PoolingPooling
Beschaffungswesen Beschaffungswesen ( 99 ( 99 Limited Limited UserUser - 2 pro Fachbereich; - 2 pro Fachbereich;
Schwerpunkte)Schwerpunkte) Ablauforganisation: Klärung: wer bestellt was ? -> Ablauforganisation: Klärung: wer bestellt was ? -> Strategische Beschaffung ?Strategische Beschaffung ?
2 Möglichkeiten: innerhalb bzw. außerhalb SAP2 Möglichkeiten: innerhalb bzw. außerhalb SAP wir müssen alle Außenstände für den Jahresabschluss wir müssen alle Außenstände für den Jahresabschluss
kennen (Verbindlichkeiten / Forderungen Literatur, kennen (Verbindlichkeiten / Forderungen Literatur, Material, UL Gebühren…); KalenderjahrMaterial, UL Gebühren…); Kalenderjahr
alle Bücher über die UB bzw. Aleph (Konditionen…) ? alle Bücher über die UB bzw. Aleph (Konditionen…) ? (wiss. Literatur ist auf 5 Jahre abzuschreiben, she. (wiss. Literatur ist auf 5 Jahre abzuschreiben, she.
Durchführungsbestimmung zur RL VO; Festwert)Durchführungsbestimmung zur RL VO; Festwert) vorgegebene Lieferantenstammdatenvorgegebene Lieferantenstammdaten Internetlösung wäre vorhanden (einfach aber Internetlösung wäre vorhanden (einfach aber
eingeschränkt)eingeschränkt) Büromateriallager fixBüromateriallager fix Chemikalien Lager ???Chemikalien Lager ??? normierte Rechnungserstellung über das SD Modul normierte Rechnungserstellung über das SD Modul
Schulung für das Schulung für das BeschaffungswesenBeschaffungswesen
Pilot Schulung für Romanistik und Pilot Schulung für Romanistik und PsychologiePsychologie
zusätzliche gestaffelte Schulungen zusätzliche gestaffelte Schulungen und Anbindung der Fachbereiche und Anbindung der Fachbereiche
Erstellung von Schulungsunterlagen?Erstellung von Schulungsunterlagen?
Schulungen e-learningSchulungen e-learning Einführung in SAP R3 (SAP GUI)Einführung in SAP R3 (SAP GUI) FM BerichteFM Berichte CO BerichteCO Berichte MM SD LightMM SD Light FI AAFI AA
TransparenzTransparenz
RektorRektor DokumentationDokumentation Change Management (mit DA, Prof. Change Management (mit DA, Prof.
…)…) Vorträge bei Fakultäten, DA…Vorträge bei Fakultäten, DA…
weitere Vorgangsweiseweitere Vorgangsweise Sammlung von Fragen (an Stefan Sammlung von Fragen (an Stefan
Bohuny senden)Bohuny senden) Erstellen des Schulungsplanes (wenn Erstellen des Schulungsplanes (wenn
Organisationsstruktur und Organisationsstruktur und Zuständigkeit klar)Zuständigkeit klar)
endgültige Festlegung der Lizenzenendgültige Festlegung der Lizenzen
Vielen Dank für die Vielen Dank für die AufmerksamkeitAufmerksamkeit
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?
FragenFragen ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?