SB.EK.00 ENTEGRE SİSTEM EL KİTABI - Sancaktepe · ENTEGRE SİSTEM EL KİTABI DOKÜMAN NO YAYIN TARİHİ REVİZYON TARİHİ REVİZYON NO SB.EEK.00 18.03.2016 - 0 veya bunların birlikte

T.C İSTANBUL SANCAKTEPE BELEDİYESİ

SB.EK.00 ENTEGRE SİSTEM EL KİTABI

YAYIN NO: İlk yayın REVİZYON NO: 00 YAYIN/REVİZYON TARİHİ: 18.03.2016 Kalite El Kitabı’nda gerektiğinde değişiklikler ve güncellemeler yapılabilir. İzinsiz olarak çoğaltılamaz ve dağıtılamaz. Çoğaltılması ve dağıtılabilmesi için Sancaktepe Belediyesi Yönetim Temsilcisinden izin alınmalıdır. Kuruluş içinde Bu doküman bir ağ ya da internet ortamından indirilmesi sebebiyle Yönetim Temsilcisi tarafından kontrollü bir kopya olarak yayınlanmamıştır. Bu sebeple, dokümanın güncelliğini teyid etmek bu dokümanı edinen kişinin sorumluluğudur. Bu kontrol network ağında ve intranette yayınlanan Doküman Master Listesinde bildirilen doküman değişiklik numarasının kontrol edilmesi ile sağlanabilir

Tel: 0 216 622 33 33 Fax: 0 216 620 93 37 /www.sancaktepe.bel.tr Adres: Meclis Mahallesi Atatürk Caddesi No: 111 Sancaktepe İSTANBUL TÜRKİYE

T.C.

SANCAKTEPE BELEDİYESİ

ENTEGRE SİSTEM EL KİTABI

DOKÜMAN NO YAYIN TARİHİ REVİZYON TARİHİ REVİZYON NO SB.EEK.00 18.03.2016 - 0

BÖLÜM NO KONU ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 REV NO

SB.EEK.00 Entegre El Kitabı Kapak --- --- --- 00 SB.EEK.00 İçindekiler --- --- --- 00 SB.EEK.00 Terimler --- --- --- 00

SB.EEK.00

Sancaktepe İlçesi ve Sancaktepe Belediyesi Tarihi --- --- --- 00

Kurum Bilgileri --- --- --- 00 Kapsam 4.1 4.1 4.1 00 Hariç Tutma 4.1 --- --- 00 Misyon, Vizyon, Politika 5.3 4.2 4.2 00

SB.EEK.00

Entegre Yönetim Sistemi 4.1 --- --- 00 Dokümantasyon Şartları 4.2 --- --- 00 Kalite El Kitabı 4.2.2 --- --- 00 Doküman Kontrolü 4.2.3 4.5.5 4.4.4 00 Kayıtların Kontrolü 4.2.4 4.5.4 4.5.3 00

SB.EEK.00

Yönetim Sorumluluğu 5 4.2 4.2 00 Yönetim Taahhütleri 5.1 4.4.1 4.4.1 00 Vatandaş Odaklılık 5.2 --- --- 00 Çevre Boyutları & ISG Tehlikeleri ---- 4.3.1 4.3.1 00 Yasal ve Diğer Şartlar ---- 4.3.2 4.3.2 00 Kalite-Çevre-İş sağlığı ve Güvenliği Politikası 5.3 4.2 4.2 00

Planlama 5.4 4.3 4.3 00 Sorumluluk Yetki ve İletişim 5.5 4.4.1/ 4.4.3 4.4.1/ 4.4.3 00 Yönetimin Gözden Geçirmesi 5.6 4.6 4.6 00

SB.EEK.00

Kaynak Yönetimi 6 --- --- 00 Kaynakların Sağlanması 6.1 4.4.1 4.4.1 00 İnsan Kaynakları 6.2 4.4.2 4.4.2 00 Altyapı 6.3 4.4.6 4.4.6 00 Çalışma Ortamı 6.4 4.4.6 4.4.6 00

SB.EEK.00

Hizmet Gerçekleştirme 7 4.4.6 4.4.6 00 İşlem Kontrolü --- 4.4.6 4.4.6 00 Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması 7.1 4.4.6 4.4.6 00

Hizmet Alan Tüm Bireyler ve Kurumlar ile İlgili Prosesler 7.2 4.4.6 4.4.6 00

Tasarım ve Geliştirme 7.3 4.4.6 4.4.6 00 Satın Alma 7.4 4.4.6 4.4.6 00 Belediyecilik Hizmeti Sunumu 7.5 4.4.6 4.4.6 00 İzleme ve Ölçme Donanımının 7.6 4.5.1 4.5.1 00

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

MUSTAFA ÖZKAN Strateji Geliş. Pers.

HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 2 / 38

T.C.




BÖLÜM NO KONU ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 REV NO

Kontrolü

SB.EEK.00

SB.EEK.00

İzleme, Analiz ve İyileştirme 8 4.5.1 4.5.1 00 Genel 8.1 4.5.1/ 4.5.5 4.5.1/ 4.5.5 00 İzleme ve Ölçme 8.2 4.5.1/ 4.5.5 4.5.1/ 4.5.5 00 Uygun Olmayan Ürünün / Hizmet Kontrolü 8.3 4.5.2 4.5.2 00

Veri Analizi 8.4 4.5.1 4.5.1 00 İyileştirme 8.5 4.5.3 4.5.3 00 Acil Hal Hazırlığı Ve Bu Hallerde Yapılması Gereken İşler 8.3 4.4.7 4.4.7

EK 1 Proses Etkileşim Şeması 4.1 --- --- 00 EK 2 Organizasyon Şeması 5.5 4.4.1/ 4.4.3 4.4.1/ 4.4.3 00



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 3 / 38

T.C.




TERİMLER Kalite: Yapısal özellikler takımının şartları yerine getirme derecesi.

Vatandaş: Belediyemiz sınırları içinde hizmet verilen tüm vatandaşlar ve kurumlardır.

Vatandaş Memnuniyeti: Şartların yerine getirildiğinin vatandaş tarafından algılanan tatmin derecesi.

Sistem: Birbirleriyle ilişkili veya etkileşimli elemanlar takımı.

Yönetim Sistemi: Politika ve hedefleri oluşturma ve bu hedefleri başarma sistemi.

Entegre Yönetim Sistemi: Bir kuruluşu kalite ve yönetim bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemi.

Kalite politikası: Bir kuruluşun (üst) yönetimi tarafından resmi olarak ifade edilen, kalite ile ilgili bütün amaçları ve

idaresi. ( Genelde kalite politikası kuruluşun genel politikası ile tutarlıdır ve kalite hedeflerini tespit etmek için bir

çerçeve sağlar)

Kalite hedefi: Kalite politikasıyla ilgili olarak aranan ve amaçlanan bir şey.

- Kalite hedefleri, genelde, kuruluşun kalite politikasına dayanır.

- Kalite hedefleri, genelde kuruluş içindeki ilgili fonksiyonlar ve seviyeler için belirtilir.

Kalite planlaması: Kalite hedeflerinin saptanmasına odaklanan, gerekli çalıştırma proseslerini ve kalite hedeflerini

yerine getirmek için ilgili kaynakları belirleyen kalite yönetiminin bir kısmı.

Çevre: Bir kuruluşun, faaliyetlerini yürüttüğü hava, su, toprak, doğal kaynaklar, flora, fauna ile insanları da ihtiva eden

ortam ve bunlar arasındaki ilişki.

Not – Bu çerçevede ortam, kuruluştan başlayarak küresel sisteme kadar genişletilebilir.

Çevre Etkisi: Bir kuruluşun faaliyetleri, ürünleri veya hizmetleri sonucunda çevrede kısmen veya tamamen meydana

gelen olumlu veya olumsuz herhangi bir değişiklik

Çevre Boyutu: Bir kuruluşun, çevre ile etkileşime girebilen faaliyetlerinin, ürünlerinin ve hizmetlerinin bir elemanı.

Not – Önemli çevre boyutu, önemli bir çevre etkisine sahip olan veya olabilen bir çevre boyutudur

Kaza: Ölüme, hastalığa, yaralanmaya, hasara veya diğer kayıplara sebebiyet veren istenmeyen olay

Tehlike: İnsanların yaralanması, hastalanması, malın veya malzemenin hasar görmesi, işyeri ortamının zarar görmesi



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 4 / 38

T.C.




veya bunların birlikte gerçekleşmesine sebep olabilecek kaynak veya durum

Olay: Kazaya sebep olan veya sebep olacak potansiyele sahip olan oluşum

İş sağlığı ve güvenliği: Çalışanların, geçici işçilerin, yüklenici personelinin, ziyaretçilerin ve çalışma alanındaki diğer

insanların sağlık ve güvenliğini etkileyen faktörler ve şartlar

Risk: Tehlikeli bir olayın meydana gelme olasılığı ile sonuçlarının bileşimi.

Risk değerlendirmesi: Riskin büyüklüğünü tahmin etmek ve riske tahammül edilip edilemeyeceğine karar vermek için

kullanılan prosesin tamamı

Katlanılabilir risk: Kuruluşun, yasal zorunluluklara ve kendi İSG politikasına göre, tahammül edebileceği düzeye

indirilmiş risk.

Sürekli iyileştirme: Şartların yerine getirilmesi yeteneğini arttırmak için tekrar edilen faaliyet.( Hedefleri oluşturma ve

iyileştirme için fırsatları bulma prosesi, tetkik bulgularını, tetkik sonuçlarını, veri analizini, yönetimin gözden

geçirmelerini veya diğer araçları kullanmak suretiyle, genel olarak düzeltici faaliyet veya önleyici faaliyete götüren

sürekli iyileştirme prosesidir.)

Etkinlik: Planlanmış faaliyetlerin gerçekleştirilme ve planlanan sonuçlara ulaşma derecesi.

Verimlilik: Elde edilen sonuç ile kullanılan kaynaklar arasındaki ilişki. (maliyet/etkinlik oranı)

Proses: Girdileri çıktılara dönüştüren, birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetler takımı

- Genel olarak bir prosesin girdileri, diğer proseslerin çıktılarıdır.

- Genel olarak, bir kuruluş içindeki prosesler, katma değer sağlamak için kontrollü şartlar altında planlanır ve

gerçekleştirilir.

- Son ürünün (hizmetin) uygunluğunun hemen veya ekonomik olarak doğrulanamadığı bir proses, sıklıkla "özel

proses" olarak belirlenir.

Ürün: Bir prosesin sonucu. Hastanemizin sunduğu nihai ürün, sağlık hizmetidir.

Tedarikçi: Bir ürünü sağlayan kuruluş veya kişi.

İlgili taraf: Bir kuruluşun başarısından veya performansından fayda sağlayan kişi veya grup. Örnek: Vatandaş, mal

sahipleri, kuruluştaki kişiler, tedarikçiler, bankerler, birlikler, ortaklar veya dernekler.



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 5 / 38

T.C.




Prosedür: Bir faaliyeti veya bir prosesi icra etmek için belirlenen yol. Prosedürler dokümante edilir veya edilmeyebilir

Bir prosedür dokümante edildiğinde "yazılı prosedür" veya "dokümante edilen prosedür deyimi sıklıkla kullanılır. Bir

prosedürü içeren doküman "prosedür dokümanı" olarak adlandırılabilir.

Bağımlılık: Bulunabilirlik performansını ve onun etkileyen faktörlerini, güvenilirlilik performansını ve sürdürülebilme

performansını açıklamak için kullanılan toplu bir terim. Bağımlılık nicel olmayan terimlerde yalnızca genel açıklamalar

için kullanılır.

Uygunluk: Bir şartın yerine getirilmesi.

Uygunsuzluk: Bir şartın yerine getirilmemesi.

Önleyici faaliyet: Potansiyel bir uygunsuzluğun sebebinin veya diğer istenmeyen potansiyel durumların bertaraf

edilmesi için yapılan faaliyet.

- Herhangi bir potansiyel uygunsuzluk için birden fazla sebep olabilir.

- Önleyici faaliyet, meydana gelmeyi önlemek için yapılır.

Düzeltici faaliyet: Saptanan bir uygunsuzluğun sebebini veya diğer istenmeyen durumu yok etmek için yapılan

faaliyet.

- Bir uygunsuzluğun birden fazla sebebi olabilir.

- Düzeltici faaliyet, tekrar meydana gelmeyi önlemek için yapılır

- Düzeltme ile düzeltici faaliyet arasında fark vardır.

Doküman: Bilgi ve onun destekleyici ortamı. Örnek: kayıt, özellik, prosedür dokümanı, çizim, rapor, standart.

- Ortam: kağıt, manyetik, elektronik veya optik bilgisayar disketleri, fotoğraf veya mastar numune veya bunların

birleşimi olabilir.

Kalite el kitabı: Bir kuruluşun kalite yönetim sistemini belirleyen doküman.

Kalite el kitapları, münferit bir kuruluşun karmaşıklığına ve büyüklüğüne uygun olarak format ve ayrıntı bakımından

değişebilir.

Kayıt: Elde edilen sonuçları beyan eden veya gerçekleştirilen faaliyetin delilini sağlayan doküman;

Kayıtlar, izlenebilirliği doküman haline getirmek için ve doğrulamanın, önleyici faaliyetin ve düzeltici faaliyetin delilini



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 6 / 38

T.C.




sağlamak için kullanılabilir.

Genellikle, kayıtların revizyon kontrolü altında bulundurulması gerekli değildir.

Doğrulama: Objektif delilin sağlanması yolu ile, belirlenen şartların yerine getirildiğinin teyidi.

Gözden geçirme: Tespit edilen hedeflere ulaşmak amacıyla ele alınan konunun etkinliği, yeterliliği ve doğruluğunu

tayin etmek için yapılan faaliyet. Gözden geçirme, verimliliğin tayinini de içerebilir.

Sancaktepe İlçesi ve Sancaktepe Belediyesi Tarihi

Sancaktepe’yi oluşturan beldelerden Samandıra'nın tarihte rastlanan ilk ismi Demeter'dir. Demeter Yunan

Mitolojisinde tarım ve bereket tanrıçasıdır ve insanlara toprağı ekip biçmesini öğreten odur. Samandıra öylesine

kusursuz ve doyumsuz bir toprak harikasıdır ki, insanlar onun güzelliğini, bu güzelliğin formu ve ideali olan tanrıça

Demeter adıyla ifade etmekten kendilerini alamamışlardır. Ayrıca Samandıra, yabani hayvan çeşitliliğiyle av için de

tılsımlı bir mekândı. Bu özelliği ileride onu Bizans imparatorlarının en gözde sayfiye alanlarından biri haline

getirecekti. Yazlık sayfiye alanlarına düşkünlüğü ve av merakıyla tanınan Bizans İmparatorlarından II. Tiberius (578–

582) ile damadı ve kendisinden sonraki imparator Maurikios (582–602) tarafından Samandıra'ya bir saray inşa

ettirilmiştir. Damatrys Sarayı'nı. Kalıntıları günümüze kadar ulaşan ve literatüre Damatrys Sarayı olarak geçen bu

saray, inşa edilme amacı olan av ve dinlenmenin yanı sıra, İstanbul'un Anadolu'ya açılan kapısı olması ve Anadolu'ya

yapılacak olan seferler doğrultusunda güzergâh üzerinde olması nedeniyle Bizans ordusunun toplanma ve konaklama

bölgesi olarak kullanılmış, imparatorların Anadolu'dan dönerken de, başkente girmeden evvel son gecelerini

geçirdikleri yer olmuştur. İmparator Samandıra'da konaklarken haberciler bir gün önceden başkente ulaşır ve

İmparator'u karşılamak için gerekli hazırlıkların yapılmasını temin ederlerdi. Bugün yıkıntıları arasında haç

biçimindeki sarnıcı, kemer ve tonozları teşhis edilebilen saray, gözle görülen bölümünden çok daha büyük bir alanı

kapsadığını tahmin etmekteyiz. Boyutları ve nitelikleri göz önüne alındığında Bizans'tan günümüze ulaşan belki de en

önemli yapı burasıdır. 1043 yılına gelince Peçenek Türklerinin Bizans'ı ele geçirmek için başlattıkları harekâtta Samandıra'da 1500 kişilik bir

askeri kuvvetle konakladıklarını biliyoruz. Tarih 1296'yı gösterirken İstanbul'da çok şiddetli bir deprem oldu. Bu

deprem İstanbul'da taş üstünde taş bırakmamış ve şehir toparlanana kadar payitaht geçici bir süre için Samandıra'ya

taşınmıştır. Bundan sonra Samandıra hakkında Bizans tarihçileri sözbirliği etmişçesine susuyor. Zira Osmanlı akınları

önlenemez olmuştur ve buraları en çok seven ve en sık kalan İmparator Andronikos II. Paleologos'un ölümünden üç ay

sonra Orhangazi tarafından yetkili kılınmış olan Abdurrahmangazi isimli Osmanlı komutanı'nın Aydos kalesini

kuşatarak fethetmesi ile Samandıra Türk topraklarına geçmiş olacaktır. Böylece Osmanlı hududu diğer fetihlerle



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 7 / 38

T.C.




birlikte Karadeniz ve İstanbul'a doğru genişlemiştir. Bu dönemde küçük bir köy yerleşimi niteliğinde olan Samandıra,

Cumhuriyet yıllarına kadar büyük bir mekânsal gelişime sahne olmadan bu niteliğini korumuştur. Ancak, Cumhuriyet

döneminde Kartal İlçesine bağlı bir bucak olan yerleşim, 1992 yılında belediye statüsüne kavuşarak hızla gelişmeye

başlamıştır. Sancaktepeyi oluşturan beldelerden Yenidoğan beldesi, Osmanlı İmparatorluğu döneminde padişahlara ve

sadrazamlara avlak olarak 1900 lü yıllara kadar gelmiştir. 1800 lü yılların sonunda, başarısından dolayı İmparatorluk,

Yenidoğan’ında içinde bulunduğu bölgeyi Eminzade Hüsnü Ziya Paşa’ya tahsis etmiştir. Eminzade Hüsnü Ziya Paşa,

1910 yılında 4654 dönüm olan Yenidoğan’ı Belçika uyruklu Frank phillipsson’a satmıştır. Kurtuluş Savaşından sonra

bu şahıs Belçikaya kaçmış ve akabinde varisleri tarafından yer kullanılmak istenmiş ancak Yenidoğan üzerindeki

işgalciler buna engel olmuşlardır. Bu vesile ile yerlerini fiili olarak kullanamayacaklarını anlayan varisler ellerindeki

tapuları üçüncü şahıslara satmış ve tekrar Belçika’ya dönmüşlerdir. Üçüncü şahıslar, ellerinde bulunan tapularla

birlikte, yer üzerindeki şagilleri mahkemeye vermişler ve bu süreç 1990 lı yıllara kadar devam etmiştir. Yenidoğan’da Cumhuriyet sonrasında ilk yerleşim Sarıgazi’nin mahallesi olarak 1950’li yıllarda başlamış, 1965

yılında Üsküdar’a bağlı köy statüsüne kavuşmuş, 1987 yılında ise Ümraniye İlçesi’nin kurulmasıyla bu ilçeye

bağlanmıştır. Yenidoğan’ın ilk sakinleri geçimlerini tarım ve hayvancılık ile tuğla harmanlarında tuğla yaparak

sağlamışlardır. Bu süreç Yenidoğan’ın 1993 tarihinde belde belediyesi statüsüne kavuşuncaya kadar devam etmiştir.

27 Mart 1994 tarihinde yapılan Mahalli İdareler seçimleri sonucunda fiili olarak Yenidoğan Belediyesi kurulmuş ve

faaliyete geçmiştir. Sancaktepe’yi oluşturan diğer belde olan Sarıgazi ise adını, Fatih Sultan Mehmed zamanında ulemadan olan ve

İstanbul'un fethinde bulunan Sarı Kadı Mehmed isimli zattan almıştır. Sarı Kadı köyü zamanla Sarıgazi'ye

dönüşmüştür. Sarı Kadı Mehmed'in Gebze'den geldiği rivayet olunmaktadır. Kaynaklarda köyün kendisine mülk

olarak verildiği belirtilmektedir. Sarı Kadı Mehmed 1469'da vefat etmiştir. Kabri, yeni Sarıgazi köyü camisinin kıblesi

yönünde, Çayırönü denilen yerdedir. Halk tarafından buraya “ulu ziyaret mevkii” denilmektedir. Sarıgazi'deki insan

yoğunluğu Anadolu'dan İstanbul'a göçlerin yanı sıra, 1970'lerden sonra İstanbul'un çeşitli semtlerinde meydana gelen,

yol, köprü ve yapılaşmaya daha müsait sahalar açılması için yapılan istimlaklar sebebiyle bölgeye (bu arada da

Sarıgazi köyüne) insanlarımızın yerleşmesiyle başlamıştır. 1938 yılında Sarıgazi Üsküdar ilçesine bağlı bir köy iken 1941 yılına gelindiğinde Samandıra, Kartal kazasına bağlı

bir bucak merkezi olmuştu. Sarıgazi ve Paşaköy Samandıra'ya tabi köy olarak gözükmektedir. Bu durum 1966 yılına

kadar devam etti. 1966 ve 1981 yıllarında Samandıra ve Sarıgazi köylerinin idari yapısında değişiklikler oldu.



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 8 / 38

T.C.




Samandıra yine Kartal ilçesine bağlı bir bucak merkezi iken, Sarıgazi Üsküdar Merkez bucağına bağlı bir köy olarak

görülmektedir. 1992’de Sarıgazi Köyü Ümraniye ilçesine bağlı bir belde durumuna getirildi. Yapılan araştırmalar sonucunda; 1521-1524 tarihlerine ait sicil kayıtlarını ihtiva eden 3 Numaralı şeriye siciline göre

Üsküdar nahiyesinin iskân birimlerinden olan Samandıra'da 22 hane Müslüman yaşamaktaydı. Her hanede ortalama 5

kişinin olduğunu varsayarsak, 1524 tarihinde Samandıra'nın nüfusunun ortalama 110 kişi olduğunu söyleyebiliriz. 1561 yılında Samandıra'da 49 hane ve nüfusu tahminen 294 civarındadır. 1600-1624 yılları arası ile ilgili bilgi veren tahrir kayıtlarında Samandıra'da 39 hane, 8 mücerred ve 1 muaf hane

bulunmaktadır. Bu dönem arasındaki Samandıra nüfusu ise yaklaşık olarak 208 civarındadır. 1923 yılında Lozan Barış Antlaşması'na ek olarak yapılan sözleşme uyarınca Türkiye ve Yunanistan arasında yapılan

nüfus mübadelesi kapsamında Önceleri bir Rum köyü olan Paşaköy'den yaklaşık 50 kadar hane Selanik'e gitmiş ve

Selanik'ten de yaklaşık 60 hane kadar nüfus önce Tuzla'ya daha sonra da Paşaköy'e yerleştirilmiştir. 1938 yılında Paşaköy ve Samandıra'nın bağlı olduğu kaza Kartal'dır. Paşaköy'ün nüfusu 309 ve 1938 yılı köy gelirleri

toplamı 1.068 lira olarak gözükmektedir. Samandıra'nın nüfusu ise 351 olup 1938 yılı köy gelirleri toplamı 1.576

liradır. Sarıgazi köyünün bağlı olduğu kaza da Kartal'dır. Sarıgazi'nin nüfusu 132 olarak görünürken 1938 yılı köy gelirleri

toplamı da 569 lira olarak belirtilmiştir. 1960 sayımlarına göre Samandıra bucak merkezinin nüfusu 4.715 (Erkek: 2.345, kadın: 2.370) olarak gözükürken,

Sarıgazi'nin nüfusu 688 (Erkek:387,kadın: 301), Paşaköy'ün nüfusu 469 (Erkek:241,kadın: 228) olarak belirtilmiştir. 1997’de Paşaköy Samandıra’ya bağlı bir köy durumundadır. Bu tarihte, Samandıra'nın nüfusu 46 bin125 iken, Paşaköy'ün nüfusu da 4 bin 974 olarak tespit edilmiştir. Sarıgazi ise Ümraniye ilçesine bağlı bir belde olarak görülmekte olup, nüfusu 36.240'tır.

Kurum Bilgileri

Sancaktepe Belediye Başkanlığı olarak, Belediyemiz, hizmetlerini 5747 sayılı Kanun ile Tuzel kişilikleri 29 Mart

2009 tarihinde sona eren Samandıra, Sarıgazi ve Yenidoğan İlk Kademe Belediyelerinden Belediyemize intikal eden

ve ilçemizin farklı noktalarında bulunan hizmet binalarında yürütmeye devam etmekteyiz. Belediyemizde toplam 24

müdürlük bulunmaktadır. Belediyemiz harcama birimleri genel olarak merkez binada hizmet vermekte olup, 14

müdürlüğümüz ana hizmet binasında, 6 müdürlüğümüz Samandıra ek hizmet binasında, 1 müdürlüğümüz

Samandıra Zabıta hizmet binasında, 1 müdürlüğümüz Samandıra Makine İkmal Binasında, 1 müdürlüğümüz Mevlana

Kültür ve Bilgi Merkezi’nde ve 1 müdürlüğümüz de Samandıra Kültür Merkezi’nde halkımıza hizmet vermeye



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 9 / 38

T.C.




devam etmektedir.

Belediyemiz, sunmakta olduğu belediyecilik hizmetini eğitimli ve deneyimli kadrosu ile gerçekleştirmektedir.

Organizasyon Yapımız El Kitabının ekinde verilmiştir.

Kapsam

T.C. SANCAKTEPE BELEDİYESİ’NDE tüm hizmet binalarını kapsayacak şekilde sunulan bütün hizmetler ISO 9001,

ISO 14001, OHSAS 18001 Entegre Yönetim Sistemine dâhil edilmiş olup, Hizmet kapsamı “Belediye Hizmetleri”

olarak tanımlanmıştır.

Hariç Tutmalar

Belediyemiz ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardının tüm şartlarını yerine getirir.

MİSYONUMUZ VE VİZYONUMUZ Halkımızın,

"Belediyecilik anlamında müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, yaşayanlara ve gelecek nesillere

modern bir kent hazırlamak.”

“Sorunlara çözüm üreten, yarınları inşa eden belediye olmak.”

Kalite, Çevre ve İş Sağlığı Güvenliği Politikamız

• Herkesin görmek ve yaşamak istediği bir belediye olmak

• Kent insanının sosyal ve kültürel yaşamını desteklemek,

• Bilgiye dayalı yüksek standartlarda hizmet üretmek,

• Kentlilik bilincini artırmak,

• Belediye ve doğal kaynaklarının etkin ve verimli kullanımını sağlamak,

• Hesap verilebilirliği yüksek, çevreci ve insan odaklı bir belediye oluşturmak,

• Doğal, kültürel ve tarihi değerlere sahip çıkarak gelecek nesillere yaşanabilir bir kent bırakmak,

• Belediyemiz karar ve uygulamalarına vatandaşlarımızın ve çalışanlarımızın katılımını artırmak,

• Çalışanlarımızın memnuniyetini sağlamak,

• Vatandaşlarımızın tüm sosyal ihtiyaçlarını belediye sınırları içerisinde karşılamak,



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 10 / 38

T.C.




• Yatırımları teşvik etmek,

• Öğreten ve çözüm üreten bir kurum olmak,

• Vatandaş beklentileri doğrultusunda; kaliteli, güler yüzlü, adil ve tarafsız hizmet sunmak, vatandaşlarımızın

memnuniyetini sürekli kılmak,

• Gelişen ve değişen teknolojileri takip ederek sistemimizi ve belediye hizmetlerimizi sürekli geliştirmek ve

iyileştirmek,

• Çevre kirliliğini azaltmak,

• İş kazalarını ve meslek hastalıklarını en aza indirgemek,

• Mevzuat ve yönetmelikleri takip edip uygulamak,

4.1. ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ

Genel Şartlar

Kurumumuzda, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 standartlarının öngördüğü şartlara uygun

olarak entegre bir yönetim sistemi oluşturulmuş, dokümante edilmiş, sürekliliği sağlamak ve sürekli iyileştirmek için

gerekli mekanizmalar kurulmuştur. Kurmuş olduğumuz Entegre Yönetim Sistemi tüm ürün ve hizmetlerimizin,

vatandaş istekleri, yürürlükteki yasal/mevzuat şartlarının karşılanmasını sağlamaktadır.

Kurumumuzda proses tabanlı Kalite Yönetim Sistemi modeli etkin olarak uygulanmaktadır.

Belediyemizde faaliyette olan toplam 24 adet müdürlük için ayrı ayrı toplam 103 alt proses oluşturulmuştur. Bu

prosesler, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 da belirtilmiş şartlara uygun olarak yönetilmektedir.

Tüm prosesler için izleme ve yeterliliklerinin analizi yapılmakta ve değerlendirilmektedir. Bu faaliyetlerin sonuçları

analiz edilmekte, yorumlanmakta proseslerin geliştirilmesi için geri besleme oluşturmaktadır. Proses sonuçları, proses

beklentileri ile kıyaslanarak gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetler planlanmakta ve uygulanmaktadır. Proses yaklaşımı

kalite yönetim sisteminin etkin ve verimli çalışmasını sağlamaktadır. Birbirini takip eden ve birbiri ile ilişkili prosesler ile

şartlar açık olarak tanımlanmakta, proses performansları için performans kriterleri geliştirilmektedir. Akış şemaları ile

proses analizi yapılmış ve takım çalışması ürünü olarak uygulanmaktadır. Prosesler; planla, uygula, kontrol et ,önlem

al (PUKO) yaklaşımı benimsenerek iyileştirilmektedir. Proseslerin birbirleri ile Etkileşimleri Ek-01 Proses Etkileşim Tablosunda açıklanmıştır. Proses İzleme Formu ile performans kriterleri izlenmekte ve Yönetimin Gözden

Geçirilmesi toplantılarında değerlendirilmektedir.

Dış Kaynaklı Proseslerimiz:

Sunduğumuz hizmetin kalitesini ve sonuçlarının uygunluğunu etkileyecek herhangi bir faaliyeti anlaşmalı olarak

başka bir kuruluştan temin ettiğimizde, bu tür faaliyetlerin denetimini ve etkinliğini sağlayacak yöntemler

Belediyemizde belirlenmiştir. Kamu İhale Kanunu kapsamında dış kaynaklı hale getirilen proseslerin teknik



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 11 / 38

T.C.




şartnamelerinde belirtilen yollarla bu denetim gerçekleştirilmektedir.

Temizlik Hizmeti, Yemekhane Hizmeti, Güvenlik Hizmeti, Bakım Hizmetleri, Personel Alımı, Alt ve Üst yapı İnşaat

İşleri, Proje Çizimi, Park Bakım Onarım, Gençlik ve Kültür Merkezi İşletilmesi dış kaynaklı proseslerimizdir.

İLGİLİ DOKÜMANLAR:

Ek-01 Proses Etkileşim Tablosu

Tüm Süreç Akış Şemaları

Tüm Prosedürler

Proses İzleme Formu

4.2. DOKÜMANTASYON ŞARTLARI

4.2.1. Genel

Entegre Yönetim Sistemini oluşturmak, uygulamak, sürdürmek ve sistemin etkin, verimli çalışmasını desteklemek

için gereken dokümantasyon sistemi kurulmuştur

Kalite Yönetim Sistemimizi oluşturan dokümantasyon yapımız;

Misyon, Vizyon,

Politikalar, HedeflerKalite ve

Organizasyon El Kitabı

Süreçler

Prosedürler

Destek Dokümanlar: Talimatlar, Listeler, Planlar,

Formlar, Standardlar, Mevzuatlar

Kayıtlar



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 12 / 38

T.C.




Dokümantasyon yapımızı oluşturulurken;

• Belediyemiz tarafından ihtiyaç duyulan ve yaygın olarak kullanılan terminoloji ve tarifler,

• Organizasyon yapımız,

• Verdiğimiz hizmetler,

• Uygulanabilir yasalar, standartlar ve mevzuat,

• Süreçlerimizin karmaşıklığı ve birbirleri ile ilişkileri,

• Çalışanların tecrübe ve becerileri göz önünde bulundurulmuştur.

Dokümanların oluşturulmasına ve korunmasına yönelik kurallar Dokümanlarının Yönetimi Prosedürü’nde

anlatılmaktadır.


SB.P.01 Dokümanlarının Yönetimi Prosedürü

4.2.2 Entegre El Kitabı

Entegre El Kitabı, Dokümanlarının Yönetimi Prosedürü’nde açıklandığı şekilde oluşturulmuş ve kontrol atında

tutulmaktadır

Entegre El Kitabı,

•ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi ve OHSAS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği

Yönetim Sistemi standart gerekliliklerinin kurumumuz bünyesinde nasıl karşılandığını genel olarak açıklayan,

•Entegre yönetim sisteminin yapısını ve esaslarını tarifleyen,

•Vizyon, misyon, kalite, çevre ve iş sağlığı ve güvenliği politikasını içeren,

•Entegre yönetim sistemi kapsamında yer alan süreçlere atıfta bulunan ve bunların birbirlerine etkilerini tanımlayan

•ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi hariç tutulan maddelerini hariç tutma nedenleri ile birlikte açıklayan birinci derece

bir sistem kılavuzudur.

4.2.3 Dokümanların Kontrolü

Entegre Yönetim Sistemi dâhilinde uygulamadaki tüm dokümanların hazırlığı, yayını, dağıtımı, revizyonu ve

yürürlükten kaldırılması işlemlerinin yürütülmesinde, Dokümanlarının Yönetimi Prosedürü’ne uygun olarak

çalışılmaktadır.

Prosedür;

• Dokümanların dağıtım öncesi onaylanması,

• Gözden geçirilmesi, güncelleştirilmesi,

• Dokümanların değişiklik ve mevcut revizyon durumlarının tanımlanmasının sağlanması,

• İşlerin yapıldığı yerlerde gerekli dokümanların bulundurulması,



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 13 / 38

T.C.




• Dokümanların okunaklı, kolay tanımlanabilir ve ulaşılabilirliğinin sağlanması,

• Yürürlükten kalkmış dokümanların yanlışlık ile kullanılmasını önlenmesi ve herhangi bir nedenle saklanıyor ise

uygun tanımlamanın yapılması,

• İşlerin yapıldığı yerlerde gerekli olan dış kaynaklı dokümanların yürürlükte olanlarının bulundurulması esaslarını

açıklamaktadır.


SB.P.01 Dokümanlarının Yönetimi Prosedürü

4.2.4 Kayıtların Kontrolü

Yönetim sisteminin, tanımlanan şartlara uygun olarak işletildiğinin objektif delili olarak göstermek amacıyla, tüm

kayıtların tanımlanması, saklanması, korunması, elden çıkarılması ve saklama sürelerinin belirlenmesi ile ilgili bir

sistem kurulmuştur. Bu konular, Kayıtların Yönetimi Prosedürü’nde açıklanmıştır.

Belediyemizin Arşiv Bölümünde faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili tüm dosyalar muhafaza edilmektedir. Kayıtlar,

belge üzerinde tutulabildiği gibi elektronik ortamda (otomasyon programı) da tutulabilmektedir.


SB.P.02 Kayıtların Yönetimi Prosedürü

5. YÖNETİM SORUMLULUĞU

5.1. YÖNETİMİN TAAHÜDÜ

T.C. SANCAKTEPE BELEDİYESİ Yönetimi, Entegre Yönetim Sisteminin, uygulanması, iyileştirilmesi, etkinliğinin

geliştirilmesi için El Kitabı aracılığıyla taahhütlerinin yerine getirilmesine ilişkin kanıtları aşağıdaki şekilde

sağlamaktadır;

-Tüm çalışanlarına vatandaş bilincini geliştirmesine yönelik çalışmalar yaparak yasal şartlar ve mevzuat şartları da

göz önünde tutularak çalışanlarının sorumluluklarının geliştirilmesine yönelik tedbirler alır. Entegre Yönetim Sistemine

uygun hareket etme konusunda disiplin ve kararlılıkla çalışanlara liderlik eder.

-Belirlenen Kalite, Çevre ve İş Sağlığı ve Güvenliği Politikasına uygun ve performans ölçmeye dayalı kalite, çevre

ve iş sağlığı güvenliği hedeflerini belirler, politikaların başarılması için ihtiyaç duyulan eğitim ve denetim faaliyetlerini

uygular. Hedeflerini prosesler bazına indirger takibini yapar.

-Entegre Yönetim Sisteminin uygulanabilmesi için ihtiyaç duyulan kaynaklar ( Personel, altyapı, çalışma ortamı,

vb.) planlı sistematik Yönetim Gözden Geçirmeleri yolu ile zamanında sağlanır. Bu yolla yönetim sisteminin ayrıca

performansı değerlendirilir.



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 14 / 38

T.C.





Kalite, Çevre ve İş Sağlığı ve Güvenliği Politikası

Kurum Hedefleri


Yönetimin gözden Geçirme Toplantıları

5.2. MÜŞTERİ/VATANDAŞ ODAKLILIK

T.C. SANCAKTEPE BELEDİYESİ Yönetimi, Sancaktepe halkının memnuniyetini arttırmak maksadıyla, mevzuat ve

politikaları çerçevesinde belirlenen ilgili talimatlara göre vatandaş taleplerinin karşılanması hizmetini yürütmektedir.

Bu amaçla;

a) Çözüm Masası

b) Kamuoyu Yoklamaları

c) Kent Konseyleri

d) Halk Günü Toplantıları, etkin şekilde yürütülmektedir

Vatandaş memnuniyeti kapsamında, bunların yanı sıra, Alo Sancaktepe, Alo Moloz hattı, Web Sayfası kanalıyla

yapılabilen anketler, e-posta ve SMS yoluyla vatandaş ile iletişim sağlanmakta sorun ve çareleri konusunda istişareler

yapılmaktadır.

Vatandaşa yönelik eğitimler; bilgi evleri ve kütüphane hizmetleri, sinema, tiyatro, konser, gençlik şöleni, yaz

festivali gibi kültürel etkinlikler; Aşevi, Sevgi Mağazası, Özürlüler Merkezi, maddi ve gıda yardımları gibi sosyal proje

ve çalışmalar; istihdama yönelik proje ve faaliyetler, vatandaş odaklı çalışmanın birer parçası olarak etkin şekilde

yürütülmektedir.


HİM.İA.03 Çözüm Masası İş Akış Şeması

ÇEVRE BOYUTLARI & TEHLİKE TANIMLAMASI, RİSK DEĞERLENDİRMESİ VE KONTROLLERİN BELİRLENMESİ

Belediyemiz, çevre üzerinde önemli etkiler yaratan faaliyet, ürün ve hizmetleri ile ilgili çevre boyutlarını ve iş sağlığı

ve güvenliği üzerinde önemli etkiler yaratan faaliyet, ürün ve hizmetleri ile ilgili tehlikelerini Çevre Ve Ohsas Sistemi Yönetim Prosedürü doğrultusunda belirlemekte ve sürekliliğini sağlamaktadır.

Çevre Boyutlarının ve ISG tehlikelerinin, değişen koşullar karşısında geçerliliğini koruyabilmesi için Çevre ve ISG Boyutlarının Belirlenmesi Talimatı doğrultusunda, sürekli olarak gözden geçirilir ve gerektiğinde revize edilmektedir.



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 15 / 38

T.C.





SB.T.01 Çevre ve ISG Boyutlarının Belirlenmesi ve Puanlandırılması Talimatı

SB.P.06 Çevre ve Ohsas Sistemi Yönetimi Prosedürü

YASAL VE DİĞER ŞARTLAR Belediyemiz, Entegre Yönetim Sistemi ile ilgili uyması gereken yasal ve diğer düzenlemeleri takip etmek ve

uygulamak üzere sorumlulukları belirlemiştir. Bu amaçla izlenecek yöntemler Dokümanların Yönetimi prosedüründe

tanımlanmıştır


SB.P.01 Dokümanların Yönetimi Prosedürü

5.3. KALİTE, ÇEVRE, İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ POLİTİKASI

T.C. SANCAKTEPE BELEDİYESİ Yönetimi kurumun amacına uygun, entegre yönetim sisteminin etkinliğinin

sürekli artması, yasal ve mevzuat şartlarına uygunluk taahhüdü içeren hedeflerinin belirlenmesi ve sürekli gözden

geçirilmesi için bir çerçeve oluşturan ve uygunlukları sürekli gözden geçirilen kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği

politikasını oluşturmuştur.

Politikalar, ağ üzerinden elektronik ortamda çalışanların ulaşımına açılması ve kurum içerisinde çeşitli yerlere

asılması ve eğitimler vasıtasıyla ve belediyemiz internet sayfasında yayınlanmasıyla duyurulmuştur. Ayrıca iç

tetkiklerin kalite yönetim sistemine ait standart soru listesinde tetkiklerin tüm çalışanlarda kalite politikasını

sorgulaması sağlanmıştır.

Politikaların, hedeflerin planlara uygunluğu periyodik olarak yönetimin gözden geçirme toplantılarında ele

alınmaktadır.


Kalite Politikası

5.4. PLANLAMA

5.4.1. Kalite, Çevre ve İş Sağlığı ve Güvenliği Hedef

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 9 uncu maddesi gereğince T.C SANCAKTEPE

BELEDİYESİ kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsediği temel ilkeler çerçevesinde stratejik amaçlar



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 16 / 38

T.C.




ve ölçülebilir hedefler saptamak, performansını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu

sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle Stratejik Plan hazırlamaktadır.

Bu amaçla hazırlanan Performans Programında belediyemizin tüm müdürlüklerinin hedefleri genel hedeflere

uygun bir biçimde ayrıntılı olarak tespit edilmiş ve kendilerine iletilmiştir. Müdürlükler bazında hazırlanan kalite

hedefleri ölçülebilir biçimde belirlenmiştir.

Mevcut süreçlerin sürekli iyileştirilmesi için hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığı elektronik ortamda Performans

Esaslı Bütçeleme Programı ile takip edilmekte yıllık olarak gözden geçirme toplantılarında bunlar gözden

geçirilmektedir.

Bunun yanı sıra çevre ve iş güvenliğine yönelik hedefler belirlenerek ISG & ÇEVRE Hedef Planında dokümante

edilerek yayınlanmıştır. Buna bağlı olarak yıllık olarak hazırlanan Çevre ve ISG Programı, tespit edilen amaç ve

hedeflerle ilgili olarak, her görev ve yönetim kademesi için sorumlulukları belirlenmektedir. Sorumluların tayinine ek

olarak, gerçekleştirilecek olan görevlerin planlanan başlangıç ve bitiş tarihleri de belirlenmektedir.


Stratejik Plan

Performans Esaslı Bütçeleme Programı

SB.F.14. Çevre ve ISG Programı

SB.F.16. ISG & Çevre Hedef Planı

5.4.2. Yönetim Sisteminin Planlanması

T.C. SANCAKTEPE BELEDİYESİ, yönetim sisteminin planlanması politikaların oluşturulması ile planlanmaya

başlanmış, politikadaki taahhütlerin yerine getirilmesi için gerekli hedefleri oluşturmuştur. Hedeflerin yönetimine ait

faaliyetler, Proses İzleme Formu içerisinde tarif edilmiştir.

Belediyemizde, aşağıdakileri içeren bir strateji geliştirme planının kullanımı dikkate alınmaktadır:

- Kısa, orta ve uzun dönemli hedefleri,

- Potansiyel geliştirme alanlarının tanımlanması,

- Programların, projelerin ve faaliyetlerin önceliklerinin belirlenmesi,

- Kaynakların mevcudiyeti,

- Organizasyonel sistem kontrolü (güçlü yönler - zayıf yönler ve tehditler – fırsatlar) ve

- Risk değerlendirilmesi ve kıymetlendirilmesi

Entegre yönetim sistemine yönelik değişiklikleri planladığı ve uyguladığında, örneğin idari değişiklikler olduğunda,

sistemin bütünlüğünün sürdürülmesini sağlayacak gerekli tedbirler alınmaktadır

Sistem İçinde ihtiyaç duyulan değişikliklerin planlanması aşamasında uygulama sonucu sistem bütünlüğünün bu

değişiklilerden nasıl etkileneceği Yönetim Temsilcisi ve değişiklikle ilgili tarafların katılımı ile uygulama öncesi



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 17 / 38

T.C.




değerlendirilir. Dokümantasyon değişiklikleri ile ilgili bilgiler Dokümanlarının Yönetimi Prosedüründe açıklanmıştır.

Yönetimin gözden geçirme toplantıları, bilgilendirme toplantıları, eğitimler ile sistemdeki değişiklikler ve yenilikler

çalışanlara aktarılır ve işlerliği sağlanır. Değişen konu ile ilgili birimin görüşleri alınarak, sistemin sürekli olarak değişen

/ gelişen bir yapı kazanması amaçlanmaktadır


Stratejik Plan


SB.F.16. ISG & Çevre Hedef Planı

SB.F.12. Proses İzleme Formu

SB.P.01. Dokümanlarının Yönetimi Prosedürü

SB.F.11.YGG Toplantı Raporu

5.5. SORUMLULUK YETKİ VE İLETİŞİM

5.5.1. Sorumluluk ve Yetki

T.C. SANCAKTEPE BELEDİYESİ Teşkilâtlanmasında 5393 Sayılı Belediye Kanunu esastır. Bu çerçevede

belediyemiz teşkilâtı; norm kadro esaslarına uygun olarak Başkan yardımcıları ve Müdürlüklerden oluşur. Birimlerin

kurulması, kaldırılması veya birleştirilmesi Belediyesi Meclisinin kararı ile olur. Teşkilat yapısı Ek-2’de yer alan

organizasyon şemasında belirtilmiştir.

Tüm Birimlerdeki organizasyon yapılanması; hazırlanan çalışma usul ve esasları hakkında yönetmelikler

doğrultusunda gerçekleştirilmektedir. Hizmetlerin gerçekleştirilmesi sırasında görev, yetki ve sorumluluk belirsizliğini

ortadan kaldırmak amacı ile Müdür, Şef ve bağlı personel seviyesinde “Görev Tanımları” hazırlanmış ve ilgili kişilere

tebliğ edilmiştir.

Belediyemiz bünyesinde yer alan herkes kendi görev tanımını güncel olarak kayıtlı bulunduğu yerden okumak ve

görev tanımına uygun davranmakla yükümlüdür.

Kurumumuz çalışanlarının kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği konusundaki genel görev yetki ve sorumlulukları

aşağıdaki gibidir:

Politikalar doğrultusunda, sürekli iyileştirme çalışmaları ile Entegre Yönetim Sisteminin gelişmesini amaç

edinmek,

Kendi birimi ile ilgili olarak hazırlanan tüm süreç ve talimatları uygulamaya geçirmek, uygulamayan arkadaşlarını

gerektiğinde uyarmak,

Yönetim Temsilcisi tarafından kendisine veya bölümüne verilmiş tüm süreç ve talimatların titizlikle muhafazasını

sağlamak,



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 18 / 38

T.C.




Yönetim Temsilcisi tarafından ilgili numarası verilmiş olan formları kullanmak, numarasız ve formatsız formların

kullanılmaması hususunda çevresindekileri uyarmak, tespit ettiği uygunsuz formları Yönetim Temsilcisi’ne

bildirmek,

Sorumlu oldukları tüm cihazların zamanında ve eksiksiz bir şekilde bakımlarının ve/veya kalibrasyonlarının

yapılması/yaptırılması konusunda hassas olmak ve ilgilileri uyarmak,

Çağrılı oldukları hizmet içi ve dışı tüm eğitimlere katılmak,

İç ve dış denetimlerde denetçilere yardımcı olmak,

Tespit edilen uygunsuzlukların ortadan kaldırılması hususunda müdürler ile koordineli bir şekilde çalışmak,

Amirleri tarafından kendilerine verilmiş her görevi eksiksiz ve zamanında yerine getirmek,

Belediye faaliyetlerinde Çevre faktörleri dikkate alınarak yürütülmesine ve öngörülen hedeflere ulaşılmasına

olanak verecek en uygun organizasyon yapısını saptamak,

Faaliyetleri Çevre boyutu ve etkileri açısından değerlendirerek, tanımlanmış hedef ve politikalara uygunluğunu

sağlamak,

Faaliyetlerin yeterli niteliklere sahip olan elemanlar tarafından etkin biçimde yürütülmesini sağlamak.

İş Sağlığı ve Güvenliği risklerini ilgili yerlere bildirmek,

İş Sağlığı ve Güvenliği için gerekli koruyucu malzemeleri kullanmak,

Süreçlerin ve sistemin iyileştirilmesi çalışmalarına katılmak ve etkin destek vermek


Görev Tanımları

Ek 2 Organizasyon Şeması

5.5.2. Yönetim Temsilcisi

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ yönetimi tarafından yönetimden bir kişi, yönetim sisteminin genel

koordinasyonundan sorumlu olacak, ISO 9001, ISO 14001 ve OHSAS 18001 standartlarının şartlarının sürekli olarak

karşılanmasını sağlayacak Yönetim Temsilcisi olarak atanmıştır. Yönetim Temsilcisi, diğer sorumluluklarının yanı sıra

aşağıdakileri içeren görev ve yetkilere sahiptir;

ISO 9001, ISO 14001 ve OHSAS 18001 standartlarının şartları ile uyumlu entegre yönetim sisteminin kurulmasını,

uygulanmasını ve devam ettirilmesini sağlamak,

Entegre yönetim sisteminin iyileştirilmesi için bir temel oluşturacak ve gözden geçirilmek üzere üst yönetime

sunulacak entegre yönetim sistemi performansı hakkındaki raporları sağlamak.

Kalite, Çevre ve İş Güvenliği politikalarının her kademede bilinmesini sağlamak

Yönetim Sistemi için gerekli proseslerin oluşturulması, uygulanması ve sürekliliğini sağlamak

Çalışanları vatandaş bilinci ve mevzuatlar konusunda bilgilendirmek,



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 19 / 38

T.C.




Entegre Yönetim Sistemi ile ilgili olarak dış kuruluşlar nezdinde belediyemizi temsil etmek,


SGM.GT.00 Strateji Geliştirme Müdürlüğü Görev Tanımı

Atama yazısı

5.5.3. İç-Dış İletişim

Kurum içinde etkin bir iletişim sağlamak, birimler arası koordinasyonu sağlamak ve buna ilişkin yöntem ve

sorumlulukları belirlemek için İç İletişim Talimatı oluşturulmuş ve dokümante edilmiştir.

Kullanılan iletişim kaynakları:

Yazışma: Kurum içinde ve dışında iş akışının sağlanması açısından ve iş bitirme sürecinin hızlandırılması amacı ile

kâğıt üzerinde kayıtlı bir iletişimdir.

Telefon: Firma içinde tüm birimlerde bulunan telefonlarla iletişim sağlanmaktadır.

Prosedürler: Yönetim Sistemi içinde yer alan işlerin dökümante edilmiş halidir. Bu işler prosedürler, talimatlar,

Proses akış diyagramları, Formlar da tanımlanmıştır.

Toplantılar (İş toplantıları, planlama, değerlendirme toplantıları): Bu toplantılar sonucu Toplantı Raporu tutulur.

Toplantıya katılanlara onaylatılır ve saklanır.

Raporlama sistemi: Kurum içinde yapılan işlerin, projelerin sonuçlarının yazılı bir şekilde veya istatistiksel şemalara

dökülerek kayıt edilmesi ve değerlendirmek üzere üst yönetime sunulmasıdır. Raporlar daha sonra ilgili dosyalara

aktarılır.

Ayrıca belediyemizde acil durumlar içinde Sivil Savunma Kurum Afet Planında iletişim kanalları verilmiştir.

Çevre ile ilgili belediye bünyesinde yapılan faaliyetler web sitesi üzerinden duyurulmaktadır.


SB.T.02 İletişim Talimatı

SB.PL.01 Acil Eylem Planı

Yazışmalar

Toplantı Raporu

5.6. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ

5.6.1. Genel

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ yönetimi, entegre yönetim sisteminin sürekliliğini, uygunluğunu, yeterliliğini,



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 20 / 38

T.C.




etkinliğini sağlamak için yılda en az bir defa Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarını yapar.

Toplantıda alınan kararların takibi yapılır ve kayıtlar kalite kaydı olarak saklanır.

Yönetimin Gözden Geçirmesi Faaliyet Adımları:

• Kalite, Çevre ve ISG Politikaları gözden geçirilir,

• Gündem maddeleri çerçevesinde Entegre Yönetim Sistemi değerlendirilir,

• Hedefler belirlenir yâda gözden geçirilerek iyileştirilir,

• Öneriler değerlendirilir görüşülür,

• Yönetim Sistemi‘nin iyileştirilmesi ve etkin olarak uygulanması için gerekli kararlar alınır,

• Alınan kararlar için kaynak ihtiyacı belirlenir ve nasıl karşılanacağı kararlaştırılır,

• Alınan karalar için yapılacak faaliyetler tanımlanır sorumlu, termin ve yöntem belirlenir,

• Alınan kararlar Yönetim Temsilcisi tarafından rapor haline getirilir ve sorumlulara dağıtılır,

• Alınan kararların takibi Yönetim Temsilcisi tarafından gerçekleştirilir Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Raporuna kaydedilir,

5.6.2 Gözden Geçirme Girdisi

• Gelişmeler doğrultusunda kalite hedef ve politikalarının değerlendirilerek gerekirse revizyonu

• İç ve Dış Tetkik Sonuçları

• Entegre Yönetim sisteminin performansı

• Vatandaştan elde edilen bilgiler (Son kamuoyu yoklama sonuçlar, Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nden temin edilmiş

Çözüm Masası ve Çağrı Merkezi şikâyetleri ile ilgili bilgiler vb.)

• Kuruluş dışı ilgili taraflardan gelen bildirimler

• Proses performanslarının değerlendirilmesi

• Katılım ve danışma sonuçları

• Uygun olmayan hizmet ve olumsuzlukların değerlendirilmesi

• Olay araştırmaları ve Düzeltici Önleyici faaliyet sonuçları

• Yönetim sistemi içinde değişiklik ihtiyaçları



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 21 / 38

T.C.




• İyileştirme önerileri

• Kuruluşun faaliyet alanı, iş sağlığı ve güvenliği ve çevre boyutlarına ilişkin yasal ve diğer şartlardaki gelişmeler de

dâhil değişen durumlar

• Birim faaliyetleri ile ilgili veriler

• Bir önceki Yönetimin Gözden Geçirilmesi sonucu takip eden faaliyetlerin durumları

Bu konuların dışında bu prosesin girdisi olabilecek konular toplantı gündemine Yönetim Temsilcisi teklifi ve onayı

ile alınabilir.

5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı

• Entegre yönetim sisteminin ve proseslerinin iyileştirilmesi için ihtiyaç duyulan faaliyetlerin planlanması (herhangi bir

faaliyet tanımlaması için asgari ne, nasıl, ne zaman, kim soruları cevaplanır.)

• Proses performanslarının iyileştirilmesi vatandaş memnuniyetinin arttırılması için ihtiyaç duyulan tedbirler

• Entegre Yönetim Sisteminin etkin olarak uygulanabilmesi için ihtiyaç duyulan kaynaklar

Toplantı sonunda alınan kararlar ile ilgili sorumlular belirlenir. Bu alınan kararlarla ilgili raporun bir nüshası,

toplantıya katılanlara ve kararlarla ilgili birim sorumlularına imza karşılığı iletilir. Toplantıda alınan kararların takibi

Yönetim Temsilcisi tarafından takip edilerek, üst yönetime raporlanır.


Yazışmalar

Toplantı Raporu

6.0 KAYNAK YÖNETİMİ

6.1 KAYNAKLARIN SAĞLANMASI

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ yönetimi tarafından Entegre Yönetim Sisteminin belirlenen şartlara uygun olarak

işlemesi ve sürekli geliştirilmesi, vatandaş istek, beklentilerinin ve yasal şartların karşılanması, çevre ve iş sağlığı,

güvenliğinin sağlanması, vatandaş şikayetlerinin ve kazaların azaltılarak memnuniyetin arttırılması amacıyla gerekli

olabilecek kaynaklar sağlanmıştır.

Belediyemiz Stratejik Planında yer alan amaç ve hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilen faaliyetlerin sonuçlarına



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 22 / 38

T.C.




göre ortaya çıkan Belediye ve birim performans raporlarına, ürün ve hizmetlerin vatandaşlarımızın beklentilerini

karşılayabilmesi için gerekli kaynaklar şu şekilde sınıflandırılır;

İnsan kaynakları,

• Altyapı ve çalışma ortamı,

• Mali kaynaklar,

• Bilgi kaynakları.

Bir sonraki yıla ait kaynak ihtiyaçlarını bütçe hazırlama faaliyetleri sırasında belirler ve yatırım ve bütçe planlarına göre

ilgili ihtiyaçlar karşılanır. Acil kaynak ihtiyacı olur ise, hedeflerin ölçülmesi ve Yönetimin Gözden Geçirme Toplantıları

sonucunda alınan karar doğrultusunda hareket edilir.

6.2 İNSAN KAYNAKLARI

6.2.1 Genel

Hizmet kalitesini etkileyen işlerde, öğrenim, eğitim, beceri ve deneyim esas alınarak yetkin personel

görevlendirilmesi yapılmaktadır. Bu amaçla görev tanımlarında her kadro için aranan şartlar belirlenmiş olup, 657

sayılı Devlet Memurları Kanunu, İş Kanunu ve bunların ilgili ikincil mevzuatları kapsamında görevlendirmeler

yapılmaktadır. T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ, ürün ve hizmetlerin kalite ve verimliliğinin artırılmasının, ancak

eğitimli personelle sağlanacağına inanır, gerekli görülen eğitim planlarını yapar ve uygular.

6.2.2 Yeterlilik, Farkında Olma (Bilinç) ve Eğitim

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ’ nde, Hizmet kalitesini, çevre ve İSG’ni etkileyen işleri yürüten personel için

gerekli yeterlilikler, Görev Tanımlarında tanımlanmıştır. Bu ihtiyaçları karşılayacak eğitimi sağlamakta, Verilen eğitimin

etkinliğini değerlendirmekte, Çalışanların faaliyetlerinin önemini ve kalite hedeflerine ulaşmada nasıl katkıda

bulunduklarının bilincinde olmasını sağlamak için çalışmalar yapılmaktadır.

Ürün ve hizmet kalitesini etkileyen işleri yürüten personelin (Eğitim, Beceri ve Deneyim) yönünden yeterlilikleri

Görev Tanımlarında tanımlanmıştır. İşe yeni başlayan her personele İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

koordinasyonunda ilgili müdürlük tarafından iş başı eğitimi verilir ve Oryantasyon Eğitimi Formu ile kayıt altına alınır.

Bu eğitim içeriği form üzerinde verilmiş konulardan oluşur.

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ’ nde görevli personelin günün koşullarına uygun olarak yetişmelerini sağlamak,

görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlara sahip tutum kazanmalarını sağlamak, etkinlik ve tutumluluk bilinci ile

yetiştirilerek verimliliğini artırmak ve daha ileride verilecek görevlere hazırlanmaları için her müdürlük ihtiyacı olan



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 23 / 38

T.C.




hizmet içi eğitimleri belirler Eğitim Talep Formu ile İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne iletir.

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü tarafından hazırlanan Yıllık Eğitim Plan Formu doğrultusunda planlı

eğitimler yada ihtiyaçların doğması sonucu düzenlenen plansız eğitimler sırasında eğitime katılanlar Eğitim Yoklama Çizelgesi ile kayıt altına alınır. Her eğitim sonrasında Eğitim Değerlendirme Formu ile verilen eğitimlerin etkinliği

değerlendirilir.

Belediyemiz personelinin, eğitim, beceri ve deneyim ile ilgili kayıtları, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

tarafından personel özlük dosyalarında, Kayıtların Yönetimi Prosedürüne göre muhafaza edilmektedir.


İKEM.F.16 Yıllık Eğitim Plan Formu

İKEM.F.17 Eğitim Değerlendirme Formu

İKEM.F.18 Eğitim Talep Formu

İKEM.F.19 Oryantasyon Eğitimi Formu

6.3 ALT YAPI

Belediyemiz, bünyesinde bulunan binalar, çalışma alanları ve tüm tesislerde başlatmış olduğu yüksek hizmet

kalitesinin ve ihtiyaç duyduğu sürekli iyileştirmenin devamlılığını sağlar; yazılım, donanım, diğer tüm teknik teçhizatla

ilgili yeniliklerin kurum içinde yerleştirilmesinin önemine inanır, ihtiyaç duyulan tüm destek hizmetlerinin üst kalitede

teminini gerçekleştirir.

Makine ekipmanların kullanımı sırasında ortaya çıkabilecek çevre ve İş Sağlığı ve Güvenliği riskleri risk

planlamaları yapılırken ilgili sorumlular tarafından göz önüne alınarak Çevre ve Ohsas Sistemi Yönetim Prosedürü

doğrultusunda değerlendirilmiştir.

Belediyemiz hizmet alanında yer alan, Altyapı Yatırımları, Ulaşım, Çevre, İmar, Planlama, Yerleşim, Sağlık, Sosyal,

Spor ve Kültür, Denetim ve Ruhsat, Afet, Ekonomik Hizmetler, Mali Hizmetler, Belediyeler arası hizmet ilişkileri ve

koordinasyon hizmetleri ile ilgili; yaşanan değişime ve teknolojik gelişmelere bağlı olarak, hizmetlerin etkin ve

kaynakların verimli kullanımını esas alarak, mevcut altyapının sürekli iyileştirilmesi amacı ile kaynak ihtiyaçları

belirlenmekte; Belediye yatırım programları, stratejik planı ve bütçe imkanları doğrultusunda kaynak ihtiyaçları

giderilmektedir

a.) Binalar, şantiyeler, çalışma alanları ve bununla ilgili tesisler ekipmanlar,

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ vatandaş ve personeline sunulan hizmetlerin daha etkin bir şekilde

gerçekleştirilmesini sağlamak amacı ile ihtiyaç duyulan bina ve tesislerin bakım işleri, Destek Hizmetleri Müdürlüğü

bünyesinde bulunan Makine İkmal Birimi tarafından yürütülmekte ve bakımlar elektronik ortamda bilgisayar programı

üzerinden takip edilmektedir

Belediyemiz yerleşkesinin çevre koşullarının iyileştirilmesi amacı ile Park ve Bahçeler Müdürlüğü tarafından peyzaj



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 24 / 38

T.C.




düzenleme, bakım ve onarım çalışmaları yürütülmektedir.

Belediyemize ait demirbaşlara ait envanter listeleri oluşturulmuş ve güncel olarak takibi sağlanmaktadır. Bu

demirbaşların (bilgisayar ve network ağı hariç) bakım ve onarım faaliyetleri, kullanıcısı olan birim tarafından ve/veya

Makine İkmal Birimi tarafından yürütülmektedir.

b.) Yazılım, donanım

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ Birimlerin hizmetlerinin etkinliği ve verimliliği açısından bilişim alt yapısı sürekli

geliştirilmektedir. Yazılım, donanım, ağ ve network hizmetleri veren Bilgi İşlem Müdürlüğü, Kurulum ve Arıza Talebi

Gelmesi halinde İş Akış Şeması çerçevesinde arızaları gidererek hizmet birimlerinin etkin ve verimli çalışmasını

sağlamaktadır.


SB.P.06 Çevre ve OHSAS Sistemi Yönetim Prosedürü

6.4 ÇALIŞMA ORTAMI

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ çalışma ortamı hizmet verdiği vatandaşları ve personelinin performansı üzerine

etkisi düşünülerek, değişen ihtiyaçlara zamanında cevap verebilmek için Belediye mali kaynaklarına, yatırım

programlarına bağlı olarak sürekli iyileştirilmektedir.

Şantiye ve merkezde iş sağlığı ve güvenliğine yönelik gerekli önlemler ilgili müdürlük sorumluluğunda alınmakta ve

uygulanmaktadır.

7.0 HİZMET GERÇEKLEŞTİRME

İŞLEM KONTROLÜ

Çevre ve ISG ile ilgili tüm işlem ve faaliyetlerin belirlenmesi, sürekliliğinin sağlanılması, işlem kontrollerinin

sağlanılması için Çevre ve ISG Boyutlarının Belirlenmesi Formunda yapılacak işler tanımlanır, gerekli talimat,

kontrol yöntemleri v.b belirlenir.


SB.P.13. Çevre ve ISG Boyutlarının Belirlenmesi Formu

SB.P.06. Çevre ve OHSAS Sistemi Yönetim Prosedürü

7.1 Hizmet/Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 25 / 38

T.C.




Belediyemizin Görev, Yetki ve Sorumlulukları 5393 Sayılı Belediyesi Kanunuyla belirlenmiştir.

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ’ nde hizmetlerin belirlenen gerçekleştirme şartlarına ve hedeflere uygun olarak

getirilmesine önem verilir. Her hizmet için gerekli olan şartları mevzuat, prosedürler, iş akış şemaları, talimatlar, görev

tanımları yoluyla belirlenir. Hizmet/ürün gerçekleştirme süreçlerinin, entegre yönetim sistemi ve diğer süreçleri ile

uyumlu olması sağlanmıştır

Her hizmet ile ilgili hedefler bu hizmet üreten birimler tarafından belirlenir ve yılın ilk ayında yapılan değerlendirme

toplantılarında açıklanır. Bu toplantılarda ayrıca önceki yılda açıklanan hedeflerin gerçekleştirilme oranları da

değerlendirilir.

Hizmet için gerekli kaynakların tedariki yönetim tarafından taahhüt edilmiş olup, tedarikler satın alma/ihale, eğitim,

personel istihdamı yoluyla gerçekleştirilir.

Hizmetin/Üretimin kontrol altında yapılması için gerek duyulan prosedür, iş talimatları, iş akış şemaları ve benzeri

dokümanlar hazırlanır ve üretim/hizmet bu dokümanlara uygun olarak gerçekleştirilir.

Belediyemizde yapılan hizmetlerin doğrulaması, kabulü, onayı, izlenmesi, ölçülmesi ile ilgili şartlar birim

süreçlerinde belirlenir.

Belediyemiz tarafından satın alınan/yaptırılan hizmetler ile ilgili kabul, ölçme, izleme, onay şartları satın alma/ihale

şartnamelerinde belirtilir.

Belediyemiz tarafından sunulan hizmetlerin/ürünlerin vatandaş açısından yeterliliği Kamuoyu Yoklamaları, Çözüm

Masası, Alo Sancaktepe Halk Günleri, Web Sitesi yoluyla gelen şikâyet ve taleplerin değerlendirilmesi yoluyla ölçülür.

Hizmetin planlanması aşamasında vatandaş istekleri ve memnuniyet sağlanması amaçlanmakta, yasal şartlar göz

önünde bulundurulmaktadır. Yasal mevzuat, kanun, yönetmelik ve standartlar Dış Kaynaklı Doküman Kontrol Formu ile takip edilmektedir

Hizmet/Ürün gerçekleştirilmesi ve bunların değerlendirilmesi ile ilgili kayıtlar tutulur ve muhafaza edilir. Hizmet/ürün

uygulamalarının değiştiği durumlarda belediyemizde ilgili dokümanlar değiştirilmekte ve ilgili bölüm / kişiler haberdar

edilmektedir


Stratejik Plan

Performans Programı

Akış Şemaları


7.2 Hizmet Alan Bireyler ve Kurumlar ile İlgili Prosesler

7.2.1 Hizmete/ Ürüne Bağlı Şartların Belirlenmesi



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 26 / 38

T.C.




T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ’nde verilen tüm hizmetlerin; 5393 Sayılı Belediye Kanunu 5018 Sayılı Kamu Mali

Yönetimi ve Kontrol Kanunu başta olmak üzere bağlı bulunulan diğer mevzuatlara da uygun olması vazgeçilmez bir

şarttır. Belediyemiz tarafından sağlanan hizmetin genel şartları, vatandaşın eşit hakları ve itibarı dikkate alınarak

sağlanmaktadır.

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ’nde vatandaşlara/tüzel kişilere ait talepler; Çözüm Masası kanalı ile yazılı olarak

ya da Halk Günleri, Alo Sancaktepe, Kamuoyu Yoklamaları, Anketler yolu ile temin edilir.

Taleplerin mevzuata, belediyemizin kalite, çevre, ISG politika ve hedeflerine, stratejik plan, performans programı ve

yatırım programına uygunluğu ilgili birim yöneticileri tarafından belirlenir. İlgili birim yöneticileri gerekli gördüklerinde

değerlendirmeyi bağlı oldukları başkan yardımcısından isteyebilirler. Başkan yardımcıları konuyu bizzat kendileri

değerlendirebileceği gibi, konuyu Başkanlık Divanına da getirebilir.

Gerek görüldüğünde merkezi hükümetin ilgili kurumundan görüş istenebilir. Taleplerde belirlenmemiş olsa bile,

yapılacak Hizmet/Ürün gerçekleştirme mevzuat ve belediyemiz politika ve hedeflerinin gerektirdiği şartlar

doğrultusunda gerçekleştirilir.

Bir talep söz konusu olmaksızın, belediyemiz tarafından ilçenin ve ilçe halkının hizmetine sunulmasında yarar

görülen hizmetler, Başkanlık divanında kararlaştırılarak mevzuatın, belediyemiz kalite politika ve hedeflerinin

gerektirdiği şartları da bulunduracak biçimde ilgili birimler tarafından gerçekleştirilir.

7.2.2 Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi

Belediyemizden talep edilen veya talep olmaksızın belediyemiz tarafından yapılan hizmetlerin içeriği, bu hizmetin

vatandaş talebine cevap verme kabiliyeti, bütçe imkânları, yasal mevzuat ve teknik şartlar göz önünde bulundurularak

değerlendirilir. Değerlendirmeler başkanlık divanı ve/veya ilgili birim tarafından yapılır. Talep değişiklikleri, yeni talep

olarak değerlendirilir. Bu değerlendirmelere dair kayıtlar muhafaza edilir.

Şartlarda meydana gelen değişikliklerin vatandaşlara duyurulması işlemleri www.sancaktepe.bel.tr internet adresi

üzerinden gerçekleştirilir.

7.2.3 Vatandaş İle İletişim

Vatandaş memnuniyetinin sağlanabilmesi için öncelikle vatandaş talep ve şikâyetlerinin kurumumuza sağlıklı

olarak ulaşması gerektiğinin bilincinde olan T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ; vatandaşların ve tüzel kişilerin

belediyemizden taleplerinin sağlıklı ve etkin biçimde kurumumuza ulaştırılabilmesi için resmi yazışmaların yanı sıra

Çözüm Masası, Alo Sancaktepe, Alo Moloz Hattı, Halk Günleri, kamuoyu yoklamaları uygulamalarını kullanmaktadır.

Yukarıda belirtilen yollarla temin edilen talepler ve talep ile ilgili bilgilerin kayıtları tutulur ve geri bildirimleri sağlanır.

Bunların yan sıra Web Sitesi, basılı yayınlar (bültenler, dergiler), pankart ve benzeri yöntemlerle vatandaş ile iletişim



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 27 / 38

T.C.




sağlanmaktadır.


Akış Şemaları

SB.T.02 İletişim Talimatı

Bültenler, Dergiler

7.3 Tasarım Geliştirme

Yeni bir hizmet üretmek veya mevcut bir hizmetin yapısında değişiklik yapılmasına belediye üst yönetimi karar

verebilir. Belediye stratejik planında, Performans Programında, yatırım programında yer alan konularda veya Belediye

Meclisince karara bağlanan konularda üst yönetim kararı var olarak kabul edilir.

Yapılan çalışmalarla ilgili öncelikli olarak Girdi şartları belirlenir. Bunlar,

- Konu ile ilgili yasal mevzuat,

- Teknik şartnameler,

- Vatandaş beklentileri,

- Belediyemizin konu ile ilgili politika ve hedefleri,

- Yeni bir hizmet çalışması ise bu çalışma sonucu hizmetten beklenen fonksiyonel özellikler ve performans

bilgileri,

- Mevcut bir hizmetin geliştirilmesi, rehabilite edilmesi çalışması ise, önceki durumdaki hizmetin fonksiyonel

özellikler ve performans bilgileridir.

Yapılan tasarım ve geliştirme çalışmaları sonucunda aşağıda belirtilen bilgiler elde edilmiş olmalıdır:

- Girdi şartlarına uygunluk bilgileri. Eğer uygunsuzluk varsa sebepleri

- Söz konusu hizmetin gerçekleştirilmesi için gereken mali, beşeri, fiziki, teknik kaynak ihtiyacı

hizmetin niteliksel özellikleri

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ bünyesinde tasarım aşamalarının planlanması, tasarım girdilerinin eksiksiz

alınması, tasarımın belirli aşamalarda Gözden Geçirilmesi, Doğrulanması, Geçerlilik Kontrolü, Tasarım Çıktılarının

kayıtlanması ve Tasarım Değişikliklerinin ele alınması Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı AR-GE birimi tarafından AR-GE

Dış İlişkiler İş Akış Şemasına göre yürütülmektedir.


YAZ.A.06 AR-GE Dış İlişkiler İş Akış Şeması

7.4 Satın Alma



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 28 / 38

T.C.




7.4.1 Satın Alma Prosesi

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ’nde satın alma işlemleri 4734 sayılı Kamu İhale Yasasına göre yapılmaktadır. Bu

konuda takip edilecek süreçler söz konusu yasa ile bu yasa doğrultusunda yürürlüğe giren tüzük, yönetmelik ve

kararnamelerde belirtilmektedir.

Harcama yetkisi olan tüm birimlerde, Satınalma sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi ve kaynakların verimli

kullanılmasını sağlamak amacı ile Destek Hizmetleri Müdürlüğü ve Fen İşleri Müdürlüğü tarafından yürürlüğe konulan

Satınalma ve İhale süreçleri kullanımına sunulmuştur.

Doğrudan temin ile satın alması yapılacak olan yapım işleri, mal ve hizmet alımı yapılacak tedarikçi firmaların

seçme, değerlendirme ve tekrar değerlendirilmesi ile ilgili Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme Talimatı hazırlanmış

ve uygulamaya koyulmuştur. Tedarikçi Değerlendirme, bu talimat doğrultusunda Destek Hizmetleri Müdürlüğü Satın

Alma Birimi tarafından yapılır ve değerlendirme kayıtları Kayıtların Yönetimi Prosedürü ne göre muhafaza edilir.

Açık İhale usulü Yapım işleri, mal ve hizmet alımı yapılacak olan tedarikçi firmaların sorumlulukları 4735 sayılı

kamu ihale sözleşmeleri kanununun 33. maddesinde açıkça belirlenmiştir. 4735 sayılı kanunun 33. Maddesinde

belirtilen sorumlulukları yerine getirmeyen tedarikçi firmalar ile ilgili aynı kanunun 27. Maddesi hükümleri gereği işlem

yapılır.

7.4.2. Satın Alma Bilgisi

İdari/Teknik Şartnamelerin hazırlanmasında satın alınacak ürün veya hizmetin ihtiyacı karşılamasının yanı sıra ilgili

mevzuat, kalite, çevre ve ISG politika ve hedefleri doğrultusunda taşıması gereken özellikler dikkate alınır.

Gerektiğinde Çevre Yönetim Sistemi ve İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili konuları detaylı olarak ele alınmaktadır.

Belirlenen şartları ihtiva eden İdari Şartnameler/Teknik Şartnameler talepte bulunan birim tarafından hazırlanır.

7.4.3. Satın Alınan Hizmetin Doğrulanması

Belediyemiz tarafından satın alınan ürün ve hizmetlerin İdari/Teknik Şartnamelere uygunluğu kurulan Kabul

Komisyonları tarafından incelenir. Muayene ve Kabul komisyonlarının görev, yetki ve sorumlulukları söz konusu

yönetmeliklerde açıkça belirlenmiştir

İşin özelliği gereği bazı durumlarda şartnamelerde belirtilmiş olmak şartıyla üniversite, enstitü gibi harici

kuruluşlardan numune onay şartı aranır.

Yapım-inşaat işlerinde kesin kabul yapılmadan önce geçici kabul yapılır ve bir yıl beklenir. Bir yıl içinde doğabilecek

hatalar veya tespit edilecek eksiklikler ilgili firma tarafından tamamlanır. Bunun temini için kesin kabulden önce teminat

iadesi yapılmaz.



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 29 / 38

T.C.




Muayene/Kabul komisyonları; Alımı yapılan yapım işleri, mal ve hizmet alımları ile ilgili yürürlükte olan muayene ve

kabul yönetmeliklerinde belirtilen işlemleri yapar ve ilgili kayıtları düzenler. Satın alma, ihale ve bu işlemlerle ilgili

kontrol, onay, teslim ve teslim sonrası doğacak hata ve eksiklikler ile ilgili kayıtlar söz konusu satın alma veya ihale

dosyasında muhafaza edilir.

Belediyeye karşı yükümlülüğünü ifa etmeyen ya da eksik ifa eden ve kanunen geçerli mazereti olmayan

tedarikçilerin belediyeye ürün ya da hizmet teminine müsaade edilmez.


DHM.İA.01 Satınalma Birimi İş Akış Şeması

DHM.İA.02 İhale Birimi İş Akış Şeması

DHM.İA.03 AYNİYAT BİRİMİ AKIŞ ŞEMASI

FİM.İA.02 Yapım İşi Açık İhale İş Akış Şeması

FİM İA.03 YAPIM İŞİ PAZARLIK USULÜ AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI

FİM.İA.04 HİZMET İŞİ AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI

FİM.İA.05 HİZMET İŞİ PAZARLIK USULÜ AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI

FİM.İA.06 MAL ALIM İŞİ AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI

FİM.İA.07 MAL ALIM İŞİ PAZARLIK USULÜ AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI

7.5 Belediyecilik Hizmeti Sunumu

7.5.1 Ürün ve Hizmet Sunumunun Kontrolü

Belediyemizde üretim ve hizmet sağlamayı planlamalı ve kontrollü bir şekilde gerçekleştirmek üzere;

a.) Ürün ve/veya hizmet ile ilgili, belirlenmiş olan aşamalarda geçerli olan şartlar ( mevzuat, yönetim, ulusal ve

uluslararası şartlar ) belirlenmiştir.

b.) Birimlerin temel hizmet süreçlerinde yer alan faaliyetlerin sistematik bir düzen içerisinde gerçekleştirilmesi

amacı ile ürün/hizmet iş akış şemaları hazırlanmış ve bu iş akışlarında belirlenen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi

sırasında gerekli olan referans dokümanlar (Prosedür, talimat, mevzuat, vb.) ilgili faaliyet sorumluları tarafından

uygulanmaktadır. Bu dokümanlara gerekli olan durumlarda tedarikçilerin ve vatandaşların ulaşımı sağlanmaktadır.

c.) Madde 6.2’ye göre, prosesler için gerekli olan insan kaynaklarının varlığı sağlanmaktadır.

d.) Birimlerde temel hizmet süreçlerinin gerçekleştirilmesi sırasında ihtiyaç duyulan ve faaliyetin gerçekleştirilmesi

için gerekli olan ekipman (İnşaat makineleri, temizleme ekipmanı, bilgisayar donanımı ve yazılımı gibi) ilgili birim

tarafından belirlenmekte ve birimin yılı bütçesi doğrultusunda satın alımları gerçekleştirilmektedir.

e.) Temel hizmet süreçlerinde kullanılması gereken; test ve ölçüm cihazları ilgili birim tarafından belirlenmekte ve



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 30 / 38

T.C.




ürün/hizmet gerçekleştirme sürecinde kullanılması gereken faaliyetlerde kullanılmaktadır. Bu ekipmanın kontrolü

Madde 7.6’da belirtildiği şekilde sağlanmaktadır.

f.) Temel hizmet süreçlerinde yer alan faaliyetler ile ilgili doğrulama ve geçerli kılma işlemleri birim iş akış şemaları

ile belirlenmekte ve uygulanmaktadır.

g.) Temel ürün/hizmet gerçekleştirme süreçlerinde yer alan faaliyetlerin gerçekleşme aşamalarında, birim

amirlerinin onayı alınmaktadır.

Belediyemiz üretimlerinde teslimat sonrası servis-bakım işlemleri fiziki hizmetler için geçerlidir. Bu hizmetlerin

servis ve bakımı da belediyemiz tarafından hizmet üretimi olarak değerlendirilir ve kimin, ne zaman, nerede, nasıl

yapacağı birim iş akış şemalarında belirlenir. Belediyemiz kar amaçlı değil, hizmet amaçlı kurum olduğu ve çalışma

şartları mevzuatla belirlendiği için servis hizmetlerinin ücretsiz olması esastır.

Belediyemiz, acil durum hazırlıklarını ve tepki verme prosedürlerini periyodik olarak ve özellikle kazaların veya acil

durum vakalarının meydana gelmesinden hemen sonra, gözden geçirmekte, test etmekte ve geçerli kılarak gerektiği

durumlarda revize etmektedir.

7.5.2 Üretim ve Hizmet Sağlanması İçin Proseslerin Geçerliliği

Üretim ve hizmet sağlanması proseslerinin geçerli kılınması, belediyemizin uygunsuzlukları artık çok geç olana

kadar (genellikle mallar ve hizmetler teslim alındıktan sonra) saptayamadığı durumlardaki prosesler için gereklidir.

Örn: Alt yapı faaliyetleri.

Bu durumlarda, aşağıdaki proses geçerli kılma adımları uygulanmaktadır:

- Planlanmış sonuçları gerçekleştirme kapasitesinden emin olmaya yönelik metodun gözden geçirilmesi ve

onaylanması,

- Gerekli ekipman ve altyapının belirlenmesi ve mevcut kılınması,

- Gerekli eğitime, niteliğe ve/veya tecrübeye sahip özel ve yetkin personelin tayin edilmesi,

- Fiili proses sonuçlarına dayanan geribildirime imkân tanıyan kayıtlara sahip olunması,

Bunun için Belediyemizde İhale yoluyla dış kaynaklı hale getirilen ürün/hizmet sunumlarının kontrolü, ihale

sözleşmesinde belirlenmekte, uygulanmakta ve kontrolü yapılmaktadır.

Belediyemiz birimlerince üretilen ürün ve hizmetlerde ise;

a) Dosya bazlı işlemler üstlerin onayından geçmek suretiyle,



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 31 / 38

T.C.




b) İmalatla ilgili işlemlerde ise sürveyanlar, mühendisler ve üst amirlerin onayları ile kontrol edilmektedir.

7.5.3 Tanımlama ve İzlenebilirlik

Belediyemizde her hizmet üretimi için o hizmetle ilgili müdürlük birimlerinde dosya açılmakta, dosyada her türlü

tanımlama, uygulama ve kontrol bilgileri yer almaktadır. Dosyada, hizmet üretiminin her aşamasında, o aşamayı

gerçekleştirenlerin isimleri, imzaları ve işlem tarihleri yer almakta olup, bu yolla her ürün/hizmet geriye doğru

izlenebilmektedir.

Müdürlük kalemlerinde hangi işin kime havale edildiğinin kayıtları tutulmaktadır. Birimler arası ya da birim içi

evrakların el değiştirmesi evrak arkasında yazılan havaleler ile belirlenmektedir. Bu havalelerde tarih, imza ve kime

havale edildiğinin kaydı tutulur.

Tedarikçi firmalar tarafından yapılan işlerle ilgili olarak Hakediş, Geçici Kabul ve Kesin Kabul evraklarında da işin

nevi, üreten, kontrol eden ve onaylayanların kimlikleri ve işlem tarihleri bulunur.

Hizmetlere ait kayıtlar, Kayıtların Yönetimi Prosedürüne uygun olarak muhafaza edilir.

7.5.4 Vatandaş Malı

Birimler tarafından vatandaşa sunulan hizmetlerde, vatandaş mülkiyetinde olan evraklar, projeler, vb, ilgili

birimlerde devlet arşivleri yönetmeliğinde belirtilen süre ve yöntemlere uygun olarak birimlerde tanımlanmış olan

arşivlerde muhafaza edilir. Vatandaş malının teslim alınması, işlenmesi ve geri teslimi ile ilgili tüm kayıtlar ilgili

birimlerin prosesleri doğrultusunda tutulmaktadır.

Belediye Başkanlığı binasına girişlerde ziyaretçilere ait kimlikler ve üzerinde bulunan kesici-patlayıcı aletler Giriş

kapılarındaki güvenlik görevlileri tarafından kayıt altına alınarak muhafaza edilir.

Vatandaş malında kaybolma veya kullanımını engelleyen tahribat ve benzeri durumlarda, ilgili birimce ve kayıt

altına alınmak şartı ile vatandaşa bildirilir.

Ayrıca Belediyemiz, emanet edilen ortak malların (parklar, sokaklar, şehir altyapısı, tarihi varlıklar, dosyalar ve

kültürel varlıklar gibi) etkin olarak korunmasından sorumludur. Belediyemiz mülkiyeti olarak elinde tuttuğu bütün mal

varlıkları, vatandaşlara ait olan genel mallar olmaları nedeniyle, koruma altında mallar olarak dikkate alınır. Belirlenen

tüm hedef ve politikalar, yürütülen tüm faaliyetler-projeler bu esas temel alınarak belirlenir.

7.5.5 Ürünün/Hizmetin Korunması

a.) Birimler, alımı yapılan malzemeler ile ilgili, Bakanlar Kurulu tarafından yürürlüğe konulan, Taşınır mal

yönetmeliğini ve yönetmelik kapsamında gerçekleştirilecek olan faaliyetlerin belirli bir sistematik içerisinde yürütülmesi

amacı ile yürürlüğe konulan Taşınır Mal Yönetmeliği doğrultusunda; gerekli olan muhafaza ve teslim işlemlerini



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 32 / 38

T.C.




yürütürler.

b.) Belediyemizin tüm yazılı kayıtları ve dosyalar, Kayıtların Yönetimi Prosedürü ve Arşiv Yönetmeliğine göre

muhafaza edilir.

c.) Belediye bilişim sistemi içerisinde, tanımlanmış olan yazılımlar üzerinde çalışmalar ve faaliyetin içeriğine bağlı

olarak hazırlanmış olan yazılım programı üzerinde gerekli olan bilgiler, birimler tarafından kayıt edilir. Bilgi İşlem

Müdürlüğü tarafından Belediye Otomasyon Sistemi Kayıtlarının Yedeklemesi Talimatı doğrultusunda, gerekli olan

veri yedeklemeleri yapılır ve bilgi ve belgelerin korunması sağlanır.

d.) Destek Hizmetleri, Fen işleri, Park Bahçeler Müdürlükleri, Aşevi ve Atölye Garajlar tarafından üretilen ve

kullanılan malzemeler bu birimlerin depolarında muhafaza edilir.


Akış Şemaları


SB.T.04 Belediye Otomasyon Sistemi Kayıtlarının Yedeklemesi Talimatı

Arşiv Yönetmeliği

7.6. İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü

Belediyemiz tarafından Park Bahçeler, Emlak İstimlâk, İmar ve Şehircilik ve Fen İşleri Müdürlükleri bünyesinde var

olan ve kalibre edilmesi gereken izleme ölçüm cihazlarının kontrolü ve takibi ilgili birimler tarafından hazırlanan

Kalibrasyon Planı doğrultusunda yapılmaktadır.

Bunların yanı sıra ISG ve Çevre yönetimi ile ilgili kullanılan gürültü ve gaz vb emisyonların kontrolünde kullanılan

cihazların mevcudiyetinde Yönetim Temsilcisi tarafından ilgili cihazlara ait Kalibrasyon Planı oluşturulur ve takibi

sağlanır.

Kalibrasyon faaliyetleri ile ilgili tutulan tüm kayıtlar, Kayıtların Yönetimi Prosedürüne göre ilgili birimlerde muhafaza

edilir.


Kalibrasyon Planı


8.0 İZLEME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 33 / 38

T.C.




8.1 Genel

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ bünyesinde aşağıdakiler için gerekli olan izleme, ölçme, analiz, geliştirme

süreçleri planlamış ve bunlarla ilgili süreçler aracılığıyla faaliyetle yürütülmektedir.

• Hizmet/ürün, çevre boyutları ile ilgili ölçümler, risk değerlendirmesi sonuçlarının uygunluğunu göstermek,

• Entegre yönetim sisteminin uygunluğunu sağlamak,

• Entegre Yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek,

Planlamalar uygun istatistiksel teknikler ile analiz edilmektedir.

8.2. İzleme ve Ölçme

8.2.1 Vatandaş Memnuniyeti

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ olarak amacımız vatandaşlarımızın memnuniyetini sürekli artırabilmektir. Bu

amaçla vatandaşımızın belediye hizmetlerinden memnuniyetlerini izlemek ve ölçmek için birçok yöntem

kullanılmaktadır.

Bu amaçla;

a) Çözüm Masası

b) Kamuoyu Yoklamaları

c) Kent Konseyleri

d) Halk Günü Toplantıları, etkin şekilde yürütülmektedir

Bunların yanı sıra çağrı merkezi, Alo Sancaktepe ve Web Sayfası kanalıyla yapılabilen anketler yine web sayfası

kanalı, e-posta ve SMS yoluyla alınan vatandaş başvuruları ile vatandaş memnuniyeti izlenmekte ve ölçülmektedir.

8.2.2. İç Tetkik

Belediyemiz, entegre yönetim sistemi ile ilgili faaliyetlerin planlanan düzenlemelere uyup uymadığının, bu

düzenlemelerin etkili olarak uygulanıp uygulanmadığının tarafsız ve sistematik olarak incelenmesi için iç tetkikler bütün

bölümleri kapsayacak şekilde gerçekleştirilmektedir.

Tetkikler,

• Entegre Yönetim sistem elemanlarının belirlenen dokümantasyon ve uygulama şartlarına uygunluğunu saptamak,

• Belirlenen hedeflere erişmek için uygulanan entegre sistemin etkinliğini saptamak,

• Düzenleyici şartlara uymak,

• Belediyenin entegre yönetim sistemini iyileştirmek için imkan sağlaması,



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 34 / 38

T.C.




• Dış denetim faaliyetlerini kolaylaştırmak için yapılır.

İç tetkiklerin planlanması, iç tetkik ekibinin belirlenmesi, tetkik hazırlıklarının yapılması, tetkiklerin gerçekleştirilmesi,

tetkik sonuçlarının raporlanması İç Tetkik Prosedürüne uygun şekilde yürütülür

8.2.3. Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi

Belediyemiz, vatandaşa kaliteli hizmet sunabilmek amacıyla tüm süreçlerini, süreç akışları ve talimatlar aracılığıyla

kontrol altında yürütülmesini sağlar. Hazırlanan süreçlerin performans kriterleri, Proses İzleme Formunda

belirlenmiştir. Belirlenen performans kriterleri istatistiksel tekniklerle analiz edilmekte, mevcut süreçlerin sürekli

iyileştirilmesi için hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığı elektronik ortamda Performans Esaslı Bütçeleme Programı ile takip

edilmekte yıllık olarak düzenlenen toplantılarında bunlar gözden geçirilerek iyileştirme faaliyetleri düzenlenmektedir.

8.2.4. Hizmetin/Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi

Birimlere ait iş akış şemalarında Hizmetin gerçekleştirilmesi aşamalarında şartların karşılandığını doğrulamak ve

geçerli kılmak için faaliyetle belirlenmiştir.

Ürün ve hizmet ile ilgili doğrulama ve geçerli kılma faaliyetleri sonucunda, ürün veya hizmet ile ilgili belirlenen

performans kriterinin ve belirlenen hedeflerin gerçekleşip gerçekleşmediği sorumlu birim tarafından ölçülür, analiz

edilir ve sonuçları ilgili birim sorumluları tarafından raporlanır




Birim faaliyet raporları

SB.P.05 İç Tetkik Prosedürü

HİM.İA.04 Çözüm Masası İş Akış Şeması

8.3. Uygun Olmayan Ürünün/Hizmetin Kontrolü

Belediyemiz, Kalite, Çevre ve ISG politikasının ve uygulanan entegre sistemin bir gereği olarak, yürütülen faaliyetlerde

belirlenen şartlara uymayan hizmetlerin ve uygun olmayan ürünlerin kullanılmasının ve uygulanmasının önlenmesi ve

düzeltilmesini sağlayacak olan gereklilikleri belirlemiş ve Uygunsuzluklar, Kazalar ve Olaylar Prosedürü ile kontrol

altına almıştır.

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ’nde üretilen ürün ve hizmetlerin istenen özelliklere sahip olmaması durumunda

vatandaşa teslim edilmemesi için gerekli önlemler alınmıştır. Buna göre;



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 35 / 38

T.C.




a. Dosya Bazlı İşlemler: Bu tür hizmetlerde ara kontrol ve son kontrol işlemleri yapılmamış dosyaların, evrakların

vatandaşa verilmesi mümkün değildir. Bu sayede kontrolsüz hizmetin vatandaşa sunulması engellenmektedir.

b. Yapım İşleri: Belediyemiz tarafından taşeronlar marifeti ile yapılan işlerde kontrolör onayları, geçici kabul ve bu

kabulden bir yıl sonra yapılan kesin kabul işlemleri ile hatalı işlemlerin hizmete sunulması engellenmektedir. Hata

tespiti durumunda ilgili mevzuata göre işlem yapılmaktadır.

c. Belediye birimlerince üretilen yapım işlemleri teknik elemanlarca kontrol edilerek hizmete alınmaktadır.

Kontrollerde uygunsuzluğun tespit edilmesi durumunda Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü doğrultusunda

işlem yapılmaktadır. Uygunsuzluklar ile ilgili kayıtlar Kayıtların Yönetimi Prosedürüne uygun olarak muhafaza

edilmektedir.



SB.P.03 Uygunsuzluklar, Kazalar ve Olaylar Prosedürü

SB.P.04 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü

ACİL HAL HAZIRLIĞI VE BU HALLERDE YAPILMASI GEREKEN İŞLER

Belediyemizde muhtemel ve karşılaşılmış tüm çevre ve ISG kazaları dikkate alınarak acil durumları ve bu

durumlarda oluşabilecek çevre etkilerini en aza indirebilmek amacıyla planlar ve yöntemler oluşturmuştur. Bu

yöntemler mümkün olduğunda tatbikatlarla denenmekte ve gerekli değişiklikler yapılmaktadır.

Yangın, deprem, sel felaketi ve savaş durumu gibi acil hallerde uygulanacak hareket tarzları, SAFKOM Yönetmeliği

doğrultusunda yürütülmektedir. Bu yönetmelik doğrultusunda ekipler oluşturulmuş ve Sivil Savunma Kurum Afet Planı ile dokümante edilerek yayınlanmıştır.

Herhangi bir yangın tehlikesine karşı yangın söndürme cihazları merkez binada ve diğer belediyeye ait kritik

bölgelere yerleştirilmiştir. Takibi Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından takip edilerek kayıt altına alınmaktadır.

Bu ekipmanların periyodik olarak kontrolleri yapılmakta, her an kullanılmaya hazır bulundurulmaktadır. Yanıcı,

parlayıcı ve patlayıcı maddeler özel koşullarda muhafaza edilmektedir. Herhangi bir yangın durumunda ilk müdahaleyi

yapmak üzere Yangın Söndürme, Kurtarma, Koruma, İlk Yardım ve Tahliye ekipleri oluşturulmuştur.

Kaza ve acil hallerin ortaya çıkmasından sonra, acil hal hazırlığı ve bu hallerde yapılması gereken işlerle ilgili

usullerin gözden geçirilmesi ve gerektiğinde yeniden düzenlenmesi yapılmaktadır.


SB.PL.01 Acil Eylem Planı



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 36 / 38

T.C.




Afet Koordinasyon Merkezi (SAFKOM) Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik

Yangın Söndürme Cihazları Takip Çizelgesi

8.4. Veri Analizi

T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ’nde kurulan Entegre Yönetim Sisteminin Sancaktepe halkının beklentilerini

karşılamasındaki etkinlik ve yeterliliğini kontrol etmek, doğrulamak ve burada elde edilen veriler doğrultusunda hizmet

kalitesini geliştirmek amacıyla istatistikî metotlardan yararlanılır.

Böylece çalışmaların sonuçlarını incelemek ve analiz etmek kolaylaşmakta, kararların daha hızlı ve doğru olması

sağlanmaktadır. T.C SANCAKTEPE BELEDİYESİ’nin verdiği hizmetler istatistikî verilerden yararlanılarak

şekillendirilmektedir. Yapılan istatistikî çalışmaların sonuçları ve analizleri belli periyotlarda yönetime sunulmaktadır.

Aşağıda belirtilen konularda veri analizi yapılarak istatistiksel değerlendirmeler yapılmaktadır.

a. Vatandaş Şikâyetleri ve Dileklerinin Değerlendirilmesi

b. Vatandaş Beklentilerinin Karşılanması

c. Tedarikçi Performansı Değerlendirmesi

d. Eğitim Hedefleri

e. Müdürlüklerin Performans Hedefleri

f. Hizmet Şartlarına Uygunluğun Değerlendirilmesi

8.5. İyileştirme

7.5.1.Sürekli İyileştirme

Entegre yönetim sistemi etkinliği;

• Kalite, Çevre, İSG politikası ve hedeflerinin periyodik olarak gözden geçirilmesi, • İç denetimlerin yapılması ve sonuçları doğrultusunda düzeltici/önleyici faaliyetlerin başlatılması, • Verilerin belirlenmesi, ölçülmesi ve analiz edilmesi, • Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin açılması, • Çalışanların iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerine ilişkin önerilerinin değerlendirilmesi, • Yönetim gözden geçirme ve diğer toplantılarının periyodik olarak yapılması ile sürekli iyileştirilmektedir.

8.5.2. Düzeltici Faaliyetler



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 37 / 38

T.C.




Düzeltici faaliyetlerin uygulanmasına yönelik dokümante edilmiş Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü

bulunmaktadır.

Entegre Yönetim Sisteminin uygulanması, etkinliğinin ve devamlılığının sağlanması amacıyla ortaya çıkan

uygunsuzluklar, vatandaş şikâyetlerini analiz edilerek sebepleri araştırılır, tespit edilen düzeltici faaliyetler sistematik

ve planlı bir şekilde uygulanarak hizmet kalitesinde sürekli iyileştirme sağlanır.

8.5.3. Önleyici Faaliyetler

Önleyici faaliyetlerin uygulanmasına yönelik dokümante edilmiş Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü

bulunmaktadır. Bu prosedür doğrultusunda potansiyel bir uygunsuzluğun sebebinin veya diğer potansiyel durumların

ortadan kaldırılması amacıyla önleyici faaliyetler planlanmaktadır


SB.P.04 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü



HİLMİ YAZICI

Yönetim Temsilcisi

Sayfa No: 38 / 38

Documents

SB.EK.00 ENTEGRE SİSTEM EL KİTABI - Sancaktepe · ENTEGRE SİSTEM EL KİTABI DOKÜMAN NO YAYIN TARİHİ REVİZYON TARİHİ REVİZYON NO SB.EEK.00 18.03.2016 - 0 veya bunların birlikte