SEMINARSKI RAD - Upravljacki Informacioni Sistemi

FAKULTET ZA MENADŽMENT

Novi Sad

SEMINARSKI RAD IZ PREDMETAUPRAVLJAČKI INFORMACIONI SISTEMI

Prikaz preduzeća»GRADITELJ« d.o.o. Novi Sad

Profesor:Prof. dr Zoran Savić

Asistent: Student: Br. indeksa:Borislav Todorović Jelena Pavić 2/06-2

SEMINARSKI RAD

Novi Sad, jun 2008. godine.

SADRŽAJ

1. Uvod .......................................................................................................... 2

1.1. Naziv i sedište preduzeća ................................................................. 2

1.2. Delatnost preduzeća ......................................................................... 2

1.3. Definisanje problema ....................................................................... . 3

1.4. Cilj rada ............................................................................................. 3

1.5. Projektni zadatak ......................... .................................................... 3

2. Snimak postojećih tokova informacija ........................................................ 4

2.1. Organizaciona struktura kompanije .............................................. .... 4

2.2. Tokovi informacija ............................................................................. 5

2.3. Analiza postojećeg stanja .................................. ............................... 7

2.4. Procena informatizovanosti firme ...................................................... 9

3. Predlog savremenog rešenja toka informacija .......................................... 9

3.1. Predlog rešenja .................................................................................. 9

3.2. Obrazloženje rešenja ....................................................................... 10

4. Zaključak .................................................................................................... 18

5. Literatura .................................................................................................... 19

UPRAVLJAČKI INFORMACIONI SISTEMIStudent Jelena Pavić strana - 1 - Br. indeksa 2/06-2

SEMINARSKI RAD

1. UVOD

Od samog osnivanja pa do danas proizvodno, trgovinsko, uslužna

kompanija “GRADITELJ” d.o.o. Novi Sad razvija u kontinuitetu svoju osnovnu

delatnost ovlašćenog distributera i servisera građevinske, putarske i komunalne

opreme, postrojenja i vozila poznatih svetskih proizvođača, pozicionirajući se na

tržištu kod dobavljača i kupaca kao uspešan i pouzdan poslovni partner.

1.1. Naziv i sedište preduzeća

Proizvodno, trgovinsko, uslužna kompanija “GRADITELJ” d.o.o. Novi Sad

osnovana je 1992.godine, od strane dva osnivača/vlasnika, sada predsednika i

potpredsednika kompanije.

Sedište kompanije je u Novom Sadu, Bulevar Slobodana Jovanovića 4a.

Do danas, kompanija se razvila u grupaciju GRADITELJ-GROUP koju

čine:

“GRADITELJ” d.o.o. Novi Sad - Srbija, sa svojim regionalnim centrima u Beogradu, Čačku i Nišu

“GRADITELJ BL” d.o.o. Banja Luka – Bosna i Hercegovina, sa kancelarijom u Sarajevu

“GRADITELJ CG” d.o.o. Podgorica - Crna Gora

“GRADITELJ STROJEVI I VOZILA” d.o.o. Zagreb – Hrvatska

“GRADITEL-ADING” d.o.o. Skoplje – Makedonija

1.2. Delatnost preduzeća

Delatnosti kompanije “GRADITELJ” d.o.o. Novi Sad, kao i ostalih članica

grupacije, su prodaja, inženjering, servisiranje i remont građevinskih mašina,


SEMINARSKI RAD

postrojenja, vozila, motora i komponenata, kao i druge usluge vezane za

građevinsku mehanizaciju.

1.3. Definisanisanje problema

Pored činjenice da se kompanija “GRADITELJ” d.o.o. od svog nastanka

veoma uspešno razvija, što dokazuju i znatan porast u broju zaposlenih, stepen

stručnosti zaposlenih, i razna priznanja i nagrade Privredne Komore i drugih

državnih institucija, kompanija “GRADITELJ” d.o.o. se u svom radu susreće sa

problemom efikasne razmene informacija zbog nedovoljno definisane strukture i

neadekvatno postavljenog informacionog sistema i informacionih tokova.

Kroz vizuru menadžmenta, problem efikasne razmene informacija

predstavlja ozbiljnu pretnju u daljem poslovanju kompanije jer kao rezultat ima

neslaganja u periodičnim izveštajima o poslovanju kompanije, troškovima i

ostvarenoj dobiti, što je uzrokovano neadekvatnim protokom informacija među

sektorima. Posledica neusaglašenosti analiza i izveštaja se ogleda kako u

greškama prilikom planiranja nabavki tako i u problemima prilikom plasiranja i

prodaje robe.

1.4. Cilj rada

Propisivanje procedura za svaki pojedinačni segment poslovanja i

osavremenjivanje informacionog sistema usklađenog sa propisanim

procedurama bi tačno definisalo tokove i vrstu informacija i prateće

dokumentacije i time sveo na minimum probleme u daljem poslovanju kompanije.

1.5. Projektni zadatak

Budući da je osnovna delatnost kompanije prodaja, projektni zadatak ovog

rada je da se pokrije jedan segment prodaje koji zahteva veliku preciznost i


SEMINARSKI RAD

dobro organizovan tok informacija i dokumentacije, sve u cilju sigurne prodaje, a

to je učestvovanje na tenderima i davanje ponude.

2. SNIMAK POSTOJEĆIH TOKOVA INFORMACIJA

2.1. Organizaciona struktura kompanije "Graditelj” d.o.o. Novi Sad

HIJERARHIJSKA

GRADITELJ GROUP

Predsednik

Generalni direktor

TEHNIČKI DIREKTORDIREKTOR SPOLJNE

TRGOVINE I MARKETINGA

DIREKTOR EKONOMIKE, RAZVOJA, PRAVNIH I OPŠTIH

POSLOVA

DIREKTORGRADITELJ BL doo

BANJA LUKA

DIREKTORGRADITEL-Ading

SKOPJE

DIRECTOR OF GRADITELJ

LJUBLJANA SLOVENIA

DIREKTORGRADITELJ doo

NOVI SAD

DIREKTORGRADITELJ CG

dooPODGORICA

DIREKTORGRADITELJ

Strojevi i vozilaZAGREB

Potpredsednik

up

rava

log

istk

ap

rod

aja

FUNKCIONALNA


SEMINARSKI RAD

Predsednik

Generalni direktor

MARKETINGSPOLJNA

TRGOVINAFINANSIJE

PRODAJNI CENTAR BEOGRAD

PRODAJNI CENTAR NIŠ

PRODAJNI CENTAR

NOVI SAD

SERVISNI CENTAR REMONT

Potpredsednik

up

rav

alo

gis

tka

pro

da

ja

OPŠTI I PRAVNI POSLOVI

KOMERCIJALNA SLUŽBA

TEHNIČKI SEKTOR

PRODAJNI CENTAR ČAČAK

po

st-

pro

da

ja

2.2. Tokovi informacija

U domenu plasiranja robe na tržištu kod izrade i prezentovanja ponuda

potencijalnim kupcima i učestvovanja na tenderima, u lancu komunikacije nalaze

se: direktor prodaje, menadžer prodaje, refernet nabavke u sektoru spoljne

trgovine, referent opštih i pravnih poslova, finansijska služba i

proizvođači/dobavljači opreme koja se nudi.

Nakon otkupa tenderske dokumentacije, odnosno, definisanja opravdanosti

učestvovanja na raspisanom tenderu, referent nabavke u sektoru spoljne

trgovine od dobavljača, na osnovu upita menadžera prodaje pribavlja potrebne

informacije za izrdau predkalkulacije. Informacije o ceni, uslovima prodaje i

rokovima isporuke u pisanoj formi dostavlja menadžeru prodaje koji na osnovu


SEMINARSKI RAD

dobijenih informacija pravi simulaciju bodovanja na tenderu i od direktora prodaje

dobija instrukcije za učešće na tenderu i parametre za izradu ponude.

Zahtev za izradu ponude sa detaljnim instrukcijama za izradu iste

dostavlja referentu nabavke u spoljnoj trgovini koji izrađuje konačnu ponudu i

obezbeđuje sve potrebne dokumente (certifikate o usklađenosti, izjave i

autorizacije proizvođača, itd) za učestvovanje na tenderu.

Menadžer prodaje je takođe obavezan da do referenta opštih i pravnih

poslova kao i finansijske službe obezbedi dodatne dokumentaciju i bankarske

garancije ukoliko je to tenderom zahtevano.


DIREKTOR PRODAJE

REF. NABAVKE U SEKTORU SPOLJNE TRGOVINE

MENADŽER PRODAJE

FINANSIJSKA SLUŽBA

PROIZVOĐAČ / DOBAVLJAČ

REFERENT OPŠTIH I PRAVNIH POSLOVA

Komunikacija outem telefona, faxa, e-maila

Komunikacija putem e-maila i telefona, dpoisa

Usmena komunikacija

Usmena i pismena komunikacija

SEMINARSKI RAD

2.3. Analiza postojećeg stanja

Kako zbog obima posla, načina poslovanja, tako i zbog ugleda koji je

tokom godina stekla, kompanija uveliko prevazilazi pomenuti vid tokova

informacija unutar i izvan organizacije. Propusti u poslovanju izazvani

neadekvatnim prikupljanjem i distribucijom informacija za krajnju posledicu ima

pogrešne procene i planiranja, a ubrzani rast kompanije i rapidno povećanje

broja zaposlenih dovodi do gubljenja kontrole menadžmenta nad dešavanjima

unutar kompanije i odvijanja poslovnog procesa.

Menadžeri prodaje zaduženi i za praćenje dešavanja na dodeljenoj

teritoriji, često propuste informacije o raspisivanju tendera, a samim tim i

učestvovanje kompanije na istom.

Porded pomenutog propusta, dešava se da informacije o uslovima tendera

i potrebnoj dokumentaciji budu pogrešno rastumačene od strane menadžera

prodaje što, zbog nekompletne dokumentacije, takođe dovodi do nemogućnosti

učestvovanja na tenderu.

Postoojeća računarska mreža i informacioni sitem nepothranjuju podatke

o rezultatima tendera što onemogućava menadžment kompanije da izvrši

potrebne periodične analize.

Zbog svega navedenog i samog povećanja obima poslovanja, kao i

oformljenja grupacije koja pokriva gotovo čitavu teritoriju bivše Jugoslavije,

menadžment kompanije se odlučio na uvođenje informacionog sistema koji bi

omogućio prikupljanje, obradu i distribuciju informacija na zbirnom mestu -

serveru, kao i potpunu kontrolu poslovanja svih segmenata svake članice

grupacije od strane vlasnika kompanije.


SEMINARSKI RAD

Nije se pribeglo kupovini gotovog rešenja, već je angažovana

programerska kuća za izradu i implementaciju informacionog sistema prema

zadatim parametrima od strane menadžmenta.

Shema informatičkog sistema

Postojeća informatička struktura dozvoljava implementaciju zahtevanog

informacionog sistema.


SERVER

OPŠTI I PRAVNIPOSLOVI

MARKETING I RAZVOJ

FINANSIJESPOLJNA TRGOVINA / NABAVNA SLUŽBA

PREDSEDNIK POTPREDSEDNIK GEN. DIREKTOR

REZ. DELOVIPRODAJA/KOMERCIJALA

TEHNIČKI SEKTOR

PRODAJNI CENTRI

REMONT

SEMINARSKI RAD

2.4. Procena informatizovanosti kompanije

Informaciona tehnologija u kompaniji “GRADITELJ” d.o.o. je hardverski

dobro opremljena. Svako radno mesto poseduje stacionarni računar, 75%

računara ima svoj laserski štampač i svi segmenti poslovanja se oslanjaju na

informacione tehnologije.

Postojeći informacioni sistem je konstruisan po zadatim parametrima

menadžementa kompanije, nije se koristilo gotovo rešenje.

Budući da su zahtevi menadžmenta i potrebe kompanije tokom

implementacije informacionog sistema menjali, došlo je potrebe za suštinskim

promenama u konstrukciji informacionih sistema što je dovelo do nepovezanosti

sektora i nekompletnosti sistema.

Zbog vih navedenih nedostatka, može se zaključiti da trenutna

informatizovanost kompanije nije na zadovoljavajućem nivou.

Baze podataka na serveru su, zbog neadekvatne forme, prazne, a u

poslovanju se i dalje pribegava lošijim metodama tokova, distribucije i obrade

informacija u vidu korišćenja exel tabela za izradu izveštaja, međusektorsko

komuniciranje putem telefona ili e-maila, bez „uskladištenja” razmenjenih

informacija.

3. PREDLOG SAVREMENOG REŠENJA TOKOVA INFORMACIJA

3.1. Predlog rešenja

Predlog rešenja za problem prikupljanja, obrade i distribucije informacija u

vezi sa plasiranjem i prodajom proizvoda iz svog prodajnog asortimana, je izrada

detaljne procedure sa tačno definisanim tokom informacija i dokumentacije na

osnovu koje bi se pristupilo izradi informacionog sistema. To bi svakom


SEMINARSKI RAD

zaposlenom u lancu toka komunikacije tačno definisalo obaveze i odgovornosti

svodeći mogućnost greške na minimum, a menadžmentu kompanije obezbedilo

precizne izveštaje za svaki segment poslovanja u svakom momentu.

3.2. Obrazloženje rešenja

Procedura učešća na tenderima i davanja ponude ima za cilj da definiše način

učestvovanja na tenderima (konkursima za javne nabavke)

Područje primene

Procedura učešća na tenderima i davanja ponude se odnosi na sve slučajeve

kada se javno oglašava potreba za nabavkom opreme koju kompanija “GRADITELJ”

d.o.o. ima u svojoj ponudi.

Definicije, oznake i skraćenice

Tender- Javno iskazana potreba putem zvaničnih medija radi nabavke dobara

koju su po zakonu o javnim nabavkama dužna da oglase preduzeća u većinskoj

državnoj svojini

KD - Komercijalni direktor

DPM - Direktor prodaje mašina

MPM - Menadžer prodaje mašina

DPP - Direktor prodaje postrojenja

MPP - Menadžer prodaje postrojenja

DPV - Direktor prodaje vozila

MPV - Menadžer prodaje vozila

DU - Direktor uprave

MOP - Menadžer za opšte i pravne poslove

MDST - Menadžer za dobavljače i spoljnutrgovinu

SDST - Sektor dobavljača i spoljne trgovine

SEF - Sektor ekonomike i finansija

SOP - Sektor opštih i pravnih poslova


SEMINARSKI RAD

Veza sa drugim dokumentima

Zakon o javnim nabavkama

Priručnik o radu komercijalnog sektora-Q1.K0.01

Opis rada

Način obavljanja procedure i opis pojedinih aktivnosti dat je u nastavku.

Prikupljanje informacija

Ovaj posao radi svakodnevno za to zaduženo lice u SDST (sektoru spoljne trgovine I

odnosa sa dobavljacima)

Dostavljanje informacija

Odmah po pregledu javnih glasila i uočavanju raspisanog tendera za nabavku opreme

iz našeg prodajnog programa, fotokopiju oglasa sa markiranim tekstom dostaviti

komercijalnom direktoru kompanije, (KD)

Razmatranje informacija

Po prijemu obaveštenja o raspisanom tenderu komercijalni direktor uz konsultacije sa

direktorima prodaje donosi odluku o učestvovanju na tenderu i o kupovini tenderske

dokumentacije.

Preuzimanje tenderske dokumentacije i priprema ponude

Komercijalni direktor parafira na fotokopiji oglasa saglasnost za kupovinu

tenderske dokumentacije i predaje u sektor ekonomike I finansija (SEF) radi uplate. O

tome obaveštava nadležnog direktora prodaje, a isti prenosi dalju koordinaciju po pitanju

preuzimanja dokumentacije na menadžera prodaje u čijoj je nadležnosti dalja realizacija

tendera.


SEMINARSKI RAD

Odmah po preuzimanju tenderske dokumentacije menadžer prodaje signira pojedine

zahteve iz te dokumentacije na službe koje treba da pripreme pojedine dokumente koji

se zahtevaju i obavezno naznačava rok do kada dokumenti treba da se pripreme.

Nadležne službe pripremaju zahtevanu dokumentaciju za tender, a menadžer

prodaje to koordinira.

Definisanje ponude

Na osnovu tehničke specifikacije zahtevane u uslovima tendera i prezentiranih

kriterijuma za bodovanje ponuđača menadžer prodaje zajedno sa nadležnim direktorom

prodaje, a po potrebi I sa komercijalnim direktorom bira opremu koju treba na dati tender

ponuditi.

Na osnovu prezentiranih kriterijuma za bodovanje ponuđača menadžer prodaje

zajedno sa nadležnim direktorom prodaje i komercijalnim direktorom koji se konsultuje

sa direktorom uprave i (MDST) menadžerom za spoljnu trgovinu i odnose sa

dobavljačima, određuje rok isporuke, cenu i uslove plaćanja za ponudu na dati tender.

Izrada ponude

Po određivanju svih uslova menadžer prodaje dostavlja u (SDST) sektor spoljne

trgovine I odnosa sa dobavljačina kompletno popunjen ‘’zahtev za izradu ponude za

tender’’ na obrascu Q2.K0.01.-01

Kompletiranje dokumentacije

Po prikupljanju sve zahtevane dokumentacije menadžer prodaje proverava

kompletnost i ispravnost i ako je dokumentacija kompletna dostavlja je tenderskoj

komisiji u skladu sa zahtevanim rokom i procedurom, a ako dokumentacija nije

kompletna vraća je na pripremu u delu u kome je treba dokompletirati


SEMINARSKI RAD

Otvaranje ponude

Menadžer prodaje obavezno mora prisustvovati otvaranju ponuda na tender i

obavezno mora staviti prigovor i izdvojiti mišljenje ako uoči bilo kakvu povredu procedure

od strane konkurencije ili od strane tenderske komisije, znači, mora aktivno učestvovati

prilikom otvaranja ponuda. Svoj izveštaj sa otvaranja ponude dostavlja faxom ili E.mail-

om nadležnom direktoru prodaje u roku od 24 sata od otvaranja ponuda.

Čuvanje dokumentacije

Sva dokumentacija koja se odnosi na tender (oglas, fotokopija kompletnog seta

tederske dokumentacije, naša ponuda, zapisnik sa otvaranja ponuda, obaveštenje o

izboru najpovoljnijeg ponuđača…) mora se čuvati i predaje se u (SOP), sektor opštih i

pravnih poslova radi preduzimanja odgovarajućih mera ako se ukaže potreba i ako ima

osnova za to.

Dokumentacija se čuva kod komercijalnog direktora u registratoru označenom sa

TENDERI _______god.

Zaštita prava ponuđača

Menadžer opštih I pravnih poslova, (MOP), ako se oceni da su u postupku

tendera povređena prava kompanija “GRADITELJ” d.o.o. kao ponuđača, dužan je da u

skladu sa zakonom o javnim nabavkama preduzme odgovarajuće mere.


SEMINARSKI RAD

Odgovornost i ovlašćenja

Odgovornosti za obavljanje pojedinih aktivnosti iz procedure prikazane

se u matrici, datoj u nastavlku.

Radno mesto

Aktivnost

Ref. Men prodaje

Direkt. prodaje

Kom direktor

Ekon koord

Direkt. ekon

Mena-džer za sp trg. I odn sa

dob

Teh direk.

Men. za

pravne I opšte posl.

Direktor

Preduzeća

5.1 O

5.2 O I

5.3 U O

5.4 O I I U I I I

5.5 O U U U U U I

5.6 U O

5.7 O I U

5.8 O I I I

5.9 U U O

5.10 I I U O I

Oznake: O - odgovoran; U - učestvuje; I - informisan

Za kontrolu da li se postupa po ovom dokumentu ovlašćen je predstavnik rukovodstva za

kvalitet.


SEMINARSKI RAD

Pregled zapisa i priloga

U ovoj proceduri, kao rezultat sprovođenja aktivnosti, vode se sledeći zapisi:

Naziv zapisa Oznaka obrasca za zapis (broj priloga)

Mesto čuvanja

Vreme čuvanja

Napomena

Zahtev za izradu ponude Q2.KO.01-01 Arhiva KD 3 god

Ponuda Slobodna forma Arhiva KD 3 god

Izveštaj sa otvaranja ponude Slobodna forma Arhiva KD 3god

Kompletna tenderska dokumentacija koju čine:

Oglas

fotokopija kompletnog preuzetog seta tederske dokumentacije

zapisnik sa otvaranja ponuda

obaveštenje o izboru najpovoljnijeg ponuđača…

Prema zahtevu iz tendera

Arhiva KD 3 god Dokumentacija spoljnog porekla


SEMINARSKI RAD

Po završetku uvođenje informacionog sistema u aplikaciji informacionog

sistema će se nalaziti i biti dostupni menadžemntu podaci o: menadžeru prodaje

koji je vodio predmet, datumu objavljivanja tendera, naručiocu tendera, terminu


IZRADA

REFERENTPRIKUPLJANJE

DOSTAVLJANJE INFORMACIJA REFERENT

PREUZIMANJE TENDERSKE

DOKUMENTACIJE I PRIPREMA PONUDE

RAZMATRANJE INFORMACIJAKOMERCIJALNI DIREKTOR I

DIREKTOR SEKTORA

NE

KRAJDA

MENADŽER PRODAJE

NADLEŽNE SLUŽBE

REFERENT

KOMPLETIRANJE DOKUMENTACIJE

OTVARANJE PONUDA

ČUVANJE DOKUMENTACIJE

MENADŽER PRAVNIH I OPŠTIH POSLOVA

DEFINISANJE PONUDE

5.8

5.7

5.6

5.3

5.4

5.1

5.2

5.5

NE

DA

DOKUMENTACIJA KOMPLETNA

MENADŽER PRODAJE

ZAŠTITA PRAVA PONUĐAČA

5.9

5.10

KRAJ

POČETAK

javni oglasi

javni oglasi

javni oglasi

Učestvovanje na tenderu

Tenderska dokumentacija

Tenderska dokumentacijaMENADŽER PRODAJE

Zahtev za izradu ponudeQ2.K0.01-01

Ponuda

MENADŽER PRODAJE

Izveštaj sa otvaranja

Kompletna dokumentacijaKOMERC.DIREKTOR

SEMINARSKI RAD

za dostavljanje ponuda, terminu otvaranja ponuda, roku za donošenje odluke,

ceni tenderske dokumentacije, vrednosti nabavke, ciljnoj grupi, kriterijumima

tendera, odabranom ponuđaču, predmetu ponude kompanije i odabranoj ponudi,

ukoliko to nije ponuda kompanije, sa svim detaljima (ponuđačem, brojem

ponude, uslovima plaćanja, vrednosti ponuđene opreme, i sl.)

Uz ovako konstruisan i implementiran informacioni sistem, menadžment

kompanije će u izabranom terminu za određeni interval, npr. krajem godine za

prethodnu godinu, imati kompletan i precizan izveštaj o broju tendera na kojima

je učestvovano, ukupnoj ceni otkupljene tenderske dokumentacije, prolaznosti na

tenderima, kao i aktivnostima konkurencije, njihovim cenama i uslovima prodaje.

3. ZAKLJUČAK

Kompanija “GRADITELJ” d.o.o. iz Novog Sada je u proteklih 16 godina svog

postojanja i poslovanja izgradila zavidan ugled na prostoru Srbije i ostalih


SEMINARSKI RAD

republika bivše Jugoslavije /u kojima su osnovane sestre kompanije, ali nisu bile

relevantne za izradu ovog rada/.

Misiju pružanja kompletne usluge svojim korisnicima počevši od nabavke, preko

kvalitetnog održavanja i servisiranja kupljene opreme do otkupa mehanizacije na

principu zamene “staro za novo” i konačnog formiranja proizvodnje i ugradnje

dodatne opreme na mašine, postrojenja i vozila iz svog prodajnog programa,

kompanija ostvaruje zapošljavanjem mladih stručnjaka i time smanjuje broj

visokoobrazovanih kadrova koji napuštaju zemlju.

Iz svega navedenog nameće se zaključak da je kompanija “GRADITELJ” d.o.o.

jedna od firmi u našoj zemlji čija organizacija i poslovanje, iako i dalje u razvojnoj

fazi sklonoj promenama usled težnji za boljim, mogu da posluže kao primer

poslovanja i rada jedne uspešne kompanije.

11. LITERATURA

1. Zoran Savić, “Upravljački informacioni sistemi”, pp prezentacija


SEMINARSKI RAD

2. Statut kompanije “GRADITELJ” d.o.o. Novi Sad

3. www.graditelj-group.com


http://www.graditelj-group.com/

Documents

SEMINARSKI RAD - Upravljacki Informacioni Sistemi