Sistem Informasi2

SISTEM INFORMASI

By

RACHMAT AULIA, MSC.IT

Bahan Kuliah Fakultas MIPA

Jurusan ILKOM (Ilmu Komputer)

Kredit : 3 SKS

Tahun Ajar : 2009 / 2010

Konsep Dasar Sistem

• Ada dua pendekatan dalam mendefinisikan suatu sistem : 1. Prosedur dan 2. Komponen atau elemen.

• Sistem menurut Prosedur : suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan.

• Sistem menurut Komponen (elemen) : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (goal).

Konsep Dasar Sistem

• Elemen Sistem

Ada beberapa elemen sistem yang digunakan untuk membentuk sebuah sistem :

MekanismePengendalian

Masukan

Tujuan

KeluaranTransformasi

Konsep Dasar Sistem

• Masukan => segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem yang selanjutnya menjadi bahan untuk siap ditransformasikan.

• Transformasi => elemen yang berperan untuk mengubah semua masukan menjadi keluaran atau informasi yang berguna.

• Keluaran => output dari sistem yang merupakan hasil dari pemrosesan masukan-masukan sistem.

Konsep Dasar Sistem

• Mekanisme Pengendalian => menggunakan umpan balik yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian.

• Tujuan => suatu goal yang telah dipikiran agar sistem dapat tercapai sesuai yang kita inginkan.

• Subsystem => sistem-sistem yang berada di dalam suatu sistem. Contoh : sistem mobil, terdiri dari sistem mesin, sistem badan mobil dan sistem rangka.

Konsep Dasar Sistem

• Klasifikasi Sistem

1. Sistem Abstrak dan Fisik

Abstrak => sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

Fisik => sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem Alamiah dan Buatan Manusia

Alamiah => sistem yang terjadi karena proses alam.

Buatan => sistem yang dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.

Konsep Dasar Sistem

3. Sistem Tertentu dan Tak Tentu (Deterministic and Probabilistic system)

Tertentu => sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi sehingga outputnya dapat diramalkan.

Tak Tentu => sistem yang masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

Konsep Dasar Sistem

4. Sistem Tertutup dan Terbuka

Tertutup => sistem yang tidak dapat dihubungkan dengan lingkungan luar atau tidak ada campur tangan dari pihak lain.

Terbuka => sistem yang dihubungakan dengan lingkungan luar melalui sumber daya yang tersedia.

Konsep Dasar Sistem

• Karakteristik sistem1. Komponen => sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas Sistem (Boundary) => daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

Konsep Dasar Sistem

• 3. Lingkungan luar sistem (environment) => segala sesuatu yang berada di luar batas sistem yang dapat mempengaruhui operasi sistem.

• 4. Penghubung (interface) => Media perantara antara satu subsistem dengan sistem lainnya.

• 5. Masukan (input) => sesuatu yang dimasukan melalui alat input.

• 6. Keluaran (output) => hasil atau tampilan yang dihasilkan dari pengolahan data.

Konsep Dasar Sistem

• Pengolah (process) => bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

• Sasaran (objective) => hasil akhir yang diinginkan untuk mencapai suatu tujuan.

Konsep Dasar Sistem

Sub Sistem Sub Sistem

Sub Sistem

Sub Sistem Sub Sistem

Penghubung

Boundary

Input Proses OutputBoundary

Konsep Dasar Sistem

• Suatu sistem dapat disebut otomatis karena:

Perangkat keras (CPU, disk, tape dan printer)

Perankat Lunak (OS, sistem database dan program aplikasi)

Personil (mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, menggunakan output dan melakukan aktivitas manual untuk mendukung sistem)

Data (sesuatu yang tersimpan dalam sistem selama jangka waktu yang lama)

Prosedur (instruksi atau perintah untuk mengoperasikan sistem)

Konsep Dasar Sistem

• Kategori dari sistem terotomasi:1. On-line sistem => sistem yang menerima langsung input

pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasilkomputasi pada area dimana mereka dibutuhkan.

2. Real-time sistem => mekanisme pengontrolan, perekam data, pemrosesan yang sangat cepat sehingga output yang dihasilkan dalam diterima dalam waktu yang relatif sama.

3. Decision Support system + Strategic Planning System => sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu manejer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi.

Konsep Dasar Sistem

4. Knowledge-Based System => sistem yang dirancang dengan tujuan untuk mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar.

Konsep Dasar Sistem

• Sistem Pengendaliana. Sistem Pengendalian Umpan Balik (Feedback Control

System)

b. Sistem Pengendalian Umpan Maju (Feedback Forward Control System)

c. Sistem Pengendalian Pencegahan (Preventive Control System)

Konsep Dasar Sistem

• Sistem Pengendalian Umpan Balik suatu sistem yang digunakan untuk mengukur keluaran dari

sistem dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Apabila terjadi kesalahan atau penyimpangan maka akan

dikoreksi untuk memperbaiki masukan selanjutnya.

Masukan Pengolah Keluaran

Sistem Pengendalian Umpan Balik

Konsep Dasar Sistem

• Ada 4 komponen dasar sistem pengendalian umpan balik.

Masukan Pengolah Keluaran

Sensor

UnitPengendali

Standar

Unit Pengatur

Konsep Dasar Sistem

Suatu karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarannya.

Suatu sensor (censor) yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut.

Suatu unit kendali (control unit) yang membandingkan hasil ukuran sensor dengan suatu standar

Suatu unit pengatur (activating unit) yang menghasuilkan tindakan penyesuaian untuk masukan proses selanjutnya.

Konsep Dasar Sistem

• Sistem pengendalian umpan balik disebut dengan istilah negative feedback karena hasil balik yang negative akan dikendalikan supaya menjadi baik untuk proses selanjutnya.

• Contoh : sistem thermostat di dalam AC

sistem akuntansi pertanggungjawaban

Konsep Dasar Sistem

• Sistem Pengendalian Umpan Maju Sistem pengendalian umpan maju disebut juga

sebagai Positive Feedback Positive Feedback artinya mencoba mendorong

proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif

Sistem pengendalian umpan maju merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan balik.

Contoh: Sistem Perencanaan Kas

Konsep Dasar Sistem

• Sistem Pengendalian Pencegahano Merupakan pengendalian sistem dimuka sebelum proses di

mulai dengan mencegah hal-hal yang merugikan untuk masuk ke dalam sistem.

o Contoh : sistem pengendalian intern (internal control)o Penerapan kebijaksanaan-kebijaksanaan, metode-metode

dan prosedur-prosedur di dalam sistem pengendalian intern dimaksud untuk mengecah hal-hal yang tidak baik yang mengganggu input, process dan output dari sistem supaya sistem dapat beroperasi seperti yang diharapkan.

Konsep Dasar Informasi

• Informasi Hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang

lebih berguna dan berarti bagi penerimannya yang menggambarkan suatu event yang nyata.

Kumpulan dari beberapa data yang terdiri dari kejadian-kejadian dan fakta.

Merupakan sumber daya yang dapat dipakai oleh manager.


• DataKenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-

kejadian dan fakta.Berupa fakta dan angka-angka yang relatif tidak

berarti bagi pemakai.• Event (Kejadian)

Sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.• Fact (Fakta)

Berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang benar-benar ada dan terjadi.


• Representasi Informasi => Pelambangan informasi, misalnya: representasi biner

• Kuantitas Informasi => Satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Misalnya untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word, dll

• Kualitas Informasi => Bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahanprosedur pemrosesan ketidakberfungsian sistem.


• Umur Informasi => Sampai kapan informasi memiliki arti/nilai bagi penggunannya. terbagi dua: condition information (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (adanya perubahan pada suatu range waktu)

• Nilai Informasi => Ditentukan dari dua hal, yaitu: manfaat dan biaya mendapatkannya.

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Pengukuran informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Konsep Dasar InformasiSiklus Informasi

Input(Data)

Data(Capture)

Hasil Tindakan

Process(Model)

Database

Output(Information)

Receiver(Users)

Keputusan Tindakan

Read

Write


• Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal, yaitu:1) Akurat => Informasi harus bebas dari kesalahan-

kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2) Tepat Pada Waktunya => Informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi.

3) Relevan => Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya karena relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Sistem Informasi

• Definisi Sistem Informasia. Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan

informasi bagi penggunanya.

b. Sebuah sistem manusia-mesin yang berfungsi untuk menyediakan informasi agar dapat mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

c. Kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe-tipe transaksi rutin tertentu serta menyediakan informasi untuk pengambilan suatu keputusan.

Sistem Informasi

• Berbasis Komputer => Perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi.

• Sistem Manusia Manusia => Ada interaksi manusia dengan komputer dimana manusia bertindak sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memproses informasi.

• Sistem Basis data terintegrasi => Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah database manajemen sistem.

• Mendukung Operasi => Informasi yang diolah dan dihasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.

Sistem Informasi

• Komponen SI

Komponen sistem informasi terdiri dari blok-blok yaitu:

1. Blok Masukan (input block)

2. Blok Keluaran (output block)

3. Blok Model (model block)

4. Blok Teknologi (technology block)

5. Blok Basis Data (database block)

Sebagai satu kesatuan, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

Sistem Informasi

PEMAKAI PEMAKAI

PEMAKAI PEMAKAI

PEMAKAI PEMAKAI

INPUT

TEKNOLOGI

MODEL

BASIS DATA

OUTPUT

KENDALI

Sistem Informasi

• Blok Input

Jenis Alat Input => Alat Input Langsung dan Tidak Langsung

Proses Input

-> Penangkapan Data (data capturing)

-> Penyiapan Data (data preparation)

-> Pemasukan Data (data entry)

Tipe Input => Internal Input dan Eksternal Input

Langkah-langkah design input secara umum

1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru

2. Menentukan parameter dari input

Sistem Informasi

• Blok OutputJenis Output => Media Keras dan Media Lunak

Tipe Output

1. Internal Output => input dalam lingkungan perusahaan.

2. Eksternal Output => pihak penerima orang luar.

Format Output => Narrative, Table dan Grafik.

Langkah-langkah design output secara umum

1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru

2. Menentukan parameter dari output

Sistem Informasi

• Blok Model

Bentuk Model:

a. Physical Model => Flowchart

b. Logical Model => Diagram Arus Data (DAD)

c. Data Model => Entity Relationship Diagram (ERD)

d. Network Model => Program Evaluation & Review Technique (PERT) dan Critical Path Method (CPM)

Metode-metode pengolahan data:

1. Terpusat (centralized data processing method)

2. Kumpulan (batch processing method)

Sistem Informasi• Blok Basis data

Blok basis data disebut juga dengan database block yang artinya kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan disimpanan luar komputer yang digunakan untuk memanipulasinya.

Tipe File:

1. File Master => File induk yang selalu aktif dan menjadi acuan utama. File master ini terbagi dua, yaitu:

a). Reference master file => file master yang recordnya relatif statis (jarang berubah nilainya).

b). Dynamic master file => file master yang recordnya sering mengalami perubahan dikarenakan adanya proses transaksi.

Sistem Informasi

2. File Transaksi => file input yang digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi (catatan) yang terjadi.

3. File Laporan => merupakan output dari suatu file yang digunakan untuk membuat suatu laporan.

4. File Sejarah => file yang mencatat kejadian-kejadian, disimpan untuk catatan aktifitas-aktifitas tertentu.

5. File Pelindung => merupakan file cadangan, yang berfungsi sebagai cadangan terutama untuk kejadian yang tidak diinginkan.

6. File Kerja => merupakan file temporary. File yang terbentuk karena memory dari suatu komputer tidak mencukupi untuk melaksanakan proses dari suatu program.

Sistem Informasi

Akses File

1. Secara urut (sequential access)

2. Secara langsung (direct access / random access)

Langkah-langkah design database secara umum

1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru.

2. Menentukan parameter dari file database seperti: tipe file, media file, organisasi file, primary key, dll.

Sistem Informasi

• Blok Teknologi

Merupakan blok yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

Ada tiga bagian utama dari teknologi:

1. Perangkat Keras

2. Perangkat Lunak

3. Perangkat Manusia

Sistem Informasi

Teknologi Hardware

1. Alat masukan seperti keyboard, pointing device, scanner, censor dan voice recognizer.

2. Alat pemroses seperti CPU dan main memory.

3. Alat output seperti tulisan, image, suara dan machine readable.

4. Simpanan Luar seperti DASD (direct access storage device)

Teknologi Software

1. Sistem Operasi

2. Bahasa Pemogramman

3. Aplikasi

Sistem Informasi

Langkah-langkah design teknologi secara umum:

1. Menentukan jenis teknologi dari sistem baru

2. Menentukan jumlah dari teknologi

Sistem Informasi

• Blok KendaliPengendalian secara umum terbagi atas:

1. Pengendalian Organisasi

2. Pengendalian Dokumentasi

3. Pengendalian Hardware

4. Pengendalian Keamanan Fisik

5. Pengendalian Keamanan Data

6. Pengendalian Komunikasi

Sistem Informasi• Pengendalian Organisasi

merupakan pengendalian yang dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggung jawab (segtegation of responsibilities).

• Pengendalian Dokumentasi Tujuan Dokumentasi

Mempelajari cara mengoperasikan sistem Sebagai bahan training dasar pengembangan sistem lebih lanjut Dasar apabila akan memodifikasi atau memperbaiki

sistem di kemudian hari Materi acuan bagi pemeriksa sistem

Sistem Informasi

Jenis Jenis Dokumentasi Dokumentasi Prosedur kumpulan dari beberapa

statement / perintah / aturan yang mewakili suatu aktifitas.

Dokumentasi Sistem Dokumentasi Program rangkaian kegiatan / perintah

untuk dieksekusi oleh programmer. Dokumentasi Operasi pelaksanaan suatu program

yang telah dianalisa dan disusun. Dokumentasi Data

Sistem Informasi

• Pengendalian Hardware

merupakan pengendalian untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya hardware (hardware malfunction)

Berupa: Pemeriksaan parity Pemeriksaan Gaung Pemeriksaan Baca setelah rekam Pemeriksaan baca ulang Pemeriksaan validitas

Sistem Informasi

• Pengendalian Keamanan Fisikmerupakan pengendalian untuk menjaga keamanan terhadap hardware, software dan manusia di dalam perusahaan.

Berupa: Penempatan satpam Pengisian agenda kunjungan Penggunaan tanda pengenal Penggunaan closed circuit television Tersedianya pintu-pintu darurat satu arah.

Sistem Informasi

• Pengendalian Keamanan DataMerupakan pengendalian yang digunakan untuk menjaga integritas dan keamanan data yang tersimpan disimpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan tidak diakses oleh orang yang tidak berhak.

Berupa: Dipergunakan data log Proteksi File Pembatasan Pengaksesan (access restriction) Data backup dan recovery

Sistem Informasi

• Pengendalian Komunikasi DataMerupakan pengendalian yang digunakan untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan menjaga keamanan data selama proses pengiriman berlangsung.

Berupa: Penggunaan teknik gaung (echo checking) Pengecekan parity dua koordinat

Sistem Informasi Berbasis Komputer

• Merupakan sistem yang menggabungkan lima scope atau area pengetahuan, yaitu:

a. Sistem Informasi Akuntasi (AIS)

b. Sistem Informasi Manajemen (MIA)

c. Sistem Penunjang Keputusan (DSS)

d. Otomatisasi Kantor (Virtual Office)

e. Sistem Berbasis Pengetahuan (KBS)• Kelima aplikasi ini membentuk sebuah sistem yang

berbasiskan komputer (CBIS).


• Jenis – Jenis Sumber Daya UtamaManajer mengelola lima jenis sumber daya utama:ManusiaMaterialMesin (termasuk fasilitas dan energi)Uang Informasi

• Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.

• Keempat sumber daya di atas termasuk dalam kategori sumber daya fisik sedangkan yang kelima merupakan sumber daya konseptual.


• Manajemen Sumber Daya

Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan pada saat diperlukan. Proses penyusunannya sangat sering membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi bentuk yang lebih halus. Kemudian, manajer meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaga agar tetap berfungsi seefisien mungkin. Menggantikannya pada saat kritis, sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien.

• Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian, manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Dan membuang informasi yang tidak berguna lagi.


• Perhatian Pada Manajemen InformasiMeningkatnya Kerumitan Kegiatan Bisnis

1. PENGARUH EKONOMI INTERNASIONAL

Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semua terkena dampak pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara. Contoh: saat mexico mendevaluasi peso akhir tahun 1980-an, banyak turis amerika yang berlibur ke mexico

daripada ke tempat lain seperti hawai.

2. PERSAINGAN DUNIA

Perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya saja. Sebalikanya persaingan terjadi pada skala dunia. Dampak dari

persaingan ini dapat dilihat pada import dari luar negeri.


Contoh: Keputusan General Motors pada akhir 1991 untuk menutup banyak pabriknya. 3. MENINGKATNYA KERUMITAN TEKNOLOGI

Setiap hari kita melihat berbagai contoh teknologi dalam bisnis, seperti bar code di pasar swalayan, tiket online reservation

pada sistem penerbagan, Automatic Teller Machine pada Bank, dan Closed Circuit Television di gedung-gedung parkir. Selain itu juga terdapat robor-robot pabrik dan peralatan otomatis penanganan dan penyimpanan barang dagangan.4. BATAS WAKTU YANG SEMAKIN SINGKAT

Semua tahap operasi bisnis sekarang ini dilaksanakan lebih cepat daripada sebelumnya. Para wiraniaga melakukan pemasaran

memalui telpon (telemarketing) untuk menghubung pelanggan mereka, melakukan pengiriman secara elektronik dan pabrik membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat pada

waktunya (just in time)


5. KENDALA-KENDALA SOSIAL

Tidak semua tekanan mendukung produksi, sebagian mendukung non-produksi. Hal ini nyata pada produk dan jasa yang tidak diinginkan masyarakat. Perluasan pabrik, produk baru, tempat

penjualan baru, dan tindakan-tindakan serupa semuanya harus dipertimbangkan dampak terhadap lingkungan.

• Kemampuan Komputer yang Semakin BaikKomputer-komputer tahun 1950-an dan 1960-an tampak seperti

sebuah benda yang besar dan ditempatkan dalam ruang besar dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer.

Para pemakai saat ini tidak lagi takut untuk berhubungan dengan komputer. Komputer memiliki terminal keybord yang ditempatkan dalam ruang mereka. Para pemakai memandang komputer tidak sebagai suatu yang istimewa melainkan peralatan kantor yang dibutuhkan.


• Siapakah Para Pemakai Komputer

Kita mengetahui bahwa para pemakai komputer meliputi:o Manajero Non Managero Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan

perusahaan

Keberadaan Manager

• Tingkat-Tingkat Managemen

Pada umumnya tingkat-tingkat manajemen terbagi dalam tiga level, antara lain:

1. Tingkat Perencanaan Strategis (strategic planning level)

Merupakan tingkat manajer pada level yang tinggi dalam suatu organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur. Manajer pada tingkat ini, menunjukkan pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang.

2. Tingkat Pengendalian Manajemen (management control level)

Keberadaan ManagerPada level ini manajer bertanggung jawab atas perubahan rencana-rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai. Manajer-manajer yang berperan pada level ini antara lain: Manajer Wilayah,

Direktur Produk dan

Kepala Divisi.

3. Tingkat Pengendalian Operasional (operation control level)

Pada level ini, manajer bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi. Manajer-manajer yang berperan pada level ini antara lain: Kepala Departemen, Supervisor dan Pimpinan Proyek

Keberadaan Manager

• Tingkatan Manajemen Dapat Mempengaruhi Sumber dan Bentuk Penyajian Informasi

Lingkungan

Internal

Tingkat Perencanaan Strategis

Tingkat Pengendalian Manajemen

Tingkat Pengendalian Operasional

Ringkas

Rinci




Keberadaan Manager

• Bidang Fungsional

Selain di tingkat organisasi, manajer juga terdapat dalam bidang fungsional perusahaan, tempat berbagai sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan.

Ada tiga bidang fungsional yang tradisional, yaitu:

1. Pemasaran

2. Manufaktur

3. Keuangan

Akhir-akhir ini muncul 2 bidang tambahan yang menjadi semakin penting, yaitu sumber daya manusia dan jasa informasi.

Keberadaan Manager

• Istilah jasa informasi digunakan untuk menggambarkan unit organisasi perusahaan, yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya informasi perusahaan.

• Istilah sumber daya informasi digunakan untuk menjelaskan sumber daya seperti peralatan komputer, program, dan data, yang tidak hanya berlokasi di unit jasa informasi tetapi juga dis seluruh perusahaan.

Keberadaan Manager

• Area Fungsional

Fungsi

Keuangan

Fungsi

SDM

Fungsi

Jasa

Informasi

Fungsi

Manufaktur

Fungsi

Pemasaran




Apa yang dilakukan Manajer

• Fungsi ManajemenMenurut seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis, Henri Fayol, mengemukakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama.1. Planning

Manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan.2. Organize

Manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tersebut.

3. StaffManajer menyusun staf organisasi mereka dengan

sumber daya yang diperlukan.


4. Direct

Manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk melaksanakan rencana.

5. Control

Manajer mengendalikan sumber daya dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

• Peran Manajerial

Peran manjer menurut Minzberg ada 3 yaitu:

1. Antar-Pribadi (interpersonal)

2. Informasi (informational)

3. Keputusan (decision)


• Pesan Antar-Pribadi Figurehead (Kepala)

Manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas.

Leader (Pemimpin)

Manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi.

Laison (Penghubung)

Manajer menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit manajer tersebut – rekan kerja dan lain di lingkungannya – dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah bisnis


• Peran Informasi Monitor (Pemantau)

Manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit. Indera manajer mengamati aktivitas internal unit dan lingkungannya.

Disseminator (Pewarta)

Manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya.

Spokeperson (Juru bicara)

Manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang-orang di lingkungannya.


• Peran Keputusan Entrepreneur (Wiraisahawan)

Manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, seperti mengubah struktur organisasi.

Disturbance handler (Pemberes Gangguan)

Manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga, seperti devaluasi dolar di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya.

Resource Allocator (Pembagi Sumberdaya)

Manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan mana yang mendapatkan sumber daya.

Negotiator (Perunding)

Manajer menangani perselisihan baik di dalam unitnya maupun antara unit dan lingkungannya.

Organisasi Jasa Informasi

• Perusahaan-perusahaan yang pertama menggunakan komputer menyadari perlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab dalam menerapkan sistem.

• Unit-unit organisasi tersebut antara lain:

a. Para Spesialis Informasi

b. Kecenderungan menujua End-User Computing

c. Siklus Hidup System (life cycle system) CBIS


• Para Spesialis Informasi

Istilah spesialis informasi adalah untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.

Ada lima golongan utama spesialis informasi, antara lain:

a. Analis Sistem ( system analyst) => bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

Organisasi Jasa Informasib. Pengelola Database (database administrator) => bekerja

sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang menghasilkan informasi bagi pemakai.

c. Spesialis Jaringan (network specialist) => bekerja sama dengan analis sistem dan user membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer telekomunikasi.

d. Programmer => menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh anlisis sistem untuk membuat kode instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.


e. Operator => Mengoperasi peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini.

• Kecenderungan menuju End-User Computing

Pada akhir tahun 1970-an di mulai suatu kecenderungan yang berpengaruh besar pada penggunaan komputer.

kecenderungannya adalah meningkatkan minat pemakai dalam pengembangan aplikasi komputer mereka sendiri. Istilah ini disebut sebagai end-user-computing.

Ada 4 faktor / hal yang membuat end user computing berkembang, antara lain:


• Meningkatnya kemampuan tentang komputer

selama awal 1980-an, dampak dari program-program pendidikan komputer di tingkat universitas dan pra-universitas sangat terasa. Berbagai tingkatan manajemen mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.

• Antrian Jasa Informasi

Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tanganin. Situasi ini menjadi kritis selama awal 1980-an saat para pemakai mulai meminta jasa-jasa informasi untuk dukungan sistem tambahan.


• Perangkat Keras yang Murah

pada periode yang sama, pasar dibanjiri oleh komputer mikro yang murah. Para pemakai dapat memperoleh hardware dengan memesan ke toko komputer lokal melalui telepon dan membayarnya dengan dana kecil.

• Perangkat Lunak Jadi

Baik perusahaan hardware maupun software memproduksi software yang mampu melaksanakan tugas-tugas akuntansi dasar maupun menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Software jadi ini menawarkan dukungan yang lebih baik dan kemudahan penggunaannya.


Peran Spesialis Informasi dalam End-User ComputingPara pemakai tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam

pengembangan sistem tetapi mereka harus melakukan sebagian pengembagan sistem.

Pada plaksanaannya, dalam banyak kasus pemakai akan bekerja dengan para spesialis informasi untuk bersama-sama mengembangkan sistem.

Pengertian tentang konsep EUC ini bukan bearti bahwa para spesialis informasi tidak dibutuhkan lagi melainkan mereka akan lebih banyak melaksanakan peran konsultasi daripada sebelumnya.


Gambar Rantai Komunikasi End-User Computing

SPESIALISINFORMASI

PEMAKAIKOMPUTER

Dukungan

Komunikasi


• Siklus Hidup System (life cycle system) CBIS

untuk mencapai CBIS diperlukan proses seperti suatu organisme: hidup-lahir, tumbuh-matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem (system life cycle). Siklus hidup sistem terdiri dari tahapan-tahapan berikut:

1. Perencanaan

2. Analisis

3. Rancangan

4. Penerapan

5. Penggunaan


Pola Perputaran dari Sistem Siklus Hidup

1.Tahap

Perencanaan

2.Tahap

Analisis

3.Tahap

Rancangan

4.Tahap

Penerapan

5.Tahap

Penggunaan


Peran yang Dilakukan Manajer dan Spesialis Informasi Selama Sistem Siklus Hidup Berlangsung (Aktif)

Tahap Manajer Spesialis Informasi

Perencanaan Mendefinisikan Masalah

Mendukung

Analisis Mengendalikan Melaksanakan Penelitian Sistem

Rancangan Mengendalikan Merancang Sistem

Penerapan Mengendalikan Menerapkan Sistem

Penggunaan Mengendalikan Menyediakan Sistem

Menerapkan Sistem Informasi di Organisasi / Perusahaan

• E-Learning untuk sistem informasi pendidikan E-learning adalah suatu sistem pembelajaran yang

memberikan informasi secara inovatif dan kreatif ditujukan untuk institusi-institusi pendidikan yang bersifat komputerisasi (digital).

E-learning dapat menciptakan suasana belajar dimana user (mahasiswa/i) sebagai point utama diberikan hak untuk mengakses isi dan materi latihan yang mereka inginkan.

Sarana informasi ini diciptakan untuk membantu mahasiswa/i dalam menggulang bagian-bagian yang tidak dimengerti mereka ketika dipelajarin di dalam kelas.


• Tujuan Menciptakan sebuah lingkungan belajar yang dapat

menyediakan kemampuan kognitif kepada siswa agar dapat melakukan analisis, sistesis dan membuat kesimpulan dari yang diberikan.

Mengubah suasana kuliah / belajar dari yang pasif sebagai pengajar menjadi aktif (student’s desktop), serta student-friendly.

Mengkolaborasikan learner, knowledge dan assessment-centered.


• Sistem PendidikanWebsite sebagai sarana pendidikan bagi kalangan akademis berfungsi untuk meningkatkan kualitas sistem pembelajaran, hal ini didukung dengan kemudahan akses internet.Bentuk umum E-learning untuk sistem pendidikan meliputi:

1. Paper substitution2. Classroom enhancement3. Preparation & enhancement4. Active classroom


• Paper Substitution metode yang paling umum digunakan untuk website yang

mendukung aktifitas belajar seperti: membuat materi kuliah dalam bentuk elektronik, silabus perkuliahan, tugas rumah berserta solusinya, bacaan tambahan dan soal-soal tes.

• Classroom EnhancementMetodologi pembelajaran yang menyediakan simulasi

khusus, contoh-contoh tambahan, soal berserta solusi, kelompok diskusi, on-line chat room dan tes interaktif kepada siswa berbasiskan website.

Metodologi ini dirancang untuk meningkatkan kualitas siswa setelah mereka mendapatkan materi dalam kelas.


• Gambar Classroom Enhancement

KEGIATANPERKULIAHAN

APLIKASI

CONTOH

SIMULASI

AKTIFITASMANDIRI

ONLINE QUIZ

Setalah kuliah (-3 jam)


• Preparation & EnhancementMerupakan metode persiapan kuliah sebelum perkuliahan

yang benar dilaksanakan dalam kelas. Aktifitas sebelum kuliah ini dapat berupa video overvierw, tugas bacaan dan review dari aplikasi yang akan didukung oleh materi yang akan diajarkan dalam kelas.

Metode ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa siswa mengerti dasar-dasar dan aplikasi di dunia nyata yang menggunakan konsep tersebut yang nantinya akan diajarkan secara detail di dalam kelas.


• Active ClassroomModel active classroom hampir sama dengan preparation &

enhancement, perbedaannya perkuliahan berubah yang tradisional menjadi suasana aktif.

Model ini ditujukan kepada siswa agar mereka berpartisipasi dalam on-line materi dari pengajar dan mengetahui gambaran umum aktifitas kuliah sebelum mereka memasuki perkuliahan.

Bahan-bahan kuliah diberikan dalam format video dan focus kepada team-based real-world project.


• Gambar Active Classroom

Overview & Teori

Aplikasi

Contoh

Simulasi

Tes KecilAktifitasKuliah

AktifitasMandiri

Final Test

Sebelum kuliah (-1 jam) Ruang Kuliah Setelah Kuliah (-2 jam)


• Rancangan dan Implementasi SoftwarePerancangan website e-learning dapat dilakukan

menggunakan beberapa perangkat lunak seperti, Macromedia MX, Microsoft FrontPage, Adobe Flex dan lain-lain.

Pada gambar tampilan e-learning website 1, terdiri dari 6 modul, yaitu: Overview dan Theory, Examples, Applications, Simulations, Classroom activities dan Individual Activities.

Overview dan theory berisi tujuan perkuliahan, materi yang mendukung, penjelasan singkat materi, prasyarat mata kuliah, dan video presentasi.


Examples berisi segala sesuatu yang mendukung theori yang terdapat pada kategori pertama. Format filenya berupa video, audio, html dan pdf.

Kategori simulasi berisi link menuju program simulasi yang akan semakin meningkatkan pengalaman bagi siswa. Program-program yang mendukung simulasi ini antara lain Execel, Matlab, Mathcad, Applet java, atau program-program simulasi lainnya.

Beberapa contoh tamplate untuk website e-learning dapat dilihat sepeti berikut:

http://aula.unair.ac.id/x

Gambar: Tampilan Website E-Learning 1

Gambar: Sitemap website e-Course




• E-COMMERCE untuk perniagaan / perdagangan digitalMenggunakan media elektronik untuk melakukan aktifitas

perniagaan atau perdagangan secara digital.Merupakan model bisnis yang melakukan pertukaran dan

transaksi bisnis yang bersifat paperless melalui EDI, E-mail, EBB, EFT dan teknologi lainnya yang berbasis jaringan.

Gabungan dari lima perspektif yaitu: on-line purchasing perspective, digital communications perspective, service perspective, business process perspective, dan market of one perspective. (Turban, et al., 2000)


• on-line purchasing perspective Sistem yang memungkinkan pembelian dan penjualan

produk dan informasi melalui internet dan jasa online lainnya. (transaksi online)

• digital communications perspective Sistem yang memungkinkan pengiriman informasi digital

produk, jasa dan pembayaran online. (komunikasi elektrik)• service perspective

Sistem yang memungkinkan upaya menekan biaya, menyempurnakan kualitas produk dan informasi instan terkini, dan meningkatkan kecepatan penyampaian jasa. (efisiensi & layanan pelanggan)


• business process perspective Sistem yang memungkinkan otomatisasi transaksi bisnis

dan aliran kerja. (otomatisasi proses bisnis)• market of one perspective

Sistem yang memungkinkan proses ‘Customization’ produk dan jasa untuk diadapatasikan pada kebutuhan dan keinginan setiap pelanggan secara efisien. (proses customization)sumber: Phan (1998)


• Ada enam jenis e-commerce yang diklasifikasikan berdasarkan karakteristik transaksi, yaitu:

a. Business-to-Business (B2B), meliputi transaksi IOS dan pasar elektronik antar organisasi. Tipe-tipe IOS antara lain: EDI, extranets, electronic fund transfer, electronic forms, integrated messaging, shared databases, dan SCM (supply chain management).

b. Business-to-Consumer (B2C), yaitu transaksi ritel dengan pembeli individual. Contohnya antara lain: www.amazone.com , www.barnesandnoble.com , www.elexmedia.co.id , www.togamas.com , dan www.indonesiancd.com.

c. Consumer-to-Consumer (C2C), yaitu konsumen menjual produk secara langsung kepada konsumen lainnya. Contoh: www.bekas.com dan www.classified2000.com


d. Consumer-to-Business (C2B), yaitu individu yang menjual produk atau jasa kepada organisasi, serta individu yang mencari penjual, bertransaksi dengan penjual tersebut dan melakukan transaksi.

e. Non-Business Electronic Commerce, yaitu terdiri dari institusi non bisnis seperti lembaga pendidikan, organisasi nirbala, organisasi keagamaan, organisasi sosial dan instansi pemerintah. Contoh: www.bapenas.go.id , www.bps.go.id , www.komnas.go.id dan www.bppt.go.id. Penekanannya diarahkan untuk biaya atau meningkatkan layanan pelanggan dan operasi.

f. Intrabusiness (organizational) electronic commerce, yaitu: semua aktivitas internal organisasi yang biasanya dilakukan melalui intranet meliputi pertukaran barang, jasa atau informasi.


• Manfaat E-Commerce

Bagi Organisasi Memperluas pasar hingga mencakup pasar nasional dan pasar global,

sehingga perusahaan bisa menjangkau lebih banyak pelanggan, memilih pemasok terbaik, dan menjalin relasi dengan mitra bisnis yang dinilai paling cocok.

Menekan biaya menyusun, memproses, mendistribusikan, menyimpan, dan mengakses informasi berbasis kertas (paper-based information).

Memungkinkan perusahaan mewujudkan bisnis yang sangat terspesilisasi. Contoh: www.dogtoys.com dan www.cattoys.com

Memungkinkan perusahaan untuk menerapkan mass customization terhadap produk dan jasanya.


Menekan waktu antara pembayaran dan penerimaan produk atau jasa. Menekan biaya telekomunikasi. Lain-lainnya seperti: citra yang lebih baik, layanan pelanggan yang

bagus, proses yang lebih sederhana, mitra bisnis yang baru, waktu dan siklus pengiriman yang singkat, transportasi yang lebih murah dan akses terhadap informasi yang lebih luas.

• Bagi Konsumen Konsumen dapat belanja dan melakukan transaksi setiap saat (24 jam). Memberikan pilihan produk dan pemasok yang lebih banyak kepada

customer. Konsumen dapat berbelanja di banyak tempat dan melakukan

perbandingan harga sehingga memungkinkan mereka mendapat harga yang lebih murah.


Pengiram barang / produk dapat dilakukan secara cepat dan real-time. Pelanggan dapat berpartisipasi dalam leleang on-line (virtual) Pelanggan dapat berinteraksi satu dengan yang lain dalam komunitas

elektronik sehingga mereka dapat bertukar gagasan serta pengalaman. Memfasilitasi kompetisi yang mengarah pada diskon substansial bagi

pelanggan.

• Bagi Masyarakat Luas Banyak orang yang dapat melakukan kegiatan kerja mereka di rumah

dengan menunda untuk berpergian belanja keluar. Harga barang-barang yang dijual murah sehingga memungkinkan

orang yang kurang mampu bisa berbelanja. Bagi orang-orang yang berada di kawasan pedalaman, mereka dapat

mendapatkan produk langka yang tidak ada di tempat mereka.


• Perubahan Paradigma Bisnis Implementasi e-commerce membuat perubahan paradigma kegiatan

jual beli marketplace yang menekankan interaksi secara fisik antara penjual dan pembeli menjadi marketspace yang mengandalkan transaksi secara elektronik.

Pergeseran paradigma kegiatan jual beli ini ditandai dengan perubahan dari geographic business model (location based) menjadi global business model (virtual marketspace).

Global business model ini di fasilitasi dengan media internet. Setiap orang yang menggunakan internet dapat mengambil bagian atau ikut serta dalam model bisnis mutakhir ini.

Partisipasi user untuk model business ini dapat berupa: browsing untuk mencari informasi tentang produk, produsen dan harga, download software, kirim email kepada produsen, chatting dengan konsumen lain dan melakukan transaksi pembayaran secara on-line.


• Peluang dan Tantangan E-Commerce

Beberapa peluang yang dapat di exploitasi dari e-commerce, antara lain: Sumber baru untuk informasi pasar Individualized / customized marketing Cara baru menjalin relasi online dengan pelanggan dan

membangun citra merk (interactive marketing) Peluang baru bagi distribusi produk dan komunikasi

pemasaran


walaupun e-commerce mempunyai beberapa peluang yang dapat memikat banyak orang. Ada beberapa tantangan / hambatan muncul tanpa diduga, yaitu:o Biaya dan Justifikasinyao Keamanan dan Privasio Kurangnya trust dan adanya resistensi pemakaio Faktor-faktor lainnya


• Sistem Informasi Authorisasi dan Pembayaran pada Dokumen Elektronik dengan Memanfaatkan Telepon Selular E-Commerce tidak hanya dijadikan sebagai tempat jual beli hardware,

tetapi sudah merambah pada transaksi jual beli dokumen (e-magazine, e-book, e-journal dll).

Pembayaran yang dilakukan dengan transfer ke rekening bank dirasa tidak efisien sementara apabila dilakukan dengan melibatkan kartu kredit beresiko tinggi.

Pemanfaatan teknologi telepon seluler untuk proses authorisasi dan pembayaran pada pembelian dokumen dapat memberikan jaminan tinggi karena baik pembeli maupun penjual tidak akan dirugikan.


• Latarbelakang Informasi umumnya di keluarkan dalam bentuk media tercetak yang

kebenarannya dapat diandalkan dan terpercaya. Di era teknologi informasi saat ini, informasi diterbitkan dalam dua

bentuk yaitu: media tercetak dan dokumen elektronik. Tidak semua dokumen elektronik yang dipublish di internet dapat

diakses secara public. Ada beberapa dokumen yang harus bayar apabila seseorang menginginkannya.

Pembayaran untuk pembelian dokumen elektronik via transfer ke sesama rekening bank masih kurang efisien apalagi harus melibatkan transfer antar rekening bank yang berbeda.

Penggunaan kartu kredit lebih cepat dibandingkan transfer rekening bank tetapi memiliki resiko yang besar dimana data-datanya dikirim via internet yang tidak ada seorangpun dapat menjamin keamanannya.


• Agar pembayaran pada pembelian dokumen elektronik efisien dan tidak beresiko tinggi, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi yaitu:Memiliki Ukuran Nilai Tukar Cukup Aman dan CepatMudah dan Dapat Diakses oleh Kebanyakan orang


• Gambaran Sistem

Web Server Application Server

Content ProviderRuang Gateway Billing Database

Cell Phone Operator

SMSC

Customer

GSM

Internet


• Penejelasan Gambaran Sistem Berdasarkan gambar sistem, ada tiga pihak yang berinteraksi dalam

sistem ini, yaitu:

Pembeli (customer), Penyedia Layanan (content provider) dan Operator Jaringan Telepon Selular (cell phone operator).

Pembeli menggunakan komputer untuk mengakses informasi dari web server. Selain itu pembeli juga memerlukan telpon selular untuk berinteraksi dengan penyedia layanan melalui operator telepon selular.

Application server berhubungan dengan web server untuk berinteraksi dengan pembeli lewat internet.

Rating gateway di sisi operator terhubung dengan application web server supaya dapat melakukan akses ke database pelanggan telepon selular.


Application server terhubung ke SMSC (short message service center) agar dapat berinteraksi dengan pembeli melalui sms.

Dokumen elektronik yang diperlukan oleh pembeli dicari dengan cara browsing ke website penyedia layanan menggunakan komputer.

Telepon selular digunakan untuk mendapatkan passkey sebagai tanda bahwa pembeli berhak untuk men-download dokumen elektronik tertentu (authorisasi).

Pada saat pembeli sudah men-download dokumen elektronik yang dibutuhkannya, saldo pulsa dari nomor telepon pembeli akan dikurangin dengan harga jual dokumen elektronik yang tercantum pada website penyedia layanan.

Pulsa telepon selular (pra-bayar atau pasca bayar) dijadikan sebagai alat pembayaran karena dianggap sebagai sumber daya yang memiliki kemampuan nilai tukar


Sistem ini menggunakan enkripsi hash pada sisi server dan downloader untuk memberikan jaminan yang lebih tinggi kepada pembeli agar tidak dirugikan.

Enkripsi yang diterapkan untuk masing-masing dokumen elektronik dapat memberikan jaminan yang lebih tinggi kepada penyedia layanan untuk tidak dirugikan.

Meskipun dokumen yang terenkripsi sudah berhasil di-download, pada saat itu pembeli membutuhkan kunci untuk mendekripsikan agar dokumen tersebut bisa dibaca. Kunci tersebut hanya bisa didapat jika pembayaran telah dilakukan dengan benar.

Documents

Sistem Informasi2