Systemkarta modell för kartläggning av en organisation eller verksamhets processer

Systemkarta

modell för kartläggning av en organisation eller verksamhets processer

Vad är ett system?

"Ett system är ett nätverk av ömsesidigt beroende komponenter (fristående uppgifter, människor eller processer) som arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål (för att uppnå systemets mål)." Definition enligt W Edwards Deming.

Att arbeta med systemsyn har att göra med att se allt arbete som processer, att det finns många beroenden, att det hela är en röra och att det handlar om ett kontinuerligt lärande innan vi får grepp om systemet. Eller rättare sagt systemen på olika nivåer i vår organisation: mikro, meso- och makrosystemen.

Systemkarta

En systembild av din organisation är en kartbild över alla processer och visar hur de länkar ihop. Genom att dra linjer mellan de processer som på något sätt samverkar kan man lättare förstå att en förändring i en ruta påverkar de andra.

Här finns tre nivåer; Ledningsprocesser är alla instanser som på något sätt påverkar, styr eller influerar kärn-/huvudprocesser. Stödprocesser är de som på olika sätt stöttar processerna i kärnverksamheten. Använd textverktyget i Powerpoint för att lägga till fler rutor, texter och överskrifter eller täcka över.

Att göra en systembild är ett annat sätt att visa en organisation än de traditionella sätten med organisationsskiss eller flödesscheman! I systembilden finns det vi gör och dem vi gör det för, patienter och kunder!

Arbetsgång systemkarta

1. Identifiera allt som görs i verksamheten/systemetutgå från alla medarbetare och de PM/riktlinjer som finns

2. Gruppera under huvudrubriker i systemkartan

3. Skatta strategiskt viktiga processer

Led

nin

gsp

roce

sser

Kär

n/h

uvu

dp

roce

sser

Stö

dp

roce

sser

Planering för styrning och förbättring Genomföra möten Omvärldsanalys Fånga in behov från samhället Lärande och förnyelse

Genomföra prevention/utredning/behandling/omvårdnad/rehabilitering - Patient/kliniska processerSamverkansformer Ta kontaktTillhandahålla olika vårdformer Uppföljning/avslut

Ekonomi/resurs Personal Kompetensutveckling Säkerhetsarbete ITKommunikation/ information Stöd för

prevention/utredning/behandling/omvårdnad/rehabilitering

Systemkarta hälso- och sjukvårdKälla: Cliff Norman

Led

nin

gsp

roce

sser

Kär

n/h

uvu

dp

roce

sser

Stö

dp

roce

sser


Genomföra kärn/huvudprocesserSamverkansformer Ta kontaktTillhandahålla olika arbetsformer Uppföljning/avslut

Ekonomi/resurs Personal Kompetensutveckling Säkerhetsarbete ITKommunikation/ information Stöd för genomförande av kärn/huvudprocesser

Systemkarta Källa: Cliff Norman

Struktur för att värdera strategiskt viktiga processer (enligt Cliff Norman, Texas, USA, API, Assositation in process Improvement) och uppdaterad och översatt uitfrån ny version HI 2013)

Välutvecklad process

Strategiskt viktig process

1 4 6

6

3

Qulturum

32 5

4

2

5

1

Processens påverkan på att nå uppsatta mål

1 Ingen påverkan alls.

2 Det finns en outtalad förståelse för processen bland några av medarbetarna. Det finns ingen erkänd eller formell rutinbeskrivning för processen.

3 Processen förbättrar servicen för våra kunder, men andra processer är viktigare.

• Processen är mycket viktig för kundens resultat.

5 Processen är nödvändig för att kunna leverera den service kunden behöver och har en direkt påverkan på resultatet.

2 Processen är absolut avgörande för att nå resultat. Förbättringar i denna process har direkt och omedelbar påverkan på resultatet. Strategiskt viktig.

.

Qulturum

Värdering av varje process

1 Processen är inte definierad. Det är en ny process som behöver designas och dokumenteras.

2 Processen är känd av dem som arbetar i den. Ingen dokumentation eller standards finns. Inget förbättringsarbete har gjorts.

3 Processen är definierad och förstås av medarbetare och kunder. Dokumentation finns som flödesdiagram, standards, policydokument, arbetsbeskrivningar, manualer och annat.

4 Processen är väldefinierad. Mätningar är processresultat och kvalitetsutveckling görs för att följa processen. Grafiska diagram används för utvärdering.

5 Processen har förbättrats. Mätningar pågår inkl kund feedback. Standards och annan dokumentation uppdateras regelbundet.

6 Mätningar av processen och processresultat är stabila. Tjänsterna möter ständigt upp mot förväntningarna från kunderna. Välutvecklad process.

Systemkarta

Exempelsamling

Led

nin

g/s

tyrn

ing

Kär

nve

rksa

mh

et

Ur Budget 2012 med flerårsplan 2013 – 2014, Landstinget i Jönköpings län

Systemkarta för äldres liv och hälsa i Örebro län – Idé 2012-11-29källa: Tom Nolan

Stö

dp

roc

es

se

rH

uv

ud

pro

ce

ss

er

Le

dn

ing

sp

roc

es

se

r

Ta kontakt Genomföra prevention/utredning/behandling/rehabilitering Tillhandahålla olika vårdformer Uppföljning/avslut


Samverkansformer

Personal Kompetensutveckling IT Stöd för prevention/utredning/behandling/rehabiliteringSäkerhetsarbete

Regionalt program för social välfärd

Svenskt demenscentrum

Socialstyrelsen - äldre

Lagar och förordningar

Pallert

Forskning

Förbättrings-arbete

Friska äldre

Äldre

Sjuka äldre

Hemsjukvård

Nutrition

ADL

Läkemedel Palliativ vård

Psykisk hälsa

Hälsoföre-byggande

arbete

Mest sjuka äldre

Resultat-återkoppling

Äldreriksdagen

Kunskapsguiden

Rapport ”Äldres liv och hälsa”

Ledningskraft - så mycket bättre för

sjuka äldre

SKL - äldre

Akutvård

Primärvård

Slutenvård

Rapportering till kvalitetsregister

Samverkan landsting och

kommun

Äldre/närstående-samverkan

Beslutsstöd

1177

Vårdplanering

Ekonomi Informations-överföring

Kompetens-utvecklingsplaner

ArbetsmiljöBudget-

planering

Spridning av information

WebbkollenDokumentationRisk-

identifiering

Vård-prevention

ViSam

Systemkarta för specialicerad somatik, Landstinget i Jönköpings län – vårt mål är att leda, stödja och ge service åt arbetet med att utveckla processer inom kärnverksamheten ur ett länsövergripande perspektiv, våra kunder är verksamhetsledningar med koppling till dessa processer. Källa modell för systemkarta: Cliff Norman

Stö

dK

ärn

ve

rks

am

he

tP

åd

riv

are

Ta kontakt Genomföra prevention/utredning/behandling/omvårdnad/rehabiliteringPatient/kliniska processer

Tillhandahålla olika vårdformer

Uppföljning/avslut


Samverkansformer

Personal Ekonomi/resursKompetensutveckling ITStöd för genomförande (prevention/utredning/behandling/omvårdnad/rehabilitering)

Säkerhetsarbete

Värdekompass för kliniska processer

Kapacitets-planering

Ledningsmöten

Nivåstrukturering

Bevaka nya direktiv

Remiss- och ärendehantering

Budget med flerårsplan,

Landstinget i Jönköpings län

Socialstyrelsen

SKL Forskning


Samverkan landsting/kommun

Press/media

Kundinvolvering

Remiss

Telefon (rådgivning, tids-

bokning)

Ortopedi

Urologi

Kirurgi Öron-, näs- och hals

Ögon

Palliativ vård

Egenvård

Akut vård

Planerad vård

Inrapportering i kalitetsregister

Utdata-hantering

Introduktion(ny personal, ny

funktion)

Kompetens-försörjning

Styra kompetens-utveckling

Säker vård alla gånger

Händelseanalys

Cosmic

Raindance

PDMS (Patient Data

Management System) Psykosocialt stöd

Sjukskrivning

Vård-dokumentation

Medicinsk diagnositk

Nutrition

Läkemedel

Resultatanalyser

Intern budgetplanering

Materialförsörjning

Operation

Onkologi

KvinnosjukvårdÖppenvård

Intensivvård

Kvinnohälsovård

Cancervård

Sjukvårdens ledningsgrupp

Fakta-dokument (län och region)

Region-samverkan

(RMPG, RSL, RSN)

Löften till cancer-patienter

God vård

Slutenvård

Extermwebb

Kommunikation/information

1177

Internwebb

Extern budgetplanering

Verksamhets-teamsmöten

BSC

Smärta

MPG-direktiv

Smittskydds-institutet

Smittskydd och vårdhygien

HeromaLäkemedels-försörjning

Barnkonvention

BarndialogMöte med HS-

direktör

Patient/närståendeinvolvering

Avvikelse-hantering/Synergi

Mina vårdkontakter

Fysisk aktivitet

Hjälpmedel

Munhälsa

Öppna jämförelser

Infektion

Ambulans och akutvård

Hud

Medicin

Mest sjuka äldre

Geriatrik

Klassificering och kodning

Seniordialog

Direktiv process-ledarskap

MPG-mötenResultat-

analys

Arbetsmiljö

Nivå-strukturering

Meddix

NPÖ

HFSHälsofrämjande

sjukvård

Hud- och sår

Vårdplanering

Folkhälsoarbete

Vårdprevention


Systemkarta urologienheten, Landstinget i Jönköpings länkälla: Tom Nolan

Stö

dK

ärn

verk

sam

het

Påd

riva

re

Ta kontakt Genomföra prevention/utredning/behandling/rehabiliteringPatient/kliniska processer


Uppföljning/avslut

Planering för styrning och förbättring Genomföra möten Omvärldsanalys Fånga in behov från samhället

Lärande och förnyelse

Samverkansformer

PersonalEkonomi/resurs Kompetensutveckling IT/kommunikation Stöd för prevention/utredning/behandling/rehabiliteringSäkerhetsarbete

BSC

Verksamhets-ledningssystem SKL

Projekt Morgondagens

urologi

MDK Multidisciplinär

konferens

Samverkan kirurgi och operation i

länet

Introduktion av ny personal

Säker vård alla gånger

Riskanalys

Händelseanalys

Cosmic

Fysisk funktion/aktivitetsförmåga

Kateter bara när det behövs

Psykosocialt stöd

Enhetsmöte för urologer

(funktion för samverkansgrupp)

Fakta urologi

Läns MPGUrologi

Forskning

Projektgrupp urologi

Ledningsgrupp urologi

Processteam

Verksamhets-planering

Länssamordnar-möten Socialstyrelsen

Nationella riktlinjer

Utvecklings- och förbättringsarbete

arbete

AU - urologi

Värdekompass för kliniska processer

Hematuri/blåscancer

Sexuell dysfunktion

ProstatacancerÖvre urinvägar

Njursten

Nedre urinvägsbesvärLUTS

TestikelKonsulter

Remiss

Telefonrådgivning

Schema-planering

Patient-involvering

Kassahantering

Akutbesök

Slutenvård

Dagkirurgi/pol-op

Öppenvård

Återbesök

BrevsvarRapportering

kvalitetsregister

Telefon-uppföljning

Överrapportering primärvård/

kommun

Egenvård

Undervisning i klinisk verksamhet

Mina vårdkontakter

Cystoscopi

Flödes-/resurin-mätning

Hematuri-utredning

Ultraljud

Intranätsida

Rekrytering

Medicinsk diagnostik

AT- och ST- utbildning

Uroterapi

InstillationDokumentation

Handledning

Kompetensut-vecklingsplaner

Budgetplanering

Inköp

Smärta

Läkemedel Nutrition

Patient-information

RMPG urologi

Kontakts-sjuksköterska

Funktions- och arbetsbeskriv-

ningar

Färgmarkerade processer=prioriterade processer

Systemkarta cancer – Landstinget i Jönköpings län 2013 - 2014källa för modell: Cliff Norman

Stö

dp

roce

sser

Kär

n/h

uvu

dp

roce

sser

Led

nin

gsp

roce

sser

Ta kontakt Genomföra prevention/diagnostik/behandling/omvårdnad/rehabiliteringPatient/kliniska processer


Uppföljning/avslut

Planering för styrning och förbättring Genomföra möten Omvärldsanalys Fånga in behov från samhället


Samverkansformer

Personal EkonomiKompetens-utveckling IT, kommunikation

Stöd för att genomföra prevention/diagnostik/behandling/omvårdnad/rehabiliteringSäkerhetsarbete

Behovskart-läggning

Process-utveckling och

processtöd

Kapacitets- och produktionsstyrning

Utveckla vårdprogram efter nationell standard

RCC

Nivå-strukturering

Nationella vårdprogram

RSL

Patient-föreningar

Länsövergripande processarbete

FORSS-stöd

Samverkan primärvård och

specialiserad vård

Patient-samverkan

Telefon-rådgivning

Remiss

Mina vårdkontakter

Bröstcancer-relaterade sjukdomar

Kolorektal-cancerrelaterade

sjukdomar

Lungcancer-relaterade sjukdomar

Malignt lymfom

Öppenvård

Egenvård

Specialiserad slutenvård

Resultatåter-koppling i kliniska

processer

Rapportering till kvalitetsregister

Överrapportering mellan vårdnivåer/

enheter

Kompetens-försörjning av

personal

Kunskaps-utveckling

i primärvården

Kompetens-utveckling

Händelse-analys

Riskanalys

Patient-säkerhets-

kulturarbete

Vårddoku-mentation

INCAKvalitets-register

Kontakt-sjuksköterska

Individuella vårdplaner

Cancer-läkemedel

Patologi

Resursanalys

Budget-planering

Utveckling av stödfunktioner

Socialstyrelsen

Hudcancer-relaterade sjukdomar

Prostatacancer-relaterade sjukdomar

Palliativ vård

Utveckling av mått/mätetal och

resultat-redovisning

Nätverk för processledare

RMPG

Vårdprogram-grupper

Klinisk implementering

Samordning FOU och utbildning

Klinisk cancerforskning

Webbplats och

informations-arbete

Process-coaching

Mät- och analysstöd

Process-kartläggning

Hjärntumörer (hjärnrelaterade

cancersjukdomar)

Öron-, näs- och halsrelaterade

cancersjukdomar

E-hälsa

Cosmic

Nyhetsbrev

Lokala processledare

Övriga stödfunktioner

Fakta-dokument

SKL Cancer-screening

Kliniska prövningar

Biobank

Ta del erfarenheter från

arbeten inom cancerområdet

Samordnad regional

cancerforskning

.Gyncancer-relaterade sjukdomar

Patient-information


Henriks, Bergeling 2012

MDT/MDK

Nutrition

Smärt-behandling

Screening (mammografi)

Aktivering/mobilisering

Psykosocialt stöd

1177

Strål-behandling

Onkogenetik

Värde-beräkningar

MPG

Gemensam ingång till

bröstcancervården

Radiologi

Operations-verksamhet

Öppna jämförelser

Sakkunnigfunktion

Systemkarta – HR-funktionen, Landstinget i Jönköpings län idé 2012-08-22 källa: Cliff Norman

Stö

dp

roce

sser

Hu

vud

pro

cess

erP

roce

sser

fö

r le

dn

ing

/st

yrn

ing

Kompetensförsörjning

- Kartlägga behov- Attrahera- Rekrytera- Introducera- Utveckla- Behålla- Karriärväxla- Avveckla

Arbetsmiljö och hälsa

- Friskvård- Rehabilitering- Sjukfrånvaro- Psykosomatisk arbetsmiljöarbete

Anställningsvillkor

- Arbetsvärdering- Arbetstider- Jämställdhet - Försäkringar- Schema- Etik- Introduktion ny personal

Utvärdering/uppföljning

(BSC för HR-funktionen)

Konsultstöd för verksamheter Lönehantering

- Löneavtal- Förhandling - Löneadministration- Arbetsförändring- Frånvaro- Schema- Pension

Personalavtal

ArbetsmiljölagArbetstidslagFöräldraledighetslag Diskrimineringslag Lag om anställningsskydd (LAS)Lag om arbetstagares rätt till ledighet för utbildningLag om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsenLag om offentlig anställningLag om sjuklönMedbestämmandelag PersonuppgiftslagSemesterlag (SLS) Svensk författningssamling (nya och uppdaterade lagar)


Nätverk inom HR-området, Landstinget i

Jönköpings län

Samverkansavtal

Produktionsplanering

Analys för redesign Ledningsgrupper Landstingsledning

Dokumentation (mallar för riktlinjer)


Rekrytering


Arbetsmiljö

Rekryterings-portalen

Dialogen

HSA-katalog

Webb

Heroma Budgetplanering

Rutin- och funktionsbeskrivningar

Samverkan FK, AFA

Samverkan ekonomi/HR

Personaluppföljning (faktiska årsarbetare)

till landstingets månadsuppföljning

Genomförande = huvudprocesser inom HR-funktionen, Landstinget i Jönköpings län Uppföljning/avslut

Ekonomi/resursKompetensutveckling

Ta kontakt

Genomföra möten

Samverkansformer

Kommunikation/informationSäkerhetsarbetePersonal


Stöd för att genomföra huvudprocesser

Planering för styrning och förbättring Fånga in behov från samhälletOmvärldsanalys

Service (förråd, städ)

Riskanalysarbete

Avvikelse-rapportering

Systemkarta – ekonomi, Landstinget i Jönköpings län idé 2012-08-29 – Uppdrag? Kunder?Källa för modell av systemkarta: Tom Nolan

Stö

dp

roc

ess

er

Hu

vud

pro

ce

sse

rP

roc

ess

er

för

led

nin

g/

sty

rnin

g

Ekonomistyrning

EkonomiadministrationUppföljning och avslut (BSC för

ekonomifunktionen)

Konsultstöd (kund/patient och

verksamhet)

Samverkan vid systemutveckling

Kapitalförvaltning

Avtal (förhandling, prissättning,

avtalstrohets-analys

Lagar

Kapacitetsplanering


Revision

Nätverk

Kvalitetsregister (Nysam mfl)

Ersättningssystem

Regelverk (moms, läkemedel m fl)

Analys för redesign

Avtal

Ledningsgrupper

Budgetfördelning

SKL

Landstingsledning

Riskidentifierings-arbete

Krav specifikation


Rekrytering


Statistikstöd

Arbetsmiljö SystemunderhållAvvikelsehantering T4

Dokumentation (mallar för riktlinjer)

WebbBudgetplanering

Rutin- och funktionsbeskrivningar

Fördelning av bidrag och donationsfond

Landstinggemensam process

- Analys och rapportering

Samverkan ekonomi/HR

Fånga in behov från samhället

Personal Säkerhetsarbete

Genomföra möten

Kompetensutveckling

Omvärldsanalys

Kommunikation/information

Ta kontakt

Ekonomi/resurs

Samverkansformer


Uppföljning/avslut

Planering för styrning och förbättring

Genomförande = huvudprocesser inom ekonomifunktionen, Landstinget i Jönköpings län

Stöd för att genomföra huvudprocesser

Cosmic Service (förråd, städ)

Electra

Ledningssystem

Ekonomirapport till landstingets

månadsuppföljningU

ppf

öljn

ing/

rapp

ort

erin

g

Budgetering

Ers

ättn

ings

berä

knin

g

Re

surs

förd

eln

ing

Planerings/analysstöd

Kal

kyle

ring

Pro

dukt

ions

pla

nerin

g

Bokföring/bokslut

Kund- och leverantörs-reskontra

Internredovisning (TKB)

Cash-management - riskhantering

Budgetering - kassaflöden

Placering finansiella tillgångar

Documents

Systemkarta modell för kartläggning av en organisation eller verksamhets processer