Tartalom - szallodamenedzsment.ektf.huszallodamenedzsment.ektf.hu/down/3.pdf · Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006

Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006

127

Tartalom III. A szobafoglalás rendszere, informatikai támogatottsága ............................................ 128

1. Bevezetés ........................................................................................................................ 128

2. Szállodai szoftverek a magyar piacon ............................................................................. 128

2.1.1 HostWare .......................................................................................................... 129

2.1.2 Fidelio ............................................................................................................... 131

2.1.3 FLEXIS ............................................................................................................ 132

2.1.4 Hotel 3000 ........................................................................................................ 134

2.1.5 Hotel System Reception+ ................................................................................. 134

2.1.6 Visual Hotel ...................................................................................................... 136

3. A Szobafoglalás menete a két kiemelt szállodai szoftverben......................................... 138

3.1 A HostWare használata ........................................................................................... 138

3.1.1 Szobafoglalás ................................................................................................... 138

3.1.2 A vendég érkeztetése és a terhelések ............................................................... 143

3.1.3 A vendég kijelentkeztetése ............................................................................... 145

3.2 A Fidelio használata ................................................................................................ 148

3.2.1 Szobafoglalás ................................................................................................... 148

3.2.2 A vendég érkeztetése és a terhelések ............................................................... 151

3.2.3 A vendég kijelentkeztetése ............................................................................... 156

4. A két kiemelt szoftver jellemzőinek összehasonlítása ................................................... 160

4.1 A szoftver oktatásának lehetőségei és követelményei ............................................. 163


128

III. A SZOBAFOGLALÁS RENDSZERE, INFORMATIKAI

TÁMOGATOTTSÁGA

1. Bevezetés

Jelen tanulmány központi témája a szállodai szobafoglalás, illetve az azt

támogató rendszerek által nyújtott lehetőségek vizsgálata, oktatási lehetőségeinek,

elvárásainak feltárása. Itt kell azonban megjegyezni, hogy a szobafoglalással

kapcsolatos feladatokat nem érdemes kizárólagosan kiemelni, célszerű azt annak

integrált rendszerében kezelni, így az oktatási anyagként javasolt szoftvercsomagok

teljes egészében kerültek elemzésre, természetesen nyomatékosabban feltárva a

szobafoglalás sajátosságait.

A szállodai működés elképzelhetetlen egy jól működő, szervezethez jól

illeszkedő szállodai szoftver(csomag) nélkül, így ennek oktatása az idegenforgalmi

jellegű képzések esetén lényeges sarokpont. Ennek oka nem csak az, hogy sok

esetben a teljes működési rendszert összefogja, így annak átlátását, megértését

biztosítja, hanem az is, hogy már a pályakezdő munkavállalótól is elvárják a

programok kínálta lehetőségek ismeretét, hiszen ezek a szoftverek, mint az élet más

területein is, nagyban megkönnyítik a nagymennyiségű adathalmaz tárolását,

rendszerezését, az információk áramlását, a kommunikációt.

2. Szállodai szoftverek a magyar piacon

Az Eszterházy Károly Főiskola hallgatóinak a képzés ideje alatt két szoftverrel

van lehetőségük testközelből is megismerkedni, gyakorlatban alkalmazni. Jelen

tanulmányban ezen két szállodai szoftver, a HostWare winFRO v7.8 (továbbiakban:

HostWare1) és a MICROS-Fidelio Suite8 (továbbiakban: Fidelio) szállodai

programokat hasonlítjuk össze részletesen, külön kiemelve a szobafoglalás menetét.

A piacon természetesen számos más szállodai szoftver is megtalálható, ezek

bemutatására csak röviden térünk ki, mert az általunk megkérdezett szállodai

szakemberek a két kiemelt szoftvert használják és ajánlják. Egerben és az Észak-

magyarországi régióban a két és háromcsillagos szállodák között a HostWare az

elterjedtebb.

1 Mi most kiemelten az értékesítési szoftver ’bázisával’, a HostWare winFRO szállodai front office szoftverrel

foglalkozunk; a továbbiakban, ahol külön nem jelöljük, ezt hívjuk HostWare-nek.


129

Ahhoz, hogy a vizsgált rendszerek jól összehasonlíthatóak legyenek,

összegyűjtöttük a szállodai szoftverekkel szemben támasztott követelményeket,

melyek a következők:

megbízhatóság,

naprakész, törvényi előírásoknak megfelelő,

egyszerűen kezelhető,

rugalmasan változtatható és javítható,

a szálloda igényeihez alkalmazkodó (személyre szabható),

jó ár/érték arányú,

és a legfontosabb: hatékonyabb legyen, mint a hagyományos, papír alapú

ügyintézés.

2.1.1 HostWare

A HostWare magyar fejlesztés, az ötlettől a szoftver megvalósulásáig két év

telt el, és 1990-ben kezdték el az értékesítést. A teljes rendszer értékesítési,

háttérirodai, kereskedelmi, web alapú szoftverekből és éttermi hardverből áll, ezek

mindegyike tud kommunikálni a többi alegységgel, egymással teljesen

kompatibilisek.

A Hostware Front Office (winFRO) szoftvert a cég honlapja szerint 402 hotel

használja jelenleg országszerte.


130

A HostWare a szálloda működése szempontjából a legalapvetőbb, legszükségesebb adatokat tartalmazza:

szobák száma,

szobák típusa,

szobák kapacitása,

szobák árai (szezonális),

csomagajánlatok,

vendégre vonatkozó adatok.

A szoftver tulajdonképpen egy keretprogram, a működéshez szükséges

adatokkal a szállodák töltik fel, ezáltal teljesen egyénre szabható. A szállodák

általában nem használják ki a szoftver összes funkcióját, csak azokat, amelyek a

működésükhöz kellenek.

A szoftver előnye, hogy rendkívül felhasználóbarát (pl. ha a gombok felett

állunk az egérrel, akkor a gomb funkciója megjelenik a képernyőn), logikusan van

felépítve, nagyrészt magyar nyelvű, használatát egy alapszintű számítógépes

ismeretekkel rendelkező személy könnyen el tudja sajátítani, kompatibilis a Microsoft

Office-szal.


131

A felhasználók nagy hiányosságnak tartják, hogy az újdonságokról a fejlesztő

cég nem tájékoztatja őket automatikusan, és értékelik ugyan, hogy teljes körű,

huszonnégy órás ügyeletet tart a fejlesztő cég, de a szolgáltatások (karbantartás,

javítás, kiszállás, segítségnyújtás) a piaci viszonyokhoz képest drágák. A kötelező

frissítésekről (pl. vonatkozó jogszabály változása miatti frissítés) értesítést kap a

felhasználó, de a frissítés pénzbe kerül. Ingyenesek azonban – a vételár magában

foglalja – a vásárlástól számított egy éven belüli frissítések. A vételár megfizetése

után a felhasználó nem fizet havidíjat, csak az egyes szolgáltatások igénybe

vételekor.

A HostWare fő moduljai:

Recepció

Kassza

Housekeeping

Kimutatások

Éjszakai zárás

Alapadatok

Szerviz

2.1.2 Fidelio

A MICROS-Fidelio Suite8-t Németországban fejleszti egy nemzetközi hátterű

cég. A rendszer kompatibilis a Microsoft Office Outlook és Excel szoftverekkel.


132

A Fidelio az előzőleg bemutatott HostWare-hez hasonlóan teljesen egyénre

szabható. Nagy különbség azonban a két program között, hogy amíg a HostWare

(különálló, de egymással teljesen kompatibilis) modulokból áll, addig a Fidelio

minden szolgáltatást magába foglal, tehát nincs lehetőség külön megvásárolni

azokat az egységeket, amelyekre szükségünk van azért, hogy a vételárat

csökkentsük. A modul részei:

Customer Relationship Management (CRM – ügyfélkapcsolat-kezelés);

Property Management (PMS – szállodairányítás);

Conference & Catering Management (CCM – konferencia- és

cateringmenedzsment);

Materials Control (készletellenőrzés);

Online Booking (online foglalás).

Mivel a rendszer alapvetően külföldi, nem a magyar az alapnyelv.

Felhasználói kérésre elkészült a magyar fordítás, ez azonban nem tökéletes. Vannak

olyan előreugró ablakok, ahol a magyar nyelven feltett kérdésre Yes vagy No választ

adhatunk. Azokat a fogalmakat, amelyek angol nyelven terjedtek el a szakmán belül

(Out of Order, Guest in House for Restaurant, stb.), nincs lefordítva, ezek mindig

angolul jelennek meg.

2.1.3 FLEXIS

A magyar FLEXYS hosszú évek idegenforgalmi, szállodaipari, ügyviteli és

rendszerfejlesztői tapasztalatát fektette be termékei előállításába. A piac tényleges

igényeinek ismeretében rendszerei kifejlesztése során olyan alapelveket tart szem

előtt, melyek alapjaiban határozzák meg bármely számítástechnikai rendszer

használhatóságát, hatékonyságát és népszerűségét.


133

A FLEXYS a Magyar Szállodaszövetség társult tagjaként, illetve az IBM

elismert Business Partnereként nagy súlyt helyez a partnereivel való folyamatos és

szoros kapcsolattartásra, a magas szintű, naprakész üzemeltetői támogatásra és

tanácsadásra, valamint a színvonalas oktatásra és betanításra. Partnerköre

hónapról-hónapra bővül, ismerőinek és híveinek tábora egyre nő.2

A Front-Office rendszer magában foglalja a szállodai főtevékenységek, a

rendelés felvétel és nyilvántartás, a szobagazdálkodás, a portai munka, a

housekeeping és a terhelés-számlázás összehangolt támogatását, mindezt akár

önálló rendszerként, akár kapcsolódva értékesítési, internetes értékesítési, éttermi,

rendezvény gyógyászat főkönyv, pénzügy, telefonközpont, Pay-TV, kártyás ajtózár-

rendszer, illetve egyéb rendszerekhez.3

A rendszer jellemzői:

a recepciós képernyő könnyen áttekinthető (érkező, bentlakó és utazó

vendégek)

billentyű vagy billentyűkombinációk használata a gyakran használt portai

műveletekhez

foglalások (egyéni, csoportos) egyszerű kezelése

2 A cég honlapja szerint ma Magyarországon mintegy 202 szálloda használja a Front Office rendszerét. Emellett

17 intézményben oktatják a szoftvert. 3 forrás: www.flexis.hu, letöltve: 2010. augusztus 4.

http://www.flexis.hu/


134

egyszerű számlakészítés, engedmény számítása, idegennyelvű számlák

kibocsátása

listák készítése és kezelése

automatizált zárás

2.1.4 Hotel 3000

A magyar HGPartner Számítástechnikai Fejlesztő-Szolgáltató Kft. 20 éves

fejlesztői és üzemeltetői tapasztalattal rendelkezik, és a szállodai, éttermi

vendéglátás ügyvitelének gépesítésével igyekszik támogatást nyújtani a vendéglátás

szakembereinek.

Hotel 3000 szállodai front office rendszer egy több modulból felépülő,

szállodákra optimalizált szolgáltatás-együttes, melynek segítségével pillanatok alatt

felvihetők a foglalások, a vendégek törzsadatai és egyéb információk. A rendszer

segítséget nyújt visszaigazoló levelek nyomtatásában, csoportos szobafoglalás

kezelésében, housekeeping feladatok összehangolásában, forgalmi adatok

elemzésében és természetesen a számlázásban is.4

A cég honlapján hét szálloda van felsorolva referenciaként, köztük olyan is,

ahol már évek óta nem a Hotel 3000 front office szoftvert használják.

2.1.5 Hotel System Reception+

A nyíregyházi székhelyű DreamCreator Studio Bt. vendéglátó szoftverei között

az alábbi modulokat találhatjuk meg:

HS Waiter, Éttermi rendelésfelvevő és készletkezelő rendszer

HS PDA, Mobil éttermi rendelésfelvevő modul

HS Monitor, Konyhai diszpécser modul

HS Partner, Kedvezmény kártya modul

HS Reception, Szállodai ügyviteli rendszer

HS Cassa, Pénzügyi modul

HS Phone, Telefon tarifáló modul

A HS Reception+ Szállodai ügyviteli rendszer áttekinthető és letisztult

Windows-os kezelői felületével, könnyen elsajátítható használatával, megbízható

4 forrás: www.hgpartner.hu, letöltve: 2010. augusztus 4.

http://www.hgpartner.hu/


135

működésével egy elérhető alternatívát kínál a vendéglátás mindennapi

adminisztrációjának megkönnyítésére.

A HS Reception+ megkönnyíti és átláthatóvá teszi a szálloda működését: a

partnerek, szobák, cikkek és árak rögzítése után a rendszerbe egységesen

bevihetőek a személyesen, telefonon, faxon érkező foglalások is. A szobatükör

funkció szemléletesen mutatja a kihasználtság időbeli alakulását, könnyen

áttekinthető formában láthatóak a szabad és foglalt szobák, illetve az aktuális

vendégek adatai. A szobához tartozó számlára terhelhető a vendég minden

fogyasztása, legyen az éttermi vacsora, minibár fogyasztás, vagy valamilyen

szállodai szolgáltatás igénybevétele.

A rendszer a foglalás, a szobatükör és a housekeeping kiemelt egységeken

kívül az alábbi funkciókkal rendelkezik:

Áruforgalmi modul - raktárak, készletek, selejtezés és leltározás

nyilvántartása.

Csomagok kezelése az akciós csomagok szerkesztése és a foglaláson

belüli felhasználása.

Kapcsolat a HS Waiter Éttermi rendelésfelvevő és készletkezelő

rendszerrel, így az éttermi fogyasztásokat automatikusan rá lehet terhelni

a szobaszámlára.

Kontingens szobák nyilvántartása.

Különböző szobaár kategóriák kezelése.

Számlázás, mely megfelel a 34/1999 (XII.26) PM rendelettel módosított

24/1998 (XI.22) PM rendeletnek.

Előre definiált (körlevél jellegű) foglalás visszaigazolás küldése e-mailben.

Szövegszerkesztő előre fogalmazható iratmintákkal

Üzenetküldés

Napi zárás

Vendégek járműveinek nyilvántartása5

A cég honlapja szerint jelenleg 32 cég használja a HS Reception+ szoftvert.

5 forrás: www.hotelsystem.hu, letöltve: 2010. augusztus 4.

http://www.hotelsystem.hu/


136

2.1.6 Visual Hotel

A fonyódi Com-Passz Kft. Visual Hotel nevű szállodai szoftverét azoknak a

szállodáknak ajánlja, akik egyszerű, könnyen átlátható megoldást keresnek a

szobafoglalások, számlázás és vendég statisztikák vezetéséhez. A honlapon külön ki

van emelve, hogy a termék magyar, illetve, hogy a cég a termékeire élettartam

garanciát vállal.

Azoknak a szállodáknak, ahol étterem is működik, a cég a Visual Hotel &

Restaurant szállodai és éttermi szoftvert ajánlja, amely éttermi modullal van

kiegészítve.

A program szolgáltatásai:

Szobafoglalások, vendégek:

o Egyedi foglalás kezelés


137

o Csoportos foglalás kezelés

o Internetes foglalás támogatás - kiegészítő modul - M48

o Szobatükör vezetés

o Grafikus szobafoglalás támogatás

o Lekéréses szobafoglalás támogatás

o Költöztetés támogatás

o Foglaltság színezés támogatás

o Ünnepnap kiemelés támogatás

o Érkező vendégek kezelése

o Lakó vendégek kezelése

o Távozó vendégek kezelése

o Takarítási lista kezelés

o Ágyazási lista kezelés

o Reggeli lista kezelés

o Foglalás történet kezelés

o Vendég éjszak gyűjtés

o Születésnap kezelés

Terhelés, Számlázás:

o Előlegszámla kezelés

o Egy számlán belül több fizetőeszköz kezelés

o Üdülési csekk kezelés - kiegészítő modul - M40

o Automatikus termelés támogatás

o Kézi terhelés támogatás

o Éttermi terhelés támogatás - kiegészítő modul - M16

o Vendégszámla vezetés

o Számla egyesítés

o Számla szétszedés

o Idegen nyelvű számlakészítés támogatás

o Fizetetlen számlák kezelése

Statisztikák, kimutatások:

o Idegenforgalmi adó kimutatás kezelés

o Vendégéjszaka szerinti megoszlás kezelés

o Állampolgárság szerinti megoszlás kezelés

o Foglalás típus szerinti megoszlás kezelés


138

o Számla listák kezelése

o Számlázott terhelések kezelése

o Törölt terhelések kimutatása

Biztonság:

o Többszintű jogosultsági rendszer kezelési lehetőség6

3. A Szobafoglalás menete a két kiemelt szállodai szoftverben

A szobafoglalás a szálloda működését tekintve a két kiemelt szoftver egyik

legfontosabb eleme.

3.1 A HostWare használata

A továbbiakban részletesen, ábrákkal illusztrálva, lépésről-lépésre bemutatjuk

a HostWare szobafoglalás, a vendég érkeztetése és a terhelések, majd a

kijelentkeztetés menetét.

3.1.1 Szobafoglalás

A szobafoglaláshoz elengedhetetlen a szobatükör használata. A szobatükör

az idő függvényében mutatja meg a szobák foglaltságát és eladhatóságát.

A vízszintes tengelyen az időpontot tudjuk kiválasztani, a függőlegesen a

szobát. Az időt 2, 3 és 5 hetes intervallumokban láthatjuk. A szobaszám mellett látjuk

6 forrás: www.com-passz.hu, letöltve: 2010. augusztus 4.

http://www.com-passz.hu/


139

a szobakódot is, ez segít a recepciósnak beazonosítani a szobát. A táblázat közepén

a különböző színeknek megvan a maga jelentése:

zöld: bentlakó vendég

kék: foglalás

o világoskék: egyéni foglalás (egyéni vendég)

o sötétkék: csoportos foglalás (csoportos vendég)

sárga: opciós foglalás

bordó (vörös): elutazott, fizetett

piros: fizetés nélkül utazott el

Itt jegyezzük meg, hogy amikor egy egyéni vendéget kijelentkeztetünk (jobb

klikk check out), és a rendszer azt érzékeli, hogy a vendég még nem fizetett,

akkor rákérdez, hogy ez valóban így van-e. Ha leokézzuk, a vendég neve piros lesz

(= fizetés nélkül távozott). Ha egy csoportos vendéget jelentkeztetünk ki, a számla

kiegyenlítettségi állapotától függetlenül automatikusan bordó lesz (távozott és

fizetett). Ez a rendszer hibájának róható fel, hiszen előfordulhat, hogy csoportos

foglalás esetén nem fizet a vendég.

Ha egy potenciális vendég megkeresi a szállodát (személyesen, telefonon,

írásban), és konkrét időpontra érdeklődik, hogy van-e szabad szobánk, akkor a

szobatükröt kell elővennünk. Kikeressük a megadott dátumot, és megnézzük, van-e

szabad szobánk. Ha van, jobb klikk után egy ablak ugrik fel, ahol kikeressük a

’Rezerváció…’ menüpontot.


140

A következő ablakban a vendég adatait kell megadnunk, a következő,

meghatározott sorrendben:

név

foglalás típusa, statisztikai kód

o belföldi (egyéni vagy csoportos)

o külföldi (egyéni vagy csoportos)

értékesítési csatorna (pl. internetes, szerződéses, telefonos, walk in)


141

forrás (nem használjuk)

garancia

o hitelkártya

o nincs

o szerződés

országkód

megjegyzés (nem kötelező mező, kitöltése akkor célszerű, ha fontos

információnk van a vendéggel kapcsolatban, és fontosnak tartjuk, hogy a többi

recepciós is tudjon róla, pl. egyéni kérés, telefonszám, stb.)

érkezés dátuma

napok száma

elutazás dátuma7

szoba típusa

szobaszám (a gép automatikusan már csak azokat a szobákat ajánlja fel,

amelyek az adott napon szabadok és megfelelnek a szobatípusnak)

fő (felnőtt, tini, gyerek, bébi)

árkód (olyan árkódot érdemes megadni, ahol jelölve van a személyek száma

is, mert a rendszer ez alapján számolja ki a létszámot a másnapi reggelihez)

IFA 7 Az érkezés dátuma kötelező. A napok száma és az elutazás dátuma közül elég az egyiket megadni, és ezen adat

és az érkezés dátuma alapján a gép automatikusan kiszámolja a harmadikat.


142

o beleértve

o rátéve (minden esetben)

o nincs

vendégek fülön

o IFA leellenőrzése

o születési idő


143

o nemzetiség

o nyelv

o rendszám

o lakcím (irányítószám, település, utca, házszám formában)

3.1.2 A vendég érkeztetése és a terhelések

A vendég foglalását a szobatükrön világos (egyéni) vagy sötét (csoportos) kék

szín jelöli. Amikor a vendég megérkezik, a rendszerben is érkeztetni kell. Ezt úgy

tudjuk megtenni, hogy a vendég nevére állunk az egérrel, jobb klikk ’check in’. A

vendég neve zöldre (házban lakóra) változik.


144

Ha tévesen érkeztettük a vendéget, akkor újból jobb klikk ’Téves

érkeztetés’, és a vendég neve visszaváltozik zöldre.

A vendég érkeztetésekor terhelés még nem történik! Terhelés az éjszakai

záráskor történik. A zárást a nap bármely időpontjában meg lehet tenni, de általában

a reggeli műszak végzi el a napi nyitásnál.

Előterhelést lehet alkalmazni, ha a vendég már bejelentkezett, de az előre

megjelölt időpont előtt távozik (és fizetni akar).

A vendég a tartózkodás alatt olyan szolgáltatásokat is igénybe vehet, amelyek

beletartoznak a szobaárba, és olyanokat is, amelyekért külön kell fizetnie. Ezen kívül

a vendég fogyasztását rögzítő más rendszerek (telefon alközpont, fizető TV,

vendéglátás, gyógyászat) is meg tudják terhelni a vendég számláját.

Az összes szolgáltatásért fizetendő díjat fel kell terhelni a vendég számlájára.

Ennek a menete a következő:

a vendég nevére állunk, jobb klikk ’Számlaműveletek’

Itt kiválasztjuk a terhelés funkciót, ezután előugrik a terhelés ablak. Itt először

kiválasztjuk a terhelendő számlát (jobb felül), és aztán szolgáltatáskód és/vagy

megnevezés alapján kiválaszthatjuk a terhelendő tételt:


145

A felterhelt tételek sorrendben megjelennek a vendég számláján:

Lehetőség van a vendég számláját bontani (pl. a számla egy részét a cég, a

másik részét a vendég fizeti) és összevonni is.

3.1.3 A vendég kijelentkeztetése

A vendég kijelentkezéskor (nevén állunk, jobb klikk ’check out’) rendezi a

számláját. A számlakészítés ikont választva elindítjuk a számlázási folyamatot.


146

A ’Terhelések’ oldalon részletesen felsorolva látjuk a vendég által igénybe vett

szolgáltatásokat és ezek végösszegét.

Miután a vendég fizetett, a jóváírások lapfülön ezt rögzítjük. Meghatározzuk a

fizetés módját, amik a következők lehetnek:

készpénz

hitelkártya (itt fel vannak sorolva a hitel- és bankkártyák fajtái és az Üdülési

Csekk)

átutalás

belsőszámla


147

Szükséges még megadni a számlázási nevet és címet, és hogy a SZJ/VTSZ

szám feltüntetését kérjük-e a számlán.

A számla első példányának a nyelvét is megadhatjuk (ez a vendég példánya).

A másodpéldány, ami a szállodánál marad, mindig magyar nyelvű. Üdülési csekkel

való fizetés esetén a gép automatikusan három példányt nyomtat, mert az egyik

példányt a Magyar Nemzeti Üdülési Alapítványnak kell küldeni, és a pénzt ez alapján

kapja meg a szálloda.

A vendég foglalását a megérkezésig (check in) bármikor törölni tudjuk: neve

felett jobb klikk töröltre állít.

A szobatükör rugalmas és felhasználóbarát kialakítása révén egyszerűek

azokat a műveleteket megvalósítani, amelyek a való életben bármikor

előfordulhatnak, tehát a vendég igényeinek megfelelően van módunk későbbi

érkezést vagy hamarabbi elutazást beállítani, illetve a vendéget ’csúsztatni’ (amikor

az érkezés és az elutazás dátuma is módosul). Ezeket egyszerűen úgy tesszük,

hogy ’megfogjuk’ a vendég foglalását, az egér bal gombjának nyomva tartásával

egyszerűen a kívánt időpontra húzzuk.


148

3.2 A Fidelio használata

A továbbiakban részletesen, ábrákkal illusztrálva, lépésről-lépésre bemutatjuk

a Fidelio szobafoglalás, a vendég érkeztetése és a terhelések, majd a

kijelentkeztetés menetét.

3.2.1 Szobafoglalás

A foglalás lelke ebben a programban is a szobatükör. A program a vendégeket

érkező, házban lakó és utazó kategóriákba sorolja. A vendégekről karton készül, ez

tartalmazza a vendég adatait.

A szobatükrön látjuk a szobákat, ha vendég foglalt vagy bent lakik aznap, egy

kék színű nyílon megjelenik a neve. A neve melletti zöld pipa azt jelenti, hogy már

megérkezett (check in), a piros pipa pedig azt, hogy távozott (check out).8

A demo programban nincs külön feltüntetve, hogy a foglalás egyéni vagy

csoportos volt-e, illetve, hogy a vendég fizetett-e vagy fizetés nélkül hagyta el a

szállodát. Ezt az „éles” programban külön be lehet állítani az egyes jelentéshez

tartozó színeket, így a recepción dolgozók meg tudják különböztetni a két

foglalástípust.

Opcionális foglalást is tud kezelni a program (ezt is külön színnel jelölik), amit

vagy élesre állítanak, vagy 24 óra után a foglalás automatikusan törlődik. A törlésre a

szoftver záráskor rá is kérdez.

Amennyiben a vendég a foglalás ellenére nem jelentkezett be, a szoba törlése

után az okot is be lehet állítani. Okok között szerepelhet a halál, betegség, stb.

8 A színek változtathatóak, ezek a színek a demo programban így voltak beállítva.


149

Foglalás esetén (adott nap kiválasztása, jobb klikk foglalás) először a

vendég kartonját kell kiválasztanunk. Ezt kereséssel előhozhatjuk, amennyiben a

vendég nem először látogat meg bennünket.


150

Ha új a vendég, vendégkartont kell számára létrehoznunk. Az ’Új Karton’

gomb lenyomásával előugró ablakon a mezők kitöltésével meg kell adnunk a vendég

adatait.

A foglalást a foglalás szerkesztése ablakban állíthatjuk be. Itt a kötelezően

kitöltendő mezők sárgával vannak jelezve, ezek a következők:

érkezés és utazás napja, éjszakák száma (két adatot kell megadnunk, a

harmadikat a rendszer kiszámolja)

kért szobák száma

felnőttek száma (opcionálisan állíthatjuk a kisgyerekek, gyermekek és

tinédzserek számát)

szobatípus

árkód (az előre beállított árkódokat a kezelő felülírhatja!)

piackód

foglalás forrása

csatorna

foglalás típusa

fizetési mód (ezt a későbbiekben módosíthatjuk)


151

3.2.2 A vendég érkeztetése és a terhelések

A ’Foglalás’ menüben, az ’Érkezés’ lapfülön minden vendéget meg tudunk

nézni, aki adott napon érkezik. Ha a vendég megérkezik, a rendszerben is

érkeztetnünk kell. Ez úgy tesszük, hogy az érkező vendégek közül kiválasztjuk az

adott vendéget, és a ’Bejelentkezés’ gombra kattintunk. Itt a szoftver felajánlja a

vendég által foglalt szobatípusok közül azokat, amelyek rendelkezésre állnak, a

konkrét szobát nekünk kell kiválasztani.


152

Ekkor ezt a vendéget már nem az ’Érkező’, hanem a ’Házban lakó’ listában

találjuk meg:

A vendéggel kapcsolatosan különböző számlázási utasításokat adhatunk

meg. Ezt úgy tesszük, hogy a ’Házban lakó’ listából kereséssel vagy szűréssel

kiválasztjuk a vendéget, majd az ’Opciók’ gomb megnyomásával kiválasztjuk a

’Számlázási Utasítások’ menüpontot.


153

A vendégeknek mindig vagy egy főszámlája, és tetszőleges számú

mellékszámlát is létrehozhatunk. Ennek a későbbi fizetésnél van funkciója, ha

például egy céges rendezvény keretein belül száll meg nálunk a vendég, és a

szállását a cég állja, de a masszázst már ő maga rendezi. A rendszerbe be kell

állítanunk, hogy milyen terhelési utasítás kód alatt lévő terhelés melyik számlára

menjen, mi legyen a számlázási név és cím, annak milyen legyen a fizetési formája,

stb. Ezekre a kódokra időintervallumot is beállíthatunk. Ennek akkor jelentősége, ha

például a vendég cége által a vendég részére vásárolt csomag tartalmaz egy

kedvezményes árú masszázst, és a vendég ezen felül (teljes áron) is igénybe vesz

még egy masszázst, amit magának kell kifizetnie. Ez a Fidelio előnye a HostWare-rel

szemben, hiszen a későbbi fizettetésnél a rendszer automatikusan szétszedi a

fizetendő tételeket a megfelelő számlára, így kisebb a tévedés, számlarontás

lehetősége.


154

Az adatokat új ablakokon kell megadni addig, amíg minden adatot meg nem adtunk.


155

Az összes nem irányított terhelés automatikusan a főszámlára terhelődik, a

többi pedig a megadott számlákra. Ezt, miután leellenőriztük, le kell okéznunk.

A szoftver lehetőséget a kézi terhelés elindítására is.


156

3.2.3 A vendég kijelentkeztetése

A vendég távozásakor rendezi a számláját/számláit. Ekkor kóddal be kell lépni

a ’Kasszába’. A ’Kasszába’ mindig kóddal lépünk be, míg a Fidelio többi menüpontját

jelszó nélkül böngészhetjük és módosíthatjuk.

A belépésnél a Kassza és a Jelszón kívül rögtön megadhatjuk a szobaszámot

is, amelynek a számlájával műveletet kívánunk elvégezni.

Belépés után bal oldalon megjelennek a főszámlára terhelt tételek, jobb

oldalon pedig a mellékszámlára terhelt tételek.

A számlázási nevet és címet egészen a nyomtatásig van lehetőségük

megváltoztatni. Az egyes számlák vevőinek nem kell megegyezniük (végül is ezt a

számlabontás lényege).

Az üdülési csekkel való fizetésnél a program nem nyomtat automatikusan

három példányt. A Magyar Nemzeti Üdülési Alapítványnak úgy tud a szálloda

számlát küldeni, hogy a kezelő a számlaarchívumból előhívja a számlát, és nyomtat

egy eredetivel mindenben megegyező másolatot. A számlaarchívumban név,

számlaszám és egyéb feltételek megadásával is tudunk keresni.


157

Ha a vendéget a ’Kijelent’ gombbal kijelentkeztetjük, és a rendszer szerint

még maradnia kellene, a következő ablakot látjuk:


158

Fizettetésnél kiválasztjuk a fizetés módját:

A program lehetőséget nyújt arra, hogy a számlát kinyomtassuk, és a számla

előképét is megtekinthetjük nyomtatás előtt.


159

A fizetés után a tételek beszürkülnek, ez jelzi, hogy az adott terméket vagy

szolgáltatást a vendég rendezte.

Idő előtti távozás esetén a vendég neve a ’Házban lakó’ listában marad, de a

foglalás státusza ’Elutazott’ lesz. Ha a vendég a tényleges foglalása végén távozik, a

neve átkerült az ’Utazás’ listába.

Praktikus tanács, hogy a recepciós minden esetben infoszámlát nyomtasson,

és ezt adja át a vendégnek, aki le tudja ellenőrizni az egyes tételeket. Így

elkerülhetőek a későbbi reklamációk, és a számla sztornózásával járó

adminisztrációs terhek és egyéb kellemetlenségek.

A vendég kijelentkezését csak az infoszámla ellenőriztetése és elfogadása, a

számla vagy számlák kiállítása, és a pénz (kártya, üdülési csekk, stb.) átvétele után

érdemes megcsinálni.


160

4. A két kiemelt szoftver jellemzőinek összehasonlítása

Ahogy a fentiekből is láttunk, a két szoftver működési elvét tekintve nagyban

hasonlít egymásra. Természetesen ez abból adódik, hogy a szállodákban nagyjából

ugyanazokat a feladatokat kell ellátniuk a recepciósoknak és ezáltal a szoftvereknek.

Természetesen mindkét program alkotói a fejlesztésnél törekedtek arra, hogy

könnyen kezelhető, látványos, grafikus felülete legyen a szoftvernek. A könnyen

kezelhetőség fontos, hogy az újonnan érkező munkatárs minél hamarabb elsajátítsa

a program használatát.

A Windows és más Microsoft szoftverek széleskörű használatából is adódik,

hogy a HostWare kompatibilis Microsoft szoftverekkel, például a Microsoft Outlook

Express levelezőprogrammal. Így egy kattintással elő lehet hozni a vendég és a

szálloda levelezését az ajánlatkéréstől a visszaigazolásig. A Fidelioval kapcsolatban

nincs ilyenfajta információ. Mindkét program kompatibilis a Microsoft Excel

táblázatkezelővel: a különböző kimutatások adatait exportálni tudjuk Excel

táblázatba.

A HostWare egy szoftvercsalád, amely a különböző feladatokhoz különféle

modulokat készített és használ. Az adott egység (szálloda, étterem, stb.) maga tudja

eldönteni, hogy a működéséhez mely modulra/modulokra van szüksége, és csak

ezeket kell megvásárolnia. A modulok természetesen egymással kompatibilisek. A

modulok a következők:

Értékesítési szoftverek:

o winFRO

o winVEN

o winSPA

o winFIT

o winCRM

Háttérirodai szoftverek:

o winARU

o winFOK

Kereskedelmi szoftver:

o winMED

Web alapú szoftverek:

o webRES


161

o webFRO

Éttermi hardver:

o kompakt éttermi pénztárgép

o mobil pincérgép

A Fidelio ezzel szemben egy szoftverből áll, így a felhasználónak nincs

lehetősége költségcsökkentés miatt a számára haszontalan részeket nem

megvásárolni. Ebből a szempontból a HostWare „nagylelkűbb”, megadja a választási

lehetőséget a fogyasztónak.9

Hasonló a két szoftver vendégadat-kezelése is. Egy-egy vendég adatait pár

kattintással fel tudjuk venni, és a vendég adatait a későbbiekben, egy újabb foglalás

alkalmával elő tudjuk hozni, így egyszerűsödik a foglalás rögzítése.

Hasonló a szoftvereknél az is, hogy a szobatükör grafikus megjelenésű,

ezáltal a recepciós egy pillanat alatt láthatja, hogy mikor melyik szoba szabad

(eladható), foglalt, takarításra vár vagy éppen Out of order.

Mindkét szoftver különböző kimutatásokra képes. A recepciósok számára

rendkívül hasznos funkció, hogy a szoftverek kiszámolják, hogy a másnap hány fő

fog reggelizni, vagy hogy az adóhatóság és a statisztikai hivatal részére törvényileg

előírt kimutatásokat a szoftverek pár kattintás után maguktól elvégzik. A rendszer

automatizálása miatt csökken a tévedés esélye.

Elmondhatjuk, hogy a két szoftver szinte csak a legapróbb, funkcionális

részekben tér el egymástól. Ilyen például, hogy a HostWare automatikusan három

példányt nyomtat, amennyiben a vendég üdülési csekkel fizet, mert erre a

későbbiekben szükség lesz. Ezzel szemben a Fidelio-ban a különböző felhasználói

azonosítóval bejelentkezett felhasználók felugró ablakokban tudnak egymásnak

üzenni, akár névre (felhasználói névre) szólóan is, vagy mindenki másnak. Ez

hasznos lehet, ha egy vendég éppen a műszakváltáskor jelez valamilyen szándékot,

és a recepciós nem találkozik a következő (vagy azutáni) kollégájával, hogy ezt az

információt részére átadja. Ezek valószínűleg olyan funkciók, amelyek kifejlesztését

a gyakorlati felhasználók kérték a fejlesztőktől, hogy saját munkájukat könnyítsék

meg.

Mindkét szoftver rendelkezik rendezvény szervező modullal, résszel. Ez az a

funkció, amit a szakemberek saját elmondásuk szerint legkevésbé használnak.

9 A két szoftver, szoftvercsomag jelenlegi piaci árára nincs megbízható információnk; sajnos sem a

szoftvergyártók, sem az azokat használó cégek nem adtak hiteles tájékoztatást.


162

Ennek oka az, hogy a modulnak a megtanulása hosszú időt vesz igénybe, és még

mindig hatékonyabbnak találják a hagyományos, papír alapú ügyintézést.

Amit a szakemberek hiányolnak, a munkaszervezés rész. Ez az a folyamat,

ami a megbízott személy (általában Front Office Manager vagy Értékesítési vezető)

munkaidejéből sokat elvesz. Nehéz ugyanis összehangolni, hogy a recepción, az

étteremben, a housekeeping területen mikor hány fő, illetve hogy mikor melyik

munkatárs dolgozzon. A szálloda szobatelítettségén és rendezvényein kívül

figyelembe kell venni a munkatársak személyi jellemzőit (életkor, egészségi állapot,

saját autó a munkába járáshoz), képességeit (terhelhetőség, szakképzettség) is,

valamint a munkaidőre, pihenőidőre, szabadságra vonatkozó törvényi előírásokat is.

Emellett a munkaszervezésnél nem árt olyan apróságokra is odafigyelni, hogy egy

német csoport érkezésekor vagy távozásakor nem angolul beszélő munkatárs

dolgozzon a recepción. Meg kell említeni azt is, hogy az utolsó pillanatban is

lehetnek változások (egyik kolléga megbetegszik, vagy télen a hó miatt késik a busz),

és ezek a változások mind a beosztottaktól, mind a vezetőktől mérhetetlen

rugalmasságot követelnek meg. Mindezek olyan széleskörű odafigyelést és

koncentrációt igényelnek, amelyre ez idáig a piacon nem jelent meg olyan hatékony

szoftver, amely teljes körűen kiválthatná az emberi erőforrást.

Az általunk megkérdezett szállodai szakemberek arra a kérdésre, hogy mi

alapján döntöttek az általuk használt szállodai szoftver mellett, nem tudtak

egyértelmű választ adni. Nem tudjuk egyértelműen azt mondani, hogy bizonyos

ágy-/szobaszám felett vagy kihasználtság alatt ez vagy az a szoftver ajánlott és

hasznosabb a másiknál. A döntést befolyásolta más szállodai szakemberek

véleménye és tapasztalata az egyes szoftverekkel kapcsolatban. Általánosságban

elmondható, hogy a szakemberek azzal a programmal vannak megelégedve,

amelyiket használják. Ez dicséri a programfejlesztőket, hiszen ezek szerint ők is

gyakorlati szakemberek, „mindenre gondoltak” a program kialakítása, fejlesztése

közben. Mindkét szoftverüzemeltető vállalja a rendszer helyszínen történő kiépítését,

a program betanítását, karbantartást, és 24 órás telefonos ügyeletet is tart. Másrészt

egy-egy ilyen szállodai szoftver jelentős anyagi terhet ró a vállalkozásokra, tehát

biztosak lehetünk abban, hogy a vásárlást komoly döntéshozatal előzi meg és a

megvásárolt programot nem fogják egykönnyen lecserélni.


163

4.1 A szoftver oktatásának lehetőségei és követelményei

Az Eszterházy Károly Főiskola Turizmus-vendéglátás és Idegenforgalmi

szakmenedzser szakos hallgatóinak tanrendjébe illeszkedik, és a szakemberek

gyakorlatorientált képzésének elengedhetetlen része a szállodai szoftver

megismerése, gyakorlati alkalmazása.

A szoftverhasználat megértéséhez, elsajátításához elengedhetetlenek a

szállodai alapismeretek, az alapvető folyamatok értő ismerete, így a hálótervek

összeállításánál fontos ennek szem előtt tartása.

Az oktatás során a szoftverek demó változatát érdemes tanulásra és

gyakorlásra használni, hiszen így a vendégek fiktívek (személyiségi jogok nem

sérülnek), és az adatokat (adó)memória nem tárolja, tehát nincs bevallási és

elszámolási kötelezettség.

Az ismeretek átadásának kulcsa a megfelelő oktató személye, aki a szoftvert

gyakorlatban is használja/használta, és a legapróbb részletekig ismeri, emellett kellő

türelemmel kezeli az egyes hallgatók informatikai rutinja között felmerülő olykor

nagyon nagy különbségeket.

Az oktatás során minden egyes hallgatónak biztosítani kell annak lehetőségét,

hogy önállóan, külön számítógépen dolgozzon, így sajátítva el a megfelelő

gyakorlatot. A külön számítógép, az önálló gyakorlás azért is különösen fontos,

hiszen az új munkahelyre kerülve is önállóan kell majd a szoftvert használnia a

munkavállalónak.

Az Eszterházy Károly Főiskolán a félév során biztosított óraszám elegendő az

alapvető szoftverhasználati ismeretek átadására, azonban gyakorlás nélkül a

hallgatók mélyreható, gyakorlati tudást nem szerez, és szállodába bekerülve szinte

elölről kell kezdeniük a szoftver tanulását. A hallgatóknak ezért arra is van

lehetősége, hogy kötelező óráit követően gyakorolhasson a gépteremben, így a

kötelező heti 2 szemináriumot követően már önállóan fejlesztheti tudását. Különösen

fontos ez azon hallgatók esetén, akiknek az alapvető informatikai és szakmai

ismeretek hiányában nehezebben megy a szoftverek használatának elsajátítása, így

számukra önálló feladatvégzéshez célszerű külön feladatsorokat is összeállítani.

A tanórák hatékonyságát segíti, ha lehetőség van kisebb csoportokban

megtartani a szemináriumokat, így az oktató jobban tudja kezelni az egyénileg

felmerülő problémákat. Ellenkező esetben nagy segítség az oktató számítógépéhez


164

csatlakoztatott kivetítő, így részletesen be tudja mutatni a használatot a hallgatóknak,

mely így nagy létszámú csoport számára is folyamatosan követhető marad.

A szakmai ismeretek átadása mellett fontos feladat az oktatónak annak

tudatosítása a hallgatókban, hogy ezek a szoftverek az órán még ugyan demó

változatok, a szállodában azonban „élesben” használják a munkatársak, ahol a

dolgozók (anyagi) felelősséggel is tartoznak. Minél alaposabban ismerik meg a

szoftvert, az ahhoz tartozó modulokat a képzés ideje alatt, annál egyszerűbb lesz a

dolguk, amennyiben szállodában helyezkednek el a későbbiekben.

Az Eszterházy Károly Főiskolán a Turizmus-vendéglátás és Idegenforgalmi

szakmenedzser szakos hallgatóinak tanórái egy épületben vannak, itt biztosítva

számukra mind az elméleti- mind a gyakorlati felkészítést, itt találhatók az

előadótermek, a gyakorlószálloda és egy gépterem is, ahol a tárgyalt szoftverek

telepítése is megoldott.

Documents

Tartalom - szallodamenedzsment.ektf.huszallodamenedzsment.ektf.hu/down/3.pdf · Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006